Kraków, 03.12.2012 Specyfikacja platformy B2B W zawiązku z realizowanym projektem POIG 8.2 firma LABRO TECHNOLOGIE ul. Czerwone Maki 59/22 30-392 Kraków NIP 954-111-33-29 Regon: 273427089 planuje zakup aplikacji B2B integrującej system informatyczny Labro z systemami partnerów. I. Cel projektu Celem projektu jest stworzenie platformy informatycznej integrującej systemy informatyczne firm będących partnerami biznesowymi, umożliwiającą: Udostępnianie informacji o ofercie, stanach magazynowych, rozliczeniach Składanie / odbieranie zamówień na towary Wystawianie dokumentów magazynowych i logistycznych Bieżące śledzenie statusów realizacji zleceń / rozliczeń finansowych Automatyczną wymianę danych pomiędzy systemami ERP W ramach projektu zintegrowane zostaną systemy ERP partnerów systemu B2B tj. firmy Labro Technologie (administrator platformy) oraz partnerów nazwanych firm będących dostawcami lub odbiorcami współpracującymi z Labro Technologie. Oprócz partnerów nazwanych platforma B2B musi umożliwiać korzystanie z systemu innym partnerom nienazwanym, będącym dostawcami lub odbiorcami Labro Technologie, umożliwiając integrację ich systemów informatycznych z platformą B2B (systemów innych niż systemów wykorzystywanych przez partnerów nazwanych biorących udział w projekcie). Strona 1 z 16
II. Nazwani partnerzy platformy B2B biorący udział w projekcie 1. Administrator firma Labro Technologie zwana dalej administratorem, Labro 2. Partnerzy dostawcy zwani dalej dostawcami - firmy współpracujące z Labro Technologie będący dostawcami towarów, których system informatyczne zostaną zintegrowane w ramach projektu tj.: i. Broen Lab Group (Movex/M3) z siedzibą w Holandii ii. Friatec AG (System Infor ERP LN) z siedzibą w Niemczech 3. Partnerzy - odbiorcy zwani dalej odbiorcami firmy współpracujące z Labro Technologie będący odbiorcami towarów, których systemy informatyczne zostaną zintegrowane w ramach projektu tj.: i. Matrix Infralab z siedzibą w Sosnowcu ii. ATU System z siedzibą w Lublinie iii. Dremerz siedzibą w Bielanach Wrocławskich iv. Labor System z siedzibą we Wrocławiu Strona 2 z 16
III. Integracja baz wymiana danych pomiędzy systemami ERP partnerów Platforma B2B ma ułatwić współpracę pomiędzy Labro a partnerami poprzez integrację systemów informatycznych, automatyzację procesów oraz szybki dostęp do informacji bieżącej i historycznej. Przeprowadzona analiza wykazała, że systemy informatyczne partnerów korzystają z różnych rodzajów baz danych tj. baz: mysql, MS SQL, Oracle przez co istnieje konieczność zastosowania uniwersalnego języka komunikacji. Istnieją dwa niezależne rozwiązania umożliwiające integracji systemów tj.: 1. Moduł integrujący bazy podpięty bezpośrednio pod bazy systemów ERP partnerów, który poprzez indywidualnie dla danej bazy przygotowane zapytania będzie importował dane z wybranych tabel, wykonywał konwersję i wprowadzał dane do bazy platformy B2B. Mechanizm będzie działał dwukierunkowo tj. w ten sam sposób dane wprowadzane będą do systemu partnera z platformy B2B. To rozwiązanie może zostać zastosowane w przypadku systemów ERP odbiorców. 2. System ERP partnerów zostaną wyposażone w mechanizmy automatycznego eksportu / importu danych w formacie XML systemy ERP partnerów będą co zdefiniowany interwał czasu eksportowały dane do plików XML w określonej lokalizacji na serwerze, do której dostęp będzie miał skrypt importujący je do platformy B2B. Na tej samej zasadzie będzie działał import danych system ERP będzie dokonywał importu plików znajdujących się w określonej lokalizacji na serwerze B2B, w której zapisywane będą dane poprzez eksport z platformy B2B. Wymiana danych pomiędzy serwerami odbywać się będzie w sposób szyfrowany w tunelu VPN. To rozwiązanie może zostać zastosowane w przypadku systemów ERP dostawców i odbiorców. Moduł integrujący musi zostać wykonany w taki sposób aby czas pomiędzy zaistnieniem zdarzenia a jego odzwierciedleniem w systemie był jak najmniejszy tj. np. czas pomiędzy zaistnieniem zmiany w bazie towarów dostawców a aktualizacją w systemie B2B i w sklepie internetowym labro.com.pl. IV. Sugerowana technologia Biorą pod uwagę stosowane przez partnerów systemy ERP oraz używane przez nie rodzaje baz danych sugeruje się wykonanie aplikacji w oparciu o technologię: 1. PHP 5.x z wykorzystaniem bazy mysql 5.x lub Postgresql 2. Środowisko Microsoft.Net z użyciem bazy MS SQL. Technologia PHP 5.x z wykorzystaniem bazy mysql 5.x lub Postgresql Zalety technologii Spójność bazy danych z systemami ERP wykorzystującymi bazy danych mysql - brak konieczności konwersji danych Spójność bazy danych ze sklepem internetowym - brak konieczności konwersji danych Popularne i rozwijany systemy programowania PHP / JavaScript / Ajax / mysql Możliwość zastosowania gotowych silników komercyjnych i open source typu Framework Darmowe środowisko programistyczne niższe koszty rozwoju platformy po zakończeniu projektu łatwy dostęp do specjalistów znających się na programowaniu w PHP Strona 3 z 16
Wady technologii Konieczność konwersji danych lub wykorzystania plików XML do wymiany danych z systemami ERP korzystającymi z baz innych niż mysql Konieczność pisania funkcjonalności od zera brak gotowych modułów do wykorzystania Środowisko Microsoft.Net z użyciem bazy MS SQL Zalety technologii Spójność bazy danych z systemami ERP wykorzystującymi bazy danych MS SQL - brak konieczności konwersji danych Możliwość korzystania z gotowych funkcjonalności w ramach środowiska MS Visual Studio Wady technologii Konieczność konwersji danych lub wykorzystania plików XML do wymiany danych z systemami ERP korzystającymi z baz innych niż MS SQL Konieczność konwersji danych lub zastosowania plików XML w przypadku integracji platformy ze sklepem internetowym Konieczność zakupu licencjonowanego systemu operacyjnego dla serwera MS Windows Server Droższe środowisko programistyczne - wyższe koszty rozwoju platformy po zakończeniu projektu V. Środowisko serwer / VPN Do projektu wykorzystany zostanie dedykowany serwer oraz urządzenie Firewall / VPN. Parametry serwera: Processor - Intel Xeon 5520 2.66 Ghz. RAM 8 GB DDR 3 Płyta główna dla komputerów typu serwer Poziomy RAID 5+0 Obudowa Rack 2U Dysk twardy 1T w macierzy RAID (2szt.) Dedykowana karta do obsługi macierzy typu RAID 0 + 1 Obsługa hot-swap dysków Zasilacz 750W. Serwer został zakupiony przez Labro specjalnie do obsługi platformy B2B i jest zlokalizowany w siedzibie firmy. Parametry urządzenia VPN: Port WAN: 1x10/100BaseTX (RJ45) Port LAN: 6x10/100BaseTX (RJ45), 2x10/100BaseTX (RJ45) PoE Port DMZ: Tak Zarządzanie, monitorowanie i konfiguracja: zarządzanie przez przeglądarkę WWW, CLI - Command Line Interface Szyfrowanie: DES - standard szyfrowania danych (56-bit), 3DES - standard szyfrowania danych (168-bit), AES - Advanced Encryption Standard Obsługiwane protokoły VPN: IPSec, SSL Web VPN Liczba kanałów IPSec VPN: 10 Liczba kanałów SSL VPN: 10 Wydajność dla ruchu nieszyfrowanego: 150 Mb/s Strona 4 z 16
Wydajność dla ruchu szyfrowanego 3DES/AES: 100 Mb/s Liczba równoczesnych sesji: 10000 Wyposażenie standardowe: licencja dla 50 użytkowników, 1 port konsoli (do 115.2kbps) Wbudowana pamięć SDRAM: 256 MB Wbudowana pamięć Flash: 64 MB W ramach projektu wykona konfigurację serwera zgodnie z potrzebami zainstaluje potrzebny system operacyjny, zainstaluje moduły funkcjonalne platformy i wykona potrzebną konfigurację sprzętu i oprogramowania. Zakupione urządzenie firewall umożliwia nawiązywanie połączeń VPN w konfiguracji softwareowej z wykorzystaniem dostarczonego oprogramowania poprzez autoryzację po adresach MAC komputerów nawiązujących połączenie. VI. Funkcjonalność platformy B2B po stronie administratora systemu 1. Cechy wspólne dla wszystkich baz 2. Baza partnerów w systemie B2B 3. Baza użytkowników systemu B2B 4. Definiowanie poziomu dostępu do danych dla użytkowników systemu B2B 5. Definiowanie poziomu dostępu do funkcjonalności dla użytkowników systemu B2B 6. Definiowanie przez Labro warunków rabatowania dla odbiorców 7. Zarządzanie przez Labro procesem realizacji zamówień do dostawców 8. Zarządzanie przez Labro procesem realizacji zamówień od odbiorców 1. Funkcjonalności wspólne dla wszystkich baz danych Wszystkie bazy w systemie B2B powinny posiadać wspólne funkcjonalności tj.: Sortowanie bazy dla wszystkich kolumn /rosną i malejąco Zawężanie wyników do określonych wyrazów dla danej kolumny lub całej bazy Wyszukiwanie ciągów znaków (we wszystkich polach bazy lub określonym polu) 2. Baza partnerów B2B Baza partnerów zawiera informacje o wszystkich partnerach (firmach) korzystających z systemu B2B tj.: Nazwa partnera Rodzaj partnera (dostawca / odbiorca) Dane rejestrowe (płatnika) Osoby kontaktowe Adres logistyczny (n) (dostawy / odbioru) możliwość zdefiniowania dowolnej ilości adresów logistycznych 3. Baza użytkowników systemu B2B Baza użytkowników systemu będzie przechowywać konta osób korzystających z systemu B2B. Konta użytkowników systemu tworzone i zarządzane będą przez administratora systemu. W systemie będą funkcjonować 3 typy kont: Strona 5 z 16
1. Konta pracowników Labro Technologie 2. Konta dostawców 3. Konta odbiorców W ramach nowego konta administrator określa parametry takie jak: Login użytkownika Adres e-mail Rodzaj konta (własne / odbiorca / dostawca) Przypisanie konta do partnera poprzez relację do rekordu w bazie Partnerzy Imię i nazwisko Stanowisko Nr telefonu 1 Nr telefonu 2 Skype Po utworzeniu konta system wygeneruje hasło i wyśle powiadomienie o danych dostępowych do konta na e-mail użytkownika. Administrator musi mieć możliwość wygenerowania nowego hasła, czasowego zawieszenia dostępu do konta lub usunięcie konta użytkownika. W systemie musi również istnieć możliwość wygenerowania nowego hasła na żądanie użytkownika poprzez wypełnienie formularza w którym użytkownik musi podać adres e-mail swojego konta. Po wysłaniu formularza system B2B wygeneruje nowe hasło i prześle je na adres e-mail użytkownika. Każde konto użytkownika musi zostać powiązane z partnerem z bazy partnerów system nie może umożliwiać tworzenia kont nie przypisanych do żadnego partnera. W celu przyspieszenia procesu tworzenia nowych kont system musi umożliwić duplikowanie istniejących kont. Po utworzeniu duplikatu konta administrator musi zmienić parametry konta nadając mu indywidualny charakter. 4. Definiowanie poziomu dostępu do danych dla użytkowników systemu B2B Administrator platformy musi mieć możliwość definiowania dostępu do: Towary możliwość określenia grup lub poszczególnych pozycji towarów dostępnych w systemie ERP Labro, które mają być widoczne na koncie danego partnera Dokumenty możliwość włączenia dostępu do dokumentów znajdujących się w systemie ERP Labro tj.: o Lista złożonych zamówień nr zamówienia, data zamówienia, status realizacji, powiązana faktura zakupu / sprzedaży. o Lista wystawionych faktur nr faktury, data faktury, status realizacji, status rozliczenia, powiązany dokument WZ. o Lista dokumentów WZ nr WZ, data WZ, status realizacji, powiązany dokument transportu (jeśli dostawa po stronie Labro). o Lista dokumentów logistycznych nr dokument, data dokumentu, status dokumentu. 5. Definiowanie poziomu dostępu do funkcjonalności dla użytkowników systemu Strona 6 z 16
Administrator platformy musi mieć możliwość definiowania dostępu do: Stan minimalny (zamówienia) definiowanie stanów dla towarów po przekroczeniu których generowane będzie zamówienie do partnera. Stan minimalny (powiadomienia) definiowanie stanów dla towarów po przekroczeniu których wysyłane będzie powiadomienie e-mail do użytkowników o przekroczeniu stanu. Zamówienia możliwość ręcznego tworzenia zamówień na towary znajdujące się w ofercie Labro. Rabaty (tylko dla użytkowników Labro) możliwość zarządzania warunkami rabatowania dla odbiorców. 6. Definiowanie przez Labro warunków rabatowania dla odbiorców Administrator platformy musi mieć możliwość definiowania rabatów indywidualnie dla każdego partnera tj.: Określenie stałego rabatu procentowego na wybraną grupę asortymentu. Określenie stałego rabatu procentowego na wybraną pozycję asortymentu. Określenie warunkowego rabatu procentowego na wybraną grupę / pozycję asortymentu tj.: o Jeśli całościowa wartość zamówienia netto > X dodatkowy rabat Y% o Jeśli wartość zamówienia netto na towary z grupy Z > X dodatkowy rabat Y% o Jeśli ilość wybranej pozycji > X dodatkowy rabat Y%. Określenie ram czasowych dla zdefiniowanych rabatów. Możliwość zapisywania zdefiniowanych rabatów jako schematy np. poziom rabatów 1, poziom rabatów 2 itd. szybkie przypisywanie schematu rabatowego dla danego partnera, automatyczne aktualizowanie warunków rabatowania poprzez edycje danego schematu bez konieczności wprowadzania zmian indywidualnie u każdego partnera. Możliwość wysyłania powiadomień do partnerów po zmianie warunków rabatowania. 7. Zarządzanie przez Labro procesem realizacji zamówień do dostawców Platforma B2B musi umożliwiać składanie i zarządzanie procesem realizacji zamówień składanych do dostawców tj.: Możliwość przeglądania bazy asortymentu importowaną z systemu ERP dostawcy tj.: o Nazwę kartoteki o Indeks kartoteki o Zdjęcie towaru (min 3) o Jednostka miary o Cena jednostkowa o Waluta o Minimum logistyczne o Ilość na magazynie W trakcie przeglądania bazy system musi umożliwiać dostęp do: o Historii dokumentów dla danej kartoteki tj.: Listy zamówień w których kartoteka występowała Listy faktur w których kartoteka występowała Listy dokumentów WZ w których kartoteka występowała Każda lista powinna zawierać informacje jak: Nr dokumentu Data wystawienia dokumentu Strona 7 z 16
Wartość dokumentu Status dokumentu o Finansowy (dla dokumentów rozliczeniowych) o Dostawy (dla dokumentów magazynowych i logistycznych) Ze względu na różne oznaczenia towarów w systemach partnerów administrator musi mieć możliwość wiązania kartotek w bazie towarów Labro z kartotekami w bazie towarów dostawcy dzięki temu Labro będzie mogło posługiwać się własnymi nazwami i indeksami kartotek, natomiast do systemu partnera-dostawcy będą wprowadzane zamówienia zawierające nazwy i indeksy w systemie ERP dostawcy. Stany minimalne systemu musi umożliwiać definiowanie minimalnych stanów dla towarów po przekroczeniu których automatycznie generowane będą zamówienia do partnera-dostawcy. System B2B co zdefiniowany interwał czasu będzie sprawdzać stan magazynu w systemie ERP Labro. Po przekroczeniu stanu minimalnego: o Generowane będzie zamówienie o czym użytkownicy Labro zostaną poinformowani poprzez powiadomienie e-mail. Powiadomienia system musi umożliwiać definiowanie minimalnych stanów towarów po przekroczeniu których system wysyłał będzie powiadomienie e-mail na adresy zdefiniowane przez administratora. Powiadomienie zawierać będzie linki: 1. Link akceptujący zamówienie po kliknięciu zamówienie zostanie przesłane do systemu ERP dostawcy. Linki powinny zawierać zakodowaną informację o użytkowniku który wykona akcję zatwierdzającą zamówienie bezpośrednio w wiadomości e-mail. System musi zapisywać informację o użytkowniku, który przyjął zamówienie do realizacji (kliknął w link). 2. Link przenoszący do szczegółów zamówienia, gdzie możliwe będzie zmiana parametrów zamówienia tj. zmiana zamawianej ilości, usunięcie i dodanie innych pozycji asortymentu do zamówienia i zatwierdzenie zamówienia. Przejście do szczegółów zamówienia dla osób nie zalogowanych w danej chwili w systemie B2B powinna odbyć się z wcześniejszym zgłoszeniem okna logowania po zalogowaniu system powinien automatycznie przenieść użytkownika do szczegółów zamówienia. Po akceptacji zamówienia przez użytkownika Labro na adresy e-mail zdefiniowane na kontach użytkowników dostawcy, system wyśle powiadomienia e-mail zawierające link potwierdzający otrzymanie zamówienia - kliknięcie w link będzie skutkowało zmianę statusu zamówienia w systemie B2B na w realizacji. Strona 8 z 16
Po akceptacji zamówienia przez dostawcę system B2B wprowadzi je do systemu ERP dostawcy zgodnie z przyjętym rozwiązaniem integrującym. Kliknięcie w link akceptujący przez użytkownika dostawcy spowoduje wysłanie powiadomienia e- mail do wszystkich użytkowników z informacją o przyjęciu zamówienia do realizacji.. W momencie przyjęcia zamówienia przez dostawcę i zmianie statusu na w trakcie realizacji system wygeneruje fakturę pro-forma w oparciu, która będzie dostępna na platformie B2B do pobrania jako plik PDF. W momencie zmiany statusu w systemie ERP dostawcy zmieni się również status zamówienia w systemie B2B na wysłano - system wygeneruje fakturę dostępną do pobrania jako plik PDF oraz wyśle powiadomienie e-mail do Labro z linkiem potwierdzającym wprowadzenie faktury do systemu ERP Labro. 8. Zarządzanie przez Labro procesem realizacji zamówień od odbiorców Platforma B2B musi umożliwiać składanie zamówień przez odbiorców oraz zarządzanie procesem realizacji zamówień przez Labro. Główne funkcjonalności składania i zarządzania procesem realizacji zamówień: Po złożeniu otrzymaniu zamówienia przez odbiorcę system B2B porówna ilości towaru na zamówieniu ze stanami dostępnymi. Jeśli na magazynie ilość towaru będzie wystarczająca do zrealizowania zamówienia system wykona rezerwację ilości zgodnie z zamówieniem. Jeśli ilość na magazynie będzie mniejsza niż na zamówieniu system zidentyfikuje dostawcę danego asortymentu i stworzy dokument zamówienia do tego dostawcy na brakującą ilość towaru lub minimum logistyczne oraz wyśle powiadomienie do użytkowników Labro o przygotowaniu zamówienia. VII. Funkcjonalność platformy B2B po stronie partnera - dostawcy We współpracy z dostawcami uczestniczącymi w projekcie tj. Broen Lab Group (Movex/M3) Friatec AG (System Infor ERP LN) powinny zostać przygotowane mechanizmy integracji systemów ERP w/w dostawców z platformą B2B. Wstępna analiza systemów dostawców wykazała, że integracja może zostać wykonana w oparciu o pliki XML o strukturze przygotowanej indywidualnie dla każdego systemu. Struktura plików XML eksportowanych z systemu ERP dostawcy: 1. Baza towarów Nazwa kartoteki w systemie ERP dostawcy Indeks kartoteki w systemie ERP dostawcy Zdjęcie towaru (min 3) Jednostka miary Cena jednostkowa Strona 9 z 16
Minimalna ilość zamówienia (jeśli zdefiniowano) Ilość dostępna na magazynie Dostępność towaru (data) Uwagi 2. Baza rozliczeń Numer faktury Data wystawienia dokumentu Wartość dokumentu Status dostawy Termin zapłaty Status zapłaty Pozycje dokumentu Struktura plików XML importowanych do systemu ERP dostawcy (eksportowanych z systemu B2B): 1. Baza zamówień Numer zamówienia Data zamówienia Pozycje zamówienia (nazwy i indeksy takie jak w systemie ERP dostawcy) Uwagi do zamówienia System B2B musi umożliwiać dostawcom: Przeglądanie bazy asortymentu importowanej z systemu ERP tj. pola jak: o Nazwa kartoteki w systemie ERP dostawcy o Indeks kartoteki w systemie ERP dostawcy o Zdjęcie towaru (min 3) o Jednostka miary o Cena jednostkowa o Minimum logistyczne o Ilość dostępna na magazynie o Dostępność towaru (data) o Uwagi Przeglądać listę zamówień złożonych przez Labro z wyszczególnieniem: o Numeru zamówienia o Daty zamówienia o Rodzaju zamówienia (manualne / automatyczne) o Status zamówienia o Data dostawy zamówienia Przeglądać listę faktur wprowadzonych do systemu ERP Labro z wyszczególnieniem: o Numer faktury o Data wystawienia dokumentu o Wartość dokumentu o Status dostawy o Termin zapłaty o Status zapłaty o Pozycje dokumentu Dokonanie analizy współpracy z Labro w dowolnym przedziale czasowym z wizualizacją danych w formie wykresów. Analizy muszą uwzględniać: o Ilość zamówionego asortymentu łącznie i szczegółowo Strona 10 z 16
o Wartość zamówionego asortymentu łącznie i szczegółowo o Ilość dokumentów w poszczególnych okresach roku (zamówień, faktur, WZ) o Ilość i wartość zgłoszonych reklamacji o Możliwość eksportu wybranych danych do pliku w formacie XLS (Excel) VIII. Funkcjonalność platformy B2B po stronie partnera odbiorcy We współpracy z partnerami - odbiorcami uczestniczącymi w projekcie tj. Matrix Infralab (Optima / MS SQL) ATU (Firma++) Dremer (Subiekt GT / MS SQL) Labor System (Autorski / mysql) powinny zostać przygotowane mechanizmy integracji systemów ERP w/w partnerów z platformą B2B. Integracja powinna być wykonana w oparciu o jedną z dwóch metod: 1. Moduł integrujący bazy podpięty bezpośrednio pod bazy systemów ERP partnerów, który poprzez indywidualnie dla danej bazy przygotowane zapytania będzie importował dane z wybranych tabel, wykonywał konwersję i wprowadzał dane do bazy platformy B2B. Mechanizm będzie działał dwukierunkowo tj. w ten sam sposób dane wprowadzane będą do systemu ERP odbiorcy z platformy B2B. 2. Pliki XML generowane przez systemy ERP partnerów. Do przygotowania plików XML konieczne będzie przygotowanie skryptów, które uruchamiane cyklicznie na serwerze na którym znajdują się bazy będą generowały potrzebne pliki XML. Struktura plików XML eksportowanych z systemu ERP odbiorcy: 1. Baza towarów Nazwa kartoteki w systemie ERP partnera Indeks kartoteki w systemie ERP partnera Jednostka miary Cena jednostkowa Minimum logistyczne Minimalna ilość zamówienia (jeśli zdefiniowano) Ilość dostępna na magazynie Uwagi 2. Baza rozliczeń Numer faktury Data wystawienia dokumentu Wartość dokumentu Status dostawy Termin zapłaty Status zapłaty Pozycje dokumentu Strona 11 z 16
Struktura plików XML importowanych do systemu ERP odbiorcy (eksportowanych z systemu B2B): Baza zamówień Numer zamówienia Data zamówienia Pozycje zamówienia (nazwy i indeksy takie jak w systemie ERP partnera) Uwagi do zamówienia System B2B musi umożliwiać odbiorcom: Przeglądanie bazy asortymentu importowanej z systemu ERP tj. pola jak: o Nazwa kartoteki w systemie ERP dostawcy o Indeks kartoteki w systemie ERP dostawcy o Zdjęcie towaru (min 3) o Jednostka miary o Cena jednostkowa o Minimum logistyczne o Ilość dostępna na magazynie o Dostępność towaru (data) o Uwagi W trakcie przeglądania bazy asortymentu system musi umożliwiać dostęp do: o Historii dokumentów dla danej kartoteki tj.: Historii zamówień w których kartoteka występowała Historii faktur w których kartoteka występowała Historii dokumentów WZ w których kartoteka występowała Historii dokumentów logistycznych w których kartoteka występowała Każda lista dokumentów powinna zawierać informacje jak: Nr dokumentu Data wystawienia dokumentu Wartość dokumentu Status dokumentu Przeglądać listę zamówień złożonych przez Labro z wyszczególnieniem: o Numeru zamówienia o Daty zamówienia o Rodzaju zamówienia (manualne / automatyczne) o Status zamówienia o Data dostawy zamówienia Przeglądać listę faktur wprowadzonych do systemu ERP Labro z wyszczególnieniem: o Numer faktury o Data wystawienia dokumentu o Wartość dokumentu o Status dostawy o Termin zapłaty o Status zapłaty o Pozycje dokumentu Dokonanie analizy współpracy z Labro w dowolnym przedziale czasowym z wizualizacją danych w formie wykresów. Analizy muszą uwzględniać: o Ilość zamówionego asortymentu łącznie i szczegółowo o Wartość zamówionego asortymentu łącznie i szczegółowo o Ilość dokumentów w poszczególnych okresach roku (zamówień, faktur, WZ) o Ilość i wartość zgłoszonych reklamacji Strona 12 z 16
o Możliwość eksportu wybranych danych do pliku w formacie XLS (Excel) IX. Sklep internetowy Moduł będzie umożliwiał import asortymentu towarów dostępnych w bazie towarów importowanych z systemów ERP dostawców i wprowadzanie ich do oferty sklepu internetowego na stronie labro.com.pl. Sklep funkcjonuje w oparciu o autorski system Actualizer CMS, który korzysta z bazy mysql w wersji 5.5. Moduł powinien: Importować kartoteki produktów i wprowadzać je do bazy sklepu tj.: o Nazwa produktu o Opis o Zdjęcia o Stan w magazynie partnera o Status dostępności Co zdefiniowany interwał aktualizować informacje o kartotekach. Moduł musi umożliwiać integrację z aktualnym oprogramowaniem sklepu. X. Monitorowanie statusu realizacji zamówień System powinien umożliwiać bieżące monitorowanie statusu realizacji zamówień. Każdy z partnerów projektu powinien otrzymywać powiadomienia o statusie realizacji złożonych przez siebie zamówień tj.: Przyjęcie zamówienia przez dostawcę Rozpoczęcie realizacji zamówienia przez dostawcę Wstrzymanie realizacji zamówienia (powód wstrzymania i do kiedy) Wygenerowanie faktury do zamówienia Wysłanie zamówienia (planowany czas dostawy) Potwierdzenie odbioru towaru Zgłoszenie reklamacji towaru (bak, niezgodność z zamówieniem jakościowa / ilościowa). XI. Opis funkcjonowania modułów Moduł składania zamówień. Moduł ten będzie odpowiedzialny za składanie zamówień w dwóch modelach: przez firmę LABRO do systemu informatycznego danego Dostawcy za pośrednictwem systemu B2B. Moduł ten będzie udostępniał LABRO formularz składania zamówień w polskiej wersji językowej. Pola będą automatycznie uzupełniane zgodnie z parametrami technicznymi wybranego produktu. Po uzupełnieniu formularza zostanie on poddany weryfikacji pod kątem poprawności wprowadzonych danych oraz dostępności wybranego produktu w magazynie Dostawcy, a następnie zarejestrowany w systemie B2B. Moduł ten odpowiedzialny będzie również za transkrypcję formularza zamówienia z polskiej wersji językowej na język używany przez danego Dostawcę. W momencie pojawienia się zamówienia w systemie B2B, moduł zamówień pobierze je w postaci pliku XML i wprowadzi do systemu ERP Dostawcy, gdzie pojawi się nowe zamówienie otrzymane od LABRO. Zamówienia generowane będą do systemu Dostawcy w następujących sytuacjach: 1. Złożenia zamówienia przez Odbiorcę lub rezerwację produktu powodującego spadek poziomu zapasu poniżej zdefiniowanego stanu minimalnego. 2. W przypadku nadzwyczajnej zamiany stanów magazynowych (wadliwość towaru, straty inwentaryzacyjne). Strona 13 z 16
przez Odbiorców bezpośrednio do systemu informatycznego firmy LABRO za pośrednictwem systemu B2B. Dzięki integracji Odbiorcy będą posiadać dostęp do formularza zamówień. Moduł zamówień odpowiedzialny będzie za automatycznie uzupełnienie pół formularza zgodnie z parametrami technicznymi danego produktu. Po uzupełnieniu formularza zostanie on poddany weryfikacji pod kątem poprawności wprowadzonych danych oraz dostępności wybranego produktu w magazynie LABRO. W momencie pojawienia się zamówienia w systemie B2B, moduł zamówień pobierze je w postaci pliku XML i wprowadzi do systemu ERP LABRO, gdzie pojawi się nowe zamówienie otrzymane od Odbiorcy. Następnym etapem będzie potwierdzenie przyjęcia zamówienia oraz przekazanie do systemu magazynowego. Moduł zamówień skomunikowany zostanie z systemem magazynowym LABRO w sytuacji złożenia zamówienia na produkty niedostępne w magazynie LABRO zostanie udostępniona opcja wyboru zamiennika o zbliżonych lub identycznych parametrach technicznych (obecnie nasi klienci często zgłaszają potrzebę możliwości wyszukania produktu o podobnych lub analogicznych funkcjonalnościach). W sytuacji odrzucenia zamiennika moduł wygeneruje zamówienie do Dostawcy. Moduł magazynowy. Moduł ten odpowiadał będzie za ewidencjonowanie stanów magazynowych firmy LABRO w oparciu o określone wskaźniki stanu minimalnego. Moduł ten będzie skomunikowany z modułem zamówień. W momencie osiągnięcia w systemie ERP firmy LABRO zdefiniowanego stanu magazynowego danej pozycji (spadek poziomów zapasu poniżej określonego stanu minimalnego) moduł magazynowy przekaże komunikat do modułu zamówień na podstawie, którego wygenerowane zostanie zamówienie do Dostawcy z uwzględnieniem minimów logistycznych. Moduł ten będzie posiadał funkcjonalność automatycznego rozróżniania Dostawcy danego produktu do którego ma zostać wysłane zamówienie. Moduł ten będzie również automatycznie pobierał i importował stany magazynowe w pliku XML do systemu B2B łączącego firmę LABRO z firmami Partnerskimi. W systemie znajdować będą się stany magazynowe, co zapewni bezpośredni do nich dostęp zainteresowanym stronom. Moduł rozliczeń. Moduł będzie odpowiedzialny za realizację procesu rozliczeń w dwóch modelach: rozliczanie przeprowadzanych transakcji w relacji firma LABRO Dostawca. Moduł ten w oparciu o pobieranie i przetwarzane cenniki z systemu ERP Dostawcy dokona wyceny zamówionego asortymentu przez firmę LABRO. Podczas wyceny pod uwagę będą brane zmiany kuru walut, przysługujące rabaty. Na podstawie wyliczonej ceny moduł wygeneruje elektroniczną postać faktury. Firma LABRO będzie posiadać możliwość pobierania elektronicznej postaci faktury wraz z jej zawartością do systemu ERP. Za pomocą modułu LABRO będzie posiadać również możliwość podglądu stanów finansowych: zestawienia stanów zadłużenia, terminów płatności. Informacje te będą automatycznie pobierane z systemu ERP Dostawców oraz przekazywane do systemu B2B. rozliczanie przeprowadzonych transakcji w relacji firma LABRO Odbiorca. Moduł ten w oparciu o dostępne cenniki w systemie ERP firmy LABRO dokona wyceny zamówionego towaru przez Odbiorcę wraz z uwzględnieniem przysługujących Partnerowi rabatów. Na podstawie wyliczonej ceny moduł wygeneruje elektroniczną postać faktury. Odbiorca będzie posiadał możliwość pobierania elektronicznej postaci faktury wraz z jej zawartością do systemu ERP. Za pomocą modułu Odbiorca będzie posiadać również możliwość podglądu stanów finansowych: zestawienia stanów zadłużenia, terminów płatności. Informacje te będą automatycznie pobierane z systemu ERP LABRO oraz przekazywane do systemu B2B. Moduł raportów. Moduł ten będzie odpowiedzialny za generowanie raportów i statystyk zawierające dane dotyczące realizacji współpracy z poszczególnymi partnerami w projekcie. Dane te będą pobierane i przetwarzane z ogólnej bazy danych systemu B2B. Strona 14 z 16
Moduł sklepu internetowego. Do zadań modułu będzie należeć pobieranie i eksportowanie danych z systemu ERP Dostawców w zakresie dostępnych produktów na magazynie, cen, danych nowych produktów udostępnionych do sprzedaży oraz umieszczenie ich w bazie sklepu internetowego. Moduł sklepu internetowego będzie: Dodawać nowe produkty w sklepie internetowym w pełnym wymiarze tj. nazwa produktu, opis, zdjęcia, cena, stan w magazynie partnera, status dostępności. Aktualizować dane o produkcie w pełnym wymiarze tj. nazwa produktu, opis, zdjęcia, cena, stan w magazynie partnera, status dostępności. Moduł zostanie przystosowany do struktury technologicznej sklepu l oraz odpowiednio rozbudowany, aby w przyszłości można było go zaktualizować do ew. rozszerzeń sklepu Moduł integracji. Moduł ten jest niezbędny w celu umożliwienia wymiany kluczowych danych pomiędzy zintegrowanymi systemami ERP. Jest to rozwiązanie pozwalające na pełne zintegrowanie i wdrożenie rozwiązań opartych o elektroniczny przepływ danych. Integracja ta będzie realizowana przez wprowadzanie migracji danych przez odpowiednio przygotowane pliki XML. Moduł integracji będzie pobierał i odpowiednio przetwarzał dane oraz przekazywał w relacji system ERP Dostawcy system ERP firmy LABARO oraz system ERP LABRO system ERP Odbiorcy. Integracja następuje w sposób natychmiastowy, albo z opóźnieniem (zatwierdzenie zamówienia). Dodatkowo moduł ten będzie odpowiedzialny za synchronizację wewnętrzną pracy poszczególnych modułów stanowiących komponent systemu B2B. Moduł integracji będzie spełniał wszystkie zasady nie zbędne do prawidłowego działania: Zapewni odpowiedni przepływ informacji między systemami. Umożliwi skorelowanie informacji przechowywanych w różnych systemach. Pozwali na ujednolicenie tych informacji, w konsekwencji prowadzi do efektywniejszego wykorzystania posiadanych danych. Usprawni organizację działalności systemu B2B. Zsynchronizuje przepływ danych i dokumentów. Moduł monitorowania realizacji zamówień. Moduł ten pozwoli na pobieranie danych z systemu ERP na temat bieżącego etapu realizacji zamówienia. Pobierane i przetwarzanie dane przez moduł będą dotyczyć: - przyjęcia zamówienia. - realizacji zamówienia. - wysłania dostawy. - przesunięć w czasie realizacji zamówienia. - czasu otrzymania dostawy. Informacje te będą pobierane i przekazywane w dwóch wariantach: 1. Z systemu ERP Dostawcy do systemu ERP firmy LABRO. 2. Z systemu ERP firmy LABRO do systemu ERP Odbiorcy. Strona 15 z 16
XII. Charmonogram i maksymalne terminy realizacji Zakres prac Moduł magazynowy Moduł rozliczeń Moduł sklepu internetowego Moduł składania zamówień Moduł raportów Moduł integracji Moduł monitorowania realizacji zamówień Moduł magazynowy Moduł składania zamówień Moduł integracji Moduł monitorowania realizacji zamówień Maksymalny termin realizacji 31.05.2013 30.11.2013 31.05.2014 Strona 16 z 16