Samochody służbowe w firmie, a przepisy podatkowe CIT i PIT w 2014 r. Paweł Rybaczyk prawnik, doradca podatkowy 1
Oddanie samochodu do korzystania - zagrożenia natury podatkowej i ZUSowskiej 1. Ryzyko powstania przychodu podatkowego u osoby korzystającej. 2. Ryzyko powstania podstawy poboru składek na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne. 3. Ryzyko odpowiedzialności płatnika PIT i płatnika składek ubezpieczeniowych. 4. Ryzyko odpowiedzialności osoby korzystającej z samochodu za jej zobowiązania podatkowe. 5. Ryzyko zawyżenia kosztów uzyskania przychodów pracodawcy z tytułu rozliczenia kosztów związanych z używaniem samochodów. 6. Ryzyko zakwestionowania odpisów amortyzacyjnych od samochodów oddanych do używania pracownikom lub innym osobom fizycznym. 7. Konsekwencje dotyczące prawa do odliczenia VAT od dostawy samochodów, paliwa i wydatków eksploatacyjnych, 8. Zagrożenia innej natury: odpowiedzialność wobec osób trzecich za wyrządzone szkody, ryzyko utraty odszkodowania z polisy, ryzyko odpowiedzialności z tytułu naruszenia umowy leasingu lub innych zobowiązań z odrębnych umów, ryzyko utracenia mienia lub jego wartości itp. 2
Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych kiedy przychód podatkowy a kiedy nie? Zapewnienie pracownikom możliwości korzystania z samochodów na cele prywatne powoduje powstanie przychodu do opodatkowania (np. dojazdy do pracy, korzystanie w czasie urlopu itp.). Sam zapis w umowie lub regulaminie wynagradzania lub w polityce samochodowej, że pracownik ma prawo do wykorzystywania samochodu służbowego na cele prywatne nie wymaga jeszcze opodatkowania, ale stanowi wskazówkę dla celów kontroli podatkowej, że świadczenia takie mogą w firmie mieć miejsce. Przychód powstanie, gdy pracownik faktycznie korzystał z samochodu prywatnie lub gdy w inny sposób postawiono mu takie świadczenie do dyspozycji. Istnienie pełnej sfery służbowej (wyłącznie służbowe korzystanie z samochodu) wyklucza możliwość powstania przychodu u pracownika. Wycena wartości tego świadczenia stwarza szereg istotnych kłopotów praktycznych, a interpretacje organów podatkowych są bardzo zróżnicowane. Dominują np. interpretacje, że w przypadku dojazdów samochodem do pracy przychód podatkowy powinien być ustalany w oparciu o ceny rynkowe (usługi firm wynajmujących samochody). Jednak istnieje bardzo poważny problem z praktycznym zastosowaniem takiej metody. 3
Zakres opodatkowania ustawą o PIT Art. 9. 1. Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Z przepisu tego wynika zatem obowiązek opodatkowywania wszelkich korzyści majątkowych stanowiących przychody podatnika, w tym będącego pracownikiem. Pośród dochodów (przychodów) zwolnionych od podatku dochodowego lub objętych zaniechaniem poboru podatku nie wymienia się przypadku nieodpłatnego korzystania z samochodu. W świetle powyższego korzystanie przez pracowników lub inne osoby z samochodów służbowych firmy stanowi dla nich przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jednak pomimo to pamiętać należy, iż nie każdy przypadek korzystania przez pracownika z samochodu służbowego będzie powodował powstanie przychodu podatkowego. 4
Przychód podatkowy próba definicji, wobec braku definicji ustawowej Brak jest legalnej (ustawowej) definicji przychodu, co powoduje kłopoty w praktyce skarbowej z kwalifikacją zdarzeń do przychodów. Można jednak roboczo zdefiniować przychód jako świadczenie: -majątkowe (korzyść majątkowa w sferze prywatnej podatnika), -mające konkretną wartość (ostatnio przesłanka często kwestionowana przez organy podatkowe), -bezzwrotne, -definitywne, -dokonywane z reguły kosztem majątku jednego podmiotu na rzecz innego podmiotu, Powyższe cechy przychodu jako takiego, prezentowano także niejednokrotnie w orzecznictwie sadowym, oficjalnych interpretacjach podatkowych i w doktrynie, jednak nie doprowadziło to do zmiany przepisów ustawy, która nadal nie reguluje tych kwestii. W kontekście powyższego świadczenia nie mające łącznie tych cech w zasadzie nie powinny być uznawane za przychody podatkowe. W konsekwencji gdy pracownik korzysta np. z majątku pracodawcy wyłącznie w celu realizacji obowiązków służbowych przychód podatkowy nie może być rozpoznany (służbowość wyklucza bowiem przychody ze względu na brak u pracownika korzyści majątkowej w sferze prywatnej). 5
Świadczenie, a przychód podatkowy kiedy świadczenie nie jest przychodem? Przykładem świadczenia, które nie powinno stanowić przychodu pracownika jest opłacenie kształcenia pracownika w zakresie wymaganym ze względu na potrzeby pracodawcy i związane z bieżącym wykonywaniem pracy na danym stanowisku pracy. Należy tu wskazać choćby na wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 31 stycznia 2008 r. (sygn. akt III Sa/Wa 1915/07), gdzie stwierdzono, m.in. że: ( ) Spór jaki zaistniał pomiędzy stronami dotyczy zwolnienia z d.d.p.f. finansowania przez pracodawcę pozaszkolnych form dokształcania organizowanych przez podmioty zewnętrzne, takich jak dotyczące prawa podatkowego, prawa pracy czy ubezpieczeń społecznych, zarządzanie czasem, zarządzanie zespołem, radzenie sobie ze stresem, negocjacje handlowe, komunikacja interpersonalna, budowanie zespołu, budowa relacji z klientami), kursy językowe (związane z pracą w międzynarodowym środowisku) ( ). Odnosząc w.w. definicję (definicja przychodów ze stosunku pracy przyp. autora) do szkoleń (formy pozaszkolne) organizowanych przez pracodawcę lub podmiot, któremu pracodawca zlecił przeprowadzenie szkolenia, w których pracownik bierze udział, a związanych z prawidłowym wykonywaniem bieżącej pracy, zdaniem Sądu, nie stanowią one przychodu ze stosunku pracy u pracownika. W niniejszej sytuacji nie następuje żadne przysporzenie na rzecz pracownika. W związku z powyższym nie można mówić w takiej sytuacji, że wystąpił przychód u pracownika. Podkreślić należy, że odnosi się to tylko do takich szkoleń, które związane są z bieżącym funkcjonowaniem podmiotu zatrudniającego. ( ) 6
Samochód, a przychód podatkowy Interpretacja indywidualna z dnia 14.02.2012 r., (IPPB4/415-890/11-4/JK2), wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie: (...) W świetle wskazanych wyżej przepisów pracownicy dojeżdżający samochodami służbowymi z wyznaczonego miejsca parkowania do miejsca wykonywania obowiązków służbowych nie uzyskują przychodów ze stosunku pracy w postaci innego nieodpłatnego świadczenia w sytuacji, gdy miejsce parkowania samochodu służbowego zostało im wyznaczone przez Spółkę. Sytuacja taka występuje wówczas, gdy płatnik nie dysponuje zabezpieczonym placem bądź garażem, w którym można by bezpiecznie parkować samochody stanowiące jego własność. Zatem przydzielenie samochodu służbowego pracownikom i wyznaczenie przez pracodawcę miejsca garażowania w miejscu zamieszkania lub jego okolicy tych osób gwarantuje jego bezpieczeństwo, stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu, a tym samym dbałość o powierzone mienie. Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż w przedstawionym stanie faktycznym przydzielenie samochodu służbowego, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku służbowego, o ile samochód ten jest wykorzystywany w celach służbowych. W konsekwencji przejazdy z miejsca parkowania do miejsca wykonywania obowiązków służbowych nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy. Przejazdy stanowią realizację celu służbowego jakim jest dbałość o powierzone mienie Spółki wyrażająca się poprzez parkowanie samochodu służbowego w miejscu gwarantującym w najwyższym możliwym stopniu jego bezpieczeństwo, a tym samym stałą gotowość do użytkowania i osiągania przychodu.( ) 7
Samochód, a przychód podatkowy Przykład sytuacji według interpretacji indywidualnej z dnia 2.12.2011r. (ILPB1/415-1079/11-2/AMN), wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu: ( ) Intencją stron nie jest udostępnienie samochodu do celów prywatnych (zapewnienie środka transportu do pracy) ale uzyskania informacji na temat użytkowania produkowanych przez Spółkę pojazdów. Mając na uwadze przytoczone powyżej przepisy prawa oraz informacje zawarte we wniosku stwierdzić należy, iż przejazdy pracowników z miejsca zamieszkania do siedziby Spółki samochodami pochodzącymi z produkcji Spółki - o ile nie służą osobistym celom pracowników, lecz wykorzystywane są w ramach realizacji zadań służbowych (sporządzania miesięcznych raportów z użytkowania ww. samochodów) - nie stanowią nieodpłatnego świadczenia, a zatem ich wartości nie można uważać za przychód pracowników ze stosunku pracy. Tym samym w takiej sytuacji na Wnioskodawcy nie będą ciążyły obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych ( ). 8
Samochód, a przychód podatkowy Interpretacja indywidualna z dnia 25.08.2011r. (ILPB1/415-729/11-2/AMN), wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu: ( ) Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że na podstawie umowy o używanie samochodu służbowego, członek Zarządu może korzystać z samochodu nie tylko do celów służbowych ale również do celów prywatnych. Za cele prywatne, Spółka uznaje jak podała w opisie stanu faktycznego, między innymi przejazdy samochodem służbowym z miejsca zamieszkania/pobytu do miejsca pracy i z powrotem. Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż w przedstawionym we wniosku opisie stanu faktycznego przydzielenie członkowi Zarządu samochodu służbowego, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku przy jednoczesnym korzystaniu przez tego członka Zarządu z samochodu do celów prywatnych stanowi przychód członka Zarządu ze stosunku pracy, w sytuacji gdy samochody te są wykorzystywane w celach osobistych prywatnych, a nie służbowych. W konsekwencji dojazdy samochodem służbowym do i z miejsca parkowania (zamieszkania) do miejsca świadczenia pracy generują przychód ze stosunku pracy. Należy wskazać, iż garażowanie samochodu w miejscu zamieszkania lub pobytu członka Zarządu, jak wskazano w stanie faktycznym, stanowić będzie realizację celu prywatnego członka Zarządu i uzyskanie z tego tytułu przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.( ). 9
Samochód, a przychód podatkowy Interpretacja indywidualna z dnia 6.05.2011r. (ILPB1/415-153/11-3/AMN), wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu: ( ) Spółka nie posiada odpowiedniego zaplecza co do miejsc postojowych a także pracownicy Spółki przemieszczają się każdego dnia z miejsca zamieszkania do miejsca wykonywania pracy (siedziby Spółki oraz inne miejsca w zależności od polecenia służbowego pracodawcy). Przydzielenie samochodu służbowego wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku nie będzie stanowić przychodu pracownika ze stosunku służbowego gdyż samochód ten będzie wykorzystywany w celach służbowych. W konsekwencji przejazdy z oraz do miejsca parkowania nie będą również generowały przychodu ze stosunku pracy. Przejazdy te bowiem stanowią realizację celu służbowego jakim jest utrzymanie stałej gotowości do użytkowania samochodów w celu służbowym i osiągnięcia przychodu. Wnioskodawca wskazał, iż takie rozwiązanie miałoby również swe uzasadnienie z uwagi na pożar, który miał miejsce w listopadzie 2010 r. na terenie Spółki, w którym ucierpiało kilka samochodów współpracującej ze Spółką firmy. ( ) W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe. Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.( ).. 10
Samochód, a przychód podatkowy Interpretacja indywidualna z dnia 17.01.2012r. (ITPB2/415-970/10/12-S/ENB), wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy: ( ) W świetle powyższego uznać należy, że realizacja obowiązków służbowych przez pracownika w tym również przejazdy z miejsca zamieszkania pracownika do miejsca wykonywania pracy i z powrotem będące konsekwencją zawarcia umowy cywilnoprawnej przechowania samochodu służbowego, nie mogą generować dla pracownika dodatkowego przychodu ze stosunku pracy. Zatem należy stwierdzić, że przydzielenie samochodu służbowego pracownikom i wyznaczenie przez pracodawcę miejsca garażowania w miejscu zamieszkania tych osób oraz przejazdy z miejsca garażowania do miejsca pracy i z powrotem nie będą generowały przychodu ze stosunku pracy o ile samochody te będą wykorzystywane wyłącznie w celach służbowych. ( ).. 11
Samochód, a przychód podatkowy Interpretacja indywidualna z dnia 18.11.2011r. (IPTPB1/415-140/11-2/KSU), wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi: ( ) Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, iż przydzielenie samochodu służbowego, wynikające z charakteru pracy na danym stanowisku, nie stanowi przychodu pracownika, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizyczny, tj. ze stosunku pracy, o ile samochód ten nie służy osobistym celom pracownika, lecz wykorzystywany jest w ramach realizacji zadań służbowych. W konsekwencji przejazdy (dojazdy) nadleśniczego, zastępcy nadleśniczego, inżyniera nadzoru, strażnika leśnego z miejsca garażowania samochodu, będącego również miejscem zamieszkania pracownika, położonym poza terenem Nadleśnictwa, do miejsca pracy, którym jest teren Nadleśnictwa, i z powrotem, nie będą generowały przychodu ze stosunku pracy. Przejazdy te bowiem stanowią realizację celu służbowego, jakim jest dbałość o powierzone mienie firmy, wyrażająca się poprzez parkowanie samochodu służbowego w miejscu gwarantującym w najwyższym możliwym stopniu jego bezpieczeństwo, a tym samym stałą gotowość do użytkowania samochodu służbowego w celu wykonywania służbowych zadań. ( ). 12
Przychód podatkowy czy płatnik ma tu coś do powiedzenia? Pracodawcy nie powinni bezwolnie poddawać się presji organów podatkowych w sytuacji, gdy istnieją argumenty przemawiające za tym, że rozpoznanie przychodu u pracownika nie ma podstaw prawnych. Pracodawca powinien przede wszystkim dysponować należytą wiedzą na temat warunków prawnych rozpoznawania zdarzeń jako przychodów podatkowych. Jest to trudne z uwagi na mankamenty ustawy o podatku dochodowym ale jest to możliwe. Z wiedzy tej pracodawca może zrobić stosowny do okoliczności użytek lub podjąć decyzję, iż poddaje się presji organu podatkowego. W każdym przypadku jest to jednak indywidualna decyzja pracodawcy. Środkiem zaradczym może być złożenie wniosku o wydanie oficjalnej interpretacji przepisów prawa lub sprzeciw wobec negatywnej decyzji wydanej w postępowaniu podatkowym. Pracodawca powinien powoływać się na wszelkie uwarunkowania natury prawnej, w tym błędy lub niedoskonałości norm prawa podatkowego albo ewentualne błędy w rozumowaniu prezentowanym przez dany organ podatkowy lub ogólnie w praktyce skarbowej, które mogą być pomocne w sprawie. Nie należy mylić sytuacji, gdy przychód w ogóle nie powstaje z sytuacją, gdy wprawdzie powstał ale jest on zwolniony od podatku dochodowego. Ponadto błędem jest uznawanie danego świadczenia za przychód ze stosunku pracy, gdy powinien być on rozpoznany jako przychód z innych źródeł. W przypadku pracowników używanie samochodu służbowego prywatnie zasadniczo jest przychodem ze stosunku pracy. 13
Świadczenia nieodpłatne kiedy powinien być przychód? Z wnioskiem do NSA o podjęcie uchwał w sprawie świadczeń nieodpłatnych wystąpili Rzecznik Praw Obywatelskich oraz Prokurator Generalny (II FPS II 3/13 oraz II FPS 6/13). RPO postawił pytanie czy sfinansowane przez pracodawcę koszty udziału pracowników w imprezie integracyjnej, stanowią dla pracowników, którym umożliwiono udział w tej imprezie, przychód z innego nieodpłatnego świadczenia w rozumieniu art. 12 ust. 1 Ustawy PIT? NSA miał wydać w tej sprawie uchwałę w październiku 2013 r., jednak tego nie zrobił. Zamiast tego zwrócił się w tej sprawie do Trybunału Konstytucyjnego. Sąd ma bowiem wątpliwość, czy użycie w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych pojęcia "nieodpłatne świadczenia" bez dokładnego określenia, o jakie świadczenia chodzi, jest zgodne z konstytucyjnymi zasadami demokratycznego państwa prawa i sprawiedliwości społecznej. Chodzi o to, czy taki stan nie narusza obowiązku, by podatki nakładane były tylko ustawami. Brak wyjaśnienia pojęcia "nieodpłatne świadczenia" sprawia bowiem, że są one opodatkowywane niejako na podstawie interpretacji organów skarbowych. NSA w obu sprawach zawiesił postępowanie powołując się na skierowane do Trybunału Konstytucyjnego pytanie jednego ze składów orzekających. W pytaniu tym NSA zapytał o zgodność z Konstytucją przepisów, na podstawie których należy do podstawy opodatkowania podatkiem PIT pracownika wliczać wartość przedmiotowych świadczeń. Na rozpatrzenie Trybunału Konstytucyjnego czeka także wniosek złożony przez PKPP Lewiatan, w zakresie tego, czy zgodne z Konstytucją są przepisy Ustawy PIT, które przewidują możliwość opodatkowania wszelkich świadczeń, jakie pracownik może potencjalnie otrzymać w związku z pozostawaniem w stosunku pracy. 14
Zaliczanie świadczeń do przychodów ze stosunku pracy W praktyce skarbowej przyjmuje się, że jeżeli dane świadczenie otrzymuje osoba fizyczna dlatego, że jest pracownikiem danego podmiotu (to jest nie mogłaby go uzyskać osoba nie będąca pracownikiem firmy), to świadczenie to jest przychodem ze stosunku pracy. Praktyka skarbowa za przychody ze stosunku pracy każe uważać także świadczenia otrzymane od zakładu pracy po ustaniu stosunku pracy (np. trzynastka, odszkodowanie z tytułu zakazu konkurencji, opłacanie ubezpieczenia, pytanie brzmi, czy tę samą zasadę można zastosować w stosunku do używania przez pracownika samochodu służbowego po rozwiązaniu umowy o pracę?). 15
Moment powstania przychodu podatkowego po stronie pracownika U pracowników przychody zawsze rozpoznaje się według metody kasowej jako faktycznie otrzymane lub postawione do dyspozycji. Art. 11. 1. Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-16, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Na czym polegają problemy z uznaniem, że świadczenie w postaci korzystania z samochodu służbowego zostało pracownikowi postawione do dyspozycji? 16
Wartość świadczeń w naturze zasady wyceny Art. 12 ust. 2. Wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców - jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy. Art. 11 ust. 2. Wartość pieniężną świadczeń w naturze, z zastrzeżeniem art. 12 ust. 2, określa się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania. 17
Wartość innych świadczeń, w tym korzystanie z samochodu służbowego zasady wyceny Art. 11 ust. 2a. Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się: 1) jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców, 2) jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu, 3) jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku, 4) w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. 18
Wyłączenia stosowania ustawy, a przychody pracownika z używania samochodu służbowego Art. 2. ust. 1. Przepisów ustawy nie stosuje się do: 1) przychodów z działalności rolniczej, z wyjątkiem przychodów z działów specjalnych produkcji rolnej, 2) przychodów z gospodarki leśnej w rozumieniu ustawy o lasach oraz ustawy o przeznaczeniu gruntów rolnych do zalesienia, 3) przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków i darowizn, 4) przychodów wynikających z czynności, które nie mogą być przedmiotem prawnie skutecznej umowy, Powyższe przepisy mają szczególne znaczenie dla ustalania zakresu obowiązków płatnika przy wypłatach środków pieniężnych pozostałych po zmarłym pracowniku oraz w odniesieniu do przypadków samowoli pracownika uzyskującego korzyści ekonomiczne kosztem pracodawcy, np. korzystanie z samochodu służbowego wbrew woli pracodawcy i wbrew zobowiązaniu się pracownika do przestrzegania zasad korzystania z samochodów. 19
Samochód prywatny pracownika używany w firmie, a przychody pracownika W przypadku używania przez pracodawcę do jego potrzeb samochodu prywatnego udostępnionego przez pracownika, przepisy podatkowe przewidują konieczność opodatkowania u pracownika uzyskanego przez niego przychodu, gdy używanie samochodu ma miejsce poza obszarem podróży służbowych. Natomiast w przypadku wykorzystania samochodu do odbycia podróży służbowej tego pracownika, należność z tytułu używania samochodu będzie podlegała zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. 20
Przychód z używania samochodu służbowego a ZUS Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych może być obciążone składkami na ZUS, jednak istnieją sytuacje w których nie ma takiej konieczności. Zgodnie 2 ust. 1 pkt. 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. 21
Obowiązek prawidłowego udokumentowania kosztów Art. 9. ust.1 Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Powyższy przepis jest wskazywany przez organy podatkowe jako podstawa prawna wymogu, iż koszty podatkowe muszą oprócz innych wymogów (tj. zawartych w art. 15 ust. 1) być także prawidłowo udokumentowane a w razie braku takiego udokumentowania wydatki nie stanowią kosztów podatkowych. Udokumentowanie kosztów opiera się o prawidłowe dowody księgowe, zatem skoro np. paragony nie są prawidłowym dowodem księgowym, to powinny być wspierane o dodatkowe działania pozwalające na uznanie ich za dowody księgowe. 22
Definicja samochodu osobowego CIT i PIT w 2014r. Art. 4a pkt 9a ustawy o CIT: Ilekroć w ustawie jest mowa o samochodzie osobowym oznacza to pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem: a) pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowanego na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van, b) pojazdu samochodowego mającego więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do prze-wozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50% długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, c) pojazdu samochodowego, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków, d) pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu, e) pojazdu samochodowego będącego pojazdem specjalnym jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami prawa o ruchu drogowym, lub z innych dokumentów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 10 ustawy o podatku od towarów i usług, wynika, że jest to pojazd specjalny, f) pojazdu samochodowego innego niż wymieniony w lit. a e, w którym liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi: 1 jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg, 2 jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg, 3 lub więcej jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg; 23
Komentarz do przepisu o nowej definicji samochodu osobowego : Przewodnik po zmianach przepisów 2013/2014 www.inforfk.pl Zmiana art. 4a pkt 9a obowiązuje od 1 stycznia 2014 r. Do 31 grudnia 2013 r. na podstawie przepisów przejściowych ustawy z 15 kwietnia 2011 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw obowiązywała inna definicja samochodu osobowego. Nie obejmowała ona swoim zakresem m.in. pojazdów, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi: 1 jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg, 2 jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg, 3 lub więcej jeżeli dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg. 24
Koszty uzyskania przychodów cel poniesienia W art. 15 ust. 1 funkcjonuje poszerzona formuła ogólna kosztów: Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu Koszt może być kosztem podatkowym, jeżeli wykazuje związek przyczynowo-skutkowy z osiąganym przychodem lub służy zachowaniu (zabezpieczeniu) źródła przychodów. Jeżeli nie da się wykazać spełnienia którejś z tych przesłanek koszty nie mogą stać się kosztem uzyskania przychodów. To jednak sam podatnik powinien mieć świadomość, pod którą z przesłanek rozpoznaje wydatek jako koszt podatkowy. 25
Prawny podział kosztów według rodzajów Wyróżnia się koszty bezpośrednio związane z przychodami oraz koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami, a podział ten ma znaczenie dla ustalenia momentu (roku), w którym koszt powinien być podatkowo rozliczony (rozliczenie kosztu w czasie). Ustawodawca nie wskazał normatywnych kryteriów odróżnienia obu rodzajów kosztów, a tym samym nie ułatwił zadania prawidłowego grupowania kosztów przez podatników. Wymieniony podział podatkowy kosztów nie jest tożsamy z bilansowym podziałem na koszty bezpośrednie i koszty pośrednie, bowiem w sensie rachunkowym są to pojęcia zastrzeżone dla obszaru kosztów produkcji, zaś podział podatkowy ma znacznie szerszy charakter. W sensie podatkowym pojęć koszty bezpośrednie i koszty pośrednie można używać jedynie dla pewnego uproszczenia, 26
Przydatność oficjalnych interpretacji prawa i wyroków zapadłych w sprawach podatkowych W Polsce nie obowiązuje prawo precedensu i wyroki sądowe oraz inne rozstrzygnięcia zapadłe w sprawie innych podatników wiążą tylko w danej sprawie i nie mają zastosowania u pozostałych podatników. Wprawdzie prawo precedensu w Polsce nie działa ale ostatnio pojawia się nowa jakość, bowiem w wyroku WSA w Warszawie z dnia 20 stycznia 2009 r. (III SA/Wa 1916/08) stwierdzono: Obowiązujący od dnia 1 lipca 2007 r. art. 14e 1 Ordynacji podatkowej wychodzi poza zasadę związania wyrokiem tylko w sprawie, w której on zapadł i nadaje orzecznictwu sądów administracyjnych walor normatywny także w stosunku do innych indywidualnych spraw załatwianych w drodze interpretacji przepisów prawa podatkowego (interpretacji indywidualnych). Od tej daty orzecznictwo to stało się istotnym miernikiem legalności wydawanych interpretacji indywidualnych. Jego nieuzasadnione zaś pomijanie narusza wyrażoną w art. 121 1 O.p. zasadę prowadzenia postępowania podatkowego w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych i może skutkować w ramach kontroli sądowoadministracyjnej uchyleniem interpretacji indywidualnej z tej przyczyny. 27
Koszty podróży służbowych pracowników i innych osób zatrudnionych w spółkach (menedżerowie, członkowie organów statutowych, zleceniobiorcy itp.) Koszty podróży służbowych pracowników stanowią koszty podatkowe, jako koszty związane z zatrudnieniem tych pracowników. Wydatki nie są jednak kosztem, gdy podróż nie była realizowana w interesie pracodawcy uwaga na relacje między podmiotami powiązanymi kapitałowo. Wydatki muszą być należycie udokumentowane, w tym niektóre specjalnymi dokumentami np. ewidencja przebiegu pojazdu. Koszty podróży pracowników do końca 2008 r. były rozliczane wyłącznie metodą kasową a nie memoriałową, zaś obecnie mogą być też rozliczane memoriałowo. W przypadku podróży osób innych niż pracownicy konieczne jest zapisanie obowiązku rozliczenia takich kosztów w umowach lub innych dokumentach, w przeciwnym wypadku wydatki z tego tytułu nie będą kosztem uzyskania przychodów. 28
Samochody prywatne używane w firmie, a koszty podatkowe firmy Art. 16 ust.1 ustawy o CIT Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: 30) wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, 51) wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, 29