Parczew dnia 15.11.2007 r. BURMISTRZ PARCZEWA 21-200 Parczew ul. Warszawska 24 SK.0913-13/07-4 Pan Władysław Rzemieniecki Dyrektor Zespołu Placówek Szkolnych w Przewłoce W trakcie przeprowadzonej kontroli w Zespole Placówek Szkolnych w Przewłoce w dniach 05.09.2007 r. do 14.09.2007 r. stwierdzono uchybienia i nieprawidłowości opisane w protokole kontroli podpisanym przez strony w dniu 08.11.2007 r. W związku z powyŝszym sformułowano następujące zalecenia w zakresie wyeliminowania zaistniałych nieprawidłowości i uchybień: Ustalenie 1 W treści Zarządzenia Nr 1/2007 powołano się na Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. z 2001 r. Nr 153, poz. 1752). Od 23.08.2006 r. obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020). W załączniku Nr 4 do Zarządzenia nr 1/2007 w rozdziale III w części D punkt 1 wskazano Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 13.03.2001 r. w sprawie sprawozdawczości. Aktualnie obowiązuje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 czerwca 2006 r w sprawie sprawozdawczości budŝetowej ( dz. U. z 2006 r. nr 1156, poz. 781). W załączniku Nr 5 do Zarządzenia Nr 1/2007 określającym zasady gospodarki kasowej podano nieaktualne podstawy prawne. Wskazano Zarządzenie Prezesa NBP z dnia 11 grudnia 1992 r. w sprawie form i trybu przeprowadzania rozliczeń pienięŝnych za pośrednictwem banków (MP 1992 Nr 39 poz. 293 i z 1997 Nr 77 poz. 732). WyŜej wymienione Zarządzenie zostało zmienione Zarządzeniem Prezesa NBP z dnia 10 października 19977 r., a następnie uchylone z dniem 1 lipca 1998 r. Od dnia 01.07.1998 r. obowiązuje Zarządzenie Prezesa NBP z dnia 29 maja 1998 r. ( MP z 1998 Nr 21 poz.320) w sprawie form i trybu przeprowadzania rozliczeń pienięŝnych za pośrednictwem banków z uwzględnieniem zmian z dnia 07.01.2002 r. ( Dz. U. z 2001 Nr 111, poz. 1195). Protokół str. 2; 3-4. 1
Wskazać aktualne podstawy prawne w opracowanych dokumentach wewnętrznych regulujących kwestie zasad rachunkowości obowiązujących w ZPS w Przewłoce. Ustalenie 2 Brak opracowanego załącznika Nr 6 do Zarządzenia Nr 1/2007. Zgodnie z opisem zawartym w zarządzeniu załącznik miał dotyczyć opisu systemu ochrony danych. JeŜeli dyrektor jednostki sam w piśmie głównym wskazuje, jakie załączniki opracowano do Zarządzenia, a w praktyce dokumenty takie nie istnieją to naleŝy rozwaŝyć czy taka regulacja jest niezbędna w świetle obowiązujących przepisów. Z art. 10 ust. 1 pkt 4) i art. 10 ust. 2. ustawy z dnia29 września 1994 r. ( Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) o rachunkowości stanowiącego Ŝe: Art. 10. ust1. Jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęteprzez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące: 4) systemu słuŝącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. 2. Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1. - wynika obowiązek opracowania w/w załącznika. Protokół str. 2 Zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości wskazanymi powyŝej opracować załącznik określający jaki jest system słuŝący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Ustalenie 3 Na załącznik Nr 4 do zarządzenia Nr 1/2007 składa się dwa dokumenty: - Regulamin kontroli wewnętrznej - Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. W regulaminie kontroli wewnętrznej jest mowa o automatycznym przetwarzaniu danych, o rachunkowości komputerowej, o zapisach księgowych wprowadzanych automatycznie droga elektroniczną oraz generowanych w systemie informatycznej rachunkowości. Podobny opis zawiera część II Instrukcji w dziale Pojęcie i cechy prawidłowego dowodu księgowego. W dokumentacji wewnętrznej jednostki określono, Ŝe księguje się w systemie FK. W rzeczywistości całe księgi jednostki tj. syntetyka i analityka ZPS w Przewłoce są prowadzone metodą ręczną. Syntetykę stanowi dziennik tabelaryczny Amerykanka, a analitykę karty wydatków, karty wynagrodzeń, ksiąŝki inwentarzowe i kartoteki rozrachunków. W instrukcji w dziale Oznakowanie dokumentów określono kod znakowania dokumentów w sposób inny niŝ faktycznie ma to miejsce. Protokół str. 2-3. Dostosować zapisy Regulamin kontroli wewnętrznej i Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów do specyfiki jednostki. Obowiązek opracowania takiej dokumentacji wynika z art. 44 ustawy o finansach publicznych. Ustalenie 4 W punkcie 12 Instrukcji wprowadzono nieprawidłowy zapis Stały zapas gotówki w kasie ustala się w wysokości określonej decyzją dyrektora i głównego księgowego. Zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych ( Dz. U. z 2006 r. nr 249, poz. 2104 ze zm.) za 2
całość gospodarki finansowej jednostki odpowiada kierownik jednostki i to on określa wysokość pogotowia kasowego. Protokół str. 4 Dostosować zapisy zwarte w w/w instrukcji do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami ustawy o finansach publicznych ( art. 44). Ustalenie 5 Odnośnie ZPK wprowadzono konto pozabilansowe 980 - plan finansowy wydatków budŝetowych i opis do konta, natomiast zabrakło pozostałych zmian wprowadzonych Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. z 2006 r. Nr 142, poz. 1020). Protokół str 4 : Zgodnie z w/w rozporządzeniem jednostka winna dokonać zmian w dokumentacji wewnętrznej określającej przyjęte zasady prowadzenia rachunkowości w zakresie: dokładnie wskazać rodzaje sporządzanych sprawozdań przez ZPS w Przewłoce, w tym: - finansowych - budŝetowych - 14 rozporządzenia dokonać zmiany do konta 130 ; - było: Rachunek bieŝący jednostek budŝetowych - jest: Rachunki bieŝące jednostek budŝetowych - załącznik nr 2 do rozporządzenia. Ustalenie 6 Przy sprawdzaniu i rozliczaniu kosztów podróŝy słuŝbowych stwierdzono nieprawidłowości polegające na: - dokonywaniu sprawdzenia merytorycznego i formalno-rachunkowego przez osoby nieuprawnione do tych czynności - nieprawidłowym naliczeniu wysokości kosztów delegacji, w szczególności wysokości diet, przysługujących pracownikom o łączną kwotę 46,00 zł; - nie udokumentowaniu kosztów przejazdu np. w formie załączonych biletów. Szczegółowe 13 ustaleń opisano w załączniku nr 4 do protokołu w kolumnie Uwagi. Dokonane rozliczenie kosztów podróŝy słuŝbowych w ZPS w Przewłoce nie powoduje przekroczenia wydatków w paragrafie 4410, ale przy prawidłowo rozliczonych kosztach podróŝy słuŝbowych juŝ w kwietniu 2007 r. nastąpiłoby przekroczenie planu finansowego ( załącznik nr 5 do protokołu). Protokół str. 6-7. : Na dokumentach księgowych przed ujęciem ich w księgach rachunkowych udokumentować fakt dokonanych sprawdzeń przez osoby do tego upowaŝnione, zgodnie z załącznikiem do Regulaminu kontroli wewnętrznej, który tez wymaga uzupełnienia. W przypadkach nieprawidłowego rozliczenia kosztów podróŝy słuŝbowych dokonać korekt i wypłacić róŝnice naleŝne pracownikom. 3
Przestrzegać zapisów Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. w zakresie dokumentowania kosztów odbytej delegacji. W ramach przyznanego budŝetu i przyjętego planu finansowego ZPS w Przewłoce na dany rok budŝetowy przy podejmowaniu decyzji kierować się tym, Ŝe budŝet jest przyznawany na cały rok, aby nie było sytuacji, Ŝe juŝ w maju środki są w 100 % wykorzystane. Ustalenie 7 Ustalenie dotyczy racjonalności podejmowanych działań i gospodarności w zakresie zlecenia wykonania usług archiwizacji w ZPS w Przewłoce na łączną kwotę wydatków 4 882,83 zł. Po powiązaniu pozycji według załącznika nr 6 do protokołu ustalono, Ŝe umowę zlecenie na wykonanie archiwizacji w ZPS w Przewłoce zawarł Dyrektor jednostki w dniu 8 marca 2007 r. na kwotę 4000,00 zł. Pismem z dnia 13 marca 2007 r. ( data wpływu 14.03.2007 r.) Dyrektor ZPS w Przewłoce zwrócił się do Burmistrza Parczewa min. o przyznanie dodatkowych środków w kwocie 5 000,00 zł na paragraf wydatkowy 4170 ( Wynagrodzenia bezosobowe) na opłacenie zlecenia uporządkowania akt w archiwum szkoły. W piśmie Dyrektor nie informował o tym, Ŝe umowę taką juŝ zawarł. Pismem nr OK.0718/19/2007 z dnia 29.03.2007 r. Burmistrz polecił, aby archiwizację szkoły przełoŝyć na termin późniejszy. Pismo to kończy korespondencję między ZPS w Przewłoce a Burmistrzem Parczewa w sprawie archiwizacji. W okresie między złoŝeniem pisma do Burmistrza w dniu 14.03.2007 r. a uzyskaną odpowiedzią dnia 29.03.2007 r. w ZPS w Przewłoce została wykonana archiwizacja, bez oczekiwania na wynik odpowiedzi. Koszt wykonania archiwizacji wyniósł: 4 000,00 zł usługi archiwizacyjne ujęte odpowiednio w 4300 Zakup usług pozostałych w rozbiciu na szkołę 2 700,00 zł i przedszkole 1 300,00 zł 882,83 zł za materiały do archiwizacji ( biurowe i budowlane) ujęte w 4210 Zakup materiałów i wyposaŝenia w całości obciąŝających wydatki szkoły. Dowody w sprawie stanowią załączniki nr 7-13. Efektem wykonania umowy dotyczącej archiwizacji było min. sporządzenie spisu pełnej ewidencji zasobu archiwum szkoły ( kserokopia tego dokumentu stanowi załącznik nr 17) obejmująca 4 strony o liczbie pozycji od 4 do 23 i dotyczy dokumentacji która winna być uporządkowana i archiwizowana w ramach obowiązków pracowniczych przypisanych do poszczególnych stanowisk. Wykonując archiwizacje Dyrektor ZPS w Przewłoce wykorzystał przewidziane w planie finansowym jednostki na 2007 r. środki na zakup usług pozostałych poprzez dokonane wydatki i zawarte umowy, podpisane zobowiązania w ciągu 4 miesięcy odpowiednio: - w szkole w 90 % - w przedszkolu w 90 % pozostając bez zabezpieczenia wystarczających środków na opłacenie usług pocztowych, usług bankowych, usług wywozu nieczystości, które miesięcznie kształtują się na poziomie 400,00 zł. Postępowanie takie jest niegospodarne. Protokół str. 8 Ustalenie 8 Ustalenie drugie dotyczy zakupu środków czystości od firmy Rajchem na łączną kwotę 1 887,35 zł dniu 03.04.2007 r. ( poprzedni zakup od tej firmy dokonano na kwotę 974,79 zł w dnu 06.03.2006 r.) Zakup środków czystości od firmy Rajchem w 2007 r. według faktury z dnia 03.04.2007 r. nr 79/W/2007 ( kserokopia stanowi załącznik nr 14) obejmował następujące pozycje: 1). Zestaw środków czystości szt. 1 o wartości 1 887,34 zł 2). Antybakteryjne mydło w płynie CORA - 1l o wartości 0,01 zł 4
Łącznie 14 l. środków o wartości 1 887,34 zł, ( 134,81 zł za litr), z których 9 l to koncentraty. Zakupu dokonano w dniu 03.04.2007 r. W trakcie kontroli w dniu 13.09.2007 r. kontrolujący przeprowadził inwentaryzację drogą spisu z natury zakupionych od firmy Rajchem środków czystości i stwierdził, Ŝe w ciągu 5 miesięcy od dnia zakupu środki te nie były w ogóle uŝytkowane. Wyniki kontroli zawarto w załączniku nr 15 stanowiącym Notatkę z czynności kontrolnych dokonanych przez kontrolującego w obecności 2 pracowników szkoły. W trakcie 2007 r. od 01.01.2007 do 31.08.2007 w ZPS w Przewłoce nie dokonano Ŝadnego innego zakupu środków czystości, a zakupione od firmy Rajchem nie były uŝytkowane. Szkoła wymaga codziennego kompleksowego sprzątania korytarzy, sal, łazienek, kuchni i stołówki. Z dokumentacji roku 2006 ( załącznik nr 16 do protokołu) wynika, Ŝe w dniu 28.12.2006 r. zakupiono środki czystości na kwotę 954,47 zł według faktury nr 2078/. od firmy Kliszczyński w Parczewie. Od 1 stycznia do końca sierpnia 2007 r. szkoła korzystała właśnie z tego zakupu. Zakup obejmował nie tylko środki chemiczne do mycia, ale równieŝ tabletki do zmywarek, szczotki, ścierki, miotły, proszki do prania, rękawice, środki do udraŝniania rur, papierowe ręczniki itp. o wartości 414,39 zł, a same środki do mycia o wartości 540,08 zł. Na podstawie porównania faktur zakupu środków czystości w 2007 r. i 2006 r. stwierdzono równieŝ, Ŝe : - w 2006 r. zakupiono 5 l mydła w płynie za kwotę 44,53 zł ( pozycja 12 na fakturze nr 2078) - w 2007 r. zakupiono 5 l mydła w płynie za kwotę 674,05 zł ( do obliczeń przyjęto średni koszt 1 litra zakupionego środka tj. 1887,35 przez 14 l = 134,81 zł x 5 l = 674,05 zł). Środki myjące zakupione w 2006 r. o wartości 540,08 zł wystarczyły na potrzeby szkoły na 8 miesięcy, a środki zakupione w kwietniu 2007 wyniosły 1887,35 zł i nie były uŝytkowane. W związku z powyŝszym nie celowe i niegospodarne było zakupienie środków czystości za 1887,35 zł, które nie były wykorzystywane, natomiast zamroŝono środki finansowe na inne potrzeby szkoły związane z zakupem materiałów i wyposaŝenia Protokół str. 8-9 Zestawienie Klasyfikacja budŝetowa Plan finansowy na dzień Według sprawozdania Rb-28S na 30.04.2007 r. 31.03.2007 30.04.2007 ZaangaŜowanie Wydatki W tym wydatki na archiwizację i środki czystości 80101 4210 17 000,00 17 000,00 8 281,95 8 153,70 2 770,18 80101 4300 5 000,00 5 000,00 4 490,84 4 060,84 2 700,00 80104 4210 4 000,00 4 000,00 3 486,09 3 486,09 0,00 80104 4300 2 270,00 2 270,00 2 050,06 1 782,50 1 300,00 RAZEM 6 770,18 do pkt 7 i 8: Gospodarnie i oszczędnie z uwzględnieniem faktycznych potrzeb jednostki i zaleceń pracodawcy zarządzać przyznanym budŝetem. Sprawozdania obejmującego: - informację o realizacji zaleceń pokontrolnych, - informację o stopniu realizacji poleceń będących w toku wykonywania, - w przypadku niezrealizowania poleceń informację o przyczynach takiego stanu, oczekuje się w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Pana/Panią zaleceń pokontrolnych.. 5
6