Technologie IT w pracy technika farmacji

Technologie IT w pracy technika farmacji Wykwalifikowany technik farmaceutyczny - zawód z przyszłością Publikacja dystrybuowana bezpłatnie Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Spis treści 1. Wstęp..... 2 1.1.Informacje podstawowe o systemie KS- Apteka WINDOWS....2 2. Sprzedaż........3 2.1. Do czego służy APW 11.......3 2.2. Operacje sprzedaży..... 4 2.3. Sprzedaż na receptę leku gotowego........4 2.4. Pacjent posiada wniosek na środki pomocnicze......7 2.5. Skradzione recepty..........8 2.6. Skradzione pieczątki.......9 2.7. Interakcje......9 2.8. Uprawnienia pacjenta.......9 2.9. Zamówienia.............11 2.10.Synonimy............11 2.11. PHARMINDEX.........12 2.12. Sprzedaż leków robionych..........12 2.13. Złożenie leku robionego.....13 2.14. Wystawienie faktury VAT.......15 2.15. Recepta do powtórzenia..... 17 2.16. Recepta farmaceutyczna.........17 2.17. Opcje dodatkowe sprzedaży.........18 2.18. Kolejka.........20 2.19. Raport kasowy fiskalny........22 2.20. Operacje magazynowe..........22 3. Zamówienia....23 4. Zakupy.......24 5. Magazyn...........27 6. Kontrola.......29 7. Zestawienia........30 8. Administrator.......31 9. Archiwer........31 10. Bibliografia..............31

1. Wstęp 1.1. Informacje podstawowe o systemie KS- Apteka WINDOWS KS Apteka WINDOWS jest systemem komputerowym przeznaczonym do obsługi apteki. System jest przeznaczony zarówno dla aptek małych jednostanowiskowych, jak i dla aptek, które posiadają wiele stanowisk pracy. System jest zgodny z obowiązującymi przepisami. Po uruchomieniu sytemu KS Apteka WINDOWS na ekranie pojawi się okno menadżera, z którego uruchamiane są wszystkie pozostałe moduły. Z poziomu tego okna można również ustawić niezbędne do pracy parametry, takie jak: numer stanowiska, czy katalog sieciowy. Rys. 1 Okno menadżera systemu aptecznego 2

2. Sprzedaż 2.1. Do czego służy APW 11 Program APW11 Sprzedaż jest podstawowym i zarazem najbardziej rozbudowanym programem Systemu. Sprzedaż leków jest prowadzona zgodnie z przepisami. Realizowana jest sprzedaż leków gotowych i recepturowych na wszelkie typy recept i wszelkie rodzaje odpłatności. Podczas sprzedaży cały czas prowadzona jest kontrola operacji wykonywanych przez personel. Podstawowa sprzedaż leków jest najczęściej używaną funkcją całego systemu. Po uruchomieniu programu ukaże się ekran pokazany na rysunku 2, a następnie okno sprzedaż (rys.3) Rys.2 Menu główne modułu Rys. 3 Okno sprzedaży 3

2.2. Operacje sprzedaży Operację sprzedaży można opisać w kilku punktach: 1) Pobrać receptę od pacjenta 2) Sprawdzić datę wystawienia recepty i określić jej termin ważności. System podpowiada daty dla recept 7 dniowych i 30 dniowych. 3) Określić rodzaj odpłatności leku. 4) Uzupełnić dane z recepty (kody kreskowe, datę wystawienia) 5) Wybrać lek z listy leków i określić ilość opakowań. 6) Podsumować pacjenta lub pobrać następną receptę. 7) Pobrać zapłatę i wydać zakupione leki. Jest to najprostszy algorytm sprzedaży dla leków gotowych. 2.3. Sprzedaż na receptę leku gotowego. Przychodzi pacjent do apteki, podchodzi do okienka sprzedaży podaje receptę i co dalej? Pobieramy receptę od pacjenta, określamy kolor/rodzaj recepty (rys. 4). Rys. 4. Okno sprzedaży wybór recepty Wyboru rodzaju/koloru recepty dokonujemy za pomocą klawiszy lub naciskając klawisz skrótu. W przypadku recepty Białej będzie to znak - lub klawisz B. Przy sprzedaży odręcznej będzie to znak + lub klawisz O. W przypadku pozostałych recept będzie to klawisz oznaczony pierwszą literą z nazwy. 4

Po tej operacji na ekranie pojawi się okienko z wprowadzaniem informacji z recepty (rys. 5). Informacje te przekazywane są w komunikacie elektronicznym do Narodowego Funduszu Zdrowia. Rys. 5 Okno wprowadzania kodów z recepty W oknie tym można dokonać odczytu kodów kreskowych z recepty za pomocą czytnika kodów kreskowych. Dane te można również wprowadzić ręcznie klawisz F4. Po naciśnięciu klawisza F4 w pole data wystawienia recepty wpisywana jest data bieżąca z możliwością jej poprawy. Poniżej przedstawiono wykaz możliwości wpisów i ustawień dla poszczególnej recepty dostępnych w oknie wprowadzania kodów z recepty: Znak. (kropka) możemy zmienić rodzaj recepty. Znak * (gwiazdka) pozwala zaznaczyć receptę jako wystawioną w trybie pro familia lub pro auctore. Alt+I pozwala zaznaczyć receptę jako receptę na import docelowy. F7 możemy wybrać z bazy lekarza. F12 możemy wybrać z bazy świadczeniodawcę. F11 możemy przenieść kody z poprzedniej recepty. Alt+F12 pozwala zaznaczyć receptę jako receptę weterynaryjną Ctrl+N Nie zamieniać (NZ) w przypadku gdy lekarz zaznaczy na recepcie by nie zamieniać danej pozycji, w systemie również musimy odnotować ten fakt i ustawić specjalny znacznik. 5

Ctrl+O Obcokrajowiec pozwala na zaznaczenie pacjenta, który jest obcokrajowcem nieposiadającym numeru PESEL, lecz opłacającym składki w NFZ. Wielokrotne użycie tej kombinacji klawiszy pozwala na wybór: numer PESEL, numer paszportu, numer poświadczenia NFZ, numer Karty Polaka Podczas odczytywania kodów z recepty, przy ustawieniu w programie APW41 Administrator, następuje automatyczna kontrola czy recepta nie pochodzi ze zbioru recept skradzionych. Po wyborze recepty i uzupełnieniu danych z recepty przechodzimy do wybrania leku z listy wpisując jego numer apteczny, podając jego nazwę handlową stosowaną w aptece lub odczytując kod kreskowy z opakowania. W zależności od decyzji pacjenta wydajemy odpowiedni lek. Apteka chcąc wydać odpowiednik musi zaznaczyć, że wydała odpowiednik i określić, co było pierwotnie przepisane na recepcie (kod EAN). Następnie wybieramy poziom odpłatność ( rys. 6) Rys. 6. Wybierz odpłatność Pamiętajmy, że należy rozliczać receptę zgodnie z od płatnością wskazaną przez lekarza. Po wybraniu w programie leku należy wybrać odpłatność taką, jak na recepcie. Program jest gotowy do wprowadzenia ilości sprzedawanego leku (rys. 7). Rys. 7. Wprowadzanie ilości Wpisujemy ilość sprzedawanego leku widniejącą na recepcie. Po wykonaniu tej operacji zostaje wyświetlona opcja ± Nadruk. Włożyć receptę do drukarki i nacisnąć klawisz 6

+ (druk normalny) lub (druk zagęszczony) na klawiaturze numerycznej. Z tyłu recepty zostanie wydrukowane rozliczenie recepty. Pamiętajmy o takim włożeniu recepty, aby nadruk nastąpił na jej odwrocie. Po tej operacji program jest gotowy do wprowadzania nowej pozycji sprzedaży. Kolejnym krokiem będzie podsumowanie pacjenta wybierając opcję * Zapłata (klawisz * na klawiaturze numerycznej). Ekran monitora przedstawia rysunek 8. Rys. 8. Okno sprzedaży po zakończeniu recepty Pobrać pieniądze i wydać resztę. Możemy wykorzystać funkcję Reszta (klawisz R) ułatwiającą dokonanie rozliczeń z pacjentem. 2.4. Pacjent posiada wniosek na środki pomocnicze W oknie sprzedaży należy nacisnąć klawisz Wniosek. W górnej części okna wprowadzania wniosku na środki pomocnicze (rys. 9) w module APW11 wyświetlone jest pole prezentujące numer umowy określany na podstawie wybranego przed sprzedażą refundatora. Ponadto zawartość okna wyboru środka pomocniczego dostępnego pod przyciskiem F7 ograniczona jest do pozycji z umowy. Po wpisaniu wszystkich danych z wniosku następuje wybór towaru. Znaczenie poszczególnych pól: Typ wniosku możliwość wyboru karty zaopatrzenia lub wniosku na zaopatrzenie, Nr wniosku numer wniosku na środki pomocnicze, Kod sprzętu kod przedmiotu ortopedycznego lub środka pomocniczego według NFZ, 7

Kod ministr. kod przedmiotu ortopedycznego lub środka pomocniczego według Ministerstwa Zdrowia, Limit wartości limit wartości przedmiotu ortopedycznego lub środka pomocniczego, Limit ilości limit ilości przedmiotu ortopedycznego lub środka pomocniczego, Data wystawienia data wystawienia wniosku na przed miot ortopedyczny lub środek pomocniczy, Nr jedn. chor. kod rodzaju schorzenia, Data pocz. okresu początek okresu, za który pobrano przedmioty (dotyczy tylko karty zaopatrzenia), Rys. 9 Wprowadzenie wniosku na środki pomocnicze 2.5. Skradzione recepty. Jest to opcja służąca do rejestracji komunikatów o skradzionych numerach recept. Funkcja uruchamiana jest skrótem Shift + F10, po jej wywołaniu widoczna jest lista komunikatów o skradzionych receptach. Każdy komunikat może zawierać dowolną listę zakresów zastrzeżonych numerów 8

2.6. Skradzione pieczątki Funkcja służąca do rejestrowania komunikatów o skradzionych pieczątkach lekarskich wywoływana kombinacją klawiszy Alt + F11. Klawiszem F3 możemy podejrzeć kartotekę komunikatu, a klawiszem F4 ją wyedytować. Podczas wprowadzania kodu lekarza na recepcie sprawdzane jest, czy w bazie skradzionych pieczątek istnieje lekarz o tym samym numerze prawa wykonywania zawodu i w razie obecności wyświetlane jest stosowane ostrzeżenie. 2.7. Interakcje Moduł interakcji jest specjalnym modułem służącym do wspierania decyzji farmaceuty, kontrolującym zachodzące interakcje pomiędzy lekami. Interakcje podzielone są na trzy kategorie zwane WAGĄ INTERAKCJI. Po wykryciu interakcji możemy zobaczyć ile ich jest, dowiedzieć się na czym polegają oraz jaka jest ich waga. Waga 1 oznacza interakcje o niedużym znaczeniu, waga 2, że są one dość istotne, natomiast waga 3 dyskwalifikuje jednoczesne zażywanie tych preparatów. Wszystkie znalezione sa interakcjami między głównymi preparatami. Moduł interakcji funkcjonuje w oparciu o BAZĘ BLOZ. Z listy leków wybieramy kolejno dwa preparaty. Po zatwierdzeniu drugiego preparatu komputer automatycznie zaczyna szukać interakcji między nimi. Kontrola interakcji w żaden sposób nie ogranicza wydawania leków. Wszystkie wyświetlane informacje są jedynie ostrzeżeniami, a po ich potwierdzeniu możemy normalnie wydawać leki. 2.8. Uprawnienia pacjenta Podczas sprzedaży kombinacją klawiszy Ctrl+F5 możemy wybrać uprawnienie pacjenta. Do niektórych z nich jest automatycznie przypisany rodzaj odpłatności na receptę. 9

Rys. 10 Uprawnienia pacjenta Znaczenie skrótów przedstawionych w oknie zmiany uprawnienia: BRAK umożliwia skasowanie dodatkowych uprawnień pacjenta, ZK Honorowy dawca krwi, IB Inwalida wojenny, IW Inwalida wojskowy, PO Żołnierz zasadniczej służby wojskowej, AZ Osoba z prawem do otrzymywania leków refundowanych na podstawie ustawy o zakazie stosowania wyrobów zawierających azbest, WP Żołnierz zawodowy, CN Kobieta ciężarna nieubezpieczona, DN Dziecko nieubezpieczone, IN Osoby nieubezpieczone, ale posiadające uprawnienia do wydawania leków refundowanych (m.in. wynikające z przepisów kodeksu karnego, ustawy o wychowaniu w trzeźwości, o przeciwdziałaniu narkomanii, przepisów wynikających z ustawy o ratownictwie medycznym i innych wymienionych w art. 12 ustawy zdrowotnej), BW Osoby nieubezpieczone spełniające kryteria pomocy społecznej, posiadające decyzję wójta, burmistrza lub prezydenta uprawniającą do korzystania ze świadczeń opieki zdrowotnej. 10

OR Osoba represjonowana, 47CN Cywilne niewidome ofiary działań wojennych, 47 MON Uprawnieni żołnierze lub pracownicy w zakresie leczenia urazów lub chorób nabytych podczas wykonywania zadań poza granicami państwa. 2.9. Zamówienie Często podczas sprzedaży zauważamy, że pewnych leków zaczyna brakować. W takiej sytuacji możemy skorzystać z opcji F2 ZAMÓWIENIE rys. 11, która pozwoli nam zaznaczyć dany lek do zamówienia. Możemy zrobić to na dwa sposoby: tylko ustawić znacznik, że lek ma być zamówiony lub ustawić znacznik i wpisać ilość do zamówienia. Bardzo pomocną opcją będzie funkcja odszukaj F7 pozwalająca odnaleźć towar po jego numerze aptecznym. W przypadku kiedy popełniliśmy błąd, daną pozycję możemy poprawić naciskając na tej pozycji ponownie klawisz Enter, usunąć daną pozycję klawiszem F8 lub usunąć całe zamówienie funkcją Alt+F8. Za pomocą klawisza F5 możemy dopisać uwagi do zamówienia. Z poziomu opcji ZAMÓWIENIE możemy również podejrzeć kartę leku, posłuży nam do tego klawisz F3. Istnieje również możliwość dopisania do zamówienia pozycji z bazy KS-BLOZ (klawisz F2). Rys. 11. Zamawianie leków 2.10. Synonimy Synonimy to specjalna opcja wykorzystywana najczęściej podczas sprzedaży ekspedycyjnej F10, na przykład w przypadkach gdy leku zabrakło akurat na magazynie, a poszukujemy najbliższego odpowiednika. Możemy co prawda skorzystać ze standardowych katalogów leków, ale poniższa opcja odszuka je zdecydowanie szybciej. 11

Rys. 12. Synonimy 2.11. PHARMINDEX Oprócz informacji o SYNONIMACH czy INTERAKCJACH, system KS-APTEKA umożliwia dostęp do Kompendium leków PHARMINDEX. Kompendium leków PHARMINDEX to pełna fachowa informacja o wszystkich lekach posiadających rejestr Ministerstwa Zdrowia obecnych na polskim rynku, zawierająca w każdym opisie: nazwę handlową i nazwę międzynarodową leku, kod ATC, skład, działanie, wskazania, przeciwwskazania, środki ostrożności, informacje o stosowaniu w ciąży i okresie karmienia piersią, działania niepożądane, dawkowanie. Dostęp do Kompendium uzyskujemy podczas sprzedaży, korzystając z kombinacji klawiszy Shift+F4 2.12. Sprzedaż leków robionych Operacja sprzedaży leków robionych jest operacją dwuczęściową. Pierwsza część sprzedaży przebiega w taki sam sposób, jak podczas sprzedaży leków gotowych (pobranie recepty, wybór leku, podliczenie, wydanie, itp.), druga natomiast polega na wycenie leku robionego na podstawie wartości poszczególnych jego składników i wytworzeniu go. Do tego dochodzą dwie dodatkowe funkcje związane z lekami robionymi: leki robione o 12

stałym składzie i leki robione o zmiennym składzie. Różnica pomiędzy nimi sprowadza się do tego, czy znamy ich skład przed ich wyprodukowaniem, czy też poznajemy go dopiero w trakcie realizacji recepty. Skład leków o stałym składzie jest zdefiniowany w bazie leków. Zaklasyfikowanie leku robionego, jako leku robionego o stałym składzie zależy tylko od użytkownika, najczęściej będą to typowe leki robione występujące na danym terenie. Sprzedaż leków robionych o stałym składzie nie różni się niczym od sprzedaży leków gotowych. Podczas sprzedaży takich pozycji (każda z nich posiada normalną kartę leku z odpowiednim numerem) program automatycznie dokonuje składu leku na podstawie informacji zawartych na karcie leku i zdejmuje ze stanów magazynowych ilości potrzebnych składników. 2.13. Złożenie leku robionego Jak już wspominaliśmy sprzedaż leków robionych przebiega w dwóch etapach. Sprzedaż opisaliśmy wcześniej, teraz zajmiemy się złożeniem leku robionego. Złożenie leku umożliwia opcja RECEPTURA dostępna podczas poprawy sprzedaży (poprawę uruchamiamy klawiszem P w trakcie sprzedaży ekspedycyjnej). Opcję uruchamiamy wybierając ją z menu lub naciskając klawisz R. Praktyczne uwagi: Opcja RECEPTURA działa tylko wtedy, gdy bieżącą pozycją jest lek robiony (ustawiony w linii edycji w czasie poprawy). Klawisz F7 przełącza tryb wyświetlania listy sprzedaży między wszystkimi lekami, a lekami robionymi (jeżeli składamy więcej leków robionych, włączenie trybu wyświetlania tylko leków robionych przyspiesza odnalezienie leku). Można wykorzystać opcję szukania niezłożonego leku robionego (w dolnym pasku menu WYSZUKAJ lub klawisz W). Opcja znajduje i ustawia w linii edycji ostatni niezłożony lek robiony. Ponowne użycie opcji znajduje następny niezłożony lek robiony. Szukanie leku można przerwać klawiszem Esc w trakcie wykonywania operacji. Po uruchomieniu funkcji możemy przystąpić do składania leku. Aby złożyć wcześniej sprzedany lek robiony należy: Uruchomić poprawę sprzedaży (klawisz P). Na podstawie recepty odnaleźć żądany lek robiony (ustawić w linii edycyjnej) możemy skorzystać z opcji odszukania ostatniego niezłożonego leku robionego (klawisz W). Uruchomić opcję RECEPTURA (klawisz R). 13

Wybieramy opcję DODAJ (klawisz Enter). Wybieramy składnik leku robionego z listy (w identyczny sposób jak przy sprzedaży). Powtarzamy operacje 4 5 do wyczerpania wszystkich składników leku robionego. Przy ostatnim składniku możemy zastosować opcję AD uzupełnij do wartości. Na przykład, jeśli cały lek musi ważyć 1000g, a wydane już składniki mają łączną wagę 350g i ostatnim będzie woda destylowana, to wpisujemy ad1000 i program sam wyliczy ile powinien dołożyć wody destylowanej (w tym przypadku będzie to 650g). Pamiętajmy jednak o tym, że wszystkie składniki tego leku muszą być na magazynie w tej samej jednostce miary. Kończymy składanie klawiszem Esc (program wraca do poprawy sprzedaży i automatycznie uzupełnia wszystkie wprowadzone składniki oraz wartość złożonego leku). Dodatkowo, funkcją w poprawie sprzedaży wywoływaną literą G, możemy wprowadzić godzinę odbioru leku drukowaną w odpowiedniej ewidencji w module AP21. Godzina ta jest zapamiętywana w pierwszym składniku takiego leku. Wprowadzić wartość leku recepturowego do modułu fiskalnego naciskając klawisz D. Rys. 13. Dopisywanie składnika Recepta symbol recepty, Nr recepty numer recepty (w ramach rodzaju recepty oraz kolejny numer w ramach wszystkich recept), Nr klienta numer pacjenta, Data dokładna data sprzedaży (nie złożenia), 14

Godzina dokładna godzina sprzedaży, Wartość bez taxy laborum wartość leku bez taxy laborum, Wartość taxy laborum wartość taxy laborum, Wartość z taxą i marżą całkowita wartość leku, Zapłata pacjenta kwota zapłacona przez pacjenta, Kwota refundowana kwota jaka będzie zwrócona przez refundatora. 2.14. Wystawienie faktury VAT Wystawienie faktury bezpośrednio przy sprzedaży Pacjent prosi o fakturę VAT wybieramy więc opcję FAKTURA (klawisz F) po podsumowaniu pacjenta opcją * ZAPŁATA. Wpisujemy odpowiednie dane w poszczególne okienka. Rys. 14. Wystawianie faktury dla pacjenta 15

Rys. 15. Dane nagłówkowe faktury Znaczenie poszczególnych pozycji: Data sprzedaży pole zawiera datę sprzedaży (wpisywana automatycznie). Faktura nr numer wypisywanej faktury (wpisywany automatycznie), jeżeli chcemy wpisać inny numer naciskamy klawisz F4. Data wystawienia ustawieniem domyślnym jest bieżąca data, można ją zmienić wpisując inną datę. Typ odbiorcy określa typ odbiorcy, mamy do dyspozycji odbiorców jednorazowych (klawisz F3) i odbiorców stałych wybieranych z listy odbiorców (klawisz F2). Nazwa odbiorcy dokładna nazwa odbiorcy. Adres odbiorcy dokładny adres odbiorcy. NIP odbiorcy numer identyfikacji podatkowej odbiorcy. Forma zapłaty określa formę zapłaty za fakturę: gotówka, przelew lub czek (w przypadku wyboru czeku musimy podać jego numer). Faktura kredytow. określa czy faktura ma być kredytowana. W przypadku wystawiania faktury kredytowanej wprowadzamy dodatkowo termin płatności za fakturę i wielkość wpłaty. Osoba odbierająca określa dane osoby odbierającej fakturę, informacja drukowana jest w miejscu podpisu osoby uprawnionej do odbioru faktury VAT. Drukuj fakturę wybór rodzaju drukowanego dokumentu sprzedaży. Możemy wybrać 1 z 3 opcji: o Drukuj faktura zostanie wydrukowana na drukarce opcja standardowa. o Nie drukuj faktura zostanie wystawiona, ale nie zostanie wydrukowana. Taką fakturę możemy wydrukować korzystając z opcji POPRAWA, co pozwala na zbiorcze wydrukowanie dokumentów sprzedaży z całego dnia na zapleczu apteki. o Dla Opieki faktura zostanie wydrukowana z dodatkowym rozliczeniem przeznaczonym dla Opieki Społecznej (informacja o wartości zapłaty do limitu), gdyż tylko taka wartość może być zwrócona przez Opiekę Społeczną. o Opcje Ctrl+F10 wydruk może być wykonany wraz ze specyfikacją odpłatności lub z dodatkowym rozliczeniem dla opieki społecznej, ewentualnie w rozbiciu zapłaty na zapłatę opieki i zapłatę pacjenta. 16

2.15. Recepta do powtarzania W przypadku przyjęcia recepty z adnotacją do powtarzania, po zrealizowaniu części recepty należy wydrukować pacjentowi nową receptę z ilością leku pomniejszoną o zrealizowaną przez aptekę. W przypadku takich recept korzystamy ze specjalnej funkcji oznaczonej literą B lub bezpośrednio. Odpis B w trybie poprawy sprzedaży. Po wywołaniu tej opcji na ekranie pokaże się okienko, które należy odpowiednio uzupełnić. Rys. 16. Odpis recepty 2.16. Recepta farmaceutyczna Aptekarz ma prawo wystawić receptę na lek sprzedawany tylko na recepty, gdy zachodzi wyższa konieczność, np. ratowanie życia. W systemie KS-APTEKA możliwość taką udostępnia funkcja RECEPTA FARMACEUTYCZNA. Recepta farmaceutyczna jest receptą pełnopłatną, rozliczaną przez system jak recepta biała pełnopłatna. Aby dokonać sprzedaży na receptę farmaceutyczną należy nacisnąć klawisze Alt+F5, sprzedać wybrany lek, następnie uzupełnić dane pacjenta i określić podstawę wydania. Etapem końcowym będzie wydrukowanie takiej recepty. 17

Rys. 17. Recepta farmaceutyczna 2.17. Opcje dodatkowe sprzedaży Baza leków Wszystkie leki sprzedawane w aptece mają swój własny numer, tzw. numer apteczny, po którym są rozpoznawane przez system. Nierozerwalnie z tym numerem związana jest tzw. karta leku. Karta leku zawiera wszystkie informacje związane z danym lekiem. Karta leku nie może być usunięta, może być tylko aktualizowana i zakładana. Do wykonywania operacji na bazie leków służy opcja BAZA LEKÓW wywoływana klawiszem F4 podczas sprzedaży ekspedycyjnej. Dokładny opis BAZY LEKÓW znajduje się w module APW22 Kartoteki. Baza pacjentów/odbiorców Opcja umożliwia zakładanie i edycję aptecznej bazy stałych pacjentów. Informacje te mogą nam posłużyć np. do: wystawienia faktur (wzorem innych jednostek handlowych), udzielania rabatów, realizacji wniosków na środki pomocnicze, rejestracja pacjentów; znajduje również zastosowanie podczas sprowadzania leków w imporcie docelowym. Opcja jest wywoływana po naciśnięciu klawisza F6. Dokładny opis znajduje się w module APW22 Kartoteki Aby zorientować się, jakie i ile leków zakupił wybrany stały pacjent możemy użyć powyższej opcji. Po wywołaniu opcji klawiszami Ctrl+F6 i wybraniu z bazy pacjenta, którego zakupy chcemy przejrzeć, program wyświetli listę sprzedanych leków. Interesujące nas leki będą podświetlone, na tle ogólnej listy sprzedaży wyświetlanej w kolorach przyciemnionych. Wydrukowanie leków zakupionych przez stałego pacjenta umożliwia klawisz F10. Podczas drukowania podajemy okres czasu jaki ma zostać uwzględniony podczas drukowania zestawienia. Wyjście z opcji następuje po naciśnięciu klawisza Esc. Funkcja dostępna jest również podczas poprawy sprzedaży. 18

Baza lekarzy Baza lekarzy jest funkcją analogiczną do bazy pacjentów. Umożliwia rejestrację lekarzy i wszystkich wystawionych przez nich recept. Wywołujemy ją klawiszem F7. Szczegółowy opis znajduje się w module APW22 Kartoteki. Funkcja ta jest uzupełnieniem powyższych funkcji. Pozwala przejrzeć i wydrukować zestawienie wszystkich recept wystawionych przez wybranego lekarza. Wywołanie funkcji następuje po naciśnięciu klawiszy Ctrl+F7. Po wybraniu lekarza z bazy lekarzy zostaje wyświetlone okienko zawierające informacje o sprzedaży: datę sprzedaży, numer pacjenta i jego recepty, numer leku w aptece, nazwę leku, sprzedaną ilość, jednostkę miary leku, zapłatę. Klawisz F10 umożliwia wydrukowanie zestawienia z uwzględnieniem okresu za jaki ma zostać sporządzone. Funkcja dostępna jest również podczas poprawy sprzedaży. Baza świadczeniodawców Funkcja służąca do rejestracji recept od danego świadczeniodawcy podczas sprzedaży ekspedycyjnej. Wywoływana jest klawiszem F12 podczas wpisywania informacji z recepty. Szczegółowy opis bazy Świadczeniodawców znajduje się w module APW22 Kartoteki. Baza BLOZ Baza KS-BLOZ jest ogólnopolską bazą leków i środków ochrony zdrowia. Jest to jedna z największych tego typu baz dostępnych w Polsce. Aktualizowana jest w cyklu codziennym. Użytkownik może tylko przeglądać zamieszczone w niej informacje, nie ma możliwości zmiany zamieszczonych tam danych. Bazę BLOZ przeglądamy po naciśnięciu klawiszy Alt+F9 podczas sprzedaży ekspedycyjnej. Dokładny opis użytkownik znajdzie w module APW22 Kartoteki. Sprzedaż z zamówienia na import docelowy. W programie APW14 Magazyn istnieje specjalna opcja pozwalająca rejestrować wnioski na import docelowy dla wybranego odbiorcy. Po rejestracji wniosku i sprowadzeniu danego medykamentu korzystamy z opcji SPRZEDAŻ Z ZAMÓWIENIA dostępnej pod klawiszem F12 podczas sprzedaży ekspedycyjnej. Rys. 18. Wnioski na import docelowy 19

2.18. Kolejka Zdarza się, że podczas obsługi pacjenta nagle okazuje się, że np. z powodu braku przy sobie pieniędzy nie jest on w stanie odebrać leków, może jednak w krótkim czasie wrócić z pieniędzmi do apteki. W takim wypadku należałoby wszystkie wprowadzone do komputera pozycje usunąć jeszcze przed ich zafiskalizowaniem, a po powrocie pacjenta ponownie je wprowadzić. Zważywszy jednak na to, że mamy już przygotowane wszystkie leki oraz na to że pacjent w krótkim czasie jest w stanie wrócić, warto byłoby mieć możliwość chwilowego odłożenia na bok takich sprzedaży i zafiskalizowania ich w momencie odbioru. Taką operację umożliwia funkcja kolejki. Funkcja ta umożliwia przeniesienie wszystkich niezafiskalizowanych pozycji aktualnie obsługiwanego pacjenta do tzw. kolejki. Operacja ta jest w zasadzie równoważna pojęciu rezerwacji. Pozycje te nie znajdują się już w magazynie, nie można ich zatem sprzedać, nie ma ich jednak również w sprzedaży. Gdyby zatem pacjent nie pojawił się powtórnie po odbiór, bez żadnych konsekwencji związanych np. z fiskalizacją, można kolejkę usunąć, a poszczególne pozycje trafią z powrotem do magazynu. Potwierdzenie przeniesienia pozycji ostatniego klienta do kolejki po naciśnięciu klawiszy Alt+F10 widoczne jest na rys. 19. Rys. 19. Przenoszenie sprzedaży do kolejki Wprowadzanie uwag związanych z kolejką. W tym miejscu mamy również możliwość wybrania powodu przenoszenia sprzedaży do kolejki oraz pacjenta, którego dotyczy sprzedaż. Po włączeniu opcji w module APW41 Administrator APW11 Sprzedaż Ustawienia globalne, punkt 68, program będzie wymagał, aby informacje o pacjencie i powodzie przenoszenia do kolejki były uzupełnione. Na ekranie wyświetlane jest wtedy pytanie i po jego potwierdzeniu mamy możliwość wpisania uwag związanych z pozycjami z tej kolejki. Ponieważ w kolejce mogą znajdować się pozycje dla różnych osób, uwagi te powinny pozwolić zidentyfikować pozycje z tej kolejki podczas odbioru leków. Podczas wprowadzania pozycji do kolejki możemy również pobrać zaliczkę od pacjenta. Pokwitowanie za pobraną zaliczkę zostanie wydrukowane na drukarce fiskalnej. Po przeniesieniu pozycji wyświetlany jest komunikat jak na rys. 20. 20

Rys. 20. Potwierdzenie przeniesienia do kolejki W chwili kiedy chcemy z powrotem przenieść pozycje z kolejki do sprzedaży naciskamy klawisz F10. Na ekranie pojawi się lista kolejek (rys. 21). Pod każdą taką pozycją kolejki może się kryć wiele pozycji sprzedaży przeznaczonych dla danej osoby. Oprócz kolumny z uwagami (klawisz F5), pozwalającej zidentyfikować daną kolejkę możliwe jest upewnienie się, jakie konkretnie pozycje należą do danej kolejki poprzez podgląd pozycji wywoływany klawiszem F3 (rys. 22). Rys. 21. Sprzedaż z kolejki Rys. 22. Zawartość pozycji kolejki Po wskazaniu wybranej kolejki, klawiszem Enter zatwierdzamy sprzedaż. Wszystkie pozycje są automatycznie przenoszone do sprzedaży. Operacja przenoszenia pozycji do kolejki i z powrotem do sprzedaży może być wykonywana wielokrotnie. W ten sposób mamy możliwość dokonywania w zasadzie dowolnych operacji na poszczególnych pozycjach w kolejce, np. usunięcie wybranej, jednej pozycji z kolejki. Oczywiście takie przenoszenie tam i z powrotem jest możliwe tylko przed zafiskalizowaniem pozycji. Oprócz pozycji zafskalizowanych do kolejki nie mogą być przenoszone pozycje skorygowane (przez Alt+K) lub same będące pozycjami korygującymi. 21

2.19. Raport kasowy fiskalny Opcja dostępna w połączeniu z drukarkami fiskalnymi, umożliwia sporządzenie podstawowych raportów fiskalnych rys. 23 Rys. 23. Raport fiskalny Aby sporządzić raport fiskalny (drukowany na urządzeniu fiskalnym) należy wybrać opcję RAPORT KASOWY FISKALNY z menu głównego, następnie wskazać, który raport chcemy wydrukować: RAPORT DOBOWY wykonywany codziennie po za kończeniu pracy na danym stanowisku (rys. 136). RAPORT ŁĄCZNY OKRESOWY łącznie kilka raportów dobowych np. za kilka dni (warunek wcześniej muszą być wykonane raporty dobowe). RAPORT SZCZEGÓŁOWY OKRESOWY. 2.20. Operacje magazynowe Jest to zestaw funkcji służący do tworzenia i przeglądania różnego rodzaju dokumentów rozchodu z magazynu. Poza obrotem detalicznym, mogą to być dokumenty typu: przesunięcia magazynowe, straty i nadwyżki, darowizny, utylizacja. Dodatkowo w operacjach magazynowych możemy obsłużyć zamówienia, które spływają ze sklepu internetowego, jeśli apteka prowadzi internetową sprzedaż. W operacjach magazynowych jest również możliwe wystawienie korekty do danej operacji magazynowej. Istnieją również specyficzne operacje jak np. rezerwacja leku dla pacjenta czy danej jednostki organizacyjnej. 22

3. Zamówienia APW12 ZAMÓWIENIA Zadaniem modułu APW12 jest wspomaganie kierownictwa apteki w ekonomicznie racjonalnej gospodarce magazynem, poprzez utrzymywanie jak najniższych stanów magazynowych, przy jednoczesnym zagwarantowaniu zachowania obrotów na jak najwyższym poziomie. Wspomaganie to jest realizowane przy pomocy automatycznego tworzenia zamówień w oparciu o historyczne dane dotyczące sprzedaży poszczególnych leków zgromadzone w systemie. Równorzędnym celem modułu jest automatyczne wyszukiwanie najkorzystniejszych ofert u poszczególnych dostawców apteki oraz wspomaganie samego procesu zamawiania towaru od strony technologicznej. W celu wygenerowania zamówienia po raz pierwszy, należy ustawić kilka parametrów, które będą miały wpływ na zawartość tworzonego zamówienia. Operacje te wykonane zostaną tylko jeden raz. Następnym razem cały proces zamawiania może odbyć się automatycznie. Kolejnym krokiem przy tworzeniu zamówienia jest ustalenie norm magazynowych na podstawie sprzedaży w ostatnim czasie. Dysponując obliczoną listą braków, program potrafi na podstawie kilku kryteriów przydzielić zamawiane leki do konkretnych hurtowni. Po wygenerowaniu zamówień pozostaje już tylko przekazać je do poszczególnych hurtowni. Istnieje wiele metod na dostarczenie utworzonego zamówienia jedne mniej, inne bardziej czasochłonne. Najprostszym sposobem, ale jednocześnie najbardziej czasochłonnym jest zamawianie telefoniczne. Znacznie szybszą metodą przekazania zamówienia jest przesłanie go drogą elektroniczną. Można w tym celu wykorzystać dyskietkę, modem lub połączenie internetowe. Natomiast znacznie lepszym sposobem wysyłania zamówienia jest skorzystanie z modemu lub stałego łącza internetowego. Dzięki takiemu rozwiązaniu można zyskać na czasie, gdyż przesłanie tą drogą zamówienia trwa najwyżej kilka minut, a ponadto apteka otrzymuje z hurtowni elektroniczne potwierdzenie zamówienia. Oprócz metod tworzących zamówienia automatycznie, które zostały opisane wcześniej, w programie jest również możliwość stworzenia zamówienia ręcznie, pozycja po pozycji. 23

Normy Normy magazynowe przechodzą przez bufor norm zanim zostaną wpisane na kartę towaru. Na danych znajdujących się w buforze można eksperymentować licząc wartości normatywne, a także wprowadzać ręczne poprawki. Po korektach trzeba bufor ostatecznie zatwierdzić. Korekty bufora norm dokonuje się poprzez wpisanie wartości normatywnej w kolumnie nowa norma. Czasami może zaistnieć potrzeba dokonania prostych modyfikacji w bazie norm magazynowych, bez potrzeby ponownego uruchamiania generatora norm. W tym celu można wykorzystać opcje poprawy bazy norm magazynowych w menu NORMY. Oferty Funkcja ta umożliwia szybkie zapoznanie się z asortymentem dostawcy. Na podstawie oferty przesłanej na dyskietce aptekarz może sporządzić zamówienie i tą samą droga przesłać je do hurtowni. Aby przejrzeć pełna ofertę wybranej hurtowni należy wybrać ja z listy ofert znajdującej się w pajączku. W przypadku gdy w bazie danych znajdują się nie aktualne oferty możliwe jest ich usunięcie. Promocje Funkcja umożliwia zamawianie towarów objętych promocjami. Promocje mogą być dostarczane tylko i wyłącznie przez dostawców systemu KS- EWD. Także zamawianie towarów może odbywać się tą drogą. Gdy dany towar zostanie zamówiony z promocji zmianie ulegnie ikona informująca nas o tym, że towar będzie zamawiany z promocji. W przypadku gdy apteka dysponuje oferta dostawcy może chcieć zamówić towary na podstawie tej oferty. W programie jest także możliwość ręcznego dopisywania pozycji. 24

4. Zakupy Moduł APW13 Zakupy umożliwia przyjmowanie towarów do magazynu apteki, wprowadzanie faktur za pomocą internetu, modemu, z dyskietki bądź dysku oraz ręcznie. Umożliwia wprowadzanie poprawek w trakcie przyjmowania dokumentów, a także wprowadzanie poprawek do dokumentów już przyjętych na magazyn. Moduł umożliwia również drukowanie etykiet z kodami kreskowymi dla towarów oraz tworzenie dokumentacji przetargowej. Każdy dokument zakupu (faktura, przesunięcie MM itp.), aby był widoczny w systemie KS-APTEKA Windows, musi zostać wcześniej do niego wprowadzony. Moduł pozwala wprowadzać dokumenty wpisane ręcznie, przysłane na dyskietkach lub za pośrednictwem modemu telefonicznego czy też Internetu. W buforze znajdują się wszelkie dokumenty zakupu zanim zostaną ostatecznie zaakceptowane i trafią do magazynu. W następnych podpunktach przedstawione zostaną możliwe operacje na buforze. Najprostszy sposób wprowadzania dokumentu do magazynu polega na ręcznym przepisaniu zawartych na nim pozycji do komputera. Po wprowadzeniu danych nagłówkowych należy kolejno wprowadzić wszystkie pozycje dokumentu. W oknie tym należy kolejno wpisać: - ilość - stawka VAT - cena zakupu - cena zakupu po rabacie - cena detaliczna - marża - cena detaliczna leku 25