Protokół Kontroli przeprowadzonej w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu Kontrolę w dniach 15-16.03.2007 r. w oparciu o Zarządzenie Nr 16 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 12 marca 2007 r. przeprowadził zespół kontrolny w składzie: 1.Przewodniczący - Beata Waltrowska 2.Członek - Donata Zarzycka Kontrolą objęto: 1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki, 2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł, 3. Sposób prowadzenia inwentaryzacji, 4. Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Informacji i wyjaśnień w toku kontroli udzielali: -Dyrektor Poradni -Główna Księgowa - Zbigniew Koziński - Halina Pawela Dane ogólne. Ostatnio prowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe w Międzyrzeczu miała miejsce w dniu 30.03.2006 r. i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie: 1.Przewodniczący - Remigiusz Biłous Skarbnik Powiatu 2.Członek - Andrzej Wański - Sekretarz Powiatu 3.Członek - Donata Zarzycka -Naczelnik Wydziału Finansów 4.Członek - Anna Spychała - Podinspektor w Wydziale Finansów w oparciu o Zarządzenie Nr 10 z dnia 17.03. 2006 r. Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych. Kontrolujący dokonali sprawdzenia wykonania zaleceń w zakresie: 1.dostosowania zasad obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych do potrzeb jednostki, 2.uchylenia Regulaminu nagradzania z Zakładowego Funduszu Nagród, 1
3.sporządzania protokołu na okoliczność przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze weryfikacji aktywów i pasywów, 4. poprawnego ewidencjonowania dochodów z tytułu odsetek od środków na rachunku bieżącym. W zakresie pkt.1 stwierdzono, że Dyrektor wydał Zarządzenie Nr 1/2007 z dnia 17.01.2007 r. regulujące zasady rachunkowości i kontroli wewnętrznej od dnia 01.01.2007 r..ustosunkowanie się do treści ww. zarządzenia w pkt. I protokółu. W przedłożonych do kontroli aktualnie obowiązujących w jednostce procedurach nadal figuruje i nie został uchylony ( kontrolującym nie przedłożono Decyzji/Zarządzenia w tej sprawie) Regulamin nagradzania z Zakładowego Funduszu Nagród. W 2007 r. inwentaryzacja przeprowadzona w drodze weryfikacji aktywów i pasywów za 2006 r. została udokumentowana. Prawidłowo ewidencjonowane są odsetki od środków na rachunku bankowym. I. Przestrzeganie procedur obowiązujących w działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Zarządzeniem Nr 1/2007 z dnia 17.01.2007 r. Dyrektor Poradni Psychologiczno- Pedagogicznej w Międzyrzeczu ustalił zasady rachunkowości i kontroli wewnętrznej w jednostce. Ustalone zasady rachunkowości mówią o stosowaniu przez jednostkę rachunkowości uproszczonej nie precyzując w sposób szczegółowy zasad zastosowanych uproszczeń. Zgodnie z art. 10 ust.1 pkt.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. (Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.) polityka rachunkowości winna określać metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego czego w ww. Zarządzeniu nie dokonano. W oparciu o sporządzone zestawienie obrotów i sald za okres od 01.01.2007 r. do 28.02.2007 r. (Dowód: wydruk komputerowy zestawienia obrotów i sald) kontrolujący ustalili, że jednostka nie prowadzi obowiązującej ją w oparciu o Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych(dz.u. z 2006 r. Nr 142 poz.1020) ewidencji pozabilansowej na kontach: - 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, - 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Wyżej wymieniona ewidencja jest również niezbędna dla celów sprawozdawczych i bieżących analiz. W skład Zarządzenia wchodzi instrukcja, która to ustala jednolite zasady kwalifikacji i gospodarki środkami trwałymi oraz nisko-cennymi składnikami aktywów długotrwałego użytkowania, a także sprawowania nad nimi kontroli w Zespole Szkół Licealnych i Zawodowych w Sulęcinie. (Dowód: kserokopia Instrukcji) 2
O ile jednostka kontrolowana chciałaby skorzystać z ww. musi dostosować ją do swoich potrzeb, a przede wszystkim określić zasady z uwzględnieniem przepisów szczególnych określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z 2006 r. Nr 142 poz.1020). Załącznikami do Zarządzenia są też Regulamin kontroli wewnętrznej oraz tabela obiegu dokumentów. Kontrolujący stwierdzili, że w dalszym ciągu procedury obiegu dokumentów występujących w jednostce wymagają uzupełnienia. Nie określają one wszystkich dokumentów występujących w jednostce, w tym w zakresie obrotu kasowego. W jednostce nie sporządza się raportów kasowych, pobranie gotówki nie dokumentuje się dowodem kasa przyjmie, rozchody dotyczące pobranej gotówki czekiem zamieszcza się bezpośrednio pod wyciągiem bankowym, w którym nastąpił wykup czeku ale nie koniecznie w dniu dokonania faktycznej wypłaty. Zgodnie z art.24 ust.5 pkt.3 księgi uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli cyt. 3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekiem i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. W zakresie obowiązków Sekretarki Poradni w pkt.25 określono cyt. Pobiera, odpowiednio przechowuje i rozlicza wydawanie gotówki na bieżące utrzymanie szkoły, w pkt.16 określono cyt. Prowadzi ewidencję delegacji służbowych, rozlicza z ich realizacji, gromadzi i wypłaca środki na ten cel.(dowód: kserokopia zakresu czynności Sekretarki Poradni) Tym czasem, Główna Księgowa jak i Dyrektor jednostki poinformowali kontrolujących, iż nie ma osoby odpowiedzialnej za obrót gotówkowy a wypłaty ewentualnych należności za delegacje czy też rachunki dokonują dwie pracownice Poradni w tym Sekretarka z zaliczek stałych przyznanych im na ten cel w myśl Decyzji Nr 1/2004 Dyrektora PPP w Międzyrzeczu z dnia 01.09.2004.(Dowód: kserokopia Decyzji Nr 1/2004) W ww. Decyzji Dyrektor upoważnił również Sekretarkę Poradni do comiesięcznego dokonywania wypłat dla sprzątaczki poradni w formie czeku gotówkowego. Termin rozliczenia zaliczek określono do 15 grudnia roku rozliczeniowego. Postępowanie powyższe prowadzi do nieprawidłowości w zakresie obrotu gotówkowego. Przykłady: 1.W WB Nr 4 z dnia 05.01.2007 r. figuruje wykup czeku na kwotę 800,00 zł. W ramach powyższej kwoty dokonano wypłaty zaliczek stałych dla dwóch pracowników jednostki i sporządzono tzw. rozliczenie czeku zawierające elementy raportu kasowego. W obu przypadkach brak jest podpisu osoby dokonującej powyższych wypłaty. Mylnie określono termin rozliczenia jednej z zaliczek (20.12.2007 r.). W dniu 05.01.2007r. dokonano wypłaty zaliczki z wniosku o zaliczkę z dnia 10.01.2007 r. Brak dat w zakresie kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, zatwierdzenia do wypłaty.(dowód: kserokopia dwóch zaliczek, rozliczenie czeku) 3
2. W WB Nr 9 z dnia 12.01.2007 r. nastąpił wykup czeku na kwotę 491,90zł, z którego pod datą 12.01.2007 r. sporządzono zestawienie dokonanych wypłat z tyt. zwrotu kosztów za niżej opisane delegacje: - Nr 44/2006 w poleceniu wyjazdu Dyrektor nie określił środka transportu. Pracownik rozliczył podróż samochodem prywatnym. Rozliczenie nastąpiło w dniu 09.01.2007 r. tym czasem Główna Księgowa określa wpływ rozliczenia na 03.01.2007 r. Kwota wypłacona 23,50zł. Kontrolujący dokonali kontroli rachunkowej wypłata winna opiewać na kwotę 23,54zł - Nr 46/2006 w poleceniu wyjazdu Dyrektor nie określił środka transportu. Pracownik rozliczył podróż samochodem prywatnym. Rozliczenie nastąpiło w dniu 09.01.2007 r. tym czasem Główna Księgowa określa wpływ rozliczenia na 03.01.2007 r. Kwota wypłacona 56,40zł. Kontrolujący dokonali kontroli rachunkowej wypłata winna opiewać na kwotę 56,49zł. Odbiór gotówki 15.01.2007r. Nr 45/2006 w poleceniu wyjazdu Dyrektor nie określił środka transportu. Pracownik rozliczył podróż samochodem prywatnym. Rozliczenie nastąpiło w dniu 09.01.2007 r. tym czasem Główna Księgowa określa wpływ rozliczenia na 03.01.2007 r. Kwota wypłacona 37,60zł. Kontrolujący dokonali kontroli rachunkowej wypłata winna opiewać na kwotę 37,66zł. Odbiór gotówki 15.01.2007r. Nr 40/2006 w poleceniu wyjazdu Dyrektor nie określił środka transportu. Pracownik rozliczył podróż samochodem prywatnym. Kwota wypłacona 374,40zł. Kontrolujący dokonali kontroli rachunkowej wypłata winna opiewać na kwotę 374,40 zł. Odbiór gotówki 15.01.2007r. na kwotę 374,50zł -WB Nr 40 z dnia 26.02.2007 r. nastąpił wykup czeku na kwotę 873,13 zł, z którego pod datą 26.02.2007 r. sporządzono zestawienie dokonanych wypłat zwrotu kosztów za delegacje, fakturę, wypłaty wynagrodzeń. W zestawieniu wypłat figurują wypłaty zwrotu kosztów za podróże służbowe poniesione przez Dyrektora jednostki: 1)Delegacja Nr 2 z dnia 13.02.2007r. w miejscu podpisu zlecenia wyjazdu figuruje napis z up. starosty, pokwitowanie gotówki-74, 62 zł z 16.02.2007 r., natomiast zatwierdzenie do wypłaty oraz kontrola pod względem formalno-rachunkowym nastąpiła w dniu 26.02.2007 r. (Dowód: kserokopia delegacji Nr 2) 2) Delegacja Nr 3 z dnia 21.02.2007r. w miejscu podpisu zlecenia wyjazdu figuruje napis z up. starosty, pokwitowanie gotówki-62,70 zł z 22.02.2007 r., natomiast zatwierdzenie do wypłaty oraz kontrola pod względem formalno-rachunkowym nastąpiła w dniu 26.02.2007 r. (Dowód: kserokopia delegacji Nr 3) Kwota wypłaty winna opiewać na 62,77zł. W sporządzonym zestawieniu rozchodu gotówki z dnia 26.02.2007 r. figuruje wypłata gotówki z tyt. zwrotu kosztów za fakturę 0290/07/FUS z 14.02.2007r. na kwotę 64,65zł, brak jest jednak wskazania osoby na rzecz, której dokonano wypłat jak też jej podpisu ( pokwitowania odbioru gotówki). 4
II. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskanymi z innych źródeł. Kontrola wydatkowania środków za okres od 01.01.2007 r. do 28.02.2007 r. potwierdziła, że jednostka ponosiła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym. Poradnia Psychologiczna Pedagogiczna w okresie kontrolowanym nie zaciągała zobowiązań wymagalnych. Wydatki realizowano w sposób celowy. Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w kontrolowanym okresie. Dokumenty źródłowe poza wymaganymi podpisami oraz opisami merytorycznymi zawierają również informacje o trybie zamówienia publicznego. III. Sposób prowadzenia inwentaryzacji. Inwentaryzację środków trwałych oraz wyposażenia drogą spisu z natury oraz skontrum zbiorów bibliotecznych przeprowadzono w 2003r. na podstawie Zarządzenia Dyrektora Poradni Nr 10/2002/2003 z dnia 26 maja 2003. W dniu 30.12.2006 r. (sobota ) Zarządzeniem Nr 11/2006/2007 Dyrektor Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji w jednostce wszystkich aktywów i pasywów oraz druków ścisłego zarachowania. Podstawą wydania Zarządzenia był rozdz. III ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości oraz instrukcja służbowa INWENTARYZACJA wydana zarządzeniem Nr 9/2004 z dnia 03.12.2003 r., której to kontrolującym mimo prośby nie przedłożono. (W załączeniu: kserokopia Zarządzenia Nr 11/2006/2007) Stwierdzono, że w dniu 31.12.2006 r. (niedziela) zespół w składzie 3 osobowym powołany Zarządzeniem 10/2006/2007 dokonał inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania w postaci czeków gotówkowych. (Dowód: kserokopia Zarządzenia Nr 10/2006/2007, Protokół Inwentaryzacji Druków Ścisłego Zarachowania) Kontrolujący próbowali dokonać sprawdzenia danych wynikających z przeprowadzonej inwentaryzacji z danymi wynikającymi z ewidencji czeków prowadzonej w książce druków ścisłego zarachowania. Sposób prowadzenia książki nie daje możliwości ustalenia stanów ilościowych czeków przyjętych i rozchodowanych, gdyż ewidencję prowadzi się w stosunku do ilości przyjętych książeczek czekowych, a nie blankietów czeków. Ten sposób nie daje bieżącej informacji o stanie czeków zaprzychodowanych, rozchodowanych, anulowanych, osób które pobrały gotówkę czekiem, no i ostatecznie o stanie i numeracji pozostałych blankietów czekowych. Inwentaryzacji aktywów i pasywów w drodze weryfikacji dokonała Główna Księgowa, która na tę okoliczność sporządziła wykaz inwentaryzowanych składników wraz z podaniem sald kont weryfikowanych. (Dowód: kserokopia wykazu aktywów i pasywów). 5
IV. Przestrzeganie ochrony danych osobowych. Zarządzeniem Nr 9/06/07 z dnia 02.01.2007 roku Dyrektor Poradni wprowadził do użytku wewnętrznego Instrukcję w sprawie ochrony danych osobowych obowiązującą wszystkich pracowników pedagogicznych i administracyjnych poradni (kserokopia instrukcji w załączeniu do protokołu). We wprowadzonej instrukcji nieprecyzyjnie określono administratora danych osobowych. Raz jest nim Miejska Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Opolu, a dalszej części instrukcji przez administratora danych rozumie się Poradnie Psychologiczno- Pedagogiczną w Międzyrzeczu. Ważnym elementem identyfikacji przetwarzanych zasobów informatycznych jest wskazanie systemów informatycznych używanych do ich przetwarzania. Stąd też oprócz wskazania obszaru przetwarzania danych, zbiorów danych osobowych należy wskazać również systemy (programy komputerowe) używane do ich przetwarzania. W części instrukcji identyfikującej zbiory danych osobowych oraz stosowane do ich przetwarzania programy powinny być zamieszczone nazwy zbiorów danych osobowych oraz nazwy używanych do ich przetwarzania programów komputerowych. Wykaz ten powinien zawierać informacje w zakresie precyzyjnej lokalizacji miejsca (budynek, pomieszczenie, nazwa komputera lub innego urządzenia), w którym znajdują się zbiory danych osobowych przetwarzane na bieżąco oraz nazwy i lokalizacje programów używanych do ich przetwarzania. W wprowadzonej instrukcji nie określono poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym, o których mówi 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. Dla każdego z wymienionych tam poziomów, niezbędne jest zapewnienie co najmniej takich środków bezpieczeństwa, które spełniają minimalne wymagania określone w załączniku do rozporządzenia. Opis środków, o których mowa w 4 pkt 5 rozporządzenia, powinien obejmować zarówno środki techniczne jak i organizacyjne. Instrukcja w sprawie ochrony danych osobowych powinna określać procedury tworzenia kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów i narzędzi programowych służących do ich przetwarzania. W punkcie tym należy wskazać metody i częstotliwość tworzenia kopii zapasowych danych oraz kopii zapasowych systemu informatycznego używanego do ich przetwarzania. Należy określić, dla jakich danych wykonywane będą kopie zapasowe, typ nośników, na których kopie będą wykonywane oraz narzędzia programowe i urządzenia, które mają być do tego celu wykorzystywane. W tym punkcie instrukcji należy określić również sposób i czas przechowywania wszelkiego rodzaju nośników informacji (dyskietki, płyty CD). Należy wskazać pomieszczenia, przeznaczone do przechowywania nośników informacji, jak również sposób zabezpieczenia tych nośników przed nieuprawnionym przejęciem, odczytem, skopiowaniem lub zniszczeniem. 6
Kolejną sprawą, którą powinna zawierać instrukcja jest określenie sposobu zabezpieczenia systemu informatycznego przed działalnością oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego. Należy tu wskazać oprogramowanie antywirusowe, które zostało zainstalowane, określić osoby odpowiedzialne za zarządzanie tym oprogramowaniem. Punktem, który powinien znaleźć miejsce w omawianej instrukcji są procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemów oraz nośników informacji służących do przetwarzania danych. W punkcie tym należy określić cel, zakres, częstotliwość oraz procedury wykonywania przeglądów i konserwacji systemu informatycznego. Należy wskazać podmioty i osoby uprawnione do dokonywania przeglądów i konserwacji. Procedury wykonywania czynności konserwacyjnych systemu, w przypadku, gdy czynności te zleca się osobom nie posiadającym upoważnień do przetwarzania danych (np. specjalistom z firmy zewnętrznej), powinny określać sposób, w jaki czynności te nadzorowane są przez administratora danych. Zgodnie z art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania (art. 39 ustawy o ochronie danych osobowych), która powinna zawierać: - imię i nazwisko osoby upoważnionej, - datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, - identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym. Kontrolowana jednostka nie prowadzi wymienionej wyżej ewidencji, ani nie udzielono pracownikom stosownych upoważnień do przetwarzania danych. W instrukcji umieszczono jedynie w formie załącznika listę osób zatrudnionych przez administratora przy gromadzeniu i przetwarzaniu danych osobowych związanych z działalnością placówki. Administrator danych w myśl art. 36 w/w ustawy wyznacza administratora bezpieczeństwa informacji, nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych. Taki administrator powinien również być ustanowiony w Poradnia Psychologiczno-Pedagogicznej w Międzyrzeczu. Na tym protokół zakończono. Dyrektor jednostki Pan Zbigniew Koziński został poinformowany o przysługującym mu na podstawie 6 pkt. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 7
maja 2006 r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół kontroli sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Międzyrzecz, dnia...... (pieczęć jednostki kontrolowanej) Dyrektor Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej Główna Księgowa w Międzyrzeczu....... Zespół kontrolujący: 1.... 2.... 8