INFORMACJA POKONTROLNA nr 46/14 z wizyty monitorującej

Egzemplarz nr INFORMACJA POKONTROLNA nr 46/14 z wizyty monitorującej projektu nr Z/2.32/I/1.3.2/326/05 Termomodernizacja budynków oddziałów szpitalnych SP Specjalistycznego ZOZ Zdroje w Szczecinie objętego umową o dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004-2006 nr Z/2.32/I/1.3.2/326/05/U/11/09 z dnia 3 czerwca 2009 r. Kontrola została przeprowadzona w dniu 30 maja 2014 r. r. przez Zespół kontrolujący w składzie: 1. Samanta Ułybin Inspektor Wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, kierownik zespołu kontrolującego, działająca na podstawie upoważnienia do kontroli nr 46/14 z dnia 21 maja 2014 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego przez Dyrektora Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich ZUW, 2. Bogdan Dziembor Starszy Inspektor Wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, członek zespołu kontrolującego, działający na podstawie upoważnienia do kontroli nr 46/14 z dnia 21 maja 2014 r. wydanego z upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego przez Dyrektora Wydziału Certyfikacji i Funduszy Europejskich ZUW. Kontrolę odnotowano w Książce kontroli Samodzielnego Publicznego Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zdroje w Szczecinie pod nr 70 w dniu 30 maja 2014 r. W dniu kontroli, tj. 30 maja 2014 r. funkcje j.n. sprawowali: 1. Pani Danuta Śliwa Dyrektor Samodzielnego Publicznego Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zdroje w Szczecinie, 2. Pani Zofia Pawlik Główny Księgowy. Kontrolę przeprowadzono na podstawie: - 2 i 6 Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie trybu kontroli realizacji projektów i programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności (Dz. U. nr 90 z 2007 r. poz. 602), - 11 Umowy o dofinansowanie projektu Nr Z/2.32/I/1.3.2/326/05/U/11/09 z dnia 3 czerwca 2009 r. Rodzaj kontroli: wizyta monitorująca projektu dotycząca trwałości projektu. Celem wizyty monitorującej jest potwierdzenie utrzymania warunków trwałości projektu. Przedmiot kontroli: 1. Sprawdzenie czy nie wystąpiła znacząca modyfikacja Projektu w rozumieniu art. 30 Rozporządzenia (KE) 1260/1999). 2. Sprawdzenie zachowania celu i charakteru Projektu. 3. Sprawdzenie wypełnienia obowiązku wynikającego z Umowy o dofinansowanie w zakresie zapewnienia informowania społeczeństwa o współfinansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. Strona 1 z 1

4. Sprawdzenie prawidłowości utrzymania przedmiotu Projektu zgodnie z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego. 5. Sprawdzenie zgodności zrealizowanego Projektu ze wspólnotowymi politykami horyzontalnymi, 6. Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów. Rodzaj projektu: roboty budowlane. USTALENIA: Kontrolę przeprowadzono analizując oryginalne dokumenty będące w posiadaniu Beneficjenta. Ad. 1 Zgodnie z art. 30 ust. 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych, działanie zachowuje wkład z funduszy, jedynie wówczas, gdy to działanie w okresie pięciu lat od daty decyzji właściwych organów krajowych lub instytucji zarządzającej w sprawie wkładu z funduszy, nie podlega znacznym modyfikacjom: a) wpływającym na jej charakter lub warunki jej wykonania lub przyznające firmie lub instytucji publicznej nienależne korzyści, oraz b) wynikającym albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności produkcyjnej. Zespół kontrolujący ustalił, że w okresie trwałości: - w projekcie nie nastąpiła zmiana charakteru własności infrastruktury powstałej w wyniku realizacji projektu. Beneficjentem projektu zgodnie z Umową o dofinansowanie Projektu nr Z/2.32/I/1.3.2/326/05/U/11/09 z dnia 3 czerwca 2009 r. jest Samodzielny Publiczny Specjalistyczny Zakład Opieki Zdrowotnej Zdroje. Kwestię użytkowania pawilonów szpitalnych nr 14-18 przez Samodzielny Publiczny Specjalistyczny ZOZ Zdroje reguluje Akt notarialny Repertorium A Numer: 1391/2002. - w projekcie nie nastąpiło zaprzestanie lub zmiana lokalizacji działalności. W okresie trwałości miejscem realizacji projektu pozostaje Samodzielny Publiczny Samodzielny ZOZ Zdroje z siedzibą przy ul. Mącznej 4, 70-780 Szczecin. - w projekcie nie wystąpiła zmiana wpływająca na charakter lub warunki jego wykonania. Zgodnie z zapisami wniosku aplikacyjnego, w ramach projektu wykonano termomodernizację pawilonów szpitalnych nr 14, 15, 16, 17, 18. - w projekcie nie nastąpiła zmiana przyznająca Beneficjentowi lub innym podmiotom nienależne korzyści. Przedmiot projektu jest wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem, adekwatnie do zapisów wniosku aplikacyjnego. Beneficjent oświadczył, że nie osiągnął dochodu związanego z użytkowaniem przedmiotu projektu. W związku z powyższym Zespół kontrolujący stwierdza, że nie wystąpiła znaczna modyfikacja mogąca skutkować zwrotem całości lub części otrzymanego współfinansowania. W zakresie kwalifikowalności podatku VAT ustalono, że: Na zakończenie realizacji projektu podatek VAT stanowił koszt kwalifikowany w projekcie. Beneficjent w dniu kontroli przedłożył oświadczenie z którego wynika, że nie zmienił się jego status podatkowy w stosunku do ustaleń na zakończenie realizacji projektu. Zespół kontrolujący ustalił, że przedmiot projektu nie służy do czynności opodatkowanych, w związku z powyższym w świetle Strona 2 z 2

przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług VAT z dnia 11 marca 2004 r. Beneficjentowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Załącznik 1. Statut Samodzielnego Publicznego Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zdroje w Szczecinie wydruk ze strony www.szpital-zdroje.szczecin.pl. Załącznik 2. Akt notarialny Repertorium A Numer: 1391/2002. Załącznik 3. Dokumentacja księgowa: - OT- Przyjęcie środka trwałego nr 76/2009 z 29.06.2009 r., - OT Przyjęcie środka trwałego nr 79/2009 z 29.06.2009 r., - OT Przyjęcie środka trwałego nr 75/2009 z 29.06.2009 r., - OT Przyjęcie środka trwałego nr 80/2009 z 29.06.2009 r., - OT Przyjęcie środka trwałego nr 77/2009 z 29.06.2009 r. Załącznik 4. Lista osób uczestniczących przy oględzinach inwestycji Z/2.32/I/1.3.2/326/05 pn. Termomodernizacja budynków oddziałów szpitalnych SP Specjalistycznego ZOZ Zdroje w Szczecinie w dniu 30.05.2014 r. Załącznik 5. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące braku osiągnięcia dochodu związanego z użytkowaniem przedmiotu projektu z dnia 30.05.2014 r. Załącznik 6. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące statusu podatkowego Beneficjenta z dnia 30.05.2014 r. Załącznik 7. Dokumentacja fotograficzna podczas wizji lokalnej w dniu 30.05.2014 r., zdjęcia 1-16. Ad. 2 Zespół kontrolujący potwierdza zachowanie w okresie trwałości celu i charakteru projektu. W ramach projektu wykonano termomodernizację pawilonów szpitalnych nr 14, 15, 16, 17, 18, polegającą na ociepleniu ścian zewnętrznych, ociepleniu stropodachu, wymianie stolarki okiennej, wymianie drzwi wejściowych. Beneficjent podczas kontroli przedłożył oświadczenie dotyczące wskaźników realizacji celów projektu, z którego wynika, że wskaźniki produktu w okresie trwałości przedstawiają się następująco: - liczba zmodernizowanych budynków i obiektów ochrony zdrowia 5 szt., - powierzchnia zmodernizowanych budynków i obiektów ochrony zdrowia 6 046,60 m2. Z oświadczenia wynika również, że wskaźniki rezultatu w okresie trwałości przedstawiają się następująco: - koszty utrzymania obiektów (zużycia energii elektrycznej, cieplnej, gazu) 161 634,82 zł (2009 r.), 160 667,36 zł (2010 r.), 163 569,73 zł (2011 r.), 167 802,35 zł (2012 r.), 183 644,44 zł (2013 r.). Załącznik 8. Oświadczenie Beneficjenta z dnia 30 maja 2014 r. dotyczące wskaźników realizacji celów projektu. Ad. 3. Beneficjent spełnia obowiązek w zakresie informacji i promocji projektu. Zespół kontrolujący potwierdza oznakowanie dokumentacji (logo ZPORR, UE i informacja o współfinansowaniu projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego) oraz umieszczenie tablic pamiątkowych przy wejściu do obiektów. Ad. 4. Zespół kontrolujący potwierdza utrzymanie przedmiotu projektu w dobrym stanie. Załącznik 9. Książki obiektu budowlanego: Strona 3 z 3

- nr 8 pawilon nr 14 (strona tytułowa, osoba upoważniona do dokonywania wpisu, dane identyfikacyjne okresowych stanu technicznej sprawności obiektu) wraz z Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku sierpień 2013 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku lipiec 2012 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku lipiec 2011 r., Protokołem kontroli okresowej budynku 5-letnim maj 2010 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku z dnia 10.11.2009 r., - nr 9 pawilon nr 15 (strona tytułowa, osoba upoważniona do dokonywania wpisu, dane techniczne charakteryzujące obiekt, plan sytuacyjny obiektu, wykaz protokołów kontroli okresowych stanu technicznej sprawności obiektu) wraz z Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku sierpień 2013 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku lipiec 2012 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku lipiec 2011 r., Protokołem kontroli okresowej budynku 5-letnim maj 2010 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku z dnia 10.11.2009 r., - nr 10 pawilon nr 15 (strona tytułowa, osoba upoważniona do dokonywania wpisu, dane identyfikacyjne okresowych stanu technicznej sprawności obiektu) wraz z Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku sierpień 2013 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku lipiec 2012 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku lipiec 2011 r., Protokołem kontroli okresowej budynku 5-letnim maj 2010 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku z dnia 10.11.2009 r., - nr 11 pawilon nr 17 (strona tytułowa, osoba upoważniona do dokonywania wpisu, dane identyfikacyjne okresowych stanu technicznej sprawności obiektu, wykaz protokołów odbioru robót remontowych i modernizacyjnych w obiekcie) wraz z Informacją o wyłączeniu pawilonu nr 17 z eksploatacji i przekazaniu do rozbudowy i modernizacji z dnia 27.10.2011 r., Protokołem kontroli okresowej budynku 5-letnim maj 2010 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku z dnia 10.11.2009 r., - nr 13 pawilon nr 18 (strona tytułowa, osoba upoważniona do dokonywania wpisu, dane identyfikacyjne okresowych stanu technicznej sprawności obiektu, wykaz protokołów kontroli okresowych stanu technicznej sprawności i wartości użytkowych całego obiektu) wraz z Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku sierpień 2013 r., Decyzją pozwolenie na użytkowanie z dnia 2.08.2012 r., Protokołem kontroli okresowej budynku 5-letnim maj 2010 r., Protokołem z rocznej kontroli okresowej budynku z dnia 10.11.2009 r. Ad. 5. Polityki horyzontalne Polityka ochrony środowiska Polityka równości szans Polityka społeczeństwa informacyjnego Uwagi Zgodność projektu z określoną we wniosku aplikacyjnym polityką ochrony środowiska projekt o pozytywnym wpływie na politykę ochrony środowiska. Beneficjent oświadczył, że realizacja projektu pozwoliła na zmniejszenie emisji ciepła do środowiska, co w konsekwencji wpływa na poprawę jakości atmosfery. Jednocześnie realizacja projektu pozwoliła na ograniczenie zużycia gazu do ogrzewania tychże ocieplonych budynków o około 30%, gaz jest jedynym nośnikiem energii używanym do ogrzewania budynków szpitala, z jakiego korzysta SPSZOZ Zdroje. Zgodność projektu z określoną we wniosku aplikacyjnym polityką równych szans projekt o pozytywnym wpływie na politykę równych szans. Beneficjent oświadczył, że realizacja projektu pozwoliła na wyrównanie szans między regionami naszego kraju oraz dostosowanie placówki do standardów europejskich. Termomodernizacja budynków oddziałów szpitalnych SPSZOZ Zdroje przyczyniła się do polepszenia jakości świadczonych usług medycznych poprzez poprawę komfortu pobytu pacjentów w obiektach. SPSZOZ Zdroje przy zatrudnianiu nowych pracowników zachowuje zasadę równości szans mężczyzn i kobiet na rynku pracy. Zgodność projektu z określoną we wniosku aplikacyjnym polityką społeczeństwa informacyjnego projekt o neutralnym wpływie na politykę Strona 4 z 4

społeczeństwa informacyjnego. Beneficjent oświadczył, że projekt nie wpłynął na politykę społeczeństwa informacyjnego, gdyż nie jest projektem związanym z informatyzacją obiektów i przesyłem danych. Zespół kontrolujący potwierdza zadeklarowany we wniosku aplikacyjnym wpływ projektu na wspólnotowe polityki horyzontalne. Załącznik 10. Oświadczenie Beneficjenta dotyczące wpływu realizacji projektu na wspólnotowe polityki horyzontalne z dnia 30 maja 2014 r. Ad. 6. Postanowienia 13 ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu zobowiązywały Beneficjenta do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do dnia 31 grudnia 2013 r. z zastrzeżeniem, że termin ten może ulec zmianie przez Instytucję Pośredniczącą. Instytucja Zarządzająca ZPORR przy piśmie DKR-IV-758-4-ABi/12 z dnia 13.09.2012 r. poinformowała, że termin, w którym upływa okres przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Programu dla EFRR został przedłużony do dnia 25 czerwca 2015 r. Beneficjent został poinformowany o tym fakcie. Beneficjent oświadczył, że dokumentacja związana z realizacją projektu przechowywana jest w następujący sposób: - w Dziale Księgowości dokumentacja finansowa, - w Dziale Techniczno-Eksploatacyjnym dokumentacja techniczna, - w Dziale Organizacyjnym i Zamówień Publicznych dokumenty dotyczące realizacji projektu: wniosek aplikacyjny, sprawozdania, wniosek o płatność, protokoły z przeprowadzonych kontroli oraz dokumentacja związana z prowadzeniem zamówień publicznych. Wszystkie dokumenty przechowywane są w oznaczonych segregatorach. Załącznik 11. Oświadczenie Beneficjenta z dnia 30.05.2014 r. dotyczące przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu. Załącznik 12. Zarządzenie nr 41/2012 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Specjalistycznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Zdroje z dnia 09 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia w SPS ZOZ Zdroje Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego wraz z Instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. Załącznik 13. Aneks nr 1/2012 z dnia 15.10.2012 r. do Zarządzenia nr 41/2012 Dyrektora SPS ZOZ Zdroje z dnia 09.03.2012 r. w sprawie wprowadzenia w SPS ZOZ Zdroje Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. Podsumowanie: W trakcie wizyty monitorującej, kontrolujący stwierdzili, że na dzień kontroli tj. 30 maja 2014 r. w projekcie nie wystąpiła znacząca modyfikacja w rozumieniu art. 30 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych. Kontrolujący potwierdzają zachowanie celów projektu, a także utrzymanie wskaźników produktu na poziomie osiągniętym na zakończenie realizacji projektu. Załącznik 14. Lista sprawdzająca. Integralną część informacji pokontrolnej stanowią ww. załączniki, tylko egzemplarz nr 2. Strona 5 z 5

Przedstawicielowi kontrolowanej jednostki, po zapoznaniu się z treścią informacji pokontrolnej, przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem informacji pokontrolnej, kontrolowany może zgłosić umotywowane zastrzeżenia na piśmie co do jej treści w ciągu 14 dni od dnia otrzymania. Zastrzeżenia wraz z nie zaakceptowaną informacją pokontrolną kontrolowany przesyła do jednostki kontrolującej. 2. Po rozpatrzeniu zgłoszonych zastrzeżeń kontrolujący przesyłają informację pokontrolną ponownie do akceptacji jednostki kontrolowanej. 3. Kontrolowany w terminie 7 dni od dnia ponownego otrzymania informacji pokontrolnej wysyła podpisany egzemplarz nr 2 albo przekazuje w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z nie podpisanym egzemplarzem nr 2. 4. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia i przekazania zaleceń pokontrolnych. Informację pokontrolną sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których: - egzemplarz nr 1 otrzymuje Beneficjent, - egzemplarz nr 2 zostaje włączony do dokumentacji Projektu w WCFE. Szczecin, dnia 11 czerwca 2014 r. Przedstawiciel Beneficjenta:... Strona 6 z 6