Egzemplarz nr... INFORMACJA POKONTROLNA nr 33/12/INT IV 1 2 3 4 5 6 7 Nazwa projektu Nazwa jednostki kontrolowanej Adres jednostki kontrolowanej TELEMEDYCYNA w euroregionie Pomerania - sieć Pomerania numer projektu: INT-008-0001 Pomorski Uniwersytet Medyczny oraz jednostki biorące udział w projekcie TELEMEDYCYNA w euroregionie Pomerania - sieć Pomerania : szpitale oraz Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny ul. Rybacka 1, 71-204 Szczecin Termin kontroli 24.10.2012-10.01.2013, przedł. do 28.02.2013 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Skład zespołu kontrolującego Zakres kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Katarzyna Wołyńska-Tarnowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich ZUW kierownik zespołu kontrolującego; Agnieszka Jakubowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich ZUW - członek zespołu kontrolującego; Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich ZUW - członek Zespołu Kontrolującego Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek zespołu kontrolującego Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek zespołu kontrolującego; Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Aneta Chowańska inspektor wojewódzkie w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członka Zespołu Kontrolującego; 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z 1
8 Ustalenia kontroli wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego, 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 6) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Koordynatora strony polskiej projektu, szpitali partnerów projektu oraz Zachodniopomorskiego Uniwersytetu Technologicznego. partner wiodący: Stowarzyszenie zarejestrowane TELEMEDIZIN Euroregion Pomerania e. V. koordynator strony polskiej: Pomorski Uniwersytet Medyczny w Szczecinie Ponadto, na podstawie umów koordynacyjnych z PUM, partnerami projektu są: - Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 105 225,18 euro; - Specjalistyczny Szpital im. prof. A. Sokołowskiego w Szczecinie-Zdunowo, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 613 109,78 euro; - Zachodniopomorskie Centrum Onkologii w Szczecinie, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 925 092,17 euro; - Szpital Wojewódzki im. Mikołaja Kopernika w Koszalinie, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 864 374,04 euro; - Specjalistyczny Zespół Gruźlicy i Chorób Płuc w Koszalinie, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 261 025,30 euro; - Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej w Stargardzie Szczecińskim, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 283 389,64 euro; - Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej w Gryficach, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 1 949 762,78 euro; - Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny Nr 2 Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 552 369,57 euro; - Regionalny Szpital w Kołobrzegu, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 560 807,09 euro; - Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Szpital Powiatowy w Barlinku, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 261 763,33 euro; - Szpital Powiatowy w Białogardzie, kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 141 931,37 euro; 2
- Szpitale Polskie S.A. w Katowicach (Szpital Polski Połczyn Zdrój), kwota zaplanowanych wydatków w projekcie to 994 514,85 euro; - Zakład Genetyki i Patomorfologii w Katedrze Onkologii PUM, ul. Powstańców Wielkopolskich 72, Szczecin kwota zaplanowanych wydatków to 124 665,30 euro; - Zakład Patomorfologii w Katedrze Patologii PUM, ul. Unii Lubelskiej 1, Szczecin; kwota zaplanowanych wydatków to 138 830,58 euro. Wysokość dofinansowania stanowi dla wszystkich partnerów 85%. Wydatki poniesione przez poszczególnych partnerów ujęto w siedmiu raportach zbiorczych: - INT-08-0001/01/01; - INT-08-0001/01/02; - INT-08-0001/01/03; - INT-08-0001/01/04; - INT-08-0001/01/05; - INT-08-0001/01/06; - INT-08-0001/01/07, z których do dnia kontroli pięć zostało poświadczonych do refundacji z EFRR. Partnerzy projektu nie dokonywali żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Jedynie Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny nr 2 w Szczecinie, od 1.01.2012 r. rozlicza podatek VAT proporcjonalnie ( tzw. strukturą sprzedaży) i nie stanowi on kosztu kwalifikowalnego. Pozostali Partnerzy są płatnikami podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Partnerzy oświadczyli, że w tym przypadku nie mogą odliczyć podatku VAT. Oświadczenia stanowią załączniki do informacji pokontrolnej. 3
Partner projektu TELEMEDYCYNA: Pomorski Uniwersytet Medyczny Zakład Genetyki i Patomorfologii w Katedrze Onkologii PUM, ul. Powstańców Wielkopolskich 72, Szczecin Zakład Patomorfologii w Katedrze Patologii PUM, ul. Unii Lubelskiej 1, Szczecin 8 Ustalenia kontroli W okresie objętym kontrolą funkcje jn. sprawowali: 1. prof. dr hab. n. med. Przemysław Nowacki Rektor PUM do 31.08.2012 r. 2. prof. dr hab. n. med. Andrzej Ciechanowicz - Rektor PUM; 3. Jerzy Łuczak Kanclerz PUM do 31.12. 2012; od 1.012013 Zastępca Kanclerza ds. Technicznych 4. mgr Maria Czerniecka Kanclerz PUM; 5. mgr Andrzej Gajewski - Zastępca Kanlerza; 6. mgr Jolanta Nowacka - Kwestor PUM; 7. Danuta Szewczyk - kierownik Biura Funduszy Europejskich PUM; 8. Patrycja Dutka - Główny Specjalista w Biurze Funduszy Europejskich PUM; 9. prof. dr hab. n. med. Elżbieta Urasińska kierownik Zakładu Patomorfologii w Katedrze Patologii PUM; 10. prof. dr hab. n. med. Jan Lubiński zakład Genetyki i Patomorfologii w Katedrze Onkologii PUM 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia. I. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia: 1. umowę sprzedaży dostawy z dnia 10.04.2012 r. pomiędzy Pomorskim Uniwersytetem Medycznym w Szczecinie a Aperio Technologies INC. 1360 Park Cenetr Drive, Vista CA USA. Ponadto w ramach realizacji projektu udzielono umów zlecenia własnym pracownikom na obsługę projektu. Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców (dokumenty zostały załączone do raportów) 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Obowiązujące na Pomorskim Uniwersytecie Medycznym zasady rachunkowości wynikają z zapisów Zarządzenia Nr 126/2011 Rektora Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie z dnia 09 grudnia 2011 r. w sprawie zmiany zarządzenia nr 103/2010 z dnia 03 grudnia 2010 r. dotyczącego wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości i zakładowego planu kont Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie, oraz zarządzenia nr 104/2008 Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 03 listopada 2008 r. w sprawie zmiany zarządzenia Nr 120/2006 Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 18 grudnia 2006 r. dot. wprowadzenia w życie tekstu jednolitego Zasad (polityki) rachunkowości i zakładowego planu kont Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie. 4
Beneficjent w ramach wyodrębnienia ewidencji księgowej dla projektu, wprowadził w systemie księgowym kod księgowy SI, a także wyodrębnił konto syntetyczne 505 - Koszty projektów i programów z analityką 07 Telemedycyna w Euroregionie POMERANIA - sieć Pomerania, gdzie konta oznaczają: 1) 505-07-01: koszty kwalifikowalne w podziale na koszty koordynacji; 2) 505-07-02: koszty kwalifikowalne Zakładu Patomorfologii; 3) 505-07-03: koszty kwalifikowalne Zakładu Genetyki i Patomorfologii. Pozostałe operacje dotyczące projektu zweryfikowano na kontach księgowych: 1) 011: Środki trwałe ZWIĘKSZENIA TELEMED. W EUR.POMERANIA; 2) 133: Rachunek bankowy (PLN) - BZ WBK S.A. TELEMEDYCYNA - SIEĆ POMERANIA INTERREG IV; 3) 136-015: Rachunek bankowy EUR BZ WBK S.A. TELEMED. - SIEĆ POMERANIA INTERREG IV; 4) 201: Należności z tytułu projektów; 5) 242: Rozrachunki z tytułu dostaw i usług INWEST.TELEMEDYCYNA SIEĆ POMERANIA INTERREG IV; 6) 842: Rozliczenia międzyokresowe przychodów dotacje (refundacja). W toku kontroli ustalono, że Beneficjent otrzymał refundację w wysokości 2.218,96 EUR. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Działania przewidziane w projekcie zostały zrealizowane w okresie realizacji projektu Telemedycyna w euroregionie Pomerania siec Pomerania. Dostawy zostały potwierdzone protokołami odbioru oraz dokumentami OT. Protokół z oględzin stanowi załącznik do niniejszej informacji pokontrolnej. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. zakupiony w ramach realizacji projektu sprzęt oraz wszelką dokumentację oznaczono logiem Programu, UE oraz informacją o dofinansowaniu zamontowano tablice pamiątkowe na których zamieszczono informacje o dofinansowaniu projektu ze środków UE, dostarczone przez koordynatora strony polskiej projektu; 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, przetargi: Partner projektu TELEMEDYCYNA przedstawił do certyfikacji następujące wydatki dokonane w trybie zamówień publicznych: zakup skanerów. Przedmiotowych wydatków dokonano w ramach linii budżetowej: koszty inwestycyjne (zakup wyposażenia). I. Nazwa zamówienia publicznego: 02/PUM<2012 pn. Dostawa skanerów preparatów mikroskopowych z osprzętem i oprogramowaniem; Wartość zamówienia określono na kwotę 787 037,04 zł, co stanowi równowartość 195 799,84euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie średnich cen rynkowych. 5
Tryb przetargu: przetarg nieograniczony o wartości nieprzekraczającej kwot ustalonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 grudnia 2004 r. prawo zamówień publicznych. Termin składania ofert określono na 23.03.2012 r.. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Biuletynie Zamówień 2. Publicznych pod nr 55991-2012 z dnia 9.03.2012 r. 3. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 4. Wyjaśnienie treści SIWZ 5. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 6. Ofertę wykonawcy; 7. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 87161-2012 z dnia 17.04.2012 r. 8. Kopię umowy sprzedaży dostawy z dnia 10.04.2012 r. 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo Programu segregatorach, przechowywanych w Dziale Zaopatrzenia PUM. Dokumenty księgowe przechowywane są w Dziale Księgowości PUM. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 9 Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości W projekcie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości wymagających raportowania. Kontrola na miejscu realizacji potwierdziła wykonanie projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) 6
Partner projektu TELEMEDYCYNA: Regionalny Szpital w Kołobrzegu, Łopuskiego 31, Kołobrzeg 8. Ustalenia kontroli W okresie objętym kontrolą funkcje jn. sprawowali: 1. Janusz Olszewski - Dyrektor Szpitala Regionalnego w Kołobrzegu 2. Halina Olech - zastępca dyrektora ds lecznictwa 3. Małgorzata Grubecka- z-ca dyrektora ds pielęgniarstwa 4. Bożena Szmidt - główny ksiegowy szpitala 5. Grazyna Wąsowicz - Zastępca gł. księgowego 6. Krzysztof Cyckiewicz - główny informatyk 7. Joanna Cyckiewicz - kierownik pracowni diagnostyki obrazowej; 8. Bartosz Wącior - administrator systemu 9. Monika Derwisz - dział zamówień publicznych; 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia. I. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: umowa nr 01/Z/2011 z dnia 25.01.2011 pomiędzy Regionalnym Szpitalem w Kołobrzegu, Łopuskiego 31 a SYSTEM IT Monika Kuczyńska-Siewierska; zadanie nr 1 z przetargu: Instalacja sieci komputerowej w pracowni diagnostyki obrazowej oraz w labolatorium (...) oraz dostawa urządzeń sieciowych do transmisji danych na potrzeby TELEMEDYCYNY 1. umowa nr 02/Z/2011 z dnia 25.01.2011 pomiędzy Regionalnym Szpitalem w Kołobrzegu, Łopuskiego 31 a Agfa sp. zo. o., Warszawa; zadania nr 2-6 z przetargu: 1. zad: 2 Rozbudowa serwera na potrzeby systemu PACS w związku z udziałem szpitala w projekcie Telemedycyna. 2. zad. 3: Rozbudowa i modernizacja systemu teleradiologicznego szpitala poprzez zakup II stanowiska przypisywania danych pacjenta do obrazu (stacja techników) oraz modernizacja już istniejącego; 3. zad. nr 4: rozbudowa i modernizacja systemu teleradiologicznego Szpitala poprzez zakup automatycznego wielokasetowego skanera do płyt obrazowych (...) 4. zadanie nr 5: Rozbudowa i modernizacja systemu radiologicznego szpitala poprzez rozbudowę systemu RIS szpitala - zakup dodatkowych licencji na dodatkowe stanowiska w systemie, związane z rozbudową całego systemu teleradiologicznego szpitala oraz implementacja systemu MEDEOS (...) 5. zad. nr 6: rozbudowa i modernizacja systemu teleradiologicznego szpitala poprzez zakup i instalację stacji diagnostyczno-opisowej lekarskiej dedykowanej do opisu badań radiologicznych na potrzeby Telemedycyny. 2. umowa nr 22/Z/2011 zawarta w dniu 9 sierpnia 2011 pomiędzy Regionalnym Szpitalem w Kołobrzegu, Łopuskiego 31 a X-comp sp. zo. o. sp. komandytowa 1. zadanie nr 1 z przetargu: modernizacja serwera do systemu HIS w związku z większym wykorzystaniem i obciążeniem spowodowanym przystąpieniem do projektu Telemedycyna. Zakup macierzy dyskowej. 3. umowa nr 23/z/2011 zawarta w dniu 10 sierpnia 2011 pomiędzy Regionalnym Szpitalem w Kołobrzegu, Łopuskiego 31 a Marcel sp. zo. o. 7
1. zadanie nr 4: rozbudowa funkcjonalności HIS/RIS/LIS i RIS związana z uczestnictwem w projekcie TELEMEDYCYNA. Rozbudowa systemu LIS, zakup licencji i wdrożenie. 4. umowa nr 24/z/2011 zawarta w dniu 10 sierpnia 2011 pomiędzy Regionalnym Szpitalem w Kołobrzegu, Łopuskiego 31 zawarta z ASSECO Poland sp. akcyjna; 1. zad. 3 rozbudowa funkcjonalności HIS/RIS/LIS związana z uczestnictwem w projekcie TLEMEDYCYNA, rozbudowa systemu HIS, integracja z systemem RIS/PACS, integracja z systemem LIS. 5. umowa nr 25/z/2011 z 9 sierpnia 2011 pomiędzy Regionalnym Szpitalem w Kołobrzegu, Łopuskiego 31 a SYSTEM IT Monika Kuczyńska-Siewierska; 1. rozbudowa funkcjonalności HIS/RIS/LIS. Rozbudowa systemu LIS. Zakup dodatkowego sprzętu komputerowego i sieciowego. 6. umowa nr 36/z/2011 z 28.10.2011 pomiędzy Regionalnym Szpitalem w Kołobrzegu, Łopuskiego 31 a Siemens sp. z o. o. 1. zad nr 1: zakup konsoli lekarskiej do badań tomografii komputerowej z systemem do przetwarzania obrazów diagnostycznych (...) 7. umowa nr 37/z/2011 z 28.10.2011 pomiędzy Regionalnym Szpitalem w Kołobrzegu, Łopuskiego 31 a X-comp sp. zo. o. sp. komandytowa 1. zadania nr 2: budowa systemu telekonferencyjnego szpitala na potrzeby projektu telemedycznego; 8. umowa nr 38/z/2011 z 28.10.2011 pomiędzy Regionalnym Szpitalem w Kołobrzegu, Łopuskiego 31 a X comp sp. zo. o. sp. komandytowa 1. zadanie nr 3: modernizacja oprogramowania bazodanowego w związku koniecznością rozbudowy HIS/RIS powiązanego z projektem Telemedycyna Ponadto w ramach realizacji projektu udzielono zleceń własnym pracownikom na obsługę projektu. Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców (dokumenty zostały załączone do raportów) 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Poszczególne operacje księgowe zostały zapisane na wyodrębnionych dla celów projektu kontach księgowych, zgodnie z Zarządzeniem nr 24/2010 Dyrektora Regionalnego Szpitala w Kołobrzegu z dnia 11 czerwca 2010 r. w sprawie zasad ewidencji księgowej projektów współfinansowanych ze środków Unijnych projekt Telemedycyna w Euroregionie Pomerania sieć Pomerania. W trakcie kontroli ewidencji księgowej stwierdzono, iż Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Ewidencja księgowa dla projektu została wyodrębniona na kontach syntetycznych i analitycznych, w Zespole 4 oraz 5. Poszczególne operacje dotyczące projektu zweryfikowano na kontach: 1) 010 Środki trwałe; 2) 020 Wartości niematerialne i prawne; 3) 081 Środki trwałe w budowie współfinansowane z UE; 4) 131 Rachunek bankowy w podziale na rachunek bankowy dla środków w walucie 8
krajowej oraz Rachunek walutowy; 5) 203 Rozrachunki z tytułu realizacji projektów UE z analityką prowadzoną dla wyróżnienia wydatków kwalifikowalnych oraz niekwalifikowalnych; 6) 221 Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych; 7) 225 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych z analityką dla poszczególnych rodzajów składek; 8) 401 Zużycie materiałów; 9) 403 Usługi obce; 10) 404 Wynagrodzenia; 11) 405 Świadczenia na rzecz pracowników; 12) 409 Pozostałe koszty rodzajowe; 13) 490 Rozliczenie kosztów; Koszty według rodzajów (Zespół 4) zaksięgowano na kontach analitycznych w podziale na wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne. 14) 560 - w Zespole 5 zaksięgowano koszty wg typów działalności; 15) 760 Pozostałe przychody operacyjne refundacja; 16) 845 Rozliczenia międzyokresowe dotacje. W toku kontroli ustalono, że Beneficjent otrzymał refundację w wysokości 433 020,67 EUR. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Działania przewidziane w projekcie zostały zrealizowane w okresie realizacji projektu Telemedycyna w euroregionie Pomerania sieć Pomerania. Dostawy zostały potwierdzone protokołami odbioru oraz dokumentami OT. Raport z oględzin stanowi załącznik do niniejszej Informacji Pokontrolnej. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. zakupione w ramach realizacji projektu sprzęt oraz wszelką dokumentację oznaczono logiem Programu, UE oraz informacją o dofinansowaniu zamontowano tablice pamiątkowe na których zamieszczono informacje o dofinansowaniu projektu ze środków UE), 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych: I. Nazwa zamówienia publicznego: Telemedycyna 1 pn. Dostawa i rozbudowa infrastruktury teleinformatycznej oraz rozbudowa systemu teleradiologicznego szpitala na potrzeby telemedycyny w ramach projektu pn. TELEMEDYCYNA w rejonie Pomerania sieć Pomerania (6 zadań); Wartość zamówienia określono na kwotę 634 433,89 zł, co stanowi równowartość 165 260,20euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie aktualnych cen rynkowych. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony o wartości przekraczającej kwoty ustalone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 grudnia 2004 r. prawo zamówień publicznych. 9
Termin składania ofert określono na 7.01.2011 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Dzienniku Urzędowym UE 2010/S232-354957 z dnia 30.11.2010 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Oferty wykonawców w pakietach 1-6. 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 2011/ 21-032900 z dnia 1.02.2011 6. Kopie umów w wykonawcami. II. Nazwa zamówienia publicznego: Telemedycyna 2 pn. Rozbudowa sieci LAN szpitala na potrzeby telemedycyny oraz rozbudowa systemów informatycznych szpitala w ramach projektu pn. TELEMEDYCYNA w Euroregionie Pomerania sieć Pomerania (5zadań); Wartość zamówienia określono na kwotę 673204,54 zł, co stanowi równowartość 210431,22euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie aktualnych cen rynkowych. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony o wartości przekraczającej kwoty ustalone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 grudnia 2004 r. prawo zamówień publicznych. Termin składania ofert określono na 29.06.2011 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Dzienniku Urzędowym UE 2011/S97-159067 z dnia 20.05.2011 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Oferty wykonawców na zadania od 1-5; 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 2011/S 156-259067 z dnia 17.08.2011 6. Kopie umów z wykonawcami. Dokumentacja przetargowa została w całości sprawdzona w trakcie kontroli administracyjnej raportów. W postępowaniach nie stwierdzono nieprawidłowości. 8.7 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo Programu segregatorach, przechowywanych w archiwum szpitala. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 9. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości W projekcie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości wymagających raportowania. 10
Kontrola na miejscu realizacji potwierdziła wykonanie projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 11
Partner projektu TELEMEDYCYNA: Samodzielny Publiczny Szpital Kliniczny nr 2, Powstańców Wielkopolskich 72, Szczecin 8 Ustalenia kontroli W okresie objętym kontrolą funkcje jn. sprawowali: 1. lek. med. Ryszard Chmurowicz - Dyrektor SPSK 2 2. Emilia Aftewicz - Zastępca dyrektora SPSK 2 3. Anita Maciukiewicz - Główny Księgowy SPSK 2 4. Teresa Bzowska starszy specjalista ds. księgowowści 5. Adam Zborowski Administrator Systemu Informatycznego 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia. I. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia: 1. Umowa ZP/221/27/11 z dnia 4.03.2011 pomiędzy Samodzielnym Szpitalem Klinicznym nr 2 PUM w Szczecinie a konsorcjum QNT Paweł Margraf-Wojciechowski i G&M Spółka Jawna G.M Helon i Spółka; przedmiotem umowy było opracowanie dokumentacji projektowokosztorysowej przebudowy sieci teleinformatycznej na terenie SPSK 2 i wykonanie robót objętych dokumentacją w ramach realizacji projektu TELEMEDYCYNA w Euroregionie Pomerania sieć Pomerania; 2. Umowa ZP/221/28/11 z dnia 4.03.2011 pomiędzy Samodzielnym Szpitalem Klinicznym nr 2 PUM w Szczecinie i konsorcjum Raven IT i IT Serwis Sp. z o.o., Szczecin; przedmiotem umowy było wyposażenie 4 sal w sprzęt multimedialny wraz niezbędną infrastrukturą do przeprowadzania telekonferencji w ramach realizacji projektu TELEMEDYCYNA w Euroregionie Pomerania sieć Pomerania; 3. Umowa ZP/221/176/11 z dnia 26.09.2011 pomiędzy Samodzielnym Szpitalem Klinicznym nr 2 PUM w Szczecinie a Pixel Technology S.C. Tomasz Szeler, Adam Szczepanik, Jakub Musiałek; przedmiotem umowy była dostawa, instalacja oraz wdrożenie systemu PACS i RIS wraz z platformą sprzętową i 3 stacjami diagnostycznymi oraz integracją z systemem HIS ; Ponadto w ramach realizacji projektu udzielono umów zlecenia własnym pracownikom na obsługę projektu. Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców (dokumenty zostały załączone do raportów) 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Zasady rachunkowości ustalono zarządzeniem Nr 250/2004 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Szpitala Klinicznego Nr 2 Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 30 grudnia 2004 r. Zarządzeniem nr 61A/2010 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Szpitala Klinicznego Nr 2 PAM w Szczecinie z dnia 10 czerwca 2010 r. wprowadzono zasady (polityki) rachunkowości dotyczące Projektu nr INT-08-0001 pn. Telemedycyna w Euroregionie Pomerania sieć Pomerania. W trakcie kontroli ewidencji księgowej stwierdzono, iż Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. 12
kwalifikowalności). Beneficjent zarejestrował operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie księgowym na utworzonych na potrzeby Projektu kontach księgowych z kodem księgowym CB: 1) 010- -CB Środki trwałe, 2) 020- -CB Wartości niematerialne i prawne, 3) 080-01-00-CB Zakup środków trwałych TELEMEDYCYNA, 4) 085-1- -CB Zakup WNiP -Telemedycyna, 5) 136-CB-01 Rachunek TELEMEDYCYNA PLN, 6) 136-CB-02 Rachunek Telemedycyna euro 7) 208-CB Rozrachunki z kontrahentami TELEMEDYCYNA, 8) 404-02-CB umowy zlecenia TELEMEDYCYNA, 9) 405-01-CB Składki ZUS i FP TELEMEDYCYNA, 10) 409-06-CB pozostałe koszty TELEMEDYCYNA, 11) 760-CB-2 PPO Telemedycyna (zwrot kosztów), 12) 843-CB- - PPO fundusze UE (Telemedycyna). 13) 843-CB- -Telemedycyna środki trwałe 14) 843-CB- -Telemedycyna - wnip W przypadku kosztów umów zleceń zestawienie płac nr 1488/2010 w kwocie 12.150,03 zł oraz zestawienie płac nr 2124/2011 w kwocie 4.572,17 zł (ZUS i PIT), płatności oraz księgowań dokonano z/na rachunku bankowym bieżącym Szpitala. Kwota netto z umowy zlecenia (zestawienie płac 3025/12) została wypłacona gotówką z kasy. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości 394.591,64 EUR. Wszystkie zapisy na kontach księgowych pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Kontroler stwierdził, że partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Działania przewidziane w projekcie zostały zrealizowane w okresie realizacji projektu Telemedycyna w Euroregionie Pomerania siec Pomerania. Dostawy zostały potwierdzone protokołami odbioru oraz dokumentami OT. Protokół z oględzin stanowi załącznik do niniejszej informacji pokontrolnej. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. zakupione w ramach realizacji projektu sprzęt oraz wszelką dokumentację oznaczono logiem Programu, UE oraz informacją o dofinansowaniu zamontowano tablice pamiątkowe na których zamieszczono informacje o dofinansowaniu projektu ze środków UE, dostarczone przez koordynatora strony polskiej projektu; 13
8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych: Partner projektu TELEMEDYCYNA przedstawił do certyfikacji następujące wydatki dokonane w trybie zamówień publicznych. Przedmiotowych wydatków dokonano w ramach linii budżetowej :koszty inwestycyjne (zakup wyposażenia ). I. Nazwa zamówienia publicznego: ZP/220/15/11 pn. Opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej przebudowy sieci teleinformatycznej na terenie SPSK 2 i wykonanie robót objętych dokumentacją w ramach realizacji projektu TELEMEDYCYNA w Euroregionie Pomerania - sieć Pomerania; Wartość zamówienia oszacowano na kwotę netto 445 371,22 zł, co stanowi równowartość 116 012,30 euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie harmonogramu realizacji projektu oraz ogólnie dostępnych informacji i cen na stronach internetowych producentów i dystrybutorów sprzętu sieciowego. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony o wartości nieprzekraczającej kwot ustalonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 grudnia 2004 r. prawo zamówień publicznych. Termin składania ofert określono na 1.03.2011 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 52355-2011 w dniu 14.02.2011 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Ofertę wykonawcy; 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 88557-2011 z dnia 18.03.2011 6. Kopię umowy nr ZP/221/27/11. II. Nazwa zamówienia publicznego: ZP/220/16/11 pn. na wyposażenie 4 sal w sprzęt multimedialny do przeprowadzania telekonferencji wraz niezbędną infrastrukturą w ramach realizacji projektu TELEMEDYCYNA. Wartość zamówienia określono na kwotę netto 296 127,09 zł, co stanowi równowartość 77 136,50 euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie harmonogramu realizacji projektu oraz ogólnie dostępnych informacji i cen na stronach internetowych producentów i dystrybutorów sprzętu sieciowego. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony o wartości nieprzekraczającej kwot ustalonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 grudnia 2004 r. prawo zamówień publicznych. Termin składania ofert określono na 24.02.2011 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 55445-2011 w dniu 16.02.2011 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Ofertę wykonawcy; 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 88417-2011 z dnia 18.03.2011 14
6. Kopię umowy nr ZP/221/28/11 z dnia 04.03.2011 r. III. Nazwa zamówienia publicznego: ZP/220/50/11 pn. dostawa, instalacja oraz wdrożenie systemu PACS i RIS wraz z platformą sprzętową i 3 stacjami diagnostycznymi oraz integracją z systemem HIS Wartość zamówienia określono na kwotę netto 792 339,94 zł, co stanowi równowartość 206 392,27 euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie harmonogramu realizacji projektu oraz ogólnie dostępnych informacji i cen na stronach internetowych producentów i dystrybutorów sprzętu i oprogramowania RIS i PACS i stacji diagnostyczno-opisowych. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony o wartości przekraczającej kwoty ustalonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 grudnia 2004 r. prawo zamówień publicznych. Termin składania ofert określono na 13.09.2011 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Dzienniku Urzędowym UE 2011/S 149-248036 w dniu 5.08.2011 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Ofertę wykonawcy; 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 2011/S 191-310986 z dnia 5.10.2011 6. Kopię umowy nr ZP/221/176/11 z dnia 26.09.2011 r. 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo Programu segregatorach, przechowywanych w zamkniętych szafach w dziale Zamówień Publicznych, Dziale Organizacyjno-Prawnym, Dziale Kadrowo-Płacowym, Dziale Inwentaryzacji, u Administratora Systemu Informatycznego, dokumenty księgowe przechowywane są w Dziale Księgowości. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości W projekcie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości wymagających raportowania. Kontrola na miejscu realizacji potwierdziła wykonanie projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 15
8 Partner projektu TELEMEDYCYNA: Szpital Powiatowy w Barlinku, ul. Szpitalna 10, 74-320 (Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej przekształcony z dniem 17 stycznia 2013 w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością) Ustalenia kontroli W okresie objętym kontrolą funkcje jn. prawowali: 1. Ryszard Mitek - Dyrektor Szpitala Powiatowego w Barlinku 2. Arkadiusz Cysek - główny księgowy szpitala w Barlinku 3. Eunika Figiel - informatyk 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia. I. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1. umowa z dnia 7.03.2011 r. pomiędzy SPZOZ Szpital Powiatowy w Barlinku a RAVEN IT, Szczecin Jagiellońska 13/7, Szczecin, przedmiotem umowy była dostawa, instalacja, konfiguracja i serwis platformy serwerowej niezbędnej do realizacji projektu TELEMEDYCYNA w euroregionie Pomerania 2. umowa z dnia 9.05.2011 r. pomiędzy SPZOZ Szpital Powiatowy w Barlinku a DLL Partners, sp. j. ul. M. Reja 8, 72-010 Police; przedmiotem umowy były roboty instalacyjne w zakresie rozbudowy sieci teleinformatycznej szpitala na potrzeby projektu TELEMEDYCYNA w euroregionie Pomerania: wykonanie sieci teleinformatycznej zgodnie z projektem sieci, wykonanie połączenia radiowego pomiędzy budynkiem B i Laboratorium, dostawa instalacja, konfiguracja i uruchomienie urządzeń sieciowych. 3. umowa z dnia 2.09.2011 r. pomiędzy SPZOZ Szpital Powiatowy w Barlinku a RAVEN IT, Szczecin Jagiellońska 13/7, Szczecin, przedmiotem umowy była rozbudowa szpitalnego systemu informacyjnego niezbędna do realizacji projektu TELEMEDYCYNA; 4. umowa z dnia 31.10.2011 r. pomiędzy SPZOZ Szpital Powiatowy w Barlinku a MCX Telecom sp. zo. o. sp.kom.a., Warszawa 02-683pezy ul. Gotarda 9; przedmiotem umowy jest dostawa przenośnego zestawu wideokonferencyjnego wraz z monitorem; 5. umowa z dnia 31.10.2011 r. pomiędzy SPZOZ Szpital Powiatowy w Barlinku a CompuGroup Medical Polska sp. zo. o. 10-149 Lublin; przedmiotem umowy jest dostawa instalacja i wdrożenie i serwis systemu PACS; Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Wykonanie dostaw i usług zostało potwierdzona protokołami odbioru. 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Zasady rachunkowości dotyczące Projektu nr INT-08-0001 pn. Telemedycyna w Euroregionie Pomerania sieć Pomerania ustalono zarządzeniem Nr 8A/2010 Dyrektora Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Szpital Powiatowy w Barlinku z dnia 27 maja 2010 r. W trakcie kontroli ewidencji księgowej stwierdzono, iż Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. 16
kwalifikowalności). Beneficjent zarejestrował operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie księgowym na utworzonych na potrzeby Projektu kontach księgowych: 1) 011 Środki trwałe, 2) 401 Zużycie materiałów, 3) 081-*-*-* Inwestycje Projekt Nr 1 - TELEMEDYCYNA, 4) 133 Rachunek bankowy podstawowy Telemedycyna, 5) 136 Rachunek pomocniczy Telemedycyna euro. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości 131.454,31 EUR. Wszystkie zapisy na kontach księgowych pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Kontroler stwierdził, że partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Działania przewidziane w projekcie zostały zrealizowane w okresie realizacji projektu Telemedycyna w euroregionie Pomerania siec Pomerania. Dostawy zostały potwierdzone protokołami odbioru oraz dokumentami OT. Protokół z oględzin stanowi załącznik do niniejszej informacji pokontrolnej. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. zakupione w ramach realizacji projektu sprzęt oraz wszelką dokumentację oznaczono logiem Programu, UE oraz informacją o dofinansowaniu zamontowano tablice pamiątkowe na których zamieszczono informacje o dofinansowaniu projektu ze środków UE), 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, przetargi: I. Nazwa zamówienia publicznego: 3/2011 pn. dostawa, instalacja, konfiguracja i serwis platformy serwerowej do realizacji projektu Telemedycyna w Euroregionie Pomerania; Wartość zamówienia określono na kwotę 76780 zł, co stanowi równowartość 20000 euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie kosztorys inwestorski, program funkcjonalno-użytkowy. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony o wartości nieprzekraczającej kwot ustalonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 grudnia 2004 r. prawo zamówień publicznych. Termin składania ofert określono na 22.02.211 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 19742-2011 w dniu 2011.02.10 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 17
3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Ofertę wykonawcy; 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 23.03.2011 z dnia 23.03.2011 6. Kopię umowy z dnia 7.03.2011. I. Nazwa zamówienia publicznego: 6/2011 pn. rozbudowa sieci teleinformatycznej szpitala na potrzeby realizacji projektu Telemedycyna w Euroregionie Pomerania; Wartość zamówienia określono na kwotę 102614,12 zł. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie projekt wykonawczy i kosztorys inwestorski. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony o wartości nieprzekraczającej kwot ustalonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 grudnia 2004 r. prawo zamówień publicznych. Termin składania ofert określono na 18.04.2011 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 53206 w dniu 24.03.2011 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Oferty wykonawców jedna z ofert została odrzucona z uwagi na niezgodność z SIWZ; 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 128454-2011 z dnia 25.05.2011 r. 6. Kopię umowy z dnia 9.05.2011 r. II. Nazwa zamówienia publicznego: 13/2011 pn. Rozbudowa szpitalnego systemu Informacyjnego niezbędnego do realizacji projektu TELEMEDYCYNA w euroregionie Pomerania sieć Pomerania; Wartość zamówienia określono na kwotę 692000,00 zł, co stanowi równowartość 180 225,00euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie analizy rynku. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony; Termin składania ofert określono na 11.08.2011 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 229332-2011 w dniu 03.08.2011 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Oferty wykonawców. 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 285828 z dnia 13.09.2011 r. (postepowanie zostało unieważnione w zakresie pakietu nr 1 z uwagi na za wysoką cenę) 6. Kopię umowy z dnia 2.09.2011 r. III. Nazwa zamówienia publicznego: 16/2011 pn. Dostawa przenośnego zestawu wideokonferencyjnego wraz z monitorem; Wartość zamówienia określono na kwotę 45000,00 zł, co stanowi równowartość 11722,00euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie średnich cen rynkowych zamawianego sprzętu. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony; Termin składania ofert określono na 20.10.2011 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 330476-2011 w dniu 12.10.2011 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 18
ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Ofertę wykonawcy. 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. 6. Kopię umowy z dnia 31.10.2011 r. IV. Nazwa zamówienia publicznego: 15/2011 pn. Dostawa przenośnego zestawu wideokonferencyjnego wraz z monitorem; Wartość zamówienia określono na kwotę 113000,00 zł, co stanowi równowartość 29435,00euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie średnich cen rynkowych zamawianego sprzętu. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony; Termin składania ofert określono na 10.10.2011 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 2. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 312014 w dniu 29.09.2011 r. 3. Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 4. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 5. Ofertę wykonawcy. 6. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. 7. Kopię umowy z dnia 31.10.2011 r. Kontrola ex-post zamówień publicznych została przeprowadzona w ramach kontroli administracyjnej wydatków. 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo Programu segregatorach, przechowywanych w zamkniętych szafach w Wydziale Pozyskiwania Funduszy Zewnętrznych, dokumenty księgowe przechowywane są w Biurze Budżetu. (załącznik nr 3 do informacji pokontrolnej). Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 9 Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości W projekcie nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości wymagających raportowania. Kontrola na miejscu realizacji potwierdziła wykonanie projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie.... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) 19
8 Partner projektu TELEMEDYCYNA: Szpital Powiatowy w Białogardzie, ul Chopina 29, 78-200 Białogard Ustalenia kontroli W okresie objętym kontrolą funkcje jn. sprawowali: 1. mgr inż. Przemysław Dawid - Dyrektor Szpitala Powiatowego w Białogardzie 2. mgr Krystyna Janowska główna księgowa Szpitala Powiatowego w Białogardzie 3. Urszula Pacześniak zamówienia publiczne 4. Sławomir Pietkun informatyk 5. Łukasz Sołtysiak dział zaopatrzenia 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia. I. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1. umowa nr P/N/19/2012 z dnia 31.05.2012 pomiędzy Szpitalem Powiatowym w Białogardzie i CompuGroup Medical Polska Sp z o. o.; Lublin; przedmiotem umowy jest realizacja projektu pod nazwą Telemedycyna w Euroregionie Pomerania sieć Pomerania w zakresie dostawy i instalacji oprogramowania i sprzętu do Telemedycyny; Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołem odbioru. Protokół z oględzin wraz z zestawieniem środków trwałych w załączeniu. 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Zarządzeniem Nr 6 Dyrektora Szpitala Powiatowego w Białogardzie z dnia 31 grudnia 2001r. ustalono zasady rachunkowości funkcjonujące w kontrolowanej jednostce. W trakcie kontroli ewidencji księgowej stwierdzono, iż Beneficjent wyodrębnił konto środki trwałe w budowie z analityką dla realizowanego projektu oraz Rachunek bankowy dewizowy: 1) 080-11-008 TELEMEDYCYNA Sieć Pomerania, 2) 137 Rachunek dewizowy EURO (Pomerania) Beneficjent zarejestrował również operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie księgowym na następujących kontach księgowych: 1) 010 Środki trwałe, 2) 020 Wartości niematerialne i prawne, 3) 131 Bieżący rachunek bankowy PKO, 4) 132 Rachunek bankowy Nordea kredyt długoterminowy, 5) 136 Rachunek bankowy Nordea, 20
6) 210 Rozrachunki z tyt. dostaw i usług inwestycyjnych, 7) 402203 Pozostałe usługi niematerialne, 8) 405400 Szkolenia pracowników. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości 1.004,97 EUR. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Działania przewidziane w projekcie zostały zrealizowane w okresie realizacji projektu Telemedycyna w euroregionie Pomerania siec Pomerania. Dostawy zostały potwierdzone protokołami odbioru oraz dokumentami OT. Protokół z oględzin stanowi załącznik do niniejszej informacji pokontrolnej. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. zakupione w ramach realizacji projektu sprzęt oraz wszelką dokumentację oznaczono logiem Programu, UE oraz informacją o dofinansowaniu zamontowano tablice pamiątkowe na których zamieszczono informacje o dofinansowaniu projektu ze środków UE), Protokół z oględzin oraz zdjęcia stanowią załącznik do informacji pokontrolnej. 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, przetargi: I. Nazwa zamówienia publicznego: PN/19/2012 pn. dostawa oprogramowania i sprzętu do TELEMEDYCYNY; Wartość zamówienia określono na kwotę 45942,45 zł, co stanowi równowartość 113429,81 euro. Ustalenia wartości zamówienia dokonano na podstawie kosztorys inwestorski, program funkcjonalno-użytkowy. Tryb przetargu: przetarg nieograniczony Termin składania ofert określono na 22.05.212 r. Zespół kontrolujący zweryfikował dokumentację ww przetargu, która zawiera: 1. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym ogłoszone w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 152504 w dniu 14.05.2012 r. 2. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia opracowaną przez zamawiającego, którą Zespół Kontrolny sprawdził i stwierdził, że zawierała wszystkie elementy zgodnie z art. 36 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych. 3. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami; 4. Ofertę wykonawcy; 5. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 210960 z dnia 20.06.2012 6. Kopię umowy P/N/19/2012 z dnia 31.05.2012 r. 21