Strona 1 Stron 9 SZKOLENIA I KWALIFIKACJE Opracowała Zweryfikował Zatwierdził Imię i Nazwisko Małgorzata Żuk Paweł Machnicki Marcin Pawlak Stanowisko Inspektor ds. kadr i szkoleń Zastępca Burmistrza Burmistrz Data i Podpis
Strona 2 Stron 9 KARTA ZMIAN L.p. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Zatwierdził 1. 2. 3. 4. 5. 6. ROZDZIELNIK L.p. Otrzymujący procedurę Nr egz. 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 Data otrzymania Podpis Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy i Miasta. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Burmistrza Gminy i Miasta.
Strona 3 Stron 9 SPIS TREŚCI 1. CEL PROCEDURY...4 2. DEFINICJE...4 3. UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ...5 4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA...6 4.1. USTALENIE WYMAGAŃ KWALIFIKACYJNYCH PRACOWNIKÓW...6 4.2. PLANOWANIE SZKOLEŃ...6 4.3. REALIZACJA SZKOLEŃ...6 4.4. DOKUMENTOWANIE SZKOLEŃ...8 4.5. OCENA SKUTECZNOŚCI SZKOLEŃ...8 4.6. ANALIZA WSKAŹNIKÓW PROCESU...8 5. NABÓR NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE...9 6. WYKAZ FORMULARZY...9 7. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH...9
Strona 4 Stron 9 1. CEL PROCEDURY Procedura obejmuje postępowanie w zakresie organizacji szkoleń i określania wymagań kwalifikacyjnych pracowników, które stanowi integralną część procesu nr 2 Zarządzanie zasobami. Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy planowaniu, realizacji, dokumentowaniu i ocenie skuteczności szkoleń oraz przy ustalaniu wymagań kwalifikacyjnych pracowników w Urzędzie Gminy i Miasta, Zakładzie Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych oraz Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej. Niniejszą procedurą Burmistrz Gminy i Miasta ustala jednolity tok postępowania w zakresie będącym przedmiotem niniejszej procedury. Celem opisanego w niniejszej procedurze postępowania jest zapewnienie kompetencji personelu niezbędnych do optymalnego spełnienia wymagań Klientów. Powyższy cel osiągany jest przez systematyczne planowanie, realizację, dokumentowanie i ocenę efektywności szkoleń oraz określanie ramowych wymagań kwalifikacyjnych dla pracowników. Miarą realizacji postępowania opisanego w niniejszej procedurze jest liczba szkoleń odbytych przez pracowników. Wskaźnikiem służącym do monitorowania założonego celu jest średnia ocena skuteczności ze wszystkich szkoleń przeprowadzonych dla pracowników w danym okresie czasu. 2. DEFINICJE - Kierownictwo Burmistrz Gminy i Miasta, Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta, Sekretarz Gminy i Miasta, Skarbnik Gminy i Miasta ; - Kierownik Kierownik referatu, osoba kierująca referatem / samodzielną komórką organizacyjną / jednostką organizacyjną, odpowiedzialna za realizację zadań wynikających z regulaminów organizacyjnych, statutów i systemu zarządzania jakością; - Referat/Biuro/Stanowisko wyodrębniona strukturalnie komórka organizacyjna Urzędu Gminy i Miasta ; - Jednostka organizacyjna prawnie wyodrębniona struktura w Gminie, w postaci Zakładu Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, oraz Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.
Strona 5 Stron 9 3. UPRAWNIENIA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ L.p. Osoba Uprawnienia i odpowiedzialność 1. Burmistrz Gminy i Miasta Odpowiada za: - ustalanie wysokości wskaźnika służącego do monitorowania działań w zakresie szkoleń pracowników, - zatwierdzanie planów szkoleń, - podejmowanie decyzji o wysyłaniu pracowników na szkolenia specjalistyczne, - podejmowanie decyzji o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej na stanowisko urzędnicze. 2. Kierownicy Odpowiadają za: - zgłaszanie zapotrzebowań na szkolenia dla podległych im pracowników. 3. Skarbnik Gminy, Kierownicy jednostek organizacyjnych 4. Sekretarz Gminy, Kierownicy jednostek organizacyjnych 5. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 6. Inspektor ds. kadr i szkoleń Uprawniony jest do: - akceptacji zgłoszeń na szkolenia odpłatne. Uprawniony jest do: - konsultowania planów szkoleń, - podpisywania kart zgłoszeniowych na szkolenia. Odpowiada za: - zgłaszanie zapotrzebowań na szkolenia w zakresie systemu zarządzania jakością dla wszystkich struktur organizacyjnych, - prowadzenie szkoleń wstępnych w zakresie systemu zarządzania jakością dla pracowników przyjmowanych do pracy, - przeprowadzanie szkoleń okresowych, udoskonalających wiedzę pracowników o systemie zarządzania jakością, - przeprowadzanie szkoleń związanych z wprowadzaniem zmian i aktualizacją systemu zarządzania jakością, - opracowywanie programów szkoleń z zakresu systemu zarządzania jakością, - dokonywanie oceny skuteczności szkolenia z zakresu systemu zarządzania jakością, - monitorowanie wielkości przyjętego wskaźnika w zakresie szkoleń z systemu zarządzania jakością. Odpowiada za: - sporządzanie planów szkoleń obowiązkowych, - sporządzanie planów szkoleń okresowych, - organizację szkoleń wewnętrznych, - opracowywanie wymagań kwalifikacyjnych pracowników, - terminowe wysyłanie kart zgłoszeń na szkolenia obowiązkowe, - terminowe wysyłanie kart zgłoszeń na szkolenia zewnętrzne, - powiadamianie osób zainteresowanych i ich przełożonych o danym szkoleniu, - rejestrację i gromadzenie zapisów z odbytych szkoleń, - dokumentowanie szkoleń, - dokonywanie analizy czynników wpływających na wielkość przyjętego wskaźnika w zakresie szkoleń, - opracowanie regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze - upowszechnienie ogłoszeń o wakującym stanowisku urzędniczym, listy kandydatów spełniających wymagania formalne, oraz o wyniku naboru;
Strona 6 Stron 9 4. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 4.1. Ustalenie wymagań kwalifikacyjnych pracowników Wymagania dotyczące kwalifikacji dla poszczególnych stanowisk pracy określone są w Wykazie wymagań kwalifikacyjnych pracowników (Załącznik Z/01). Wykaz stanowisk, dla których istnieją obowiązkowe wymagania kwalifikacyjne oraz stanowisk, dla których istnieją wymagania dodatkowe, opracowuje Inspektor ds. kadr i szkoleń, a zatwierdza Burmistrz dla Urzędu Gminy i Miasta oraz Kierownicy jednostek organizacyjnych dla podległych im jednostek. Zatwierdzone Wykazy wymagań kwalifikacyjnych pracowników są przechowywane przez Inspektora ds. kadr i szkoleń, który udostępnia je zainteresowanym Kierownikom komórek organizacyjnych oraz w razie potrzeby prowadzi ich aktualizację. 4.2. Planowanie szkoleń a) Szkolenia związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników oraz poszerzaniem wiedzy o systemie zarządzania jakością traktowane są jako jedno z priorytetowych zadań i obowiązków każdego pracownika Urzędu Gminy i Miasta oraz pracowników jednostek organizacyjnych. b) Plany szkoleń z uwzględnieniem wymagań kwalifikacyjnych pracowników sporządza Inspektor ds. kadr i szkoleń na podstawie: - zgłoszeń zapotrzebowania na szkolenia, składanych przez Kierownictwo, Kierowników oraz Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, - zaistniałych potrzeb w zakresie szkoleń obowiązkowych (BHP, ppoż. itp.), c) Plany szkoleń na następny rok sporządza Inspektor ds. kadr i szkoleń w porozumieniu z Sekretarzem Gminy i Kierownikami jednostek organizacyjnych, w terminie do 31 października danego roku, na formularzu F/01/01 Plan szkoleń na rok. Plany szkoleń zatwierdzane są przez Burmistrza dla pracowników Urzędu Gminy i Miasta, pracowników w przypadku pracowników jednostek organizacyjnych przez Kierowników tychże jednostek. d) Zmiany i uzupełnienia do planu szkoleń wynikające z doraźnych potrzeb wprowadzane są przez Inspektora ds. kadr i szkoleń na ustny wniosek Kierownictwa, Kierowników i Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. 4.3. Realizacja szkoleń a) Inspektor ds. kadr i szkoleń odpowiedzialny jest za: - terminowe wysyłanie kart zgłoszeń na szkolenia zewnętrzne, - powiadamianie osób zainteresowanych i ich przełożonych o danym szkoleniu, - organizację szkoleń wewnętrznych,
Strona 7 Stron 9 - rejestrację i gromadzenie zapisów z odbytych szkoleń. b) Dokładny termin i miejsce szkoleń wewnętrznych ustala Inspektor ds. kadr i szkoleń w porozumieniu z uczestnikami szkolenia. c) Inspektor ds. kadr i szkoleń przygotowuje listy obecności uczestników szkolenia wykorzystując formularz F/02. d) W przypadku szkoleń zewnętrznych, po dopełnieniu formalności związanych ze zgłoszeniem i ewentualnie po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez organizatorów danego szkolenia, Inspektor ds. kadr i szkoleń przekazuje kopię zgłoszenia na szkolenie zainteresowanemu pracownikowi. e) Szkolenia w zakresie systemu zarządzania jakością dotyczą wszystkich pracowników mających wpływ na jakość i są prowadzone w następujących formach: - szkolenia wstępne dla pracowników przyjmowanych do pracy, - szkolenia okresowe związane z doskonaleniem wiedzy o systemie, - szkolenia związane z wprowadzaniem zmian i aktualizacji w systemie, - szkolenia specjalistyczne. f) Szkolenia wstępne w zakresie systemu zarządzania jakością dla pracowników przyjmowanych do pracy są prowadzone przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Rodzaj i zakres szkolenia jest zależny od kompetencji, odpowiedzialności i roli pracownika, wynikających z systemu zarządzania jakością. g) Szkolenia okresowe, doskonalące wiedzę pracowników o systemie, organizowane są przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Rodzaj, zakres oraz program tych szkoleń opracowuje Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. h) Szkolenia związane z wprowadzaniem zmian i aktualizacją systemu zarządzania jakością są organizowane i przeprowadzane na bieżąco przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, w zależności od potrzeb wynikających z wprowadzanych zmian w dokumentacji systemu. i) Szkolenia specjalistyczne w zakresie systemu zarządzania jakością (np. auditor wewnętrzny, itp.) organizowane są w formie szkoleń wewnętrznych lub zewnętrznych, prowadzonych przez specjalistów. Decyzję o wysłaniu pracowników na szkolenie specjalistyczne lub zorganizowaniu szkolenia wewnętrznego podejmuje Burmistrz na wniosek Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. j) Szkolenia zewnętrzne pracowników organizowane są w wyspecjalizowanych ośrodkach szkoleniowych. k) Szkolenia BHP (wstępne ogólne, wstępne stanowiskowe, podstawowe i okresowe) prowadzone są w oparciu o Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 marca 1996r. W sprawie szczegółowych zasad szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. 62 poz. 285) i na podstawie art. 237 Kodeksu Pracy. l) Za organizację szkoleń obowiązkowych (BHP, ppoż. i in.) odpowiada Inspektor ds. kadr i szkoleń oraz pracownik na samodzielnym stanowisku ds. BHP
Strona 8 Stron 9 4.4. Dokumentowanie szkoleń Zapisy dotyczące realizacji szkoleń prowadzi Inspektor ds. kadr i szkoleń na formularzu F/03 Realizacja planu szkoleń za rok. Wszystkie odbyte przez pracownika szkolenia są odnotowywane przez Inspektora ds. kadr i szkoleń na Kartach szkoleń odbytych przez pracownika formularz F/04. Pracownik sporządza sprawozdanie ze szkolenia formularz F/05. Karty szkoleń odbytych przez pracownika oraz inne dokumenty (lub ich kopie) dotyczące uzyskanych kwalifikacji zawodowych, umieszczane są przez Inspektora ds. kadr i szkoleń w tekach akt osobowych pracowników i tam przechowywane przez cały okres zatrudnienia danego pracownika. Inspektor ds. kadr i szkoleń przechowuje Karty szkoleń BHP, na których odnotowuje się odbyte przez pracownika szkolenia BHP oraz druki dokumentujące odbycie innych szkoleń obowiązkowych. Listy obecności na szkoleniach wewnętrznych przechowuje Inspektor ds. kadr i szkoleń przez okres wskazany w Instrukcji kancelaryjnej. 4.5. Ocena skuteczności szkoleń a) Kierownicy dokonują oceny skuteczności szkolenia po upływie co najmniej 3 miesięcy od jego przeprowadzenia. Podstawą oceny jest sprawozdanie ze szkolenia oraz wykorzystanie nabytej wiedzy w wykonywaniu obowiązków przez pracownika. b) Wynik tej oceny stanowi podstawę do podjęcia ewentualnych działań korygujących (zgodnie z procedurą P/06/03 Działania korygujące i zapobiegawcze ), które mogą polegać m.in. na zmianie firmy szkolącej lub ponownym przeszkoleniu pracownika. c) Wynik oceny skuteczności szkolenia odnotowywany jest przez Inspektora ds. kadr i szkoleń w formularzu F/04 i potwierdzony podpisem Kierownika, w formie rosnącej skali ocen od 1 do 5. 4.6. Analiza wskaźników procesu a) Wielkość wskaźnika dotyczącego monitorowania działań w zakresie szkoleń pracowników ustalana jest na rok kalendarzowy przez Burmistrza Gminy i Miasta. Ustalenia dotyczące wielkości wskaźnika zawarte są w Protokole Nr z przeglądu systemu zarządzania jakością w Urzędzie Gminy i Miasta formularz F/02 do P/06/01 Przegląd systemu zarządzania jakością. b) Sekretarz Gminy monitoruje faktyczną wielkość przyjętego wskaźnika i dokonuje analizy czynników wpływających na jego wartość, która to analiza przedstawiana jest na przeglądzie systemu zarządzania jakością.
Strona 9 Stron 9 5. NABÓR NA WOLNE STANOWISKA URZĘDNICZE Zasady zatrudniania pracowników na stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta określone są w Regulaminie naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta I/02/01/01stanowiącym instrukcję do niniejszej procedury. 6. WYKAZ FORMULARZY - Formularz F/01/01 Plan szkoleń na rok - Formularz F/02 Lista obecności na szkoleniu wewnętrznym - Formularz F/03 Realizacja planu szkoleń za rok - Formularz F/04 Karta szkoleń odbytych przez pracownika - Formularz F/05 Sprawozdanie ze szkolenia 7. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH - Instrukcja I/02/01/01 Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy i Miasta - Instrukcja Kancelaryjna dla samorządów gmin i związków międzygminnych - Załącznik Z/01 Wykaz wymagań kwalifikacyjnych pracowników - Procedura P/06/01 Przegląd systemu zarządzania jakością - Procedura P/06/03 Działania korygujące i zapobiegawcze KONIEC