Rafik Nafkha Marta Żółtowska KOMPUTEROWE SYSTEMY FINANSÓW I KSIĘGOWOŚCI Podejście praktyczne w Comarch ERP XL Wydawnictwo SGGW Warszawa 2013
Copyright by Wydawnictwo SGGW, Warszawa 2013 Wydanie I Recenzent: prof. dr hab. Witold Chmielarz dr hab. Wiesław Szczesny, prof. nadzw. SGGW Redaktor Anna Dołomisiewicz Redaktor techniczny Laura Szczepańska Korekta Anna Dołomisiewicz ISBN 978-83-7583-406-2 Wydawnictwo SGGW ul. Nowoursynowska 166, 02-787 Warszawa tel. 22 593 55 20 (-22, -25 sprzedaż), fax 22 593 55 21 e-mail: wydawnictwo@sggw.pl www.wydawnictwosggw.pl Druk: Agencja Reklamowo-Wydawnicza A. Grzegorczyk, www.grzeg.com.pl
Spis treści Wstęp... 11 1. Pojęcie i rozwój systemów informatycznych... 12 1.1. Systemy transakcyjne przetwarzania danych STPD... 14 1.2. Systemy informacyjno-raportujące... 14 1.3. Systemy wspomagania decyzji SWD... 15 1.4. Systemy eksperckie... 15 1.5. Systemy sztucznej inteligencji... 17 1.6. Systemy finansowo-księgowe... 17 1.6.1. Co to są systemy finansowo-księgowe?... 17 1.6.2. Jak wybrać?... 18 1.6.3. Przykładowe oferty dostawców systemów (modułów) finansowo-księgowych... 19 1.6.3.1. Księga handlowa firmy INFOR... 20 1.6.3.2. Finanse i księgowość systemu Forte firmy SAGE... 21 1.6.3.3. Finanse i księgowość systemu ERP SyKOF... 22 1.6.3.4. Finanse i księgowość firmy SIMPLE... 24 1.6.3.5. SAP Business One firmy SAP AG... 26 1.6.3.6. IFS Applications firmy IFS World Industrial and Financial Systems... 27 1.6.4. Finanse i księgowość w systemie Comarch CDN XL... 28 1.6.4.1. Księgowość... 29 1.6.4.2. Finanse... 31 2. Podejście teoretyczne finanse i księgowość w Comarch CDN XL... 35 2.1. Rozpoczęcie pracy w systemie... 35 2.1.1. Uruchomienie systemu, logowanie... 35 2.1.2. Podstawowa konfiguracja... 35 2.1.2.1. Zakładka Słowniki... 36 2.1.2.2. Zakładka Okresy obrachunkowe... 37 2.1.2.3. Zakładka Parametry 1... 37 2.1.2.4. Zakładka Parametry 2... 38 2.1.2.5. Zakładka Księgowania... 39 2.1.2.6. Zakładka Księgowania cd... 40 2.1.2.7. Zakładka Konta kontrahentów... 40 2.1.2.8. Zakładka Konta pracowników... 41 2.1.2.9. Zakładka Odsetki... 41 3
2.1.3. Data w systemie... 41 2.1.4. Daty obliczeń... 41 2.2. Kontrahenci... 42 2.2.1. Karta kontrahenta... 42 2.3. Pracownicy... 43 2.4. Urzędy i banki... 43 2.5. Towary... 44 2.6. Waluty... 44 2.7. Plan kont... 44 2.7.1. Wygenerowanie planu kont za pomocą kreatora... 45 2.7.2. Grupowanie kont... 46 2.7.2.1. Zakładanie grupy kont... 46 2.7.2.2. Synchronizacja grupy... 47 2.8. Bilans otwarcia... 47 2.8.1. Wprowadzanie ręcznego bilansu otwarcia... 48 2.8.2. Wprowadzanie automatycznego bilansu otwarcia... 48 2.9. Kasa/Bank... 49 2.9.1. Rejestry kasowe/bankowe... 49 2.9.2. Raporty kasowe/bankowe... 50 2.9.2.1. Raporty wprowadzane ręcznie... 50 2.9.2.2. Raporty tworzone automatycznie... 50 2.9.2.3. Zamykanie raportów... 51 2.9.2.4. Księgowanie raportów... 51 2.9.2.5. Usuwanie raportów... 51 2.9.3. Zapisy kasowe/bankowe... 52 2.9.3.1. Wprowadzanie zapisów kasowych/bankowych... 52 2.9.3.2. Usuwanie zapisów kasowych/bankowych... 52 2.9.3.3. Rozliczanie zapisów kasowych/bankowych... 53 2.9.3.4. Automatyczne generowanie zapisów kasowych/bankowych... 53 2.9.4. Operacje kasowe/bankowe... 53 2.10. Dokumenty handlowe (moduł Sprzedaż)... 55 2.10.1. Wprowadzanie faktur zakupu/sprzedaży... 55 2.10.2. Zapłata (całkowita i ratalna) oraz rozliczanie płatności z poziomu faktury zakupu/sprzedaży... 56 2.10.3. Rejestracja przyjęć i wydań zewnętrznych... 59 4
2.10.4. Spinacze... 60 2.10.4.1. Generowanie spinacza z poziomu listy faktur zakupu/sprzedaży... 60 2.10.4.2. Generowanie spinacza z poziomu listy przyjęć/wydań zewnętrznych... 62 2.10.4.3. Księgowanie spinacza... 64 2.10.5. Korekty dokumentów handlowych... 64 2.10.5.1. Korekta... 64 2.10.5.2. Korekta wartości... 65 2.10.5.3. Korekta elementu transakcji... 65 2.10.5.4. Automatyczna korekta... 66 2.10.5.5. Korekta ręczna... 67 2.10.5.6. Korekty dokumentów typu spinacz... 68 2.10.6. Anulowanie zatwierdzonych dokumentów handlowych i magazynowych... 69 2.10.7. Dekretacja i księgowanie dokumentów handlowych... 70 2.10.7.1. Księgowanie z poziomu dokumentu... 70 2.10.7.2. Księgowanie z poziomu listy dokumentów... 71 2.11. Rejestr VAT... 72 2.11.1. Wprowadzanie faktury a-vista... 73 2.11.2. Rozliczanie dokumentów a-vista... 75 2.11.3. Korekta dokumentów a-vista... 75 2.11.4. Anulowanie dokumentów a-vista... 75 2.11.5. Księgowanie dokumentów a-vista... 75 2.12. Deklaracje VAT... 75 2.12.1. Deklaracja VAT-7D... 76 2.12.2. Deklaracja VAT-7K... 76 2.12.3. Deklaracja VAT-7... 76 2.12.3.1. Wystawianie deklaracji VAT-7... 77 2.13. Noty memoriałowe... 78 2.13.1. Uproszczona nota memoriałowa UNM... 78 2.13.1.1. Generowanie uproszczonej noty memoriałowej... 78 2.13.2. Nota memoriałowa... 79 2.13.2.1. Symbole kwot... 79 2.13.2.2. Definicja noty memoriałowej... 79 2.13.2.3. Schemat księgowań noty memoriałowej... 80 2.13.2.4. Rejestrowanie noty memoriałowej... 81 2.14. Rozliczenia i rozrachunki... 81 5
2.14.1. Rozliczenia... 81 2.14.1.1. Rozliczenie dokumentu źródłowego/wygenerowanie zapłaty... 82 2.14.2. Rozrachunki... 83 2.14.2.1. Dokonywanie rozrachunków... 84 2.14.2.2. Automatyczne rozrachunki... 84 2.14.3. Generowanie not i upomnień... 85 2.15. Schematy księgowań... 86 2.15.1. Definiowanie schematów księgowań wiadomości ogólne... 87 2.15.2. Definiowanie schematów księgowań dla faktur VAT... 88 2.16. Księgowania okresowe... 88 2.16.1. Dokonanie księgowania okresowego... 89 2.17. Zapisy księgowe i dzienniki księgowe... 90 2.17.1. Wprowadzanie dekretów pojedynczych... 90 2.17.2. Wprowadzanie dekretów zbiorczych... 91 2.17.3. Generowanie uproszczonej noty memoriałowej z poziomu zapisów księgowych... 91 2.17.4. Przenoszenie zapisów księgowych do księgi głównej... 91 2.17.5. Usunięcie/Storno dekretu w buforze... 92 2.17.6. Dokonanie storna zapisu w księdze głównej... 92 2.18. Zestawienie obrotów i sald... 93 2.19. Sprawozdanie finansowe... 94 2.19.1. Kreator zestawień księgowych... 95 2.19.2. Wyliczanie zestawień księgowych... 95 2.20. Zamknięcie okresu obrachunkowego... 96 3. Podejście praktyczne finanse i księgowość w Comarch CDN XL... 97 3.1. Podstawowa konfiguracja... 97 3.2. Kontrahenci... 99 3.2.1. Założenie kart kontrahentów... 99 3.3. Pracownicy... 100 3.3.1. Założenie karty pracownika... 100 3.4. Urzędy i banki... 100 3.4.1. Wprowadzenie urzędu skarbowego (US)... 100 3.4.2. Wprowadzenie urzędu ZUS... 100 3.4.3. Wprowadzenie banku BPH SA... 100 3.5. Towary... 100 3.5.1. Wprowadzenie kart towarów... 100 6
3.6. Waluty... 101 3.6.1. Wprowadzenie walut... 101 3.7. Plan kont... 101 3.7.1. Wygenerowanie planu kont za pomocą kreatora... 101 3.7.2. Zakładanie kont syntetycznych i analitycznych... 101 3.7.2.1. Z poziomu planu kont... 101 3.7.2.2. Z poziomu karty kontrahenta... 102 3.7.3. Grupowanie kont... 103 3.8. Bilans otwarcia... 104 3.8.1. Wprowadzenie ręcznego bilansu otwarcia... 104 3.8.2. Rozliczenia z poziomu bilansu otwarcia... 105 3.8.3. Korekta bilansu otwarcia... 105 3.9. Kasa/Bank... 105 3.9.1. Operacje kasowe/bankowe... 105 3.9.2. Rejestry kasowe/bankowe... 107 3.9.3. Raporty kasowe/bankowe... 107 3.9.4. Zapisy kasowe/bankowe... 108 3.9.4.1. Wprowadzenie zapisów kasowych... 108 3.9.4.2. Wprowadzenie zapisów bankowych... 108 3.9.4.3. Rozliczenie całkowite zapisów kasowych/bankowych... 109 3.9.4.4. Rozliczenie częściowe zapisów kasowych/bankowych... 109 3.9.4.5. Dokonanie kompensaty całkowitej lub częściowej zapisów kasowych/bankowych... 109 3.9.4.6. Automatyczne generowanie zapisów kasowych/bankowych... 110 3.10. Dokumenty handlowe (moduł Sprzedaż)... 110 3.10.1. Wprowadzanie faktur zakupu... 110 3.10.2. Wystawianie faktur sprzedaży... 110 3.10.3. Zapłata oraz rozliczenie płatności... 111 3.10.3.1. Automatyczne generowanie zapisów kasowych/bankowych (zapłaty całkowitej)... 111 3.10.3.2. Podział zapłaty na płatności cząstkowe... 112 3.10.3.3. Rozliczenie całkowite/częściowe płatności... 112 3.10.4. Przyjęcia i wydania zewnętrzne... 112 3.10.4.1. Wprowadzanie przyjęć zewnętrznych... 112 3.10.5. Wystawianie wydań zewnętrznych... 114 3.10.6. Wykorzystanie funkcji Spinacz... 115 3.10.6.1. Generowanie spinacza z poziomu listy faktur zakupu... 115 7
3.10.6.2. Generowanie spinacza z poziomu listy faktur sprzedaży... 115 3.10.6.3. Generowanie spinacza z poziomu listy przyjęć zewnętrznych... 116 3.10.6.4. Generowanie spinacza z poziomu listy wydań zewnętrznych... 116 3.10.7. Korekty dokumentów handlowych... 117 3.10.7.1. Korekta wartości faktury zakupu... 117 3.10.7.2. Korekta wartości faktury sprzedaży... 117 3.10.7.3. Korekta wartości przyjęcia zewnętrznego... 117 3.10.7.4. Korekta wartości wydania zewnętrznego... 118 3.10.7.5. Korekta elementu transakcji dla faktury zakupu... 118 3.10.7.6. Korekta elementu transakcji dla faktury sprzedaży... 119 3.10.7.7. Korekta elementu transakcji dla przyjęcia zewnętrznego... 119 3.10.7.8. Korekta elementu transakcji dla wydania zewnętrznego... 119 3.10.7.9. Korekta spinacza z poziomu listy faktur zakupu... 120 3.10.7.10. Korekta spinacza z poziomu listy faktur sprzedaży... 120 3.10.7.11. Korekta spinacza z poziomu listy przyjęć zewnętrznych... 121 3.10.7.12. Korekta spinacza z poziomu listy wydań zewnętrznych... 121 3.10.8. Anulowanie dokumentów handlowych i magazynowych... 121 3.10.8.1. Anulowanie faktury sprzedaży FS 3... 121 3.10.8.2. Anulowanie spinacza (S)FZ 6/12... 122 3.10.8.3. Anulowanie spinacza korekt (S)FZK 9/12... 122 3.10.8.4. Anulowanie korekty przyjęcia zewnętrznego PZK 7/12... 123 3.10.8.5. Anulowanie korekty wydania zewnętrznego WZK 6... 123 3.10.9. Dekretacja i księgowanie dokumentów handlowych... 123 3.10.9.1. Księgowanie z poziomu dokumentu... 123 3.10.9.2. Księgowanie z poziomu listy dokumentów... 124 3.11. Rejestry VAT... 125 3.11.1. Wprowadzenie faktury kosztowej formularz uproszczony... 125 3.11.2. Wprowadzenie faktury zakupu środka trwałego formularz uproszczony... 125 8
3.12. Deklaracja VAT-7... 126 3.12.1. Wystawienie deklaracji VAT-7... 126 3.13. Nota memoriałowa... 126 3.13.1. Uproszczona nota memoriałowa... 126 3.13.1.1. Wygenerowanie i zaksięgowanie UNM nota odsetkowa otrzymana od kontrahenta... 126 3.13.1.2. Wygenerowanie i zaksięgowanie UNM rozliczenie delegacji pracownika... 127 3.13.2. Nota memoriałowa... 127 3.13.2.1. Symbole kwot... 127 3.13.2.2. Definicja noty memoriałowej... 128 3.13.2.3. Rejestracja noty memoriałowej... 128 3.14. Rozliczenia i rozrachunki... 129 3.14.1. Rozliczenia... 129 3.14.1.1. Wygenerowanie zapłaty z poziomu nierozliczonych płatności... 129 3.14.1.2. Rozliczenie dokumentu z poziomu nierozliczonych płatności... 129 3.14.2. Rozrachunki... 129 3.14.2.1. Dokonanie rozrachunku... 130 3.14.2.2. Dokonanie automatycznego rozrachunku... 130 3.14.3. Generowanie not i upomnień... 130 3.14.3.1. Wygenerowanie upomnienia... 130 3.14.3.2. Wygenerowanie noty odsetkowej... 130 3.15. Schematy księgowań... 131 3.15.1. Schemat księgowań faktura VAT zakupu towarów... 131 3.15.2. Schemat księgowań faktura VAT sprzedaży towarów... 132 3.15.3. Schemat księgowań przyjęcie zewnętrzne... 133 3.15.4. Schemat księgowań wydanie zewnętrzne... 133 3.15.5. Schemat księgowań noty memoriałowe... 134 3.15.5.1. Rozliczenie delegacji pracownika... 134 3.15.5.2. Nota odsetkowa otrzymana od kontrahenta... 134 3.15.6. Schemat księgowań noty odsetkowe... 135 3.16. Księgowania okresowe... 135 3.16.1. Rozliczenie podatku VAT... 135 3.16.2. Rozliczenie miesięcznej prenumeraty (12 sztuk) zakupionej i zapłaconej na początku roku... 136 9
3.17. Zapisy księgowe i dzienniki księgowe... 137 3.17.1. Wprowadzenie dekretu pojedynczego na konto zwykłe amortyzacja środka trwałego... 137 3.17.2. Wprowadzenie dekretu pojedynczego na konto rozrachunkowe ryczałt za nocleg... 137 3.17.3. Wprowadzenie dekretu zbiorczego aktualizacja wartości inwestycji długoterminowych... 138 3.17.4. Wygenerowanie uproszczonej noty memoriałowej... 138 3.17.5. Przenoszenie zapisów księgowych do księgi głównej... 139 3.17.6. Usunięcie dekretu w buforze... 139 3.17.7. Dokonanie storna zapisu w księdze głównej... 139 3.18. Zestawienie obrotów i sald... 139 3.19. Sprawozdanie finansowe... 140 3.19.1. Wygenerowanie szablonu sprawozdania finansowego... 140 3.19.2. Obliczenie bilansu... 140 3.19.3. Obliczenie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym... 140 3.20. Zamknięcie okresu obrachunkowego... 141 3.21. Zbliża się koniec roku obrotowego i co teraz?... 141 3.21.1. Jak powiązać obroty danego konta z bilansem... 141 3.21.2. Zysk czy strata, czyli jak samodzielnie stworzyć RZiS... 144 3.21.3. Jak ustalić wysokość osiągniętego dochodu/poniesionej straty na deklaracji podatkowej... 146 3.21.3.1. Funkcje klasy kont... 146 3.21.3.2. Deklaracja podatkowa CIT-2... 147 4. Podsumowanie... 149 Spis ilustracji... 150 Bibliografia... 152
Wstęp Z obserwacji praktyki wynika, że współczesne systemy informatyczne wspomagające zarządzanie (SIZ) można podzielić na dwie zasadnicze grupy systemów: systemy wspomagające bieżącą działalność organizacji, takie systemy są nazwane systemami ewidencyjno-operacyjnymi, ewidencyjno-sprawozdawczymi lub transakcyjnymi oraz systemy analityczne oparte na hurtowniach danych, przydatne w podejmowaniu decyzji biznesowych. Ta publikacja jest poświęcona omówieniu działania i funkcjonalności pierwszej grupy systemów, czyli systemów wspomagających bieżącą działalność operacyjną organizacji w zakresie finansów i księgowości przedsiębiorstwa. Praca składa się z trzech podstawowych części. Część pierwsza wyjaśnia podstawowe pojęcia dotyczące systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem oraz charakterystykę systemów informatycznych zarządzania zgodnie z klasyfikacją, wynikającą z rozwoju zastosowań informatyki we współczesnym wspomaganiu zarządzania. W zakresie systemów finansowo-księgowych przedstawiono rozwiązania systemowe wybranych firm działające na rynku polskim. W części drugiej przedstawiono funkcje informatycznych systemów księgowości na przykładzie systemu Comarch ERP XL dawniej Comarch CDN XL. Omówiono podstawowe zagadnienia dotyczące wystawiania dokumentów handlowych, rozliczeń, rozrachunków, predekretacji i księgowania. Zdefiniowano także budowę schematów księgowań. Na koniec przedstawiono wyliczanie zestawienia obrotów i sald, sprawozdania finansowego oraz zamykanie okresu obrachunkowego. Część trzecia stanowi zestaw ćwiczeń przydatnych przy nauczaniu przedmiotu wykorzystania informatycznych systemów wspomagających działalność przedsiębiorstwa w zakresie finansów i księgowości. Przedstawione studium przypadku zostało przeprowadzone przy użyciu systemu Comarch CDN XL wersja 10.5. Na zakończenie omówiono rozwój technologii informacyjnej umożliwiającej rozbudowanie systemów informatycznego wsparcia zarządzania. W trakcie pracy nad publikacją autorzy korzystali z własnych doświadczeń jako członkowie zespołów wdrożeniowych SIZ oraz z najnowszych źródeł podejmujących tematykę informatyki w zarządzaniu przedsiębiorstw. Publikacja ilustruje zagadnienia związane z wykorzystaniem informatyki w zarządzaniu firmą w zakresie finansów i księgowości. Jest adresowana zatem w pierwszej kolejności do studentów kierunków ekonomicznych, poszukujących informacji na temat możliwości wykorzystania systemów finansowo-księgowych w przedsiębiorstwie, a także kadry kierowniczej, która poszukuje informacji o możliwości usprawnienia i automatyzacji procesów biznesowych w zakresie księgowości. 11
1. Pojęcie i rozwój systemów informatycznych Rdzeniem nazwy Zintegrowany system informatyczny zarządzania (ZSIZ) jest pojęcie system informatyczny. Bernard F. Kubiak [1994, s. 49] definiuje system jako zorganizowany zbiór licznych elementów strukturalnych, powiązanych ze sobą (współzależnych) i wykonujących oddzielne funkcje, ale w jednym wspólnym celu. Bardziej formalne definicje odwołują się do generalnych cech systemów i są przedstawiane za pomocą modelu wejście proces wyjście. Wejściem w tym ujęciu są zasoby informacyjne, który system pozyskuje ze swojego otoczenia lub z wewnętrznych generatorów informacji (pracownicy itd.). W podsystemie kadry i płace dane mogą być rejestrowane na kartach pracy przy wykorzystaniu rejestratorów czasu pracy a w systemie call center dane inicjujące jego działania będą pochodziły od nadchodzącego sygnału. Dane mogą być wprowadzane na wiele różnych sposobów: przy użyciu klawiatury lub urządzeń manipulacyjnych typu mysz lub touchpad ekranu dotykowego, pióra świetlnego, skanera, czytnika kodów kreskowych, mikrofonu. Niezależnie od sposobu gromadzenia danych, jedynie w przypadku zagwarantowania ich poprawności możliwe będzie uzyskanie pożądanej informacji na wyjściu systemu. Wyjściami są informacje dostarczane do otoczenia lub do innych systemów wewnętrznych np. informacje o wynagrodzeniach, będące wynikiem obliczeń w systemie płacowym, stanowią wejście do systemu księgowego, w którym zostają zarejestrowane jako koszty. Wyjście może zostać wygenerowane na różne sposoby poprzez wyświetlenie na monitorze, wydrukowanie na drukarce lub innym urządzeniu, wyemitowanie dźwięku przez głośniki a także zapisanie na dysku komputera lub przesłanie do innego systemu. Procesy to działania, które przekształcają informacje wejściowe w informacje wyjściowe i mogą obejmować takie operacje, jak obliczenia, łączenie (tekstów, tabel, zbiorów danych), pobieranie podzbioru danych, dokonywanie porównań i podejmowanie alternatywnych akcji. Może odbywać się ręcznie lub automatycznie. Posługując się pojęciem systemu, można podać definicję systemu informacyjnego. Według Ralpha M. Staira, system informacyjny to taki system, który przetwarza dane w informacje [Stair, Reynolds 2003, s. 8]. Z kolei według Adama Nowickiego [red. 2006, s. 7375], systemem informacyjnym jest wyróżniony przestrzennie i uporządkowany czasowo zbiór informacji, nadawców informacji, odbiorców informacji, kanałów informacyjnych oraz technicznych środków przesyłania i przetwarzania informacji, których funkcjonowanie służy do sterowania obiektem. W przypadku, gdy przetwarzane informacje służą do sterowania obiektem gospodarczym mamy doczynienia z systemem informacyjnym zarządzania. 12
Z kolei Paul Beynon-Davies [2002, s. 59], w odniesieniu do klasyfikacji systemów, definiuje system informacyjny zarządzania (SIZ) jako tą część systemu informacyjnego przedsiębiorstwa, która jest odpowiedzialna za zasilanie procesów. System informacyjny może być systemem ręcznym, gdzie do przetwarzania informacji służy np. kalkulator czy kartka i długopis, lub zautomatyzowanym. W tym drugim przypadku mówimy o systemie informatycznym, czyli o takim systemie informacyjnym, który do przetwarzania danych wykorzystuje sprzęt komputerowy. Biorąc pod uwagę powyższą definicję, system informacyjny zarządzania można określić jako system o wydzielonej, skomputeryzowanej części systemu informacyjnego. William Bocchino uważa, że sterowanie (zarządzanie) działaniem systemu informacyjnego wymaga istnienia sprawnego systemu zbierania, przetwarzania, przesyłania i prezentacji informacji. Dalej definiuje system informacyjny zarządzania jako system, który przetwarza dane ekonomiczne i techniczne, opisujące organizację gospodarczą (lub inną instytucję), zdarzenia i procesy w niej zachodzące oraz jej otoczenie, w informacje ułatwiające podejmowanie decyzji. Według Bocchino, celem systemu informatycznego zarządzania jest: dostarczanie decydentom terminowych i dokładnych danych, pozwalających na podejmowanie i wprowadzanie w życie niezbędnych decyzji, optymalizujących współdziałanie materiałów maszyn i środków pieniężnych po to, aby w sposób najskuteczniejszy osiągnąć postawione przed organizacją cele [Bocchino 1975, s. 20]. Pierwsze zastosowania informatyki w zarządzaniu miały miejsce w latach sześćdziesiątych ubiegłego wieku i dotyczyły wspomagania ewidencji operatywnej, czyli rejestracji zdarzeń w miejscu ich powstania oraz ewidencji księgowej. Systemy te były przeznaczone do przetwarzania masowych ilości danych, czyli gromadzenia, przechowywania, weryfikacji oraz aktualizacji danych. Typowym wyjściem systemu były raporty w postaci wydruków komputerowych. Następnie systemy wyposażone w różnego rodzaju narzędzia raportujące, które dały dopiero możliwości wykorzystania funkcji informacyjnej systemu. W kolejnych wersjach systemów informacyjnych zarządzania uwzględniono funkcje sprawozdawcze i planistyczne. Jednocześnie zaimplementowano metody optymalizacyjne, statystyczne i symulacyjne oraz nowe metody sztucznej inteligencji, takie jak bazy modeli, wiedzy i sieci neuronowe. Kierunek rozwoju przyjęty przez Ralpha M. Staira i George a Reynoldsa prowadzi do następującej generacji systemów informacyjnych zarządzania [Stair, Reynolds 2003]: systemy transakcyjne, systemy informacyjno-raportujące, 13
systemy wspomagania decyzji, systemy eksperckie, systemy sztucznej inteligencji. 1.1. Systemy transakcyjne przetwarzania danych STPD Systemy transakcyjne przetwarzania danych (ang. Transaction Procesing Data Systems TPDS) są to najprostsze systemy informatyczne. Przeznaczone są do całościowego przetwarzania danych źródłowych, czyli gromadzenia, przechowywania, weryfikacji i aktualizacji danych. Systemy transakcyjne służyły rozwiązywaniu jednorazowych, rutynowych, masowych lub skomplikowanych numerycznie operacji. Przyśpieszały proces podstawowego przetwarzania danych w stosunku do przetwarzania ręcznego. Typowym wyjściem systemu były proste raporty w postaci wydruków komputerowych. Do zakresów programów należało: przeliczenia statystyczne, standardowe wydruki np. kadrowe, listy płac itp. Obecnie są sporadycznie stosowane i przeznaczone do rozwiązywania niestandardowych problemów technicznych lub gospodarczych. 1.2. Systemy informacyjno-raportujące Dalszy rozwój systemów transakcyjnych polegał na rozszerzeniu i wzbogaceniu istniejącej funkcji ewidencyjnej na funkcję informacyjną, dlatego systemy informacyjno-raportujące stanowią po prostu rozwinięcie systemów ewidencyjno-sprawozdawczych. W systemach informacyjno-raportujących nacisk jest położony na udostępnienie i prezentowanie informacji przydatnej w podejmowaniu decyzji. Projektowane generatory projektów są łatwe w obsłudze i przeznaczone dla użytkowników nie koniecznie mających wykształcenie informatyczne. O ile systemy ewidencyjne generują jedynie regularne i standardowe raporty oraz sprawozdania, o tyle systemy informacyjno-raportujące umożliwiają tworzenie wszelkich typów raportów (regularnych, na żądanie oraz wyjątków). Raporty regularne posiadają stałą strukturę informacyjną i wynikają bądź z uwarunkowań prawnych na rzecz instytucji zewnętrznych, bądź z potrzeby przedsiębiorstwa w zakresie jego działalności operacyjnej i konkurencyjnej. 14
1.3. Systemy wspomagania decyzji SWD Systemy wspomagania decyzji (ang. Decision Support Systems DSS) wykorzystują architekturę i rozwiązania logiczne wszystkich wymienionych wcześniej systemów, integrując i spajając ich działanie za pomocą środków technicznych i programistycznych. W swojej publikacji Witold Chmielarz [1996, s. 48] pisał, że systemy wspomagania zarządzania mogą posiadać: zintegrowaną bazę danych, wspomagającą różne obszary funkcjonalne firmy wraz z mechanizmami jej obsługi, bazę modeli, sprowadzającą się przynajmniej do zbioru algorytmów automatyzujących najbardziej typowe, masowe procedury wykorzystywane w działalności przedsiębiorstwa, nowoczesny interfejs użytkownika, wykorzystujący np. środki multimedialne, sieci itp., mechanizmy, dostarczające na wszystkie szczeble zarządzania informacje o pożądanej strukturze, zakresie i prezentacji graficznej, systemy zabezpieczeń, ograniczające dostęp do danych. Cechy charakterystyczne SWZ: współpraca ze wszystkimi procesami zachodzącymi w przedsiębiorstwie, sprawne i szybkie przesyłanie informacji, ich synchronizacja i monitorowanie oraz sterowanie nimi, łączenie organizacji z otoczeniem, stopniowe obejmowanie sferą działania wszystkich dziedzin działania organizacji gospodarczej, w której został wdrożony. Rolę nadrzędnego modułu w takich systemach spełniają przeważnie programy finansowo-księgowe, rozszerzone o analizy ekonomiczno-statystyczne i procedury analityki zarządczej firmy. 1.4. Systemy eksperckie William A. Freyenfeld [1984, s. 23] określa system ekspercki jako system informatyczny zawierający wyspecjalizowaną wiedzę na temat określonego obszaru ludzkiej działalności. Wiedza ta jest zorganizowana w sposób umożliwiający wejście z użytkownikiem w interakcyjny dialog związany z tematyką tego obszaru, w wyniku, którego system może oferować rady lub propozycje oraz wyjaśniać sposób rozumowania, leżący u podstaw rad lub decyzji. 15
Systemy te starają się naśladować decyzje eksperta człowieka w konkretnej wybranej dziedzinie i potrafią to robić w wielokrotnie powtarzalny i przyjazny dla użytkownika sposób. Na polskim rynku systemy eksperckie zwane są również systemami ekspertowymi lub systemami doradczymi. Gdy użytkownicy potrzebują konkretnej rady zwracają się do komputera, który, tak jak ludzki ekspert, udziela najlepszej rady oraz, gdy jest to konieczne, tłumaczy logikę na podstawie, której doszedł do takiego, a nie innego wniosku. Mogą one wspomagać podejmowanie decyzji w wielu dziedzinach: usługach finansowych, marketingu, analizie procesu produkcji i innych. Cechy systemów eksperckich: baza wiedzy wraz z systemem zarządzania bazą wiedzy (algorytmy, procedury wnioskowania, procedury uzupełniania bazy), interfejs użytkownika jest zawsze rozbudowany w kierunku operowania na dialogu umożliwiającemu z jednej strony proces uczenia się systemu, a z drugiej wykorzystania nabytej wiedzy do diagnoz i prognoz pomagających rozwiązać problemy decydenta, może udzielać wyjaśnień znaczenia stosowanych pojęć, może wyjaśniać podstawy podjęcia danej decyzji, zdolność konwersacji z użytkownikiem w jego ojczystym języku. Pojęciem system ekspercki można określić większość współczesnych zaawansowanych systemów komputerowych, takich jak: interaktywne systemy wspomagania decyzji DSS (ang. Decision Support Systems), systemy informowania kierownictwa EIS (ang. Executive Information Systems), systemy wspomagania kierownictwa, które często łączą możliwości DSS i MIS (ang. Manufacture Information Systems). Do korzyści, jakie przedsiębiorstwo osiąga dzięki wdrożeniu systemu eksperckiego, należą [Bielecki 2001, s. 154]: wzrost efektywności pracy profesjonalistów, niektóre zadania mogą być wykonane bez pomocy wykwalifikowanego personelu, wzrost jakości wykonywanej pracy, zmniejszenie kosztów oraz strat (wzrost zysków firmy), oszczędność czasu. 16
1.5. Systemy sztucznej inteligencji Systemy sztucznej inteligencji w swoich założeniach mają posługiwać się dialektyką rozumowania symbolicznego i niealgorytmicznego pozwalającego również na automatyczne wnioskowanie. Potrafią z niekompletnych i niepowiązanych ze sobą informacji wygenerować rozsądne wnioski. Według W. Chmielarza [1996, s. 47], systemy sztucznej inteligencji mogą wspomagać decyzje np. w obszarze: interpretacji danych tam, gdzie analityczne narzędzia są potrzebne do wyciągania wniosków na podstawie olbrzymich zbiorów niepełnych danych otrzymanych z różnych źródeł: informacja o fałszerstwach kart kredytowych, ocena personelu i kandydatów do pracy, diagnozy medyczne i techniczne, rozpoznawania wzorców: generacja mowy i rozpoznawanie głosu, rozpoznawanie znaków. Systemy sztucznej inteligencji wymagają drogiej technologii oraz zazwyczaj bardzo długiego i żmudnego treningu komputera za pomocą danych historycznych i/lub testowych. 1.6. Systemy fi nansowo-księgowe Informatyzację firmy zaczyna się najczęściej od programów obsługujących finanse i księgowość. Później uzupełnia się system o kolejne moduły wspomagające kadry, sprzedaż czy magazyny. W ostatecznym rozrachunku przedsiębiorstwo kupuje profesjonalny system zarządzania, który wspomniane funkcjonalności i tak posiada. System finansowo-księgowy był i nadal jest pierwszą większą inwestycją informatyczną w firmie. Wynika to z konieczności uzyskania i przekazania rzetelnej informacji zewnętrznej dla potrzeb urzędów podatkowych, inwestorów i innych instytucji, takich jak GUS, różne urzędy nadzoru, oraz potrzeby posiadania podstawowej informacji zarządczej, na bazie której można podejmować decyzje. 1.6.1. Co to są systemy finansowo-księgowe? Systemy finansowo-księgowe (FK) umożliwiają optymalizację procesów finansowych wewnątrz przedsiębiorstwa. Korzyści z ich wdrożenia są następujące: zwiększenie efektywności procesów finansowych, 17
monitorowanie, śledzenie i współdzielenie informacji finansowych wewnątrz przedsiębiorstwa, możliwość integracji z innymi systemami funkcjonującymi w przedsiębiorstwie (np. ERP, PLM, PPM), utrzymywanie historii operacji dla celów audytu, obsługa księgi głównej, obsługa wielu walut, szczególnie istotna dla przedsiębiorstw międzynarodowych, a także eksportu i importu, możliwość tworzenia raportów okresowych na temat kondycji finansowej przedsiębiorstwa. 1.6.2. Jak wybrać? Główną determinantą na początku jest skala działalności firmy. Mała firma może poprzestać na przejrzeniu oferty w sieci, pobraniu i przetestowaniu wersji demonstracyjnych. Jeśli któraś spełni oczekiwania, warto zapytać o cenę, serwis, terminy, tryb wdrożenia czy częstotliwość i koszty aktualizacji. Średniej wielkości firma najczęściej już korzysta z programów finansowo-księgowych, a chęć zmiany uzasadnia koniecznością rozbudowy i uzupełnienia funkcjonalności systemu. Nierzadko decyduje się na wymianę całego IT łącznie ze zmianą dostawcy. Lekka Lila [2009] uważa, że dany system finansowo-księgowy powinien: współpracować z systemami zewnętrznymi, np. ewidencyjnymi (moduły sprzedażowe), współpracować z systemami bankowymi, wspomagać proces windykacji (wydruki wezwań do zapłaty, monitów, wiekowanie), organizować dane w słowniki, pakiety danych itp., przygotowywać wzorce księgowań, umożliwiać prowadzenie międzyokresowe rozliczania kosztów, pozwalać na planowanie płynności finansowej, generować i przechowywać historyczne kursy walut (np. kurs euro z kilku banków), generować i przygotowywać raporty na podstawie zgromadzonych danych, umożliwiać prowadzenie bilansów i RZiS (rachunek zysków i strat) dla całego, przedsiębiorstwa, działu, gromadzić dane przed księgowaniem. 18
Użytkownik powinien mocno się zastanowić przed zakupem oprogramowania FK, jeśli w danej ofercie pojawią się sformułowania: ograniczona lista uprawnień do wykonywania poszczególnych operacji, brak zgodności z użytkowanymi systemami operacyjnymi, brak obsługi wymaganych (w danym przedsiębiorstwie) deklaracji, brak możliwości wykupienia szybkiego serwisu, rozdrobnienie modułowości, które zwiększa koszt zakupu, brak możliwości generowania własnych raportów, zestawień, brak zaawansowanych mechanizmów wyszukiwania informacji. 1.6.3. Przykładowe oferty dostawców systemów (modułów) finansowo-księgowych Każdy z dostawców oferujących oprogramowanie FK tworzy przede wszystkim podstawowy pakiet zawierający cztery aplikacje: księgę przychodów i rozchodów, księgę handlową, sprzedaż z fakturowaniem, kadry i płace. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa i zwiększeniem obrotu (wymogi prawne) klienci zaczynają pracę na księdze handlowej po pracy na książce. Firma zajmująca się handlem detalicznym lub hurtowym będzie przy okazji zainteresowana także modułem obsługującym sprzedaż i magazyn. Takie postępowanie jest zgodne nie tylko z logiką ale i z dobrą praktyką biznesową. Specjaliści zgodnie twierdzą, że system informatyczny w firmie należy wdrażać etapami. W miarę rosnących potrzeb. Najlepiej zacząć od jednego modułu. W przypadku firmy wielooddziałowej można zdecydować się na wdrożenie pilotażowe w jednym oddziale. Potem dokłada się nowe moduły, powiększając możliwości systemu. W ten sposób pracownikom łatwiej jest opanować kolejne funkcjonalności programu. Producenci coraz częściej w standardzie oferują ponadto oprogramowanie do elektronicznych rozliczeń, czyli e-bankingu. Możliwe są wtedy przelewy za pośrednictwem bankowych systemów internetowych. Na rynku jest bogaty wybór programów FK. Na przykładzie kilku producentów pokażemy, czego można oczekiwać od tego typu oprogramowania. Pełna funkcjonalność programu FK zostanie przedstawiona na przykładzie systemu Comarch CDN XL wersja 10.5 1. 1 Dokumentacja użytkownika systemu Comarch CDN XL Moduł Księgowość wersja 10.5 www.erp.comarch.pl/partnerzy/users/partner/pl/cdn_xl/dokumentacja/podreczniki/aktualne/ CDNXL_105_ksiegowosc.pdf (data dostępu: 28.10.2011). 19
1.6.3.1. Księga handlowa fi rmy INFOR Program umożliwia prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości. INFOR system Księga handlowa 2 to intuicyjne narzędzie, które pomaga w prowadzeniu księgowości średnim i dużym przedsiębiorcom a także w rozliczaniu takich podmiotów w biurach rachunkowych. Ogólna fnkcjonalność modułu: sprawne i efektywne prowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie wielu ewidencji: dokumentów na kontach księgowych, rozrachunków, VAT wraz z możliwością rozliczania VAT marża, akcyzy, zużytego paliwa, sprzedaży ujętej w raporcie fiskalnym, intuicyjne i szybkie dodawanie, edycja i usuwanie wpisów z VAT-em i bez VAT-u, wygodne narzędzia operacyjne oprogramowania: opcjonalne grupowanie księgowanych dokumentów w postaci paczek, edycja wprowadzonych wpisów, przeglądanie wpisów za kilka lat obrachunkowych, sortowanie dziennika według liczby porządkowej lub dat, kontrola dokumentów nierozksięgowanych i niezbilansowanych, swobodne i intuicyjne ujmowanie ewidencji na kontach m.in. opcja księgowania tylko na syntetyce, a w późniejszym czasie rozksięgowania na analitykach (ewidencja analityczna), wielopoziomowe analityki, zestaw raportów ułatwiających kontrolę zapisów księgowych: raporty dziennika, operacji na kontach, obrotów i sald, potwierdzenia sald, VAT i akcyzy, wydruki poleceń księgowania, intuicyjne i szybkie sporządzanie sprawozdań finansowych, możliwość przenoszenia danych między firmami, korzystanie z zależności między sprawozdaniami, udogodnienia w rozliczaniu transakcji zagranicznych: wpisy użytkownika mogą być w formacie waluty lub PLN, aktualizacja kursów walut ze strony internetowej NBP oraz możliwość ręcznej edycji danych, automatyczne księgowanie różnic kursowych, przejrzysta kontrola płynności finansowej dzięki modułowi rozrachunków, który pozwala na rozliczanie zaległości naszych oraz kontrahentów, obsługę nadpłat, możliwość rozliczania poszczególnych dokumentów oraz globalnie według terminu płatności, tworzenie raportów zaległych należności i zobowiązań, a także kompensat, 2 Dokumentacja systemu Księga handlowa dostępna jest w witrynie internetowej INFOR http://www.infor.pl/index.php/produkt/174/infor-system-ksiega-handlowa.html (data dostępu: 02.201. 20
różnorodne możliwości księgowania: akcyzy przy stawkach zarówno procentowych, jak i ilościowych, czynności cywilno-prawne, sprawne księgowanie wyciągów bankowych poprzez m.in. import wyciągów bankowych z formatu MT940 dla Raiffeisen, PKO BP, ING i Millenium oraz integracja z Bank Connect Passive (Bank BPH), a także generowanie płatności i rozliczanie z zaległościami, narzędzie do sporządzania formularzy podatkowych i wypełnianie potrzebnych deklaracji (VAT, PIT i CIT), z możliwością rozszerzenia o opcję wysyłanie e-deklaracji, automatyczne księgowanie dokumentów wystawionych w INFOR System Magazyn, Płace, Delegacje, Fakturowanie oraz Amortyzacji oraz księgowanie dokumentów ze starszych systemów (np. Magazyn Multi - dane_fik.dbf), integracja danych z wielu oddziałów dzięki możliwości importu i eksportu dekretów księgowych, moduł kasowy, wspólny z modułem INFOR System Magazyn oraz Fakturowanie. 1.6.3.2. Finanse i księgowość systemu Forte firmy SAGE Moduł obsługuje księgowość finansową przedsiębiorstw, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie zakładowego planu kont. Wielopoziomowa budowa planu kont, różne warianty układu rachunku zysków i strat czy bilansu umożliwiają wykonywanie wielu rodzajów sprawozdań dla różnych celów. Wszystkie informacje bezpośrednio widoczne są w księdze głównej, rozrachunkach oraz rejestrach VAT. Zaletą systemu jest rejestracja zdarzeń gospodarczych w walutach obcych w zapisach, jak również rozrachunkach oraz automatyczne rozliczenia różnic kursowych 3. Dodatkowe mechanizmy to m.in. interfejsy do wymiany danych z systemami bankowości elektronicznej. Moduł Finanse i księgowość systemu Forte to między innymi: finanse i księgowość, planowanie płynności finansowej, rozliczenia międzyokresowe kosztów, kasa, środki trwałe, windykacja, 3 Dokumentacja systemu Forte dostępna jest w witrynie internetowej SAGE http://www.sage.com.pl/ srednie-firmy/obszary-zarzadzania/finanse/finanse-i-ksiegowosc (data dostępu: 02.201. 21
obieg dokumentów, e-deklaracje, rozliczenia pracownicze, delegacje krajowe, zaliczki pracownicze. 1.6.3.3. Finanse i księgowość systemu ERP SyKOF System ERP SyKOF wyposażony jest w rozbudowane narzędzia do efektywnego zarządzania finansami przedsiębiorstwa, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Dostarcza aktualnych informacji na temat przychodów i kosztów, wartości zapasów oraz rozrachunków, dzięki czemu pozwala na bieżąco obserwować kondycję finansową firmy. Ewidencja księgowa prowadzona może być zarówno w wariancie kalkulacyjnym, jak i porównawczym, opierając się na indywidualnie zdefiniowanym planie kont. Według producenta ERP SyKOF 4 system utrzymywany jest w stałej zgodności z aktualnymi przepisami w szczególności z ustawą o rachunkowości, przepisami podatkowymi (w tym VAT), ZUS. Pozwala wygenerować większość wymaganych dokumentów i sprawozdań m.in. deklarację VAT-7, deklarację podsumowującą i Intrastat, dokumenty PIT, sprawozdanie F01, bilans, rachunek przepływów środków pieniężnych oraz wiele innych zdefiniowanych przez użytkownika. Sprawozdania drukowane są w postaci aktualnie obowiązujących formularzy lub zapisywane w postaci elektronicznej. Dodatkowo użytkownik może zdefiniować własne formularze na potrzeby sprawozdawczości wewnętrznej. Zapisy księgowe i rozrachunkowe mogą być prowadzone równolegle w walucie polskiej oraz obcej z automatycznym rozliczaniem różnic kursowych i przeszacowaniem walut. Do głównych funkcjonalności systemu należą: wielowymiarowy plan kont konta księgowe zbudowane są w sposób wielowymiarowy, co umożliwia ewidencję według dowolnych niezależnie definiowalnych kryteriów; definiowalne okresy obrachunkowe użytkownik może zdefiniować własny, zgodny z przyjętą w firmie polityką rachunkowości, okres obrachunkowy, który nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym; wspólne analityki wartości poszczególnych analityk są definiowalne w jednym miejscu i wspólne dla wielu kont i modułów systemu. Słowniki kontrahentów i pracowników są wspólne dla wszystkich modułów systemu; 4 Dokumentacja systemu ERP SyKOF dostępna jest w witrynie internetowej Sykom http://www.sykom.pl/images/stories/finanse%20i%20ksiegowosc.pdf (data dostępu: 02.201. 22
automatyczne dekrety automatyczne tworzenie zapisów księgowych do dokumentów generowanych lub wprowadzanych w poszczególnych modułach systemu. Każdy dokument wpływający na księgi rachunkowe jest natychmiast widoczny na kontach księgowych. Służby księgowe mogą zatwierdzić powstały dekret lub go zmodyfikować; rejestry VAT rejestry i deklaracja VAT-7 tworzone są na podstawie dokumentów przypisanych do miesiąca VAT niezależnie od miesiąca księgowego, do którego wprowadzono dokument; wielowalutowość każdy dokument lub dekret może zostać zarejestrowany równolegle w walucie polskiej i obcej. W trakcie wprowadzania dokumentu użytkownik ma dostęp do tabel kursów walut, które mogą być automatycznie importowane do systemu z danych udostępnianych przez banki. System automatycznie rozlicza różnice kursowe, tworzy dekrety z przeszacowania walut, wycenia rozchody walut z rachunków bankowych i kas. Wydruki z kont księgowych oraz rozrachunków można tworzyć zarówno w walucie polskiej, jak i walutach obcych; automatyczne RMK wprowadzając zapis na rozliczenia międzyokresowe kosztów, użytkownik może określić kiedy, jaka kwota, w jakie koszty ma zostać zadekretowana. W zadanym czasie system wykona zadane księgowania; rozliczanie kosztów scenariusze rozliczania kosztów są definiowane przez użytkownika. Podstawą rozliczeń mogą być dane zgromadzone w różnych modułach systemu, np. rozliczenie kosztów bazy sprzętowo-transportowej na podstawie kart pracy sprzętu, rozliczenie kosztów zakupu materiałów masowych według ilości materiałów masowych wydanych z magazynu, rozliczenie kosztów wydziałowych według godzin pracy, itd. W wybranym czasie wystarczy uruchomić wybrany scenariusz a system wykona wszystkie potrzebne przeksięgowania. Operacja rozliczania kosztów jest powtarzalna, można ją wycofać i wykonać powtórnie. W trakcie rozliczania użytkownik może wprowadzać korekty i modyfikacje; obsługa kasy automatyczna dekretacja wystawianych dokumentów KP i KW, tworzenie raportów kasowych dziennych lub za wybrany okres, dostęp do kartoteki rozrachunków z poziomu dokumentu kasowego, prowadzenie obrotu kasowego dowolnymi walutami, tworzenie dyspozycji przyjęć lub wypłat gotówki z innych modułów systemu; przelewy i wyciągi bankowe w systemie można tworzyć przelewy dla pracowników, kontrahentów lub urzędów. Przygotowane przelewy eksportowane są do wykorzystywanych w firmie programów bankowych. 23
Wyeksportowany przelew jest natychmiast widoczny w rozrachunkach jako wysłana płatność. Wyciągi bankowe można importować z programów bankowych, wówczas większość operacji zostaje automatycznie zadekretowana na konta księgowe; kartoteka rozrachunków na podstawie wystawianych dokumentów sprzedaży, rejestrowanych dokumentów zakupu, przelewów, dokumentów kasowych oraz wyciągów bankowych tworzona jest kartoteka rozrachunków. Widnieją w niej zawsze aktualne dane o należnościach i zobowiązaniach firmy. Umożliwia wszechstronną analizę zarówno kwot przeterminowanych, jak i będących jeszcze przed terminem wymagalności. Z poziomu kartoteki rozrachunków wygenerować można m.in. takie dokumenty, jak noty odsetkowe, przypomnienia i wezwania do zapłaty, potwierdzenia sald, kompensaty i inne zdefiniowane przez użytkownika. Rozrachunki można analizować zarówno w walucie polskiej, jak i w walutach obcych, w których zostały zarejestrowane; sprawozdania i analizy moduł sprawozdawczy pozwala generować rozbudowane sprawozdania na podstawie zapisów na kontach księgowych, rozrachunków, budżetów oraz innych danych zgromadzonych w pozostałych modułach. W systemie ERP SyKOF dostępne są nie tylko sprawozdania wymagane przez ogólnie obowiązujące przepisy. Użytkownicy otrzymują narzędzie do tworzenia własnych sprawozdań oraz raportów niezbędnych, np. do konsolidacji finansowej w ramach grupy kapitałowej lub sprawozdawczości zarządczej. 1.6.3.4. Finanse i księgowość firmy SIMPLE Obszar funkcjonalny Finanse i księgowość SIMPLE.ERP 5 stanowi doskonałe narzędzie zarządzania finansami jednostki, integrujące wszystkie dane finansowe oraz informacje dotyczące efektywności realizowanych procesów biznesowych. Wspiera prowadzenie rachunkowości firmy zgodnie z wymogami najnowszych przepisów prawa oraz obsługę ewidencji księgowej, zwiększając wydajność pracy działów księgowości. Obszar funkcjonalny Finanse i księgowość SIMPLE.ERP obejmuje poszczególne zagadnienia związane z obsługą finansową jednostki. Posiada wyodrębnione następujące części: księga główna: obsługa wielu planów kont, 5 Dokumentacja systemu SIMPLE.ERP dostępna jest w witrynie internetowej SIMPLE http://www.simple.com.pl/produkty/simplerp/finanse-i-ksiegowosc (data dostępu: 02.201. 24
obsługa kont zapisanych w postaci alfanumerycznej, prowadzenie księgi głównej w układzie folderów przechowujących dekrety z poszczególnych modułów, automatyczne generowanie bilansu otwarcia na podstawie bilansu zamknięcia oraz dokonanych korekt, wielowalutowość w różnych układach: waluty transakcji, waluta bazowa, EURO, możliwość filtrowania kont po dowolnych analitykach (segmentach, elementach) konta, łatwość odszukiwania zapisów na koncie bez konieczności wykonywania raportów (bezpośredni podgląd obrotów i sald); obsługa płatności: możliwość importu wyciągów z systemu bankowego, obsługa dowolnej ilości rachunków bankowych w rożnych walutach, wycena środków wyrażonych w walutach obcych na dowolny dzień; rozrachunki: szybka informacja o stanie rozrachunków z kontrahentami (ich aktualizacja następuje po zatwierdzeniu dokumentów źródłowych faktur, płatności), obsługa kompensat oraz możliwość modyfikowania korespondencji z kontrahentami, automatyczne obsługiwanie różnic kursowych i wyceny rozrachunków walutowych, prowadzenie rozrachunków według różnych tytułów i strategii rozliczeń, możliwość rozliczania z poziomu wprowadzanych dokumentów kasowych i bankowych; sprawozdawczość: możliwość wykonywania raportów i sprawozdań przed ostatecznym zatwierdzeniem dekretów dzięki istnieniu statusu próbnie zatwierdzonych dekretów, możliwość tworzenia definiowalnych w różnych wersjach sprawozdań finansowych, wbudowany analizator wskaźników ekonomicznych; obsługa podatku VAT: pełna obsługa VAT dekretacje, rejestry, deklaracje VAT-7 i inne, zgodnie z obowiązującymi formularzami. 25
1.6.3.5. SAP Business One fi rmy SAP AG Aplikacja SAP Business One 6 oferuje w zakresie modułu Finanse i księgowość kompleksowy oraz zintegrowany zestaw narzędzi służących do efektywnego zarządzania oraz automatyzacji procesów księgowych i finansowych w rozwijającej się firmie. Zarządzanie finansami, które stanowi główny składnik aplikacji SAP Business One, obejmuje kluczowe procesy księgowe, takie jak zapisy księgowe w księdze głównej, obsługa należności z tytułu sprzedaży oraz zobowiązań z tytułu zakupu. Rozwiązanie automatycznie wyzwala tworzenie zapisów księgowych w czasie rzeczywistym wystąpienia transakcji. Ogólna funkcjonalność modułu: księgowość implementacja i adaptacja predefiniowanych szablonów planów kont, zarządzanie operacjami księgowymi, np. zapisami księgowymi, wstępnie wprowadzonymi dokumentami, księgowaniami okresowymi oraz szablonami dekretacji, zarządzanie wieloma walutami w odniesieniu do rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, sporządzanie bilansu, rachunku zysków i strat oraz innych raportów finansowych; kontroling i rachunek kosztów definiowanie budżetów oraz zarządzanie nimi, obsługa warunków płatności, monitowania klientów, pobierania należności, zarządzanie pośrednimi i bezpośrednimi kosztami oraz przychodami z uwzględnieniem wielu miejsc powstawania kosztów, opracowanie reguł rozdziału w celu automatycznego rozliczenia przychodów i kosztów; transakcje bankowe i rozrachunki zarządzanie płatnościami przychodzącymi i wychodzącymi realizowanymi za pomocą gotówki, czeków, elektronicznych przelewów bankowych i kart kredytowych, przetwarzanie wyciągów bankowych oraz realizacja automatycznego uzgodnienia ksiąg, automatyczne rozliczanie wielu pozycji należności od odbiorców oraz faktur dostawców w partiach. wydruk partii czeków oraz generowanie czeków i raportów płatności. 6 Dokumentacja systemu SAP Business One dostępna jest w witrynie internetowej SAP AG http://www.sap.com/poland/solutions/businessone/pdf/sap-business-one-zarzadzanie-finansami.pdf (data dostępu: 02.201. 26
1.6.3.6. IFS Applications fi rmy IFS World Industrial and Financial Systems Komponenty finansowe IFS Applications 7 dają wszechstronny obraz przedsiębiorstwa z wielu różnych perspektyw. Gdy zauważysz trend, któremu warto poświęcić uwagę, możesz szczegółowo zanalizować odpowiednie transakcje finansowe. Komponenty te wzmacniają kontrolę na wszystkich szczeblach organizacji i pozwalają spełnić wymogi prawne różnych krajów. IFS/eFaktura usprawnia i automatyzuje wystawianie faktur sprzedawcom poprzez redukcję liczby faktur wymagających obsługi manualnej. moduł obsługuje skanowanie faktur oraz faktury elektroniczne. Zaawansowane zasady autoryzacji i dopasowywania zleceń zakupu znacząco przyspieszają proces przetwarzania faktur. Powiadomienia o zdarzeniach i dzienniki historii dodatkowo usprawniają cały proces i ułatwiają jego późniejszą kontrolę. IFS/Budżetowanie pozwala na zarządzanie planowaniem, budżetowaniem i prognozowaniem w systemie IFS Applications. Aplikacja służy do wyznaczania strategii korporacyjnej i ustalania docelowej zawartości wzorów kart wyników i wzorów budżetu. Funkcje planowania ciągłego i prognozowania kroczącego pozwalają na monitorowanie i aktualizację procesu na wszystkich jego etapach. Istnieje możliwość integracji modułu z programem Microsoft Excel. IFS/Przepływy Pieniężne oferuje elastyczną analizę płynności na podstawie wybranego scenariusza. Umożliwia tworzenie prognozy sytuacji finansowej przy wykorzystaniu zleceń klientów, zleceń zakupu, zobowiązań i należności. Informacje te można wykorzystać do analizy przedsiębiorstwa pod kątem poprawy zarządzania gotówką i podejmowania strategicznych decyzji. IFS/Księga Zobowiązań upraszcza proces wystawiania faktur dostawcom oraz procesy płatności. Obsługuje samofakturowanie, dzięki czemu ogranicza potrzebę obsługi faktur. Bogaty wybór opcji waluty i płatności sprawia, że moduł ten jest niezwykle elastyczny, a jednocześnie zapewnia pełną kontrolę dzięki funkcjom analitycznym. IFS/Księga Należności upraszcza wystawianie faktur klientom oraz procesy płatności. Aplikacja automatycznie obsługuje kodowanie rutynowych transakcji. Dzięki integracji z zamówieniami klienta i funkcjami zasad księgowości, pomaga ona zminimalizować błędy i uprościć procedury. IFS/Środki Trwałe to w pełni zintegrowane narzędzie księgowe służące do strategicznego zarządzania majątkiem stałym firmy. Aplikacja oferuje ponadto 7 Dokumentacja systemu IFS Applications dostępna jest w witrynie internetowej IFS World http://www.ifsworld.com.pl-pl/solutions/product (data dostępu: 02.201. 27
obsługę metod amortyzacji stosowanych w różnych krajach, dzięki czemu jest ona idealnym narzędziem do obsługi majątku stałego w globalnej organizacji. IFS/Konsolidacja Koncernu udostępnia skonsolidowane dane pochodzące z dowolnej liczby przedsiębiorstw. Oferuje możliwość przypisania wykresów księgowych, budżetowych i walutowych zarówno w spółce matce, jak i spółkach zależnych. Migawki danych spółek zależnych wykonane w danym okresie oferują dostęp do aktualnych skonsolidowanych informacji finansowych w dowolnej chwili. IFS/Księga Główna gwarantuje solidną podstawę analizy i raportowania finansowego. Aplikacja posiada również zaawansowane funkcje symulacji, w tym opcję wielu ksiąg głównych i zaawansowane zasady dystrybucji. Pomaga gromadzić i konsolidować wydarzenia finansowe ze wszystkich systemów i spółek zależnych w strukturze przedsiębiorstwa. 1.6.4. Finanse i księgowość w systemie Comarch CDN XL 8 Comarch CDN XL to polski zintegrowany system informatyczny, produkowany przez firmę Comarch S.A., należący do rodziny produktów ERP (ang. Enterprise Resource Planing). Rozwiązanie jest dedykowane dla średnich i dużych firm produkcyjnych, handlowych i usługowych z różnych sektorów gospodarki. Comarch CDN XL kompleksowo wspiera wszystkie procesy zachodzące w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Za poszczególne funkcjonalności odpowiadają osobne moduły, które ze sobą harmonijnie współpracują dzięki jednej bazie danych. System jest elastyczny klient sam decyduje, z których funkcjonalności chce korzystać. W razie potrzeby zawsze możliwa jest rozbudowa systemu. Oprogramowanie finansowo-księgowe na przestrzeni lat stało się narzędziem wykorzystywanym nie tylko do obowiązkowej ewidencji zdarzeń gospodarczych, ale przede wszystkim do kompleksowej analizy sytuacji całej firmy. Oprócz obsługi rachunkowości finansowej systemy informatyczne zaczęły być narzędziem rachunkowości zarządczej. Dziś informacje gromadzone w systemie finansowo-księgowym są bazą do podejmowania decyzji dotyczących wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Ważną rolę pełni także szczegółowa analiza kosztów, w różnych ujęciach i różnych perspektywach. Comarch CDN XL został wyposażony w funk- 8 Dot. Comarch CDN XL wersja 10.5; w chwili pisania publikacji producent zmienił nazwę systemu na Comarch ERP XL http://www.erp.comarch.pl/partnerzy/users/partner/pl/cdn_xl/dokumentacja/ /podreczniki/aktualne/cdnxl_105_ksiegowosc.pdf (data dostępu: 28.10.2011). 28