Sprawozdanie merytoryczne z wydatków Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej z dotacji przekazywanej przez MNiSW za III kwartał (okres VII-IX 2015 r. ) Sprawozdanie finansowe za okres VII IX 2015 (III kwartał) l.p. Koszty związane z działalnością statutową Wydatkowanie Plan Różnica 1 Posiedzenia organów statutowych PSRP, komisji oraz zespołów roboczych PSRP 1 911,05 zł 6 000,00 zł 4 088,95 zł 2. Konferencje oraz szkolenia 0,00 zł 8 000,00 zł 8 000,00 zł 3. Koszty podróży służbowych 4 746,90 zł 3 000,00 zł -1 746,90 zł 4. Koszty związane z członkostwem w Europejskiej Unii Studentów oraz udziałem w konferencjach i wizytach zagranicznych 14 803,51 zł 5 000,00 zł -9 803,51 zł 5. Materiały i usługi informacyjne i promocyjne, kampanie społeczne, przygotowanie i druk publikacji 24 712,85 zł 11 000,00 zł -13 712,85 zł 6. Koszty utrzymania biura (czynsz, media, meble, sprzęt elektroniczny, prace remontowe) 7 580,35 zł 13 000,00 zł 5 419,65 zł 7. Materiały biurowe i serwis 1 653,76 zł 2 000,00 zł 346,24 zł 8. Usługi pocztowe i transportowe 104,25 zł 1 000,00 zł 895,75 zł 9. Usługi telefoniczne i internetowe 2 606,99 zł 2 500,00 zł -106,99 zł 10. Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umów zlecenie i umów o dzieło 33 065,92 zł 37 250,00 zł 4 184,08 zł 11. Środki finansowe przyznawane przewodniczącemu 7 998,00 zł 8 000,00 zł 2,00 zł 12. Opłaty bankowe i księgowe 2 198,37 zł 5 000,00 zł 2 801,63 zł RAZEM: 101 381,95 zł 101 750,00 zł 368,05 zł Strona 1
SZCZEGÓŁOWY OPIS WYDATKÓW I.-Koszty podróży służbowych 1) Posiedzenia Rady Studentów a) IV posiedzenie Rady Studentów, 17-20.04.2015 r., Wrocław pozycje: 3.11 b) V posiedzenie Rady Studentów, 22-24.05.2015 r., Gliwice pozycje: 3.12-15 c) VI posiedzenie Rady Studentów, 19-21.06.2015 r., Poznań pozycje: 3:16-3.30 2) Udział w posiedzeniach komisji PSRP, zespołach roboczych a) Udział w posiedzeniu władz wykonawczych PSRP, 12-15.03.2015 r., Piła oraz udział w XXV Zjeździe Komisji PWSZ (14-15.03.2015 r., Piła) pozycje: 3.4 b) Udział w posiedzeniu władz wykonawczych PSRP, 29.06-1.07.2015 r., Warszawa pozycje: 3.6 3.9 c) Udział w posiedzeniu władz wykonawczych PSRP, 28-29.07.2015 r., Warszawa Pozycje: 3.5 a) Udział w posiedzeniu władz wykonawczych PSRP, 6-7.08.2015 r., Warszawa pozycja: 3.10 Strona 2
3) Koszty podróży służbowych związanych z udziałem w konferencjach krajowych i zagranicznych, szkoleniach i innych spotkaniach a) XXI Krajowa Konferencja PSRP, 25-30.03.2015 r., Sypniewo pozycje: 3.32-3.34 b) Wakacyjna Akcja Studencka prowadzenie szkoleń i udział w szkoleniach. Wakacyjna Akcja Studencka to cykl szkoleń w formule mistrz-uczeń, które miały na celu umożliwienie zdobycia wiedzy dotyczącej podstawowych zagadnień, związanych z działalnością samorządową. W ramach spotkań odbyły się szkolenia z zakresu przywództwa w grupie, ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, zapewniania jakości kształcenia, zarządzania projektami, etykiety, relacji z mediami i otoczeniem czy mobilności. Głównym celem było stworzenie całkowicie darmowego cyklu szkoleń w 5 miastach akademickich na terenie całego kraju, które zarówno pomogły zdobyć, uzupełnić oraz poszerzyć posiadaną wiedzę oraz spełniały funkcję integracyjną środowiska studenckiego. pozycje: 3.35 3.43 c) Udział w IV Ogólnopolskiej konferencji pt. Pomoc Materialna dla studentów i doktorantów, 1-3.06.2015 r., Toruń pozycja: 3.1 d) Udział w XII Ogólnopolskim Spotkaniu Studentów Niepełnosprawnych, 10-13 lipca 2015 r., Kraków pozycja: 3.31 e) Udział w konferencji Jakie mają być nasze uczelnie i polska nauka, 24.06.2015 r., Warszawa. W 2015 roku powstało kilka dokumentów i programów dotyczących postulowanych kierunków zmian w szkolnictwie wyższym. Wspólne założenie tych dokumentów to to, że edukacja i nauka są kluczem do rozwoju Polski i polskiego społeczeństwa. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego postanowiło przeprowadzić debatę z różnymi środowiskami na ten temat. Informację o konferencji Ministerstwo rozesłało do rektorów i dyrektorów instytutów naukowych, a także przedstawicieli gremiów i ciał doradczych oraz autorów propozycji programowych, a także reprezentacji studentów i doktorantów. Z ramienia PSRP został delegowany Dawid Knara jako członek Rady Wykonawczej Parlamentu Studentów RP. pozycja: 3.2 Strona 3
f) Udział w posiedzeniu Forum Uniwersytetów Polskich, 5-7.06.2015 r., Białystok pozycja: 3.3 II - Pozostałe koszty wymagające szczegółowego opisu związane z działalnością statutową organów PSRP 1. Posiedzenia organów statutowych PSRP, komisji oraz zespołów roboczych PSRP Wydatki zawarte w pozycji 1.1 dotyczą dwóch posiedzeń władz wykonawczych PSRP. Koszty uwzględniają koszty wyżywienia (posiedzenie 1.07.2015 r. Warszawa) oraz koszt noclegu i wyżywienia (12-15.03.2015 r., Piła). W pozycji 1.4 uwzględniono koszty zakup artykułów spożywczych na potrzeby posiedzeń w biurze Parlamentu Studentów RP. 4. Koszty związane z członkostwem w Europejskiej Unii Studentów oraz udziałem w konferencjach i wizytach zagranicznych W pozycji 4.1 uwzględniono udział dwóch osób w 29 Europejskiej Konwencji Studentów, 20-23.03.2015 r., Ryga (Łotwa). W wydarzeniu wzięli udział: Adam Gajek, Pełnomocnik ds. Współpracy Międzynarodowej oraz Mateusz Karpiński, Pełnomocnik ds. Mobilności. Tematem konwencji był wymiar społeczny edukacji. Podczas konferencji podzielono się doświadczeniem poszczególnych organizacji w społecznych i socjalnych kwestiach, jak również omówiono przygotowanie narodowych strategii na temat wymiaru społecznego poszczególnych państw. W pozycji 4.2 uwzględniono udział jednej osoby (Mateusz Karpiński, Pełnomocnik ds. Mobilności) w konferencji " Assesing the Quality of Internationalisation. Konferencja miała miejsce w Paryżu, w dniach 26-27 lutego, organizowane przez ECA, we współpracy z ESU. Spotkanie było ostatnim etapem dużego projektu, który miał za zadanie stworzyć dobrą metodologię pod ocenę internacjonalizacji w jednostkach szkolnictwa wyższego. Przedstawiono jej założenia, a także w praktycznych przykładach wspomagania mobilności i internacjonalizacji pokazano w jaki sposób może znacząco zwiększać potencjał rozwojowy uczelni i studentów. W pozycji 4.3. uwzględniono udział dwóch osób w 68 Board Meeting Europejskiej Unii Studentów, 7-12.05.2015 r., Erywań (Armienia). W wydarzeniu wzięli udział: Adam Gajek, Pełnomocnik ds. Współpracy Międzynarodowej oraz Mateusz Karpiński, Pełnomocnik ds. Mobilności. Najważniejszym spotkaniem w roku bieżącym była VXVIII Board Meeting ESU w Erywaniu w Armenii odbywający się w dniach 7-12 maja.. Wśród ważniejszych dokumentów przyjęto także Strategię Ochrony Praw Strona 4
Człowieka i Solidarności ESU. ESU zajęło się przygotowaniem dokumentu, prezentującego wspólnego stanowisko wobec zbliżającej się konferencji ministerialnej poświęconej kształtowi szkolnictwa wyższego w Europie. Był to również zjazd wyborczy, gdzie udało się wybrać reprezentantkę Polski do ciał wykonawczych organizacji. W pozycji 4.4 uwzględniono koszt opłaty członkowskiej w Europejskiej Unii Studentów za 2015 rok. 5. Materiały i usługi informacyjne i promocyjne, kampanie społeczne, przygotowanie i druk publikacji Wydatki w tej pozycji obejmują: opłaty miesięczne za usługę analizowania i monitorowania mediów (tradycyjnych i elektronicznych) pod kątem obecności PSRP (pozycja 5.1) - wykupienie obsługi monitorowania mediów jest wydatkiem niezbędnym dla lepszego funkcjonowania działalności promocyjnej i medialnej organizacji; koszty związane z obsługą biura prasowego PSRP - usługi z zakresu prowadzenia komunikacji społecznej Parlamentu Studentów RP (prowadzenie strony internetowej i kanałów społecznościowych PSRP, przygotowywanie newslettera PSRP, tworzenie tekstów promocyjnych) oraz koszty wykupienia reklamy na portalu społecznościowym Facebook (pozycja 5.3); koszt materiałów promocyjnych PSRP długopisów, smyczy, toreb, wizytowników do rozdawania wśród uczestników projektów organizowanych przez PSRP (pozycja 5.2.1); koszt grubszych teczek promocyjnych z logotypem PSRP oraz personalizacją dla wolontariuszy i władz Parlamentu Studentów RP (pozycja 5.2.2); koszt materiałów informacyjnych na XXI Krajową Konferencję PSRP identyfikatorów, broszur konferencyjnych oraz materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji oraz dla wolontariuszy i władz organizacji (notesów i teczek) (pozycja 5.2.4); koszt wydruku 100 egzemplarzy katalogów informacyjno-promocyjnych o działalności i projektach Parlamentu Studentów RP (pozycja 5.2.3); koszt opłacenia domen administrowanych przez Parlament Studentów RP oraz koszt certyfikatu SSL (pozycja 5.5). 6. Koszty utrzymania biura (czynsz, media, meble, sprzęt elektroniczny, prace remontowe) Wydatki w tej pozycji obejmują: koszty utrzymania tablicy informacyjnej PSRP przed wejściem do budynku (pozycja 6.5); koszty sprzątania biura PSRP oraz zakup środków czystości (pozycja 6.4); zakup zbiorników wody do dystrybutora wody Strona 5
wykorzystywanym przez pracowników biura oraz podczas posiedzeń organów PSRP (pozycja 6.7); koszty wynajmu biura (pozycja 6.1); koszty mediów w biurze PSRP (pozycja 6.2); zakup sprzętu (wentylatorów do chłodzenia biura w lecie) oraz sprzętu elektronicznego (kable HDMI, myszka komputerowa) (pozycja 6.3). 7. Materiały biurowe i serwis Wydatki w tej pozycji obejmują: zakup materiałów papierniczych i biurowych do biura PSRP (pozycja 7.1). 8. Usługi pocztowe i transportowe W ramach usług transportowych (pozycja 8.2) uwzględniono koszty wysyłki materiałów promocyjnych i informacyjnych Parlamentu Studentów RP zgodnie z zamówieniami i zapotrzebowaniem samorządów studenckich w kraju. W pozycji 8.1 uwzględniono koszt zakupu znaczków. 9. Usługi telefoniczne i internetowe 9.1 Koszty związane z użytkowaniem telefonów komórkowych oraz telefon stacjonarny. Telefony są do dyspozycji członków władz statutowych i pracowników biura. 9.2 Koszty związane z abonamentem na usługi internetowe w biurze PSRP oraz doładowania Internetu mobilnego do dyspozycji biura PSRP oraz władz PSRP. 10. Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę, umów zlecenie i umów o dzieło W sprawozdaniu wykazane są wszystkie wypłacone środki na wynagrodzenia w III kwartale, które nie są uwzględnione w innych pozycjach. W III kwartale 2015 roku w Biurze PSRP była jedna osoba zatrudniona na umowę o pracę, a reszta osób zatrudniona była na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło. Wszystkie osoby zatrudnione przez PSRP funkcjonują w ramach Biura PSRP, którego częścią są inne komórki. Stosowana nomenklatura ma jedynie charakter porządkujący. Dokonano wypłaty następujących środków (miesiąc dotyczy terminu wypłaty): Lipec: Lista płac za czerwiec (2700 zł netto) oraz: dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (prowadzenie szkoleń w ramach projektu Podnoszenie świadomości prawnej samorządów studenckich w Polsce; przeprowadzenie szkoleń na konferencjach polskich samorządów studenckich; odpowiadanie na zapytania mailowe związane ze sprawami prawnymi; przygotowywanie projektów opinii prawnych; współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP); Strona 6
dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (prowadzenie szkoleń w ramach projektu Kultura Jakości Kształcenia; przeprowadzenie szkoleń na konferencjach polskich samorządów studenckich; odpowiadanie na zapytania mailowe związane z dydaktyką i jakością kształcenia; współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez Parlament Studentów RP) dwa rachunki do umowy zlecenia 300 zł netto za rachunek (Koordynacja Ekspertów studenckich Polskiej Komisji Akredytacyjnej) dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (przygotowanie 20- lecia PSRP; przygotowanie posiedzeń Rady Studentów w kwietniu, maju oraz czerwcu; odpowiadanie na zapytania mailowe związane z prowadzonymi projektami; organizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez Parlament Studentów RP.) dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (stworzenie bazy kontaktów z mediami regionalnymi i akademickimi; redagowanie Magazynu PSRP; pełnienie obowiązków rzecznika prasowego PSRP; koordynowanie działań prasowych, medialnych i promocyjnych; współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP); dwa rachunki do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (koordynacja programu Koordynatorów Regionalnych Parlamentu Studentów RP; współpraca z Komisjami Branżowymi PSRP i porozumieniami lokalnymi samorządów studenckich; reprezentowanie PSRP w wyznaczonych ciałach kolegialnych; współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP);) dwa rachunku do umowy zlecenia 1490,24 zł netto za rachunek (udzielanie (drogą elektroniczną) porad prawnych dotyczących spraw związanych ze szkolnictwem wyższym, które przesyłane są na adres Rzecznika Praw Studenta (rps@psrp.org.pl); przygotowywanie bieżących zestawień spraw wpływających na adres rps@psrp.org.pl uwzględniających rodzaj sprawy oraz zakres udzielonej pomocy prawnej; przygotowywanie miesięcznych i kwartalnych sprawozdań zbiorczych z wyżej wskazanych spraw; przygotowywanie pism z interwencjami do uczelni lub organów władzy publicznej oraz pism sądowych dotyczących spraw wpływających do Rzecznika Praw Studenta.) Sierpień: Lista płac za lipiec (2700 zł netto) oraz: jeden rachunek do umowy zlecenia 250 zł netto za rachunek (Organizacja szkolenia dla studentów w ramach projektu Wakacyjnej Akcji Studenckiej w Strona 7
Poznaniu; Organizacja posiedzeń Rady Wykonawczej Parlamentu Studentów RP w lipcu i sierpniu.); jeden rachunek do umowy zlecenia 350 zł netto za rachunek (Organizacja posiedzenia Koordynatorów Regionalnych Parlamentu Studentów RP; Organizacja posiedzenia Prezydiów Komisji Branżowych Parlamentu Studentów RP); jeden rachunek do umowy zlecenia 200 zł netto za rachunek (przygotowanie szkoleń e-learningowych dla studentów i samorządów studenckich w zakresie dydaktyki i jakości kształcenia); jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek ( Wsparcie merytoryczne przy obsłudze portalu www.ankietyzacja.psrp.org.pl, służącego do tworzenia ankiet ewaluujących zajęcia dydaktyczne na uczelniach wyższych); Wrzesień: Lista płac za sierpień (2 700,00 zł netto) oraz: jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (koordynacja programu Koordynatorów Regionalnych Parlamentu Studentów RP; współpraca z Komisjami Branżowymi PSRP i porozumieniami lokalnymi samorządów studenckich; reprezentowanie PSRP w wyznaczonych ciałach kolegialnych; współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP);) jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (prowadzenie szkoleń w ramach projektu Kultura Jakości Kształcenia; przeprowadzenie szkoleń na konferencjach polskich samorządów studenckich; odpowiadanie na zapytania mailowe związane z dydaktyką i jakością kształcenia; współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez Parlament Studentów RP) jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (stworzenie bazy kontaktów z mediami regionalnymi i akademickimi; redagowanie Magazynu PSRP; pełnienie obowiązków rzecznika prasowego PSRP; koordynowanie działań prasowych, medialnych i promocyjnych; współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP); jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (prowadzenie szkoleń w ramach projektu Podnoszenie świadomości prawnej samorządów studenckich w Polsce; przeprowadzenie szkoleń na konferencjach polskich samorządów studenckich; odpowiadanie na zapytania mailowe związane ze sprawami prawnymi; przygotowywanie projektów opinii prawnych; współorganizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez PSRP); jeden rachunek do umowy zlecenia 300 zł netto za rachunek (Koordynacja Ekspertów studenckich Polskiej Komisji Akredytacyjnej) Strona 8
jeden rachunek do umowy zlecenia 500 zł netto za rachunek (przygotowanie 20- lecia PSRP; przygotowanie posiedzeń Rady Studentów w kwietniu, maju oraz czerwcu; odpowiadanie na zapytania mailowe związane z prowadzonymi projektami; organizacja konferencji, debat oraz seminariów realizowanych przez Parlament Studentów RP.) jeden rachunek do umowy zlecenia 1490,24 zł netto za rachunek (udzielanie (drogą elektroniczną) porad prawnych dotyczących spraw związanych ze szkolnictwem wyższym, które przesyłane są na adres Rzecznika Praw Studenta (rps@psrp.org.pl); przygotowywanie bieżących zestawień spraw wpływających na adres rps@psrp.org.pl uwzględniających rodzaj sprawy oraz zakres udzielonej pomocy prawnej; przygotowywanie miesięcznych i kwartalnych sprawozdań zbiorczych z wyżej wskazanych spraw; przygotowywanie pism z interwencjami do uczelni lub organów władzy publicznej oraz pism sądowych dotyczących spraw wpływających do Rzecznika Praw Studenta.) Koszt podatków oraz składek zdrowotnych wypłaconych w III kwartale związanych z wynagrodzeniem uwzględnionym w pozycji 10 wyniósł łącznie 10795,20 zł. 11. Środki finansowe przyznawane przewodniczącemu Pozycja obejmuje środki przyznawane zgodnie ze Statutem PSRP przewodniczącemu. Pozycja obejmuje także podatek dochodowy z tego tytułu. 12. Opłaty bankowe i księgowe 12.1 Opłaty bankowe związane z prowadzeniem konta. 12.2 Opłaty księgowe związane z obsługą księgową Parlamentu Studentów RP. III - Wyjaśnienia dodatkowe: Koszty podróży służbowych uwzględniające przejazd samochodem poz. 3.7, 3.30, 3.41- wynikały z konieczności dowozu osób o odpowiedniej porze na miejsce wydarzenia. Ponadto pragniemy zaznaczyć, że zgodnie z praktyką z poprzednich lat, przy delegacjach samochodowych stosujemy zasady opisane w punkcie IV. 10 Instrukcji Obiegu Dokumentów Finansowo-Księgowych PSRP zawartej w Zarządzeniu Przewodniczącego PSRP nr 4/2013 z 20 marca 2013 roku w sprawie obiegu dokumentów finansowoksięgowych, czyli - koszty będą ustalane w oparciu o tabelę opłat za bilety jednorazowe PKP Ex, EIC według taryfy ekspresowej zamieszczone na www.intercity.com.pl. Wymieniona tabela określa cenę biletu za przejechanie określonej liczby kilometrów. Koszty przejazdu osób posiadających ulgi ustawowe wyliczane będą z ich Strona 9
zastosowaniem. W związku z tym Parlament Studentów RP rozliczając delegacje samochodowe nie generuje większych kosztów niż odpowiednie wartości kosztu przejazdu 2 klasą PKP na danym odcinku. Przekroczenia względem preliminarza w wydatkach w pozycji 4 wynikają z opłaconej w III kwartale opłaty członkowskiej w Europejskiej Unii Studentów za rok 2015. W skali całego roku koszty powinny być zgodne z preliminarzem całorocznym. W pozycji 5 dokonano przekroczenia względem preliminarza w związku z większymi zamówieniami materiałów promocyjnych, dzięki czemu zniżano cenę jednostkową za poszczególne materiały. Większe zamówienia pozwalają w ten sposób w skali roku zmniejszyć realne koszty i w tej samej cenie pozwalają na wykonanie większej liczby materiałów promocyjnych. Wszystkie koszty dotyczące zobowiązań z poprzedniego kwartału wynikają z braku płynności finansowej Parlamentu Studentów RP poprzez późne otrzymywanie transz dotacji budżetowej. W związku z tym liczne faktury i delegacje nie są możliwe do uregulowania w terminie. Strona 10