Sprawozdanie merytoryczne z działalności Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej IV transza (na okres X XII 2012)

Transkrypt

1 Sprawozdanie merytoryczne z działalności Parlamentu Studentów Rzeczypospolitej Polskiej IV transza (na okres X XII 2012) W czwartym kwartale 2012 roku zgodnie z preliminarzem wydatków na 2012 rok na działalność statutową Parlamentu Studentów RP została przekazana przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego część dotacji w kwocie (sto sześćdziesiąt tysięcy złotych). Z poprzedniego okresu rozliczeniowego pozostało 30 zł (trzydzieści złotych) l.p. Rodzaj działalności statutowej zgodnie z preliminarzem koszty różnica I Działalność statutowa organów , ,56 PSRP 1.1 Posiedzenia organów statutowych , ,90 oraz komisji PSRP 1.1 a Zjazd PSRP , , Konferencje statutowe krajowe , , Delegacje , , Koszty związane z członkostwem w ,84-95,84 ESU 1.5 Udział w konferencjach i wizytach , ,03 zagranicznych 1.6 Środki finansowe przyznawane ,00 Przewodniczącemu II Obsługa biura i obsługa , ,56 techniczna 2.1 Materiały informacyjne i , ,15 promocyjne 2.2 Koszty utrzymania biura (czynsz, , ,36 media, meble, prace remontowe) 2.3 Materiały biurowe i serwis , , Usługi pocztowe i transportowe ,19 812, Usługi telefoniczne i internetowe , , Wynagrodzenia pracowników biura , , Opłaty bankowe i księgowe , ,06 Łącznie : , ,00

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS WYDATKÓW 1. Delegacje związane z udziałem przedstawicieli władz statutowych w posiedzeniach organów statutowych oraz komisji PSRP 1) Posiedzenia Rady Studentów: a) XVIII posiedzenie Rady Studentów, 18 lutego 2012, Warszawa; b) XX posiedzenie Rady Studentów, 14 kwietnia 2012, Warszawa; c) XXII posiedzenie Rady Studentów, 12 maja 2012, Warszawa d) XXIII posiedzenie Rady Studentów, 31 czerwca 2012, Kielce e) XXV 19 X posiedzenie Rady Studentów, 27 października 2012, Poznań f) XXVI posiedzenie Rady Studentów, 16 listopada 2012, Warszawa , , g) XXVII posiedzenie Rady Studentów, 15 grudnia 2012, Warszawa ) Posiedzenia komisji PSRP a) Udział w spotkaniu roboczym Komisji Prawnej, , Warszawa (1.3.32, ) b) Udział w posiedzeniu Forum Uczelni Technicznych, , Lublin (1.3.33) c) Udział w posiedzeniu Komisji ds. Studenckiego Ruchu Naukowego, , Warszawa (1.3.34)

3 3) Rekrutacja ekspertów studenckich Polskiej Komisji Akredytacyjnej, 29 września 2012, Warszawa (1.3.12) 4) Delegacje związane z udziałem przedstawicieli PSRP w konferencjach krajowych i zagranicznych oraz innych spotkaniach a) Spotkanie przygotowawcze do Zjazdu Grupy Wyszehradzkiej, , Warszawa (1.3.1) b) Udział przedstawicieli PSRP w posiedzeniu Rady Fundacji PSRP, (1.3.2, 1.3.3, 1.3.6) c) Udział przedstawiciela PSRP w Dniach Kół Naukowych Uniwersytetu Wrocławskiego, , Wrocław (1.3.4) d) Delegacja przedstawiciela PSRP na szkolenie samorządu studentów Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego w Bydgoszczy, , Bydgoszcz (1.3.5) e) Udział w wizycie przygotowawczej i podczas realizacji projektu,,different culture, one goal , Kraków (1.3.30) f) Udział w XX Zjeździe sprawozdawczo-wyborczym, , Warszawa (1.3.7, ) g) Udział w spotkaniu przygotowawczym do 24 ESC ESU, , Warszawa (1.3.8) h) Udział w IV Studenckim Forum Jakości, , Poznań (1.3.9, ) i) Udział w Forum Dyskusyjnym, , Warszawa (1.3.10) j) Udział w spotkaniu z przedstawicielami studenckiego ruchu naukowego uczelni warszawskich, , Warszawa (1.3.13) k) Udział w Konferencji Inauguracyjnej, , Gdynia (1.3.15, ); spotkanie organizacyjne , Gdańsk (1.3.26) l) Spotkania z przedstawicielami Ministerstwa Zdrowia: , Warszawa (1.3.16); , Warszawa (1.3.25), m) Udział w Konferencji,,Samorząd Studencki Know How, , Poznań (1.3.28) n) Udział w posiedzeniu Konferencji Rektorów Uniwersytetów Polskich, , Zielona Góra (1.3.29) o) Udział w spotkaniu organizacyjnym Forum Ekonomicznego Młodych Liderów, , Lublin (1.3.31)

4 p) Udział w Forum Jakości PKA, , Gdynia (1.3.36) 2. Pozostałe koszty wymagające szczegółowego opisu związane z działalnością statutową organów PSRP 1.1.a XX Zjazd Sprawozdawczo-Wyborczy PSRP, 30 listopada 2012 r., Warszawa Organizacja Zjazdu Sprawozdawczo-Wyborczego wynika z obowiązku statutowego. XX Zjazd odbył się 30 listopada 2012 roku w Warszawie, wzięło w nim udział 150 osób delegaci na Zjazd, członkowie władz statutowych ustępującej kadencji oraz obserwatorzy. W trakcie sesji Zjazdu miało miejsce sprawozdanie z dwuletniej kadencji władz statutowych za okres roku oraz wybory nowych władz statutowych. Suma ujęta w pozycji 1.1a.1 obejmuje koszty noclegu i zakwaterowania delegatów na Zjazd, koszty wynajęcia sali konferencyjnej, w której odbywały się obrady oraz usługę obsługi głosowań z wykorzystaniem systemu elektronicznego Gala Nagród Środowiska Studenckiego PROStudent 2012, 17 listopada 2012 r., Warszawa Gala Nagród Środowiska Studenckiego jest podsumowaniem rocznej współpracy Parlamentu Studentów oraz samorządów studenckich z instytucjami, firmami, organizacjami i osobami związanymi ze środowiskiem akademickim, a także uczelniami, które zapewniają swoim studentom najlepsze warunki kształcenia i możliwości rozwoju poza tokiem studiów. Podczas Gali podsumowane zostały również konkursy III Akademickie Mistrzostwa Polski Autorów Tekstów,,Konfrontacje 2012 oraz,,struna 2012 skierowany do kół naukowych. Koszty ujęte w pozycji są związane z wynajęciem sali Teatru Palladium, w której odbyła się uroczystość, obsługą artystyczną Gali oraz zapewnieniem zakwaterowania i wyżywienia członkom władz statutowych i gościom uczestniczącym w wydarzeniu Forum Dyskusyjne, listopada 2012 r., Warszawa Koszty ujęte w pozycji stanowią opłatę konferencyjną za udział przedstawicieli PSRP (22 osoby) w Forum Dyskusyjnym organizowanym przez Fundację Parlamentu Studentów RP. Tematem przewodnim Forum był,,ruch samorządowy wczoraj i dziś cele, motywacje, perspektywy rozwoju Koszty związane z członkostwem w ESU Wszystkie koszty ujęte w tej pozycji związane są ze stałymi wydarzeniami Europejskiej Unii Studentów: Board Meeting-iem (1.4.1, 1.4.2) Zjazdem Sprawozdawczo-Wyborczym oraz Konwentem (1.4.3, 1.4.4) cyklicznym zjazdem unii studenckich odbywającym się w krajach aktualnie sprawujących prezydencję w Radzie Unii Europejskiej. W trakcie tych wydarzeń

5 dyskutowane są najważniejsze problemy środowisk studenckich w Europie, wypracowywane wspólne postulaty i stanowiska oraz ewaluowana linia programowa Europejskiej Unii Studentów. 1.5 Udział w konferencjach i wizytach zagranicznych Ważna częścią działalności Komisji Zagranicznej Parlamentu jest udział w wydarzeniach międzynarodowych organizowanych przez inne związki studenckie oraz inicjowanie własnych projektów integrujących środowiska studenckie z różnych krajów. Koszty ujęte w pozycji dotyczą udziału przedstawiciela PSRP w Forum,, Linking labor market aspirations with content of Higher education "organizowanych przez łotewski związek studentów, które odbyło się w dn września w Rydze. Natomiast pozycja to suma kosztów poniesionych w tym kwartale na przygotowanie oraz ewaluację wymiany Polsko-Rosyjskiej organizowanej przez PSRP. Koszty realizacji projektu, który trwał tydzień i wzięło w nim udział łącznie 30 studentów z Polski i z Rosji pokryte zostały ze środków zewnętrznych. 2.1 Materiały informacyjne i promocyjne Na pozycję tą składają się koszty czynszu za tablicę informacyjną na elewacji budynku, w którym mieści się siedziba PSRP (2.1.1), oraz zakup materiałów promocyjnych(2.1.2) i wizytówek (2.1.3). 2.2 Koszty utrzymania biura W pozycji zostały ujęte koszty czynszu za biuro (2.2.1), dostawy wody (2.2.2), energii elektrycznej (2.2.4) oraz usługi sprzątania biura (2.2.3). Znaczne przekroczenie wydatków w pozycji 2.2 względem planowanych wydatków spowodowane są uiszczeniem zaliczki za czynsz za biuro na poczet miesiąca stycznia. Termin rozliczenia dotacji oraz otrzymania pierwszej transzy dotacji na finansowanie funkcjonowania PSRP nie pozwala na terminowe opłacenie zobowiązań za czynsz w pierwszym miesiącu roku, zaliczka za styczeń została opłacona w grudniu celem uniknięcia odsetek od nieterminowego uiszczenia zobowiązania. 2.3 Materiały biurowe i serwis Na pozycję składają się koszty zakupu drobnego sprzętu (2.3.3), materiałów biurowych i środków czystości (2.3.2) oraz serwis urządzeń biurowych (2.3.1, 2.3.4). 2.4 Usługi pocztowe i transportowe Na pozycje składają się koszty obsługi bieżącej korespondencji (2.4.1, 2.4.3) oraz usługi transportowe związane z działalnością biura PSRP (m.in. transport materiałów biurowych, przewóz mebli lub urządzeń pomiędzy biurem, a innymi miejscami w których odbywają się projekty PSRP). 2.5 Usługi telefoniczne i internetowe

6 Koszty związane z użytkowaniem telefonu stacjonarnego, łącza internetowego, internetów bezprzewodowych (3 sztuki) oraz telefonów komórkowych (5 sztuk). Telefony komórkowe oraz bezprzewodowy są do dyspozycji członków władz statutowych i pracowników biura. 2.6 Wynagrodzenia pracowników biura W sprawozdaniu wykazane są wynagrodzenia wszystkich osób, zatrudnionych w okresie, którego sprawozdanie obejmuje wraz z opłatami wynikającymi z ponoszonych kosztów przez pracodawcę. Dotyczy to zarówno stałych współpracowników PSRP jak również osób wykonujących określone czynności na podstawie umowy o dzieło. W okresie sprawozdawczym w biurze PSRP zatrudnione były dwie osoby w oparciu o umowę o pracę (Dyrektor Biura oraz Dyrektor Biura Prawnego), pozostałe dwie wykonywały w tym okresie prace związane z realizacją zadań PSRP na podstawie umów o dzieło, koszty wynagrodzeń zostały ujęte w pozycji Niektóre czynności dodatkowe związane z obsługą administracyjną biura były wykonywane przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą wynagrodzenie było więc wypłacane w tym przypadku na podstawie rachunku taka forma wykonywania usługi na rzecz biura pozwoliła na zmniejszenie kosztów wynagrodzenia. 2.7 Opłaty bankowe i księgowe Koszty ujęte w tej pozycji dotyczą opłat bankowych (2.7.2) oraz księgowych (2.7.1), Suma ujęta w pozycji obejmuje opłaty księgowe łącznie za 6 miesięcy trzy dotyczące bezpośrednio usług obejmujących okres październik-grudzień i pozostałe trzy ubiegłych miesięcy. Opóźnienia w płatnościach za poprzednie miesiące wynikały z negocjacji prowadzonych z biurem księgowym, a związanych z ponowną analizą i korektą zapisów księgowych wynikającą z uwag biegłej rewident kontrolującej ewidencję księgową w odniesieniu do sprawozdań finansowych PSRP. Wszystkie opóźnienia w płatnościach zostały zrealizowane po realizowaniu przez biuro księgowe zaleceń wynikających z kontroli i nie spowodowały one żadnych odsetek od nieterminowo uiszczonych zobowiązań. 3 Wyjaśnienia dodatkowe: Zawarta w niektórych pozycjach rozpiętość dni w datach delegacji w stosunku do daty samego wydarzenia wskazanego w sprawozdaniu wynika z przyjazdu lub wyjazdu osoby delegowanej w miejsce do jakiego został delegowany w innych dniach niż wynika (przed lub po wydarzeniu), delegacje natomiast zostały sporządzone zgodnie z treścią biletów wpisaniu w druk delegacji właśnie dat tych przejazdów. Należy podkreślić, że takie sytuacje nie generują dodatkowych kosztów i najczęściej wynikają z wielogodzinnych podróży do i z miejsc posiedzeń organów statutowych. W niektórych delegacjach zwrot za podróż następował na podstawie cennika PKP, przelicznik ten jest stosowany zgodnie z procedurą rozliczania delegacji w przypadkach kiedy osoba delegowana dobrowolnie zmieniła środek transportu wskazany przez delegującego lub zagubiła oryginały biletów i nie jest możliwe uzyskanie ich duplikatu.