Toruń, 22 lipca 2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE zakup i dostawa oprogramowania multimedialnego na potrzeby realizacji projektu pn.: Region Nauk Ścisłych Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie: 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych Wszelką korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem należy kierować na adres: r.drozdowska@kujawsko-pomorskie.pl lub a.adamska@kujawsko-pomorskie.pl Postępowanie w sprawie zakupu wyrobów i usług, których wartość nie przekracza 30 000 euro (art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dz. U. Nr 2013 poz. 907 z późn. zm.). Zamówienie nie podlega zatem przepisom tejże ustawy na podstawie art.4 pkt.8.
I. NAZWA I ADRES ZLECENIODAWCY Nazwa Zleceniodawcy: Województwo Kujawsko-Pomorskie REGON: 092350613 NIP: 9561969536 Adres: ul. św. Jana 1/3, 87-100 Toruń Strona internetowa: http://www.kujawsko-pomorskie.pl/ Godziny urzędowania: 07:30 15:30 Tel.: 883 359 302 Zapytanie ofertowe zostało na stronie internetowej Zleceniodawcy. II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa oprogramowania multimedialnego na potrzeby realizacji projektu pn.: Region Nauk Ścisłych realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2014-2015 - Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie: 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. 2. Przedmiot zamówienia należy wykonać zgodnie z zapisami niniejszego zapytania ofertowego oraz jego załącznikami, obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi systemu oświaty i kształcenia. 3. Przedmiot zamówienia obejmuje zakup oprogramowania multimedialnego na potrzeby realizacji zajęć dla uczniów klas gimnazjalnych w zakresie: 1) Pakiety dla klasy I gimnazjum (50 sztuk), II gimnazjum (50 sztuk) i III gimnazjum (50 sztuk) gimnazjum. 2) W skład pakietu powinny wchodzić następujące przedmioty: (minimum biologia, geografia, fizyka, chemia, matematyka). 3) Szczegółowy skład pakietu minimum: opracowania zagadnień, filmy i animacje, nagrania, zdjęcia i ilustracje, interaktywne mapy, ćwiczenia, testy sprawdzające, multimedialne strony. 4) Oprogramowanie ma stanowić kompleksowy pakiet zawierający tematykę całej podstawy programowej. 5) Treści edukacyjne składające się na każdy przedmiot muszą być zilustrowane filmami wideo i trójwymiarowymi prezentacjami, przybliżając dzięki temu poszczególne zagadnienia i ułatwiając ich zrozumienie. 6) Testy umieszczone po każdej lekcji i po każdym rozdziale powinny sprawdzić stopień opanowania materiału. 7) Pakiety powinny zawierać programy narzędziowe, które pozwolą dotrzeć do najważniejszych informacji m.in. biogramy, przeglądarki zdjęć i ilustracji, mapy, słowniczki, układ okresowy pierwiastków, teksty źródłowe, tablice, kalkulator, wzory, modele trójwymiarowe.
8) Dodatkowo pakiety powinny zostać wyposażone w aplikacje ułatwiające pracę z programem: zapamiętaj - wykaz najważniejszych wiadomości, które należy zapamiętać z danej lekcji; notatki - elektroniczny zeszyt, umożliwiający sporządzanie własnych notatek; szukaj - narzędzie ułatwiające wyszukiwanie informacji według kategorii i słów kluczowych; zakładki - narzędzie umożliwiające zachowanie w pamięci komputera najważniejszych lub najciekawszych stron w programie. 4. Oprogramowanie należy dostarczyć w podanych przez Zamawiającego liczbach, zgodnie ze zgłoszonym zapotrzebowaniem do Departamentu Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Edukacji. 5. Zleceniodawca nie będzie pokrywał kosztów związanych z dostarczeniem zakupywanego oprogramowania do Departamentu Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Edukacji. 6. Zleceniodawca informuje, iż projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki na lata 2014-2015 Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działanie: 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. 7. Zleceniobiorca uzgodni w terminie do 3 dni roboczych od dnia podpisania umowy dokładny czas dostawy wszystkich zamówionych artykułów. 8. Do oferty pod rygorem jej odrzucenia należy załączyć: 1) Formularz oferty zgodny ze wzorem załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, 2) Oświadczenie stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego, 3) Szczegółowy opis i skład pakietów edukacyjnych - załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. 9. Zleceniodawca nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 10. Zleceniobiorca przedłoży Zleceniodawcy fakturę VAT po zrealizowaniu całości zadania. 11. Zleceniobiorca zobowiązuje się do udzielenia wsparcia technicznego użytkownikom oprogramowania przez okres 12 miesięcy. 12. Oprogramowanie powinno być równoważne z podanymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia. Za równoważne Zamawiający uzna te, które odpowiadać będą funkcjom, treścią i wartością merytoryczną dla jakiej są przewidziane. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: 7 dni od dnia podpisania umowy. IV. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Termin związania ofertą złożoną w przedmiotowym postępowaniu wynosi 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert, licząc od dnia składania ofert włącznie. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT 1. Każdy Zleceniobiorca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferta musi być przesłana za pomocą poczty elektronicznej. 3. Postępowanie odbywa się w języku polskim, w związku z czym wszelkie pisma, dokumenty, oświadczenia składane w trakcie postępowania między Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą muszą być sporządzone w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. 4. Oferta winna być napisana czytelnie w języku polskim i podpisana przez osobę uprawnioną do
występowania w imieniu wykonawcy oraz opieczętowana. 5. Wszelkie koszty związane ze złożeniem oferty ponosi Zleceniobiorca. 6. Ewentualne poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby uprawnionej. 7. Oferta winna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem załączonym do niniejszego zapytania ofertowego załącznik nr 1. 8. Oferta złożona po terminie składania ofert do Zleceniodawcy zostanie odrzucona. VI. CZAS SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać (nadesłać pocztą elektroniczną) do dnia 12.08.2015 r. 2. Za termin złożenia oferty przyjmuje się datę wpływu oferty do Zleceniodawcy. VII. OPIS SPOSOBU OBLICZANIA CENY 1. Zleceniobiorca określi w ofercie cenę łączną brutto za realizację zadania oraz określi ceny poszczególnych pakietów. 2. Cenę należy podać w złotych polskich z uwzględnieniem obowiązującej stawki podatku VAT. 3. Cena podana w ofercie musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do realizacji zamówienia. W cenie należy uwzględnić przede wszystkim koszt dostawy do Departamentu Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Edukacji. Rozliczenia pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą odbywać się będą w złotych polskich. 4. Ceny określone przez Oferenta są stałe przez cały okres trwania umowy. 5. Zleceniobiorca zobowiązuje się zapoznać z przedmiotem zamówienia. 6. Zleceniodawca nie będzie udzielał zaliczek na poczet wykonania zamówienia. VIII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WOBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW Złożona oferta będzie rozpatrywana przez Zleceniodawcę przy zastosowaniu następujących kryteriów oceny: Sposób oceny ofert: Lp. Nazwa kryterium Waga kryterium w ocenie ofert 1. Cena oferty 50% 2. Pakiet matematyczno przyrodniczy I gimnazjum 3. Pakiet matematyczno przyrodniczy II gimnazjum 4. Pakiet matematyczno przyrodniczy III gimnazjum 5. Plansze interaktywne z języka angielskiego 6. Program multimedialny - doradztwo zawodowe Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów przyznanych w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 (100 % = 100 pkt): 2.1. Punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru:
Cena brutto oferty najtańszej ------------------------------------ x100 x 50% (waga kryterium) = liczba punktów Cena brutto oferty badanej Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku. Punkty za pozostałe kryteria zostaną przyznane, w skali punktowej od 0 do 10 (dla każdego kryterium osobno) na podstawie złożonego przez Wykonawcę wykazu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. IX. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY 1. Umowa pomiędzy Zleceniodawcą a Zleceniobiorcą zostanie zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Termin realizacji zamówienia: 7 dni od dnia podpisania umowy. 3. Warunki płatności: Zleceniobiorca wystawi Zleceniodawcy fakturę VAT. Podstawą wystawienia faktury będzie protokół odbioru oprogramowania multimedialnego podpisany przez Zleceniodawcę po zrealizowaniu całości zamówienia. Termin płatności wynosi 30 dni od dnia prawidłowo wystawionych i przedłożonych Zleceniodawcy faktur w stopniu szczegółowości określonym przez Zleceniodawcę. 4. Płatność z tytułu wykonania umowy będzie dokonana nie wcześniej niż po przekazaniu przez Instytucję Pośrednią środków finansowych na realizację projektu. 5. W przypadku wystąpienia opóźnienia w przekazaniu środków finansowych przyznanych Zleceniodawcy na realizację projektu, Zleceniodawca zastrzega sobie prawo wypłaty wynagrodzenia w terminie późniejszym, lecz niezwłocznie po otrzymaniu środków, bez odsetek karnych. 1. Zleceniobiorca zapłaci Zleceniodawcy kary umowne: 1) za nieterminowe wykonanie przedmiotu umowy - w wysokości 0,3 % wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia, 2) za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Zleceniobiorcy w wysokości wynagrodzenia. 2. Zleceniodawca płaci Zleceniobiorcy kary umowne: 1) z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn zawinionych przez Zleceniodawcę w wysokości wynagrodzenia. 3. Zleceniobiorca zobowiązuje się do udzielania wsparcia technicznego użytkownikom oprogramowania przez okres 12 miesięcy. 4. W przypadku wystąpienia w trakcie realizacji zadania, zdarzeń i okoliczności nadzwyczajnych termin zakończenia realizacji może być przedmiotem uzgodnień pomiędzy Zleceniodawcą, a Zleceniobiorcą. 5. Nie uznaje się za zdarzenia i okoliczności nadzwyczajne: 1) zmniejszenie podaży jakichkolwiek materiałów, wyrobów lub urządzeń koniecznych do realizacji przedmiotu umowy, 2) trudności w zatrudnieniu pracowników o kwalifikacjach niezbędnych do realizacji przedmiotu umowy, 3) istotnego wzrostu cen materiałów i usług niezbędnych do realizacji przedmiotu umowy.
X. INNE POSTANOWIENIA 1. Zleceniodawca nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających i dodatkowych. 2. Zleceniodawca nie dopuszcza składania ofert częściowych ani wariantowych. 3. Zleceniodawca nie przewiduje rozliczenia w walucie innej niż złoty polski. 4. Zleceniodawca nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 5. Jeżeli Zleceniobiorca zamierza powierzyć określoną część wykonania zamówienia podwykonawcom zobowiązany jest wskazać w ofercie zakres tego zamówienia. 6. Zleceniodawca przewiduje unieważnienie postępowania prowadzonego w trybie zapytania ofertowego, jeżeli oferowane przez Zleceniobiorcę oprogramowanie, w opinii Zleceniodawcy nie będą wystarczające lub gdy najniższa cena oferowana przez Zleceniobiorców przewyższy kwotę, jaką Zleceniodawca przewidział na sfinansowanie zadania. W opisanych w niniejszym punkcie przypadkach Zleceniodawca nie będzie zwracał kosztów przygotowania oferty. 7. Od decyzji Zleceniodawcy dotyczącej wyboru Zleceniobiorcy nie przysługuje odwołanie. 8. Osobą do kontaktu w sprawie zamówienia jest Renata Drozdowska nr. tel. 883 359 302 XI. ZAŁĄCZNIKI DO SPECYFIKACJI ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Zał. nr 1 Formularz ofertowy, Zał. nr 2 Oświadczenie, Zał. nr 3 Szczegółowy opis i skład pakietów edukacyjnych.