Wsparcie w realizacji projektów Narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie projektami mgr Marcin Darecki mgr Magdalena Marczewska TiMO(Zakład Teorii i Metod Organizacji) Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego mdarecki@wz.uw.edu.pl mmarczewska@wz.uw.edu.pl Dostępność licznych programów wpierających realizację projektów Wybór oprogramowania uzależniony jest od: Potrzeb (poziom szczegółowości, finanse, możliwości modyfikacji) Skomplikowania projektu Umiejętności komputerowych (ang. computer skills) Preferencji Potrzeby, a rodzaje programów Do podstawowych potrzeb projektowych zaliczamy: Zarządzanie zadaniami Harmonogramowanie/Planowanie projektu Wykresy Gantta Śledzenie realizacji projektu (procent wykonania zadania) Planowanie zasobów Zarządzanie budżetem Zarządzanie czasem/określanie deadline Dostępność Podział projektów Zaawansowane wymagające dużego poziomu kontroli zadań i czasu ich realizacji oraz zasobów i kosztów Wymagające zarządzania czasem(planowanie i harmonogramowanie), zadaniami, zasobami Wymagające zarządzania czasem i zadaniami Wymagające zarządzania czasem
Podstawowe narzędzia wspierające zarządzanie projektami KALENDARZE (zarządzanie czasem) Kalendarze stosujemy gdy: Projekt jest prosty, wymaga głównie określenia czasu realizacji pojedynczych zadań zarządzanie czasem Wymagane jest trzymanie się deadlinów Projekt nie wymaga skomplikowanych przygotowań Projekt realizowany jest przez małe zespoły projektowe Narzędzia podstawowe zarządzanie czasem Wybrane kalendarze: Office: MS Outlook w firmach często dostęp do kalendarzy innych Kalendarze darmowe: Google, kalendarz online, inne Kalendarze na urządzenia mobilne: podstawowe tj. instalowane i integrujące się z kontem Google, inne np. Jorte Projekty wymagające zarządzania czasem i zadaniami Trello Projekty wymagające współpracylicznych zespołów projektowych lub kilku grup zadaniowych Nastawione na wykonanie licznych zadań o określonym terminie zakończenia Konieczność kontrolizarówno czasujak i poprawności Ważnym elementem staje się także współpraca
www.trello.com Trello Prosty, bardzo intuicyjny W określonym zakresie darmowy Program opiera się na przygotowywaniu tablic i list na których umieszcza się poszczególne zadania Istnieje możliwość dodawania członków i ustalania kto, za które z zadań jest odpowiedzialny Można umieszczać w nim pliki, grafiki, linki Podsumowanie Trello Program jest prosty w obsłudze i bardzo intuicyjny Daje wiele możliwości pod kontem realizacji poszczególnych zadań Zintegrowany z podstawowym kalendarzem Darmowy w określonym zakresie WADA: Brak harmonogramu Rozbudowana alternatywa: Bitrix24 Projekty wymagające zarządzania czasem, zadaniami, zasobami Przygotowany WBS dotyczy rozbudowanego projektu, w którym poza czasem oraz zadaniami, istotne stają się zasoby Dla zapewnienia lepszej kontroli niezbędne jest posiadanie harmonogramu Do realizacji tego rodzaju projektów można wykorzystywać różne programy proste, popularne oraz dedykowane Wykorzystanie Excela w zarządzaniu projektami Zasobów przedstawiane zgodnie z przydzieloną wartością Lp.
Programy dedykowane Excel w związku ze wskazanymi wadami (niska elastyczność) ewentualne zmiany w harmonogramie mogą nastręczać zbędnych trudności Stosowanie programów dedykowanych eliminuje wskazane problemy Gantter http://www.gantter.com/ Prosty, intuicyjny Darmowy Program wspierający zarządzanie projektami Harmonogramowanie Zasoby Kalendarze Plik dostępny w chmurze dysk google Gantter forward scheduling / backward scheduling HARMONOGRAMOWANIE W PRZÓD (forward scheduling) technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od początkowego terminu w horyzoncie planowaniai wyznaczaniu terminów rozpoczęcia i zakończenia kolejnych operacji przez odliczenie ich długotrwałości w przód HARMONOGRAMOWANIE W TYŁ (backward scheduling) -technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od końcowego terminu w horyzoncie planowaniai wyznaczeniu terminów zakończenia i rozpoczęcia kolejnych operacji przez odliczanie ich długotrwałości w tył
Gantter Gantter- zadania Gantter- zadania Zależność FS (Finish to Start) Termin zakończenia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B Zadanie B nie może rozpocząć się przed ukończeniem zadania A Np. A: pokrojenie cebulki B: usmażenie cebulki
Zależność SS (Start to Start) Termin rozpoczęcia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B (czyli zadania powinny odbywać się równocześnie) Zadanie B nie może rozpocząć się przed rozpoczęciem zadania A Np. A: przygotowanie obiadu B: nakrycie do stołu Zależność FF (Finish to Finish) Termin zakończenia zadania A określa termin zakończenia zadania B Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie zakończy się zadanie A Np. A: wypożyczenie quadana wakacjach na wyspie Corfu B: przemieszczanie się quadem po wyspie Corfu Np. dostawa komponentów powinna zakończyć się w momencie zakończenia montażu linii produkcyjnej, aby nie było konieczności ich magazynowania Zależność SF (Start to Finish) Termin rozpoczęcia zadania A określa termin zakończenia zadania B (tzn. B będzie trwało do momentu rozpoczęcia czynności A) Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie rozpocznie się zadanie A Gantter- zasoby Np. A: rozpoczęcie nowej zmiany B: zakończenie poprzedniej zmiany Np. praca hydraulika przy zakręceniu wody w budynku
Gantter- zasoby Gantter- kalendarze Gantter- kalendarze Projekty zaawansowane -konieczność kontroli zadań, czasuich realizacji, zasobów i kosztów Programy dające bardzo szerokie możliwości zarządzania projektami: Ms Project Smartsheet Asana ProjectLibre(OpenProj)
Tworzenie/Otwieranie projektu ProjectLibre Utwórz nowy projekt Otwórz istniejący projekt Opis nowego projektu Nazwa projektu Dane osoby odpowiedzialnej za projekt Data projektu (zgodnie z metodą harmonogramowania w przód lub w tył )
Wprowadzanie zadań WBS grupowanie zadań Nazwa każdego z zadań w projekcie Łączenie zadań Łączymy zdania przeciągając myszką jedno zadanie do kolejnego WBS
Kolumny list zadań Zgrupowane zadania Właściwości zadania Czas trwania Data rozpoczęcia Nazwa zadania Czas trwania Data rozpoczęcia Zadanie - poprzednik Data zakończenia menu: Project opcja: Task/Resourceinformation Data zakończenia Czas trwania zadań Dni = days wprowadzam: 2d lub 2 days Godziny = hours wprowadzam 2h w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 godzina jest oznaczana jako 0,125 days Minuty = minutes wprowadzam 1m w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 minuta jest oznaczana jako 0,002 days Zadanie z zadanym terminem ukończenia Wybór opcji Musy Finish On albo FinishNo Later Than Termin ukończenia
Zależności między zadaniami FS FS/FF/SS/SF FF SS SF Kamienie milowe Diagram sieci zależności Duration(czas trwania) = 0!!!!
Diagram sieci zależności tj. graficzna prezentacja ścieżki krytycznej Arkusz zasobów tj. tabela prezentująca zasoby ludzkie i fizyczne Work- zł/hour Material- zł Arkusz zasobów - opis Arkusz zasobów dodawanie zasobów Assign Resources
Arkusz zasobów dodawanie zasobów RBS (Resource Breakdown Structure) Struktura Podziału Zasobów Zasób przydzielony RBS (Resource Breakdown Structure) Wykorzystywanie zasobów Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, każda z nich angażuje się w 100% czasu pracy Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, a każda z nich angażuje się w 50% czasu pracy
Kalendarz Kalendarz c.d. Dzień wolny Dzień pracujący (niestandardowo) godziny pracy tego dnia Wybór utworzonego kalendarza dla danego projektu