Bełchatów, dnia 04.11.2013r. Majami Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowa Ul. św. Alberta Chmielowskiego 8 97-400 Bełchatów ZAPYTANIE OFERTOWE Zapytanie Ofertowe dotyczy postępowania ofertowego na realizację projektu Wdrożenie dedykowanego, modułowego systemu informatycznego B2B w przedsiębiorstwie Majami sp. z o. o. sp. k. w celu usprawnienia procesów B2B zachodzących miedzy Majami, a przedsiębiorstwami partnerskimi I. Zamawiający Majami Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowa Ul. św. Alberta Chmielowskiego 8 97-400 Bełchatów Firma Majami powstała w 1989 roku, rozpoczynając swoja działalność od produkcji wyrobów czekoladowych i czekoladopodobnych. W roku 1996 miała miejsce fuzja Majami i Fabryki Cukierniczej Milko - zakładu z tradycjami, którego początki sięgają lat 50-tych. Fabryka Cukiernicza Milko od początku swojej działalności produkowała cukierki krówki według starych receptur i technologii. Wychodząc naprzeciw zainteresowaniom klientów, firma Majami uczyniła z tradycyjnych krówek swój wiodący produkt, oferowany zarówno w postaci krówki ręcznej jak i maszynowej. Dzięki wyjątkowym walorom smakowym, krówki Majami zostały docenione na rynku polskim, innych rynkach europejskich, a także przez rynek krajów arabskich. Nasz profil działalności oparty jest nie tylko o markę własną, od lat specjalizujemy się w produkcji private label zarówno na rynku polskim jak i zagranicznym. W chwili obecnej Spółka koncentruje swoja działalność na produkcji cukierków typu krówka
oraz ptasie mleczko, starając się łączyć tradycyjny charakter produktów z wymagana przez rynek dynamika działań. W ofercie dostępne są także inne rodzaje produktów, takie jak galaretki w czekoladzie, pianko-galaretki, sosy i kremy do deserów, cukierki typu toffi. Sprzedaż odbywa się w kanale tradycyjnym, w sieciach (takich jak Carrefour, E.Leclerc, Aldi, Makro Cash, Sedal), oraz na rynkach zagranicznych w takich krajach jak Niemcy, Francja, Finlandia, Anglia kraje arabskie. Jesteśmy jedynym zakładem w Polsce produkującym prawie 100 ton krówki ręcznej w ciągu miesiąca. II. Przedmiot zamówienia W związku z realizacją projektu, który polega na opracowaniu i wdrożeniu dedykowanego systemu B2B, który usprawni działanie przedsiębiorstwa Majami w zakresie procesów zewnętrznych takich jak : Sprzedaż, Dystrybucja, Marketing i promocja oraz Zaopatrzenie składamy zapytanie na następujące jego elementy: Analiza przedwdrożeniowa która będzie zawierać analizę systemu z uwzględnieniem jego szczegółowych wymagań, opracowanie struktury danych, struktury pliku, oraz zdefiniowanie i określenie potrzebnych części składowych oraz opracowanie dokumentacji dla Elektronicznej Wymiany Danych. Wykonanie poszczególnych modułów oraz interfejsu programistycznego: Modułu Logistycznego odpowiedzialnego za wsparcie procesu: Zaopatrzenie. Jest to jeden z najważniejszych elementów systemu B2B. Dzięki niemu, zarządzanie magazynami będzie realizowane przy użyciu najnowocześniejszych rozwiązań w zakresie wsparcia zewnętrznych procesów biznesowych. Program do obsługi magazynu będzie się opierał na jednostkach składowania i ich identyfikacji poprzez unikatowe kody, które będą drukowane na etykietach logistycznych i naklejane na palety z wyrobami i materiałami. Moduł ten pozwoli na całkowite kontrolowanie stanów magazynowych.
Modułu Sprzedaż - odpowiedzialnego za wsparcie procesu procesów: Sprzedaż oraz Marketing i promocja (dzięki możliwości definiowania szablonów cenowych i matryc rabatowych). Moduł ten wspiera działanie odbierania przychodzących zleceń sprzedaży towarów, oraz pozwoli na kompleksową obsługę wymiany handlowej. Modułu Zamówienia - odpowiedzialnego za wsparcie procesu: Sprzedaż. Moduł ten wspiera działania takie jak przyjęcie zamówionych materiałów do magazynu, wystawienie faktury zakupu i jej późniejsza, ewentualna korekta, import informacji do zewnętrznych plików, czy też zwrot towarów. Jest też możliwość wydruku wygenerowanych dokumentów. Modułu Rozliczenia - odpowiedzialnego za wsparcie procesu: Sprzedaż (zarządzania rozliczeniami sprzedaży). Moduł ten jest wykorzystywany do przetwarzania wszystkich transakcji finansowych, które odbywają się z użyciem kont bankowych, takich jak tworzenie płatności przychodzących i wychodzących za pomocą różnych metod płatności, przetwarzanie rozrachunków zewnętrznych, depozyty gotówki oraz czeków i dokumentów kart kredytowych. Modułu Kompletacja - odpowiedzialnego za wsparcie procesów: Zaopatrzenie oraz Sprzedaż. Moduł ten zapewni większą wiarygodność procesu kompletacji zamówienia, ze względu na niezawodność i wysokie zaawansowanie systemu, który automatycznie będzie weryfikował kompletację zamówienia na podstawie porównania ilości towarów kupowanych za pośrednictwem modułu Sprzedaży, z ilością faktycznie wychodzącą z magazynu. Modułu Administrator - odpowiedzialnego za wsparcie całego systemu B2B, a zatem pośrednio przyczyni się do usprawnienia wszystkich procesów objętych projektem. Moduł ten umożliwi nadzór nad systemem z poziomu przedsiębiorstwa. Jest to podstawowy, główny moduł, który pozwala na ogólne zarządzanie całym systemem. Możliwe jest w nim konfigurowanie parametrów i ustawień dla firmy. W Administratorze ustala się także prawa dostępu, tabelę kursów, podstawowe definicje.
Modułu Pulpit Kontrahenta - odpowiedzialnego za wsparcie procesu: Sprzedaż, Marketing i promocja. Moduł umożliwi automatyczne przesyłanie zamówień zgodnie ze zdefiniowanym wcześniej szablonem w przypadku, gdy poziom ich zaopatrzenia spadnie poniżej określonego pułapu. Modułu Business Intelligence - odpowiedzialnego za wsparcie procesu: Zaopatrzenie i Sprzedaż. Zaawansowany moduł służący do raportowania i nadzorowania procesów biznesowych. Umożliwia bardziej efektywne wykorzystanie zasobów; na podstawie bieżącej ewidencji kosztów i przychodów oraz obserwacji odchyleń produkcyjnych moduł konstruuje raporty, pozwalające tworzyć i wysyłać do producentów zapytania ofertowe, odpowiadające realnym potrzebom przedsiębiorstwa. Modułu E-faktura - odpowiedzialnego za wsparcie procesu: Sprzedaż. Moduł ten umożliwi wystawianie faktur elektronicznych, całkowicie zgodnych ze standardami elektronicznych faktur, gwarantujących prawdziwość zapisanych danych i całkowicie zgodnych z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa Interfejsu programistycznego - Dzięki opracowaniu interfejsu możliwe będzie wykonanie w całości sprawnie działającego i wydajnie połączonego siecią wewnętrznych powiązań systemu, a zatem wykonanie interfejsu pośrednio przyczyni się do usprawnienia wszystkich procesów objętych projektem. będzie on narzędziem, które pozwali na stworzenie i uruchamianie dedykowanych rozwiązań funkcjonalnych systemu. Będzie to dedykowana struktura informatyczna, która zapewni optymalne środowisko dla prac programistycznych nad poszczególnymi modułami systemu. Wdrożenie poszczególnych modułów oraz interfejsu programistycznego - dzięki czemu możliwa będzie instalacja modułów na serwerach oraz optymalizacja działania modułów tak, aby jak najlepiej odpowiadały one zewnętrznym procesom biznesowym. Wdrożenie modułu Logistycznego Wdrożenie modułu Sprzedaż Wdrożenie modułu Zamówienia Wdrożenie modułu Rozliczenia
Wdrożenie modułu Kompletacja Wdrożenie modułu Administrator Wdrożenie modułu Pulpit Kontrahenta Wdrożenie modułu Business Intelligence Wdrożenie modułu E-faktura Wdrożenie interfejsu programistycznego Szkolenia pracowników Wnioskodawcy (20 osób) Dzięki szkoleniom osoby przeszkolone zdobędą odpowiednią wiedzę i będą mogli od razu po zakończeniu realizacji projektu zacząć użytkować system B2B. Czas trwania szkoleń: Blok Zakres szkolenia Ilość godzin I Obsługa modułów magazynowych 40 h II Obsługa modułów magazynowych druga grupa 40 h III Obsługa modułów BI 55 h IV Obsługa modułów sprzedażowych 40 h V Obsługa modułów sprzedażowych druga grupa 40 h VI Obsługa modułów finansowych 40 h Planowana realizacja od 01.11.2013r. od 31.08.2014r. Szczegółowych informacji na temat przedmiotu zamówienia udzieli Pani Agnieszka Grzywacz, tel. 44 634 83 31 wew. 43 III. Składanie ofert częściowych Nie jest dopuszczane. IV. Możliwość podwykonawstwa Zamawiający dopuszcza możliwość zlecenie części lub całości zamówienia podwykonawcom. V. Przygotowanie oferty Oferta powinna zawierać : datę sporządzenia i datę ważności,
adres lub siedzibę oferenta, nr NIP oferenta, cenę netto zamówienia, podpis i pieczęć oferenta. Oferta może być sporządzona na Załączniku nr 1. VI. Kryteria oceny ofert Zamawiający dokona wyboru ofert na podstawie porównania cen. Kryterium cena 100%. VII. Wycofanie oferty Oferent przed datą wyboru dostawcy może zmienić lub wycofać swoją ofertę. VIII. Miejsce i termin składania ofert 1. Oferta może być dostarczona za pośrednictwem: poczty, kurierem lub osobiście: Ul. św. Alberta Chmielowskiego 8 97-400 Bełchatów poczty elektronicznej na adres e-mail: agrzywacz@majami.pl 2. Wybór oferenta nastąpi w dniu 29.11.2013r. o godzina 16.00 3. Oferty należy składać do dnia 15.11.2013r. do godziny 12.00 4. Oferty złożone po terminie wskazanym w pkt. 3 nie będą rozpatrywane IX. Kontakt w sprawie postępowania ofertowego Dodatkowych informacji dotyczących postępowania oraz przedmiotu zamówienia udziela Pani Agnieszka Grzywacz, tel. 44 634 83 31 wew. 43
ZAŁĄCZNIK nr 1 Dotyczy postępowania ofertowego na realizację projektu Wdrożenie dedykowanego, modułowego systemu informatycznego B2B w przedsiębiorstwie Majami sp. z o. o. sp. k. w celu usprawnienia procesów B2B zachodzących miedzy Majami, a przedsiębiorstwami partnerskimi Dane oferenta: Nazwa oferenta:.. Adres/ siedziba firmy: NIP:.. OFERTA: Wyszczególnienie zakupu Analiza przedwdrożeniowa Wykonanie Modułu Logistycznego Wykonanie Modułu Sprzedaż Wykonanie Modułu Zamówienia Wykonanie Modułu Rozliczenia Wykonanie Modułu Kompletacja Wykonanie Modułu Administrator Wykonanie Modułu Pulpit Kontrahenta Wykonanie Modułu Business Intelligence Wykonanie Modułu E-faktura Wykonanie Interfejsu programistycznego Wdrożenie modułu Logistycznego Wdrożenie modułu Sprzedaż Wdrożenie modułu Zamówienia Wdrożenie modułu Rozliczenia Wdrożenie modułu Kompletacja Wdrożenie modułu Administrator Wdrożenie modułu Pulpit Kontrahenta Wdrożenie modułu Business Intelligence Wdrożenie modułu E-faktura Wdrożenie interfejsu programistycznego Szkolenia pracowników Wnioskodawcy (20 osób) RAZEM Cena Łączna cena oferty:
Dane osoby do kontaktu w sprawie oferty: Imię, nazwisko. Numer telefonu:... Adres e-mail:.... Data sporządzenia Data ważności oferty:.