News Flash Październik, 2015 Outsourcing widziany innymi oczyma
Outsourcing widziany innymi oczyma Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my. 1923 r. Henry Ford Outsourcing - nowoczesna metoda zarządzania Mówi się, że outsourcing to nowoczesna strategia zarządzania polegająca na oddaniu na zewnątrz zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy (outsideresource-using). Ale czy na pewno jest to nowoczesna metoda? Patrząc na zacytowaną powyżej wypowiedź Henry ego Forda, zdajemy sobie sprawę, że ta koncepcja biznesowa powstała już ponad 90 lat temu. Jestem skłonny podgrzać atmosferę dyskusji, wskazując, że z tym procesem spotkaliśmy się już dużo wcześniej w formie mniej rozwiniętej, którą obecnie postrzega się jako ciemiężenie drugiej osoby. Czymże wszak był system feudalny i czym tzw. renta feudalna? Można uznać, że był namiastką dzisiejszego outsourcingu. Albo weźmy przykład z jeszcze wcześniejszych czasów kolon w starożytnym Rzymie w czyimś imieniu utrzymywał działkę. Pójdę krok dalej, kim był więzień-galernik w czasie Wojen Punickich? Zapewne pojawią się głosy sprzeciwu, ale w jednym będziemy zgodni - oficjalnie pojęcie outsourcingu zostało użyte w 1979 r. w odniesieniu do kupna niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny. Obecnie w jego ramach znajdują się między innymi takie usługi, jak:: usługi prawnicze, usługi księgowe, usługi informatyczne, prowadzenie list płac, usługi transportowe, usługi sprzątania, call centre itp. Oczywiście obszarów działania jest znacznie więcej i wszystkie zależą od potrzeb i decyzji klienta. W outsourcingu możemy wyodrębnić trzy zasadnicze obszary: 1. Outsourcing procesów biznesowych (BPO Business Process Outsourcing). 2. Outsourcing procesów wiedzy (KPO Knowledge Process Outsourcing). 3. Centra usług wspólnych (SSC Shared Services Centers). Outsourcing Procesów Biznesowych Outsourcing procesów biznesowych (BPO) to przede wszystkim zlecanie zewnętrznym dostawcom obsługi wybranych procesów biznesowych, które dotychczas były tradycyjnie realizowane przy zaangażowaniu zasobów wewnętrznych. Dotyczą one obszarów o charakterze strategicznym dla przedsiębiorstwa, ale nie są jego główną działalnością biznesową. Przykładem takiego zlecenia jest powierzenie firmom zewnętrznym przez koncern Coca-Cola części swojej działalności związanej z łańcuchem dostaw. To także sytuacja, gdy firma z branży nowych technologii może outsourcować sprzedaż swoich produktów, by móc skupić się na rozwijaniu wiedzy i poszukiwaniu nowych rozwiązań technologicznych. Obecnie BPO to przede wszystkim usługi
realizowane przez zewnętrzne podmioty, które posiadają własne zaplecze administracyjne. Zatem zalicza się do nich także usługi kadrowopłacowe, finansowe i księgowe oraz te związane z bezpośrednim kontaktem z klientem, tzw. call center. Przeniesienie wykonania konkretnego procesu na zewnątrz powoduje, że zlecający nie musi ponosić dodatkowych kosztów za dany proces, zyskując zarazem na jakości, ponieważ zleceniodawca ma większą wiedzę, doświadczenie, a także zasoby do obsługi zleconego procesu. Do outsourcingu procesów biznesowych włącza się również rekrutacje pracowników przez firmy zewnętrze, szeroko rozumiany marketing, prowadzenie usług związanych z budowaniem wizerunku firmy (public relations), usługi związane z audytem, kontrolingiem, interim managementem, leasingiem pracowniczym, a ostatnio także modne pojęcie zewnętrznego dyrektora finansowego (external CFO). Dzisiaj BPO nie istniałby bez: - back-office, czyli procesów, które mogą być realizowane w miejscu innym niż główna siedziba firmy i wiążą się z odbieraniem telefonów, korespondencji, utrzymaniem serwerów, serwisem komputerów, - front-office, bezpośredniego kontaktu z klientem, czyli obsługi klientów bądź serwisów zewnętrznych dużych korporacji. Efektywność BPO oparta jest na skali procesów i ich powtarzalności, ale również na równym standardzie danej usługi. Outsourcing procesów wiedzy Outsourcing procesów wiedzy (KPO) to centra zaawansowanych usług z zakresu analiz i ekspertyz. To wysoko wykwalifikowani pracownicy umysłowi, którzy wspierają klientów w podejmowaniu decyzji, interpretując dostępne wskaźniki oraz prowadząc analizy rynku. To wiedza przekładająca się na zaawansowane ekspertyzy, oceny, badania naukowe. Ponieważ spółki chcą mieć jak najniższe koszty związane z prowadzaniem własnych badań, bieżącą współpracą z instytutami naukowymi, to bardzo drogie przedsięwzięcia zlecają zewnętrznym, wyspecjalizowanym podmiotom. Centra usług wspólnych Centra usług wspólnych (SSC) to wyodrębnione organizacyjnie jednostki świadczące konkretny rodzaj usług na rzecz innych podmiotów w ramach jednej grupy kapitałowej (księgowe, finansowe, IT, HR). Powszechnie znanym przykładem centrum usług wspólnych z polskiego podwórkamoże być Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Jest to bowiem aparat pomocniczy Prezesa Rady Ministrów, który zapewnia obsługę merytoryczną, prawną, organizacyjną, techniczną i kancelaryjnobiurową Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, wiceprezesów Rady Ministrów, Kolegium do Spraw Służb Specjalnych oraz Rady Legislacyjnej. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów zapewnia także obsługę pełnomocników rządu, komitetów, komisji wspólnych, rad, zespołów oraz innych kolegialnych organów pomocniczych, doradczych i opiniodawczo-doradczych. Z ciekawostek, już w okresie międzywojennym w Polsce funkcjonowało Prezydium Rady Ministrów, które w roku 1997 zmieniło nazwę na Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. To tylko część głównych nurtów związanych z pojęciem outsourcing. Gdyby chcieć je dalej zgłębiać, moglibyśmy jeszcze wymienić takie obszary, jak: outsourcing procesów badawczorozwojowych (R&D Research & Development)
outsourcing procesów IT (ITO Information Technology Outrsourcing) outsourcing procesów prawnych (LPO Legal Process Outsoucring) Korzyści z outsourcingu Przede wszystkim będzie to budowanie przewagi konkurencyjności. Stanie się to możliwe dzięki zewnętrznym zasobom i kompetencjom. Jednakże lista korzyści jest dużo dłuższa, bowiem będą to również: redukcja kosztów, możliwość skoncentrowania się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa, uwolnienie zasobów i możliwość oddelegowania ich do innych zadań, dostęp do nowych technologii, podniesienie zarówno jakości usług, jak i produktów, zwolnienie firmy z konieczności pogłębiania know-how z dziedziny, która nie jest kluczową kompetencją przedsiębiorstwa, poprawaefektywności i elastyczności wewnętrznych komórek organizacyjnych, korzystanie z wiedzy usługodawcy oraz zupełnie nowa ocena funkcjonalności rozwiązań stosowanych dotychczas w firmie, wsparcie wysoko wykwalifikowanych specjalistów bez konieczności tworzenia dla nich etatów w przedsiębiorstwie. Ukryte wady? Outsourcing - tak jak każda innowacyjność - ma także swoje wady, których przykładami mogą być poniżej wymienione trzy sytuacje: redukcja wydatków realizowana za wszelką cenę może doprowadzić wykonawcę do działania na granicy opłacalności, co bezsprzecznie przełoży się na niższą jakość projektu, brak odpowiedniego nadzoru wewnętrznego nad zleceniobiorcą może sprawić, że projekt w ogóle pozostanie bez kontroli, zatem nie należy delegować całej odpowiedzialności za prawidłowy przebieg współpracy wg. powiedzenia "zleciliśmy to na zewnątrz i problem mamy z głowy", zdarza się, że firmy oferują swoje usługi bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego lub nie dysponują odpowiednio wykwalifikowaną kadrą bądź nie mają jeszcze praktycznego doświadczenia w przeprowadzaniu projektów znajdujących się w ich ofercie, wówczas wszystkie te czynniki stają się realnym zagrożeniem dla realizacji projektu zgodnie z założeniami. Czym się kierować Biorąc zatem pod uwagę wszystko, co powyżej, przed podjęciem decyzji o wyborze właściwej firmy outsourcingowej warto pamiętać, by kierować się nie tylko ceną, ale także: referencjami i doświadczeniem, kompetencjami, uprawnieniami i wysokością ubezpieczenia, a także rozwiązaniami technicznoorganizacyjnymi oraz usługami dodatkowymi, które są nam proponowane.
Zastrzeżenie Newsletter ma charakter jedynie informacyjny i stanowi publikację zainspirowaną treścią artykułów prasowych, interpretacji organów podatkowych i orzeczeń sądów. Nie stanowi porady ani opinii podatkowej czy prawnej w rozumieniu art. 2 ust. 1 i art. 31 ustawy o doradztwie podatkowym (Dz. U. z 1996 r. Nr 102, poz. 475, ze zm.) i jest odzwierciedleniem poglądów wyrażanych przez autorów publikacji. Accace Sp. z o.o. nie bierze odpowiedzialności za ewentualne skutki podejmowanych decyzji na ich podstawie. Kontakt Tomasz Chrabałowski Accounting Manager E-Mail: Tomasz.Chrabalowski@accace.com Tel: +48 223 132 950 O Accace Z ponad 250 profesjonalistami oraz oddziałami w 7 krajach, Accace jest jedną z wiodących firm outsourcingowych i doradczych w Europie Środkowo-Wschodniej. Sukcesywnie wcielamy w życie naszą strategię rozwoju poza ten region. Naszym celem jest świadczenie usług o globalnym zasięgu. Dzięki temu zaufało nam już ponad 1400 międzynarodowych firm. Nasze biura znajdują się w Czechach, na Węgrzech, w Rumunii, na Słowacji, w Polsce, na Ukrainie i w Niemczech. We wszystkich innych europejskich krajach działamy poprzez sieć firm partnerskich. Więcej o nas na stronie www.accace.pl