Starostwo Powiatowe w Kartuzach ul. Dworcowa 1 83-300 Kartuzy... (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) A.1721.3.2011 Kartuzy, 2011.12.28 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2012 Janina Kwiecień (-) STAROSTA KARTUSKI Akceptuję (pieczątka i podpis kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) Podstawa prawna Zgodnie z art.283 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych do końca roku kierownik komórki audytu wewnętrznego w porozumieniu z kierownikiem jednostki przygotowuje na podstawie analizy ryzyka plan audytu na następny rok. Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRZNY Sporządził (Audytor wewnętrzny)
2 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1) Nazwa jednostki 1 2 1 Starostwo Powiatowe w Kartuzach (jednostka nadrzędna jednostka zatrudniająca audytora wewnętrznego) 2 Centrum Inicjatyw Edukacyjnych w Kartuzach 3 Dom Pomocy Społecznej w Kobysewie 4 Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Kartuzach 5 Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kartuzach 6 Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach 7 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Kartuzach 8 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Żukowie 9 Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach 1) Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie - art. 287 ust. 1 ustawy. 2) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką, zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 3) Niepotrzebne skreślić. 4) Kolumnę 5 należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 3: Działalność Wspomagająca. Wówczas należy wybrać odpowiednio: Gospodarka finansowa albo Zakupy, albo Zarządzenie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy informatyczne, albo Zarządzanie.
3 Nazwa jednostki 1 2 10 Zarząd Dróg Powiatowych w Kartuzach 11 Zespół Szkół Ogólnokształcących im. H.Derdowskiego w Kartuzach 12 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie 13 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Sierakowicach 14 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Somoninie 15 Zespół Szkół Technicznych w Kartuzach 16 Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących im.i Brygady Pancernej im.boh.westerplatte w Kartuzach 17 Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Żukowie
4 2. Wyniki analizy obszarów ryzyka obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Część A Horyzontalna (załącznik 2A wyniki analizy ryzyka) Poniżej zamieszczono jedynie 5 obszarów o najwyższym ryzyku wykazanym na podstawie przeprowadzonej analizy (numeracja zgodna z załącznikiem - Obszary horyzontalne). Nazwa obszaru (ze wskazaniem nazwy jednostki, jeżeli to konieczne) Obszar działalności jednostki Typ obszaru działalności Opis obszaru działalności wspomagającej 4) 1 2 3 4 5 1-36 Zaspokajanie potrzeb wspólnoty samorządowej (obszary wymienione w załączniku nr 2A do PAW 2012 horyzontalnie) 28 Wydział Geodezji 15 Zespół Technicznych w Kartuzach 17 Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Żukowie 30 Wydział Kultury i Promocji 4 Poradnia Psychologiczno - Pedagogiczna w Kartuzach Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Obszary horyzontalne: 1-34 Obszary horyzontalne: 28 Obszary horyzontalne: 15 Obszary horyzontalne: 17 Obszary horyzontalne: 30 Obszary horyzontalne: 4 Poziom ryzyka w obszarze Wysoki/Średni/Niski 3) (średnia arytmetyczna) (35,54%) (65,33%) (55,48%) (48,96%) (48,87%) (46,47%)
5 Część B Wertykalna (załącznik 2B wyniki analizy ryzyka) Obszary od 35 do 77. Poniżej zamieszczono 6 obszarów o najwyższym ryzyku wykazanym na podstawie przeprowadzonej analizy (numeracja zgodna z załącznikiem - Obszary wertykalne). Obszar działalności jednostki Nazwa obszaru (ze wskazaniem nazwy jednostki, jeżeli to konieczne) Typ obszaru działalności 2) Wspomagająca Opis obszaru działalności wspomagającej 4) Poziom ryzyka w obszarze 3) Wysoki/Średni/Niski Obszar ryzyka Miejsce występowania - nazwa komórki organizacyjnej 2a 1 2 3 4 5 35-77 Zaspokajanie potrzeb wspólnoty samorządowej (obszary wymienione w załączniku nr 2B do PAW 2012 horyzontalnie) 76 Zadanie consultingowe Starostwo Powiatowe w Kartuzach Działania na wypadek kryzysy gospodarczego. lub Wspomagająca 2) Wspomagająca Obszary wertykalne: 35-77 Gospodarka finansowa, Bezpieczeństwo, Zarządzanie Wysoki/Średni/Niski 3) (średnia arytmetyczna) (39,02%) (70,65%) 2a Na podstawie analizy wertykalnej
6 Obszar ryzyka Miejsce występowania - nazwa komórki organizacyjnej 2a 1 2 3 4 5 49 Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu 59 Wydział Kultury i Promocji 77 Zadanie consultingowe 35 Wydział Kultury i Promocji 62 Referat ds. Ochrony Zdrowia i Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Prowadzenie kancelarii ogólnej, archiwum zakładowego, małej poligrafii, łącznicy: telefonicznej i telefaksowej, gospodarka łączami telefonicznymi i systemem informatycznym oraz zabezpieczenie tablic informacyjnych i ogłoszeń w starostwie. Realizacja zadań wynikających ze współpracy w ramach Kaszubskiego Pierścienia w tym pozyskiwanie środków ze źródeł zewnętrznych (m.in. na inwestycyjne). Oszczędności i racjonalizacja kosztów. Bieżące prowadzenie strony internetowej z wyjątkiem części BIP biuletynu informacji publicznej. Ustalanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych. Wspomagająca Wspomagająca Wspomagająca Wspomagająca Wspomagająca Zarządzanie mieniem, Systemy informatyczne, Bezpieczeństwo Gospodarka finansowa, Zarządzenie mieniem, Zarządzanie Gospodarka finansowa, Zakupy, Zarządzanie Bezpieczeństwo /Zarządzenie Bezpieczeństwo /Zarządzenie (69,68%) (61,76%) (57,28%) (56,80%) (56,69%)
7 3. Wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych Liczba osobodni w roku objętym planem audytu: w tym liczba osobodni dni przeznaczona na: Imię i nazwisko pracownika komórki audytu wewnętrznego Stanowisko Ogółem szkolenie i rozwój zawodowy czynności organizacyjne urlopy i inne nieobecności rezerwę czasową przeprowadzenie: zadań audytowych 3 czynności spr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Adrian Kłos (MF 280/2004) Audytor wewnętrzny 264 25 30 30 11 165 3 4.1 Planowane zapewniające 4. Planowane tematy audytu wewnętrznego Planowana liczba audytorów Planowany czas Ewentualna Temat zapewniającego Nazwa obszaru wewnętrznych przeprowadzających przeprowadzenia potrzeba powołania (w etatach) zadanie (w dniach) rzeczoznawcy 1 2 3 4 5 6 7 1/Z/2012 (49) Prowadzenie kancelarii ogólnej, archiwum zakładowego, małej poligrafii, łącznicy: telefonicznej i telefaksowej, gospodarka łączami telefonicznymi i systemem informatycznym oraz zabezpieczenie tablic informacyjnych i ogłoszeń w starostwie. Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu Uwagi 1/1 30 Tak/Nie 3) Starostwo Powiatowe w Obszar działania Kartuzach 3 Czas przeznaczony na przeprowadzenie zadań zapewniających i czynności doradczych
8 Planowana liczba audytorów Planowany czas Ewentualna Temat zapewniającego Nazwa obszaru wewnętrznych przeprowadzających przeprowadzenia potrzeba powołania (w etatach) zadanie (w dniach) rzeczoznawcy 1 2 3 4 5 6 7 2/Z/2012 3/Z/2012 4/Z/2012 (28) Kompleksowe badanie zasad funkcjonowania Wydziału Geodezji za lata 2009-2012. (59) Realizacja zadań wynikających ze współpracy w ramach Kaszubskiego Pierścienia w tym pozyskiwanie środków ze źródeł zewnętrznych (m.in. na inwestycyjne). (15) Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - Zespół Szkół Technicznych w Kartuzach. Wydział Geodezji 1/1 30 Tak/Nie 3) Wydział Kultury i Promocji Zespół Szkół Technicznych w Kartuzach Uwagi Obszar działania Starostwo Powiatowe w Kartuzach 1/1 30 Tak/Nie 3) Starostwo Powiatowe w Obszar działania Kartuzach 1/1 30 Tak/Nie 3) Zespół Szkół Technicznych w Obszar działania Kartuzach
9 4.2 Planowane czynności doradcze Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych Uwagi (w etatach) (w dniach) 1 2 3 4 1/C/2012 1/1 25 2/C/2012 1/1 20 Temat doradczego (76) Działania na wypadek kryzysy gospodarczego. Obszar Wydział Finansowy i Wydział Organizacyjny Starostwo Powiatowe w Kartuzach (70,65%) Temat doradczego (77) Oszczędności i racjonalizacja kosztów. Obszar Wydział Finansowy i Wydział Organizacyjny Starostwo Powiatowe w Kartuzach (57,28%) 5 Planowane czynności sprawdzające Temat zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w etatach) (w dniach) 1 2 3 4 5 6 1/S/2012 (2/Z/2011) Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich czynności audytorskich oraz bieżąca analiza obszaru. Kompleksowe badanie zasad funkcjonowania Wydziału Komunikacji za lata 2009-2011. Zadanie zapewniające. Uwagi 1/1 3 Brak uwag.
6. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Nazwa obszaru Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego Uwagi 1 2 3 4 1 2 3 Bieżące prowadzenie strony internetowej www.kartuskipowiat.com.pl, z wyjątkiem części BIP biuletynu informacji publicznej. Ustalanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych. Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Żukowie 4 Wydział Kultury i Promocji 5 6 7 Poradnia Psychologiczno- Pedagogiczna w Kartuzach Nadzór właścicielski nad Powiatowym Centrum Zdrowia Spółka z o.o. w Kartuzach. Przyjmowanie zgłoszeń na wykonanie prac geodezyjnych i kartograficznych. 8 Wydział Edukacji 9 10 Specjalny Ośrodek Szkolno- Wychowawczy w Żukowie Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Somoninie 2013 2014 Plan audytu wewnętrznego Powiatu Kartuskiego na 2012 rok - załączniki
11 7. Informacja na temat cyklu audytu wewnętrznego. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 roku w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego w 7 ust.4 określa obowiązek wskazania czasu wyrażonego w latach, którym - odpowiednio przy niezmienionych zasobach osobowych komórki audytu wewnętrznego zostałyby przeprowadzone zapewniające we wszystkich obszarach ryzyka - cykl audytu. Oblicza się go na podstawie wzoru zgodnego z 7 ust.5 niniejszego rozporządzenia. W toku przeprowadzonej analizy ryzyka wyodrębniono 74 obszarów do zadań zapewniających, na 2012 rok zaplanowano 6 zadań audytowych, z czego 4 mają charakter zapewniający. Oznacza to, że cykl audytu dla Starostwa Powiatowego w Kartuzach wynosi 18,5 lat. Cykl audytu w porównaniu z ubiegłym okresem skrócił się o 1 rok. Jednocześnie na podstawie odrębnej autorskiej analizy można wskazać, iż łączna ilość dni audytowych potrzebnych do przeprowadzenia wszystkich zadań, na podstawie obecnie wyliczonego poziomu ryzyka wynosi 1 530 dni. W 2012 roku na zapewniające i consultingowe przeznaczono 165 dni - co oznacza, iż cykl audytu obliczony tą metodą wynosi 9,27 lat. Cykl audytu wyliczony tą metodą w porównaniu z ubiegłym okresem skrócił nieznacznie i nadal wynosi ponad 9 lat. Plan audytu wewnętrznego Powiatu Kartuskiego na 2012 rok - załączniki
12 8. Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. organizacyjne) Niniejszy Plan Audytu Wewnętrznego na rok 2012 opracowano w oparciu o treść rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 roku w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz.U. Nr 21, poz.108). W opracowanym planie rocznym uwzględniono wynikające z treści ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.). Jego kształt i strukturę oparto na poprzednich planach rocznych komórki. Jednocześnie postarano się połączyć wszystkie wymagania określone ustawą o finansach publicznych oraz wewnętrznymi procedurami audytu wewnętrznego, a także dotychczasową praktyką działania. Wszystkie odstępstwa niejako wyprzedzająco dostosowują roczny plan do nowych wymagań prawnych i znajdą swoje odzwierciedlenie w znowelizowanych w przyszłości procedurach wewnętrznych audytu. Plan roczny i powiązane z nim upoważnienie daje audytorowi wewnętrznemu formalne przesłanki do wykonywania powierzonych mu obowiązków. Z tych powodów wynika konieczność opracowania w pierwszej kolejności Planu Rocznego i przeprowadzenie rocznej analizy ryzyka. Integralna częścią harmonogramu pracy na rok 2012 dla stanowiska audytu wewnętrznego jest upoważnienie roczne A.1721.4.2011. Niniejsze upoważnienie odnosi się przedmiotowo do wybranych w trakcie sporządzenia Planu rocznego tematów i obszarów audytu. Plan Audytu Wewnętrznego na 2012 rok oparto na przeprowadzonej analizie wertykalnej (jednostkami) i horyzontalnej (wybór i ocena zadań jednostki zatrudniającej). Oba spojrzenia, wertykalne i horyzontalne, zazębiają się i w całości obejmują tzw. Potrzeby audytu wewnętrznego. Plan 2012 roku powiązano z planem strategicznym na lata 2012 2013, zawartym w Planie rocznym audytu wewnętrznego na 2011 rok. Audytor wewnętrzny w tabeli nr 1 niniejszego planu wymienił jednostkę zatrudniającą oraz pozostałe jednostki objęte audytem wewnętrznym. Wszystkie zidentyfikowane jednostki nadzorowane oraz wybrane wydziałów (komórek) Starostwa uznane zostały w toku niniejszej analizy, jako tzw. potrzeby audytu. Zostały one wymienione w załącznikach do niniejszego Planu nr 2A i 2B. Załączniki te obrazują proces przeprowadzania rocznej analizy ryzyka rezydualnego. Szerokie ujęcie środowiska audytu ma na celu kompleksowe objęcie całości zadań jednostki zatrudniającej audytora a w konsekwencji, daje możliwość identyfikacji ryzyk w obszarach zarówno w spojrzeniu horyzontalnym jak i wertykalnym. Takie działanie i analiza są zbliżone z powszechnie stosowanym w doktrynie audytu wewnętrznego modelem COSO (załącznik nr 3 niniejszego Planu). W tym też znaczeniu audytor odnosi się do funkcjonowania systemu kontroli zarządczej I i II stopnia w jednostce zatrudniającej. Przeprowadzona analiza ryzyka wykorzystała przeprowadzone w 2010 roku postępowanie analityczne, którego materiały zawarte są w aktach bieżnych audytu wewnętrznego A.0915-24/AB/10. Dokonano analizy około 10 % wszystkich zadań Plan audytu wewnętrznego Powiatu Kartuskiego na 2012 rok - załączniki
13 Starostwa Powiatowego w Kartuzach, a następnie tak wyodrębnione obszary poddano szczegółowej analizie z wykorzystaniem tablicy matematycznej Macierzy ryzyka. Po raz kolejny i na nowo dokonano oceny macierzy ryzyka - wg. współczynników. Oceny tej dokonano w oparciu o aktualne dane i doświadczenia, a w szczególności o dane finansowe i planistyczne jednostki zatrudniającej zawartej w uchwalonym przez Radę Powiatu Kartuskiego w dniu 15 grudnia 2011 roku Budżecie Powiatu Kartuskiego na 2012 rok. W toku obecnie prowadzonej analizy wykorzystano także oceny uzyskane w wyniku zastosowania tzw. Metody delfickiej - oceny przez ścisłe kierownictwo jednostki. Wybór zadań audytowych wydaje się zatem uzasadniony i oczywisty. W dalszej części analiza ryzyka, której użyto, posłużyła do wyboru zakresu consultingowego oraz ułożenia ram planu strategicznego na najbliższe dwa lata. Łącznie w potrzebach audytu ujęto 77 obszarów; obszary horyzontalne są obszarami działalności podstawowej, zaś wertykalne są obszarami działalności podstawowej lub wspomagającej. W kolumnie nr 5 poziom ryzyka oceniono zgodnie z przyznaną ilością dni audytowych: wysoki, średni, niski; odpowiednio dla przyznanych dni audytowych 60, 30, 15 tj. progów ryzyka 80, 40 i 20 %. Ocena 1 obszaru misja powiatu jest oceną w oparciu o średnią arytmetyczną obszarów ujętych w potrzebach audytu od 1-34 i od 35-77. Przeprowadzenie analizy ryzyka dokonano w niżej opisany sposób: Ustalenie obowiązującego wzoru planu, jego metodologii, różnić i podobieństw do poprzednio sporządzanych analiz, w tym, w jakim stopniu powiązać plany strategiczne audytu wewnętrznego z obecnie przyjętą metodologią. Weryfikacja potrzeb audytu określenie obszarów horyzontalnych i wertykalnych. Określenie tabel i współczynników wziętych pod uwagę przy niniejszej analizie (patrz załącznik nr 1 do niniejszego Planu). Ocena za pomocą macierzy ryzyka czynników: złożoności, ilości operacji finansowych, kwalifikacji pracowników, stabilności i kontroli. Ocena w 4 stopniowej skali, przy nadanych wagach kryteriów 0.25, 0.16, 0.25, 0.17 i 0.17. Ocena macierzy metodą dynamiczną czynników wg. kryteriów: daty ostatniego audytu, rankingu w poprzednim planie strategicznym, priorytetu kierownictwa oraz priorytetu audytora wewnętrznego (ocena ogólna). W ten sposób ustalone wartości przypisane 77 obszarom sprowadzono do wspólnego mianownika i wyznaczono ranking zadań zapewniających, wybierając po dwa wertykalne i dwa horyzontalne. Następnie poszczególnym obszarom przypisano tematy zadań, opracowano harmonogram roczny (wg. kolejności zawartej w tabeli nr 4.1. i 4.2. oraz wyznaczono ilość i zakres planowanych zadań sprawdzających i consultingowych. Plan audytu wewnętrznego Powiatu Kartuskiego na 2012 rok - załączniki
14 Ostatnim etapem było sporządzenie projektu Planu Rocznego, podpisanie go, przedstawienie i omówienie Staroście Kartuskiemu oraz uzyskanie Jej podpisu wraz upoważnieniem rocznym do działania. Plan audytu wewnętrznego zgodnie z art.284 ufp stanowi informację publiczną i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki. 2011.12.28 (data) Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRZNY (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego/) Załączniki: 1. Ocena ryzyka wskaźniki tabele 2. Roczna analiza ryzyka obszarów horyzontalna A, wertykalna B. 3. Wykresy i schematy 4. Materiały analityczne i pomocnicze (a/a) Plan audytu wewnętrznego Powiatu Kartuskiego na 2012 rok - załączniki
15 Załącznik nr 1 Ocena ryzyka - wskaźniki - tabele Priorytet audytora / ryzyko Data ostatniego audytu (kontroli) / ryzyko Priorytet kierownictwa / ryzyko Niski 0,00 2009 0,2 8 7,10 8,00 0,7 Średni 0,01 2010 0,1 7 6,10 7,09 0,6 Duży 0,05 Poza planem 0,3 6 5,10 6,09 0,5 B.duży 0,10 2011 0 5 4,10 5,09 0,4 Nigdy 0,4 4 3,10 4,09 0,3 3 2,10 3,09 0,2 2 1,10 2,09 0,1 1 0,00 1,09 0,0 Priorytet na podstawie Planu audytu na 2011 rok Ryzyko* / ilość dni 2011 0 2012 0,3 2013 0,2 poza 0,1 planem powyżej 20,00% powyżej 40,00% powyżej 80,00% 15 Niski 30 Średni 60 Wysoki * Poziom ryzyka w obszarze wskazany w kolumnie 5 tabeli w pkt 2. Plan audytu wewnętrznego Powiatu Kartuskiego na 2012 rok - załączniki