WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-V.431.24.2016 Kraków, 30 stycznia 2017 r. Szanowna Pani Anna Boczarska Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gnojniku SPRAWOZDANIE Z KONTROLI Na podstawie art. 2 pkt 1, art. 6 ust. 4, art. 16, art. 21 ust. 1, art. 51 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), art. 10 ustawy z dnia 11 lutego 2016 roku o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. poz. 195 z późn. zm.) oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gnojniku (32-864 Gnojnik 363), w dniu 12 grudnia 2016 r. zespół kontrolny w składzie: - Alicja Zaleśny-Olek - inspektor, - Roman Pasiut - starszy inspektor, - Elżbieta Bielaszka - starszy inspektor, działający na podstawie upoważnienia do kontroli nr 26/2016 z 2 grudnia 2016 r., wydanego z upoważnienia Wojewody Małopolskiego przez Jacka Kowalczyka - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, przeprowadził kontrolę realizacji zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r., poz. 195 z późn. zm.) oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885, z późn. zm.), klasyfikacja wg budżetu zadaniowego: Funkcja 13. Zabezpieczenie społeczne i wspieranie rodziny; zadanie 13.4. Wspieranie rodziny; podzadanie 13.4.1. Wsparcie rodzin wychowujących dzieci i opiekujących się osobami niepełnosprawnymi; działanie 13.4.1.5. Pomoc państwa w wychowywaniu dzieci. Ilekroć w dalszej części sprawozdania jest mowa o: 1) Ośrodku należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Gnojniku (32-864 Gnojnik 363); 2) Ustawie o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r., poz. 195 z późn. zm.); 3) Kodeksie postępowania administracyjnego należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.); 4) Pierwsze dziecko w rodzinie oznacza to jedyne lub najstarsze dziecko w rodzinie w wieku do ukończenia 18. roku życia; w przypadku dzieci urodzonych tego samego dnia, miesiąca i roku, będących najstarszymi dziećmi w rodzinie w wieku do ukończenia 18. roku życia, pierwsze dziecko oznacza jedno z tych dzieci wskazane przez osobę uprawnioną. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 591 * fax 12 39 21 424 http://www.malopolska.uw.gov.pl
Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o dokumentację, a także pisemne i ustne wyjaśnienia złożone przez: 1. Panią Annę Boczarską - (kierownik Ośrodka) - Zarządzenie Nr 42/2016 Wójta Gminy Gnojnik z dnia 5 kwietnia 2016 r. w sprawie upoważnienia Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gnojniku do realizacji zadań wynikających z ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w tym do wydawania decyzji. 2. Panią Kingę Broszkiewicz-Kuchno - (zastępca kierownika Ośrodka) - Zarządzenie Nr 29/2016 Wójta Gminy Gnojnik z dnia 2 marca 2016 r. w sprawie upoważnienia pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gnojniku do prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji z zakresu świadczenia wychowawczego. Ponadto osobą upoważnioną przez Wójta Gminy Gnojnik do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego jest Pani Monika Pasek (pracownik Ośrodka) - Zarządzenie Nr 36/2016 Wójta Gminy Gnojnik z dnia 23 marca 2016 r. w sprawie upoważnienia pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Gnojniku do prowadzenia postępowań z zakresu świadczenia wychowawczego. Dowód: akta kontroli, str. 1-8] Przedmiot kontroli i okres objęty kontrolą: Kontrolą objęto okres od 1 kwietnia 2016 r. do dnia kontroli, w zakresie prawidłowości przyznawania świadczeń wychowawczych. Celem kontroli była ocena prawidłowości przyznawania świadczeń wychowawczych na pierwsze dziecko. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości, a jedynie uchybienia związane z nieweryfikowaniem wnioskodawców w Centralnej Bazie Beneficjentów pod względem pobierania świadczeń w innej gminie, rozbieżnościami pomiędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniach, raportami generowanymi z systemu dziedzinowego (z uwzględnieniem wyjaśnień Kierownika) wydłużonym okresem przekazywania wniosków do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie oraz błędnie wprowadzanymi danymi do systemu. Sformułowanie powyższej oceny nastąpiło na podstawie następujących ustaleń: I. Ustalenia ogólne Liczba spraw wpływających i załatwionych wg stanu na 30 listopada 2016r. Tabela nr 1 Liczb W tym a w złożo formie nych papiero wnios wej ków W formie elektr oniczn ej Liczba wydanych decyzji Liczba wydanych decyzji przyznający ch prawo do świadczenia Liczba oczekujących na rozpatrzenie wniosków o ustalenie prawa do świadczenia wychowawcze go - w tym wniosków przekazanych przez organ właściwy do rozpatrzenia marszałkowi województwa i na koniec 30 listopada organ właściwy nie posiada wiedzy o rozstrzygnięciu marszałka czy w danej sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego % nierozpatr zonych wniosków 754 714 40 631 589 110 109 14,58% *źródło sprawozdanie jednorazowe MRPiPS wygenerowane z CAS o symbolu 500+.XI.2016 W sprawozdaniu jednorazowym z CAS o symbolu 500+.XI.2016 sporządzonym na 30 listopada 2016 r. wykazano: złożonych wniosków 754 oraz wydanych decyzji 631, natomiast z otrzymanych baz danych wynika, iż liczba złożonych wniosków wg stanu na 30 listopada
2016 r. wynosiła 726, a liczba wydanych decyzji 709. Kontrolujący poprosili o podanie przyczyn powyższej różnicy. Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) Liczba wniosków ogółem: 754, w formie papierowej - 714, w formie elektronicznej 40. Liczba wniosków w sprawozdaniu jest spisana z rejestru prowadzonego w formie papierowej w ośrodku. Różnica pomiędzy ilością wniosków, którą wygenerował system może wynikać z faktu, że wnioski, które zostały przekazane do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej, nie zostały wprowadzone do programu, ponieważ nie została na nie wydana jeszcze decyzja przez Marszałka. Ponadto, podczas gdy Marszałek wydaje decyzję tylko na część okresu, a na pozostałą część okresu wydaje Wójt Gminy Gnojnik, w systemie zakładany jest drugi wniosek. Stąd system liczy dwa wnioski, gdy w rzeczywistości złożony jest tylko jeden. Liczba decyzji ogółem: 631, - w tym decyzje przyznające - 589. Liczba decyzji w sprawozdaniu jest spisana z rejestru prowadzonego w formie papierowej w ośrodku. Różnica pomiędzy ilością decyzji, którą wygenerował system może wynikać z faktu, że przy każdorazowym zgłaszaniu uzysku dochodu wniosek ponownie zostaje przeliczony w systemie poprzez otwarcie nowej decyzji. Ponadto na wskutek awarii bazy danych cześć decyzji została wprowadzona do systemu dwukrotnie, system usunął te decyzje z systemu, widniały jedynie w formie papierowej, aby dokonać wypłat wynikających z wydanych decyzji, należało je odznaczyć na listę wypłat. Następnie decyzje te zostały ponownie wprowadzone w system, stąd rozbieżności w zakresie ich liczby. [Dowód: akta kontroli, str. 9-14] Na podstawie otrzymanych wyjaśnień od Kierownika Ośrodka oraz dokumentacji poddanej kontroli stwierdzono, iż dane ujęte w ww. tabeli dotyczące liczby złożonych wniosków i wydanych decyzji są prawidłowe. II. Ustalenia szczegółowe 1. Prawidłowość ustalania prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko. W trakcie kontroli sprawdzono akta 40 postępowań. W pierwszej kolejności wybrano akta 28 postępowań, w których wydana została więcej niż jedna decyzja. Kontroli poddano dokumentację do następujących decyzji przyznających poszczególne świadczenia wychowawcze: GOPS.524.ŚW.581/2.2016, GOPS.524.ŚW.380.2016, GOPS.524.ŚW.222.2016, GOPS.524.ŚW.581.2016, GOPS.524.ŚW.380.2016, GOPS.524.ŚW.370.2016, GOPS.524.ŚW.56.2016, GOPS.524.ŚW.517.2016, GOPS.524.ŚW.78.2016, GOPS.524.ŚW.56\2.2016, GOPS.524.ŚW.517/2.2016, GOPS.524.ŚW.78/2.2016, GOPS.524.ŚW.46.2016, GOPS.524.ŚW.504/2.2016, GOPS.524.ŚW.504.2016, GOPS.524.ŚW.46/2.2016, GOPS.524.ŚW.310.2016, GOPS.524.ŚW.310/2.2016, GOPS.524.ŚW.69.2016, GOPS.524.ŚW.69/2.2016, GOPS.524.ŚW.410.2016, GOPS.524.ŚW.42.2016. Następnie skontrolowano 12 postępowań, w których zwrócono się do ROPS o ustalenie czy zachodzi koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego (opis w części dotyczącej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego). Wysokość przyznanych świadczeń była adekwatna do kwot określonych przepisami w zakresie świadczeń wychowawczych, a w rozstrzygnięciu decyzji informowano stronę o okresie jego pobierania oraz formie wypłaty. Kontroli poddano również dokumentację do następujących decyzji odmawiających poszczególne świadczenia wychowawcze: GOPS.524.ŚW.551.2016, GOPS.524.ŚW.553.2016, GOPS.524.ŚW.565.2016, GOPS.524.ŚW.U.222.2016, GOPS.524.ŚW.U/2.222.2016, GOPS.524.ŚW.222/2.2016.
Powodem odmowy przyznania świadczenia wychowawczego było przekroczenie kryterium dochodowego, określonego w art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. z 2016 r., poz. 195 z późn. zm.). W treści decyzji znajdowało się stosowne uzasadnienie odnoszące się do sytuacji dochodowej rodziny. W skontrolowanych aktach spraw dotyczących ustalenia prawa do świadczeń wychowawczych znajdowały się wnioski, niezbędne zaświadczenia i oświadczenia oraz decyzje administracyjne. Nie stwierdzono, przypadków niezasadnego przyznania świadczenia wychowawczego. Stwierdzono następujące uchybienia: 1. W skontrolowanych aktach spraw brak było potwierdzenia weryfikacji rodziny w Centralnej Bazie Beneficjentów pod względem otrzymywania świadczenia wychowawczego w innej jednostce. Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) Weryfikacji wniosków budzących wątpliwości ośrodek dokonywał jednorazowo w urzędzie gminy w działach ewidencji ludności i urzędzie stanu cywilnego. Weryfikację z CBB ośrodek rozpoczął w miesiącu grudniu. W odniesieniu do powyższego wyjaśnienia, stwierdzono, iż do akt należało dołączyć potwierdzenie dokonanej weryfikacji w Centralnej Bazie Beneficjentów, zgodnie z zasadą pisemności zawartą w art. 14 k.p.a. [Dowód: akta kontroli, str. 15-16] 2. Wnioskodawca 31 maja 2016 r. złożył wniosek w wersji papierowej, na drugie, trzecie i czwarte dziecko. Wniosek został przekazany 1 czerwca 2016 r. pismem znak: GOPS.524.Z.71.2016 do ROPS w Tarnowie. Marszałek Województwa Małopolskiego 28 października 2016 r. wydał decyzję przyznającą prawo do świadczenia wychowawczego na dzieci za okres objęty koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego. Ośrodek 8 listopada 2016 r. wydał decyzję znak: GOPS.524.ŚW.581/2.2016 za okres nie objęty koordynacją, tj. za okres od 01.04.2016 r. do 17.04.2016 r.; od 25.06.2016 r. do 30.06.2016 r. oraz w okresie od 01.07.2016 r. do 30.09.2017 r. przyznającą prawo do świadczenia wychowawczego na dzieci. Na kolejny wniosek złożony 25 sierpnia 2016 r. wydano decyzje znak: GOPS.524.ŚW.581.2016 z 7 września 2016 r. ustalającą prawo do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko na okres od 01.08.2016 r. do 30.09.2017 r. W aktach sprawy znajdowały się dwa wnioski jeden z 31 maja 2016 r., a drugi z 25 sierpnia 2016 r. oraz dwie decyzje. W raporcie wygenerowanym na potrzeby kontroli widnieją trzy wnioski, w tym dwa z datą 31 maja 2016 r. oraz jeden z 25 sierpnia 2016 r. Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) W dniu 31.05.2016 r. ( ) złożyła wniosek o świadczenie wychowawcze na drugie i kolejne dziecko /3 dzieci/. Wniosek ten został przekazany do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej zgodnie z oświadczeniem strony, że członek rodziny pracuje poza granicami kraju. Decyzją z dnia 28.10.2016 r. Marszałek Województwa przyznał świadczenie wychowawcze na wnioskowane dzieci za okres od 01.04.2016 r. do 24.06.2016 r. w kwocie 500 zł miesięcznie na dziecko /1500 zł miesięcznie/. Natomiast od 25.06.2016 r. do 30.09.2017 r. właściwym do wydawania decyzji jest Wójt Gminy Gnojnik. Aby wydać decyzję uzupełniająca należało w systemie założyć drugi wniosek również z 31.05.2016 r., a świadczenie wypłacone jest są od 01.07.2016 r. W dniu 25.08.2016 r. Pani złożyła wniosek na pierwsze dziecko, który również został wprowadzony w system. W odniesieniu do powyższego stwierdzono, iż zarejestrowanego wniosku złożonego przez stronę w celu ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego, gdy członek rodziny pracuje
poza granicami kraju, nie należy rejestrować ponownie w chwili otrzymania rozstrzygnięcia w przedmiotowej sprawie z ROPS. [Dowód: akta kontroli, str. 17-52] 3. Wnioskodawca 8 maja 2016 r. złożył wniosek elektronicznie. Ośrodek pismem znak: GOPS.524.P.5.2016 z 20 maja 2016 r. wezwał stronę do uzupełnienia i poprawy wniosku w części I pkt 2, 6, 7. Strona 3 czerwca 2016 r. złożyła wniosek w formie papierowej z adnotacją uzupełnienie wniosku z dnia 8.05.2016. Zarówno wniosek elektroniczny jak i wniosek papierowy (korekta) został wprowadzony do systemu z datą 08.05.2016 r. Decyzją znak: GOPS.524.ŚW.565.2016 z 14 lipca 2016 r. na wniosek z 8 maja 2016 r. odmówiono stronie prawa do świadczenia wychowawczego z powodu przekroczenia 800 zł kryterium dochodowego na osobę w rodzinie. Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) W programie widnieją dwa wnioski dla danej osoby, obydwa z dnia 08.05.2016 r.. Wniosek został złożony w formie elektronicznej. Pismem z dnia 20.05.2016r. wnioskodawca został wezwany do uzupełnienia i poprawienia przedmiotowego wniosku. ( ) uzupełnił /złożył korektę wniosku w formie papierowej. System korektę zakwalifikował jako drugi wniosek z tej samej daty. Decyzją Wójta Gminy Gnojnik z dnia 14.07.2016 r. znak: GOPS.524.ŚW.565.2016 r. świadczenie wychowawcze nie zostało przyznane, gdyż dochód na osobę w rodzinie przekroczył kryterium ustawowe tj. kwotę 800 zł. W odniesieniu do powyższego stwierdzono, iż w przypadku złożenia przez stronę wniosku o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego, a następnie korekty do niego, nie należy rejestrować korekty jako kolejnego wniosku z tą samą datą, a jedynie jako uzupełnienie wcześniej złożonego. [Dowód: akta kontroli, str. 53-80] 4. Wnioskodawca 1 kwietnia 2016 r. złożył wniosek elektronicznie. Wniosek ten został przekazany 1 czerwca 2016 r. pismem znak: GOPS.524.Z.72.2016 do ROPS w Tarnowie w celu ustalenia czy zachodzi koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego, zgodnie z art. 16 ust. 1-2 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci dopiero po 2 miesiącach od daty jego złożenia. W raporcie wygenerowanym na potrzeby kontroli widnieją dwa wnioski z różnymi datami tj. 1 kwietnia 2016 r. i 30 maja 2016 r. natomiast w aktach sprawy znajdował się jeden wniosek z 1 kwietnia 2016 r. [Dowód: akta kontroli, str. 81-96] 5. Wnioskodawca 6 kwietnia 2016 r. złożył wniosek o przyznanie świadczenia wychowawczego, na który została wydana decyzja znak: GOPS.524.ŚW.410.2016 z 28 czerwca 2016 r. Weryfikacja w systemie powyższej daty wydania decyzji wykazała datę 14 lipca 2016 r. Analogiczną sytuację stwierdzono w decyzjach znak: GOPS.524.ŚW.370.2016 z 27 czerwca 2016 r., GOPS.524.ŚW.504.2016 z 30 czerwca 2016 r., GOPS.524.ŚW.46/2.2016 z 14 listopada 2016 r. Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) w dniu 24.10.2016 r. złożyła wniosek na pierwsze dziecko. Decyzja w systemie została wydana w dniu 15.11.2016 r., a w wersji papierowej widnieje dzień 14.11.2016 r. Omyłkowo została wpisana data 14.11.2016 r. ( ) w dniu 11.04.2016 r.. złożył wniosek na pierwsze dziecko. Decyzja została wydana w dniu 30.06.2016 r. /forma papierowa/, w systemie widnieje data wydania decyzji 01.07.2016 r.. Niezgodność w dacie wynika z faktu, że data ta została wprowadzona ręcznie. ( ) w dniu 11.04.2016 r. złożyła wniosek na pierwsze dziecko. Decyzja została wydana w dniu 27.06.2016 r., i taka też widnieje na decyzji papierowej, w związku z awarią systemu wydana decyzja została usunięta i została poprawnie wprowadzona kolejny raz w dniu 14.07.2016 r., dlatego taka data widnieje w systemie. ( ) w dniu 06.04.2016 r. złożyła wniosek na pierwsze dziecko. Decyzja została wydana w dniu
28.06.2016 r., i taka też widnieje na decyzji papierowej, w związku z awarią systemu wydana decyzja została usunięta i została poprawnie wprowadzona kolejny raz w dniu 14.07.2016 r., dlatego taka data widnieje w systemie. [Dowód: akta kontroli, str. 97-118] 6. Wnioskodawca 8 kwietnia 2016 r. złożył wniosek o przyznanie świadczenia wychowawczego na troje dzieci w tym na pierwsze dziecko, na podstawie którego 23 czerwca 2016 r. została wydana decyzja znak: GOPS.524.ŚW.310.2016 ustalająca prawo do świadczenia wychowawczego na dzieci. W związku z urodzeniem się kolejnego dziecka w rodzinie (19.07.2016 r.) strona 28 lipca 2016 r. złożyła kolejny wniosek wypełniając go ponownie: w części A na pierwsze dziecko oraz w części B na pozostałe dzieci w tym na nowo urodzone dziecko. Ośrodek wydał 28 lipca 2016 r. decyzję zmieniającą znak: GOPS.524.ŚW.310/2.2016, ustalając prawo do świadczenia wychowawczego na dziecko (ur.19.07.2016 r.). W treści decyzji nie odniesiono się do zapisu wniosku, tj. że pozostałe dzieci mają ustalone prawo do świadczenia przyznanego wcześniejszą decyzją. [Dowód: akta kontroli, str. 119-152] 7. Wnioskodawca 19 maja 2016 r. złożył wniosek o przyznanie świadczenia wychowawczego na dwoje dzieci. Decyzją znak: GOPS.524.ŚW.222.2016 z 15 czerwca 2016 r., ustalono prawo do świadczenia wychowawczego, którą następnie na prośbę wnioskodawcy uchylono 4 października 2016 r. W aktach sprawy znajdował się tylko jeden wniosek z 19 maja 2016 r., natomiast w raporcie wygenerowanym na potrzeby kontroli widnieją dwa wnioski z 19 maja 2016 r. Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) złożyła wniosek tylko jeden raz w dniu 19.05.2016 r. Następnie została wydana decyzja Wójta Gminy Gnojnik z dnia 15.06.2016 r., która w konsekwencji została na prośbę wnioskodawcy uchylona, a świadczenie wstrzymane, gdyż członek rodziny podjął pracę poza granicami kraju. Wniosek został przekazany do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, Zamiejscowego stanowiska pracy w Tarnowie. Marszałek Województwa Małopolskiego wydał decyzje w dniu 20.10.2016 r. znak: SR-W1-4410-14884/16 za okres od 08.06.2016 r. do 05.07.2016 r. oraz od 08.08.2016 r. do 29.08.2016 r. Aby Wójt Gminy Gnojnik wydał decyzję uzupełniającą za pozostały okres należało wniosek założyć w systemie ponownie. Stąd system czyta jako dwa wnioski. W odniesieniu do powyższego stwierdzono, iż w przypadku złożenia przez stronę oświadczenia powodującego wydanie decyzji zmieniającej, nie należy składanych oświadczeń traktować jako kolejnego wniosku o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego. [Dowód: akta kontroli, str. 153-176] Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego. Kontroli poddano 12 losowo wybranych spraw, w których Ośrodek zwrócił się do ROPS o ustalenie czy zachodzi koordynacja systemu zabezpieczenia społecznego. Wykaz skontrolowanych wniosków przekazanych i nierozpatrzonych obrazuje tabela nr 2: Lp. Sygnatura Data wpływu wniosku do GOPS Data wysłania dokumentacji do ROPS 1 Nr 385/2016 18.04.2016 r. 04.05.2016 r. 2 Nr 385/2/2016 23.09.2016 r. 26.09.2016 r. 3 Nr 585/2/2016 15.11.2016 r. 22.11.2016 r. 4 Nr 414/2016 25.04.2016 r. 04.05.2016 r. 5 Nr 414/2016 06.10.2016 r. 11.10.2016 r. 6 Nr 489/2/2016 25.08.2016 r. 05.09.2016 r.
Wykaz skontrolowanych akt sprawy, w których ROPS wydał rozstrzygniecie zawiera tabela nr 3: Lp. Sygnatura Data wpływu wniosku do GOPS Data wysłania dokumentacji do Data otrzymania odpowiedzi z ROPS ROPS 1 Nr 585/2016 30.05.2016 r. 01.06.2016 r. 28.10.2016 r. 2 Nr 377/2016 21.04.2016 r. 24.04.2016 r. 17.05.2016 r. 3 Nr 489/2016 10.05.2016 r. 20.05.2016 r. 24.08.2016 r. 4 Nr 64/2016 04.04.2016 r. 25.04.2016 r. 15.11.2016 r. 5 Nr 521/2016 17.05.2016 r. 20.05.2016 r. 28.10.2016 r. 6 Nr 537/2016 01.04.2016 r. 01.06.2016 r. 27.10.2016 r. Z wygenerowanego na potrzeby kontroli raportu wynika, iż na dzień kontroli przekazano do ROPS 160 wniosków celem ustalenia, czy zachodzi koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego. Ze sprawozdania o symbolu 500+.XI.2016 wynika, iż na dzień 30 listopada 2016 r., liczba wniosków przekazanych do rozpatrzenia Marszałkowi Województwa, o których organ właściwy nie posiada wiedzy o rozstrzygnięciu Marszałka wynosi 109, a liczba decyzji od Marszałka Województwa przyznających prawo do świadczenia wychowawczego wynosi 49. Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) W ośrodku pozostawał do rozpatrzenia na dzień 30 listopada tylko jeden wniosek, zaś 109 nierozpatrzonych wniosków stanowią wnioski przekazane do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Krakowie, Działu Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego, Zamiejscowego Stanowiska Pracy w Tarnowie w celu ustalenia czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Liczba złożonych wniosków do ROPS 160 w tym: Liczba wydanych decyzji przez Marszałka - 49 Liczba wniosków pozostających do rozpatrzenia w ramach koordynacji 109 Liczba wniosków cofniętych na wniosek strony 2 Dane wskazane w sprawozdaniu wg stanu na dzień 30.11.2016 r. są prawidłowe, odzwierciedlone w rejestrze prowadzonym w formie papierowej oraz wygenerowanym zestawieniem wniosków przekazanych do ROPS. [Dowód: akta kontroli, str. 177-180] Z 12 akt poddanych kontroli wynika, iż w 1 sprawie dokumentacje przekazano w terminie powyżej 30 dni. W związku z powyższym Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) dnia 01.04.2016 r. złożyła wniosek w formie elektronicznej, który pismem z dnia 1 czerwca 2016 r. został przekazany do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Tarnowie. Nieprzekazanie wniosku w ustawowym terminie wynikało z niedopatrzenia na wniosku, że w sprawie konieczne jest przekazanie wniosku według właściwości, w związku z przebywaniem członka rodziny poza granicami kraju celem ustalenia czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W sprawie Marszałek Województwa Małopolskiego wydał decyzje z dnia 27.10.2016 r. znak: SR-W1-4410-9165/16 przyznając prawo do świadczenia wychowawczego na drugie dziecko od dnia 18.04.2016 r., jednocześnie przekazując przedmiotowy wniosek do duńskiej instytucji właściwej, celem wydania rozstrzygnięcia za okres od 01.04.2016 r. do 17.04.2016 r. System zarejestrował drugi wniosek z dnia 30.05.2016 r,. gdy w rzeczywistości w aktach sprawy widnieje tylko jeden wniosek i na jeden realizowana jest wypłata świadczenia wychowawczego. Dubel wniosku mógł powstać poprzez ściągniecie i zapisanie dwukrotnie tego samego wniosku. [Dowód: akta kontroli, str. 81-96]
W przypadku, gdy do Ośrodka wpłynie wniosek, w którym wnioskodawca zaznaczy w części II, iż on lub któryś z członków jego rodziny przebywa w kraju, w którym mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, organ winien dokonać analizy wniosku pod kątem jego kompletności. W przypadku, gdy jest on kompletny następuje przekazanie wniosku do ROPS, natomiast w przypadku wystąpienia braków formalnych Ośrodek winien zwrócić się do strony o uzupełnienie wniosku. W prowadzonym postępowaniu należy pamiętać o wynikającej z art. 12 k.p.a. zasadzie szybkości postępowania, cyt.: Organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jego załatwienia. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie. Należy stwierdzić, iż organ powinien takie wnioski niezwłocznie kierować do ROPS, a nie oczekiwać na upływ terminu na jego rozpatrzenie. 2. Wskazanie przyczyn udziału pierwszych dzieci w grupie wszystkich dzieci, jeżeli wskaźnik ten jest znacznie powyżej 37%. Tabela nr 4 Liczba świadczeń należnych od kwietnia do listopada W tym na pierwsze dziecko Procent należnych świadczeń wychowawczych na pierwsze dziecko Liczba rodzin mających ustalone prawo do świadczenia wychowawczego na dziecko w miesiącu listopadzie 1039 380 36,57% 579 *źródło sprawozdanie jednorazowe MRPiPS wygenerowane z CAS o symbolu 500+.XI.2016 Według sprawozdania o symbolu 500+.XI.2016 w okresie od 1 kwietnia do 30 listopada 2016 r. w gminie Gnojnik 36,57% dzieci otrzymujących świadczenie wychowawcze to dzieci pierwsze w rodzinie. W listopadzie wg ww. sprawozdania w gminie Gnojnik należnych do wypłaty było 380 świadczeń na pierwsze dziecko, a liczbę rodzin uprawnionych określono na 579. Oznacza to, iż ok. 65,63% rodzin ma ustalone prawo do świadczenia na pierwsze dziecko. Wobec powyższego poproszono Panią Kierownik Ośrodka o dodatkową weryfikację danych przekazywanych w sprawozdaniach jednorazowych. Po weryfikacji danych ustalono, iż w listopadzie 2016 r. wykazane dane są tożsame z danymi wykazanymi w ww. sprawozdaniu. Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: W Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Gnojniku udział dzieci pierwszych w grupie wszystkich dzieci zawnioskowanych przy ustalaniu prawa do świadczenia wychowawczego wynosi 36,57%. Gmina Gnojnik jest małą gminą, zajmuje obszar 55 km². Gmina ma charakter typowo rolniczy. Odsetek zatrudnionych w rolnictwie jest większy niż w gminach miejskich. Przeważnie w rodzinie pracuje tylko jeden rodzic, którym zazwyczaj jest ojciec. Matki nie pracują, zajmują się wychowaniem dzieci. W celu sprawdzenia poprawności danych zaciągniętych do sprawozdania wg stanu na dzień 30.11.2016 r. na potrzeby kontroli wygenerowano z systemu dodatkowy raport. W wygenerowanym raporcie wykazano liczbę świadczeń należnych do wypłaty na pierwsze dziecko 380, liczbę rodzin uprawnionych 579 oraz liczbę świadczeń należnych 1039. Liczba świadczeń w stosunku do liczby rodzin daje 65,63 %. Wygenerowane dane są prawidłowe i zgodne z danymi zawartymi w sprawozdaniu na dzień 30.11.2016 r. Z akt badanych postępowań nie wynika, aby Ośrodek przyznawał świadczenia na pierwsze dziecko w sposób sprzeczny z przepisami ustawy. [Dowód: akta kontroli, str. 181-184]
3. Występowanie wydłużonego okresu w rozpatrywaniu wniosków, przyczyny. Z analizy miesięcznych sprawozdań jednorazowych wynika, iż w przypadku gminy Gnojnik w początkowym okresie występował bardzo niski procent rozpatrywanych wniosków. Dane o procencie wniosków rozpatrzonych w stosunku do liczby złożonych wniosków w poszczególnych miesiącach zawiera tabela nr 5: % wydanych decyzji w stosunku do liczby złożonych wniosków 30.04 31.05 15.06 24.06 1.07 31.07 31.08 3.10 31.10 30.11 0,00% 22,26% 25,55% 53,75% 76,05% 80,89% 82,37% 81,9% 82,4% 83,68% Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Gnojniku rozpoczął przyjmowanie wniosków od miesiąca kwietnia 2016 r. W tym okresie ośrodek nie rozpatrzył i nie wydał żadnej decyzji. Praca skupiała się na przyjmowaniu wniosków, udzielaniu informacji i wprowadzaniu danych do systemu. Wniosków złożonych w miesiącu kwietniu było 475 co stanowiło 63% ogółu złożonych wniosków na dzień 30.11.16 r. Świadczenie wychowawcze było i jest obsługiwane przez dwóch pracowników. Z uwagi na ilość przyjmowanych stron w miesiącu kwietniu nie byli oni w stanie rozpocząć rozpatrywania wniosków, analizy dokumentacji i wydawania decyzji. W miesiącu maju rozpoczęto ich weryfikowanie w US, ZUS, urzędzie gminy w działach ewidencji ludności i urzędzie stanu cywilnego równocześnie przyjmując strony. Zaczęto również analizę wniosków i wydawanie decyzji. Te same czynności wykonywane były w miesiącu czerwcu. Na dzień 01.07.2016 r. zostały rozpatrzone i wydane decyzje dotyczące wszystkich wniosków złożonych w miesiącu kwietniu. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej dotrzymywał terminów załatwienia spraw, w okresie przejściowym wszystkie sprawy zostały załatwione na dzień 01.07.2016 r. Po tej dacie zgodnie z art. 35 kodeksu postepowania administracyjnego załatwienie sprawy następowało w terminie ustawowym tj. w ciągu miesiąca. Jedyny przypadek nie załatwienia sprawy w ustawowym terminie dotyczył wniosku złożonego w formie elektronicznej z dnia 01.04.2016 r. ( ), który został przesłany do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w dniu 01.06.2016 r. Fakt ten wynikał z niedopatrzenia na wniosku, że w sprawie konieczne jest przekazanie wniosku według właściwości, w związku z przebywaniem członka rodziny poza granicami kraju celem ustalenia czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. [Dowód: akta kontroli, str. 185-186] 4. Terminowość załatwiania spraw, w tym porównanie dat wpływu wniosków elektronicznych z datą widniejącą na dokumentach w wersji papierowej. W przypadku 41 postępowań, nie stwierdzono nieterminowego załatwienia sprawy. Natomiast w odniesieniu do 2 skontrolowanych wniosków elektronicznych, daty wpływu wniosków zamieszczone w systemie, były tożsame z datą widniejącą na dokumentach w wersji papierowej. 5. Terminowość dokonywania wypłat świadczeń wychowawczych. W skontrolowanych decyzjach wskazywano, iż wypłata świadczenia będzie następować w dniach od 10 do 25 dnia każdego miesiąca, nie później jednak niż do 30 dnia miesiąca, zgodnie z zapisem wynikającym z art. 21 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci tj. 1. Świadczenie wychowawcze wypłaca się nie później niż ostatniego dnia miesiąca, za który przyznane zostało świadczenie wychowawcze. 2. W przypadku złożenia wniosku w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego
po 10. dniu miesiąca, świadczenie wychowawcze za dany miesiąc wypłaca się najpóźniej ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. Z przedstawionych kontrolującym list wypłat wynika, iż świadczenia w kontrolowanych sprawach były wypłacane w terminach wynikających z decyzji administracyjnych. [Dowód: akta kontroli, str. 187-212] 6. Czy wnioski papierowe i elektroniczne wykazywane w sprawozdaniach nie dublują się. Porównanie danych zawartych w rejestrze z aktami 42 skontrolowanych spraw nie wykazało przypadków dwukrotnego rejestrowania tego samego wniosku, jako wniosku papierowego i elektronicznego. 7. Liczba wydanych decyzji przewyższa lub jest niższa niż liczba rodzin. W gminie Gnojnik w sprawozdaniu jednorazowym z CAS o symbolu 500+.XI.2016 sporządzonym na 30 listopada 2016 r. w tabeli A pkt 3 wykazana liczba wydanych decyzji w sprawach dotyczących świadczenia wychowawczego wynosi 631, natomiast z tabeli B pkt 5 wykazano liczbę rodzin mających ustalone prawo do świadczenia wychowawczego na dziecko/dzieci wynosi 579. Z powyższych danych wynika, iż liczba decyzji przekracza liczbę rodzin, którym ustalono prawo do świadczenia wychowawczego o 8,2%. Zespół kontrolny poprosił o wyjaśnienia. Zdaniem Kierownika Ośrodka różnica pomiędzy liczbą rodzin uprawnionych, a liczbą decyzji wynika: ( ) Liczba wydanych decyzji wg sprawozdania na 30.11.2016 r. przewyższa liczbę rodzin o 52 decyzje. Różnica wynika z faktu, że dla niektórych rodzin wydana jest więcej niż jedna decyzja. Spowodowane to jest złożeniem przez tą sama rodzinę nowego wniosku z powodu na przykład urodzenia dziecka, uzyskaniem dochodu przez członka rodziny lub utraty dochodu. Konieczne jest wówczas wydane dla tej samej rodziny kolejnej decyzji. Na liczbę 52 decyzji składają się: decyzje zmieniające 34, decyzje odmowy 7, decyzje uchylające 11. [Dowód: akta kontroli, str. 213-214] [Dowód: akta kontroli, str. 13-14] 8. Świadczenia przyznawane w formie rzeczowej lub opłacania usług. Pani Kierownik Ośrodka złożyła wyjaśnienie, cyt.: ( ) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Gnojniku otrzymał jedno zgłoszenie o marnotrawieniu świadczeń wychowawczych w formie papierowej. Sytuacja ta dotyczyła jednej rodziny, w tym zakresie pracownik socjalny przeprowadził wywiad środowiskowy. Na podstawie przeprowadzonego wywiadu, powyższy sygnał uznano za bezzasadny. Zgłoszenie dotyczyło marnotrawienia świadczenia wychowawczego przyznanego decyzją Wójta Gminy Gnojnik z dnia 29.06.2016 r. znak: GOPS.524.ŚW.445.2016 na pierwsze dziecko od dnia 01.04.2016 r. Zgłoszenia dokonała matka skłócona z córką, jakoby pieniądze ze świadczenia wychowawczego przeznaczane były wyłącznie na zakup papierosów. Powyższe nie potwierdziło się. [Dowód: akta kontroli, str. 215-216] Z uwagi na powyższe proszę o podjęcie następujących działań: 1. Zapewnienie zgodności dokumentów elektronicznych z dokumentami papierowymi w sprawach, w szczególności zatwierdzanie decyzji w systemie dziedzinowym i podpisywanie ich w wersji papierowej w tej samej dacie. 2. Dołączanie do akt potwierdzenia dokonanej weryfikacji w Centralnej Bazie Beneficjentów, zgodnie z zasadą pisemności zawartą w art. 14 k.p.a. 3. Wdrożenie mechanizmu wstępnej weryfikacji wniosków, pozwalającego bez zbędnej zwłoki wyodrębnić wnioski, co do których zachodzi prawdopodobieństwo konieczności skierowania ich do ROPS lub przekazania według właściwości.
4. W związku z rozbieżnościami pomiędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniach, a informacjami wynikającymi z systemu dziedzinowego oraz problemami pracowników przy korzystaniu z funkcjonalności systemu, należy rozważyć przeprowadzenie szkoleń w obsłudze systemów dziedzinowych. 5. Dokonanie analizy danych przekazywanych w sprawozdaniach pod kątem ich rzetelności, w szczególności poprzez weryfikacje liczby wniosków i decyzji oraz liczby świadczeń należnych na pierwsze dziecko, tak aby dane w systemie były zgodne ze stanem faktycznym oraz przekazywaną sprawozdawczością. 6. Odnoszenie się w treści decyzji do zapisów zawartych w kolejnym wniosku, złożonym przez wnioskodawcę o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego na nowo urodzone dziecko, w przypadku, gdy strona w części A i B wniosku wpisuje dzieci na które ma ustalone prawo do świadczenia wychowawczego przyznane wcześniej wydaną decyzją. 7. Nie rejestrowanie pism wpływających do prowadzonych już spraw jako kolejnych/nowych spraw. Zespół kontrolny dokonał wpisu w książce kontroli, określając zakres i termin przeprowadzonej kontroli. Stosownie do treści art. 52 ust. 5 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092): Kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania ma prawo przedstawić do niego stanowisko, nie wstrzymuje to realizacji ustaleń kontroli. Ponadto, proszę Panią w terminie 30 dni od otrzymania niniejszego sprawozdania o poinformowanie o sposobie realizacji powyższych zaleceń. Z up. Wojewody Małopolskiego Jacek Kowalczyk Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Wójt Gminy Gnojnik