Instrukcja generowania sprawozdania Monitoring spraw w Oprogramowaniu do obsługi Świadczeń Rodzinnych i Świadczeń Wychowawczych na poziomie Wojewody Spis treści I. Generowanie sprawozdania Monitoring spraw... 2 II. Wytyczne jak należy wprowadzać dane w systemie, aby prawidłowo zostały policzone do sprawozdania... 5 24 maja 2018r.
I. Generowanie sprawozdania Monitoring spraw Sprawozdanie Monitoring spraw oznaczone jest w systemie symbolem MS-W i może być wykonywane tylko w cyklach miesięcznych. 1. Aby wykonać sprawozdanie, należy w głównym oknie aplikacji na zakładce Obsługa sprawozdań wybrać przycisk Sprawozdania, a następnie w oknie "Lista sprawozdań" ikonę Dodaj. Otworzy się okno "Sprawozdanie do wykonania", w którym należy: w polu Symbol wybrać symbol sprawozdania, które chcemy wykonać, czyli MS-W; zaznaczyć opcję Czy pełna analiza danych? - zaznaczanie opcji spowoduje, że sprawozdanie zostanie wykonane z pełną analizą danych, co umożliwi po wykonaniu sprawozdania szczegółową analizę zawartości każdej komórki, np. będzie można sprawdzić jakie wnioski zostały policzone w danej komórce. Zaznaczenie tej opcji może spowodować wydłużenie czasu wykonywania sprawozdania. Jeżeli nie chcemy wykonywać sprawozdania z pełną analizą można odznaczyć tę opcję. w sekcji Okres sprawozdawczy określić okres za jaki chcemy wygenerować sprawozdanie, wybierając: w polu Cykl wykonania wartość miesiąc. następnie przycisk Ustaw okres: Otworzy się okno Okres sprawozdawczy, w którym podajemy Miesiąc i Rok, za który chcemy wykonać sprawozdanie. Wprowadzone dane zatwierdzamy ikoną Akceptuj. Powrócimydo okna Sprawozdanie do wykonania", gdzie zatwierdzamy wprowadzone parametry generowanego sprawozdania wybierając ikonę Akceptuj. 2. Na liście sprawozdań pojawi się nowoutworzone sprawozdanie, o statusie "utworzone". Sprawozdanie o statusie utworzone nie zawiera jeszcze wyliczonych wartości komórek. 3. Aby wyliczyć wartości komórek dla utworzonego sprawozdania należy wykonać następujące czynności: a) Przygotować sprawozdanie - wybierając przycisk Przygotuj. b) Wykonać sprawozdanie - wybierając przycisk Wykonaj. 2
Jeśli wykonujemy sprawozdanie bez pełnej analizy, to po wybraniu przycisku Wykonaj rozpocznie się proces wykonywania sprawozdania. Jeśli wykonujemy sprawozdanie z pełną analizą danych, to po wybraniu przycisku Wykonaj pojawi się okno "Potwierdzenie analizy" z ostrzeżeniem, że zaznaczenie tej opcji wydłuży znacząco proces wykonania sprawozdania. Jeżeli chcemy wykonać sprawozdanie z pełną analizą potwierdzamy ikoną Akceptuj chęć wykonania sprawozdania z pełną analizą wówczas rozpocznie się proces wykonywania sprawozdania. Po wykonaniu sprawozdania sprawozdanie otrzyma status wykonane co oznacza, że zostały w nim wyliczone komórki. Komórki wykonanego sprawozdania można przeglądać, wybierając przycisk Komórki sprawozdania. Jeśli sprawozdanie było wykonane z pełną analizą, to wybierając menu Operacje>Analiza danych możemy sprawdzić jakie dane (np. wnioski) zostały uwzględnione do wyliczenia wartości każdej komórki. Zawartość wykonanego sprawozdania wraz z opisami kolumn i wierszy można wyświetlić, wybierając w oknie "Lista sprawozdań" w menu Operacje pozycję Podgląd sprawozdania: 3
Istnieje także możliwość podglądu zawartości wykonanego sprawozdania w przeglądarce internetowej. W tym celu należy w oknie "Lista sprawozdań" zaznaczyć sprawozdanie i wybrać z menu Operacje pozycję Pogląd sprawozdania HTML. 4. Po wykonaniu sprawozdania należy zatwierdzić sprawozdanie wybierając przycisk Zatwierdź. Wybrane sprawozdanie zmieni status na "zatwierdzone". 5. Zatwierdzone sprawozdanie należy wyeksportować do pliku w formacie xml. W tym celu w oknie "Lista sprawozdań" należy zaznaczyć zatwierdzone sprawozdanie i wybrać menu Komunikacja>Eksport (XML). Otworzy się okno Zapis do pliku, w którym należy podać miejsce na dysku, w którym ma zostać zapisany wygenerowany plik sprawozdania. 6. Wyeksportowany plik z danymi sprawozdania należy wczytać do aplikacji CAS 4
II. Wytyczne jak należy wprowadzać dane w systemie, aby prawidłowo zostały policzone do sprawozdania Aby dane rejestrowane w systemie dziedzinowym były prawidłowo wykazywane do sprawozdania Monitoring spraw (MS-W), należy w systemie rejestrować sprawy, wnioski, decyzje, druki unijne oraz korespondencję zgodnie z udostępnioną instrukcją: Instrukcja postępowania przy obsłudze spraw w Oprogramowaniu do obsługi Świadczeń Rodzinnych i Świadczeń Wychowawczych na poziomie Wojewody. Poniżej przedstawiamy szczegółowe wytyczne dotyczące wprowadzania danych na potrzeby wyliczenia poszczególnych tabel sprawozdania. Tabela 1: Liczba załatwionych przez wojewodę wniosków/spraw dotyczących wniosków z zakresu świadczenia wychowawczego, świadczeń rodzinnych i zasiłku dla opiekuna w związku z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego Aby do Tabeli 1 prawidłowo liczyły się: wnioski załatwione w miesiącu sprawozdawczym - należy w systemie rejestrować fakt załatwienia wniosku poprzez: wydanie i zatwierdzenie decyzji przyznającej lub odmawiającej prawo do świadczenia załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego (przycisk Załatw bez kwalifikacji) Uwaga! Wnioski załatwione poprzez wydanie decyzji wykazywane są wg daty podpisania/zatwierdzenia decyzji. Wnioski załatwione bez kwalifikacji wykazywane są wg daty zakończenia wniosku (jeżeli dla wniosku nie zostało utworzone postanowienie/decyzja o zakończeniu postępowania) lub daty podpisania/zatwierdzenia decyzji/postanowienia o zakończeniu postępowania (jeżeli dla wniosku zostało utworzone postanowienie/decyzja o zakończeniu postępowania). wnioski załatwione w miesiącu sprawozdawczym: poprzez wydanie decyzji przyznającej świadczenia w ramach dodatku dyferencyjnego - należy w systemie decyzję w sprawie dodatku dyferencyjnego oznaczać poprzez zaznaczenie w danych decyzji opcji czy dodatek dyferencyjny. Opcja ta jest automatycznie zaznaczana jeżeli kwoty dodatku dyferencyjnego zostaną wyliczone w decyzji za pomocą operacji Przelicz dodatek dyferencyjny. poprzez wydanie decyzji przyznającej świadczenia tymczasowo, należy w systemie rejestrować fakt wydania takiej decyzji poprzez zaznaczenie w danych decyzji opcji czy decyzja tymczasowa. poprzez rozstrzygnięcie, że w danej sprawie nie stosuje się przepisów o koordynacji, należy w systemie wniosek, dla którego ustalono brak koordynacji załatwiać bez kwalifikacji z powodem brak koordynacji. 5
poprzez ustalenie pierwszeństwa przyznania świadczenia po stronie innego kraju, należy w systemie fakt przekazania wniosku do instytucji zagranicznej rejestrować poprzez wybranie przycisku Przekaż wniosek. poprzez umorzenie postępowania, należy w systemie fakt umorzenia postępowania dla wniosku rejestrować poprzez załatwienie wniosku bez kwalifikacji, wybierając jeden z powodów zakończenia rezygnacja osoby ubiegającej się, zgon osoby ubiegającej się, utrata kontaktu z osobą, inny powód poprzez pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia, należy w systemie fakt pozostawienie wniosku bez rozpatrzenia rejestrować poprzez załatwienie wniosku bez kwalifikacji z powodem wniosek zamknięty bez rozpatrzenia. sprawy na potrzeby zagraniczne załatwione w miesiącu sprawozdawczym, należy w systemie rejestrować fakt załatwienia sprawy poprzez przycisk Załatwienie sprawy. Uwaga! Załatwione sprawy na potrzeby zagraniczne wykazywane są wg daty załatwienia sprawy. 6
Tabela 2. Zapytania do instytucji zagranicznych i organów właściwych w sprawie ustalenia koordynacji Aby do Tabeli 2 prawidłowo liczyły się wnioski, dla których danym miesiącu wystąpiono do instytucji zagranicznej i/lub do organu właściwego należy w systemie rejestrować druki unijne i/lub korespondencję wysyłane do instytucji zagranicznej i/lub do organu właściwego w sprawie wniosku krajowego. Wysyłane druki i korespondencję należy rejestrować w systemie w ramach sprawy na potrzeby polskie, która musi być powiązana z wnioskiem. Powiązanie sprawy z wnioskiem należy dokonać w danych wniosku poprzez pole Oznaczenie sprawy. Uwaga! Jeżeli w systemie nie jest prowadzony na liście spraw rejestr spraw na potrzeby polskie (dla wniosków krajowych), to: druki unijne wysyłane w sprawie wniosku należy dodawać do wniosku na zakładce Dokumenty. Druki wysyłane można zarejestrować od razu z poziomu wniosku lub zarejestrować je z poziomu listy druków unijnych i następnie dodać/dołączyć do wniosku. korespondencję wysyłaną w sprawie wniosku do instytucji zagranicznej i/lub do organu właściwego należy rejestrować na liście korespondencji, korespondencję taką należy powiązać z wnioskiem, w sprawie którego wysyłana jest korespondencja. Powiązania tego należy dokonać w danych korespondencji na zakładce Wnioski. 7
Uwaga! Aby korespondencja wysłana do instytucji zagranicznej lub do organu właściwego została uwzględniona w sprawozdaniu, musi mieć uzupełnioną Datę wysłania. Tabela 3. Odpowiedzi na zapytania do instytucji zagranicznych i organów właściwych w sprawie ustalenia koordynacji Aby do Tabeli 3 prawidłowo liczyły się wnioski, dla których danym miesiącu wpłynęła odpowiedź od instytucji zagranicznej i/lub od organu właściwego, należy rejestrować w systemie otrzymane druki unijne i/lub otrzymaną korespondencję od instytucji zagranicznej i/lub od organu właściwego, będące odpowiedzią na wysłane wcześniej zapytanie. Otrzymane druki i korespondencję należy rejestrować w systemie: w ramach sprawy na potrzeby polskie, która musi być powiązana z wnioskiem. Powiązanie sprawy z wnioskiem należy dokonać w danych wniosku poprzez pole Oznaczenie sprawy. 8
jako odpowiedź na wcześniej wysłany druk/korespondencję, poprzez wybranie: - przycisku Odpowiedz na druk (dla druków unijnych) - przycisku Odpowiedź (dla korespondencji) Uwaga! Jeżeli w systemie nie jest prowadzony rejestr spraw na potrzeby polskie (dla wniosków krajowych), to: otrzymane druki unijne, będące odpowiedzią na wysłany wcześniej druk w sprawie wniosku krajowego, należy dodawać do wniosku na zakładce Dokumenty. Druki otrzymane będące odpowiedzią na wysłany wcześniej druk należy rejestrować z poziomu listy druków unijnych jako odpowiedź (za pomocą przycisku Odpowiedz na druk) i następnie dodać/dołączyć do wniosku na zakładce Dokumenty. korespondencję otrzymaną w sprawie wniosku krajowego od instytucji zagranicznej i/lub od organu właściwego będącą odpowiedzią na wcześniej wysłaną korespondencję należy zarejestrować na liście korespondencji jako 9
odpowiedź (za pomocą ikony Odpowiedź ) i powiązać ją z wnioskiem, którego dotyczy. Powiązania tego należy dokonać w danych korespondencji na zakładce Wnioski. Tabela 4. Otrzymane odpowiedzi z instytucji zagranicznej a załatwienie sprawy /wniosku Aby do Tabeli 4 prawidłowo liczyły się: załatwione wnioski krajowe dla których wpłynęła odpowiedź od instytucji zagranicznej, należy: rejestrować w systemie otrzymane druki unijne i/lub otrzymaną korespondencję od instytucji zagranicznej, będące odpowiedzią na wysłane wcześniej zapytanie. Otrzymane druki i korespondencję należy rejestrować w systemie zgodnie z wytycznymi dla tabeli 3. rejestrować w systemie fakt załatwienia wniosku poprzez: wydanie i zatwierdzenie decyzji przyznającej lub odmawiającej prawo do świadczenia załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego (przycisk Załatw bez kwalifikacji) załatwione wnioski zagraniczne, dla których wpłynęła odpowiedź od organu właściwego, należy: rejestrować w systemie otrzymaną korespondencję od organu właściwego, będącą odpowiedzią na wysłane wcześniej zapytanie. Otrzymaną korespondencję z organu właściwego należy rejestrować w systemie zgodnie z wytycznymi dla tabeli 3. rejestrować w systemie fakt załatwienia wniosku poprzez: wydanie i zatwierdzenie decyzji przyznającej lub odmawiającej prawo do świadczenia załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego (przycisk Załatw bez kwalifikacji) Uwaga! Wnioski załatwione poprzez wydanie decyzji wykazywane są wg daty podpisania/zatwierdzenia decyzji. Wnioski załatwione bez kwalifikacji wykazywane są wg daty zakończenia wniosku (jeżeli dla wniosku nie zostało utworzone postanowienie/decyzja o zakończeniu postępowania) lub wg daty podpisania/zatwierdzenia decyzji/postanowienia o zakończeniu postępowania (jeżeli dla wniosku zostało utworzone postanowienie/decyzja o zakończeniu postępowania). załatwione sprawy na potrzeby zagraniczne, dla których wpłynęła odpowiedź od organu właściwego, należy: rejestrować w systemie korespondencje wysyłaną do organu właściwego w sprawie wniosku oraz korespondencję otrzymaną kod organu właściwego (będącą odpowiedzią na wysłane wcześniej zapytanie). Wysyłaną i otrzymaną korespondencję do/z organu właściwego należy rejestrować w ramach spawy na potrzeby zagraniczne - zgodnie z wytycznymi dla tabeli 3. rejestrować w systemie fakt załatwienia sprawy poprzez wybranie przycisku Załatwienie sprawy. Uwaga! Załatwione sprawy na potrzeby zagraniczne wykazywane są wg daty załatwienia sprawy. 10