Zarządzanie procesami dr Mariusz Maciejczak www.maciejczak.pl Ćwiczenia 1. Orientacja funkcjonalna i procesowa w zarządzaniu.
Proces Proces to uporządkowany w czasie ciąg zmian i stanów zachodzących po sobie połączonych związkami przyczynowo-skutkowymi. Proces to ciąg (sekwencja) logicznie uporządkowanych czynności, w wyniku których powstaje określony efekt (rezultat) działania (produkt, usługa).
Proces biznesowy W pracach Hammera, Champy ego i Stantona, proces biznesowy definiowany jest jako zbiór działań wewnętrznych w firmie, wykonywanych w celu dostarczenia klientowi konkretnej usługi lub produktu. W pracy Jamesa Martina, proces biznesowy określony został jako zdefiniowana działalność biznesowa wykonywana w sposób powtarzalny.
Proces a system Nośnikiem każdego procesu jest zawsze w efekcie jakiś system. Każdy kolejny stan/zmiana systemu spowodowana jest przez stan/zmianę poprzednią albo przez oddziaływanie zewnętrzne na system.
Orientacja PROCESOWA Problemy organizacji mogą być rozwiązane przez ukierunkowanie jej na procesy w niej zachodzące, co nazywa się podejściem lub orientacją procesową.
Procesy pozwalają na elastyczność w coraz bardziej zglobalizowanym, dynamicznym i turbulentnym otoczeniu
Procesy pozwalają na elastyczność w coraz bardziej zglobalizowanym, dynamicznym i turbulentnym otoczeniu
Procesy pozwalają na elastyczność w coraz bardziej zglobalizowanym, dynamicznym i turbulentnym otoczeniu
Podejście PROCESOWE Jest to sposób podejścia do zarządzania, koncentrujący się na sekwencjach działań podejmowanych w organizacji i poza nią oraz powiązaniach pomiędzy nimi, w celu osiągnięcia zamierzonych wspólnie rezultatów. [Leksykon zarządzania. Wyd. Difin, 2004] Podejście procesowe to systematyczna identyfikacja procesów stosowanych w organizacji i zarządzanie nimi, a szczególnie wzajemnymi oddziaływaniami między takimi procesami. [PNEN ISO 9000. PKN 2001].
Podejście procesowe Podejście procesowe to traktowanie organizacji jako zbioru procesów i opisanie jej jako mapy powiązań oraz sekwencji procesów.
Źródło: G. Jokiel, AE Wrocław Podejście funkcjonalne i procesowe
United we stand, divided we fall
IT w perspektywie organizacji funkcyjnej i procesowej Sposób spojrzenia na organizację przekłada się na kierunek podejmowanych decyzji o inwestowaniu w zasoby, w tym w IT Organizacja zorientowana funkcyjnie Organizacja zorientowana procesowo F I N A N S E D O S T A W A M A R K E T I N G K L I E N T Przygotowywanie oferty Sprzedaż Obsługa po sprzedaży K L I E N T
Dlaczego zarządzanie procesami? Przebieg procesów w organizacji Bardzo często procesy wychodzą poza granicę działu Dział X Dział Y Dział Z Pracownik wykonuje tylko swoją część procesu. Kto kontroluje cały proces?
Dlaczego zarządzanie procesami? Cel: usprawnienie i uzyskanie przejrzystości organizacji...zarządzanie procesami pozwala te granice przekraczać Usprawnienie współpracy (optymalizacja przepływu pracy i informacji) Zdefiniowanie odpowiedzialności (ustalenie zakresu odpowiedzialności oraz jednoznaczne określenie przebiegu procesów) Usprawnienie i przejrzystość organizacji!
Dlaczego zarządzanie procesami? Steuerungsmechanismen Mechanizmy kierowania Auslöser Wywołanie Aktivitäten Czynności / / Geschäftsprozess Ergebnis / Proces Produkt/ Wynik Ressourcen Zasoby z.b. Np. Personal, personel, materiały Material itd. usw. Abnehmer Odbiorca If you can't describe what you are doing as a process, you don't know what you're doing. [W. Edwards Deming]
Czym jest Zarządzanie Procesami Biznesowymi? Jakimi Narzędziami? Kto? (Business) Process Management Strategia Procesów Projektowanie Procesów Wdrożenie Procesów Kontroling Procesów Jak? Dlaczego?
Attract Customers Avoid loss oftime for manual processing Reuse of existing capabilities Credit Application Credit Decision DirectCredit Approval Service Check solvenc y Calculate loan loss risk is responsible for is IT-responsi blie for is user of Management processes Strategic planning & implementation Core processes Research & Development Support processes Check vehicle offer Calculate proposal for credit increase Change c redit application HR Credit Business IT & Organization Sales & Service Organization Reject credit application Approve credit application Procurement Budgeting and controlling Cr editapproval checks Production Finance & Legal Creditr isk unacceptable SYS Rej ectcredit applicati on Operational management Marketing & S ales Logistics Conduct ris k and compliance management Communication & information management Financi al s ervic es Busi ness Process Management Customer services Facility management Financing Leasing Claim management Sol vency insufi ci ent Reject credit Reject credit Cr edit appli cat ion apl icat ion Cr editapplicati on Cr edi t appli cat ion apl icat ion Cr editapplicati on Cr edit management ser vi ce Cr edit management ser vi ce SYS Rej ectcredit appl ication Cr edi t appli cat ion Di rect cr edi t aproval r equested Check customer cr edi t rati ng SYS Cr editr isk aceptable Check customer solvency SYS Sol vency suf ficient Checkcalculated vehicleof fer SYS Credit increase im possible Appr ovecr edi t appl ication SYS Di rect cr edi t appl ication checked Cal culat e credit ri sk Customer dat a Cr edi tranki ng RiskManagement Service Checksolvency Cr edi t appli cat ion Solvency Cr edi tsales Ser vi ce Vehicleof er ID CarSales ser vi ce Check of fer Carof erdata Crediti ncr ease possi bl e Approve credi t applicati on Cr edi t appli cat ion Cr edi tapplicati on Cr edit management ser vi ce Cr edi tapplicati on Calculate pr oposal for Carof erdata Creditincrease cr edi ti ncr ease proposal Credit Sales Ser vice Creditincrease proposal Cr edi tapplicati on Credit Sales Ser vice Check cr edi t pr oposal SYS Incr easepr oposal accept ed Changecredit apli cat ion SYS Credit increasingoffer Calcul at eproposalfor credit increase Newvehicl e salesr ep. Change credit appli cati on Cr edi t appli cat ion I ncr easeproposal notaccepted Credit approval decision Approvecreditapplication Reject-creditapplication CheckDirect CreditApplica tionapprov... checked Checkcustomer- credit-rating Creditincreaseimpossible Reject-creditapplication Direct-creditapproval- requested Direct-creditapplication- CheckDirect CreditApplica tionapprov... Increaseproposal-notaccepted Checkcustomersolvency Checkcalculatedvehicle-offer Changecreditapplication Calculateproposal-forcredit-.. Check-creditproposal Hierarchia Procesów w Biznesowych Financial services Procesy Sales Credit processing Credit check department Credit processing Credit processing Credit application Prepare financing Check credit application Financing monitoring and management Demand for payment/collection Customer details Credit application Financing Payment Credit documents interruption Podprocesy Appeal Procesy biznesowe Procesy techniczne «interface» «wsdlporttype» RPS Check credit application Check credit application http://creditmgmt.soa.umg.ids.com/::creditmanagementservice «wsdloperation» +approvecreditapplication(in approvecreditapplicationr... «wsdloperation» +rejectcreditapplication(in rejectcreditapplicationreque... Creditapplication Solvency SYS «wsdlservice» http://creditmgmt.soa.umg.ids.com/::creditmanagementservice Checkcustomersolvency checkcustom erpaymentca pacity Działania Usługi binesowe Usługi techniczne CreditSales- CreditSalesS ServicePL ervice Opis usług Business BPM Technical BPM
Usługa w kontekście architektury korporacyjnej 19
Orientacja procesowa ZALETY: WADY:
Kiedy w organizacji należy y wdrażać podejście procesowe? Firma zatrudniająca 2 osoby, np. Zakład fryzjerski Firma zatrudniająca 25 osób, np. Zakład cukierniczy Firma zatrudniająca 100 osób, np. Producent stolarki budowlanej Urząd Gminy Urząd Skarbowy Komenda policji Parafia Drużyna harcerska Szpital Inne