ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI Z WYKORZYSTANIEM ŚRODOWISKA RTC na przykładzie firmy MICROSYSTEM sp. z o.o. mgr inż. Leszek Zięba (Politechnika Gdańska) dr inż. Artur Ziółkowski (Politechnika Gdańska) mgr Grzegorz Zięba (MICROSYSTEM sp. z o.o.) Wstęp Zarządzanie projektami stanowi jedno z podstawowych wyzwań współczesnej gospodarki. Dynamicznie zmieniające swe struktury organizacje stanowiące trzon tej gospodarki implikują zmiany zarówno w procesach jak i strukturach zarządzania. Elementem tych zmian jest odmienne od dotychczasowego podejście do wytwarzania nowoczesnych, szybko zmieniających się (wraz z wymaganiami rynku) produktów. W ramach tych zmian klasyczne struktury organizacyjne zastępowane są przez dedykowane zespoły projektowe. Wraz z rosnącym znaczeniem projektów dla funkcjonowania organizacji, nabiera znaczenia problematyka zarządzania nimi. W szczególności problematyka ta jest widoczna w branży IT oraz w branżach HighTech, gdzie złożone (trudne do wstępnego zdefiniowania), niepowtarzalne projekty obarczone przeważnie wysokim ryzykiem wykonawczym są realizowane przez rozproszone (trudne do zarządzania) zespoły projektowe. Projektowy charakter funkcjonowania organizacji wymaga przy tym konieczności wykorzystywania narzędzi informatycznych wspomagających realizację tych projektów. Firmy informatyczne wytwarzające oprogramowanie do wspomagania prac projektowych dostarczają zarówno narzędzia ułatwiające wykonywanie prostych zadań projektowych (jak np. harmonogramowanie czy kontrolowanie postępów) jak również narzędzi wspomagających kompleksową realizację projektów od zebrania wymagań po zarządzanie jakością produktu powstającego w ramach projektu. Niniejszy artykuł jest próbą odpowiedzi na pytanie na ile jedno z powszechnie stosowanych narzędzi do zarządzania projektami może zostać użyte w konkretnej organizacji lub jakie decyzje powinny zostać podjęte aby narzędzie spełniało swoją rolę usprawnienia zarządzania projektami. Rodzaje projektów realizowanych w firmie MICROSYSTEM Podczas stażu naukowego, którego celem była wymiana doświadczeń i wiedzy przez pracowników Uczelni Wyższych z pracownikami firm funkcjonujących na rynku Trójmiejskim, postanowiono przyjrzeć się projektom realizowanym przez organizację MICROSYSTEM (www.microsystem.com.pl) oraz ocenić możliwość wsparcia zarządzania tymi projektami przez dedykowane narzędzie usprawniające organizację zespołu i zarządzanie przepływami pracy w projektach realizowanych przez wymienioną firmę. Ze względu na wykorzystywanie przez autorów zarówno w pracy badawczej jak i dydaktycznej narzędzia z rodziny Rational (Rational Team Concert RTC) postawiono sobie za cel możliwość zweryfikowania stopnia przydatności takiego narzędzia w ramach firmy MICROSYSTEM. Firma MICROSYSTEM z racji swojej projektowej działalności odzwierciedla bardzo dobrze obraz współczesnej organizacji, której sposób funkcjonowania opiera się przede wszystkim na aktywności projektowej. Oznacza to zatem, że wartość dostarczana klientowi jest efektem pracy nie tyle jednego działu co dedykowanych zespołów angażującego ludzi z wielu działów. Podejście takie powoduje, że w celu realizacji zamówienia (zlecenia) klienta przez firmę MICROSYSTEM zaangażowana jest grupa osób współpracujących ze sobą (w mniejszym lub większym stopniu) ale również działająca niekiedy w rozproszeniu (różne lokalizacje). Stanowi to wystarczający argument do tego, aby analizie poddać możliwość zastosowania narzędzia do zarządzania projektami we wspomnianej firmie.
Na podstawie przeprowadzonych obserwacji wyodrębniono następujące rodzaje projektów realizowanych przez firmę: - projekty kompleksowych systemów bezpieczeństwa (systemy monitoringu i rejestracji zdarzeń) - projekty systemów sygnalizacji zdarzeń (włamania/napady) - projekty systemów przeciwpożarowych - projekty adaptacji oprogramowania pod potrzeby trzech powyższych W odniesieniu do zainteresowań naukowych autorów niniejszego artykułu najważniejsze wydają się ostatnie projekty. Mają one charakter dostosowania istniejącego na rynku oprogramowania do zarządzania kompleksowymi systemami bezpieczeństwa (oprogramowanie wspomaga rejestrowanie obrazów kamer w systemach bezpieczeństwa oraz integruje urządzenia z systemami służb policja, straż itp.). Takie projekty informatyczne wymagają pewnych modyfikacji oprogramowania i customizacji w zależności od potrzeb klienta. Tego typy projekty mają charakter informatycznych projektów dostosowawczych. Jednak pozostałe projekty, stanowiące bądź co bądź, około 95% aktywności biznesowej firmy MICROSYSTEMS powinny zostać rozpoznane w celu ich późniejszego wsparcia przez narzędzia informatyczne. Okazało się bowiem w trakcie analiz, że firma nie stosuje żadnego narzędzia informatycznego do zarządzania realizowanymi projektami. Z uwagi na fakt, że narzędzie RTC powstało w celu realizacji/zarządzania projektami informatycznymi, uznano za konieczne zweryfikowanie czy RTC może posłużyć również do monitorowania realizacji projektów, które z definicji nie są informatycznymi. W tym celu należy dokonać zestawienia podstawowych parametrów/funkcjonalności oferowanymi przez RTC. Takie zestawienie jest niezbędne do późniejszej oceny na ile narzędzie to może wspierać firmę MICROSYSTEMS w zarządzaniu projektami. Prezentacja środowiska RTC IBM Rational Team Concert (RTC) stanowi środowisko współpracy, które pomaga uzyskiwać wysoką wydajność prac projektowych pojedynczym użytkownikom, a także całym zespołom. Zapewnia zintegrowane mechanizmy kontroli wersji projektów, zarządzanie obszarem roboczym jak również obsługę programowania równoległego. RTC pozwala na łączenie rozproszonych zespołów zarówno programistów jak i pozostałych członków zespołów projektowych. Podstawowym przeznaczeniem Rational Team Concert jest wspomaganie projektów informatycznych związanych z wytwarzaniem software u, ale możliwe jest również realizowanie dowolnych rodzajów projektów ze względu na wbudowane funkcjonalności planowania zadań. Założeniem wykorzystywania RTC do prac projektowych jest skrócenia cyklu realizacji projektu dzięki czemu umożliwia zespołom szybszą produkcję oprogramowania najwyższej jakości. RTC jest dostępne w wersjach Standard, Express i Express-C. Zostało zaprojektowane z myślą o małych i średnich zespołach programistów. IBM Rational Team Concert Repozytorium plików - wersjonowanie i konfiguracja Rational Team Concert Jazz Team Serwer Wzorce procesów i obieg informacji w zespole Serwer budowy wersji (Build Engine) Współpraca zespołu Mierniki stanu Bezpieczeństwo
Informacje o zdarzeniach Szukanie i odpytywanie Praca kontekstowa Otwarta integracja Integracja klientów Integracja serwerów Ponieważ środowisko Jazz wspiera zarówno wytwórców jak też zarządzających wytwarzaniem oprogramowania stwarza warunki do organizacji pracy dzięki przydzieleniu ról i nadzorowaniu wszystkich uczestników projektu. Ułatwia także gromadzenie wiedzy zarówno o wytwarzaniu jak i zarządzaniu realizowanym projektem. Definiując użytkowników biorących udział w projekcie, definiujemy zespoły do których przynależą (może istnieć osobny zespół zajmujący się interfejsem użytkownika, a inny od analizy wymagań). Istotą tego systemu jest także wspomaganie komunikacji w ramach prac zespołów (dzięki wybraniu komunikatorów Jabber bądź IBM Lotus Sametime). Wykorzystujący to środowisko nie powinni mieć żadnych problemów z wdrożeniem klienta i serwera Rational Team Concert w zespołach dotychczas korzystających z tego zintegrowanego środowiska programistycznego (IDE). Takie podejście jest możliwe dzięki temu, że RTC stanowi rozszerzenie środowiska Eclipse o funkcję pracy zespołowej i dokumentacji projektu. Dla wygody użytkowania przyjęto także, że dostęp do platformy Jazz jest możliwy także z poziomu przeglądarki internetowej za pomocą interfejsu Web UI (opartego na Ajax). Rysunek 1 Struktura rozwiązania JAZZ Istotą podejścia do zespołowego wytwarzania oprogramowania w systemie JAZZ jest także możliwość zróżnicowanego podejścia do zarządzania procesami wytwarzania. Wykorzystywane mogą być szablony dedykowane zarówno dla metod lekkich jak np. Agile i Scrum jak i klasycznych. Standardowo środowisko udostępnia następujące szablony Eclipse Way, OpenUP, Scrum, Agile Process oraz Simple Team Process (możliwe do edycji w celu dostosowania do własnych potrzeb). Wykorzystanie szablonu nie oznacza więc, że narzucona zostaje nam droga postępowania, lecz jedynie zbiór zasad -zgodności z daną metodyką. Podejście do wykorzystania szablonów w ramach środowiska Jazz zostało zaprezentowane na rysunku 7. Na schemacie tym widoczne są także zależności między nimi. Układ ten nie jest jedynym i w zależności od potrzeb można taką strukturę przystosować do swoich potrzeb (dodając nowe komponenty).
Rysunek 2 Koncepcja wykorzystania platformy JAZZ Obszary firmy mogące być wspomagane przez RTC Przeprowadzone badania w firmie MICROSYSTEM wykazały kilka głównych obszarów aktywności biznesowej (procesów biznesowych). Celem przeprowadzonej analizy przedwdrożeniowej było określenie na ile główne obszary biznesowe firmy mogą i/lub powinny zostać wsparte rozwiązaniem informatycznym do zarządzania projektami takiej klasy jak RTC. Stąd też w pierwszej kolejności wyodrębniono główne kategorie zadań realizowanych w ramach podstawowych projektów. Takie badanie pozwoliło na stworzenie struktury/kategoryzacji zadań w celu zderzenia ich z funkcjonalnościami RTC. Zarządzanie zespołem Zadania realizowane w ramach jednego projektu dla klienta wykonywane są przez wielu pracowników. Zazwyczaj relacja między zadaniem a pracownikiem wynosi 1:1 (brak zadań wykonywanych wspólnie). Pomiędzy zadaniami zachodzą jednak zależności (sekwencje, równoległości) co oznacza, że narzędzie powinno umożliwiać tworzenie struktur przepływów pracy jak również umożliwiać zadania nie powiązane. Ponadto zadania te powinno się przypisać do konkretnych osób (ew. ról) w realizowanym projekcie. Zarządzanie wersjami Projekty realizowane przez firmę są z definicji zróżnicowane, ale posiadają pewne cechy wspólne. Wersjonowanie umożliwia posiadanie komponentów re używalnych w kolejnych projektach. Zarządzanie projektami informatycznymi Część projektów realizowana jest jako projekty informatyczne, stąd konieczność zarządzania projektami prowadzącymi do wytwarzania oprogramowania lub fragmentów oprogramowania (integracja z innymi systemami u klienta itp.) Zarządzanie wymaganiami klienta Przed przystąpieniem do stworzenia systemu bezpieczeństwa klienci specyfikują swoje wymagania. Pracownicy firmy muszą przełożyć je na specyfikacje dla późniejszych wykonawców systemów. Tak przeprowadzone modelowanie stanowi wstęp do późniejszych ocen będących podstawą rekomendacji. Przed zakupem i wdrożeniem narzędzia wspomagającego realizację projektów należy bowiem określić na ile kupowane narzędzie spełnia oczekiwania klienta. Biorąc pod uwagę dużą elastyczność omawianego środowiska RTC oraz fakt, że autorzy mieli okazję wdrażać to rozwiązanie np. w organizacji wykorzystującej jedynie pewne funkcjonalności, należy poddać ocenie możliwość wykorzystania RTC w firmie MICROSYSTEM
Rekomendacje (analiza przedwdrożeniowa studium wykonalności) Obszar wsparcia Możliwe zadania wspierane przez RTC Miara dopasowania (od 1 do 5) Zespół Projekty Software Klient 1. Definiowanie ról (zakresu odpowiedzialności) 2. Przypisywanie zadań 3. Monitorowanie zadań zrealizowanych przez pracowników 4. Przechowywanie wersji 5. Współdzielenie dokumentacji 6. Zarządzanie wersjami i konfiguracją 7. Wytwarzanie kodu 8. Definiowanie wymagań 9. Planowanie spotkań Uzasadnienie 4 RTC umożliwia przypisywanie zadań poszczególnym uczestnikom projektu, przez co każdy pracownik ma zakres swoich działań pod kontrolą. RTC umożliwia także harmonogramowanie prac i graficzną prezentację postępów pracy członków zespołów. 3 Przede wszystkim repozytorium plików, zgromadzenie wszystkich danych o projektach, tworzenie komponentów, posiadanie bazy wiedzy o realizowanych projektach 5 RTC powstał jako kompleksowe narzędzie do projektów informatycznych, więc każdy tego rodzaju projekt realizowany w firmie może zostać wsparty tym narzędziem 3 Z racji szeregu prac analitycznych związanych z wymaganiami klienta możliwe jest wykorzystanie RTC do gromadzenia takich wymagań, lub rozszerzenia RTC o współpracujące z nim narzędzia dedykowane analitykom biznesowym (Requirements Composer) Testowanie 10. Testy dostosowanego oprogramowania 3 RTC umożliwia testy funkcjonalne (rozszerzony o Quality Manager integralna część platformy Jazz). Parametry techniczne czy jest wystarczająca moc obliczeniowa? Posiadane zasoby serwerowe firmy pozwalają na pełną instalację RTC. Dopuszczalne jest również wykorzystanie Cloud Computingu (zakładając, że utrzymaniem oprogramowania RTC będzie zajmował się właściciel Data Center w którym RTC byłoby zainstalowane) Decyzja: Przeprowadzona ocena ekspercka pozwala po pierwsze stwierdzić gotowość techniczną firmy MICROSYSTEM do wdrożenia RTC, jak również zauważyć szereg zadań, które mogą być przez to narzędzie wspierane
Dalsze kroki sugerowane rozwiązania Na podstawie przeprowadzonych analiz można uznać, że narzędzie klasy RTC może usprawnić/wspierać znaczną część prac realizowanych w ramach projektów w firmie 1. Zakup i dostosowanie RTC do potrzeb organizacji 2. Pilotażowe wdrożenie w oparciu o firmę partnerską IBM 3. Testowe korzystanie z RTC poprzez CloudComputing Z zaprezentowanych wariantów wydaje się najbardziej korzystny trzeci. Nie wymaga on zakupu wszystkich licencji na RTC, a jedynie wykorzystanie w ramach tych obszarów, które mogą być wspierane w firmie. Takie rozwiązanie (testowe) pozwoliłoby również pracownikom przygotować się do być może późniejszego wariantu 1, czyli pełnego wdrożenia. Jedynym mankamentem może być kwestia zaufania do bezpieczeństwa przechowywanych zasobów. Wnioski Należy podkreślić fakt, że nie wszystkie projekty realizowane przez firmę mają charakter projektów informatycznych. Można powiedzieć nawet, że w wielu przypadkach projekty informatyczne realizowane w firmie stanowią rodzaj podprojektów dla pozostałych projektów, realizowanych przez firmę. Stąd też rodzi się pytanie na ile narzędzie znakomicie sprawdzające się w realizacji projektów informatycznych (IBM wykorzystuje RTC do zarządzania swoimi projektami informatycznymi, w tym celu wykorzystują je również autorzy artykułu) może wspomagać zarządzanie innymi projektami realizowanymi w organizacji. Jednakże kompleksowość narzędzia RTC pozwala zauważyć kilka istotnych funkcjonalności, które można wykorzystać dla wsparcia zadań realizowanych w firmie. Do zadań tych należy przede wszystkim definiowanie zadań dla pracowników, monitoring stanu realizacji prac, harmonogramowanie czy kontrolowanie wersji. Istotnym wsparciem może okazać się repozytorium, które może posłużyć także jako miejsce gromadzenia komponentów i modeli referencyjnych dla przyszłych projektów. Dodatkową zaletą wydaje się możliwość definiowania w RTC tzw. obszarów projektów. Obszar rozumiany jest szerzej niż sam projekt oznacza nie tylko zestaw zadań, ale także zespół i pozostałe czynniki niezbędne dla realizacji projektu. Pod tym względem takie narzędzie jak RTC może zapewnić (zwłaszcza kadrze zarządzającej) możliwość permanentnego monitorowania postępów w realizacji poszczególnych projektów. Ogólny wniosek płynący z analiz pozwala rekomendować RTC jako narzędzie wsparcia realizowanych projektów. Z uwagi na fakt dość istotnej zmiany w dotychczasowych przyzwyczajeniach pracowników, należałoby dokonać albo pilotażowego wdrożenia albo możliwości przetestowania narzędzia poprzez udostępnienie RTC do testowania poprzez Cloud computing.