WPŁYW PROJEKTÓW INFORMATYCZNYCH NA ZARZ DZANIE ŁA CUCHAMI DOSTAW ALEKSANDRA NOWAKOWSKA Streszczenie Logistyka i zarz dzanie ła cuchem dostaw charakteryzuj si dynamicznymi zmianami, które spowodowane s wiadczeniem usług dla wielu sektorów gospodarki. Dynamika zmian coraz cz ciej prowadzi do konieczno ci realizacji zada o charakterze jednostkowym, unikalnym. Taki charakter maj projekty i narz dzia informatyczne, które w istotny sposób oddziałuj na funkcjonowanie ła cuchów dostaw. Keywords: Zarz dzanie projektami, zarz dzanie ła cuchem dostaw 1. Wprowadzenie Przedsi biorstwa działaj na rynku współpracuj c ze sob w tworzeniu całych ła cuchów logistycznych ł cz cych ze sob producentów, przedsi biorstwa zaopatruj ce i dystrybutorów w jeden, kompleksowy system, którego zadaniem jest jak najsprawniejsze przeprowadzenie procesów przepływu dóbr w celu zaspokojenia potrzeb klienta. Budowa mniej lub bardziej skomplikowanych ła cuchów logistycznych wymaga spełnienia okre lonych warunków, przede wszystkim z zakresu wskazania mo liwej integracji działa w obr bie rozbudowanych ła cuchów logistycznych. Obecnie bacznie zwraca si uwag na logistyk jako funkcj przekrojow, a tak e przejaw procesów dostosowawczych, koniecznych w działalno ci przedsi biorstw na rynku globalnym. 2. Procesy logistyczne w przedsi biorstwach Charakter zachodz cych w przedsi biorstwach procesów logistycznych jest ci le powi zany z wszystkimi procesami zachodz cymi w przedsi biorstwach, zarówno procesami materialnymi, takimi jak procesy produkcyjne, jak równie z cał szeroko poj t sfer regulacji (czyli de facto procesami zarz dzania: zarówno w aspekcie strategicznym, jak i operacyjnym). Taki szeroki charakter warunkuje konieczno wła ciwej koordynacji, konieczno nieustannego monitorowania relacji pomi dzy ró nymi elementami systemu. Rozpatruj c procesy logistyczne z punktu widzenia przyj tego kryterium, czyli zapewnienia przez nie takiego skoordynowania w czasie i przestrzeni, które doprowadzi do dost pno ci produktów i usług dla klienta, istotny wpływ na ich kształt posiada strategia przedsi biorstwa, uwzgl dniaj ca odpowied na pytanie o zakres procesów logistycznych realizowanych przez samo przedsi biorstwo lub przez przedsi biorstwa zewn trzne, wynikaj ca z odpowiedzi na pytanie typu make-or-buy (wyprodukowa czy kupi ), które bezpo rednio wi si z istot outsourcingu. Konieczno odpowiedzi na tak przedstawione pytanie ma bezpo redni wpływ na kształt całych procesów logistycznych zachodz cych w ła cuchu logistycznym, jednak szczególnie silnie warunkuje ono kształt, szeroko i rodzaj działa logistycznych w sferze zaopatrzenia.
176 Wpływ projektów informatycznych na zarz dzanie ła cuchami dostaw Obserwowan obecnie tendencj jest d enie do integracji współpracuj cych za sob jednostek. Osi ganie integracji jest wła nie jednym z obszarów, gdzie tradycyjne traktowane zarz dzanie musi okre li nowy wymiar. Z jednej strony współpracuj ce ze sob jednostki pragn zachowa swoj to samo i uprawnienia decyzyjne, z drugiej za strony potrzeba jak najwszechstronniejszych uzgodnie i koordynacji działalno ci, oznaczaj c rezygnacj z wielu indywidualnych cech przedsi biorstwa. Spojrzenie na integracje przez pryzmat aspektów technicznych jest uznawane za orientacj na produkt, zgodnie z któr dominuj cym celem jest wytworzenie jak najdoskonalszego produktu. W tak postrzeganej integracji uczestnicz przede wszystkim jednostki, które maj bezpo redni lub po redni udział w wytwarzaniu produktu, a wi c tworz ce ła cuchy dostaw. Uwzgl dnienie w tym obszarze aspektów zarz dzania pozwala mówi o zarz dzaniu ła cuchami dostaw[1]. Chodzi tu w szczególno ci o specyficzne podej cie do grupy współpracuj cych za sob przedsi biorstw, likwiduj ce wiele istniej cych miedzy nimi dotychczas barier, maj ce na celu zarz dzanie i/lub koordynowanie przepływu produktów, pocz wszy od surowców a sko czywszy na wyrobach gotowych, nabywanych przez konsumentów i innych u ytkowników. Celem tej współpracy jest osi gni cie wysokiej efektywno ci poszczególnych z tych przedsi biorstw i ich sieci jako cało ci, dzi ki integracji i koordynacji, jak równie optymalizacja warto ci dodawanej przez wszystkie ogniwa ła cucha do produktu oczekiwanego przez klienta. Sukces zarz dzania ła cuchem dostaw zale y od integracji i koordynacji trzech typów przepływów[2] (por. rys. 1): informacji, produktów gotówki. W praktyce maj miejsce zjawiska powi zania i rozdziału w ła cuchu logistycznym[3]: W sferze zaopatrzenia podejmuje si i realizuje takie działania, które pozwalaj na dostarczenie wielu ró nych materiałów i elementów kooperacyjnych w ustalonej ilo ci, asortymencie i jako ci, w okre lonym terminie i po mo liwie najni szym koszcie do wyznaczonego punktu, tj. do procesu produkcyjnego. Wyst puje wi c zjawisko powi zania strumienia materiałów i elementów kooperacyjnych. W sferze dystrybucji przyjmuje si i realizuje takie działania, które zapewniaj klientom wyroby gotowe w danej ilo ci, asortymencie, w okre lonym terminie, po mo liwie najni szym koszcie i w ustalonych punktach. Wyst puje wiec zjawisko rozdziału strumienia dostaw wyrobów gotowych w sieci dystrybucji a do odbiorców ko cowych. Ka da zmiana miejsca materiałów i wyrobów gotowych oraz zwi zanych z nimi informacjami w ła cuchu logistycznym wi e si z przezwyci eniem czasu i przestrzeni. Aspekt czasowy wi e si z konieczno ci uzyskania jak najkrótszego czasu przepływu materiałów i wyrobów gotowych w poszczególnych ogniwach i całym ła cuchu logistycznym.
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, 2011 177 Rysunek 1. Czynniki integruj ce ła cuch dostaw ródło: J.J. Coyle, E. Bardi, C.J. Langley Jr: Zarz dzanie logistyczne. PWE Warszawa 2002. 3. Realizacja projektów informatycznych w logistyce Rozpatruj c problematyk realizacji projektów konieczne jest odwołanie si do definicji pojawiaj cych si w literaturze. Z punktu widzenia projektów realizowanych dla celów zarz dzania ła cuchami dostaw istotna jest definicja projektu według PMI (Process Management Institute): projekt to tymczasowe przedsi wzi cie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego wyrobu lub dostarczenia unikalnej usługi. Przez tymczasowo nale y rozumie wi c, i ka dy projekt ma swój pocz tek i koniec[4]. Definicja ta ma silne odniesienie do wyzwa jakie stoj przed współczesnymi przedsi biorstwami i konieczno ci rozwi zywania problemów o charakterze jednostkowym, które wymagaj niestandardowych działa. Podejmowanie ich wymaga zastosowania ro norodnych metod i koncepcji zarz dzania projektami. Analizuj c procesy logistyczne realizowane w pojedynczych przedsi biorstwach i w całych ła cuchach dostaw rozpatrujemy przepływy trzech strumieni: dóbr, rodków finansowych oraz informacji. Z punktu widzenia problematyki wydajno ci i skuteczno ci funkcjonowania ła cuchów dostaw coraz cz ciej podkre lana jest rola informacji jako czynnika integruj cego podmioty tworz ce ła cuch dostaw. Zapewnienie dost pno ci informacji decyduje o mo liwie najlepszej
178 Wpływ projektów informatycznych na zarz dzanie ła cuchami dostaw realizacji procesów logistycznych, jak równie zarz dzania projektami podejmowanymi w przedsi biorstwach. Punktem wyj cia wymiany informacji pomi dzy partnerami w ła cuchu dostaw jest realizacja wła ciwego przepływu wewn trz przedsi biorstw. Skuteczne zarz dzanie logistyczne w przedsi biorstwie opiera si w znacznym stopniu na przepływie informacji, który powinien zachodzi w sposób płynny i mo liwie szybki, tak aby dostarczy mened erom kompleksowej wiedzy. Informacje przekazywane w obr bie przedsi biorstwa musz spełnia kilka warunków, które decyduj o ich przydatno ci w procesie podejmowania decyzji. Mo na do nich zaliczy : pełno (kompletno ) informacji, która jest zale na od metod pomiaru, ich dokładno ci i stopnia zakłóce, wiarygodno informacji, na któr wpływaj cechy zbioru sygnałów wej ciowych i wyj ciowych, rodzaje kanałów i reguł decyzyjnych wyst puj cych w odbiornikach u yteczno, czyli istotno dla mened erów redniego i wy szego szczebla[5]. Dbało o gromadzenie i wytwarzanie informacji o najwy szej warto ci powinna by d eniem wszystkich przedsi biorstw tworz cych ła cuch dostaw, poniewa jako poszczególnych informacji wiadczy o jako ci całego strumienia informacyjnego. Natomiast strumie informacyjny ł czy elementy poszczególnych podsystemów organizacji gospodarczej z systemem zarz dzania oraz ze zbiorem algorytmów przetwarzania danych i stanowi system informacyjny, czyli fundament działalno ci przedsi biorstwa. System informacyjny stanowi wielopoziomow struktur lub element ła cucha decyzyjnego funkcjonuj cy w systemie zarz dzania, umo liwiaj cy poprzez odpowiednie procedury i modele przetwarzanie konkretnych informacji wej ciowych na po dane informacje wyj ciowe. Decyzje logistyczne, które s ci le powi zane z innymi działaniami w sferze zarz dzania wymagaj uzyskiwania informacji pozyskiwanych, gromadzonych i przetwarzanych w ramach całego systemu logistycznego przedsi biorstwa. O przydatno ci informacji decyduj takie cechy, jak: aktualno, relewantno, kompletno, przyswajalno i wiarygodno [6]. Dost pno informacji spełniaj cych powy sze warunki jest mo liwa dzi ki systemowi informacji logistycznej. Wg J.C. Coyle a, E.J. Bardi, C.J. Langley a[2] system informacji logistycznej jest to struktura wzajemnie powi zanych ze sob ludzi, sprz tu i procedur zapewniaj cych kierownikom do spraw logistyki odpowiednie informacje niezb dne do planowania, realizacji i kontroli działalno ci logistycznej. Do rozwoju i ugruntowania pozycji logistycznego systemu informacyjnego przyczynił si rozwój technologii komputerowych, zastosowane zostały narz dzia informatyczne, dzi ki którym staje si mo liwe funkcjonowanie systemu informacji logistycznej jako cz ci systemu informacji całego przedsi biorstwa. Wg J. Kisielnickiego i H. Sroki[7] system informacyjny to wielopoziomowa struktura, która pozwala u ytkownikowi tego systemu na transformowanie okre lonych informacji wej cia na po dane informacje wyj cia, za pomoc odpowiednich procedur i modeli. System informacyjny spełnia okre lone funkcje, takie jak: planowanie poszczególnych procesów logistycznych, takich jak prognozowanie popytu, planowanie potrzeb materiałowych, tworzenie relacji z klientami, koordynacj przepływów w całym ła cuchu przepływu dóbr, monitoring i kontrol przebiegu procesów logistycznych, takich jak: zakupy, sprzeda, gromadzenie i utrzymywanie zapasów,
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, 2011 179 sterowanie procesami na poziomie operacyjnym zwłaszcza w dostawach, transporcie i magazynowaniu. Czynno ci informacyjne wynikaj ce z powy szych funkcji zmieniaj si w zale no ci od specyfiki procesów wyst puj cych w danym przedsi biorstwie. Cz. Skowronek i Z. Sarjusz-Wolski[8] wyró nili trzy główne funkcje informacyjno-decyzyjne: funkcje planistyczne rozwini te w procesach zakupu, produkcji i dystrybucji. W procesie podejmowania decyzji du rol odgrywaj narz dzia informatyczne słu ce prognozowaniu popytu, badaniom rynku, operatywnego planowania produkcji oraz planowania potrzeb materiałowych. Procesy te maj charakter dynamiczny, dlatego te tworzone bazy danych powinny by stale aktualizowane i rozwijane aby umo liwia równie elastyczne zaspokajanie potrzeb klientów i skuteczn współprac z dostawcami. funkcje koordynacyjne, które w procesach logistycznych odgrywaj szczególnie istotn rol, a ich wysoce zło ony charakter wynikaj cy z przepływu strumieni dostaw i informacji przez wiele komórek organizacyjnych przedsi biorstwa wymaga koordynacji wielu pojedynczych zdarze i procesów. Dzi ki temu mo liwa jest do uzyskania wysoka sprawno całego systemu logistycznego, ale konieczne jest zastosowanie systemów komputerowych nie tylko w przedsi biorstwie, ale równie w powi zaniu z dostawcami i odbiorcami. monitoring i kontrol procesów logistycznych, które dotycz szerokiego spektrum zjawisk, które s opisywane w bazach systemów komputerowych. Funkcja ta obejmuje ewidencj zapasów, dostaw, sprzeda y, kosztów, co daje mo liwo uzyskania informacji słu cych ocenie efektywno ci procesów logistycznych, tak e umo liwia realizacj pozostałych funkcji system informacyjnego, do którego mo na zaliczy planowanie i sterowanie procesami logistycznymi. M. Christopher[9] natomiast wskazuje cztery funkcje, jakie maj do spełnienia systemy informacyjne dla logistyki, do których zalicza logistyczny system informacyjny (LIS Logistics Information System). Zawieraj cy zbiór danych pozwalaj cych kadrze kierowniczej na swobodne dokonywanie analiz zachodz cych procesów logistycznych. W zale no ci od potrzeb, s to analizy ogólne, b d bardziej szczegółowe analizy statystyczne. Do najwa niejszych funkcji jakie spełnia on w przedsi biorstwach zaliczy mo na: planowanie jedn z podstawowych cech logistycznego systemu informacyjnego jest zdolno do przewidywania zachowa klientów, ich zapotrzebowania na konkretne produkty. W tym wzgl dzie konieczna jest mo liwo prognozowania popytu. Posiadaj c informacje prognostyczne oraz o czasie niezb dnym do realizacji zaopatrzenia, przedsi biorstwo jest zdolne do planowania swych zapasów, sterowanie funkcja ta polega na sterowaniu wszystkimi procesami logistycznymi zachodz cymi w całym systemie logistycznym firmy, wymieni tu mo na: obsług klienta, sprzeda, dostawy. Ustalane s odpowiednie standardy realizacji procesów, dla których zbierane s dane, koordynacj funkcja ta odpowiada za ustanowienie współpracy pomi dzy konkretnymi działaniami zmierzaj cymi do przeprowadzenia sprzeda y zgodnie z przyj tymi w przedsi biorstwie standardami obsługi klienta i kontrolowanie jej przeprowadzania. Koordynacja wymaga sprawnego przepływu informacji pomi dzy współdziałaj cymi ze
180 Wpływ projektów informatycznych na zarz dzanie ła cuchami dostaw sob komórkami przedsi biorstwa, komunikacj i obsług klienta aby mo liwe było wypełnianie zada stawianych przedsi biorstwu przez jego klientów, konieczne jest zorganizowanie skutecznej komunikacji opartej na telekomunikacyjnych i teleinformatycznych kanałach komunikacyjnych. Znaczenie komunikacji jest szczególnie widoczne w przypadku pilnych zamówie niestandardowych i nieregularnych kiedy od przepływu informacji zale y zdolno przedsi biorstwa do ich realizacji. Realizacja wymienionych funkcji Systemu Informacji Logistycznej pojedynczych przedsi biorstw tworz cych ła cuch dostaw, które zostały zaprezentowane na rys. 1 ma zarówno charakter pozytywny, jak i negatywny. Istotna jest rola pozytywna, jak spełniaj informacje w zarz dzaniu ła cuchami dostaw, czyli integrowanie partnerów, ale wyst puje równie zjawisko niekorzystne, kiedy informacje s traktowane jako czynnik przyczyniaj cy si do walki konkurencyjnej pomi dzy przedsi biorstwami w ła cuchu, a nie wpływaj na powstanie warto ci dodanej ła cucha jako cało ci. Wszelkie działania logistyczne opieraj si na informacjach uzyskiwanych z ró nych baz danych usystematyzowanych i zarz dzanych poprzez systemy informatyczne. Dane istotne z punktu widzenia logistyki, które poddawane s przetwarzaniu musz by wła ciwie uzyskiwane z zewn trz, przechowywane i przekazywane na zewn trz systemu. Przepływ ten wspomagany jest systemami informatycznymi, bez których współcze nie realizowana logistyka byłaby niewydolna[10]. Systemy ERP (Enterprise Resource Planning), które wspomagaj przedsi biorstwo głównie w sferze planowania, produkcji i dystrybucji zbudowane s z szeregu aplikacji zapewniaj cych integracj poszczególnych obszarów działalno ci przedsi biorstwa. Przynosz liczne korzy ci dla działa biznesowych. Do kilku głównych mo na zaliczy : rozszerzenie mo liwo ci wykorzystania informacji w sposób wielokrotny bez ryzyka utraty ich aktualno ci i przejrzysto ci, integracj poszczególnych rozproszonych jednostek organizacyjnych przedsi biorstwa i ułatwienie zarz dzania nimi na rynku globalnym, wpływ na wzrost znaczenia systemów informatycznych dla przedsi biorstwa, które nie pełni ju wył cznie funkcji pomocniczych, lecz słu kompleksowo realizacji działa operacyjnych, jak i strategicznych maj cych na celu popraw konkurencyjno ci przedsi biorstwa na rynku, zminimalizowanie trudno ci wyst puj cych w dotychczasowych systemach, które były mniej elastyczne. Systemy klasy ERP s dopasowywane do indywidualnych potrzeb przedsi biorstwa, wyj cie naprzeciw u ytkownikom, du a liczba pracowników maj ca dost p do systemu przyczynia si do zwi kszenia jego przejrzysto ci i ułatwienia tym samym korzystania z dost pnych danych[11]. Omawiaj c systemy wspomagaj ce realizacj procesów logistycznych nale y równie wspomnie o Systemie Zarz dzania Ła cuchem Dostaw SCM (Supply Chain Management) pozwalaj cym na uzyskanie metod i narz dzi oraz informacji niezb dnych przy podejmowaniu decyzji w zakresie realizacji zada logistycznych. Uzyskane dane przetwarzane przez systemy SCM pozwalaj na ich konsolidacj i wykorzystanie w postaci gotowych informacji o rynku, potrzebach i oczekiwaniach klientów przez wszystkie
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, 2011 181 podmioty współpracuj ce w ramach ła cucha. Pozwala to na szybkie reakcje wobec zmian zachodz cych wewn trz i na zewn trz ła cucha. Główne obszary realizowane przez systemy SCM zostały przedstawione na rys. 2 Rysunek 2. Integracja informatyczna ła cucha dostaw ródło: G. Bartoszewicz, Integracja procesów logistycznych w systemach informatycznych klasy MRP II/ERP- na przykładzie SAP R/3, [w:] Logistics 2000, Pozna 1 2.06.2000. Okre lenie potrzeb informacyjnych pozwala na znalezienie rozwi za, które w istotny sposób przyczyni si do poprawy funkcjonowania poszczególnych przedsi biorstw, jak i całych ła cuchów przez nie tworzonych. Koordynacja działa logistycznych obecnie jest silnie zale na od przepływu informacji, które pozwalaj na wskazanie najistotniejszych punktów ła cucha i zapewnienie skutecznej koordynacji przepływów pomi dzy nimi.
182 Wpływ projektów informatycznych na zarz dzanie ła cuchami dostaw 4. Podsumowanie Realizacja zada maj cych na celu uzyskanie wysokiej wydajno ci procesów logistycznych wymaga zapewnienia dost pno ci rzetelnej, pełnej i aktualnej informacji. Rozwój narz dzi i projektów informatycznych pozwala na zastosowanie na szerok skal rozwi za, które decyduj o zapewnieniu skutecznego przepływu informacji niezb dnych w zarz dzaniu procesami logistycznymi. Wła ciwe zarz dzanie ła cuchami dostaw wymaga tak e od przedsi biorstw koncentrowania si na rozwijaniu swych głównych kompetencji, tj. obszarów działalno ci, w których posiada ona (lub mo e uzyska ) rzeczywist przewag konkurencyjn na rynku, oraz wycofywanie si z działalno ci, w której osi gni cie takiej przewagi nie jest mo liwe w najbli szym czasie. Rezygnacji z działalno ci w obszarach, w których firma nie posiada przewagi konkurencyjnej, nie nale- y uto samia ze strategi zmniejszenia zakresu i wielko ci prowadzenia biznesu, czy te redukcji zatrudnienia w celu podniesienia wydajno ci i konkurencyjno ci dla tworzenia przyszłej warto ci. D enie do rozwijania głównych kompetencji biznesu oznacza tak e koncentracj uwagi na generowaniu nowego potencjału i innowacyjnych form działalno ci z zastosowaniem nowoczesnych narz dzi informatycznych. Bibliografia [1] Krawczyk S., Przesłanki metodologiczne zarz dzania ła cuchami logistycznymi, [w:] Materiały Konferencyjne IV Mi dzynarodowa Konferencja Naukowa Ustro 2000, Kompleksowe Zarz dzanie Logistyczne Total Logistic Managment, Cz stochowa 2000. [2] Coyle J.J., E. Bardi, C.J. Langley Jr: Zarz dzanie logistyczne. PWE Warszawa 2002. [3] Majewski J., Informatyka dla logistyki, ILiM Pozna 2006. [4] Frame J.D., Zarz dzanie projektami w organizacjach, WIG-Press, Warszawa 2001. [5] Bendkowski J., Kramarz M., Logistyka stosowana, Wyd. Politechniki l skiej, Gliwice 2006. [6] Bukowski L., Problemy przetwarzania informacji logistycznych w zintegrowanych systemach produkcyjnych, [w:] Wybrane zagadnienia logistyki stosowanej, Materiały VII Konferencji Logistyki Stosowanej- Total Logistic Management, Oficyna Wydawnicza TEST, Kraków 2004. [7] Kisielnicki J., Sroka H., Systemy informacyjne biznesu, Wyd. Placet Warszawa 2005. [8] Skowronek Cz., Sarjusz-Wolski Z., Logistyka w przedsi biorstwie, Wyd. PWE, Warszawa 2008. [9] Christopher M., Strategia zarz dzania dystrybucj, Wyd. PLACET, Warszawa 1999. [10] Majewski J., Informatyka dla logistyki, Wyd. ILiM, Pozna 2006. [11] Pr. zbiorowa pod red. M. Ciesielskiego, Instrumenty zarz dzania logistycznego, PWE Warszawa 2006.
Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, 2011 183 THE IMPACT OF INFORMATION PROJECT ON SUPPLY CHAIN MANAGEMENT Summary Logistics and supply chain management are characterized by dynamic changes which are caused by the provision of services for many sectors of the economy. The dynamics of change more often leads to the need to carry out the tasks of an individual, unique. This is the characterstic designs and tools that have a significant influence on the functioning of supply chains. Keywords: Project management, supply chain management Instytut Ekonometrii i Informatyki Wydział Zarz dzania Politechnika Cz stochowska Al. Armii Krajowej 19 paw. B, 42-200 Cz stochowa e-mail: aleksnowa@gmail.com