SUPPLIER HANDBOOK
Zgodnie z wymogami firmy FlexLink wszyscy dostawcy zobowiązani są do korzystania z systemów opartych na International Standards (ISO 9001, ISO 14001 i OHSAS 18001) w celu zapewnienia ustawicznego rozwoju w zakresie świadczonych usług. SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI 1. WSTĘP... 3 2. DEFINICJE... 3 3. KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW I PODWYKONAWCÓW... 3 4. INNOWACYJNOŚĆ... 3 5. OCHRONA DANYCH POUFNYCH... 3 6. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA... 3 7. NORMY JAKOŚCI DLA DOSTAWCÓW... 4 7.1 Wybór dostawcy... 4 7.2 Ocena dostawcy... 4 7.3 Advanced Product Quality Planning (APQP)... 4 7.4 Production Approval Process... 5 7.5 Spotkania jakościowe... 6 8. ZARZĄDZANIE... 6 8.2 Ustawiczny rozwój... 7 8.3. Łańcuch dostaw... 7 CEL Dostawcy firmy FlexLink stanowią element istotny dla rozwoju firmy i zapewnienia odpowiedniej jakości usług. Niniejszy handbook przedstawia wytyczne dla dostawców współpracujących z firmą w skali globalnej i/lub lokalnej. Wyrażamy nadzieję, że niniejszy hanbook okaże się pomocny. W przypadku pytań prosimy o kontakt z Purchasing Manager lub Sustainability Manager w siedzibie firmy. 2
1. WSTĘP Poczynając od komponentów aż po gotowe systemy, firma FlexLink dostarcza rozwiązania w zakresie zautomatyzowanego przebiegu produkcji w celu optymalizacji wydajności procesów produkcyjnych. Nasza wizja Ustanowienie standardów dla rozwiązań w zakresie przebiegu produkcji. Nasza misja Zwiększenie wydajności produkcji wytwórców. Nasze wartości Szacunek Odpowiedzialność Wiedza Pasja 2. DEFINICJE Wyróżniamy 2 rodzaje dostawców: 1. Dostawcy komponentów: dostawcy dostarczający towar do Product & Supply Division (PSD) i/ lub jednostek sprzedażowych (sales units). 2. Podwykonawcy: dostawcy dostarczający usługi bezpośrednio do naszych klientów, Product & Supply Division (PSD) i/lub jednostek sprzedażowych (sales units). 3. KODEKS POSTĘPOWANIA DLA DOSTAWCÓW I PODWYKONAWCÓW Dostawcy i podwykonawcy firmy FlexLink mają istotne znaczenie dla prowadzonej przez firmę działalności wpływając na wizerunek marki kojarzonej z wysoką jakością. Przestrzeganie Kodeksu postępowania firmy FlexLink weryfikuje się podczas regularnych audytów. Przy udziale podwykonawców chcemy pozostać preferowanym dostawcą naszych klientów, stosując nasze wartosci i poniższe zasady: Współpraca z dostawcami odbywa się z zawsze ze wzajemnych poszanowaniem i zachowaniem etyki zawodowej. Naszym celem jest zapewnienie wysokiej jakości innowacyjnych rozwiązań i wartości dla klienta. Ufamy, że jesteśmy dobrym klientem, uczciwym w stosunku do dostawców i budującym wzajemne zaufanie i szacunek. Wybieramy dostawców w oparciu o rozsądne i przejrzyste kryteria: jakość, koszt, czas dostawy, innowacyjność, dbałość o środowisko, ustawiczny rozwój i wspólne wartości dla zapewnienia rentowności i rozwoju. Nie wyłączamy ze współpracy żadnych dostawców ze względu na rasę, narodowość, wielkość firmy, formę własności. Budujemy i utrzymujemy silne i długoterminowe relacje oparte na wzajemnym zaufaniu. 4. INNOWACYJNOŚĆ Wspólnie z naszymi dostawcami angażujemy się w poszukiwanie i rozwój nowych technologii w zakresie produkcji, mając na celu ustanowienie standardów dla rozwiązań w zakresie przebiegu produkcji. Firma FlexLink, poprzez Innovation Management, wybiera dostawców, którzy chcą i potrafią wprowadzać nowe rozwiązania w zakresie materiałów i procesów produkcyjnych. Zdecydowanie zachęcamy naszych dostawców, aby dzielili się swymi pomysłami i rozwiązaniami. 5. OCHRONA DANYCH POUFNYCH Know-how firmy FlexLink oraz własność i dane poufne ( Dane Poufne ) stanowią część strategicznego kapitału intelektualnego firmy i odgrywają znaczącą rolę w zwiększaniu konkurencyjności firmy. Dane poufne gromadzone były na przestrzeni wielu lat i są w dużej mierze efektem ważnych inwestycji poczynionych przez firmę. Wykorzystywanie danych poufnych firmy FlexLink niezgodnie z przeznaczeniem i / lub ich ujawnianie nieupoważnionym stronom trzecim może mieć poważne negatywne konsekwencje dla firmy. Dane poufne firmy FlexLink chronione są poprzez stosowanie odpowiednich porozumień o zachowaniu poufności, podpisywanych przez dostawców przed zapoznaniem się przez nich z jakąkolwiek z takich danych. Ochrona danych poufnych / tajemnice handlowe w kontekście R&D Jeśli dostawca zaangażowany jest w projekt R&D (Research&Development) i ma dostęp do danych poufnych związanych z koncepcją, która podlegać ma opatentowaniu lub ochronie wzoru, zobowiązany jest do podpisania odpowiednich porozumień o zachowaniu poufności przed ujawnieniem jakiekolwiek danej wrażliwej. 3
6. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA Jeśli dostawca zaangażowany jest w rozwój / udoskonalanie zastrzeżonego produktu / komponentu firmy FlexLink, należy dopilnować, by dostawca przekazał firmie FlexLink wszelkie prawa do własności intelektualnej związane z produktem / komponentem, umożliwiając tym samym firmie FlexLink wykorzystanie produktu końcowego zgodnie z założeniami i bez ograniczeń. 7. NORMY JAKOŚCI DLA DOSTAWCÓW Norma jakościowa dla dostawców odnosi się do wewnętrznych i zewnętrznych dostawców materiałów lub usług pośrednich i bezpośrednich, które mają wpływ na jakość produktów końcowych firmy FlexLink. Certyfikacja QMS przez jednostkę niezależną Dostawcy powinni posiadać przynajmniej certyfikat ISO 9001:2008 dotyczący właściwego obszaru, wydany przez niezależną jednostkę certyfikujacą i przedstawić firmie FlexLink kopię ważnego certyfikatu. Decyzje o skorzystaniu z usług dostawców nie spełniających powyższych wymogów podejmuje się indywidualnie. 7.1 Wybór dostawcy W procesie wyboru dostawcy stosuje się Kodeks postępowania firmy FlexLink. Wszyscy potencjalni dostawcy firmy FlexLink podlegają ocenie w następujących obszarach: finanse, struktura klientów, jakość, proces dostawy, zarządzanie, poziom usług, wzornictwo, produkcja, jakość produktu, stosowane narzędzia, poziom kosztów. 7.2 Ocena dostawcy Dostawcy podlegają ocenie w następujących obszarach: system, procesy i produkty. System i procesy: wszyscy dostawcy (oraz poddostawcy, w razie potrzeby) powinni udzielić firmie FlexLink dostępu do miejsca produkcji celem umożliwienia firmie FlexLink przeprowadzenia czynności audytujących. Dostawcy powinni w pełni współpracować z przedstawicielami firmy FlexLink i wdrożyć ustalone zmiany. Produkty: wszyscy dostawcy (oraz poddostawcy, w razie potrzeby) dostarczający produkty mogą podlegać ocenie w oparciu o: Advanced Product Quality Planning (APQP) Production Part Approval Process W przypadku oceny nowego dostawcy pod uwagę brane są następujące kwestie: System jakościowy Proces obsługi reklamacji Obsługa niezgodności związana z procesem Proces testowania Obsługa narzędzi Kalibracja Wszyscy podwykonawcy i dostawcy komponentów podlegają ocenie w oparciu o kryteria zdefiniowane w każdej z jednostek lokalnych. 7.3 Advanced Product Quality Planning (APQP) Porozumienie w sprawie dokumentacji technicznej Dokumentację techniczną firma FlexLink dostarcza w formie specyfikacji zawierających: rysunki, specyfikacje materiałowye, sposób obróbki, sposób pakowania i dostawy oraz innych specyfikacji produktowych, i odniesienia do nich będą widoczne na zamówieniach zakupowych lub umowach. Wszelka dokumentacja techniczna dostarczona dostawcom przez firmę FlexLink pozostaje własnością firmy i powinna być traktowana jako informacja wysoce poufna. Dostawcy mogą zostać zobowiązani do podpisania Porozumienia o Zachowaniu Poufności (zob. ustęp 5 i 6). Dostawcy powinni drogą formalną potwierdzić firmie FlexLink akceptację specyfikacji produktów końcowych oraz późniejszych zmian. Dokument potwierdzający powinien zostać zachowany i udostępniony firmie FlexLink. Dostawcy PSD FSA Wszelkie dokumenty, specyfikacje i modele CAD publikowane są w sieci. Wszyscy dostawcy PSD zobowiązani są do kontaktu z Purchasing Department w celu otrzymania instrukcji korzystania z FSA. Usterki i odchylenia Dostawcy powinni monitorować i dokumentować usterki tak szybko, jak to tylko możliwe, w celu opracowania planu EDD (Effective Defects and Deviations) dla osiągnięcia doskonałych wyników w 4
momencie rozpoczęcia produkcji lub innym terminie ustalonym z firmą FlexLink. Dokument potwierdzający powinien zostać zachowany i udostępniony firmie FlexLink. Ryzyko usterki w procesie Dostawcy zobowiązani są do opracowania, prowadzenia i dokumentowania planu działania dla celów oceny potencjalnych wystąpień usterek i możliwości niewykrycia usterek w procesie, włączając działania i dostawy podzlecone. Dane wejściowe planu powinny być oparte o istniejące dane, jak również dane wejściowe klienta. Dane wyjściowe powinny kwantyfikować ryzyko w celu priorytetyzacji odpowiednich działań usprawniających oraz finalizacji przebiegu procesu i planu kontrolnego dostawcy. Dokument potwierdzający powinien zostać zachowany i udostępniony firmie FlexLink. Prototypy Firma FlexLink może zobowiązać dostawców do dostarczenia wyprodukowanych prototypów produktów, np. dla celów testowania. Prototypy powinny być wyprodukowane przy pomocy tych samych źródeł i podwykonawców, którzy uczestniczyć będą w produkcji seryjnej. Firma FlexLink powinna zostać powiadomiona drogą formalną o wszelkich odchyleniach w stosunku do wymogów. Prototypy nie powinny być produkowane, jeśli odchylenia nie zostaną zaakceptowane przez firmę FlexLink. 7.4 Production Approval Process Materiał bezpośredni Definicja: każdy produkt, który zostanie przekonwertowany na produkt końcowy firmy FlexLink lub wykorzystany jako taki. W oparciu o typ produktu, firma FlexLink poinformuje dostawców o określonych działaniach niezbędnych do weryfikacji zgodności ze specyfikacjami. Jeśli w ramach specyfikacji firma FlexLink narzuci użycie określonych źródeł lub podwykonawców, dostawcy dokonają zakupu wyłącznie od wskazanego podmiotu. W każdym przypadku dostawcy odpowiadają za jakość części, materiału i usług dostarczonych przez podwykonawców. Materiał pośredni Definicja: zakupione produkty, sprzęty lub usługi, które nie zostaną przekonwertowane na produkt końcowy firmy FlexLink, lecz które mają wpływ na produkty końcowe (np. smary, narzędzia i urządzenia pomiarowe). Firma FlexLink nie stosuje szczególnej procedury akceptacji materiału pośredniego; odbywa się to indywidualnie. Zatwierdzenie produktu Initial Sample (IS): próbka produktu potwierdzająca, że dostawca produkuje go zgodnie z zamówieniem i specyfikacjami firmy FlexLink. IS wymaga się w sytuacji: Zlecenia wytworzenia istniejącego/nowego produktu nowemu dostawcy W powiązaniu z rozwojem nowego produktu Zmian w produkcie dotyczących rysunku, specyfikacji lub materiału (w tym RFQ) Przeniesienia produkcji wykorzystującej narzędzia, maszyny lub instalacje, które mają zostać przeniesione do innego zakładu produkcyjnego dostawcy Zmian w procesie produkcyjnym Zmiany podwykonawcy w zakresie surowców lub nabywanych części lub usług, np. obróbki cieplnej lub powlekania Nowego narzędzia produkcyjnego Istotnych zmian w oprzyrządowaniu lub maszynach produkcyjnych (Poważne naprawy) Istotnych zmian w zakresie metod kontrolnych i testowych Na życzenie firmy FlexLink Na życzenie Dostawcy Każdej IS powinny towarzyszyć: Jeśli widnieją na specyfikacji Data produkcji Numer itemu Kod materiału Kod otworu Opakowanie i etykieta Sposób obróbki powierzchni, jeśli ma zastosowanie Etykieta z opisem Initial Sample for FlexLink przygotowana przez firmę FlexLink Protokół pomiarów weryfikujący wszystkie pomiary i cechy wyszczególnione w specyfikacjach Deviation Approval Requests (DAR), jeśli ma zastosowanie W razie konieczności, w odniesieniu do konkretnego zamówienia można ustalić pewne odstępstwa. 5
Initial Sample należy wysłać na adres podany na zamówieniu zakupowym do wiadomości osoby, która wystawiła zlecenie. Protokół pomiarów powinien zawierać: Numer itemu Numer rysunku i poprawki Datę * Osobę odpowiedzialną za pomiary Oznaczenie rysunku odnoszącego się do protokołu Należy sprawdzić i odnotować pozostałe wymagania (kolor, materiał itd.) Jeśli użyto urządzenia pomiarowego, należy to odnotować z podaniem numer identyfikacyjnego Numer zamówienia FlexLink Sprzęt użyty do pomiarów Zaleca się, aby protokół pomiarów i nanoszone wartości były w formie wydruku, a nie odręczne. Językiem dokumentu powinien być angielski. O ile to możliwe, zaleca się wysłanie protokołu w formie elektronicznej do właściwego zakupowca lub innego wskazanego odbiorcy. Pomiary poza zakresem tolerancji należy zaznaczyć na protokole. Wszystkich pomiarów należy dokonać z uwględnieniem tolerancji geometrycznych. Dostawcy nie mogą wysyłać IS, których wymiary wykraczają poza zakres tolerancji, chyba że zostało to uzgodnione z firmą FlexLink i udokumentowane w DAR. Dostawcy nie mogą dostarczać produktów seryjnych przed zatwierdzeniem produktu przez firmę FlexLink. Rozpoczęcie produkcji Zatwierdzenie przez firmę FlexLink nie zwalnia dostawców z odpowiedzialności za sprawdzenie, czy wszystkie działania zaplanowane w APQP zostały ukończone i zezwalają na rozpoczęcie produkcji seryjnej. 7.5 Spotkania jakościowe Firma FlexLink organizuje regularne spotkania jakościowe z dostawcami towarów, produktów i usług. Firma FlexLink wymaga, aby dostawcy postępowali zgodnie z Supplier Handbook oraz instrukcjami i procedurami przekazanymi im przez zakupowców, a także, aby: Zarządzali obiektami, procesami, systemami jakości i personelem tak, aby zapewnić ciągłą i opłacalną produkcję i usługi, które spełniają wymagania firmy FlexLink i jej klientów. Opracowali i wdrożyli APQP (Advanced Product Quality Planning). Przedstawili dowody na to, że wszystkie dostarczane produkty i usługi spełniają wymagania wynikające ze specyfikacji 8. ZARZĄDZANIE 8.1. Zrównoważony rozwój i ochrona środowiska Dostawcy zobowiązani są do przyjęcia zasad Kodeksu postepowania firmy FlexLink i do przedstawienia, na życzenie, dowodu na stosowanie się do nich. Dostawcy zobowiązani są do przyjęcia polityki środowiskowej i BHP firmy FlexLink. Zobligowani są do utrzymywania skutecznego systemu zarządzania środowiskowego zgodne z ISO 14001 lub równorzędną normą. Decyzje w sprawie dostawców niecertyfikowanych podejmowane są indywidualnie. Zakłady produkcyjne powinny spełniać wszelkie rządowe przepisy środowiskowe i BHP dotyczące subtancji niedozwolonych, dozwolonych warunkowo i szkodliwych, dowód czego powinien zostać przedstawiony firmie FlexLink na jej życzenie. W przypadku pojawienia się problemów związanych z przestrzeganiem wymogów prawnych w zakresie Produkty niezgodne lub wątpliwe nie powinny być wysyłane bez uprzedniej udokumentowanej zgody firmy FlexLink określającej ilość części i czas trwania zgody. W przypadku problemów lub potencjanych problemów, które mogą wpłynąć na ustalone terminy dostaw, dostawcy niezwłocznie powiadomią firmę FlexLink. Każdy produkt lub usługa, które nie spełniają kryteriów akceptacji firmy FlexLink, znajdujace się w firmie FlexLink lub u odbiorcy końcowego, będą odnotowywane, a dostawca powiadomiony. W przypadku niezgodności, firma FlexLink ma prawo przeprowadzić audyt jakości w celu weryfikacji skuteczności działań naprawczych. Etykietowanie, pakowanie i wysyłka Dostawcy zobowiązani są do przestrzegania określonych lokalnych procedur. Terniny i warunki Dostawcy zobowiązani są do przestrzegania określonych lokalnych procedur. 6
Fakturowanie Wszystkie faktury przesyłane do firmy FlexLink powinny zawierać następujące opisy: Każda faktura musi odnosić się do zamówienia zakupowego firmy FlexLink Każda faktura musi być zgodna z wymogami podatkowymi i prawnymi obowiązującymi w danym kraju Faktury nie spełniające powyższych wymogów będą odrzucane i zwracane do dostawców. środowiska i BHP związanych ze współpracą z firmą FlexLink, dostawcy powinni niezwłocznie poinformować o tym firmę FlexLink. Dostawcy zagwarantują, że żadna z substancji z listy substancji niedozwolonych lub dozwolonych warunkowo firmy FlexLink nie znajduje się w produktach dostarczanych do firmy FlexLink ani nie jest używana w procesie produkcyjnym. Dostawcy mogą również zostać zobowiązani do przedstawiania raportów dotyczących składu materiałowego produktów zawierających którąkolwiek z substancji niedozwolonych lub dozwolonych warunkowo. 8.3. Łańcuch dostaw Wytworzenie Plany zakładów produkcyjnych dostawców powinny minimalizować przenoszenie i obsługę materiałów oraz wspomagać zsynchronizowany obieg materiałów. Dostawcy powinni dbać o utrzymanie i systematycze zwiększanie uporządkowania i przejrzystości działań i procesów. Dostawcy powinni określić kluczowe maszyny / urządzenia procesowe i opracować efektywny system ich utrzymania poprzez działania takie jak: Regularna konserwacja wykonywana przez operatorów Regularne przeglądy Serwisowanie Bieżącą weryfikację efektywności konserwacji Zmiany mające wpływ na produkty i procesy wymagają uprzedniej akceptacji firmy FlexLink. 8.2 Ustawiczny rozwój Dostawcy zobowiązani są do utrzymywania efektywnego systemu zarządzania jakością opartego na normach ISO 9000 i spełniającego wymogi jakościowe firmy FlexLink. Dostawcy powinni dokomywać regularnych zestawień kluczowych wskaźników efektywności z celami i określać strategie rozwoju. Celem dostawców powinno być zwiększanie satysfakcji firmy FlexLink poprzez propozycje ulepszeń dostarczanych produktów zmierzające do uzyskania bardziej konurencyjnego produktu. Odpowiedzialność w stosunku do podwykonawców i poddostawców Główni dostawcy powinni dopilnować, aby poddostawcy i podwykonawcy posiadali ważne certyfikaty QMS zgodne z ISO 9001 wydane przez jednostki niezależne, jeśli dostarczany materiał, usługa lub podzlecone działanie mają wpływ na jakość produktu lub właściwości fizyczne produktu dostarczanego do firmy FlexLink. Jeśli ten wymóg nie jest spełniony, dostawcy nie mogą korzystać z takich źródeł lub podwykonawców bez uprzedniej zgody firmy FlexLink. 7
Australia FlexLink Systems Pty Ltd Mount Waverley VIC +61-3-9542 4400 info.au@flexlink.com France FlexLink Systems SAS Elancourt cedex + 33-(0)1 30 68 53 50 info.fr@flexlink.com Malaysia FlexLink Automation Sdn Bhd Shah Alam +603-7859 1889 info.my@flexlink.com Thailand FlexLink Systems Pte Ltd Bangkok +66-2-694 1717 info.th@flexlink.com Belgium FlexLink Systems N.V. Leuven +32-(0)16-40 82 66 info.be@flexlink.com Germany FlexLink Systems GmbH Offenbach +49-69-83832 0 info.de@flexlink.com The Netherlands FlexLink Systems B.V. Hoofddorp +31-(0)23-554 31 00 info.nl@flexlink.com Turkey FlexLink Systems Turkey +90-232-2518833 info.tr@flexlink.com Brazil FlexLink Systems Ltda Barueri SP +55 11 4196-3400 info.br@flexlink.com Hungary FlexLink Systems Kft. Budapest +36-1-3994 295 info.hu@flexlink.com Poland FlexLink Systems Polska Sp. z o.o. Plewiska /k. Poznania +48-61-654 7650 info.pl@flexlink.com United Kingdom FlexLink Systems Ltd Milton Keynes +44-(0)1908-327 200 info.uk@flexlink.com Canada FlexLink Systems Canada, Inc. Burlington, ON +1-888-748-8677 info.ca@flexlink.com China FlexLink Automation Shanghai +86-(0)21-641 183 06 info.cn@flexlink.com India FlexLink Systems India Pvt. Ltd. Gurgaon +91-124 427 8844 info.in@flexlink.com Indonesia PT FlexLink Systems Jakarta +62 21 3904335 info.id@flexlink.com Russia FlexLink Systems LLC St. Petersburg +7-(812)-318 00 75 info.ru@flexlink.com Singapore FlexLink Systems Pte Ltd Singapore +65-6842 5855 info.sg@flexlink.com USA Main office FlexLink Systems, Inc. Allentown, PA +1 (610) 973-8200 info.us@flexlink.com South FlexLink Systems, Inc. Greenville, SC +1 (864) 335-0550 Czech Republic FlexLink Systems Praha +420-226 202 215 info.cz@flexlink.com Italy FlexLink Systems S.p.A. Rivoli +39-011-9518 411 info.it@flexlink.com Spain FlexLink Systems España, S.L. Barcelona +34-93-680 41 00 info.es@flexlink.com West FlexLink Systems, Inc. Richardson, TX +1 (972)-708-1856 Finland FlexLink Systems Helsinki +358-40-658 3030 info.fi@flexlink.com Japan Tsubaki FlexLink Co. Tokyo +81(0)3-5793 7141 info.jp@flexlink.com Sweden FlexLink AB, Sales Unit Nordic Göteborg +46-(0)31-337 31 00 info.se@flexlink.com ZDOBĄDŹ PRZEWAGĘ NAD KONKURENCJĄ! FlexLink dostarcza rozwiązania w zakresie zautomatyzowanego przebiegu produkcji dla procesów wytwórstwa, montażu, testowania i pakowania. Z globalną siecią lokalnych oddziałów i partnerów w ponad 60 krajach jesteśmy zaledwie na wyciągnięcie ręki. Odwiedź: www.flexlink.com FL2101-PO Copyright 2013 FlexLink