Warszawa,18.09.2012r. Forum Darczyńców w Polsce ul. Sapieżyńska 10a 00-215 Warszawa Zapytanie ofertowe nr 3/POKL Zapytanie ofertowe nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późń. zm). Do niniejszego zapytania ofertowego zastosowana jest procedura Zasad konkurencyjności zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. W związku z realizacją przez Forum Darczyńców w Polsce projektu pt. Podwyższenie jakości realizacji zadań publicznych przez fundacje korporacyjne w Polsce współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego nr projektu UDA-POKL.05.04.02-00-C49/11-09, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zapraszamy do złożenia ofert w trybie zapytania ofertowego na wykonanie zamówienia. 1. Przedmiot zamówienia: a) Kod CPV 70220000-9 - usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne b) Kod CPV 55300000-3 usługi restauracyjne dotyczące podawania posiłków 2. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wynajem sal w centrum konferencyjnym na: konferencje, zjazdy, seminaria i szkolenia na potrzeby projektu Podwyższenie jakości realizacji zadań publicznych przez fundacje korporacyjne w Polsce. a) Sala na 2 konferencje w listopadzie 2012 oraz w maju 2015. Szczegółowy opis sali: - sala na 80 osób, krzesła w rzędach, bez stolików, ustawienie jak w teatrze, o min powierzchni 140 m 2 - miejsce dla panelistów: 5 osób za stołem, przodem do publiczności dla każdego mikrofon - jeden pulpit (dla prelegenta mówiącego na stojąco) z mikrofonem - dodatkowo 2 mikrofony bezprzewodowe (dla publiczności) - system tłumaczenia symultanicznego (kabina dla tłumaczy integralna z salą) - słuchawki dla 40 osób - nagrywanie konferencji audio (orator i tłumaczenie na polski) -odpowiednie oświetlenie sali: dostęp światła dziennego z możliwością pełnego zasłonięcia jego -zapewnienie dodatkowego pomieszczenia na przerwy kawowe i obiadową w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej bez konieczności wychodzenia uczestników z budynku. -ponadto oferent umożliwia zamawiającemu oznakowanie sali zgodnie z wytycznymi dotyczącymi - konferencja trwa 8 godzin b) Sala na 2 zjazdy w grudniu 2012 oraz w lutym 2015. Szczegółowy opis sali : - sala na 40 osób, krzesła w kole, bez stolików, ustawienie warsztatowe, o min powierzchni 80 m 2 - flipczart (+ kartki + markery) -odpowiednie oświetlenie sali: dostęp światła dziennego z możliwością pełnego zasłonięcia jego 1
-zapewnienie dodatkowego pomieszczenia na przerwy kawowe i obiadową w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej bez konieczności wychodzenia uczestników z budynku -ponadto oferent umożliwia zamawiającemu oznakowanie sali zgodnie z wytycznymi dotyczącymi -zjazd trwa 8 godzin c) Sala na 8 seminariów - 4 seminaria w 2013 r. oraz 4 seminaria w 2014 r. Szczegółowy opis sali: - sala na 80 osób, krzesła w rzędach, bez stolików, jak w teatrze, o min powierzchni 140 m 2 - miejsce dla panelistów: 5 osób za stołem, przodem do publiczności dla każdego mikrofon - jeden pulpit (dla prelegenta mówiącego na stojąco) z mikrofonem - dodatkowo 2 mikrofony do ręki (dla publiczności) - system tłumaczenia symultanicznego (kabina dla tłumaczy integralna z salą) - słuchawki dla 40 osób - nagrywanie seminarium audio (orator i tłumaczenie na polski) - odpowiednie oświetlenie sali: dostęp światła dziennego z możliwością pełnego zasłonięcia jego dostępu oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodną i bezpieczną pracę dla wzroku - zapewnienie dodatkowego pomieszczenia na przerwy kawowe i obiadową w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej bez konieczności wychodzenia uczestników z budynku - ponadto oferent umożliwia zamawiającemu oznakowanie sali zgodnie z wytycznymi dotyczącymi - seminarium trwa 5 godzin. d) sala na 8 szkoleń - 4 szkolenia w 2013 r. oraz 4 szkolenia w 2014 r. Szczegółowy opis sali: - 1 duża sala na 40 osób, krzesła w kole, bez stolików, ustawienie warsztatowe, o min. powierzchni 80 m 2-2 sale dla 20 osób, krzesła w kole, bez stolików, ustawienie warsztatowe (dopuszczamy podział dużej sali na 2) każda o min. powierzchni 40 m 2 - flipczart (+ kartki + markery) - odpowiednie oświetlenie sali: dostęp światła dziennego z możliwością pełnego zasłonięcia jego - zapewnienie dodatkowego pomieszczenia na przerwy kawowe i obiadową w bezpośrednim sąsiedztwie sali szkoleniowej / sal szkoleniowych bez konieczności wychodzenia uczestników z budynku. - ponadto oferent umożliwia zamawiającemu oznakowanie sali zgodnie z wytycznymi dotyczącymi - szkolenie trwa 8 godzin 3. Oferent musi posiadać stronę internetową zarówno w języku polskim jak i angielskim. Jest to warunek konieczny ze względu na gości z zagranicy. Dodatkowy język będzie dodatkowym atutem. 4. Procedura i kryterium oceny sal: a) Zamówienie udzielone jest w trybie zapytania ofertowego. 2
b) Zamawiający przyjmuje następujące kryteria oceny oferty: Cena brutto 60 pkt. C = (C min/c1) x 60 gdzie: C - liczba punktów przyznanych za daną ofertę C min - najniższa cena brutto zaoferowana w odpowiedzi na ofertę C1 cena brutto rozpatrywanej oferty Doświadczenie w organizacji konferencji, szkoleń, zjazdów, seminariów 40 pkt. D=(D1/Dmax)*40 D - liczba punktów przyznanych danej ofercie. D1 liczba punktów przyznanych za doświadczenie, Dmax - największa liczba punktów przyznanych za doświadczenie 5. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie cateringu na konferencje, zjazdy, seminaria i szkolenia na potrzeby projektu Podwyższenie jakości realizacji zadań publicznych przez fundacje korporacyjne w Polsce. a) catering na 2 konferencje w listopadzie 2012 oraz w maju 2015 szczegółowy opis cateringu: - catering dla 80 osób uzupełniane na bieżąco obsługa kelnerska w trakcie przerw oraz obiadu) b) catering na 2 zjazdy w grudniu 2012 oraz w lutym 2015 szczegółowy opis cateringu: - catering dla 42 osób c) Catering na 8 seminariów - 4 seminaria w 2013 r. oraz 4 seminaria w 2014 r. szczegółowy opis cateringu: - catering dla 80 osób, - obiad dla uczestników - pierwsze danie: d) Catering na 8 szkoleń- 4 szkolenia w 2013 r. oraz 4 szkolenia w 2014 r. szczegółowy opis cateringu: - catering dla 42 osób 6. Procedura i kryterium oceny cateringu: c) Zamówienie udzielone jest w trybie zapytania ofertowego. d) Zamawiający przyjmuje następujące kryteria oceny oferty: Cena brutto 60 pkt. C = (C min/c1) x 60 gdzie: C - liczba punktów przyznanych za daną ofertę 3
C min - najniższa cena brutto zaoferowana w odpowiedzi na ofertę C1 cena brutto rozpatrywanej oferty Doświadczenie w obsłudze konferencji, szkoleń, zjazdów, seminariów 40 pkt. D=(D1/Dmax)*40 D- liczba punktów przyznanych danej ofercie. D1 liczba punktów przyznanych za doświadczenie, Dmax - największa liczba punktów przyznanych za doświadczenie 7. Metodologia wyboru najlepszej oferty: Zamówienie zostanie udzielone temu oferentowi, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę cenową i wykaże się największym doświadczeniem. Przed zawarciem umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą. Suma punktów, jaką można zdobyć wynosi 200 punkty będą sumowane z oceny sali oraz cateringu. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, jeśli okaże się, że Wykonawca nie spełnia kryteriów określonych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość obejrzenia sal przez ostatecznym wyborem wykonawcy. 8. Warunku udziału w postępowaniu: O udział w postępowaniu mogą ubiegać się oferenci spełniający następujące warunki: a) Posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. b) Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia, dysponowanie potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia oraz sytuacja ekonomiczna umożliwiająca wykonanie zamówienia. c) Akceptacja treści zamówienia - złożenie oferty jest uznawane za akceptacje treści zamówienia. d) Brak powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na: - uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadaniu, co najmniej 10% udziałów lub akcji; - pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 9. Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert: a) Oferty można składać w formie papierowej lub elektronicznej na adres: Forum Darczyńców w Polsce, ul. Marszałkowska 62 lok. 6, 00 545 Warszawa lub w formie elektronicznej na adres: agatat@forumdarczyncow.pl, podając w tytule numer zapytania. Ofertę należy przesłać do 02.10.2012r. włącznie. b) Oferty założone po terminie nie zostaną rozpatrzone. c) Przy wyborze najkorzystniejszej oferty będą brane pod uwagę wyłącznie oferty złożone na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do zapytania ofertowego. d) Nie dopuszcza się składania ofert częściowych tylko na sale bądź tylko na catering 10. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty: a) Wypełniony (i podpisany) formularz oferty (Załącznik nr 1) b) Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 2) c) Dokumenty poświadczające doświadczenie oferenta w organizacji konferencji, szkoleń współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej oraz rekomendacje. Informacja o liczbie konferencji, szkoleń w ciągu ostatnich 2 lat, w tym liczba gości. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie www.forumdarczyncow.pl oraz w biurze projektu Podwyższenie jakości realizacji zadań publicznych przez fundacje korporacyjne w Polsce. 4
5