INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA PORTALU KOMUNIKACYJNEGO BGK ZLECENIA w zakresie wniosków o wypłatę ze środków Krajowego Funduszu Drogowego Warszawa, kwiecień 2015 r.
Spis treści WSTĘP... 3 I. INFORMACJE OGÓLNE O SYSTEMIE... 5 II. OZNACZENIA PRZYCISKÓW, PÓL DANYCH, ZAWARTOŚĆ FORMATEK... 8 III. ZŁOŻENIE NOWEGO WNIOSKU... 13 IV. PODPISANIE WNIOSKU... 22 V. ODRZUCENIE WNIOSKU PRZEZ OSOBY PODPISUJĄCE NA PORTALU ZEWNĘTRZNYM. 26 VI. ANULOWANIE WNIOSKU... 29 VII. KOREKTA WNIOSKU ZWRÓCONEGO Z BANKU... 31 VIII. PACZKA... 32 IX. GENEROWANIE DOKUMENTÓW... 35 X. PRZEKSIĘGOWANIE WNIOSKU GDDKIA, KTÓRY ZOSTAŁ ZREALIZOWANY PRZEZ BANK I POSIADA STATUS TRANSAKCJA ZREALIZOWANA... 38 2 /41
WSTĘP Instrukcja przeznaczona jest dla Użytkowników uczestniczących w procesie obsługi wniosków o wypłatę ze środków Krajowego Funduszu Drogowego (KFD) rozpoczynających pracę w portalu komunikacyjnym BGK - ZLECENIA. Zawiera opis informacji oraz funkcji dostępnych w systemie. W celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania sytemu BGK - ZLECENIA, urządzenia i programy komputerowe zainstalowane w jednostkach Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad (GDDKiA) powinny spełniać następujące wymagania techniczne: 1) oprogramowanie komputera: MS Windows XP SP 2/SP 3, MS Windows Vista, MS Windows 7, 2) procesor zgodny z architekturą x86 o częstotliwości taktowania 1,5 GHz lub wyższej, 3) pamięć operacyjna (RAM) o pojemności: a) 1 GB lub większej dla systemów 32-bitowych, b) 2 GB lub większej dla systemów 64-bitowych. 4) monitor o rozdzielczości 1024x768 lub większej, 5) wolne miejsce na dysku twardym 200 MB), 6) połączenie z Internetem (przepustowość minimum 256 kbit/s, rekomendowane 512kbit/s), 7) jedna z następujących przeglądarek internetowych w wersji wskazanej lub nowszej: a) MS Internet Explorer 8.0, b) Mozilla Firefox 3, c) Opera 11, d) Chrome 12, e) Safari 4; 8) Do prawidłowego przekopiowania danych z innych systemów/dokumentów do formatek systemu zalecamy stosowanie czcionek: Arial, Tahoma, Times New Roman, Garamond, Myriad, Calibri, używa się wyłącznie dużych liter, 9) zainstalowane środowisko uruchomieniowe Java (może występować pod nazwą Java Runtime, Runtime Environment, Runtime, JRE, Java Virtual Machine, maszyna wirtualna Java, Java VM, JVM, VM, Java Download, pobieranie środowiska Java - minimum Java 6 lub 1.6 wg innej nomenklatury), 10) wolny port USB w komputerze w celu zainstalowania czytnika kart GEM PCTwin lub HID Omnikey, 11) sterowniki do czytnika przekazane przez Bank, 12) siła szyfrowania przeglądarki internetowej 128 bitowa, 13) konfiguracja przeglądarki zezwalająca na obsługę cookie (tymczasowego) i uruchamianie apletów. Wszystkie sesje Użytkowników z portalem BGK - Zlecenia są szyfrowane za pomocą protokołu Transport Layer Security (TLS). Bankowy serwer WWW posiada certyfikat cyfrowy. Wniosek jest zabezpieczony przed modyfikacją w czasie transmisji pomiędzy Użytkownikiem a Bankiem (algorytm skrótu SHA i podpis RSA kartą mikroprocesorową). Uwierzytelnianie Użytkownika odbywa się poprzez podanie Nazwy Użytkownika (loginu) i Hasła. Autoryzacja zlecenia (operacja aktywna powodująca przekazanie zlecenia do Banku) wykonywana jest kartą mikroprocesorową. Użytkownik we wniosku o nadanie dostępu do 3 /41
portalu komunikacyjnego BGK - Zlecenia określa liczbę wymaganych podpisów do autoryzacji zlecenia płatności, przy czym należy pamiętać o tym, że osoby wykazane w pierwszej kolumnie Karty wzorów podpisów stanowiącej załącznik nr 2 do Umowy o świadczenie usług w portalu komunikacyjnym BGK Zlecenia w zakresie obsługi wniosków o wypłatę ze środków Krajowego Funduszu Drogowego (KFD) w systemie będą otrzymywały zlecenie do podpisu jako pierwsze ( na pierwszą rękę ). Po 10-minutowej bezczynności na portalu BGK - Zlecenia sesja Użytkownika jest przerywana. Użytkownik musi powtórzyć procedurę uwierzytelniania tzn. ponownie podać Nazwę Użytkownika i Hasło (zabezpieczenie na wypadek pozostawienia uruchomionej przeglądarki). Nazwa Użytkownika (login) przekazywana jest przez Bank za potwierdzeniem odbioru osobie upoważnionej z GDDKiA, a hasło do pierwszego logowania Użytkownik otrzymuje z Banku e- mailem. Przy pierwszym logowaniu do portalu BGK - Zlecenia system wymusza zmianę hasła (zgodnie z zasadami bezpieczeństwa w systemie wprowadzone zostały reguły budowy hasła. Reguły te określają długość hasła minimum 8 znaków oraz konieczność użycia w haśle dużej litery oraz cyfry). Wykonanie 3 kolejnych nieudanych prób uwierzytelnienia powoduje czasowe zablokowanie dostępu Użytkownika do portalu BGK - Zlecenia na 20 minut. Wykonanie 5 kolejnych nieudanych prób uwierzytelnienia powoduje zablokowanie dostępu Użytkownika do portalu BGK - Zlecenia (zabezpieczenie przed próbą zgadywania kodu). Możliwe jest samodzielne resetowanie hasła przez użytkownika. Hasło może być zresetowane w przypadku jego zapomnienia lub po zablokowaniu konta na skutek wielokrotnego podania nieprawidłowego hasła. Do zresetowania hasła wymagane jest podanie swojego loginu do systemu i przepisanie kodu z obrazka. Użytkownik bezpośrednio po skorzystaniu z funkcjonalności zmiany hasła na zdefiniowany w systemie adres e-mail otrzyma wiadomość, dzięki której będzie mógł wygenerować nowe hasło tymczasowe do systemu (wymagana zmiana hasła przy pierwszym logowaniu). Lub zgłoszenie tego problemu do Help Desk-u Banku (tel. nr 022 599 88 88 w dniach roboczych w godz. 8.00 16.00) lub na adres poczty elektronicznej bgkzleceniakfd@bgk.pl. Parametry określające czas bezczynności na portalu BGK - Zlecenia oraz liczbę dopuszczalnych błędnych logowań są ustawiane przez Bank. W przypadku trzykrotnego podania błędnego Numeru PIN Karta identyfikacyjna do BGK ZLECENIA zostaje zablokowana. Odblokowanie Karty identyfikacyjnej następuje po wprowadzeniu przez Użytkownika Numeru PUK. W przypadku pięciokrotnego podania błędnego Numeru PUK Karta identyfikacyjna do BGK ZLECENIA zostaje trwale zablokowana i konieczne jest dokonanie jej wymiany. Wydanie nowej Karty identyfikacyjnej dla Użytkowników następuje na podstawie pisma Generalnego Dyrektora. 4 /41
I. INFORMACJE OGÓLNE O SYSTEMIE 1. Logowanie i główne menu Aby zalogować się do systemu BGK - Zlecenia należy w przeglądarkę internetową (zalecana przeglądarka Microsoft Internet Explorer wersja 8.0) wpisać adres strony https://www.zleceniaplatnosci.bgk.pl/, na ekranie ukaże się okno umożliwiające zalogowanie się do systemu (Rys. 1). Użytkownik przy uruchamianiu aplikacji musi podać swoją nazwę (w polu Login ) i hasło (w polu Hasło ), a następnie kliknąć przycisk Zaloguj. Uruchomiony zostanie system identyfikacji użytkownika. System sprawdza hasło użytkownika, a następnie otwiera główne okno aplikacji. Jeżeli użytkownik nie ma przyznanego prawa dostępu, to aplikacja nie zostanie uruchomiona. W przypadku, gdy Użytkownik ma dostęp do kilku Oddziałów, odznaczenie checkboxa Użyj domyślnego scenariusza podświetli listę dostępnych dla Użytkownika Oddziałów. Rys. 1 2. Po pozytywnym zalogowaniu otwiera się główne okno programu (Rys. 2). Górna część formularza zawiera nazwę aplikacji (z lewej strony) oraz informacje o zalogowanym użytkowniku (z prawej strony). 5 /41
Rys. 2 Poniżej części informacyjnej znajdują się: a. Obszar parametrów wyszukiwania dla puli Moje wnioski (Rys. 3) i Wnioski (Rys. 4) dostępne są w tym miejscu parametry wyszukiwania, które umożliwiają wyszukanie wniosków wg wprowadzonych kryteriów (po prawej stronie znajduje się suwak umożliwiający wybór innych kryteriów wyszukiwania); Rys. 3 Rys. 4 b. Obszar Moje wnioski, w którym znajdują się aktualnie przypisane do zalogowanego użytkownika wnioski. Rys. 5 6 /41
c. Obszar Wnioski, w którym znajdują się wszystkie wnioski dostępne dla danego profilu użytkownika. Z listy wniosków można podejrzeć każdy wniosek i w zależności od nadanych uprawnień podjąć wniosek do dalszej realizacji. Rys. 6 W przypadku gdy użytkownik zatrzyma wnioski w puli Moje wnioski (np. nieobecność pracownika) - Rys. 5, a zaistnieje konieczność przekazania wniosków z ww. puli do ogólnej puli Wniosków (Rys. 6), to użytkownik (podpis I i podpis II) zgłasza tą potrzebę na adres bgkzleceniakfd@bgk.com.pl. 7 /41
II. OZNACZENIA PRZYCISKÓW, PÓL DANYCH, ZAWARTOŚĆ FORMATEK 1. W aktualnej wersji aplikacji obowiązują następujące oznaczenia przycisków i ikonek funkcyjnych: Przycisk umożliwiający anulowanie wprowadzanego wniosku Przycisk umożliwiający przejście do kolejnego ekranu Przycisk umożliwiający dodanie nowego załącznika Przycisk umożliwia wykonanie korekty wniosku zwróconego z Banku Przycisk uruchamiający utworzenie nowego wniosku Przycisk umożliwia zwrot wniosku do puli wspólnej Przycisk umożliwiający odrzucenie wniosku Przycisk uaktualnia listę wniosków Przycisk umożliwia podpisanie więcej niż jednego wniosku na raz Przycisk umożliwiający podjęcie wniosku, otwiera okno obsługi wniosku w trybie edycji Przycisk umożliwiający podpisanie wniosku Przycisk umożliwiający wybór załącznika Przycisk umożliwiający przekazanie do podpisu Przycisk umożliwiający dokonanie zmian we wniosku danych, dla których takich zmian można dokonać Przycisk umożliwiający aktualizację sumy, ilości Przycisk uruchamiający wyszukiwanie wg uprzednio wpisanych parametrów Przycisk umożliwiający powrót do poprzedniego ekranu Przycisk kasujący wprowadzone wartości parametrów Przycisk umożliwia wydrukowanie Przycisk zamykający bieżące okno Przycisk umożliwiający zamknięcie paczki Przycisk zapisujący wprowadzone zmiany 8 /41
Przycisk umożliwiający zapisanie i zamknięcie bieżącego okna Przycisk umożliwiający rozwinięcie i zwinięcie obszaru parametrów 2. Dane są wpisywane za pomocą formularzy. Formularze zawierają pola danych do wypełnienia. Ze względu na sposób wypełniania wyróżniane są trzy typy pól: pola wymagane są to pola kluczowe, wymagane do prawidłowego funkcjonowania aplikacji. Jeżeli pola te nie zostaną wypełnione, próba zapisania wraz z zatwierdzeniem danych spowoduje wyświetlenie komunikatu o błędzie. Każde pole jest opisane czerwonym kolorem i oznaczone czerwoną gwiazdką. pola opcjonalne pola te mogą pozostać niewypełnione. pola systemowe są to pola niedostępne dla operatora, wypełniane przez program w zależności od wykonywanych operacji. Jako przykład mogą tu posłużyć: identyfikator Banku, osoba wprowadzająca wniosek. Pola dzielą się również w zależności od formatu na: pola numeryczne zawierają dane liczbowe. Właściwym znakiem dziesiętnym jest przecinek; pola typu data Do podania daty można wykorzystać okno kalendarza wywoływane kliknięciem ikony.format daty to rrrr-mm-dd gdzie, rrrr oznacza rok, mm miesiąc cyframi arabskimi, dd - oznacza dzień. pola alfanumeryczne zawierają dowolny tekst, nie jest sprawdzany format, mogą mieć jedynie ograniczoną długość; Niektórych pól w formularzach nie można wypełnić dowolnym tekstem. Możliwe jest jedynie wybranie pozycji ze słownika. Zawartości słowników są dostępne w postaci list, rozwijanych po kliknięciu w symbolu pola listy rozwijalnej ( ). Jeżeli wypełniony formularz zawiera błędne dane lub pola wymagane nie zostały wypełnione, na ekranie zostanie wyświetlony komunikat o błędzie. Należy wówczas powrócić do wpisywania danych. Po wypełnieniu formularza dane można zatwierdzić (jednocześnie zapisując do bazy) lub anulować (rezygnując w całości z dokonanych zapisów). 3. Opis pól danych wniosku wprowadzanych/wybieranych przez użytkownika: a. Dane identyfikacyjne wniosku: i. Identyfikator Bank - nadawany automatycznie (pole niemodyfikowalne) 9 /41
ii. Numer wniosku GDDKiA symbol tekstowy, wprowadzany bez kontroli zawartości iii. Data rejestracji automatycznie podstawiana data bieżąca (pole niemodyfikowalne) iv. Rok planu finansowego automatycznie podstawiony plan finansowy na dany rok z możliwością wprowadzenia ewentualnych zmian do planu v. Osoba rejestrująca wniosek pole automatycznie wypełniane na podstawie loginu użytkownika (pole niemodyfikowalne) vi. GDDKiA pole automatycznie wypełniane na podstawie loginu użytkownika (pole niemodyfikowalne) b. Dane beneficjenta (zawartość pól zróżnicowana w zależności od typu beneficjenta): i. Osoba fizyczna Imię imię beneficjenta (max. 50 znaków) Nazwisko nazwisko beneficjenta (max. 50 znaków) Ulica - nazwa ulicy z adresu siedziby beneficjenta (max. 50 znaków) Numer budynku - z adresu siedziby beneficjenta (max. 20 znaków) Numer lokalu - z adresu siedziby beneficjenta (max. 20 znaków) Kod pocztowy - z adresu siedziby beneficjenta (max.10 znaków) Poczta z adresu siedziby beneficjenta (max. 50 znaków) Miejscowość - z adresu siedziby beneficjenta (max. 50 znaków) Rachunki numer rachunku, na który ma zostać wykonana płatność (pole wymagane zgodne z regułami walidacji NRB); numer rachunku powinien być podany w formacie IBAN. Dla rachunków polskich należy pominąć symbol kraju. UWAGA! Rachunki zagraniczne nie podlegają walidacji NRB (mogą zawierać także litery). ii. Firma NIP numer NIP beneficjenta Nazwa nazwa beneficjenta (max. 70 znaków) Ulica - nazwa ulicy z adresu siedziby beneficjenta (max. 50 znaków) Numer budynku z adresu siedziby beneficjenta (max. 20 znaków) Numer lokalu - z adresu siedziby beneficjenta (max. 20 znaków) Kod pocztowy - z adresu siedziby beneficjenta (max. 10 znaków) Poczta z adresu siedziby beneficjenta (max. 50 znaków) Miejscowość - z adresu siedziby beneficjenta (max. 50 znaków) Rachunki numer rachunku, na który ma zostać wykonana płatność (pole wymagane zgodne z regułami walidacji NRB); numer rachunku powinien być podany w formacie IBAN. Dla rachunków polskich należy pominąć symbol kraju. UWAGA! 10 /41
Rachunki zagraniczne nie podlegają walidacji NRB (mogą zawierać także litery). iii. Urząd Skarbowy Miejscowość - z adresu siedziby US Nazwa US właściwy US, do którego składana jest płatność Numer rachunku US właściwy dla przekazywanej płatności Podatek lokalny pole niewymagalne Typ identyfikatora uzupełniającego zgodnie ze składaną deklaracją Identyfikator uzupełniający numer identyfikatora właściwy dla typu identyfikatora Okres za jaki składana jest deklaracja (UWAGA! format okresu RRTXXxx) Symbol formularza właściwy dla składanej deklaracji Identyfikacja zobowiązania zgodnie z deklaracją iv. ZUS Nr rachunku ZUS właściwy dla przekazywanej płatności NIP Płatnika Typ drugiego identyfikatora właściwy dla Płatnika Drugi identyfikator Płatnika, właściwy dla typu drugiego identyfikatora Typ wypłaty właściwy dla składanej deklaracji Deklaracja właściwa dla danej płatności (UWAGA! format deklaracji MMRRRR) Numer deklaracji właściwy dla składanej deklaracji Numer decyzji właściwy dla składanej deklaracji c. Dane wniosku: i. Kwota kwota wniosku ii. Waluta wniosku kod waluty, której dotyczy wniosek należy wybrać z listy rozwijalnej; dla beneficjenta typu: Urząd Skarbowy, ZUS automatycznie podstawia się PLN. iii. Waluta przelewu - kod waluty, w której ma być realizowany przelew; należy wybrać z listy rozwijalnej; dla beneficjenta typu: Urząd Skarbowy, ZUS automatycznie podstawia się PLN. iv. Kod SWIFT - w przypadku wyboru waluty innej niż PLN. v. Termin płatności data płatności wg wnioskodawcy. vi. Kwartał realizacji podstawia się automatycznie, z zastrzeżeniem edytowalności. Wybrana wartość oznacza kwartał, w którym przypada termin realizacji płatności. vii. Tytuł przelewu - zawiera pola z informacjami o tytule płatności (np. faktura). Pierwsze z nich jest wypełniane stałym kodem płatności pł GDDKIA. drugie umożliwia wprowadzenie przez użytkownika opisu transakcji (140 znaków). viii. Zadanie w planie finansowym wybór wartości z listy rozwijalnej. 11 /41
ix. Zaszeregowanie - nazwa zaszeregowania. Wypełnianie odbywa się poprzez wybór nazwy zaszeregowania ze słownika. x. Koszt wybór wartości ze słownika (kwalifikowany, niekwalifikowany). xi. Projekt unijny należy wybrać z listy rozwijalnej. UWAGA!: Jeżeli na liście projektów unijnych nie występuje numer projektu, który dotyczy rejestrowanego wniosku, osoba z karty wzorów podpisów zgłasza numer projektu unijnego oraz nazwę inwestycji (której dotyczy projekt) drogą elektroniczną na adres bgkzleceniakfd@bgk.pl. xii. Źródło finansowania wybór wartości z listy rozwijalnej. xiii. Priorytet pozostawić wartość domyślną normalny. d. Załączniki: miejsce, w którym należy załączyć wymagane dokumenty. 12 /41
III. ZŁOŻENIE NOWEGO WNIOSKU 1. Z formatki Moje wnioski należy wybrać przycisk Rys. 7 Uwaga: Wszystkie pola obowiązkowe zaznaczone są kolorem czerwonym i gwiazdką. W przypadku nie uzupełnienia takiego pola danymi pojawi się komunikat ostrzegawczy o niewypełnieniu lub błędnym wypełnieniu pola. Po zatwierdzeniu komunikatu obok takiego pola pojawia się *wymagane. 2. Pojawi się ekran Dane identyfikacyjne wniosku, na którym należy uzupełnić pola obowiązkowe, a następnie użyć przycisku Dane beneficjenta. w celu przejścia do kolejnego ekranu Rys. 8 13 /41
3. Należy wybrać Typ beneficjenta z listy rozwijalnej (Rys. 9 i Rys. 10). Rys. 9 Rys. 10 4. W zależności od wyboru typu beneficjenta pojawiają się następujące ekrany: a. Osoba fizyczna Po wypełnieniu danych na formatce Dane beneficjenta oraz Dane wniosku zgodnie z ekranami przedstawionymi na Rys. 11 i Rys. 12 należy kliknąć przycisk. 14 /41
Rys. 11 Rys. 12 b. Firma po wypełnieniu danych na formatce Dane beneficjenta oraz Dane wniosku zgodnie z ekranami przedstawionymi na Rys. 13 i Rys. 14 należy kliknąć przycisk. 15 /41
Rys. 13 Rys. 14 16 /41
c. Urząd Skarbowy (US) po wypełnieniu danych na formatce Dane wniosku oraz Urzędu Skarbowego zgodnie z ekranami przedstawionymi na Rys. 15 należy kliknąć przycisk. Rys. 15 d. ZUS po wypełnieniu danych na formatce Dane wniosku oraz ZUS zgodnie z ekranami przedstawionymi na Rys. 16 należy kliknąć przycisk. 17 /41
Rys. 16 W przypadku wyboru waluty innej niż PLN pod polem waluta przelewu widnieje pole Kod Swift (Rys. 17). Rys. 17 18 /41
5. Dla wszystkich rodzajów beneficjenta, jako kolejny pojawia się ekran Załączniki, aby dodać załącznik należy kliknąć przycisk. Rys. 18 Aby dodać kolejny załącznik należy użyć przycisku. Rys. 19 6. Po wprowadzeniu wniosku i dodaniu załączników w celu przekazania wniosku do akceptacji/podpisu należy kliknąć przycisk. Pojawia się formatka wniosku z informacją o przekazaniu wniosku do I podpisu. System umożliwia wydruk pojedynczego formularza wypełnionego wniosku (prawy klawisz myszy lista poleceń, a następnie lewy klawisz myszy-po wybraniu polecenia drukuj ). Aby przejść do Listy wniosków należy użyć przycisku (Rys. 20). 19 /41
Rys. 20 20 /41
7. Na liście wniosków, wniosek pojawia się ze statusem Podpis I i oczekuje na podjęcie przez osobę posiadającą profil KFD / PZ Podpis I. Rys. 21 21 /41
IV. PODPISANIE WNIOSKU 1. Osoba posiadająca profil KFD / PZ Podpis I podejmuje wniosek ze statusem Podpis I do Moich wniosków, klikając na przycisk Rys. 22 2. Pojawia się formatka z danymi identyfikacyjnymi wniosku. 22 /41
Rys. 23 3. W przypadku konieczności wpisania komentarza należy wpisać tekst (max. 250 znaków) w polu Uwagi a następnie kliknąć myszą na dowolnym miejscu na ekranie pojawią się dane osoby wpisującej uwagę. Rys. 24 4. Po weryfikacji należy wybrać przycisk Podpisz (Rys. 24). Pojawia się okienko Podpisz wniosek, w którym należy wybrać przycisk. 23 /41
Rys. 25 5. W okienku do wprowadzenia kodu PIN należy wpisać numer PIN oraz użyć karty identyfikacyjnej, a następnie zatwierdzić OK. Rys. 26 6. Aby przekazać wniosek do drugiego podpisu należy wybrać przycisk. 24 /41
Rys. 27 7. W przypadku konieczności podpisania wniosku przez drugą osobę, należy podjąć właściwy wniosek z listy wniosków powinien on posiadać status Podpis II. Wniosek taki może podjąć osoba posiadająca profil KFD / PZ Podpis II. Ścieżka podpisania jest analogiczna jak przy podpisie I. Pojawia się ekran informujący o podpisaniu wniosku i przekazaniu do BGK. Rys. 28 8. Przekazane do Banku wnioski otrzymują status BGK weryfikacja wniosku. Rys. 29 25 /41
V. ODRZUCENIE WNIOSKU PRZEZ OSOBY PODPISUJĄCE NA PORTALU ZEWNĘTRZNYM 1. Jeżeli w wyniku podjęcia wniosku z puli wniosków ze statusem Podpis I przez użytkownika posiadającego profil KFD / PZ Podpis I lub ze statusem Podpis II przez użytkownika posiadającego profil KFD / PZ Podpis II oraz weryfikacji tego wniosku, konieczne jest jego odrzucenie, należy wpisać powód odrzucenia (max. 250 znaków) w polu Uwagi, a następnie z formatki wybrać przycisk. 26 /41
Rys. 30 2. W wyniku wyboru przycisku, wniosek powraca do pierwszej strony, z której należy wybrać przycisk. Rys. 31 27 /41
3. Wniosek odrzucony powraca do puli wniosków ze statusem Wprowadzenie danych z określeniem ODRZUCONY w kolumnie Uwagi. Rys. 32 4. Wniosek może zostać podjęty, zmodyfikowany i przekazany ponownie do podpisu. 28 /41
VI. ANULOWANIE WNIOSKU Uwaga: Wniosek można anulować tylko z poziomu profilu Wprowadzanie danych. Jeśli wniosek został przekazany do podpisu, a powinien być anulowany, należy go odrzucić zgodnie z punktem V, a następnie anulowania dokonuje osoba z profilem Wprowadzanie danych. 1. Anulowania wniosku można dokonać poprzez użycie przycisku, z poziomu każdej strony wprowadzanego/ odrzuconego wniosku (Rys. 33). Rys. 33 2. W wyniku anulowania wniosku pojawia się ekran z danymi wniosku, który należy zamknąć używając przycisku. 3. Wniosek pokazuje się w puli wniosków ze statusem Wniosek anulowany (Rys. 34). Rys. 34 29 /41
UWAGA! W przypadku konieczności dokonania anulowania wniosków wprowadzonych do systemu BGK Zlecenia i przekazanych do Banku Gospodarstwa Krajowego (podpisanych przez 2 upoważnione osoby), należy przesłać do Banku pismo dotyczące ww. anulowania najpóźniej do godz. 14.00, na jeden dzień roboczy przed datą realizacji. Pisma podpisane przez 2 osoby z karty wzorów podpisów należy wysyłać na numer fax-u 22 627 03 82, bądź scan pisma drogą elektroniczną na adres bgkzleceniakfd@bgk.pl, a jego oryginał przesłać pocztą na adres Banku. 30 /41
VII. KOREKTA WNIOSKU ZWRÓCONEGO Z BANKU 1. W puli wniosków, wniosek zwrócony z Banku do korekty pokazuje się ze statusem Do korekty z określeniem KOREKTA w kolumnie Uwagi. Rys. 35 2. Aby wykonać modyfikację wniosku należy wniosek podjąć przez użytkownika posiadającego profil KFD / PZ Wprowadzanie danych. Pojawi się formatka z informacją podającą powód przekazania do korekty. Aby dokonać zmian należy użyć przycisk. Rys. 36 3. Procesowanie wniosku odbywa się jak przy wprowadzaniu nowego wniosku z tą różnicą, że na pierwszej stronie pojawia się informacja o przyczynie odrzucenia. Rys. 37 31 /41
VIII. PACZKA 1. Tworzenie paczki rozpoczynamy od zaznaczenia checkbox w puli wniosków przy wybranych wnioskach lub użycie przycisku. Paczka do podpisu tworzona jest przez użytkowników posiadających profile do podpisu: KFD / PZ Podpis I lub KFD / PZ Podpis II. Jeżeli paczkę utworzy użytkownik o profilu KFD / PZ Podpis I do dalszego podpisywania przechodzi już paczka. Rys. 38 2. Wnioski zostają przeniesione do puli Moje wnioski. Aby stworzyć paczkę z zaznaczonych wniosków należy wybrać przycisk. Rys. 39 3. Pojawia się ekran z wnioskami. Klikając w Otwórz wniosek można podejrzeć wybrane wnioski. Aby wniosek usunąć z paczki należy wybrać. 32 /41
Rys. 40 4. Po usunięciu wniosku należy użyć przycisku, który uaktualni wartości kwot i liczby wniosków. Rys. 41 5. Podpisana na I podpis paczka (podpisanie paczki odbywa się analogicznie jak podpisanie pojedynczego wniosku) pojawia się w puli wniosków ze statusem Podpis II. 33 /41
Rys. 42 6. Wniosek, który został z paczki usunięty pozostaje w puli Moje wnioski. Rys. 43 7. Podpis II dla paczki odbywa się analogicznie jak dla pojedynczego wniosku. 34 /41
IX. GENEROWANIE DOKUMENTÓW 1. Aby wygenerować dokument należy ustawić się na zakładce KFD, wówczas pojawią się zakładki do wyboru. Należy wybrać Załączniki do wniosków. Rys. 44 2. Na liście pojawią się dokumenty. Rys. 45 3. Poprzez parametry wyszukiwania można wyszukać odpowiednią grupę dokumentów. W parametrze Typ pojawia się lista z której należy wybrać Potwierdzenie transakcji, Wnioski i Załączniki. 35 /41
Rys. 46 4. Po wprowadzeniu wszystkich parametrów wg, których chcemy wyszukać transakcje z dokumentami należy wybrać przycisk. Na liście pojawią się żądane wnioski. W przypadku drukowania pojedynczego wniosku należy zaznaczyć checbox znajdujący się przy wybranym wniosku. W przypadku wydruku zbiorczego dla wszystkich odszukanych wniosków należy rozszerzyć listę przy checbox znajdująca się na dolnym pasku- oznaczone zostaną wszystkie wnioski na stronie do wydruku. Rys. 47 36 /41
Rys. 48 5. Aby wydrukować dokumenty lub grupę dokumentów należy wybrać przycisk. Tworzy się plik w formacie pdf, który gotowy jest do wydruku. Rys. 49 37 /41
X. PRZEKSIĘGOWANIE WNIOSKU GDDKIA, KTÓRY ZOSTAŁ ZREALIZOWANY PRZEZ BANK I POSIADA STATUS TRANSAKCJA ZREALIZOWANA 1. Użytkownik o profilu KFD / PZ Wprowadzanie danych z puli wniosków podejmuje wniosek przeznaczony do przeksięgowania ze statusem Transakcja zrealizowana. Rys. 50 2. Pojawi się formularz danych identyfikacyjnych wniosku, na którym należy wybrać przycisk (Rys. 61). 38 /41
Rys. 51 3. Następnie pojawi się formatka z danymi wniosku, dla których można dokonać przeksięgowania (pola oznaczone kolorem czerwonym oraz podlegające modyfikacji). Użytkownik może dokonać kilku przeksięgowań z zaostrzeniem daty korekty. W przypadku, gdy było już dokonywane przeksięgowanie do wniosku, użytkownik może dokonać ponownego przeksięgowania poprzez użycia akcji dodaj - pojawią się pola przy przeksięgowaniu z kolejnym numerem. Kolejne przeksięgowanie uzależnione jest od daty korekty, tzn. w tym samym dniu nie można dokonać nowego/kolejnego przeksięgowania. Z racji rodzaju korekty wniosek może być procesowany: a. tylko przez GDDKiA (dla wniosków, które nie wymagają akceptacji w Banku): całościowej lub częściowej zmiany rodzaju wydatku (kwalifikowany, niekwalifikowany) całościowej lub częściowej zmiany zaszeregowania (np. wykonawcy robót, wykup nieruchomości ) całościowej lub częściowej zmiany numeru projektu (POIiŚ) b. standardowo przez GDDKiA oraz Bank (dla wniosków, które wymagają akceptacji Banku): 39 /41
całościowej lub częściowej zmiany numeru zadania ujętego w planie finansowym (wymaga przeksięgowania rejestrowanego) całościowej lub częściowej zmiany źródła finansowania (wymaga przeksięgowania rejestrowanego bądź realizowanego) całościowej lub częściowej oraz jednoczesnej zmiany numeru zadania ujętego w planie finansowym oraz zmiany źródła finansowania (wymaga przeksięgowania rejestrowanego bądź realizowanego) oraz po zakończeniu roku kalendarzowego następujących korekt dotyczących tego roku: całościowej lub częściowej zmiany rodzaju wydatku (kwalifikowany, niekwalifikowany) - wymaga przeksięgowania rejestrowanego całościowej lub częściowej zmiany zaszeregowania (np. wykonawcy robót, wykup nieruchomości ) - wymaga przeksięgowania rejestrowanego całościowej lub częściowej zmiany numeru projektu (POIiŚ) - wymaga przeksięgowania rejestrowanego 40 /41
Rys. 52 4. Procesowanie korygowanego wniosku odbywa się jak dla nowego wniosku (na formatce wniosku znajdować się będzie obszar dotyczący korekt). 5. Wniosek przekazany do Banku otrzymuje status Przeksięgowanie do akceptacji. Przeksięgowania zainicjonowane przez GDDKiA, które wymagają procesowania przez Bank mogą zostać: zaakceptowane przez Bank wniosek otrzymuje ponownie status Transakcja zrealizowana lub odrzucone przez Bank wniosek otrzymuje status Transakcja zrealizowana z określeniem ODRZUCONY w kolumnie uwagi. Opracowano w Banku Gospodarstwa Krajowego 41 /41