P R O C E D U R A Uruchamianie zamówień publicznych powyŝej 14.000 EURO PN-EN ISO 9001:2009 Nr procedury P-IV-02 Wydanie 7 1.0. CEL Celem niniejszej procedury jest określenie postępowania podczas uruchamiania zamówienia publicznego o wartości powyŝej 14.000 EURO. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta. 3.0. TERMINOLOGIA 3.1. SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ - SZJ (wg ISO 9001:2009) System zarządzania do kierowania i kontroli organizacji pod względem jakości. 3.2. DOKUMENT (wg ISO 9001:2009) Informacja i przekazujący ją nośnik 3.3. ZAPIS (wg ISO 9001:2009) Dokument, w którym podano uzyskane wyniki lub ewidencję przeprowadzonych działań. Imię i Nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ Agnieszka Kosmala 18.08.2009 r. SPRAWDZIŁ Michał Kaczmarczyk 18.08.2009 r. ZATWIERDZIŁ Ryszard Słoka 18.08.2009 r. Strona 1 z 6
4.0. PRZEBIEG REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI zaplanowanie w budŝecie wydziału zakupu towarów, usług lub robót budowlanych oraz zabezpieczenie środków finansowych (projekt budŝetu) 4.1 Dyrektor Wydziału/Kierownik Biura Przygotowuje wniosek o przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego i składa go w sekretariacie Biura ds. Zamówień Publicznych wraz z projektem umowy zaakceptowanej przez Radcę prawnego 4.2 Prezydent Miasta Powołuje Komisję Przetargową 4.3 Opracowuje wszystkie wymagane dokumenty w danym trybie postępowania (w szczególności Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, odpowiedzi na pytania Wykonawców itp.) lub inne wymagane w danym postępowaniu dokumenty 4.4 Prezydent Miasta lub osoba przez niego upowaŝniona Zatwierdza Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia oraz inne dokumenty wymagane w danym trybie 4.5 1. Zamieszcza ogłoszenie o postępowaniu w miejscach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych. 2. Wydaje formularze Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz zamieszcza Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami na stronie internetowej Zamawiającego, jeŝeli dany tryb postępowania tego wymaga. 3. Udziela wyjaśnień dotyczących postępowania potencjalnym wykonawcom. 4. Prowadzi protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Strona 2 z 6
4.6 Sekretarka Biura ds. Zamówień Publicznych Przyjmuje oferty w postępowaniu 4.7 Przewodniczący Komisji Przetargowej Otwiera oferty w wyznaczonym terminie i miejscu 4.8 1. Przeprowadza ocenę złoŝonych ofert 2. Przedstawia wynik postępowania 4.9 Prezydent Miasta lub osoba przez niego upowaŝniona Zatwierdza wyniki postępowania 4.10 Powiadamia wykonawców o wynikach postępowania oraz zamieszcza ogłoszenie w miejscach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych 4.11 Prezydent Miasta lub osoba przez niego upowaŝniona + Skarbnik + Dyrektor wydziału lub Kierownik biura Zawierają umowy cywilno-prawne na zakup towarów, wykonanie usługi lub roboty budowlanej 4.12 Rejestruje postępowanie w Centralnym Rejestrze Zamówień Strona 3 z 6
4.1 Dyrektor Wydziału/Kierownik Biura 4.1.1 Przygotowuje wniosek o przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego i składa go w sekretariacie Biura ds. Zamówień Publicznych wraz z projektem umowy zaakceptowanej przez Radcę prawnego 4.2 Prezydent Miasta 4.2.1 Powołuje Komisję Przetargową (odpowiednim Zarządzeniem) 4.3 4.3.1 Opracowuje wszystkie wymagane dokumenty w danym trybie postępowania (w szczególności Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, odpowiedzi na pytania Wykonawców itp.) lub inne wymagane w danym postępowaniu dokumenty 4.4 Prezydent Miasta lub osoba przez niego upowaŝniona 4.4.1 Zatwierdza Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia oraz inne dokumenty wymagane w danym trybie postępowania 4.5 4.5.1 Zamieszcza ogłoszenie o postępowaniu w miejscach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych 4.5.2 Wydaje formularze Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz zamieszcza Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami na stronie internetowej Zamawiającego, jeŝeli dany tryb postępowania tego wymaga 4.5.3 Udziela wyjaśnień dotyczących postępowania potencjalnym wykonawcom (jeŝeli wpłyną w formie pisemnej zapytania o wyjaśnienie) 4.6 Sekretarka Biura ds. Zamówień Publicznych 4.6.1 Przyjmuje oferty w postępowaniu (rejestruje je w Centralnym Rejestrze oraz wpisuje datę i godzinę przyjęcia) 4.7 Przewodniczący Komisji Przetargowej 4.7.1 Otwiera oferty w wyznaczonym terminie i miejscu 4.8 4.8.1 Przeprowadza ocenę złoŝonych ofert 4.8.2 Przedstawia wynik postępowania 4.9 Prezydent Miasta lub osoba przez niego upowaŝniona 4.9.1 Zatwierdza wyniki postępowania Strona 4 z 6
4.10 4.10.1 Powiadamia wykonawców o wynikach postępowania oraz zamieszcza ogłoszenie w miejscach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych 4.11 Prezydent Miasta lub osoba przez niego upowaŝniona + Skarbnik + Dyrektor Wydziału/Kierownik Biura 4.11.1 Zawierają umowy cywilno-prawne na zakup towarów, wykonanie usługi lub roboty budowlanej 4.12 4.12.1 Rejestruje postępowanie w Centralnym Rejestrze Zamówień Ochrona treści procedur Procedury są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemoŝliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupowaŝnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 5 z 6
5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW - Ustawa z dnia 30.06.2005 r. o finansach publicznych ( Dz.U. z 2005 r. Nr 249 poz. 2104), - Ustawa z dn. 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz.U. z 2006r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), - Ustawa z dn. 23.04.1964 r. Kodeks Cywilny ( Dz.U. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.), - Ustawa z dn. 05.07.2001 r. o cenach ( Dz.U. 97 poz. 1050 z późn. zmianami), - Zarządzenie Nr 235/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dn. 29.05.2008 r. r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miasta Szczecin i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miasta. Strona 6 z 6