SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA Dotyczy wyłonienia dostawcy wartości niematerialnej i prawnej oraz szkoleń specjalistycznych w ramach projektu Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych 1.1 ZAMAWIAJĄCY: Constans Grupa Sp. z o.o. ul. Polska 13, 60-595 Poznań NIP 778-00-00-998 1.2 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: 1. Zadanie 1: Zakup oprogramowania bazowego systemu B2B (moduł e-handel i księgi handlowe) 1 szt. 2. Zadanie 2: Zakup oprogramowania zaawansowanego systemu B2B (platforma internetowa, integracja systemu) 1 szt. 3. Zadanie 3: Zakup usług szkoleniowych specjalistycznych z zakresu podstawowej obsługi systemu i administracji (moduł e-handel, system księgi handlowe) 125 godzin szkoleniowych 4. Zadanie 4: Zakup usług szkoleniowych specjalistycznych z zakresu zaawansowanej obsługi systemu i administracji (platforma internetowa, administracja usługi w formule SaaS, zaawansowana obsługa modułu e-handel i systemu księgi handlowe) 125 godzin szkoleniowych 1.3 ZAŁOŻENIA DO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA): 1. Zadania będą realizowane w dwóch etapach: Etap I w terminie od 01.10.2014r. do 31.03.2015r. W ramach etapu 1 wykonane zostaną prace programistyczne związane ze stworzeniem modułów systemu - podstawowych funkcjonalności (system e-handel, system księgi handlowe) a także prace związane z wdrożeniem elektronicznego podpisu. Na zakończenie etapu Wykonawca przekaże Zamawiającemu licencję na oprogramowanie bazowe. W zakresie usług szkoleniowych zorganizowane zostanie szkolenie grupowe i indywidualne z zakresu obsługi systemu przez 1
pracowników wg rozkładu podanego poniżej. Na zakończenie etapu powstanie system w wersji podstawowej z 2 modułami gdzie stworzone zostaną narzędzi do obsługi procesów biznesowych świadczonych w systemie B2B (z wyjątkiem wymiany informacji i danych które będą możliwe do stosowania po zakończeniu kolejnego i wdrożeniu systemu platformy internetowej. W ramach etapu zrealizowane zostaną dwa zadania: a. Zadanie 1: Zakup oprogramowania bazowego systemu B2B (moduł e-handel, system księgi handlowe) 1 szt. b. Zadanie 2: Zakup usług szkoleniowych specjalistycznych z zakresu podstawowej obsługi systemu i administracji (moduł e-handel, system księgi handlowe) - 125 godzin szkoleniowych wg. rozkładu: i. 5h szkolenie grupowe dla 14 osób ii. 60h (12 h x 4 osoby) szkolenie indywidualne rozszerzone iii. 60h (6h x 10 osób) szkolenie indywidualne podstawowe Etap II w terminie od 01.04.2015r. do 31.08.2015r. W ramach etapu przeprowadzone zostaną prace programistyczne, zaawansowane w zakresie wdrażanego systemu w oparciu o zakupione środowisko systemowe. W ramach etapu prowadzone będą prace w zakresie udoskonalenia, rozbudowy systemu, eliminowane błędy/niekompatybilności. Po pełnym wdrożeniu systemu przeprowadzone zostanie specjalistyczne szkolenie moduł zaawansowany, w którym weźmie udział 14 pracowników firmy. W ramach tego etapu wdrożone zostanie rozwiązanie w formule SaaS tj. usługa zdalnego menadżera nieruchomości. W ramach etapu zrealizowane zostaną dwa zadania: a. Zadanie 3: Zakup oprogramowania zaawansowanego systemu B2B (platforma internetowa, integracja systemu) - 1 szt., na bazie wykonanych prac programistycznych przez Wykonawcę: a. System e-handel (rozbudowa modułów na potrzeby usługi w formule SaaS, tworzenie narzędzi do wymiany danych z partnerami handlowymi) b. System Księga handlowa (rozbudowa modułów na potrzeby usługi w formule SaaS, tworzenie narzędzi do wymiany danych z partnerami handlowymi) c. Platforma internetowa (zaawansowane narzędzie do wymiany informacji i danych pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami handlowymi) b. Zadanie 4: Zakup usług szkoleniowych specjalistycznych z zakresu zaawansowanej obsługi systemu i administracji (platforma internetowa, administracja usługi w formule SaaS, 2
zaawansowana obsługa modułu e-handel i systemu księgi handlowe) - 125 godzin szkoleniowych z zakresu zaawansowanej obsługi modułu e-handel, księga handlowa w tym w kontekście usługi w formule SaaS, platformy internetowej (w szkoleniu weźmie udział 14 pracowników, w tym 4 osoby które powinny dysponować zaawansowaną wiedzą w zakresie użytkowania i edycji systemu zmiana parametrów, definiowanie ustawień). Szkolenie podzielone zostanie na część wykładową dla prezentacji funkcjonalności (5h) i część praktyczną z zakresu realizacji zadań w oparciu o podane funkcje jako szkolenie indywidualne (120h = 10 osób x 4h + 3 osoby x 16 godzin + 1 osoba x 32 godziny) 2. Wykonawca zobowiązany jest przygotowania specyfikacji realizacji zadań wraz z uzasadnieniem dla zgodności zakresu każdego zadania z przedmiotem zamówienia. 3. Podstawowa specyfikacja zadań: Zadanie 1: Zakup oprogramowania bazowego systemu B2B (moduł e-handel i księgi handlowe) - 1 szt. a. Moduł e-handel Oprogramowanie niezbędne jest do wdrożenia bazy wprowadzania danych, które będą udostępniane za pomocą platformy internetowej. Oprogramowanie składać się będzie z następujących sekcji: - Sekcja handel: gdzie tworzone będą m.in. cenniki, prowadzone będą bazy partnerów, urzędów, banków, prowadzona będzie gospodarka magazynowa, wystawiane będą faktury, wprowadzane będą opisy spraw i kontrahentów, prowadzone ofertowanie, zamówienia, umowy, raporty i wydruki. Wdrożenie tego modułu zasadne jest ze względu na konieczność wprowadzania danych udostępnianych partnerom. W związku z tym, że na stanowiskach związanych z administracją zatrudnionych jest 14 pracowników zasadne jest wdrożenie 14 stanowisk z opcją skalowalności. -sekcja CRM: przeznczony m. in. do ewidencjonowania zdarzeń i zadań. Pozwoli na zarządzanie zadaniami i kontrolowanie stanu realizacji zleceń. Wdrożenie tego modułu zasadne jest ze względu na konieczność wprowadzania danych udostępnianych partnerom. W związku z tym, że na stanowiskach związanych z administracją zatrudnionych jest 14 pracowników zasadne jest wdrożenie 14 stanowisk z opcją skalowalności. -sekcja projekty: przeznaczony m. in. do tworzenia i kontroli budżetów projektów. W związku z charakterem pracy zasadny jest zakup 14 stanowisk tego rodzaju dla 14 stanowisk pracy. Sekcje pozwolą na zarządzanie zamówieniami i tworzenie budżetów dla projektu związanego z partnerem, 3
daną sprawą, zleceniem czy całościowego tworzenia budżetu nieruchomości. Wdrożenie tego modułu zasadne jest ze względu na konieczność wprowadzania danych udostępnianych partnerom. -Sekcja opisu analitycznego: przeznaczony m. in. do dokonywania opisu kosztów i przyporządkowywania do projektu czy zadania. Będzie on współpracował z modułem projektowym i ilość wdrożonych modułów powinna być z nim spójna (14 szt.). Wdrożenie tego modułu zasadne jest ze względu na konieczność wprowadzania danych udostępnianych partnerom. -sekcja e-faktury: przeznczony m. in. do wystawiania e-faktur. Wdrożenie tej sekcji zasadne jest ze względu na konieczność wprowadzania danych udostępnianych partnerom. W związku z tym, że do wystawiania dokumentów księgowych upoważnione są dwie osoby zasadne jest wdrożenie dwóch sekcji. b. System Księga handlowa 1 komplet Oprogramowanie niezbędne jest do wdrożenia bazy zarządzania informacjami, które będą udostępniane za pomocą platformy internetowej. Oprogramowanie składać się będzie z następujących sekcji: - Sekcja podstawowa księgi handlowej przeznczona m. in. do ewidencjonowania dokumentów, sporządzania sprawozdań, ewidencji, rozrachunków z partnerami, pozwala na generowanie szeregu dokumentów związanych z rozliczeniem z klientem, ewidencjonowania wyciągów bankowych, generowania KP i WP, na podstawie którego generowany jest raport kasowy. Ze względu na charakter pracy zasadne jest wdrożenie 14 aplikacji sekcji dla 14 stanowisk. Wdrożenie tego modułu zasadne jest ze względu na konieczność wprowadzania danych udostępnianych partnerom. - Sekcja księgi inwentarzowej pozwoli m. in. na zarządzanie majątkiem nieruchomości i będzie podstawą do podejmowania decyzji, część danych będzie mogła być udostępniana. Moduł będzie podstawą do generowania informacji udostępnianych na platformie internetowej. Biorąc pod uwagę fakt, iż dwóch pracowników odpowiada za ewidencjonowanie majątku zasadny jest wdrożenie dwóch aplikacji z opcją skalowalności. - sekcja elektronicznych wyciągów bankowych pozwala m. in. na generowanie wyciągów bankowych, współpracuje z modułem podstawowej księgi handlowej i pozwala na generowanie danych na temat dokonywanych płatności. Pozwala na zarządzanie zobowiązaniami i należnościami i na udostępnianie wybranych danych na platformie. Biorąc pod uwagę fakt, iż jeden pracownik odpowiada za ewidencjonowanie zarządzanie płatnościami zasadny jest zakup jednej aplikacji. 4
- sekcja podglądu pozwala na pełen przegląd zdarzeń realizowanych w systemie bez możliwości dokonywania działań. Wdrożenie modułu zasadne jest dla zarządzania i kontrolowania zakresu działania systemu i podejmowanie decyzji menadżerskich. Mając na uwadze charakter pracy i mobilność pracowników zasadne jest wdrożenie 6 aplikacji dla 6 stanowisk komputerowych dla stanowisk zarządzających. - sekcja kadrowa pozwala m. in. na prowadzenie harmonogramu pracy, automatyczne tworzenie raportów, zestawień pracy i udostępnianie wybranych danych na poziom platformy internetowej. Zasadne wdrożenie jest jednej aplikacji ze względu na zarządzanie harmonogramem pracy przez jednego pracownika. - sekcja delegacyjna pozwala m. in. na zarządzanie wyjazdami zespołu administracji i przyporządkowywaniu kosztów do danych projektów i zleceń. Moduł ten wspierać będzie zarządzanie kosztami i zarządzanie harmonogramem realizacji zadań. Zasadne wdrożenie jest jednej aplikacji ze względu na zarządzanie harmonogramem pracy przez jednego pracownika. - sekcja zarządzania budżetem pozwala m. in. na budżetowanie projektów, zarządzania projektami, kosztami, tworzenia analiz projektowych. Pozwoli on na prowadzenie szerokich analiz i organizacji pracy dla realizacji przedsięwzięć we współpracy z partnerami handlowymi. Dane będą mogły być udostępniane poprzez platformę internetową. Wdrożenie tego modułu zasadne jest ze względu na konieczność wprowadzania danych udostępnianych partnerom. W związku z tym, że na stanowiskach związanych z administracją zatrudnionych jest 14 pracowników zasadne jest wdrożenie 14 modułów z opcją skalowalności. - sekcja arkuszy kalkulacyjnych pozwala m. in. na tworzenie tabel rozliczeniowych będących podstawą do prowadzenia rozliczeń z partnerami handlowymi. Wdrożenie tej sekcji zasadne jest ze względu na konieczność wprowadzania danych udostępnianych partnerom. W związku z charakterem wykorzystania sekcji tj. tworzenie tabel współpracujących z innymi modułami zasadny zakup jest jednej sekcji. Zakup zawiera dostarczenie modułów wg powyżej wskazanego opisu. Cena powinna być ustalona na bazie liczby godzin pracy programisty i analityka i ceny jednostkowej za wykonanie prac i przekazanie licencji do stworzonego systemu ( max. ilość godzin przyjmowanych do rozliczenia: 600h, dodatkowe ewentualne godziny pracy stanowią koszt Wykonawcy). 5
Zadanie 2: Zakup usług szkoleniowych specjalistycznych z zakresu podstawowej obsługi systemu i administracji (moduł e-handel, system księgi handlowe)- 125 godzin szkoleniowych. a. Część wykładowa (zajęcia grupowe dla wszystkich pracowników): 5 godzin szkoleniowych z zakresu systemu e-handel, księga handlowa (w szkoleniu wezmą udział wszyscy pracownicy). b. Część wykładowo-ćwiczeniowa dla pracowników (zajęcia indywidualne z trenerem): i. 4 osoby x 12 godzin szkoleniowych (informatyk, specjalista ds. controllingu, dyrektor operacyjny, kierownik centrum konferencyjno-szkoleniowego) ii. 10 osób x 8 godzin (Zarząd 1 osoba, pozostali pracownicy) W cenie wliczone są koszty pobytu trenera, przeprowadzenie szkolenie, przygotowanie i przekazanie materiałów dydaktycznych, prowadzenie oceny przyswojenia wiedzy. Szkolenie odbędzie się w siedzibie Zamawiającego w godzinach pracy. Każdy uczestnik powinien otrzymać certyfikat ukończenia szkolenia wraz z rozkładem programu szkolenia i potwierdzeniem zdobycia umiejętności. Zadanie 3: Zakup oprogramowania zaawansowanego systemu B2B (platforma internetowa, integracja systemu) - 1 szt. Zakłada się wykonanie prac programistycznych i analitycznych w wyniku których zakupione zostanie oprogramowanie zaawansowane i które zostanie zintegrowane z oprogramowaniem bazowym systemu B2B. Zatem stworzony zostanie moduł platformy internetowej do wymiany danych oraz narzędzia korzystania z usługi w formule SaaS. Wydatek niezbędny jest dla procesu wirtualnej wymiany danych i informacji oraz świadczenia usługi w formule SaaS. Zakup ustalony został na bazie liczby godzin pracy programisty i analityka i ceny jednostkowej za wykonanie prac i przekazanie licencji do stworzonego systemu ( max. ilość godzin przyjmowanych do rozliczenia: 360h, dodatkowe ewentualne godziny pracy stanowią koszt Wykonawcy). Zadanie 4: Zakup usług szkoleniowych specjalistycznych z zakresu zaawansowanej obsługi systemu i administracji (platforma internetowa, administracja usługi w formule SaaS, zaawansowana obsługa modułu e-handel i systemu księgi handlowe) - 125 godzin szkoleniowych a. Część wykładowa: 5 godzin szkoleniowych z zakresu zaawansowanej obsługi systemu e- handel, księga handlowa, platforma internetowa (szkolenie grupowe dla wszystkich pracowników) b. Część wykładowo-ćwiczeniowa dla pracowników (zajęcia indywidualne z trenerem): 6
i. 3 osoby x 16 godzin szkoleniowych (informatyk, specjalista ds. controllingu, dyrektor operacyjny, kierownik centrum konferencyjno-szkoleniowego) ii. 1 osoba x 32 godziny szkoleniowe (informatyk) iii. 10 osób x 4 godzin (Zarząd 1 osoba, pozostali pracownicy) W cenie wliczone są koszty pobytu trenera, przeprowadzenie szkolenie, przygotowanie i przekazanie materiałów dydaktycznych, prowadzenie oceny przyswojenia wiedzy. Szkolenie odbędzie się w siedzibie Zamawiającego w godzinach pracy. Szkolenie indywidualne będzie prowadzone przy stanowiskach komputerowych pracowników natomiast szkolenie grupowe w Sali konferencyjnej Zamawiającego. Każdy uczestnik powinien otrzymać certyfikat ukończenia szkolenia wraz z rozkładem programu szkolenia i potwierdzeniem zdobycia umiejętności. 4. Szczegółowe założenia do przedmiotu zamówienia stanowi dokument poufny pt. SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych oraz RAPORT WYMAGAŃ INWESTORA. Zamawiający udostępni dokumenty do wglądu w siedzibie Zamawiającego bez prawa do ich kopiowania na potrzeby przygotowania oferty w ramach niniejszego postępowania. Wykonawca może otrzymać dokument do wglądu po uprzednim uzgodnieniu terminu z przedstawicielem Zamawiającego, czego potwierdzeniem będzie mailowe potwierdzenie terminu udostępnienia do wglądu wysłane przez Martę Cichą za pośrednictwem następującego adresu mailowego: m.cicha@constansgrupa.pl. 5. Podstawowy opis projektu w ramach którego prowadzone jest niniejsze postępowanie: 5.1 Przedmiotem projektu jest wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B, umożliwiającego zautomatyzowanie i poprawę świadczenia procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą z jego partnerami handlowymi. 5.2 Projekt zakłada wdrożenie systemu Wirtualnego administratora, za pomocą którego partnerzy handlowi będą dokonywać wymiany informacji, danych, dokumentów rozliczeniowych i umownych, a także będą mogli skorzystać z usługi zautomatyzowanej administracji w budynku. 5.3 Projekt zakłada również wdrożenie systemu elektronicznego rozliczania kosztów budynku z partnerami handlowymi. Wdrożenie zintegrowanego systemu na wielu poziomach i przy udziale wielu partnerów handlowych będzie oznaczało zasadniczą zmianę organizacyjną w firmie Constans Grupa Sp. z o.o. 7
5.4 Wdrożony system pozwoli na pełną automatyzację w wymianie informacji i składaniu i przyjmowaniu zleceń, zgłoszeń, problemów, weryfikowaniu ich na każdym etapie a także pozwoli na zarządzanie sprawami administracji nieruchomości i spraw klientów firmy. 5.5 System wprowadzi przejrzystość spraw nieruchomości i rozliczeń finansowych budynku przy wykorzystaniu zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Wdrożenie systemu pozwoli na udostępnienie infrastruktury dla wirtualnego prowadzenia działalności gospodarczej przez Wnioskodawcę i partnerów handlowych. 5.6 Poprzez wdrożony system nowoczesnego systemu B2B w firmie Constans Grupa Sp. z o.o. możliwe będą następujące procesy w formie elektronicznej: a. Wymiana elektronicznych informacji biznesowych i promowanie nowych usług firmy, w tym Wirtualne prowadzenie negocjacji oraz ustalanie warunków współpracy (potwierdzane elektronicznym podpisem), prowadzenie wirtualnych kart klienta współtworzonych przez Wnioskodawcę i jego partnerów handlowych dla pełnej ewidencji współpracy z partnerem. b. Zautomatyzowane procesy zamówień oraz fakturowanie usług z wykorzystaniem modułu e- faktura i e-podpis c. Rozliczanie sprzedaży, kosztów nieruchomości i zleceń partnerów poprzez wdrożenie programu rozliczeń kosztów eksploatacyjnych według definiowanych algorytmów eliminującego pracę ręczną administracji i wprowadzającego automatyczną wymianę informacji i danych i pozwalającego na bieżącą kontrolę wydatków współfinansowanych przez partnerów handlowych, elektroniczna kontrola płatności i rozliczeń d. Wirtualne zarządzanie harmonogramem funkcjonowania budynku i pracy administracji budynku (udostępnianym partnerom handlowym dla kontroli stanu realizacji spraw, organizacji pracy własnej) e. Wirtualne zarządzanie awariami, zgłoszeniami napraw, reklamacjami, przeglądami (od wirtualnego zgłoszenia, poprzez możliwość analizy etapu realizacji, zatwierdzania wykonania sprawy, fakturowanie) f. Elektroniczne administrowanie przez Wnioskodawcę instalacji klimatyzacji VRV na nieruchomości (wyeliminowanie fizycznej obsługi w miejscu instalacji i wsparcia konserwatora nieruchomości) 5.7 W ramach projektu zakłada się wdrożenie następujących elementów systemu: 8
a. Platforma internetowa do wirtualnej wymiany informacji i danych, zarządzania zadaniami, prowadzenia rozliczeń finansowych z partnerami handlowymi b. System typu e-handel do wirtualnego tworzenia kart partnerów handlowych pozwalających na prognozowanie, planowanie, realizację umów, sprzedaż, serwis c. System typu księgi handlowe do prowadzenia ewidencji kosztów, rozliczania budżetów z partnerami handlowymi, zarządzania należnościami i zobowiązaniami wraz z panelami menedżerskimi do analizy sytuacji finansowej przez Wnioskodawcę i partnerów pozwalające na podejmowanie decyzji nt. współpracy i zasad realizacji procesów biznesowych. System zawierać będzie bazę danych wykorzystywanych do działania platformy internetowej i systemu typu e-handel. 5.8 Zastosowanie systemu klasy B2B według powyżej podanej struktury pozwoli na wdrożenie wirtualnego administrowania nieruchomością oraz na rozszerzenie wachlarza usług świadczonych na rzecz partnerów tj. poprzez włączenie ich w wirtualne i zautomatyzowane zarządzanie budynkiem. Projekt zakłada wdrożenie e-podpisu, innowacyjnych rozwiązań technicznych, a także technologii optymalizacji efektywności ekologicznej oraz zaawansowanej usługi w formule SaaS pozwalającej partnerowi handlowemu na samodzielne korzystanie z narzędzi zdalnego menadżera nieruchomości. 6 Zamawiający zastrzega następujące zasady płatności: 30 dni od daty podpisania ostatecznego protokołu odbioru każdego z zadań wchodzącego w skład przedmiotu zamówienia. Nie przewiduje się udzielania zaliczek na realizację przedmiotu zamówienia. 1.4 PODSTAWA REALIZACJI: Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 1.5 WARUNKI WSPÓŁPRACY NA ETAPIE REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 1. Do odbioru przedstawiane zadania zakończone i zrealizowane zgodnie ze złożonym zamówieniem i projektem. Podstawą do odbioru końcowego jest realizacja i odbiór ostateczny wszystkich zadań. 2. Przed podpisaniem ostatecznego protokołu odbioru wykonawca zobowiązany będzie do prezentacji wyników zadań wyznaczonym osobom z ramienia Zamawiającego oraz do 9
przeprowadzenia testów użytkowania systemu. Warunkiem podpisania protokołu odbioru jest podpisanie oświadczenia przez Zamawiającego o kompletności przedmiotu zamówienia oraz o pozytywnym wyniku testów systemu. 3. Wszelkie prace w zakresie wykonania zadań obciążają Wykonawcę. 4. Wszelkie spotkania niezbędne do realizacji przedmiotu zamówienia z przedstawicielami Zamawiającego muszą odbywać się w siedzibie Zamawiającego w dni robocze w godzinach od 8.00-16.00. 5. Realizacja zamówienia musi zostać wykonana w okresach podanych dla wykonania etapów realizacji zadań, przy czym uznaje się, że termin zakończenia etapu to termin dokonania ostatecznej płatności przez Zamawiającego za zadanie. Zamawiający zastrzega minimalny termin płatności w wysokości 30 dni od daty podpisania ostatecznego (bez zastrzeżeń) protokołu odbioru. 1.6 MIEJSCE, TERMIN i SPOSÓB SKŁADANIA OFERT: 1. Miejsce składania ofert: Siedziba Constans Grupa, ul. Polska 13, 60-595 Poznań 2. Termin składania ofert: 30.09.2014r. godz. 10.00 3. Sposób składania ofert: a. Oferta powinna zostać dostarczona osobiście/pocztą/kurierem w wersji pisemnej do siedziby Biura Projektu tj. przy ul. Polskiej 13 w Poznaniu (60-595) z dopiskiem Oferta w ramach projektu pt. Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych w terminie do 30.09.2014r. godz. 10.00 (decyduje data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego). b. Oferta musi być sporządzona na piśmie trwałą techniką w języku polskim, pismem czytelnym oraz podpisana przez osobę(y) uprawnione do reprezentowania wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym i wymogami ustawowym. c. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. d. Ofertę składa się w jednym egzemplarzu. e. Ewentualne poprawki winny być umieszczone czytelnie oraz opatrzone podpisem jednej z osób podpisujących ofertę. 10
f. Dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, za wyjątkiem pełnomocnictwa, które powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. g. Każda strona oferty powinna być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentacji h. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ją Wykonawca bez prawa domagania się wynagrodzenia za jej sporządzenie. i. Wymagane dokumenty do złożenia oferty: i. Formularz ofertowy (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1) ii. Oświadczenia Wykonawcy (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2) iii. Specyfikacja realizacji zadań zawierająca przynajmniej: 1. opis zakresu realizacji zadań 2. proponowany program szkoleń specjalistycznych 3. uzasadnienie dla zgodności zakresu oferty z przedmiotem zamówienia 4. Oświadczenie o kompletności oferty i zgodności z opisem przedmiotu zamówienia, w tym z dokumentem SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych oraz z dokumentem Raport wymagań administratora 5. Proponowany harmonogram pracy (podział na etapy, terminy) 6. Proponowana metoda współpracy 4. Każdy z Wykonawców ma obowiązek złożyć komplet dokumentów. Dokumenty powinny być podpisane przez osobę widniejącą w KRS lub EDG. W przypadku składania oferty wspólnej ww. dokument składa każdy z Wykonawców składających ofertę wspólną. 5. Jeżeli zasady reprezentacji nie wynikają jednoznacznie z KRS lub EDG, wymaga się złożenia dokumentu jednoznacznie wskazującego osobę uprawnioną do reprezentowania składającego ofertę (pełnomocnictwa). 11
1.7 PODSTAWA WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ (KRYTERIA OCENY OFERT) 1. Najniższa cena oferty netto 80 punktów 2. Najdłuższy okres gwarancji realizacji przedmiotu zamówienia (liczony od daty podpisania ostatecznego protokołu odbioru przedmiotu zamówienia) 10 punktów 3. Najkrótszy termin dostawy w dniach kalendarzowych (liczony jako suma dni realizacji każdego zadania) 10 punktów Do oceny kierowane będą tylko oferty kompletne, złożone zgodnie z opisem podanym w pkt. 1.6 niniejszej specyfikacji zamówienia. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który otrzyma największą liczbę punktów, przy spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i złożeniu oferty kompletnej, zgodnej z wymaganiami niniejszego postępowania. 1.8 OKRES ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. Wykonawca oświadcza, że składając ofertę zobowiązuje się jednocześnie do zachowania okresu związania ofertą przez minimum 45 dni. 1.9 PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO: 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminów przedstawionych w dokumencie. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania. O każdej zmianie będzie informował Wykonawcę. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty częściowej. 4. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy na każdym etapie bez podania przyczyny. 6. Zamawiający zastrzega, że udzieli zamówienia wykonawcy, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę, spełniającą kryteria dostępu i pozostałe warunki postępowania oraz mieszczącą się w budżecie projektu w zakresie wydatku na zakupy w ramach zadań wskazanych w przedmiocie zamówienia. 7. Zamawiający umożliwia składanie ofert przez Konsorcjum. 8. Zamawiający ma prawo do złożenia pytań uzupełniających do złożonych ofert po ich otwarciu. 12
1.10 WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień 2. nie zalegają z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, chyba, że uzyskali przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu. 3. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, którzy będą ich podwykonawcami za zgodą Zamawiającego 4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia 5. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. 6. złożą ofertę kompletną w zakresie spełnienia wymogów Projektu, w szczególności w odniesieniu do zapisów Specyfikacji zamówienia. 7. wyrażą zgodę na udostępnianie dokumentacji ofertowej Instytucji Zarządzającej, przed którą Zamawiający będzie się rozliczać oraz innym instytucjom publicznym prowadzącym kontrolę projektu. 8. nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, tj. nie następują wzajemne powiązanie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą polegające na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 13
Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu jest złożenie prawidłowo wypełnionego i podpisanego oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania. 1.11 OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY: 1. Cenę oferty należy ustalić w oparciu o dokumentację postępowania. Niniejsza cena musi obejmować wszelkie prace, nawet jeśli nie występują w opisie przedmiotu zamówienia, a są konieczne dla prawidłowego wykonania zadania. 2. Podana cen oferty powinna obejmować przekazanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego praw autorskich do wyników powstałych w ramach projektu. 3. Cena oferty netto powinna zostać określona jako suma cen netto zadań (cena netto zadania powstaje poprzez przemnożenie ceny jednostkowej za godzinę przez liczbę godzin przeznaczonych na realizację zadania). 4. Cena oferty powinna być wyrażona w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. W przypadku zastosowania przez Wykonawcę, stawki procentowej podatku VAT innej niż 23%, Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty informację zawierającą podstawę prawną zastosowania takiej stawki podatku VAT. 1.12 KONTAKT Informacji na temat projektu udzielają osoby: 1. Piotr Mazurek p.mazurek@constansgrupa.pl 2. Marta Cicha m.cicha@constansgrupa.pl 14