Nr 12/2015 (105) Serwis Płatnika ZUS Odpowiedzi, których nie znajdziesz u innych RAPORT SPECJALNY EKWIWALENTY, RYCZAŁTY I DEPUTATY W PODSTAWIE WYMIARU SKŁADEK W 2016 ROKU Pracownicy oprócz wynagrodzeń zasadniczych i dodatków do nich często otrzymują ryczałty, ekwiwalenty oraz deputaty. Niektóre wypłacane są na podstawie ogólnie obowiązujących przepisów, inne zaś przysługują na podstawie przepisów zakładowych. W niektórych przypadkach część danego świadczenia wyłączona jest z oskładkowania, a od pozostałej części płatnik musi opłacić składki. 29 Aktualności E-zwolnienia lekarskie w 2016 roku 1 Refundacja składek za młodego bezrobotnego 5 Do 50% obniżenia we wpłatach na PFRON 6 Przejmując zakład, przejmuje się poziom ryzyka ustalany na potrzeby składki wypadkowej 7 Interpretacje ZUS Przebywanie na zwolnieniu nie powoduje powstania obowiązku ubezpieczeń z działalności dla osoby będącej jednocześnie pracownikiem 8 Skrócenie okresu zwolnienia lekarskiego przez orzecznika ZUS prawo do zasiłku z tytułu kolejnego zwolnienia 17 Świadczenie rehabilitacyjne dla emeryta 19 Wniosek o rehabilitację przedrentową i wniosek o świadczenie rehabilitacyjne 20 Urlop rodzicielski dla ojca gdy matka dziecka wykonuje umowę zlecenia 21 Zasiłek opiekuńczy z tytułu opieki nad konkubiną 22 Składki Urodzenie kolejnego dziecka podczas pobytu na urlopie wychowawczym ubezpieczenia i składki 10 Umowa o dzieło uznana przez ZUS w trakcie kontroli za zlecenie 11 Zapomoga dla pracownika 12 Rezygnacja zleceniobiorcy z ubezpieczenia chorobowego 13 Umowa zlecenia z przedsiębiorcą, który opłaca składki od preferencyjnej podstawy wymiaru 14 Udostępnienie miejsca noclegowego niezwiązane z podróżą służbową 15 Zasiłki Brak kodu A na zwolnieniu lekarskim 16 15 Odpowiedzi 19 Przykładów 4 Aktualności Dokumentacja Dokumenty za pracownika wykonującego dodatkowo zlecenie, który przebywa na urlopie ojcowskim 23 Emerytury i renty Renta rodzinna czy można z niej zrezygnować 24 Zawieszona emerytura wypłacona w pełnej wysokości 26 Niezbędnik płatnika składek Kary nakładane na pracodawcę przez PIP i ZUS 27 ZADAJ PYTANIE NASZEMU EKSPERTOWI Prześlij je na adres: serwis_zus@wip.pl
Drodzy Czytelnicy! Zmiany dotyczące przekazywania zwolnień mają przyspieszyć, poprawić i usprawnić proces obsługi zwolnień lekarskich. O wystawieniu zwolnienia płatnicy będą informowani automatycznie. O zwolnieniu i jednostce chorobowej informację niezwłocznie otrzyma i ZUS, i płatnik składek. Dzięki temu ZUS będzie mógł kontrolować zasadność wystawienia także krótkich zwolnień lekarskich. W obecnym systemie ZUS praktycznie nie ma możliwości kontrolowania takich zwolnień. Zanim bowiem trafi ono do ZUS, termin zwolnienia zazwyczaj już się skończył i nie ma czego sprawdzać. Celem wprowadzonej zmiany jest, aby wszystkie zwolnienia były wystawiane w formie elektronicznej. Będzie tak jednak dopiero od 1 stycznia 2018 r. W okresie przejściowym ubezpieczony będzie mógł otrzymywać zwolnienie na druku ZUS ZLA. Wszystko na ten temat można znaleźć w Aktualnościach na str. 1. Od 1 stycznia 2016 r. zmieniają się zasady opłacania składek na ubezpieczenia społeczne za osobę, która prowadzi działalność gospodarczą i składki za siebie opłaca od preferencyjnej podstawy oraz dodatkowo wykonuje umowę zlecenia. Będzie ona podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z obydwu tych tytułów, chyba że z któregoś z tych tytułów składki są opłacane od kwoty równej co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu. Więcej informacji o nowych przepisach dotyczących oskładkowania zleceń w dziale Porady ekspertów na str. 14. Zachęcam do lektury listopadowego numeru Marta Strupińska redaktor Redaktor prowadzący: Marta Strupińska Wydawca: Marlena Prószyńska Koordynator produkcji: Magdalena Huta Projekt graficzny: Piotr Fedorczyk Korekta: Zespół Skład pisma i łamanie: Triograf Druk: MDruk w Warszawie ISSN: 1897-6700 Nakład: 4.300 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10 e-mail: serwis_zus@wip.pl Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł. Serwis Płatnika ZUS chroniony jest prawem autorskim. Przedruk i sprzedaż materiałów bez zgody wydawcy są zabronione. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w Serwisie Płatnika ZUS wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Łotewska 9a, w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów lub usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażania sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom. Informacje o prenumeracie: tel.: 22 518 29 29, e-mail: cok@wip.pl
E-zwolnienia lekarskie od 2016 roku Od 1 stycznia 2016 r. zmianie ulegną zasady przekazywania zwolnień lekarskich. Forma papierowa zostanie docelowo zastąpiona formą elektroniczną. Dzięki temu zwolnienie szybciej trafi do płatnika. Ubezpieczony wcześniej otrzyma należne mu świadczenie i nie będzie już zaangażowany w jego przekazanie. Konsekwencją wprowadzenia zmian jest nałożenie na płatników obowiązku założenia profilu płatnika. Celem wprowadzonej zmiany jest, aby wszystkie zwolnienia były wystawiane w formie elektronicznej. Będzie tak jednak dopiero od 1 stycznia 2018 r. W okresie przejściowym ubezpieczony będzie mógł otrzymywać zwolnienie na druku ZUS ZLA. Zmiany dotyczące przekazywania zwolnień lekarskich wynikają z ustawy z 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja ma przyspieszyć, poprawić i usprawnić proces obsługi zwolnień lekarskich. O wystawieniu zwolnienia płatnicy będą informowani automatycznie. O zwolnieniu i jednostce chorobowej informację niezwłocznie otrzyma i ZUS, i płatnik składek. Dzięki temu ZUS będzie mógł kontrolować zasadność wystawienia także krótkich zwolnień lekarskich. W obecnym systemie ZUS praktycznie nie ma możliwości kontrolowania takich zwolnień. Zanim bowiem trafi ono do ZUS, termin zwolnienia zazwyczaj już się skończył i nie ma czego sprawdzać. Kto będzie musiał założyć profil płatnika składek Aby płatnik mógł otrzymywać zwolnienia lekarskie, musi założyć profil informacyjny. Będzie on tworzony za pomocą systemu teleinformatycznego, który nieodpłatnie udostępni Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek założenia profilu dotyczy wszystkich płatników, którzy zgłaszają powyżej 5 ubezpieczonych i są zobowiązani do przekazywania dokumentów rozliczeniowych w formie elektronicznej. Firma do 5 ubezpieczonych Zmiany nie dotyczą płatników do 5 ubezpieczonych, którzy dokumenty do ZUS składają w formie papierowej. Będą oni zobowiązani do poinformowania ubezpieczonych, a więc pracowników, zleceniobiorców, o konieczności dostarczania zwolnień lekarskich w formie wydruku. Tę informację powinni przekazać na piśmie pierwszego dnia podlegania przez ubezpieczonego ubezpieczeniu chorobowemu. W związku z tym, że nowe przepisy będą obowiązywać od 1 stycznia 2016 r., to informację w formie pisemnej ubezpieczeni powinni otrzymać nie później niż 1 stycznia. Osoby zatrudniane i zgłaszane do ubezpieczenia chorobowego w 2016 roku informację powinni otrzymać w dniu zatrudnienia. Zmiany nie dotyczą osób prowadzących działalność samodzielnie lub mają nie więcej niż 4 ubezpieczonych. Pozostali płatnicy Płatnik, który założy profil, w terminie 7 dni powinien przekazać tę informację zatrudnionym ubezpieczonym, aby wiedzieli oni o konieczności przekazywania zwolnień przez profil i nie przekazywali ich w formie 1 Zadaj pytanie: serwis_zus@wip.pl
wydruku. Profil trzeba założyć do 31 grudnia 2015 r. Informacja o tym, że płatnik ma założony profil, będzie widoczna w systemie dla lekarza wystawiającego zwolnienie. Jeżeli płatnik założy profil, a później będzie miał mniej niż 5 ubezpieczonych, to i tak będzie miał obowiązek utrzymywać profil i w ten sposób będzie otrzymywał zwolnienia. W jakiej formie będą przekazywane zwolnienia lekarskie Celem wprowadzonej zmiany jest, aby wszystkie zwolnienia były wystawiane w formie elektronicznej. Będzie tak jednak dopiero od 1 stycznia 2018 r. W okresie przejściowym ubezpieczony będzie mógł otrzymywać zwolnienie na druku ZUS ZLA. Obok zaświadczenia w formie elektronicznej dodatkowo ma funkcjonować wydruk zaświadczenia z systemu, zawierający pieczęć lekarza i podpis. Ubezpieczony otrzyma wersję papierową zwolnienia, w przypadku gdy: płatnik nie ma profilu i ubezpieczony ma obowiązek dostarczyć zwolnienie w formie wydruku, ubezpieczony złoży takie żądanie, lekarz wystawiający nie ma dostępu do Internetu i nie może wysłać zwolnienia do ZUS. Taki sposób postępowania obowiązywać będzie w przypadku braku dostępu do Internetu lub braku możliwości uwierzytelnienia informacji lub zaświadczenia lekarskiego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego epuap, np. podczas wizyt domowych. Lekarz będzie mógł wystawić stosowne zaświadczenie wydrukowane z programu. Dane potrzebne do jego wypełnienia przekaże ubezpieczony. Lekarz w terminie 3 dni od wystawienia zwolnienia lub ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia lekarskiego będzie zobowiązany do wprowadzenia danych do systemu teleinformatycznego ZUS. Jakie informacje się znajdą w e-zwolnieniu Co prawda nowy wzór zaświadczenia o niezdolności do pracy nie jest jeszcze udostępniony, ale zakres informacji w nim podawanych określa ustawa z 15 maja 2015 r. Zaświadczenie zawierać będzie m.in. dane ubezpieczonego, dane płatnika, okres orzeczonej niezdolności do pracy, w tym okres pobytu w szpitalu, informacje o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłku lub jego wysokości (np. okresy wcześniejsze choroby), wskazanie, czy chory może chodzić. Najważniejszą zmianą jest brak pieczątki lekarza oraz pieczątki zakładu opieki zdrowotnej. Będzie to forma dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego epu- AP. Sam formularz zostanie udostępniony przez ZUS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Co w przypadku pomyłki w e-zwolnieniu Nowelizacja ustawy chorobowej w szczegółowy sposób określa postępowanie, gdy zaświadczenie wystawione przez lekarza zawiera błędy. W takiej sytuacji lekarz wystawiający to zwolnienie będzie zobowiązany w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia błędu lub otrzymania informacji o tym od płatnika, ubezpieczonego lub ZUS przekazać na elektroniczną skrzynkę podawczą odpowiednio: informację o stwierdzeniu nieprawidłowości zaświadczenia, w którym został popełniony błąd, oraz 2 Archiwum www.serwiszus.wip.pl
nowe zaświadczenie lekarskie zawierające identyfikator i datę jego wystawienia oraz pozostałe dane. W przypadku gdy z powodu braku dostępu do Internetu lub z innych przyczyn przekazanie zaświadczenia w terminie 3 dni nie jest możliwe, informacja o tym powinna zostać przekazana nie później niż w terminie 3 dni roboczych od ustania przyczyn uniemożliwiających przekazanie zaświadczenia. Korekta popełnionego w zwolnieniu lekarskim błędu, inaczej niż obecnie, nie będzie polegała na poprawieniu formularza. Lekarz będzie musiał go unieważnić i wystawić nowy z wszystkimi prawidłowymi danymi. W przypadku płatnika, który nie ma profilu informacyjnego, informacja o stwierdzeniu nieważności zaświadczenia lekarskiego, w którym popełniono błąd, będzie przekazywana ubezpieczonemu w formie pisemnej. Lekarz powinien wtedy przekazać także ubezpieczonemu nowe zaświadczenie z prawidłowymi danymi. Jeżeli błąd w zaświadczeniu lekarskim będzie wpływał na prawo do przyznanego zasiłku lub na jego wysokość, ZUS wyda decyzję o braku prawa do zasiłku lub o zmianie jego wysokości. Jeżeli do wypłaty zasiłku jest obowiązany płatnik składek, to decyzję ZUS wyda na wniosek płatnika lub ubezpieczonego. W jaki sposób zwolnienie trafi do pracodawcy Obecnie ubezpieczeni są zobowiązani przekazywać zwolnienie lekarskie swoim płatnikom składek, czyli pracodawcy (zleceniodawcy) nie później niż w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. Jeżeli płatnik składek nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, to zwolnienie przekazuje niezwłocznie do ZUS, podając datę dostarczania go przez ubezpieczonego. W przypadku przekazania zaświadczenia z opóźnieniem należny zasiłek ulega obniżeniu o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8. dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia. W przypadku przekazywania zaświadczenia w wersji elektronicznej informacja o tym zostanie udostępniona płatnikowi zasiłków najpóźniej drugiego dnia od daty, kiedy otrzyma ją ZUS. W związku z tą zmianą ubezpieczeni nie będą już przekazywali płatnikowi zwolnień w formie papierowej (poza wskazanymi wcześniej wyjątkami). Nowelizacja ustawy chorobowej z 15 maja całkowicie znosi sankcję związaną z nieprzekazaniem zwolnienia w terminie 7 dni. Jakie konsekwencje na wypłatę zasiłku będzie miało wprowadzenie e-zwolnień Postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku będzie wszczynane na wniosek złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego. Wobec tego z chwilą pojawienia się zaświadczenia na profilu płatnika albo z chwilą przekazania przez ubezpieczonego zwolnienia będą biegły terminy do wypłaty świadczeń. Jakie inne dokumenty będą wystawiane w formie elektronicznej Analogiczne zasady wystawiania zwolnień przewidziano dla dokumentów wystawianych przez lekarza orzecznika, czyli po kontroli ubezpieczonego przez ZUS. Lekarze orzecznicy będą wystawiać dokument elektroniczny podpisany z wykorzystaniem certyfikatu kwalifikowanego lub profilu zaufanego epuap z tą tylko różnicą, że będą mieli obowiązek przekazać w wersji drukowanej zaświadczenie o bra- 3 Zadaj pytanie: serwis_zus@wip.pl