Wykorzystanie technik Public Relations w jednostkach samorządu terytorialnego Paweł Trochimiuk Prezes Partner of Promotion Warszawa, 20.11.2013r.
Agenda Definicje Public Relations Rodzaje komunikacji Komunikacja zewnętrzna i techniki dotarcia Komunikacja wewnętrzna i techniki dotarcia Podsumowanie 2
Definicje Public Relations Public relations to świadome, planowe i ciągłe wysiłki, mające na celu ustanowienie i utrzymanie wzajemnego zrozumienia między daną organizacją a jej otoczeniem - Brytyjski Instytutu Public Relations "Public Relations jest funkcją zarządzania o charakterze ciągłym i planowym, dzięki której organizacja pozyskuje i podtrzymuje zrozumienie, sympatię i poparcie tych, którymi jest zainteresowana obecnie lub może być zainteresowana w przyszłości ( ) przez planowe, szerokie rozpowszechnianie informacji. - Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glenn M. Broom "PR to zarządzanie procesami komunikacyjnymi między organizacją i osobami a ich grupami odniesienia przez świadome, celowe i systematyczne kształtowanie tych procesów - Niemieckie Stowarzyszenie Public Relations 3
Definicje Rodzaje Public Komunikacji Relations KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA 4
Komunikacja zewnętrzna
Komunikacja zewnętrzna grupy docelowe Komunikacja zewnętrzna skierowana jest do otoczenia Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST) na które składają się: Mieszkańcy danej JST; Sąsiednie gminy, powiaty, województwa; Lokalne media; Potencjalni i obecni inwestorzy; Potencjalni turyści. 6
Komunikacja zewnętrzna - cele Do podstawowych celów komunikacji zewnętrznej zaliczamy: Spełnienie obowiązku informacyjnego; Budowa relacji pomiędzy JST a jej otoczeniem; Budowa pozytywnego wizerunku JST na zewnątrz; Stworzenie sprawnej platformy komunikacji z interesariuszami; Budowa sprawnej komunikacji pomiędzy JST a potencjalnymi inwestorami. 7
Techniki dotarcia: Relacje mediowe Budowanie pozytywnych relacji z mediami takimi jak: prasa, telewizja, radio, stanowi jeden z najważniejszych aspektów komunikacji zewnętrznej. Kontakty z mediami ułatwiają dotarcie z przekazem do szerszego grona odbiorców. Wyróżniamy dwa rodzaje i style prowadzenia relacji mediowych: Jednokierunkowe (pisemne) informacje prasowe, mailingi, biuletyny informacyjne; JST MEDIA Dwukierunkowe (werbalne) wywiady, konferencje prasowe, biuro prasowe. JST MEDIA 8
Techniki dotarcia: Komunikacja bezpośrednia Działalność administracji samorządowej wpływa bezpośrednio na rozwój danej jednostki oraz na codzienne życie mieszkańców. Dlatego istotne jest posiadanie sprawnej platformy komunikacji bezpośredniej, informującej o bieżących działaniach podejmowanych przez JST. Możemy wyróżnić cztery podstawowe rodzaje komunikacji bezpośredniej: Werbalne (wystąpienia publiczne, dialog społeczny, organizacja imprez, udział w targach, referendum); Instytucjonalne (biuro obsługi interesanta); Multimedialne (strona internetowa i media społecznościowe); Wizualne (reklama, organizacja imprez, udział w targach). 9
Techniki dotarcia: Patronaty Patronaty budują relację JST z lokalną społecznością biznesową, partnerskimi organizacjami oraz promują region i umożliwiają przewodzenie inicjatywom społecznym. JST może zaangażować się w powyższe działania na kilku płaszczyznach poprzez: Wsparcie merytoryczne organizatorów; Wsparcie materialne (udostępnienie przestrzeni podległych samorządowi); Podniesienie prestiżu działania poprzez patronat honorowy; 10
Komunikacja wewnętrzna
Komunikacja wewnętrzna Komunikacja wewnętrzna skierowana jest do pracowników administracji samorządowej i ma na celu: Usprawnienie komunikacji wewnątrz JST; Budowanie pozytywnego wizerunku JST w oczach jej pracowników; Identyfikację urzędników z urzędem w którym funkcjonują i przekonanie o jego sprawnym działaniu. Należy pamiętać, że pracownicy JST są również mieszkańcami danej jednostki, beneficjentami, interesariuszami, a także liderami opinii co oznacza, że sprawna komunikacja wewnętrzna ma również wpływ na sprawną komunikację zewnętrzną. 12
Techniki dotarcia: werbalne Werbalna forma komunikacji wewnętrznej jest najbardziej efektywną techniką dotarcia do grupy docelowej, a także przynosi wymierne korzyści w postaci podnoszeniu kwalifikacji i umiejętności kadr. Do werbalnych technik dotarcia w komunikacji wewnętrznej zaliczamy: Narady; Szkolenia; Przemówienia okolicznościowe. 13
Techniki dotarcia: pisemne Ze względu na rozbudowane struktury administracyjne i procedury formalne, samorządowcy coraz częściej sięgają po pisemne formy budowania komunikacji wewnątrz jednostki. Przekaz nabiera bardziej trwałego charakteru, a jego przygotowanie i rozesłanie pomiędzy pracownikami jest mniej czasochłonne niż np.: organizacja szkolenia. Do pisemnych technik dotarcia w komunikacji wewnętrznej zaliczamy: Mailing wewnętrzny; Wewnętrzny periodyk; Newsletter. 14
Techniki dotarcia: wizualne Coraz większego znaczenia w procesie komunikacji wewnętrznej nabiera wizualizacja. Ze względu na ograniczony czas do zapoznania się z materiałami, coraz chętniej sięgamy po informacje zawarte w tak zwanej pigułce w atrakcyjnym wizualnie opakowaniu, co ma spowodować ciekawość odbiorcy. Do wizualnych technik dotarcia w komunikacji wewnętrznej zaliczamy: Tablicę ogłoszeń; Elektroniczne wyświetlacze. 15
Techniki dotarcia: multimedialne Rozwój informatyzacji nie pozostaje bez wpływu na proces komunikacji wewnętrznej. Dzięki połączeniu ze sobą stanowisk pracy, urzędnicy mogą sprawnie dzielić się informacjami i bieżącymi wiadomościami. Ważne jest aby w tym procesie stosować filtry przez które przechodzić będą informacje. Do multimedialnych technik dotarcia w komunikacji wewnętrznej zaliczamy: Intranet; Wewnętrzna strona internetowa; Wewnętrzne forum. 16
Podsumowanie Public relations w JST pełni bardzo istotną rolę, ponieważ każdy obywatel musi mieć z nimi kontakt i jest od nich uzależniony. JST są uzależnione od obywateli, którzy płacąc podatki finansują ich działalność. Dlatego powinny dbać o ich zadowolenie i umożliwiać sprawną, dwukierunkową komunikację. Public relations w JST to także działania skierowane do wewnątrz, dbałość o własnych pracowników i zapewnienia im jak najlepszych warunków do pracy. 17
Dziękuję za uwagę Paweł Trochimiuk Prezes Partner of Promotion