Warszawa, 2014-02-10 INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA SYSTEMU WEB SIBIG 2.0 MIGRACJA DANYCH Z PC DŁUŻNIK (V.1.0)
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 2 z 14 SPIS TREŚCI Spis treści...2 1. WSTĘP...3 2. Kontrahenci i zobowiązania eksport z PC Dłużnika...3 3. Kontrahenci i zobowiązania import danych do WEB SIBIG 2.0...3 3.1. Import Kontrahentów bez włączania monitorowania...4 3.2. Import Kontrahentów z włączaniem monitorowania...6 3.3. Import Zobowiązań bez dodawania Informacji Gospodarczych... 10 3.4. Import Zobowiązań z dodaniem Informacji Gospodarczych... 12 4. Pobranie informacji gospodarczych z bazy BIG InfoMonitor... 14
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 3 z 14 1. WSTĘP Dokument zawiera instrukcję postępowania Użytkowników, którzy korzystali lub nadal korzystają z Aplikacji PC Dłużnik. Opisany został dokładnie proces przeniesienia wszystkich danych z aplikacji PC Dłużnik do nowego serwisu transakcyjnego WEB SIBIG 2.0 w zakresie modułu Zobowiązań i Kontrahentów. Serwis transakcyjny WEB SIBIG 2.0 zapewnia te same funkcjonalności, które są dostępne w aplikacji PC Dłużnik. 2. KONTRAHENCI I ZOBOWIĄZANIA EKSPORT Z PC DŁUŻNIKA W celu wyeksportowania wszystkich danych w zakresie Klientów i Zobowiązań z aplikacji PC Dłużnik należy: a. Zalogować się do aplikacji PC Dłużnik b. Przejść do modułu Klienci c. Znajdując się na liście, nacisnąć prawy przycisk myszki i wybrać opcję Exportuj do CSV d. Następnie zapisać wyeksportowany plik e. W kolejnym kroku należy przejść do modułu Zobowiązania i wykonać identyczną operację jak w przypadku Klientów i również zapisać wyeksportowany plik. Plik wyeksportowany z aplikacji PC Dłużnik ma format wymagany przez aplikację WEB SIBIG 2.0 i nie wymaga żadnych dodatkowych czynności. Może być od razu importowany do WEB SIBIG 2.0. Następnie, należy zalogować się do aplikacji WEB SIBIG 2.0 i wykonać wybrane kroki z opisanych w kolejnych punktach. 3. KONTRAHENCI I ZOBOWIĄZANIA IMPORT DANYCH DO WEB SIBIG 2.0 System WEB SIBIG 2.0 wyposażony jest w funkcjonalność Importu danych. W chwili obecnej Import danych dostępny jest z poziomu zakładek Kontrahenci, Zobowiązania.Za pomocą Importu danych można: Dodać Kontrahentów do listy, Włączyć monitorowanie wszystkim lub wybranym Kontrahentom, którzy są importowani, Dodać Zobowiązania do listy, Dodać Informacje Gospodarcze na podstawie dodawanych Zobowiązań, Korygować Informacje Gospodarcze dodane na podstawie aktualizowanych podczas importu zobowiązań. Mechanizm Importu danych działa na podobnej zasadzie, niezależnie od zakładki, na której jest przeprowadzany. Po wywołaniu akcji importu, system daje możliwość wybrania opcji dodatkowych i dokończenia procesu. Dokładne opisy znajdują się w określonych punktach w dalszej części dokumentu. Należy pamiętać, że import Zobowiązań możliwy jest wyłącznie dla Kontrahentów znajdujących się już w systemie, dlatego jeśli chcemy importować listę Kontrahentów i ich Zobowiązań, import tych danych powinniśmy zacząć od listy Kontrahentów. Pliki użyte do Importu danych powinny mieć format.csv. W każdym z plików wymagana jest określona ilość kolumn i nie można ich usuwać. Nie wszystkie kolumny muszą być uzupełnione danymi. Można nie wypełniać danych w kolumnach, pod warunkiem, że nie są one obligatoryjne. Kolumny jednak zawsze muszą znajdować się w pliku i ich nagłówków nie można dowolnie zmieniać. W poniższych plikach wzorcowych (fromat.xls) znajduje się informacja, które kolumny są wymagane, a które opcjonalne do wypełnienia. Pliki stanowią również załączniki do niniejszej instrukcji.
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 4 z 14 kontrahenci_wzor.xls zobowiazania_wzor.xl s Poniżej prezentujemy przykładowe widoki plików służące do Importu danych. Plik do importu danych z poziomu zakładki Kontrahenci: Typ Klienta Pełna nazwa NIP Nazwa skrócona REGON Imiona Nazwiska Obywatelstw o PESEL Typ dokumentu Numer Dokumentu Data urodzenia Kraj Kod Pocztowy Miejscowość Ulica Nr domu Nr rachunku bankowego jednoosobowa dzialalnosc gospodarcza ABC SA 2165564131 Aurelia Kafka PL 27111694188 DO MDA645789 1927-11-16 PL 99-004 Grabin Sabały 123 osoba fizyczna WANDA Skąska PL 56123089583 PJ ABC123 1956-12-30 PL 12-345 Pleszewo 5 osoba prawna Przychodnia Specjalistyczna 3233130240 Przychodnia 105462447-46041 PL 44-853 Porwity 322 jednoosobowa dzialalnosc gospodarcza jednoosobowa dzialalnosc gospodarcza Energetyczny Posterunek Energetyczny 9388761228 447551478 PL 95-391 Zofiwka Mrowiczeska 464 Firma Handlowo- Usługowa 989-692-26-43 PL 36-678 Koninko 781 Firma Alan Jarumelski PL 68123184694 DO AJP082873 1968-12-31 Plik do importu danych z poziomu zakładki Zobowiązania: Nr Rodzaj NIP PESEL Typ dokumentu Numer Dokumentu faktury/dokumen zobowiązania tu Wysokość zobowiązania Kwota zaległości Wysokość kwestionowana Waluta Data pojawienia Czy się długu kwestionowane Data wystawienia faktury Nr umowy/klienta Stan postępowań sądowych Sygnatura tytułu wykonawczego Tytuł prawny tytułu wykonawczego Organ orzekający Data wydania tytułu Data wysłania wykonawczego wezwania do zapłaty Wszczęte 2165564131 27111694188 DO MDA645789 236987 02 12000 10000 210 PLN 2011-02-03 T 2011-02-01 postępowanie 56123089583 PJ ABC123 2009/90/FV 03 56213 0 PLN 2010-05-26 F 2010-04-26 3233130240 FV/01/2010 04 560000 900 0 PLN 2009-12-15 F 2009-11-30 2010-01-26 9388761228 18 2550 0 PLN 2008-09-04 F 12/2001-265 04 Sąd rejonowy 2011-05-06 989-692-26-43 68123184694 DO AJP082873 236988 05 1108000 2000 210 PLN 2011-01-26 T 2011-01-15 UP253-56/2011 06 Sąd rejonowy 2011-05-07 Wymagane. Wymagane Wymagane dla OF w Wymagane dla OF Wymagane dla OF Wymagane, nie Opcjonalne dla Zabronione. Zabronione. Wymagane Zabronione. Zabronione. Wymagane dla P,OP. przypadku obywatela w przypadku w przypadku kwestionowana Zobowiązanie Obowiązkowe dla Obowiązkowe dla Wymagane. Wartości kodów Opcjonalne Wymagane Wymagane Wymagane prawda (T) Wymagane Opcjonalne Obowiązkowe dla tytułu Obowiązkowe dla tytułu Opcjonalne Opcjonalne dla OF polskiego. obcokrajowca. obcokrajowca. należy podać alimentacyjne (kod 17), tytułu wykonawczego tytułu wykonawczego 01-09 muszą fałsz (F) wykonawczego (kod 18) wykonawczego (kod 18) Opcjonalne dla P Opcjonalne dla P Opcjonalne dla P. wartość 0 zabronione dla tytułu (kod 18) (kod 18) zawierać cyfrę 0! wykonawczego (kod 18) Proces importu kończy się zawsze komunikatem, w którym zawarty jest raport (podsumowanie) z wykonanych akcji. Szczegółowe opisy obu procesów wraz z akcjami dodatkowymi znajdują się w kolejnych częściach niniejszej instrukcji. 3.1. IMPORT KONTRAHENTÓW BEZ WŁĄCZANIA MONITOROWANIA Import Kontrahentów umożliwia dodanie Kontrahentów do listy, bądź też zaktualizowanie danych Kontrahentów będących już w systemie. Za pomocą importu danych Kontrahentów można: Dodać Kontrahentów do listy Włączyć monitorowanie wszystkim lub wybranym Kontrahentom, którzy są dodawani do systemu Zaktualizować Informacje Gospodarcze, które znajdują się w Systemie a dotyczą Kontrahentów z importowanej listy Aby zaimportować plik z danymi Kontrahentów, należy: a. Z górnego menu modułu Kontrahenci wybrać opcję + importuj listę b. Za pomocą przycisku + Wybierz plik wybrać plik wyeksportowany wcześniej z PC Dłużnik z danymi, które mają zostać zaimportowane do WEB SIBIG 2.0, poprzez wskazanie go na liście i kliknięcie Otwórz
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 5 z 14 W tym celu należy wybrać katalog, w którym został zapisany wyeksportowany plik, zaznaczyć go i wybrać opcję Otwórz. Wskazywany plik powinien być zapisany w formacie csv i zawierać kolumny opisane w rozdziale Kontrahenci i zobowiązania import danych do WEB SIBIG 2.0. c. Wybrany plik zostanie wskazany w oknie Importu danych, jako załączony W importowanym w przykładzie pliku znajdują się dane: Osoby fizycznej, która jest nowym Kontrahentem i jej dane nie figurują jeszcze w systemie Osoba prawna, której dane są już w systemie d. Wybrać opcję Importuj e. System wyświetli komunikat z rezultatem importu Aby zobaczyć dane, które zostały zaimportowane, w potwierdzeniu importu należy kliknąć wskazany poniżej link do listy danych zaimportowanych dla firm i dla osób fizycznych.
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 6 z 14 System przeniesie Użytkownika do zakładki Kontrahenci (odpowiednio do sekcji Firmy lub Osoby fizyczne w zależności od dokonanego wyboru), w miejsce gdzie zapisany został zaimportowany rekord. Jeżeli zostanie wybrana firma Użytkownik zostanie przeniesiony do listy firm, jeżeli osoba fizyczna do listy osób fizycznych. Rekord z zaimportowanymi danymi osoby fizycznej: Rekord z zaimportowanymi danymi firmy: 3.2. IMPORT KONTRAHENTÓW Z WŁĄCZANIEM MONITOROWANIA Podczas dodawania Kontrahentów do systemu można: włączyć monitorowanie tylko nowym Kontrahentom, których dane nie figurują jeszcze w systemie, włączyć monitorowanie wszystkim Kontrahentom, których dane importowane są do systemu. Jednak monitorowanie może zostać włączone Kontrahentom typu firma (włączanie monitorowania dla osób fizycznych nie jest obsługiwane przez system WEB SIBIG 2.0). Aby włączyć monitorowanie tylko nowym Kontrahentom importowanym do systemu, należy: a. Z górnego menu modułu Kontrahenci wybrać opcję + importuj listę b. Za pomocą przycisku + Wybierz plik wybrać plik wyeksportowany wcześniej z PC Dłużnik z danymi, które mają zostać zaimportowane do WEB SIBIG 2.0, poprzez wskazanie go na liście w wybranym katalogu i następnie kliknięcie Otwórz
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 7 z 14 c. Wybrany plik zostanie wskazany w oknie Importu danych, jako załączony d. Następnie należy zaznaczyć opcję Dodaj kontrahentów do monitorowania a następnie Tylko nowych Monitorowanie zostanie włączone tylko dla nowego Kontrahenta. e. Wybrać opcję Importuj f. System wyświetli komunikat z rezultatem importu Aby zobaczyć dane, które zostały zaimportowane, w potwierdzeniu importu należy kliknąć wskazany poniżej link do listy danych zaimportowanych dla firm i dla osób fizycznych.
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 8 z 14 System przeniesie Użytkownika do zakładki Kontrahenci (odpowiednio do sekcji Firmy lub Osoby fizyczne w zależności od dokonanego wyboru), w miejsce gdzie zapisany został zaimportowany rekord. Rekord z zaimportowanymi danymi osoby fizycznej: Rekord z zaimportowanymi danymi firmy, która została jednocześnie dodana do monitorowania (oznaczenie ikoną zielonej żarówki): Oprócz tego dane nowej firmy znajdą się na liście podmiotów monitorowanych: Monitorowanie włączane podczas importu danych obowiązywać będzie od dnia importu na czas nieokreślony.
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 9 z 14 Aby włączyć monitorowanie tylko dla wszystkich importowanych do systemu Kontrahentów należy wykonać czynności opisane powyżej w punktach a c, zaznaczyć opcję Dodaj kontrahentów do monitorowania, a następnie Wszystkich Następnie należy wykonać kroki e f. Aby zobaczyć dane, które zostały zaimportowane, w potwierdzeniu importu należy kliknąć wskazany poniżej link do listy danych zaimportowanych dla firm i dla osób fizycznych. System przeniesie Użytkownika do zakładki Kontrahenci (odpowiednio do sekcji Firmy lub Osoby fizyczne w zależności od dokonanego wyboru), w miejsce gdzie zapisany został zaimportowany rekord. Rekord z zaimportowanymi danymi osoby fizycznej: Rekord z zaimportowanymi danymi firm, które zostały jednocześnie dodane do monitorowania (oznaczenie ikoną zielonej żarówki):
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 10 z 14 Oprócz tego dane nowych firm znajdą się na liście podmiotów monitorowanych: 3.3. IMPORT ZOBOWIĄZAŃ BEZ DODAWANIA INFORMACJI GOSPODARCZYCH Import Zobowiązań umożliwia dodanie Zobowiązań do listy lub zaktualizowanie danych Zobowiązań będących już w systemie. Za pomocą importu danych Zobowiązań można: Dodać Zobowiązania do listy Dodać Informacje Gospodarcze na podstawie dodawanych Zobowiązań Korygować Informacje Gospodarcze dodane na podstawie aktualizowanych podczas importu Zobowiązań Aby zaimportować plik z danymi Zobowiązań, należy: a. Z górnego menu modułu Zobowiązania wybrać opcję + importuj listę
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 11 z 14 b. Za pomocą przycisku + Wybierz plik wybrać plik wyeksportowany wcześniej z PC Dłużnik z danymi, które mają zostać zaimportowane do WEB SIBIG 2.0, poprzez wskazanie go na liście w wybranym katalogu i następnie kliknięcie Otwórz c. Wskazywany plik powinien być zapisany w formacie csv i zawierać kolumny opisane w rozdziale Kontrahenci i zobowiązania import danych do WEB SIBIG 2.0. f. Wybrany plik zostanie wskazany w oknie Importu danych, jako załączony g. Wybrać opcję Importuj h. System wyświetli komunikat z rezultatem importu Aby zobaczyć dane, które zostały zaimportowane, w potwierdzeniu importu należy kliknąć wskazany poniżej link do listy danych zaimportowanych zobowiązań. System przeniesie Użytkownika do zakładki Zobowiązania i ograniczy listę pokazanych zobowiązań do tych, które właśnie zaimportowano do systemu:
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 12 z 14 3.4. IMPORT ZOBOWIĄZAŃ Z DODANIEM INFORMACJI GOSPODARCZYCH Podczas importu Zobowiązań można jednocześnie dodać do Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor Informacje Gospodarcze wraz ze skorygowaniem Informacji Gospodarczych dodanych na podstawie aktualizowanych przez import zobowiązań. Aby zaimportować plik z danymi Zobowiązań, należy: b. Z górnego menu modułu Zobowiązania wybrać opcję + importuj listę d. Za pomocą przycisku + Wybierz plik wybrać plik wyeksportowany wcześniej z PC Dłużnik z danymi z katalogu, gdzie został zapisany, które mają zostać zaimportowane do WEB SIBIG 2.0, poprzez wskazanie go na liście i kliknięcie Otwórz e. Zaznaczyć jedną lub obie opcje (zalecane) Dodaj Informacje Gospodarcze na podstawie zobowiązań spełniających warunki ustawy oraz Koryguj Informacje Gospodarcze dodane na podstawie aktualizowanych zobowiązań: f. Wybrać opcję Importuj
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 13 z 14 g. System wyświetli komunikat z rezultatem importu Aby zobaczyć dane, które zostały zaimportowane, w potwierdzeniu importu należy kliknąć wskazany poniżej link do listy danych zaimportowanych zobowiązań. System przeniesie Użytkownika do zakładki Zobowiązania, jednocześnie automatycznie ograniczając listę wyświetlanych zobowiązań do tych, które zostały zaimportowane: Dodatkowo, Zobowiązanie, na podstawie, którego dodana została Informacja Gospodarcza, widoczne będzie także z poziomu zakładki Informacje Gospodarcze:
Instrukcja Użytkownika systemu WEB SIBIG 2.0 - Migracja danych z PC Dłużnik Strona 14 z 14 4. POBRANIE INFORMACJI GOSPODARCZYCH Z BAZY BIG INFOMONITOR Jeżeli Klient posiada już informacje gospodarcze w Rejestrze Dłużników BIG InfoMonitor, powinien: a. Zaimportować Kontrahentów b. Zaimportować Zobowiązania bez dodawania IG c. Przejść do modułu Informacje Gospodarcze d. Wybrać opcję Synchronizuj z SIBIG System pobierze wszystkie IG zgłoszone przez Klienta, które obecnie znajdują się w Rejestrze Dłużników BIG InfoMonitor.