Gdańsk, dnia 16.11.2017r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR LPB/WU/031/2017/MG Nr wew. 104692965 Szanowni Państwo, Grupa LOTOS S.A. w imieniu LOTOS Petrobaltic S.A. (zwana dalej Zamawiającym ) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta na: Zadanie 1 : Wymiana posadzki w kuchni i magazynie prowiantowym na platformie LOTOS Petrobaltic Zadanie 2: Wykonanie wylewki podłogi (tzw. posadzki żywicznej) w kuchni i magazynie prowiantowym na platformie LOTOS Petrobaltic Zgodnie z wewnętrzną procedurą Zamawiającego, Kontrahent zostanie wyłoniony w trybie postępowania nieograniczonego. W celu wyłonienia kontrahenta prosimy o złożenie oferty zgodnie z wytycznymi zawartymi w poniższym Zaproszeniu do złożenia oferty 1. INFORMACJE PODSTAWOWE. A. Przedmiot Zapytania Ofertowego: Intencją Zamawiającego jest zawarcie umowy, której przedmiotem W przypadku Zadania 1: wymiana posadzki w kuchni i magazynie prowiantowym na konstrukcji stalowej podłogi dalej Zadanie1 W przypadku Zadania 2: wykonanie wylewki podłogi (tzw. posadzki żywicznej) w kuchni i magazynie prowiantowym, dalej Zadanie 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru do realizacji tylko jedno z Zadań. Założenia dla obu zadań: Powierzchnia kuchni - około 50m2, 60 metrów bieżących cokołów wysokości 10cm (w załączeniu szkic kuchni - załącznik nr 4, i załącznik nr 5) Powierzchnia magazynu prowiantowego około 55 m2 (w załączeniu szkic wraz z magazynem prowiantowym DRY STORE - załącznik nr 4) Dokumentacja fotograficzna w załączeniu (12 zdjęć- załącznik nr 7) Prace realizowane będą na platformie LOTOS Petrobaltic (dalej Platforma ). Prace muszą być wykonywane etapami planowane są 3 etapy (bez całkowitego wyłączania kuchni z eksploatacji) zwane są dalej Etapami. Prace będą wykonywane dla w obu rejonach (kuchnia, magazyn prowiantowy) jednocześnie. Zamawiający zastrzega, iż każdorazowo będzie określał zakres prac i czas, w którym prace będą mogły być wykonywane, Strona 1/5
W celu złożenia Oferty dla Zadania 1 i/lub dla Zadania 2 konieczna jest wizja lokalna na Platformie. Szczegółowy zakres prac dla Zadania 1 obejmuje: a) zerwanie istniejącej podłogi przy cokołach na odległość minimum 15 cm, przy odpływach (szpigatach) oraz w luźnych miejscach i wymiana na nową wylewkę. b) ułożenie płytek terakotowych w najwyższej klasie odporności na ścieranie (antypoślizgowe), kolor jasny neutralny, wielkość 1 płytki, max.15cmx15 cm c) szkic z przedstawiona grubością podłoża do ewentualnej wymiany (załącznik nr 6) Szczegółowy zakres prac dla Zadania 2 obejmuje: a) wykonanie wylewki podłogi (tzw. posadzki żywicznej) w kuchni i magazynie prowiantowym na istniejącej już posadce z płytkami. Wykonawca może złożyć Ofertę na oba lub tylko dla jednego z Zadań. B. Wykonawca: 1. Zapewni wszystkie usługi, materiały, narzędzia, urządzenia i sprzęt niezbędne do realizacji przedmiotowych prac. 2. Pracownicy realizujący prace na Platformie będą posiadali niezbędne szkolenia typu BST zgodnie z zapisami Załącznika nr 2 - BEZPIECZEŃSTWO. C. Zamawiający: 1. Zapewni możliwość odbycia przez Wykonawców wizji lokalnej na Platformie. 2. Zapewni transport na Platformę oraz wyżywienie i zakwaterowanie podczas realizacji prac na Platformie dla maksimum 8 pracowników Wykonawcy. 3. Zdemontuje/przesunie urządzenia/szafki w kuchni i przygotuje uzgodniony rejon dla wykonywania prac dla każdego z Etapów. 4. Oczekuje, że Wykonawca zapozna się dokładnie z treścią niniejszego dokumentu wraz z załącznikami. D. Termin realizacji/wykonania Robót/Prac: Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego: Rozpoczęcie: po 08 stycznia 2018 r. Od dnia otrzymania Zamówienia Wykonawca pozostaje w gotowości do rozpoczęcia realizacji prac. Przedstawiciel Zamawiającego powiadomi pisemnie Wykonawcę o terminie rozpoczęcia realizacji prac z 5 (słownie: pięcio) -dniowym wyprzedzeniem. E. Miejsce realizacji/wykonania Robót/Prac: Platforma LOTOS Petrobaltic na Morzu Bałtyckim poza granicą terytorialną Polski; 2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ: A. CZĘŚĆ HANDLOWA. I. ODRĘCZNIE WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy, stanowiący Załącznik Nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. B. CZĘŚĆ MERYTORYCZNA: Strona 2/5
I. DOKUMENTY PODSTAWOWE: a) Przedstawienie udokumentowanego doświadczenia w realizacji projektów zbliżonych do zadania objętego niniejszym postępowaniem; Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia do Oferentów o przedstawienie referencji potwierdzających, że Prace te zostały wykonane należycie. b) Przedstawienie kopii obowiązującej polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalności gospodarczą przez Odbiorcę i osoby, za które ponosi odpowiedzialność z limitem minimum 1.500.000 zł na jedno zdarzenie lub oświadczenie Wykonawcy do zawarcia takowej polisy przed rozpoczęciem realizacji prac II. OŚWIADCZENIA, DEKLARACJE ORAZ POZOSTAŁE DOKUMENTY: a) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych; b) oświadczenie o akceptacji zapisów Załącznika nr 2 Bezpieczeństwo ; c) oświadczenie o zapoznaniu się ze stanem konstrukcji i możliwościami realizacji prac na Platformie; d) aktualny, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert, wypis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/) w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumenty oryginalnego. e) Oferenci, którzy przejdą pierwszy etap weryfikacji mogą zostać poproszeni o aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert); f) Oferenci, którzy przejdą pierwszy etap weryfikacji mogą zostać poproszeni aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert); g) bezterminowe Upoważnienie dla LOTOS Petrobaltic S.A. do wystąpienia i uzyskania z InfoMonitora Biura Informacji Gospodarczej S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Zygmunta Modzelewskiego 77 ( InfoMonitor ) danych gospodarczych z Biura Informacji Kredytowej S.A. i Związków Banków Polskich. Na Upoważnieniu obligatoryjne są wymagane: nazwa, adres i NIP Oferenta. Upoważnienie należy podpisać zgodnie z zasadami reprezentacji oraz opatrzyć pieczęciami imiennymi oraz firmową; Upoważnienie winno być zgodne z przekazanym wzorem (patrz Załącznik Nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego). W przypadku nie udzielenia Upoważnienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do obniżenia oceny Oferty, zaproponowania mniej korzystnych warunków współpracy lub Odrzucenia Oferty. Złożenie w/w bezterminowego Upoważnienia nie dotyczy Oferentów, którzy złożyli już takie Upoważnienie w terminie wcześniejszym i jest ono nadal ważne. UWAGA: 1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. 2. Brak jakichkolwiek dokumentów wypisanych w punkcie A i B może skutkować odrzuceniem Oferty. 3. KRYTERIA OCENY OFERT: 1. ceny ofertowe, 2. ocena techniczna oferty, 4. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO: Strona 3/5
Zamawiający informuje, że: nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty; nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom; zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji dowolnego zakresu Prac; zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta; zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty; zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert; zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według uznania Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje; wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego; niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta; zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów; ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Instrukcji PBA.74.01.01.00 Zasady wyboru kontrahenta dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135; zamierza występować do InfoMonitora o uzyskanie danych gospodarczych o istniejących zobowiązaniach, w tym informacji stanowiących tajemnicę bankową, zgodnie z zakresem wskazanym w Upoważnieniu Oferenta. Zasady i tryb udostępniania informacji gospodarczych reguluje Ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U. z 2010 r. Nr 81, poz. 530) natomiast dostęp do informacji stanowiących tajemnicę bankową reguluje ustawa prawo bankowe z dnia 29 sierpnia 1997 (Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 665 ze zm.). Uzyskane dane gospodarcze, w tym informacje stanowiące tajemnicę bankową będą wykorzystywane wyłącznie na użytek Grupy LOTOS S.A., jedynie na potrzeby prowadzonych procesów wyboru kontrahenta, zawierania umów, udzielania zamówień oraz innych form współpracy. Zamawiający zastrzega, że będzie występował do InfoMonitora o uzyskanie informacji gospodarczych, w tym informacji stanowiących tajemnice bankową także na potrzeby później prowadzonych procesów wyboru kontrahenta, zawierania umów oraz wystawiania zamówień. Zastrzegamy sobie prawo do dokonania oceny Oferenta oraz zaproponowania mniej korzystnych warunków współpracy, na podstawie otrzymanych informacji gospodarczych, w tym informacji stanowiących tajemnicę bankową lub w przypadku braku Upoważnienia Grupy LOTOS S.A. do uzyskiwania tych informacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wystąpienia do Oferenta z prośbą o udzielenie kolejnego Upoważnienia, jeżeli jest to uzasadnione upływem czasu od udzielenia poprzedniego Upoważnienia. Upoważnienie może być w każdej chwili odwołane przez Oferenta; Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl 5. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI. A. Na pytania złożone na Platformie Zakupowej dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Strona 4/5
Przewodniczący komisji wyboru kontrahenta tylko na Platformie Zakupowej. B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 22.11.2017r. do godz. 14. C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom, którzy złożą potwierdzenie otrzymania Zapytania Ofertowego w Platformie Zakupowej i zadeklarują chęć uczestnictwa w postępowaniu. D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane. 6. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT: A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę. B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o: Potwierdzenie na Platformie Zakupowej chęci wzięcia udziału w postępowaniu; złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do 27.11.2017r., do godz. 12. C. Oferta powinna być: a) sporządzona w języku polskim; b) podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta; c) złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem Oferta LPB/WU/031/2017/MG z podziałem na: ofertę handlową ofertę merytoryczną. Z poważaniem, Michał Grześkowiak Przewodniczący Komisji Wyboru Kontrahenta Załączniki: - Nr 1 Formularz Ofertowy. - Nr 2 BEZPIECZEŃSTWO. - Nr 3 Upoważnienie bezterminowe do uzyskania informacji gospodarczych. - Nr 4 szkic kuchni i magazynu prowiantowego (DRY STORE) na platformie LOTOS Petrobaltic - Nr 5 szkic kuchni - Nr 6- szkic z przedstawiona grubością podłoża do ewentualnej wymiany - Nr 7- dokumentacja fotograficzna (12 zdjęć) * wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Strona 5/5