ZAPYTANIE OFERTOWE NR LK- 27/2018/II

Transkrypt

1 Gdańsk, ZAPYTANIE OFERTOWE NR LK- 27/2018/II LOTOS Kolej Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Michałki 25, wpisaną do rejestru przedsiębiorców w ramach Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy, KRS , kapitał zakładowy PLN, REGON , NIP , BDO w dalszej części zwaną Zamawiającym zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na wykonanie przebudowy i zmiany sposobu użytkowania budynku warsztatowego na budynek biurowy - budynek zlokalizowany jest w Gdańsku przy ul. Michałki 25. I. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego zawierają Załączniki nr 1-5 do niniejszego zapytania. II. Wymagany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego: - rozpoczęcie: listopad zakończenie: koniec grudnia 2018 III. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela upoważniony członek Komisji wyboru kontrahenta w formie pisemnej (elektronicznej). Zapytania należy kierować na zbigniew.wanda@lotoskolej.pl nie później niż do dnia roku do godziny Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom w dniu roku do godz za pośrednictwem . Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane. IV.W przypadku zainteresowania zapytaniem, ofertę należy złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia roku do godz (w soboty, niedziele i w inne dni ustawowo wolne od pracy, kancelaria nie pracuje). UWAGA! W przypadku doręczenia oferty pocztą/kurierem liczy się data i godzina wpływu listu/przesyłki do LOTOS Kolej Sp. z o.o. Koperta winna być zaadresowana w następujący sposób: LOTOS Kolej Sp. z o.o. ul. Michałki Gdańsk Kancelaria LOTOS Kolej V. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w 1 egzemplarzu. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane i zszyte. VI. Kompletna oferta powinna zostać złożona w zamkniętej kopercie, w formie papierowej. Koperta musi zostać opatrzona pieczątką lub pełną nazwą firmy i adresem Oferenta oraz

2 posiadać następujące oznaczenie : Oferta nr LK- 27/2018/II z dopiskiem nie otwierać przed roku godz Niezłożenie oferty we wskazanym terminie jest jednoznaczne z nieprzystąpieniem do procedury wyboru kontrahenta. Oferty złożone po terminie zostaną odrzucone. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe bądź niewłaściwe doręczenie korespondencji z ofertą. VII. Komisyjne otwarcie ofert nastąpi w dniu roku o godz. 14:00 Na otwarciu ofert nie przewiduje się obecności Oferentów. Postępowanie odbędzie się w dwóch etapach: I etap złożenie ofert i rozpatrzenie przez Zamawiającego złożonych ofert, II etap negocjacje warunków ofert z wybranymi Oferentami. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zarządzenia dogrywek w ramach pierwszego etapu, rozumianych jako prawo Zamawiającego do poproszenia Oferentów o złożenie kolejnej bądź kolejnych ofert z niższą stawką cenową. Oferenci, którzy zostaną zakwalifikowani do drugiego etapu procesu wyboru kontrahenta, zostaną o tym fakcie poinformowani najpóźniej do godziny 10:00 dnia roku oraz zaproszeni do ostatecznych negocjacji złożonych ofert. VIII. Oferta kompletna powinna zawierać: a. oświadczenia Oferenta, iż: akceptuje treść wszystkich załączników do zapytania ofertowego, zdobył konieczne informacje do przygotowania oferty, a także że należycie zapoznał się z miejscem i sposobem wykonania przedmiotu oferty, jego rozmiarem, kosztami oraz wszelkimi innymi okolicznościami mającymi wpływ na jego wykonanie, termin realizacji i cenę, termin związania ofertą wynosi 90 dni od dnia wyznaczonego jako termin składania ofert, wszelkie elementy wymagane w zapytaniu ofertowym oraz jego załącznikach zostały ujęte w ofercie i w całości zawierają się w cenie ofertowej, jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, podmiot, który reprezentuje, nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub uzyskał przewidzianą prawem zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności oraz nie posiada zobowiązań przeterminowanych wobec swoich dostawców, pracowników i podwykonawców, podmiot, który reprezentuje nie jest niewypłacalny, nie toczy się względem niego postępowanie egzekucyjne, nie zachodzą w stosunku do niego przesłanki ogłoszenia upadłości, nie znajduje się w likwidacji, jego sprawy nie są objęte zarządem komisarycznym lub sądowym, jego działalność gospodarcza nie została zawieszona ani nie jest objęta postępowaniami, o których mowa powyżej, podmiot, który reprezentuje oraz członkowie jego zarządu i prokurenci nie zostali skazani za żadne przestępstwa związane z ich działalnością zawodową lub złożeniem fałszywych zeznań lub nadużycie dotyczące ich kwalifikacji do zawarcia umowy o świadczenie usług w ciągu 5 lat poprzedzających postępowanie wyboru kontrahenta, 2

3 akceptuje treść Umowy załączonej do zapytania ofertowego i zobowiązuje się do jej podpisania w przypadku jego wyboru. b. zobowiązanie Oferenta do zachowania poufności w zakresie faktu prowadzenia niniejszego postępowania, uczestnictwa w nim oraz w zakresie wszelkich informacji pozyskanych w trakcie jego realizacji na temat Zamawiającego, c. poświadczone za zgodność z oryginałem przez uprawnioną osobę kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, zaświadczenia o nie zaleganiu ze opłatami na rzecz ZUS i US dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące przed dniem złożenia oferty; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON, d. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania, jeżeli oferta zostanie podpisana przez pełnomocnika, e. cena netto za wykonanie przedmiotu zapytania, f. termin realizacji przedmiotu zapytania, g. okres gwarancji udzielonej na wykonanie przedmiotu zapytania, h. liczba lat doświadczenia w zakresie realizacji przedmiotu zapytania, i. numer rachunku bankowego, na który będą przelewane należności, j. dane kontaktowe Oferenta (imię, nazwisko osoby odpowiedzialnej, numer telefonu, e- mail), k. poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię polisy potwierdzającej posiadanie przez Wykonawcę ubezpieczenia OC z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej na kwotę co najmniej ,00 zł, l. dołączone do oferty Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 7. Brak któregokolwiek z w/w wymaganych elementów będzie skutkować odrzuceniem oferty. Zamawiający dopuszcza możliwość jednokrotnego wezwania Oferentów do uzupełnienia braków formalnych złożonych ofert bądź wyjaśnienia rozbieżności w treści oferty. W celu sprawniejszej weryfikacji i oceny ofert, prosimy o zachowanie powyższej kolejności oraz przedzielenie poszczególnych części ofert w podanym układzie wraz z uwzględnieniem przedstawionej powyżej numeracji. Zamawiający informuje, że umowa na wykonanie usługi objętej niniejszym zaproszeniem zostanie zawarta z wybranym Oferentem pod warunkiem uprzedniego uzyskania przez Zamawiającego wszelkich zgód korporacyjnych stosownych organów, wymaganych aktem zawiązania Spółki LOTOS Kolej Sp. z o.o. X. Kryteria wyboru oferenta: - kryterium 1: cena 85% - kryterium 2: termin realizacji (określony w dniach) 7,5% - kryterium 3: okres gwarancji (określony w miesiącach) 7,5% XI. Wzór umowy stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Zapytania. Zamawiający co do zasady nie dopuszcza możliwości negocjacji istotnych postanowień Umowy. 3

4 XII. Zastrzeżenia Zamawiającego: 1. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za oferty dostarczone do innego miejsca niż wskazane powyżej pkt IV, lub złożone w innej formie niż opisana w niniejszym zaproszeniu. 2. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną zwrócone Oferentom bez ich otwierania. 3. Dodatkowo, Zamawiający zastrzega sobie: a. prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny, b. prawo zakończenia postępowania bez wyboru jakiejkolwiek oferty, c. prawo prowadzenia dodatkowych negocjacji z wybranymi Oferentami, d. prawo odrzucenia oferty, która zawierać będzie rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, e. prawo modyfikacji zapytania ofertowego, f. prawo odwołania postępowania wyboru kontrahenta bez podania przyczyny. 4. W razie zaistnienia zdarzeń, o których mowa w pkt 3, Oferentom nie przysługują jakiekolwiek roszczenia wobec Zamawiającego. Jeśli nie są Państwo zainteresowani udziałem w niniejszym postępowaniu lub występują jakiekolwiek przyczyny uniemożliwiające Państwu złożenie wiążącej oferty, mając na względzie jak najlepsze relacje z naszymi kontrahentami, zwracamy się z prośbą o wskazanie powodów niezłożenia oferty na kierowane do Państwa zapytanie ofertowe. Prosimy o przesłanie przedmiotowej informacji, o ile wyrazicie Państwo taką wolę na adres mailowy podany w pkt. III niniejszego zapytania. UWAGA! LOTOS Kolej Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. LOTOS Kolej Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro LOTOS Kolej Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. LOTOS Kolej Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie LOTOS Kolej Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie LOTOS Kolej Sp. z o.o. procedur. LOTOS Kolej Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. LOTOS Kolej Sp. z o.o. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty, oferent zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, 4

5 specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, LOTOS Kolej Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. LOTOS Kolej Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. LOTOS Kolej Sp. z o.o. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez LOTOS Kolej Sp. z o.o. Z poważaniem, Załączniki: 1. Załącznik nr 1- Opis przedmiotu zapytania ofertowego 2. Załącznik nr 2 Część opisowa projektu budowlanego Przebudowa i zmiana sposobu użytkowania budynku warsztatowego na budynek biurowy, 3. Załącznik nr 3 Rysunek A-2 ELEWACJE - STAN PROJEKTOWANY, 4. Załącznik nr 4 Rysunek A-3 RZUT KONDYGNACJI INWENTARYZACJA, 5. Załącznik nr 5 Rysunek A-4 RZUT KONDYGNACJI STAN PROJEKTOWANY, 6. Załącznik nr 6 Wzór umowy, 7. Załącznik nr 7 - Wzór oświadczenia oferenta, 8. Załącznik nr 8 Wzór oświadczenia o zachowaniu tajemnicy. 5