Dariusz Bednarek ICA AtoM - założenia i możliwości zastosowania systemu w Archiwach Państwowych.
Wprowadzenie W 1990 roku Międzynarodowa Rada Archiwów ( ICA ) objęła kierownictwo nad procesem standaryzacji w archiwach. W jego wyniku zostały stworzone cztery standardy opisu archiwalnego funkcjonujące obecnie: ISAD (G): MIĘDZYNARODOWY STANDARD OPISU ARCHIWALNEGO, CZĘŚĆ OGÓLNA Wersja 2, 1999 ISAAR (CPF): Międzynarodowy standard archiwalnych haseł wzorcowych stosowanych do archiwów ciał zbiorowych, osób i rodzin, Wersja druga, 2004 ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings, First edition (Międzynarodowy standard do opisu instytucji z zasobem archiwalnym), Wydanie 1, 2008 ISDF: International Standard for Describing Functions, First Edition (Międzynarodowy standard do opisu funkcji), Wydanie 1, 2007
Wprowadzenie Dla potrzeb realizacji w praktyce międzynarodowych norm został opracowany system ICA AtoM (International Council on Archives - Access to Memory). ICA AtoM jest oprogramowaniem do opisu archiwalnego bazującym w 100% na standardach Międzynarodowej Rady Archiwów (ICA). System rozwijany jest od 2008 roku (wersja 1.0-beta powstała 1 lipca 2008 r.) przez kanadyjską firmę Artefactual na zlecenie Międzynarodowej Rady Archiwów i udostępniany na zasadach open source. Pierwszą stabilną wersję 1.1 udostępniono 22 listopada 2010 roku, która stała się podstawą dla przekładu na język polski. Ostatecznie polska wersja językowa została opracowana dla dostępnej od 29 listopada 2011 roku wersji AtoM 1.2 przez Tomasza Dominika Broniszewskiego. Najnowsza wersja (1.3) ukazała się 27 sierpnia 2012r. Usunięto z niej szereg mankamentów zgłaszanych przez użytkowników wcześniejszych wersji.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU Brak narzędzi informatycznych do zarządzania i udostępniania rosnącego zasobu cyfrowego Archiwum Państwowego we Wrocławiu spowodował zainteresowanie dostępnym oprogramowaniem służącym tym celom. Szczególną uwagę zwrócił ICA AtoM. Analizując kolejne wersje dostrzeżono duże możliwości tego systemu umożliwiające jego uniwersalne wykorzystanie dla celów archiwalnych. W styczniu 2012 r. podjęto w Archiwum Państwowym we Wrocławiu decyzję o wdrożeniu systemu ICA AtoM, traktowanego, jako projekt badawczy. Wdrożenie miało odpowiedzieć na pytania, czy ICA AtoM w obecnej wersji 1.2, może samodzielnie zaspokajać potrzeby polskiego archiwum, jeżeli nie, to jakie są w nim potrzebne zmiany lub oprogramowanie wspomagające.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU Polskie przepisy archiwalne opierają się na zbiorze kilkudziesięciu normatywów powstałych w okresie od lat 50tych XX wieku do 2012 roku. Od strony formalno-prawnej międzynarodowe standardy nie są obowiązujące w Polsce, w praktyce są uwzględniane w przepisach wydawanych od końca lat 90tych XX wieku. Obowiązujące normatywy wprowadzone przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych regulują opis archiwalny dotyczący ściśle określonych tematów, dzięki czemu istnieje możliwość przyporządkowania ich do poszczególnych poziomów opisu, możliwe więc było zastosowanie ich w ICA AtoM. Wstępne wyniki wdrażania systemu zostały zaprezentowane w 2012 roku we Wrocławiu na VI Powszechnym Zjeździe Archiwistów Polskich na panelu Standaryzacja w archiwistyce światowej i polskiej. Teoria a praktyka zorganizowanym w Archiwum Państwowym we Wrocławiu.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU Główne cechy ICA AtoM: aplikacja internetowa - pracująca w oparciu o serwer www (np. Apache), bazę danych (np. MySQL) napisany w języku PHP z użyciem frameworku Symphony 100% open source (do pracy systemu nie jest wymagany żaden komercyjny komponent) do pracy z systemem wystarczy dowolna przeglądarka www wielojęzyczny interfejs użytkownika (aktualnie dostępnych 15 wersji językowych, w tym polska) możliwość obsługi kilku instytucji przez jedną instalację schemat opisu spełniający międzynarodowe standardy wbudowane repozytorium obiektów cyfrowych umożliwiające również linkowanie do obiektów zewnętrznych.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU Spełnienie podstawowych wymagań stawianych systemowi: ustandaryzowany, wielopoziomowy opis archiwalny zgodny z międzynarodowymi normami archiwalnymi możliwość dołączenia cyfrowych wersji prezentacyjnych opisywanych dokumentów technologia umożliwiająca dostęp do zasobu przez wielu użytkowników jednocześnie możliwość nadawania uprawnień do poszczególnych obiektów (zespoły, repozytoria) w systemie dobre perspektywy rozwoju oprogramowania, czyli ciągłe doskonalenie produktu przez twórców na podstawie uwag zgłaszanych przez użytkowników oraz postępującego rozwoju technologii polski interfejs użytkownika możliwość tworzenie raportów (inwentarzy) zgodnych z polskimi normami niski koszt wdrożenia system realizuje funkcję przydzielania uprawnień do zasobów
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU Funkcjonalność ICA AtoM: Komunikacja z systemem AtoM odbywa się poprzez przeglądarkę www. Oczywistą zaletą takiego podejścia jest brak konieczności instalacji klienta systemu na każdym stanowisku i możliwość pracy z dowolnego komputera podpiętego do sieci. System umożliwia obsługę kilku archiwów przez jedną instalację ICA AtoM ICA Atom jest systemem żywym. Jego niedogodności są sukcesywnie usuwane w kolejnych wersjach. Uwidacznia to nowa wersja 1.3 dzięki, której lista wad uległa znacznej redukcji. Poprzez oparcie się na standardach Międzynarodowej Rady Archiwów system może stać się podstawą do wymiany międzynarodowej i krajowej metadanych.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU Funkcjonalność ICA AtoM: System dedykowany jest do prezentacji zasobu w internecie (opisy + wersje prezentacyjne skanów). Poprzez funkcję importu z plików (xml, csv) może pobierać dane z systemów zewnętrznych. Dzięki temu można wykorzystać istniejące bazy accesowe (Iza, Sezam) bądź też inne dowolne, konieczne jest jedynie jednorazowe dokonanie mapowania danej bazy na schemat opisu ISAD (G). System można dostosowywać do własnych potrzeb poprzez tworzenie dodatkowych narzędzi jak np. do generowania raportów. Ze względu na fakt przechowywania przez AtoM danych (opisów archiwalnych) w postaci jawnej w bazie danych (MySQL) dostęp do nich jest relatywnie prosty. Możliwe, zatem jest stworzenie generatora raportów zgodnych z polskimi przepisami metodycznymi, umożliwiającego przykładowo wydruk inwentarzy książkowych.
WDRAŻANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU Postulaty i wnioski: Unowocześnienie polskich przepisów archiwalnych i dostosowanie ich do międzynarodowych standardów ułatwi wykorzystywanie systemu przez archiwistykę polską. System w udostępnionej postaci sprawdza się przede wszystkim w przypadku inwentaryzowania zasobu aktowego. W przypadku zasobu wymagającego specyficznego, mocno rozbudowanego opisu, najlepszym rozwiązaniem wydaje się być użycie (oprócz samego AtoMu) systemu dedykowanego dla tego typu zasobu. Aby uniknąć duplikacji pracy dane raz wprowadzone do systemu dedykowanego powinny być następnie wyeksportowane do AtoMu. Dodatkowo rekordy powinny być ze sobą "zlinkowane" tj. rekord w systemie dedykowanym powinien zawierać odsyłacz do rekordu w systemie AtoM i na odwrót.
ZASTOSOWANIE ICA ATOM W AP WE WROCŁAWIU Doświadczenia z pierwszej fazy wdrażania systemu ICA AtoM w Archiwum Państwowym we Wrocławiu pozwoliły na jego praktyczne wykorzystywanie w chwili obecnej w trzech zakresach: Inwentaryzacji zasobu Przygotowania do prezentacji zasobu w internecie (opisy + wersje prezentacyjne skanów) lub poprzez sieć wewnętrzną dla potrzeb użytkowników pracowni naukowej Migracji metadanych z istniejących archiwalnych baz danych (łącznie z oddziałami zamiejscowymi). Dokonano już migracji danych z baz SEZAM i IZA 4. Trwają prace nad kolejnymi bazami. System ICA AtoM wykorzystywany jest równolegle z tradycyjnymi bazami danych. Dla celów inwentaryzacyjnych wykorzystywany jest przede wszystkim w przypadku akt USC. Jego funkcjonalność zadecydowała o zwiększeniu liczby osób pracujących na tym systemie, w związku z jednym z priorytetów działania, jakim jest zapewnienie metadanych dla masowo digitalizowanych ksiąg USC z mikrofilmów. Obecnie w systemie znajduje się 1185 zespołów zawierających 115 000 jednostek.
Dalsze możliwości zastosowania ICA AtoM Możliwości tkwiące w systemie ICA AtoM już w chwili obecnej, pozwalają na jego wykorzystanie w znacznie szerszym niż ma to miejsce obecnie zakresie, bez konieczności dodatkowych prac. Może to być możliwe w przypadku podjęcia decyzji organizacyjnych, pozwalających na jego wykorzystanie. Przykładem może być: Projekt indeksacji ksiąg metrykalnych w systemie AtoM, realizowanej wspólnie z genealogami niemieckimi, który wkracza już w zakres współpracy międzynarodowej. Wykorzystanie systemu ICA AtoM na przedpolu archiwalnym. Podstawowe funkcje w nim tkwiące, pozwalają na zaproponowanie jednostkom będącym pod nadzorem całkowicie darmowego narzędzia do wykorzystania. Konieczne jest jedynie przeszkolenie pracownika do pracy w systemie. Funkcja obsługi wielu repozytoriów pozwoli archiwum państwowemu na bieżącym gromadzeniu w jednym miejscu metadanych ze wszystkich kontrolowanych jednostek. Przykładowo możliwe będzie stworzenie wirtualnego inwentarza obejmującego jednostki już posiadane w zasobie archiwum wraz z przyszłymi dopływami.
Dalsze możliwości zastosowania ICA AtoM Wykorzystanie do realizacji Zarządzenia nr 16 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 10 grudnia 2012 roku w sprawie współpracy archiwów państwowych z podmiotami, których materiały archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego. Analogicznie jak w przypadku zasobu państwowego, można zaproponować partnerom całkowicie darmowe narzędzie, zarządzane przez archiwum państwowe. Zaproponowane wykorzystanie system ICA AtoM poza obszarem archiwów państwowych stanowi realizację jednego z głównych celów, dla których został stworzony ten system. Ułatwienia wymiany metadanych, w tym przypadku na poziomie krajowym. Stworzenie takiego projektu umożliwiłoby prezentację całości materiałów archiwalnych Polski, zarówno metadanych jak i obrazów cyfrowych.
Wnioski końcowe System ICA AtoM może być wykorzystywany równolegle z innymi aplikacjami. Jego użycie nie oznacza konieczności całkowitej rezygnacji z wcześniej używanego oprogramowania. Może służyć do obsługi tylko ściśle określonych zadań. Dalszy rozwój ICA AtoM na gruncie archiwistyki polskiej w znacznym stopniu uzależniony jest od: zmian w metodyce krajowej, unowocześnieniu jej i całkowitym zintegrowaniu z normami międzynarodowymi zwiększeniu liczby osób zajmujących się problemami metodycznymi i technicznymi związanymi z przeniesieniem systemu na grunt polski, szczególnie z Departamentu Archiwistyki NDAP.
Dziękuję za uwagę Proszę o pytania