Nr sprawy OR-KP-III.2402.5.1.2019.KB Załącznik nr 3 do Regulaminu planowania i udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach zakupu dostaw, usług lub robót budowlanych o wartości przekraczającej 5000 zł (bez VAT) i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 EURO (bez VAT) 1. Zamawiający: Województwo Mazowieckie, ul. Jagiellońska 26, 03-719 Warszawa w Warszawie zaprasza do złożenia oferty na: 2. Przedmiot zamówienia: Przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń okresowych z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie (maksymalnie 360 osób) realizowanych na podstawie Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. poz. 1860, z późn. zm.), zwanym dalej Rozporządzeniem. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia: 2.1 Termin realizacji: a) Marzec listopad 2019 r., dni robocze; b) Harmonogram szkolenia (jednego dnia): rejestracja: 8 00 8 30 szkolenie: 8 30 15 30 przerwy podczas szkolenia: dwie przerwy 15 minutowe, jedna przerwa 30 minutowa podsumowanie szkolenia: 15 30 16 00 c) Terminy realizacji poszczególnych szkoleń będą ustalane na podstawie pisemnych zamówień składanych przez Zamawiającego. Datą złożenia zamówienia jest data przesłania zamówienia do Wykonawcy; d) Zamawiający najpóźniej 2 dni robocze przed terminem każdego szkolenia przekaże Wykonawcy drogą elektroniczną listę uczestników szkolenia. 2.2 Uczestnicy szkolenia: Pracownicy Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie; maksymalnie 360 osób zgodnie z poniższym podziałem: a) pracownicy administracyjno biurowi (maksymalnie 300 osób); b) osoby kierujące pracownikami (maksymalnie 30 osób); c) osoby zatrudnione na stanowiskach robotniczych (maksymalnie 15 osób) Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji ze szkolenia dla tej grupy pracowników; d) szkolenia w formie e-learningu dla ww. grup stanowisk (maksymalnie 15 osób). 2.3 Czas trwania i godziny pojedynczych szkoleń (szkolenie należy przeprowadzić w dni robocze): a) 8 godzin dydaktycznych w przypadku pracowników administracyjno biurowych; b) 16 godzin dydaktycznych w przypadku osób kierujących pracownikami; c) 8 godzin dydaktycznych w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych. 2.4 Liczba grup szkoleniowych (liczba grup szkoleniowych zależy od potrzeb Zamawiającego): a) minimalnie 1 a maksymalnie 12 grup w przypadku pracowników administracyjno biurowych; b) minimalnie 1 a maksymalnie 2 grupy w przypadku osób kierujących pracownikami; c) maksymalnie 1 grupa w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych. 1
2.5 Liczebność pojedynczej grupy: a) minimalnie 20 a maksymalnie 25 osób w przypadku pracowników administracyjno biurowych; b) minimalnie 15 a maksymalnie 20 osób w przypadku osób kierujących pracownikami; c) minimalnie 10 a maksymalnie 15 osób w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych. 2.6 Miejsce szkolenia: a) sala szkoleniowa zapewniona przez Wykonawcę; b) sala szkoleniowa będzie znajdowała się w budynku zlokalizowanym w Warszawie, położonym blisko linii metra, linii tramwajowej lub autobusowej, w odległości nie większej niż 10 kilometrów od Dworca Centralnego w Warszawie (odległość drogowa); c) sale szkoleniowe będą klimatyzowane/ogrzewane (sterowanie ogrzewaniem umożliwiającym zmianę temperatury w pomieszczeniu w zależności od potrzeb), z dostępem do światła dziennego i możliwością pełnego zaciemnienia, w standardzie zapewniającym bezproblemową i komfortową pracę podczas szkoleń oraz będzie przystosowana do wielkości grupy szkoleniowej; d) sale szkoleniowe będą wyposażone w sprzęt niezbędny do właściwej realizacji programów szkoleń (tj. sprzęt do prezentacji multimedialnych, flipchart, markery, nagłośnienie, fantomy do pokazów udzielania pierwszej pomocy oraz gaśnice do instruktaży użycia gaśnic); e) budynek i sala szkoleniowa będą dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością ruchową oraz będą spełniać wymagania przepisów BHP i p.poż; f) ustawienie stołów będzie tak zorganizowane, aby prezentacja multimedialna była widoczna oraz czytelna, a przekaz prezentującego słyszalny dla wszystkich uczestników szkolenia (preferowany układ w podkowę); g) Wykonawca zapewni 3 przerwy kawowe w każdym dniu szkoleniowym dla wszystkich uczestników (kawa, herbata, butelkowana woda gazowana i woda niegazowana minimum 500 ml na uczestnika, cukier, śmietanka, cytryna do herbaty, ciastka minimum 3 rodzaje, paluszki). Serwis kawowy powinien być dostępny i na bieżąco uzupełniany od godziny 8:00 aż do końca dnia szkoleniowego w ramach każdego szkolenia. 2.7 Materiały szkoleniowe: a) Wykonawca prześle Zamawiającemu do akceptacji materiały szkoleniowe dla pracowników administracyjno biurowych, pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych oraz osób kierujących pracownikami, przed rozpoczęciem cyklu szkoleń, najpóźniej 5 dni roboczych przed terminem pierwszego szkolenia. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość i zawartość merytoryczna materiałów szkoleniowych nie jest wystarczająca, Wykonawca zobowiązany jest w ciągu 2 dni roboczych dokonać zasugerowanych zmian i przesłać materiały do powtórnej akceptacji; b) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi na szkoleniu materiały szkoleniowe w wersji drukowanej; c) Wykonawca zapewni każdemu uczestnikowi szkolenia materiały piśmiennicze tj. notes i długopis; d) Zamawiający otrzyma w dniu szkolenia dodatkowy egzemplarz materiałów szkoleniowych (łącznie trzy egzemplarze materiałów szkoleniowych za każdą grupę stanowisk) do dokumentacji; e) Wykonawca przekaże Zamawiającemu materiały szkoleniowe w wersji elektronicznej opatrzone klauzulą: Materiały szkoleniowe wyłącznie do użytku służbowego pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie, w celu ich umieszczenia na stronie intranetowej Urzędu; f) Uczestnicy szkoleń w formie e-learningu otrzymają materiały szkoleniowe w wersji drukowanej najpóźniej 2 dni robocze przed terminem rozpoczęcia szkolenia. 2.8 Programy szkoleń: a) Wykonawca opracuje i prześle Zamawiającemu szczegółowe programy szkoleń, opracowane dla każdej grupy stanowisk wskazanej w punkcie 2.2a) - c); b) Programy zostaną opracowane na podstawie obowiązujących ramowych programów szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy; c) Szczegółowe programy szkoleń Wykonawca prześle Zamawiającemu najpóźniej 10 dni roboczych przed terminem pierwszego szkolenia; 2
2.9 Egzamin: d) Wykonawca zobowiązany jest przed każdym szkoleniem, najpóźniej 2 dni robocze przed jego terminem, przesłać na adres mailowy Zamawiającego harmonogramy poszczególnych szkoleń (wraz z kolejnością bloków tematycznych i podziałem na godziny) zawierające nazwiska trenerów prowadzących szkolenie; e) Po każdym szkoleniu Wykonawca przygotuje dziennik zajęć potwierdzający realizację harmonogramu (zawierający szczegółowe programy szkoleń) i sprawozdanie statystyczne z terminem szkolenia wraz z liczbą przeszkolonych uczestników i ich wykazem. a) Każde szkolenie zakończy się egzaminem, sprawdzającym przyswojenie wiedzy przez uczestników szkoleń. Szkolenie w formie e-learningu zakończy się testem elektronicznym; b) Wykonawca zapewni przeprowadzenie egzaminu przez komisję egzaminacyjną, w składzie wynikającym z Rozporządzenia; c) Wykonawca przygotuje protokół przebiegu każdego przeprowadzonego egzaminu, który będzie zawierał informację na temat składu osobowego komisji egzaminacyjnej. 2.10 Ocena szkolenia: 2.11 Zaświadczenia: a) Wykonawca przygotuje ankietę oceniająca szkolenie i prześle ją Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 7 dni roboczych przed terminem pierwszego szkolenia; b) Wykonawca przeprowadzi ankietę oceniającą szkolenie wśród jego uczestników na zakończenie każdego szkolenia; c) Wykonawca opracuje dane z ankiet oceniających szkolenie i wykona raport cząstkowy po każdym szkoleniu. a) Zaświadczenia zostaną przygotowane na podstawie przesłanych przez Zamawiającego list uczestników; b) Zaświadczenie zostanie przygotowane zgodnie ze wzorem określonym w Rozporządzeniu; c) Każdy uczestnik otrzyma na zakończenie szkolenia zaświadczenie o jego ukończeniu; d) Każdy uczestnik potwierdzi pisemnie (podpis) odbiór zaświadczenia; e) Zamawiający otrzyma kopię zaświadczeń wraz z dokumentem zawierającym rejestr wydanych zaświadczeń oraz dokumentem potwierdzającym odbiór (podpis uczestnika) zaświadczeń przez uczestników szkoleń. 2.12 Wykonawca zapewni właściwy przebieg szkolenia oraz prowadzenie dokumentacji w postaci: a) Dzienników zajęć; b) Protokołów przebiegu egzaminów wraz z informacją na temat składu osobowego komisji egzaminacyjnej; c) Ankiet oceniających szkolenie; d) Raportów cząstkowych zawierających dane z ankiet; e) Kopii wydanych zaświadczeń wraz z ich rejestrem i potwierdzeniem otrzymania oryginału zaświadczeń przez uczestników; Ww. dokumenty będą dostarczane na bieżąco po każdym szkoleniu przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego najpóźniej 5 dni roboczych po terminie każdego szkolenia. f) Raportu zbiorczego podsumowującego wszystkie przeprowadzone szkolenia, zawierającego terminy szkoleń, nazwiska uczestników (w tym również w formie e-learningu) i trenerów oraz zbiorcze zestawienie ocen za szkolenia każdej grupy raport zbiorczy zostanie dostarczony do siedziby Zamawiającego w ciągu 14 dni roboczych od terminu ostatniego szkolenia. 2.13 Szkolenie w formie e-learningu a) szkolenie dla maksymalnie 15 osób; b) szkolenie zostanie zrealizowane w formie e-learningu dostępnego na platformie e-learningowej Wykonawcy; c) Zamawiający dokona pisemnego zgłoszenia udziału uczestnika szkolenia do 5 dni roboczych przed ustalonym terminem rozpoczęcia szkolenia; d) dostęp do platformy e-learningowej wyniesie 7 dni kalendarzowych od nadania loginu i hasła dla uczestnika szkolenia. Wykonawca nada login oraz hasło dostępu dla zgłoszonych 3
pracowników oraz prześle je do pracownika Wydziału Szkoleń i Rozwoju Kompetencji w formie zahasłowanego pliku; e) Szkolenie zakończy się egzaminem testem elektronicznym; f) Uczestnik szkolenia w formie e-learningu otrzyma materiały szkoleniowe w wersji drukowanej najpóźniej 2 dni robocze przed terminem rozpoczęcia szkolenia; g) Wykonawca dostarczy zaświadczenie dla każdego uczestnika szkoleń najpóźniej 5 dni roboczych po zdaniu przez niego egzaminu; h) Zamawiający zastrzega możliwość rezygnacji z organizacji szkolenia w formie e-learningu. 2.14 Cena: 2.15 Płatność: a) Koszt przeprowadzenia szkolenia należy wykazać w formularzu oferty Część IV; b) Szkolenia stanowią element kształcenia zawodowego pracowników i będą finansowane w 100 procentach ze środków publicznych; c) W przypadku zastosowania zwolnienia z VAT w formularzu oferty należy podać cenę ze stawką zwolnioną z VAT; d) Wykonawca wskazuje w formularzu oferty cenę jednostkową za uczestnika szkolenia, osobno dla każdej grupy stanowisk oraz koszt łączny w przypadku maksymalnej liczby osób, która została wskazana w punkcie 2.2. a) Zamawiający wypłaci Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie nie wyższej niż wskazana w nadesłanej przez wybranego Wykonawcę ofercie; b) Cena jednostkowa szkolenia za jedną osobę nie ulegnie zmianie do końca listopada 2019 r.; c) Płatność będzie dokonywana na podstawie faktury/rachunku dostarczonego przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego po każdym przeprowadzonym szkoleniu; d) Wykonawca jest uprawniony do dostarczenia faktury/rachunku do siedziby Wykonawcy nie wcześniej niż po dostarczeniu do siedziby Zamawiającego dokumentacji, o której mowa w punkcie 2.12 a)-e) i punkcie 2.13 g) oraz jej akceptacji przez Zamawiającego. Zamawiający dokona akceptacji dostarczonych dokumentów najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od daty ich dostarczenia; e) Po realizacji ostatniego szkolenia w 2019 r. Wykonawca jest uprawniony do dostarczenia faktury/rachunku za to szkolenie nie wcześniej niż po dostarczeniu do siedziby Zamawiającego dokumentacji o której mowa w punkcie 2.12 a)-f) i jej akceptacji przez Zamawiającego. Zamawiający dokona akceptacji dokumentów najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych od daty ich dostarczenia. 2.16 Realizacja przedmiotu zamówienia będzie obejmowała następujące etapy: a) Konsultacje i dostosowanie zaproponowanego w ofercie programu szkolenia do potrzeb Zamawiającego oraz ewentualne spotkanie z trenerem/trenerami; b) Przygotowanie materiałów szkoleniowych oraz przesłanie ich do akceptacji Zamawiającemu przed rozpoczęciem szkolenia, zgodnie z punktem 2.7; c) Przeprowadzenie poszczególnych szkoleń zgodnie z przyjętym programem; d) Przeprowadzenie egzaminu na zakończenie każdego szkolenia; e) Przekazanie uczestnikom zaświadczeń o ukończeniu szkolenia; f) Dostarczenie Zamawiającemu dokumentacji, o której mowa w punkcie 2.12 a)-e) i 2.13 g) w ciągu 5 dni roboczych od zakończenia poszczególnych szkoleń; g) Dostarczenie Zamawiającemu raportu zbiorczego podsumowującego cykl szkoleń najpóźniej w ciągu 14 dni roboczych od terminu ostatniego szkolenia; h) Dostarczeniu do siedziby zamawiającego faktur/rachunków. 2.17 Zakres merytoryczny szkolenia: a) Podczas szkolenia zostaną zrealizowane cele określone w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2004 r. poz. 1860, z późn. zm.); b) Zamawiający zastrzega sobie możliwość modyfikacji i wprowadzania uwag/zagadnień tematycznych do szczegółowych programów szkoleń dla poszczególnych grup pracowniczych, a Wykonawca zapewni właściwy przebieg szkoleń wg ostatecznie zatwierdzonych programów; 4
c) Główny cel szkolenia: Aktualizacja i ugruntowanie wiedzy i umiejętności w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zaznajomienie uczestników szkolenia z nowymi przepisami i zasadami w tym zakresie; d) Szczegółowe cele szkolenia: 1) Dla pracowników administracyjno-biurowych: aktualizacja i uzupełnienie wiedzy i umiejętności w szczególności z zakresu oceny zagrożeń związanych z wykonywaną pracą, metod ochrony przed zagrożeniami dla zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, kształtowania warunków pracy w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy, postępowania w razie wypadku oraz w sytuacjach awaryjnych; 2) Dla osób kierujących pracownikami: aktualizacja i uzupełnienie wiedzy i umiejętności w szczególności z zakresu oceny zagrożeń występujących w procesach pracy oraz ryzyka związanego z tymi zagrożeniami, kształtowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, ochrony pracowników przed zagrożeniami związanymi z wykonywaną pracą; 3) Dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych: aktualizacja i uzupełnienie wiedzy i umiejętności w szczególności z zakresu przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy związanych z wykonywaną pracą, zagrożeń związanych z wykonywaną pracą oraz metod ochrony przed tymi zagrożeniami, postępowania w razie wypadku i w sytuacjach zagrożeń. 3. Termin realizacji zamówienia: Marzec 2019 r. listopad 2019 r. 4. Miejsce lub sposób uzyskania informacji oraz dodatkowej dokumentacji określającej szczegółowe wymogi dotyczące przedmiotu zamówienia: 5. Kryteria oceny ofert: a) sprawy organizacyjne: Katarzyna Batogowska tel. 22 59 79 575, Patrycja Rukat tel. 22 59 79 651; b) sprawy merytoryczne z zakresu przedmiotu zapytania ofertowego: Anna Świątek tel. 22 59 79 656. a) Punktacja przyznawana jest każdemu Wykonawcy osobno, w każdym etapie zapytania ofertowego; b) Do realizacji usługi wybrany zostaje Wykonawca (z Wykonawców, którzy przejdą do II etapu), który zdobędzie największą liczbę punktów w II etapie (punkty uzyskane przez Wykonawców w II etapie nie sumują się z punktami zdobytymi w etapie I); c) Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone z powodu braków formalnych. Zamawiający informuje, że oferty będą oceniane według następujących kryteriów: 5.1 Etapy zapytania ofertowego: Etap I: a) Spośród zgłoszonych ofert zostaną wybrane maksymalnie 3 z największą liczbą punktów, które przejdą do II etapu zapytania ofertowego; b) Maksymalnie 3 wybranych Wykonawców zostanie poinformowanych drogą mailową o przejściu do II etapu. Etap II: a) W II etapie oceniony zostanie trener, który został wskazany w formularzu oferty do przeprowadzenia w ramach szkolenia bloku tematycznego z zakresu regulacji prawnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy trenerzy wskazani do przeprowadzenia pozostałych bloków tematycznych nie będą oceniani w II etapie; b) Podczas II etapu trener wskazany przez Wykonawcę w formularzu oferty, do przeprowadzenia w ramach szkolenia bloku tematycznego z zakresu regulacji prawnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy (Wykonawcy wybrani w I etapie) przeprowadzi nieodpłatnie próbkę szkolenia 5
z przedmiotowej tematyki, która będzie trwała 45 minut w przypadku każdego Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego; c) W przypadku wskazania przez Wykonawcę więcej niż jednego trenera do przeprowadzenia w ramach szkolenia bloku tematycznego z zakresu regulacji prawnych, Zamawiający wskaże, który trener przeprowadzi ww. próbkę szkolenia i będzie podlegał ocenie w II etapie; d) Termin przeprowadzenia próbnego szkolenia zostanie wskazany przez Zamawiającego. e) W przypadku nieobecności wybranego trenera we wskazanym terminie Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia ww. Wykonawcy. W ww. przypadku Zamawiający będzie miał prawo wybrać kolejnego Wykonawcę z listy do udziału w II etapie zapytania ofertowego; f) Zamawiający będzie informował o terminie przeprowadzenia próbki szkolenia minimum na tydzień przed wyznaczonym terminem (chyba, że Wykonawcy w porozumieniu z Zamawiającym dojdą do porozumienia o wcześniejszym terminie spotkania); g) Do realizacji szkoleń zostanie wybrany jeden Wykonawca. 5.2 Zasady przyznawania punktacji: 5.2.1 Etap I Zamawiający informuje, że oferty w I etapie będą oceniane według następujących kryteriów: I. Program oraz harmonogram szkolenia (Pr) 50 procent (maksymalnie 50 pkt) 1) 39-50 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Wykonawca zaproponował adekwatne rozwinięcie przedmiotowych zagadnień. Harmonogram szkolenia odpowiednio rozplanowany; 2) 27-38 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia zostaną zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Brak propozycji dotyczących rozwinięcia przedmiotowych zagadnień. Harmonogram szkolenia w większości odpowiednio rozplanowany; 3) 14-26 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych nie jest w pełni dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym. Poprzez program szkolenia nie zostaną w pełni zrealizowane wszystkie wyznaczone cele wskazane w zapytaniu ofertowym. Brak propozycji dotyczących rozwinięcia przedmiotowych zagadnień. Harmonogram szkolenia nie w pełni odpowiednio rozplanowany; 4) 0-13 pkt Zaproponowana koncepcja treści merytorycznych i praktycznych jest nie jest dostosowana do potrzeb ujętych w zapytaniu ofertowym Program szkolenia nie jest spójny z naszymi oczekiwaniami i wytycznymi zawartymi w zapytaniu ofertowym. Poprzez program nie zostaną zrealizowane wyznaczone cele szkolenia. Harmonogram szkolenia nie jest odpowiednio rozplanowany. II. Cena szkolenia (C) 45 procent (maksymalnie 45 pkt) Najtańsza oferta uzyskuje 45 punktów, pozostałe oferty uzyskują proporcjonalnie mniej punktów przyznanych według wzoru: C = (C. min. / C. oferty) x 45 C = liczba punktów za kryterium cena C. min = najniższa cena wynikająca ze złożonych ofert C. oferty = cena oferty badanej III. Klauzula społeczna (K) - 5 procent (0 lub 5 pkt) Klauzulę społeczną uznaje się za spełnioną, jeśli oferent do realizacji przedmiotu zamówienia zatrudni min. 2 osoby: bezrobotne lub młodociane w celu przygotowania zawodowego, o których mowa w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy lub osoby niepełnosprawne, o których mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub osoby o których mowa w przepisach o zatrudnieniu socjalnym lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W celu 6
udokumentowania klauzuli społecznej, oferent powinien dołączyć do oferty stosowne oświadczenie o spełnianiu wymogów klauzuli społecznej (według wzoru załączonego do zapytania ofertowego). Liczba punktów możliwych do uzyskania (O1) wynosi 100 5.2.2 Etap II Sumaryczna liczba punktów (O1) możliwych do uzyskania przez każdą z nadesłanych ofert zostanie obliczona wg następującego wzoru: O1 = Pr + C + K Pr - Program oraz harmonogram szkolenia - 50% C - Cena szkolenia - 45% K Klauzula społeczna - 5% Zamawiający informuje, że oferty (trenerzy) w II etapie będą oceniane według następujących kryteriów: I. Aktywizacja uczestników i reakcja na ich potrzeby (A) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) 1) 16-20 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób dynamiczny. Przez cały czas utrzymuje atencję uczestników. Uczestnicy są zaangażowani w zajęcia. Trener reaguje na ich potrzeby. 2) 11-15 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób dynamiczny. Przez większą część zajęć utrzymuje atencję uczestników. Uczestnicy są w większość zaangażowani w zajęcia. Trener stara się reagować na ich potrzeby. 3) 6-10 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób mniej dynamiczny. Przez część zajęć utrzymuje atencję uczestników. Uczestnicy są tylko w części zaangażowani w zajęcia. Trener nie zawsze reaguje na potrzeby uczestników. 4) 0-5 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób chaotyczny. Ma trudności z utrzymaniem atencji uczestników. Uczestnicy z trudnością angażują się w zajęcia. Trener nie zawsze reaguje na potrzeby uczestników. II. Komunikatywność trenera i atmosfera na szkoleniu (K) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) 1) 16-20 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób komunikatywny. Przekazuje wiedzę w sposób jasny, precyzyjny, nie pozostawiający wątpliwości. Nawiązuje bardzo dobry kontakt z uczestnikami. Tworzy bardzo przyjazną atmosferę na szkoleniu. 2) 11-15 pkt Trener prowadzi szkolenie raczej w sposób komunikatywny. W większości przekazuje wiedzę w sposób jasny, dość precyzyjny, nie pozostawiający wątpliwości. Nawiązuje dość dobry kontakt z uczestnikami. Tworzy przyjazną atmosferę na szkoleniu. 3) 6-10 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób średnio komunikatywny. Przekazuje wiedzę w sposób nie zawsze jasny, dość precyzyjny, czasem pozostawiający wątpliwości. Nawiązuje dość dobry kontakt z uczestnikami. Tworzy dość przyjazną atmosferę na szkoleniu. 4) 0-5 pkt Trener prowadzi szkolenie w sposób mało komunikatywny. Przekazuje wiedzę w sposób nie zawsze jasny, mało precyzyjny, nie zrozumiały, pozostawiający wątpliwości. Ma trudności z nawiązaniem kontaktu z uczestnikami. Trudno mu stworzyć przyjazną atmosferę na szkoleniu. III. Przygotowanie do zajęć (P) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) 1) 16-20 pkt Trener jest bardzo dobrze przygotowany do zajęć. Przekazuje wiedzę na wysokim poziomie merytorycznym z przedmiotowego tematu. Pewnie odpowiada na pytania dodatkowe. Udziela pełnych informacji. 7
2) 11-15 pkt Trener jest raczej dobrze przygotowany do zajęć. Przekazuje wiedzę na dość wysokim poziomie merytorycznym z przedmiotowego tematu. Dość pewnie odpowiada na pytania dodatkowe. Udziela pełnych informacji. 3) 6-10 pkt Trener jest nie w pełni przygotowany do zajęć. Przekazuje wiedzę na nie dość wysokim poziomie merytorycznym z przedmiotowego tematu. Odpowiada na pytania dodatkowe za mało pewnie. Udziela niepełnych informacji. 4) 0-5 pkt Trener jest słabo przygotowany do zajęć. Przekazuje wiedzę na zbyt niskim poziomie merytorycznym z przedmiotowego tematu. Odpowiada na pytania dodatkowe niepewnie. Udziela niepełnych informacji. IV. Organizacja zajęć (Oz) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) 1) 16-20 pkt Trener dobrze organizuje i rozplanowuje czas na przeprowadzenie zajęć. Uwidoczniona jest bardzo dobrze zaplanowana koncepcja zajęć. 2) 11-15 pkt Trener dość dobrze organizuje i rozplanowuje czas na przeprowadzenie zajęć. Uwidoczniona jest dość dobrze zaplanowana koncepcja zajęć. 3) 6-10 pkt Trener słabo organizuje i rozplanowuje czas na przeprowadzenie zajęć. Mało uwidoczniona jest zaplanowana koncepcja zajęć. 4) 0-5 pkt Trener źle organizuje i rozplanowuje czas na przeprowadzenie zajęć. Nie uwidacznia się koncepcja zajęć. V. Kultura prowadzenia zajęć, prezencja trenera/trenerów, język prowadzenia zajęć (J) 20 procent (maksymalnie 20 pkt) 1) 16-20 pkt Trener prowadzi szkolenie z dużą kulturą osobistą. Prezentuje się w sposób nienaganny, schludny, odpowiednio dopasowany do charakteru zajęć. Posługuje się poprawnym językiem. 2) 11-15 pkt Trener prowadzi szkolenie z dość dużą kulturą osobistą. Prezentuje się w sposób adekwatny, schludny, dość dopasowany do charakteru zajęć. Posługuje się dość poprawnym językiem. 3) 6-10 pkt Trener prowadzi szkolenie z niewystarczającą kulturą osobistą. Prezentuje się w sposób nie dość schludny, nie wystarczająco dopasowany i adekwatny do charakteru zajęć. Posługuje się nie dość poprawnym językiem. 4) 0-5 pkt Trener prowadzi szkolenie z niewystarczającą kulturą osobistą. Nie prezentuje się w sposób schludny, nie wystarczająco dopasowany i adekwatny do charakteru zajęć. Nie posługuje się poprawnym językiem. Liczba punktów możliwych do uzyskania (O2) wynosi 100 Sumaryczna liczba punktów (O2) możliwych do uzyskania przez każdego z trzech wybranych Wykonawców, którzy wezmą udział w II etapie zapytania ofertowego, zostanie obliczona wg następującego wzoru: O2 = A + K+ P + Oz + J A Aktywizacja uczestników i reakcja na ich potrzeby 20 procent K Komunikatywność trenera i atmosfera na szkoleniu 20 procent P Przygotowanie do zajęć 20 procent Oz Organizacja zajęć 20 procent J Kultura prowadzenia zajęć, prezencja trenera/trenerów, język prowadzenia zajęć - 20 procent 8
Trener biorący udział w II etapie zapytania ofertowego musi zdobyć co najmniej 60 punktów. Jeśli trener zdobędzie mniej niż 60 punktów, oferta przedmiotowego Wykonawcy nie będzie podlegała dalszej ocenie, a tym samym nie będzie brana pod uwagę przy wyborze do realizacji usługi. 6. Oferta powinna zawierać: 6.1 Szkolenie zostanie przeprowadzone zgodnie z niżej wymienionymi wymogami: a) Wykonawca zapewni właściwe przeprowadzenie szkoleń przez trenerów posiadających zasób wiedzy, wykształcenie merytoryczne i doświadczenie zawodowe umożliwiające właściwą realizację programów szkoleń; b) Szkolenia z zakresu pierwszej pomocy zostaną przeprowadzone przez trenera, który posiada wykształcenie medyczne; c) Szkolenia z zakresu ochrony przeciwpożarowej zostaną przeprowadzone przez trenera, który posiada wyższe wykształcenie pożarnicze;; d) Wykonawca zagwarantuje Zamawiającemu, że poszczególne moduły szkolenia zostaną przeprowadzone przez trenerów wskazanych w formularzu oferty, chyba, że z przyczyn losowych wskazana osoba nie będzie mogła przeprowadzić szkolenia we wcześniej uzgodnionym terminie. W takiej sytuacji dopuszczalna jest zmiana, ale na trenera o nie mniejszym doświadczeniu niż osoba wskazana w ofercie. Wówczas należy niezwłocznie przesłać elektronicznie informacje o zaproponowanym trenerze, potwierdzające spełnienie wytycznych dotyczących uprawnień, wykształcenia i doświadczenia; e) Przed podpisaniem umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wglądu dyplomy ukończenia studiów wyższych - zgodnie z punktami a)-c), przez trenerów wskazanych w ofercie. W przypadku nieprzedstawienia do wglądu dokumentów potwierdzających wykształcenie trenerów Umowa nie zostanie zawarta. Realizacja usługi może zostać powierzona kolejnemu Wykonawcy, który w postępowaniu uzyskał kolejną, największą liczbę punktów. 6.2 Szkolenie zostanie przeprowadzone przez trenera/trenerów, który/którzy: a) będzie/będą posiadali kierunkowe wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe, o którym mowa w punkcie 6.1a) c) - należy wykazać w formularzu oferty - w części II pkt b; b) w ciągu ostatnich 2 lat (styczeń 2017- styczeń 2019) przeprowadził/przeprowadzili minimum po 50 szkoleń z zakresu przedmiotu zapytania - należy wykazać w formularzu oferty w części II pkt a) szkolenia w wymaganej liczbie dla każdego wykazanego trenera i załączyć skany referencji lub innego dokumentu (wystawionego przez odbiorcę usługi) to potwierdzającego; Proszę o wskazanie wyłącznie szkoleń z zakresu przedmiotu zapytania ofertowego, za które zostały wystawione referencje w formie pisemnej lub inny dokument, o którym mowa powyżej załączone do oferty (dla konkretnego trenera, który będzie prowadził przedmiotowe szkolenie); inne szkolenia nie będą brane pod uwagę w ocenie oferty. Referencje lub inny dokument potwierdzający realizację usługi przez trenera, powinny zawierać imię i nazwisko trenera, datę realizacji szkolenia, tytuł lub zakres tematyczny szkolenia oraz informację dla kogo szkolenie zostało przeprowadzone. Jeśli załączona dokumentacja nie będzie zawierała ww. informacji, szkolenie wykazane jako zrealizowane nie zostanie uwzględnione w ocenie oferty. 6.3 Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą: a) Wypełniony elektronicznie formularz oferty wraz z referencjami/dokumentami potwierdzającymi przeprowadzenie przez trenera szkoleń; b) Aktualne zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej w formie wydruku ze strony internetowej CEIDG (w odniesieniu do przedsiębiorców będących osobami fizycznymi) lub z Krajowego Rejestru Sądowego (w odniesieniu do podmiotów, na które przepisy nakładają obowiązek uzyskania wpisu do tego rejestru); c) Potwierdzenie prowadzenia działalności szkoleniowej w dziedzinie BHP należy przedstawić oświadczenie dokumentujące powyższy wymóg (zgodnie z 4 Rozporządzenia); 9
d) Wypełnione i podpisane oświadczenie dotyczące spełnienia klauzuli społecznej (jeśli zostanie spełniona). 6.4 Rozpatrzone zostaną tylko te oferty, które: a) będą spełniały wszystkie wymogi określone w punktach 6.1 oraz 6.2; b) będą zawierały dokumenty wskazane w punkcie 6.3 (z zastrzeżeniem punktu 6.3 d); c) wpłyną w terminie składania ofert wskazanym w niniejszym zapytaniu ofertowym; decyduje data i godzina wpływu na serwer Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. Po upływie terminu nadsyłania ofert ich uzupełnienie nie jest możliwe, z wyjątkiem sytuacji, gdy Zamawiający prosi o złożenie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień. Niespełnienie ww. wymogów formalnych oraz brak wymaganych dokumentów, będzie skutkowało nierozpatrzeniem oferty. 6.5 Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę; 6.6 Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści niniejszego Zapytania; 6.7 Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i załącznikach oraz przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tych dokumentach; 6.8 W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym lub odmówi udostępnienia do wglądu dokumentacji o której mowa w punkcie 6.1 e), możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym Wykonawcą, który w postępowaniu uzyskał kolejną, największą liczbę punktów. 7. W załączeniu wzór umowy. Umowa zostanie zawarta na podstawie wzoru umowy, który stanowi załącznik do zapytania ofertowego. W przypadku, gdy Wykonawcą zamówienia będzie osoba fizyczna, jedyną możliwą formą umowy jest umowa zlecenie. 8. Sposób przygotowania oferty: Ofertę z podaniem ceny w PLN (z VAT) oraz elementami zawartymi w pkt 6.3 należy sporządzić w języku polskim, w następujący sposób: nazwa i adres zamawiającego, nazwa i adres dostawcy, z adnotacją: Zapytanie ofertowe nr sprawy: OR-KP-III.2402.5.1.2019.KB do zamówienia na: Przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń okresowych z dziedziny bezpieczeństwa i higieny pracy dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie. 9. Miejsce i termin złożenia ofert: ofertę należy złożyć do dnia: 22.02.2019 r. do godz. 14.00 drogą elektroniczną na adres email: oferty-szkolenia@mazovia.pl Sekretarz Województwa Dyrektor Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie Waldemar Kuliński 14.02.2019 r. 10