Jak uwolnić gotówkę w Twojej firmie? Poradnik o odzyskiwaniu należności i innych sposobach na poprawę cash flow
Spis treści Wprowadzenie... 3 Jak kapitał pracujący zamraża Twoją gotówkę?... 4 Co możesz zrobić w 105 dni?... 5 Gdzie ukrywają się Twoje pieniądze?... 6 Dlaczego nie możesz bagatelizować problemu przeterminowanych należności?...7 Jak w 8 krokach uwolnić najwięcej gotówki?... 8 KROK PIERWSZY Dlaczego powinieneś sprawdzać kontrahentów?... 10 KROK DRUGI Jak ocenić ryzyko transakcji?...12 KROK TRZECI Monitoring kontrahentów, czyli jak włączyć system wczesnego ostrzegania?... 13 KROK CZWARTY Wyższy priorytet płatności i więcej wolnej gotówki...15 KROK PIĄTY Informuj klientów o zaległościach, czyli stawiamy na komunikację... 16 KROK SZÓSTY Co powinieneś wiedzieć o kompleksowej windykacji?...20 KROK SIÓDMY Jak przenieść koszty windykacji na dłużnika?...21 KROK ÓSMY Jak dzięki nagradzaniu dobrych klientów poprawić płynność finansową firmy?... 22 Porównanie nowoczesnego biznesu i klasycznego przedsiębiorstwa...23 2
Na początek... Czy zauważyłeś, że wraz ze wzrostem Twoje przedsiębiorstwo konsumuje coraz więcej gotówki w codziennych operacjach? Z jednej strony czekasz na płatności od klientów, z drugiej zaś przeznaczasz coraz więcej środków na koszty operacyjne. Czekasz na spodziewane zyski, ale nie możesz inwestować, bo Twoja gotówka ukrywa się w niespłaconych zobowiązaniach. W poradniku przedstawimy najlepsze i najtańsze źródło finansowania Twojego przedsiębiorstwa. Na konkretnych przykładach omówimy sposoby uwalniania gotówki z zatorów płatniczych, tak by Twoja firma mogła finansować swój rozwój z własnych środków. 3
Jak kapitał pracujący zamraża Twoją gotówkę? Załóżmy w uproszczeniu, że Twoja firma otrzymuje lukratywne zamówienie o wartości 250 000 zł. Twoje koszty wytworzenia to 150 000 zł. Licząc na zyski rzędu 100 000 zł, wydajesz pieniądze na niezbędne materiały, wytwarzasz produkt lub usługę i CZEKASZ NA PŁATNOŚĆ. Średnio Twoje przedsiębiorstwo będzie czekać 105 DNI*, w trakcie których zamroziłeś 150 000 zł. W tym czasie musisz jednak obsłużyć inne zamówienia, zapłacić pracownikom i podwykonawcom, zaopatrzyć magazyn, opłacić podatki. Sięgasz więc po zewnętrzne finasowanie i otwierasz linię kredytową, a koszty obsługi należności rosną. Na papierze Twój biznes wygląda świetnie. Obroty przewyższają koszty i firma generuje solidny zysk. 250 tys. zł wartość zamówienia 150 tys. zł koszty wytworzenia 100 tys. zł zysk Niestety, w rzeczywistości przedsiębiorstwo nie jest w stanie sprostać potrzebom gotówkowym, a koszty Twojej działalności stale rosną. Ten problem finansiści nazywają dodatnim kapitałem pracującym, który zamraża Twoje pieniądze. * Badanie Portfel należności polskich przedsiębiorców realizowane przez KPF 4
Co możesz zrobić w 105 dni? 105 dni to średni czas oczekiwania na spłatę należności w małych i dużych firmach* Co możesz zrobić w 105 dni? Odbyć podróż dookoła świata Zrealizować zyskowne zamówienia Swobodnie opłacić pracowników i wykonawców Podnieść konkurencyjność, inwestując w nowe technologie Podnieść sprzedaż dzięki kampanii marketingowej Zdywersyfikować i poszerzyć ofertę * Badanie Portfel należności polskich przedsiębiorców realizowane przez KPF 5
Gdzie ukrywają się Twoje pieniądze? Wielu przedsiębiorców jest zaskoczonych faktem, jak wielkie środki można uzyskać, redukując wysokość kapitału obrotowego. Na co więc należy zwrócić największą uwagę? W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych istotnym elementem są koszty magazynu. Dlatego też Twoja firma powinna ograniczać finansowanie zapasów i zadbać o jak najszybszą dostawę towarów na magazyn w momencie zamówienia produktu. Skupmy się jednak na najistotniejszym problemie, który dotyka 96% PRZEDSIĘBIORSTW W POLSCE. Dlaczego warto pilnować należności? To właśnie skrócenie czasu oczekiwania na płatności i unikanie zadłużonych klientów stanowi najlepszą drogę do poprawy płynności finansowej firmy! Należności Najprostsza droga do uzyskania wolnych środków inwestycyjnych w Twoim przedsiębiorstwie to unikanie niewypłacalnych kontrahentów i skrócenie czasu oczekiwania na płatności. Zabezpieczając ryzykowne transakcje, skracając czas oczekiwania na płatność i wprowadzając efektywną egzekucję należności, możesz odkryć zaskakująco duże zasoby gotówkowe w Twojej firmie. Skracając czas oczekiwania na płatność, Twoja firma uwalnia środki inwestycyjne ZALEGANIE ZAPASÓW TERMIN PŁATNOŚCI CZAS OCZEKIWANIA NA PŁATNOŚĆ 105 DNI ZAMROŻONA GOTÓWKA TWOJA UWOLNIONA GOTÓWKA 6
Dlaczego nie możesz bagatelizować problemu przeterminowanych należności? Wiele osób postrzega należności jako gotówkę znajdującą się poza firmą, jednak w rzeczywistości są to ZAMROŻONE ZASO- BY, którymi Twoja firma nie może swobodnie dysponować. Poza ograniczeniami inwestycyjnymi dłużnicy mogą zrujnować płynność finansową Twojej firmy. Pomyśl o środkach utraconych w kontraktach z niewypłacalnymi klientami, za długim okresie oczekiwania na pieniądze czy czasochłonnej i nieskutecznej egzekucji należności. To problemy, które nękają prawie wszystkich polskich przedsiębiorców i wielu z nich doprowadziły do upadku. Tylko od Ciebie zależy, czy wyeliminujesz te zagrożenia. Sprawdź, jakie problemy ma Twoja firma? Brak oceny kontrahentów Brak zabezpieczania ryzykownych transakcji Niski priorytet płatności faktur sprzedażowych Opóźnienia w płatnościach faktur do 60 dni Niewypłacalni kontrahenci Długi klientów starsze niż 90 dni Brak działań upominawczych Brak kompleksowej windykacji 7
Jak w 8 krokach uwolnić najwięcej gotówki? Oceniam płynność finansową klientów Identyfikuję ryzykowne transakcje Monitoruję sytuację finansową kontrahentów Podnoszę priorytet płatności moich faktur Komunikuję zaległości w płatnościach i upominam klientów Prowadzę profesjonalną politykę odzyskiwania należności Przenoszę koszty windykacji na dłużnika Nagradzam dobrych płatników 8
9
KROK 1 Dlaczego powinieneś sprawdzać kontrahentów? Większość biznesmenów postrzega należności jako problem wymagający rozwiązania. Mało kto traktuje go jako problem, którego można z powodzeniem uniknąć! Wybór kontrahenta to zawsze jedna z najbardziej ryzykownych decyzji biznesowych niewłaściwa może doprowadzić do upadku przedsiębiorstwa. Dlatego posiadanie rzetelnych informacji gospodarczych o potencjalnych partnerach jest niezwykle cenne. Jeżeli realizujesz zamówienie, wystawiasz fakturę na przelew, negocjujesz umowę, oceniasz potencjalnego klienta, zaufałeś klientowi i straciłeś pieniądze... sprawdź czy Twój kontrahent nie jest wpisany do rejestru dłużników i ustal warunki współpracy dogodne dla Twojej firmy. 10
KROK 1 Zobacz, jakie to łatwe W nowej wersji Comarch ERP Optima możesz jednorazowo i bezpłatnie zweryfikować wszystkich swoich kontrahentów w Krajowym Rejestrze Długów BIG SA. Poniżej wygląd raportu uzyskanego w programie Comarch ERP Optima Sprawdzenie rzetelności kontrahentów w Comarch ERP Optima Po wejściu na Listę Kontrahentów pojawia się przycisk SPRAWDŹ W KRD DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ O COMARCH ERP OPTIMA telefon: 12 681 43 00 wew. 1 mail: info.erp@comarch.pl 11
KROK 2 Jak ocenić ryzyko transakcji? Jeżeli dobrze znasz swojego kontrahenta i jego sytuację finansową, będziesz mógł ustalić warunki współpracy korzystne dla Twojej firmy. Możesz akceptować pewien poziom ryzyka, jeżeli Twój klient nie chce płacić gotówką, opóźnia się z płatnościami lub negocjuje długie okresy płatności. Jednak jeżeli jest dłużnikiem wobec innych firm, szansa na to, że nie zapłaci Twojej faktury wzrasta wielokrotnie. Dysponując szczegółowymi danymi z danymi z Krajowego Rejestru Długów BIG SA: poczujesz się bezpieczniej, wiedząc jakie ryzyko wiąże się ze współpracą, będziesz wiedzieć, kogo warto unikać, ustalisz warunki współpracy dogodne dla Twojej firmy, zdążysz ubezpieczyć transakcję lub zastosować faktoring. Raport szczegółowy pobrany z KRD bezpośrednio z programu Comarch ERP Optima 71,4 mln łączna liczba raportów pobranych z KRD BIG SA Kliknij, by zobaczyć wideo o sprawdzaniu kontrahenta w KRD 12
KROK 3 Monitoring kontrahentów, czyli jak włączyć system wczesnego ostrzegania? Korzystając z funkcji monitoringu kontrahentów w nowej wersji Comarch ERP Opitma, będziesz otrzymywał na swoją skrzynkę pocztową ostrzeżenia o zmianie sytuacji finansowej wybranych kontrahentów. Uruchom monitorowanie dowolnej firmy, a Krajowy Rejestr Długów BIG SA będzie śledził jej NIP w bazie dłużników. Gdy w Biurze Informacji Gospodarczej pojawi się informacja o zadłużeniu Twojego kontrahenta, natychmiast ostrzeżemy Twoją firmę. Monitorowanie firm w Comarch ERP Optima Po wejściu na Listę Kontrahentów pojawia się przycisk MONITORING W KRD 13
KROK 3 Informacja z monitoringu pozwoli Twojej firmie natychmiast reagować na zmianę sytuacji finansowej klienta i: z wyprzedzeniem zabezpieczyć kolejne transakcje, kiedy Twój kontrahent przestanie płacić innym firmom, sprawniej odzyskać pieniądze wiedząc, że dłużnik spłaca swoje zobowiązania, unikać współpracy, jeżeli długi Twojego klienta powiększyły się i stał się on niewypłacalny, oszczędzić czas, kiedy system będzie automatycznie sprawdzać Twoich kontrahentów. Kliknij, by zobaczyć wideo o monitorowaniu firm w KRD BIG SA 14
KROK 4 Wyższy priorytet płatności i więcej wolnej gotówki Nawet biznes dysponujący nadwyżkami środków finansowych ustala priorytety w zakresie płatności. Zawsze istnieją zobowiązania, które należy opłacić w pierwszej kolejności i kontrahenci, wobec których nie można sobie pozwolić na opóźnienia. Patrząc pod kątem płynności finansowej Twojej firmy, istotne jest, by Twoje faktury znalazły się pośród najważniejszych zobowiązań kontrahentów i były płacone jako pierwsze. Jak skrócić czas oczekiwania na płatność? Wprowadź przejrzyste procedury egzekwowania należności (więcej na ten temat w kroku szóstym) i poinformuj o tym swoich klientów. Jeżeli Twoi kontrahenci dowiedzą się, że jesteś konsekwentny i np.: przy płatnościach po terminie ograniczasz dostęp do kredytu kupieckiego, przekazujesz zobowiązania do windykacji, wpisujesz dłużników do rejestru długów,... zmienią postrzeganie Twojej firmy i będą traktowali Cię jako partnera, którego zobowiązania należy honorować. Wspierając swoje działania rozpoznawalną marką z rynku windykacji, możesz w łatwy sposób sprawić, że Twoje zobowiązania będą opłacane w pierwszej kolejności. SZANOWNY KLIENCIE Informacje o nieuregulowanych zobowiązaniach będą przekazane do Krajowego Rejestru Dłużników Biura Informacji Gospodarczej zgodnie z Ustawą o udostępnianiu informacji gospodarczych 15 www.krd.pl
KROK 5 Informuj klientów o zaległościach, czyli stawiamy na komunikację Pośród natłoku codziennych obowiązków zapominamy o wielu sprawach. Na Twoim biurku czeka niewysłana oferta, handlowiec nie odpisał na propozycję współpracy, a Twój kontrahent zapomniał o zapłaceniu faktury. Codzienność? Zmień to! Informuj swoich klientów: o wystawieniu FV i terminie płatności o zbliżającej się dacie wymagalności zobowiązania, o przedterminowanych fakturach. Wyślij maila z przypomnieniem o zobowiązaniu. Zadzwoń do klienta i poinformuj, że zbliża się czas wymagalności faktury. Wyślij pocztą upomnienie o niezapłaconej należności. Będziesz zdziwiony, jak te 3 proste kroki wpłyną na termin regulowania Twoich należności. 16
KROK 5 Moduł Comarch ERP Optima CRM Plus zawiera mechanizm automatycznej windykacji należności i wspomaga proces odzyskiwania należności. W ramach procesu windykacji Comarch ERP Optima CRM Plus umożliwia: automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail oraz sms informujących kontrahentów o nieuregulowanych płatnościach, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail ponagleń zapłaty oraz wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzenie kontaktów/ zadań CRM związanych z takimi kontrahentami, blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom. Użytkownik nie musi generować akcji windykacyjnych ręcznie wszystko to zrobi za niego system Comarch ERP Optima i moduł CRM Plus. Użytkownik jedynie jednorazowo musi stworzyć schemat windykacyjny. Jak ustawić schemat windykacji w Comarch ERP Optima? Zobacz wideo od minuty 6:20 17
KROK 5 Etap: Telefon Etap: Zadanie CRM DOWIEDZ SIĘ WIĘCEJ O COMARCH ERP OPTIMA telefon: 12 681 43 00 wew. 1 mail: info.erp@comarch.pl 18
KROK 5 Etap: Ponaglenie Etap: Blokada Dodatkowo możesz również skorzystać z rozwiązań KRD BIG SA. Według statystyk Krajowego Rejestru Długów blisko połowa należności przekazanych do windykacji w ramach usługi Wezwanie do Zapłaty PLUS+ jest spłacana już po upomnieniu klienta. Usługa WDZ+ na etapie upominawczym jest bezpłatna. Spróbuj i przekonaj się, jak łatwa i skuteczna może być windykacja! Odwiedź stronę www i zleć windykację Kliknij, by zobaczyć film o Wezwaniu do Zapłaty PLUS 19
KROK 6 Co powinieneś wiedzieć o kompleksowej windykacji? Nowoczesna windykacja to idealny sposób na uwolnienie zablokowanej gotówki. Szereg działań skoncentrowanych na skutecznej egzekucji długu może przynieść najwięcej pieniędzy Twojej firmie. Poniżej przedstawiliśmy jeden z najskuteczniejszych procesów windykacyjnych, na którym możesz oprzeć politykę dochodzenia należności w Twoje firmie. Postępowanie upominawcze: skuteczny kontakt telefoniczny mający na celu wyjaśnienie opóźnienia w płatności, wysyłka upomnienia do dłużnika, prowadzenie mediacji. Postępowanie polubowne: wysłanie wezwania do zapłaty listem poleconym, poinformowanie dłużnika o możliwości dopisania do KRD BIG SA, negocjacje na temat spłaty należności, uzyskanie deklaracji spłaty i monitorowanie płatności, Postępowanie windykacyjne: dopisanie dłużnika do Krajowego Rejestru Dłużników BIG SA, powiadomienie dłużnika o dopisaniu i konsekwencjach pojawienia się na liście dłużników, ostrzeżenie o kosztach i konsekwencjach windykacji sądowej, przygotowanie dokumentacji do postępowania sądowego, przeniesienie kosztów windykacji na dłużnika. Postępowanie sądowe Proces odzyskiwania należności z przeniesieniem kosztów na dłużnika realizowany jest przez Kaczmarski Inkasso Sp. z o.o. Dowiedz się więcej na stronie www 20
KROK 7 Jak przenieść koszty windykacji na dłużnika? Nawet najprostsze działania egzekucyjne wiążą się z kosztami, które musi ponieść Twoja firma. Opłacasz wysyłkę wezwań, rozmowy telefoniczne, pracowników, którzy poświęcili swój czas na działania windykacyjne. Płacąc za odzyskanie należności i ich obsługę, konsumujesz marżę i ograniczasz zyski Twojej firmy. Dzięki nowej Ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych możesz w całości przerzucić koszty windykacji na dłużnika. Jeżeli przedmiotem umowy jest transakcja handlowa pomiędzy przedsiębiorcami, która nastąpiła po 28 kwietnia 2013 r. oznacza to, że możesz: zażądać od dłużnika rekompensaty w wysokości 40 EURO za każdym razem,gdy dłużnik przekroczy termin zapłaty, niezależnie od rzeczywiście poniesionych kosztów i wysokości długu, przenieść na dłużnika udokumentowane opłaty przekraczające 40 EURO obciążając go np. kosztami windykacji przedsądowej czy procesu sądowego. PAMIĘTAJ Koszty dochodzenia należności, których zwrotu domagać się będzie Twoja firma, muszą być udokumentowane i możesz starać się o nie dopiero po okazaniu dowodu płatności. To jeszcze jeden powód, by zdecydować się na zlecenie windykacji profesjonalnej firmie. 21
KROK 8 Jak dzięki nagradzaniu dobrych klientów poprawić płynność finansową firmy? Koszty, jakie ponoszą firmy w związku z nieterminowymi płatnościami klientów, stanowią 7,3% ich wszystkich wydatków. W Europie Zachodniej tyle pieniędzy przeznacza się na badania i rozwój. Dlatego właśnie powinieneś nagradzać kontrahentów za terminowe spłaty zobowiązań. Jeżeli Twoja firma będzie motywować klientów do terminowej spłaty, skróci się termin oczekiwania na płatność i wzmocni się więź pomiędzy klientami a Twoją firmą. Jak poprawić cash flow? Koszty sprzedaży wiarygodnemu klientowi są mniejsze, bo w cenę towaru czy usługi nie trzeba wliczać potencjalnych strat, obsługi należności czy kosztów windykacji. Zamiast tworzyć ofertę rabatową dla najlepiej płacących klientów, nagradzaj ich Informacją Pozytywną. Dzięki temu nie będziesz ponosił dodatkowych kosztów i obniżał marży. Przekazuj do programu FairPay dane o fakturach, które Twoi kontrahenci zapłacili w terminie. Powiedz swoim klientom Buduję wasz pozytywny wizerunek, jeżeli płacicie mi w terminie. Twój cash flow poprawi się z każdą terminową transakcją, a Twoi kontrahenci otrzymają nagrodę. Dowiedz się więcej i podpisz bezpłatną umowę: www.fairpay.pl tel. 71 77 37 775 22
Porównanie nowoczesnego biznesu i klasycznego przedsiębiorstwa Tradycyjna firma Wysoka potrzeba zewnętrznego finansowania Wysoki poziom należności do odzyskania Brak nowych inwestycji Nowoczesna firma Efektywnie pracujący kapitał Płynność finansowa i rezerwy gotówkowe Samofinansowanie bez potrzeby sięgania po kredyt Zwiększona zyskowność przedsiębiorstwa 23
Skontaktuj się z nami Comarch SA Al. Jana Pawła II 39a 31 864 Kraków tel. 12 681 43 00 wew. 1 e mail: info.erp@comarch.pl www.comarch.pl/erp Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA Armii Ludowej 21 51-214 Wrocław tel. 71 78 50 310 www.krd.pl