Zapytanie ofertowe na usługę cateringu dla Uczelni Łazarskiego w ramach projektu Mazowieckie Badania Regionalne projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55.32.10.00 usługi przygotowania posiłków Uczelnia Łazarskiego ul. Świeradowska 43 02-662 Warszawa 1
ZAPYTANIE OFERTOWE z zachowaniem zasady konkurencyjności Wykonanie usługi cateringowej I. Pełna nazwa zamawiającego oraz nazwa, adres, telefon i fax jednostki wnioskującej Uczelnia Łazarskiego, ul Świeradowska 43, 02-662 Warszawa jako realizator projektu Mazowieckie Badania Regionalne w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego poszukuje wykonawcy usługi cateringu Siedziba zamawiającego: Uczelnia Łazarskiego ul. Świeradowska 43 Warszawa 02-662 II. Opis przedmiotu zamówienia: 1. Miejsce i termin wykonania zamówienia: Usługa jednorazowa w terminie: 20 stycznia 2014r. od godz. 09:30 do 16:00, przerwa kawowa od 09:30 do 10:00, lunch od 13:00 do 14:00 w Warszawskie Centrum Przedsiębiorczości, ul. Smolna 4, 00-375 Warszawa. 2. Liczba osób: 30-40 osób 3. Szczegółowy zakres usługi: Zakres przedmiotowy dotyczy usługi: 1. cateringu dla 30-40 osób podczas Seminarium na terenie Warszawskiego Centrum Przedsiębiorczości, ul. Smolna 4, 00-375 Warszawa obejmującej: Lunch składające się: z dwóch dań ciepły posiłek, dania z możliwością wyboru posiłku mięsnego lub wegetariańskiego (zupa, drugie danie dodatki, surówki zarówno do dania mięsnego jak i wegetariańskiego), deser, kawa i herbata, sok; Zapewnienie serwisu kawowego od godz. 09:30 do 10:00 (kawa, herbata, śmietanka do kawy, cytryna, cukier, ciastka po 150g na osobę); Zapewnienie wody i soków (3 wody mineralne 0,5l na uczestnika, 0,5l soku na jednego uczestnika) w ciągu całego seminarium czyli w godzinach 09:30 do 16:00; Zapewnienie odpowiedniego sprzętu (stoły, nakrycie stołów, serwetki i inne niezbędne elementy); Wykonawca zobowiązany jest do serwowania posiłków i obsługi przerwy kawowej oraz do uprzątnięcia pomieszczenia po zakończeniu seminarium; Dostarczenie usługi w wyznaczonym przez zamawiającego miejscu; W ramach zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości 2
produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych. III. Procedura i kryteria oceny oferty Zamówienie udzielone jest w trybie zapytania ofertowego. Zamawiający przyjmuje następujące kryteria oceny oferty Cena brutto-waga 100%. Oceny oferty w zakresie kryterium CENA zostanie dokonana zgodnie z wzorem: W = C min/cn x 100, gdzie: W-wartość punktowa, C-min najniższa cena spośród ofert ważnych, Cn - cena oferty badanej. IV. Metodologia wyboru najlepszej oferty: Zamówienie zostanie udzielone temu oferentowi, który przedstawi najkorzystniejszą cenowo ofertę. V. Przy zawarciu umowy Zamawiający może prowadzić dodatkowe negocjacje z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą lub z dwoma wykonawcami, których oferty zostały ocenione najwyżej. Jeżeli w wyniku negocjacji dojdzie do zmiany treści oferty. Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę ostateczną w terminie 3 dni od dnia zakończenia negocjacji. VI. Warunki wykluczenia z udziału w postępowaniu: Wykluczeni z udziału w postępowaniu zostaną oferenci, którzy: 1. Nie akceptują treści zapytania złożenie oferty jest uważane za akceptację treści zapytania bez zastrzeżeń. 2. Nie posiadają uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. 3. Nie posiadają niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 4. Nie znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 5. Posiadają powiązania kapitałowe lub osobowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w jego imieniu lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegającej w szczególności na:: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. Sposób przygotowania oferty oraz miejsce i termin składania ofert. Ofertę należy złożyć: 3
a) Dostarczyć osobiście lub przesłać na adres: Uczelnia Łazarskiego, ul. Świeradowska 43, 02-662 Warszawa, z dopiskiem: Projekt Mazowieckie Badania Regionalne b) W wersji elektronicznej (skan podpisanych i opieczętowanych dokumentów) na e- mail: mpwinves@wp.pl W ciągu 10 dni roboczych od dnia otrzymania zapytania ofertowego, nie później jednak niż do 15.01.2014 r. do godziny 10:00. Oferty otrzymane po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Do oferty muszą być dołączone następujące dokumenty: a) Wypełniony (i podpisany) formularz oferty (Załącznik nr 1) b) Oświadczanie wykonawcy (Załącznik nr 2) c) Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (Załącznik nr 3) 1. Zaproponowana cena powinna obejmować wszelkie koszty związane z realizacją cateringu. 2. Dopuszcza się drogę korespondencji elektronicznej (skan). 3. Składać oferty mogą Wykonawcy, którzy: posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania zamówienia; znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. W przypadku przedstawienia oferty niezgodnej z niniejszym zapytaniem, przedstawienia informacji nieprawdziwych lub nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. 6. Zamawiający dopuszcza możliwość zadawania pytań dotyczących wyjaśnienia treści zapytania ofertowego. 7. Pytania powinny być zgłoszone w nieprzekraczalnym terminie dwóch dni od dnia opublikowania na stronie internetowej projektu zapytania ofertowego. 8. Zamawiający odpowie na pytania najpóźniej na dwa dni przed terminem składania ofert, zamieszczając odpowiedzi na stronie internetowej na której zostało zamieszczone zapytanie ofertowe oraz przekaże je Wykonawcy, który zadał pytanie. 9. Jeśli pytania wpłyną do zamawiającego po terminie określonym w pkt. 7 zamawiający nie ma obowiązku odpowiadania na nie. Zapytanie ofertowe zatwierdził: Miejscowość: Warszawa, dn. 20.12.2013 r. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie projektu WWW. 4
http://www.mbr.info.pl/ Zapytanie ofertowe zamieszczono na tablicy informacyjnej w budynku Uczelni Łazarskiego, ul. Świeradowska 43, 02-662 Warszawa, sektor D, III piętro Do niniejszego zapytania ofertowego są załączone i stanowią integralna część niniejszej oferty, następujące dokumenty: 1. Załącznik 1 - Wzór formularza oferty. 2. Załącznik 2 Wzór oświadczenia wykonawcy. 3. Załącznik 3 Wzór oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym. 4. Załącznik 4 Wzór umowy (catering) 5
Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Projekt Mazowieckie Badania Regionalne FORMULARZ OFERTOWY Usługa cateringu Nazwa oferenta wraz z podaniem danych rejestrowych oraz Nr PESEL i nr NIP - w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą Adres oferenta: Imię i nazwisko osoby podpisującej formularz: Zajmowane stanowisko: 6
Lp. Wyszczególnienie 1. Jednorazowa usługa cateringowa seminarium w dniu 20.01.2014r. Liczba sztuk 40 Cena jednostkowa netto Wartość netto VAT(%) Wartość jednostkowa brutto Razem Wartość brutto.. Podpis i pieczęć Miejscowość i data:.. 7
Załącznik 2 - Oświadczenie wykonawcy Oświadczam, że: 1. Posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawa nakłada obowiązek posiadania takich uprawnień. 2. Posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonywania zamówienia. 3. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Nie podlegam wykluczeniu z postępowania o udzielaniu zamówienia publicznego z powodu: 4.1. Otwarcia w stosunku do mnie likwidacji lub ogłoszenia upadłości; 4.2. zalegania z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnieni, odroczenie, rozłożenia na raty zaległych płatności lub wstrzymane w całości wykonanie decyzji właściwego organu; 4.3. Złożenia nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik powadzonego postępowania. Miejscowość, data:. Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy: 8
Załącznik nr 3 - Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo lub kapitałowo* z Zamawiającym, tj. Uczelnią Łazarskiego, ul. Świeradowska 43, 02-662 Warszawa Powiązania, o których mowa polegają w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli Data i miejsce Podpis i pieczęć osoby upoważnionej *Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą. 9
Załącznik nr 4 - Wzór umowy(catering) Umowa Zawarta w Warszawie dnia.., pomiędzy : Uczelnia Łazarskiego, ul. Świeradowska 43, Warszawa 02-662, reprezentowana przez Mieczysława Błońskiego, Wiceprezydenta ds. Operacyjnych i Finansowych, zwanym dalej Zamawiającym, a.., Nr PESEL, Nr NIP.. reprezentowana przez.. zwanym dalej Wykonawcą 1. Przedmiotem umowy jest jednorazowa usługa cateringowa w terminie. r. dla 25-40 osób podczas seminarium w Warszawie pod adresem.. 2. Zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia.. stanowiącą załącznik Nr 1 do umowy oraz Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik Nr 2 do umowy. Przewiduje się, iż: Seminarium, o którym mowa w pkt.1 odbędzie się w terminie.. r. w. 3. Harmonogram seminarium zostanie podany Wykonawcy przez Zamawiającego w formie elektronicznej (e-mail) niezwłocznie po zawarciu niniejszej umowy. 4. Zamawiający zobowiązuje się zapewnienia miejsca odbycia seminarium. Płatność za usługę realizowana będzie po zakończeniu seminarium w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy. 5. Zamawiający najpóźniej na 1 dnia kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia seminarium w formie elektronicznej (e-mail) ostateczny termin seminarium oraz miejsce w którym odbędzie się seminarium. 6. Zamawiający najpóźniej na 1 dzień kalendarzowy przed terminem rozpoczęcia seminarium przekaże, w formie elektronicznej (e-mail), ostateczną liczbę uczestników seminarium. 7. Ostateczna kwota wynagrodzenia za realizację przedmiotu umowy, o którym mowa w umowie zostanie określona z uwzględnieniem ostatecznej liczby uczestników seminarium wskazanej przez Zamawiającego zgodnie z pkt.6, z zastrzeżeniem, iż w przypadku uczestnictwa mniejszej liczby osób niż liczba wskazana w pkt.1, kwota wynagrodzenia zostanie obliczona za rzeczywistą liczbę uczestników seminarium, o którym mowa w umowie. Wynagrodzenie za usługę współfinansowane jest przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 8. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważany będzie dzień wydania przez Zamawiającego dyspozycji przelewu z rachunku Zamawiającego. 9. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru bez zastrzeżeń sporządzony po wykonaniu usługi. 10. Zamawiający sporządzi protokół odbioru w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi. Wierzytelności wynikające z umowy bez zgody Zamawiającego nie mogą być przenoszone na osoby trzecie. 10
11. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne w wysokości: 1. 10% wartości brutto przewidzianej za wykonanie przedmiotu umowy, w razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, zgodnie z wymogami zawartymi w umowie, w tym w Załączniku nr 1 i 2 do umowy; 2. 10% wartości brutto przewidzianej za wykonanie umowy w przypadku, gdy Zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca. 3. 10% wartości brutto przewidzianej za wykonanie umowy w przypadku, gdy Wykonawca odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które nie odpowiada Zamawiający. 12. Zamawiający może żądać odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przekracza wysokość kary umownej. 13. Wykonawca oświadcza, że ma odpowiednie doświadczenie do wykonania umowy i zobowiązuje się do starannego jej wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu. 14. Ewentualne spory wynikające na tle realizacji umowy będą rozstrzygane przez Strony w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia przez Strony porozumienia wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 15. Zakazuje się istotnych zmian postawień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 16. Przewiduje się możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w zakresie: 1. miejsca realizacji seminarium, gdy konieczność jej dokonania wynika z przyczyn losowych, niezależnych od Zamawiającego; 2. terminu realizacji seminarium, w uzasadnionych przypadkach przyczyn niezależnych od Zamawiającego. 17. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 18. Umowę zawarto w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednej dla każdej ze stron..... Zamawiający Wykonawca 11