Protokol z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 21 lutego 2007r. w Urzfdzie Stanu Cywilnego w Czerniewicach w zakresie przestrzegania przepisow prawa i zasad sporzdzania dokumentow przez Kierownika Urzfdu Stanu Cywilnego. Kontrol przeprowadzila: Lucyna Kosmulska -inspektor wojew6dzki w Referacie Paszportowym, w Delegaturze L6dzkiego Urzdu Wojew6dzkiego w Piotrkowie Tryb na podstawie upowa2:nienia Nr 29/2007 z dnia 14 lutego 2007r. Jednostka Kontrolowana: Urzd Stanu Cywilnego w Czerniewicach ut. Mazowiecka nr 42 97-216 Czerniewice Regon 000538159 Przedmiotem kontroli bylo przestrzeganie przepisow prawa dotycz:tcych: rejestracji stanu cywilnego (urodzen, malzenstw, zgon6w), transkjypcji zagranicmych akt6w stanu cywilnego do polskich ksiqg, wydawania wielojzycmych odpis6w skr6conych akt6w stanu cywilnego, midzynarodowej wymiany infonnacji z zakresu stanu cywilnego, 5 zagadnien zwi'lzanych ze stosowaniem ustawy z dnia 15 listopada 1956r O ZInlame lin10n i nazwisk. 6. prowadzenia postpowan adrninistracyjnych, a w szczeg6lnosci przestrzegania tennin6w rozpatrywania spraw Wykaz aktow prawnych dotyczcych tematyki kontroli: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postpowania administracyjnego (tj. Dz. z 2000r. Nr 98, paz. 1071 z p6in. zrn 2 rstawa z dnia 29 wrzesnia 1986r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. z 2004. Nr 161, paz. 1688 araz przepisy wykanawcze do ustawy: Razparzdzenie Ministra Spraw Wewntrmych i Administracji z dnia 26 paidziernika 1998r. w sprawie szczeg6lowych zasad sporz'jc.dzaniakt6w stanu cywilnego, sposobu prowadzenia stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania zabezpieczania oraz wzor6w akt6w stanu cywilnego, ich odpis6w zaswiadczen protokol6w (Dz u z 1998r Nr 136 884 z p6in. zrn =t:::: :P< A- v 1
, dnia 15 listapada 1956r. a zmianie imian i nazwisk (tj. Dz. U. z 2005r. Nr 233, paz. c Nr 16 datycz",ca wydawania wielajzycmych adpis6w skr6canych akt6w stanu, padpisana w Wiedniu w dniu 8 wrzesnia 1976r. (Dz. U. z 2004r. Nr 166, paz. 1735), 5. Kanwencja Nr 3 datycz&.ca rnidzynaradawej wyrniany infannacji z zakresu stanu cywilnega, padpisana w Starnbule w dniu 4 wrzesnia 1958r. (Dz. U. z 2003. Nr 172, paz. 1667). W okresie objtym kontrol tj. od dnia 1 stycznia 2006r. do dnia kontroli W6jtem Gminy Czerniewice jest Pan Edward Pietrzyk. Kierownikiem Kierownika Urzdu Stanu Cywilnego w Czemiewicach jest Pan Edward Pietrzyk. Zastpc Urzdu Stanu Cywilnego jest Pan Janusz Dulemba, kt6ry udzielil szczeg6lowych wyjasnier'1 podczas kontroli. Szcze2olowe ustalenia kontroli W okresie objtym kontrol zarejestrowano og6lem loo akt6w stanu cywilnego, w tym: 2006 2007 urodzen malzellstw 38 (w tym 29 kook.) 4 zgon6w 50 8 Akty stanu cywilnego sporz'l.dzane S'l. pismem rcznym w spos6b staranny i czytelny w gotowych juz ksigach, zgodnie z obowi'l.zuj'l.cymi w tym zakresie przepisami i wytycznymi. Wolne miejsca w tresci akt6w i w rubryce "UW AGI" -powykreslane S'l. w spos6b uniemozliwiaj,\:-cy dokonanie w tych miejscach jakichkolwiek wpis6w. W wiykszosci pomylki powstale przy sporzc\.dzeniu aktu stanu cywilnego wykreslane sc\. linic\. cia.gl'l, a prawidlowe brzmienie wyrazu wykreslonego wpisywane jest w rubryce "uwagi". Wzmianki marginesowe oraz przypiski pod aktami o zawarciu malzenstwa czy zgonie nanoszone sc\. na biezc\.co. Powyzsze zostalo stwierdzone na podstawie wyrywkowej kontroli akt6w: PRZYPISKI Przypiski pod aktami malieti.5twa: o urodzeniach mza(zony) 48/1934; 2/1987 q:s.!rzypiski pod aktami zgonu: 2 L
kontrolowanych sprawach stwierdzono uchybienia w zakresie przestrzegania materialnego i Kodeksu postpowania administracyjnego, a mianowicie: kontrolowanych decyzjach stwierdzono brak zawiadomien stron o administracyjnego, w aktach spraw brak dokument6w swiadcza..cych o zapewnieniu stronom czynnego udzialu w prowadzonym postpowaniu i pouczeniu o przysluguja..cym stronie prawie zapoznania si z aktami i zlozenia koncowego oswiadczenia, zgodnie z art. 10 K.p.a. w kilku sprawach brak jest dokument6w swiadczc\:cych o udziale w toczc\:cym si postpowaniu drugiej strony oraz skierowaniu do niej decyzji, w jednym przypadku -brak daty wplywu podania do urzdu, w dw6ch decyzjach w sprawie sprostowania oczywistego bldu pisarskiego wydanych z urzdu: I. nie wszczto postpowania administracyjnego w sprawie oraz nie zawiadomiono stron postpowania o tocza,.cym si z urzdu postpowaniu, 2. brak postpowania wyjasniaja,.cego, 3. odsta,.piono od uzasadnienia decyzji, na podstawie art. 107 4 K.p.a. Ponadto wykreslono pouczenie o mozliwosci wniesienia odwolania od powyzszej decyzji i nie skierowano decyzji do stron tocza,.cego si postpowania, decyzje odlozono jedynie a/a -takie sytuacje sa,. niedopuszczalne, bowiem raza,.co naruszaja,. przepisy ustawy Kodeks postpowania administracyjnego. W badanym okresie w 2006r. nie wydano zaswiadczenia w trybie art. 71 Prawo o a.s.c. stwierdzaj'1:ce, ze zgodnie z prawem polskim nie ma przeszk6d aby osoba, kt6rej zaswiadczenie dotyczy zawarla malzenstwo za granic'1:. Wydano 31 zaswiadczen w trybie art. 41 k.r.i.o. ( w 2006r. -30 oraz w 2007r. -1) Nie jest prowadzony rejestr odbiom zaswiadczen od duchownych po zawarciu zwii:l:-zku malzenskiego. Wplyw zaswiadczen do USC -wydanych w trybie art. 41 1 Kodeksu rodzinnego i opiekunczego -potwierdzany jest dat&.. w zakresie spraw konsularnych w okresie od 1 stycznia 2006r. do dnia 21 lutego 2007r. - nie zalatwiono zadnych spraw w badanym okresie nie sporzc\:dzono aktu stanu cywilnego, ani nie dokonano transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego, wymagaj'1:cych stosowania postanowien konwencji nr 3. Nikt nie wyst'1:pil wydanie wielojzycznego odpisu aktu stanu cywilnego okreslonego w konwencji nr 16 Nie wydano r6wniez decyzji, na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1956r. o zmianie imion i nazwisk 4 /'
- ma wydzielonego pomieszczenia biurowego do przechowywania ksiqg, zapewniaj'1:.cego zabezpieczenie akt6w przed dostpem os6b trzecich. cywilnego oraz akty zbiorowe przechowywane S'1:. w pomieszczeniu biurowym metalowych, zamykanych na zamek szafach. Pomieszczenia te nie sa.. wyposazone w gasnice ani czujniki temperatury. Brak w nich r6wniez urzqdzen kontrolujclcych wilgotnosc Sali slub6w nie ma. powietrza. Podczas kontroli udzielono Kierownikowi Urzdu Stanu Cywilnego w Czerniewicach wskaz6wek w zakresie stosowania przepis6w ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy Kodeks postpowania administracyjnego. Przed podpisaniem protokolu Kierownik Jednostki poinformowany zostal o przysluguj,\:-cym mu z mocy 26 ust. 1 i 2 Zarz,\:-dzenia Nr 7 Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 29 marca 200lr. w sprawie szczeg6lowych warunk6w i trybu przeprowadzania kontroli urzdu obsluguj'1:cego MSW i A oraz organ6w jednostek organizacyjnych podleglych i nadzorowanych przez MSW i A, prawie zgloszenia urnotywowanych zastrzezen na pisrnie w sprawie stanu faktycznego i prawnego, ocen, uwag i wniask6w zawartych w pratakale kantrali w terrninie 14 dni ad dnia atrzyrnania protokolu kontroli Protok6l ruruejszy sporz",dzono w dw6ch jednobrzmi",cych egzemplarzach, jeden egzemplarz protokolu przekazano W6jtowi Gminy w Czerniewicach. Fakt kontroli zostal wpisany w ksi(lzce kontroli pod poz. Nr 1/2007. I, R Z A D G M I N J l6dzki URZAD WOJEW6DZKI W lodz 97.216 CZERNIEWICE DElEGATURA W PIOTRKOW'E TRYBUNAKIM ul. Mazowiecka 42 97-300 Piotrk6w Trybunalskl pom. tomaszoujski. UJoj. 16dzkie ul. Sienkiewicza 16a tel. (0-44) 710-45.00 lax (0.44) 710-40-10 tel 0-44647-01-86. fax: 0-44 64.9-52-2.a NIP 773-17.9b-oOO RegonOOO5381'9. Podpis Kierownika Jednostki Podpis osoby kontrolujcej JT rzyk. CqrmeW(e) d (.181 D8...2mrf Miejscowosc, c- f/"'..;t dnia q-r:?,j.j:./!1. 07 2{907",:, L.1.".!4tYnQ u I'.:l u. (} (.03L;' v.,:? ot::) r.2'...i-?-.0 / I J j,'i' c.t',. ' c.cc,,{ "! c'"," " 5 i