Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości ZAŁĄCZNIK DO MODUŁU KADROWO- PŁACOWEGO Dodanie Pracownika v1.0
W systemie pracownikiem nazywany jest każdy, kto ma prawa do otrzymania wynagrodzenia, więc zarówno właściciel, współwłaściciel, jak i pracownik startupu. Dostępne są trzy sposoby wejścia w funkcjonalność dodania pracownika: a) Bezpośrednio z poziomu ekranu startowego można przejść do ekranu dodawania nowego pracownika za pomocą przycisku: Pracownik - Dodaj pracownika. b) Z menu głównego można wybrać pozycję Akcje Dodaj pracownika
Z menu głównego można wybrać pozycję Pracownicy pojawia się lista pracowników Dodaj pracownika 1.3 Dodanie danych pracownika Po wyborze przycisku Dodaj pracownika pojawia się formatka podzielona na sekcje:
a) Dane szczegółowe: Id identyfikator pracownika, numer nadawany automatycznie, pole nieedytowalne Użytkownik Nazwisko i imię pracownika, a w nawiasach okrągłych nazwa startupu, z którym jest powiązany. W polu Użytkownik są jedynie pracownicy z danego Startupu. Status lista rozwijana zawierająca statusy danego pracownika. Domyślny status pracownika to Nowy. Aby pracownik został zaakceptowany przez Dyrektora, a następnie przez kadry, należy z listy rozwijanej wybrać status Do akceptacji. Statusy opisane zostały w rozdziale V. Imię / Drugie imię / Nazwisko / Nazwisko rodowe Płeć lista rozwijana zawierająca wartości Kobieta i Mężczyzna. Podpowiadana automatycznie na podstawie wypełnionego nr PESEL. Imię ojca/imię matki Data urodzenia (podpowiada się po wpisaniu nr PESEL)/Miejsce urodzenia PESEL pole tekstowe, walidacja numeru, możliwe podanie wyłącznie poprawnego lub pozostawianie pola pustego. Jeżeli pole NIP nie jest wypełnione, wówczas pole PESEL jest wymagane. Dokument tożsamości/seria i nr dok. tożsamości NIP pole tekstowe, walidacja poprawności NIP (przykłady poprawnych nr: 123-456-32-18 lub 1234563218 ) Narodowość Domyślnie polska. Nr telefonu /E-mail Nr rachunku bankowego/ Nazwa banku podpowiada się po wprowadzeniu rachunku bankowego. Jeżeli rachunek jest poprawny, a nazwa banku się nie pojawia, należy ją wpisać. b) Dane adresowe: (w tym adres zamieszkania, adres korespondencyjny, adres zameldowania) W przypadku, gdy adres zameldowania, adres korespondencyjny jest taki sam jak adres zamieszkania, wypełniamy jedynie pola Adres zamieszkania. Domyślnie zaznaczone w programie. W przypadku gdy adres zameldowania czy korespondencyjny jest inny od adresu zamieszkania, należy odznaczyć pole przy Adres zameldowania lub Adres korespondencyjny i wypełnić wymagane dane. Adres zamieszkania ma być zgodny z podleganiem pod Urząd Skarbowy. Jeżeli US ma być zgodny z miejscem zameldowania, a nie miejscem zamieszkania, wtedy adres zameldowania podajemy jako adres zamieszkania, a adres zamieszkania jako adres korespondencyjny. Nie podajemy adresu zameldowania (jest on w tym przypadku tożsamy z adresem zamieszkania) c) Urząd skarbowy i NFZ Urząd Skarbowy lista rozwijana urzędów skarbowych. Można wpisać miasto i z listy rozwijanej wybrać US właściwy dla swojego miejsca zamieszkania (Podatnicy sprawy związane z podatkiem dochodowym od osób fizycznych załatwiają co do zasady w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Zeznanie o wysokości
osiągniętego w danym roku podatkowym dochodu składa się w urzędzie skarbowym właściwym według miejsca zamieszkania podatnika w ostatnim dniu roku podatkowego. Stanowi tak art. 45 ust. 1b ustawy o pdof.). Id. podatkowy w deklaracjach lista rozwijana zawierająca wartości: PESEL domyślnie wybrany/nip. NIP czy PESEL w rozliczeniach PIT? PESEL - osoby fizyczne, objęte rejestrem PESEL, nie prowadzące działalności gospodarczej. NIP - osoby prowadzące w danym roku podatkowym działalność gospodarczą, będące zarejestrowanymi podatnikami VAT. NFZ lista rozwijana (Narodowy Fundusz Zdrowia - tak jak województwo) d) Pozostałe dane (informacje potrzebne do właściwego określenia zobowiązań wobec ZUS i US). Nie dotyczy pracowników rozliczających się wyłącznie na podstawie umów o dzieło oraz umów o dzieło prawa autorskie
Zatrudnienie na umowę zlecenie zaznacza osoba dodająca umowę zlecenie (jeżeli pole nie zostanie zaznaczone, wówczas pozostałe pola w tej ramce będą nieaktywne). Prowadzi działalność gospodarczą zaznacza osoba, która zawiera umowę cywilnoprawną (zlecenie, dzieło) jako osoba fizyczna i w tym samym czasie prowadzi działalność gospodarczą.
Pracownik będący jednocześnie przedsiębiorcą wykonuje w ramach umowy czynności, które wchodzą w zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej - AIP jest zwolnione z obowiązku potrącenia zaliczki na podatek dochodowy, pracownik podatek od tej należności rozlicza samodzielnie. Ma obowiązek złożyć stosowne oświadczenie AIP. Pracownik będący jednocześnie przedsiębiorcą - wykonuje w ramach umowy czynności, które nie wchodzą w zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej - AIP ma obowiązek związane z obliczenia, pobrania i odprowadzenia do Urzędu Skarbowego zaliczki na podatek dochodowy. Zatrudnienie poza AIP zaznacza osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie (obowiązkowa składka emerytalna i rentowa poza AIP). Jeżeli pracownik zaznaczy pole Zatrudnienie poza AIP, uzupełnia pozostałe pola: Nazwa zakładu pracy/ Rodzaj umowy lista rozwijana/ Na czas lista rozwijana/ Od pole daty, musi być mniejsza lub równa od daty w polu Do /Do pole daty, musi być większa lub równa od daty w polu Od /Brutto => Płaca minimalna (wynagrodzenie brutto równe lub większe od minimalnego wynagrodzenia) minimalne wynagrodzenie za pracę w 2014 r - 1680 zł. brutto minimalne wynagrodzenie za pracę w 2015 r - 1750 zł. brutto
UWAGA! Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę w innej firmie, wynagrodzenie poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę, z tytułu umowy zlecenia zawartej z AIP odprowadza obowiązkowo składki na ubezpieczenie społeczne: emerytalne i rentowe. Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę w innej firmie, wynagrodzenie brutto równe lub większe od minimalnego wynagrodzenia( = ), z tytułu umowy zlecenia zawartej z AIP odprowadza obowiązkowo jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia w innej firmie. Inny niż AIP Zleceniodawca odprowadza obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne: emerytalne i rentowe. Z tytułu umowy zlecenia zawartej z AIP odprowadza obowiązkowo jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Osoba będąca jednocześnie przedsiębiorcą, wykonująca w ramach umowy zlecenia z AIP czynności, które nie wchodzą w zakres prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, odprowadzająca z tytułu działalności gospodarczej obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne: emerytalne i rentowe z tytułu umowy zlecenia zawartej z AIP odprowadza obowiązkowo jedynie składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Student / uczeń do 26 roku życia zaznacza osoba, która posiada status studenta/ucznia. Status ucznia dla ZUS-u do 31 sierpnia mają osoby, które: ukończyły szkoły i nie kontynuują nauki, kontynuują naukę w tej samej szkole lub skończyły szkołę i rozpoczynają naukę w następnej, w której rok szkolny zaczyna się 1 września,
kontynuują naukę na studiach zainteresowany powinien okazać zaświadczenie o przyjęciu na studia, wtedy status ucznia będzie obowiązywał go do 30 września. Kto jest studentem? Studentem jest osoba kształcąca się na studiach pierwszego lub drugiego stopnia albo na jednolitych studiach magisterskich, prowadzonych przez uczelnię posiadającą stosowne uprawnienia, kończące się uzyskaniem odpowiedniego tytułu zawodowego: licencjata, inżyniera, magistra lub tytułu równorzędnego. Osoba przyjęta na studia nabywa prawa studenta z chwilą immatrykulacji i złożenia ślubowania. Student traci swój status z dniem ukończenia studiów lub skreślenia z listy studentów. Zleceniobiorca obowiązkowo dołącza aktualną legitymację lub zaświadczenie ze szkoły oraz wypełnia pola: Nazwa szkoły/ Data rozpoczęcia nauki /Data zakończenia nauki UWAGA! Posiadanie legitymacji studenckiej nie jest jednoznaczne ze statusem studenta. Umowa zlecenie zawierana z uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, ponadpodstawowych oraz studentami (do ukończenia przez nich 26 roku życia) zwolniona jest ze składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Zleceniobiorcę należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego z tytułu umowy zlecenia: od następnego dnia po obronie pracy dyplomowej (lub po odbyciu ostatniego egzaminu albo ostatniej praktyki przewidzianych w planie studiów); nawet jeżeli student nie ukończył jeszcze 26 roku życia, od następnego dnia po wykreśleniu z listy studentów, od dnia ukończenia 26 - ego roku życia (od dnia urodzin) Emeryt / rencista zaznacza osoba mająca ustalone prawo do emerytury lub renty (obowiązek dołączenia decyzji o przyznaniu świadczenia emerytury/renty - ksero).
Stopień niezdolności do pracy (stopień niepełnosprawności) - obowiązek wypełnienia pól: Nr decyzji/ Data przyznania stopnia/ Nr świadczenia/ Data przyznania świadczenia i dołączenia orzeczenia o stopniu niepełnosprawności (ksero). e) Pracownik - akcje na stronie: Zapisz powoduje zapisanie danych znajdujących się na ekranie i przejście do listy pracowników. Powinien pojawić się komunikat: Poprawnie zapisano dane. Anuluj powoduje przejście do listy pracowników bez zapisania danych znajdujących się na ekranie