Zastosowanie programu komputerowego kadrowo- -płacowego 341[03].Z3.02

MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ Magdalena Tomczak Zastosowanie programu komputerowego kadrowo- -płacowego 341[03].Z3.02 Poradnik dla ucznia Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy Radom 2006

Recenzenci: mgr Ewa Adamczyk mgr Zofia Sepkowska Opracowanie redakcyjne: mgr Małgorzata Sienna Konsultacja: dr Bożena Zając Poradnik stanowi obudowę dydaktyczną programu jednostki modułowej 341[03].Z3.02 Zastosowanie programu komputerowego kadrowo-płacowego zawartego w modułowym programie nauczania dla zawodu technik handlowiec. Wydawca Instytut Technologii Eksploatacji Państwowy Instytut Badawczy, Radom 2006 1

SPIS TREŚCI 1. Wprowadzenie 3 2. Wymagania wstępne 5 3. Cele kształcenia 6 4. Materiał nauczania 7 4.1. Instalacja i modyfikacja programu kadrowo-płacowego dla przedsiębiorstwa handlowego 7 4.1.1. Materiał nauczania 7 4.1.2. Pytania sprawdzające 8 4.1.3. Ćwiczenia 8 4.1.4. Sprawdzian postępów 12 4.2. Przyjęcie pracownika do pracy 13 4.2.1. Materiał nauczania 13 4.2.2. Pytania sprawdzające 13 4.2.3. Ćwiczenia 14 4.2.4. Sprawdzian postępów 21 4.3. Wynagrodzenia 22 4.3.1. Materiał nauczania 22 4.3.2. Pytania sprawdzające 24 4.3.3. Ćwiczenia 24 4.3.4. Sprawdzian postępów 26 4.4. Dokumenty pracownicze i firmy 27 4.4.1. Materiał nauczania 27 4.4.2. Pytania sprawdzające 28 4.4.3. Ćwiczenia 29 4.4.4. Sprawdzian postępów 32 4.5. Archiwizacja danych 33 4.5.1. Materiał nauczania 33 4.5.2. Pytania sprawdzające 33 4.5.3. Ćwiczenia 33 4.5.4. Sprawdzian postępów 34 5. Sprawdzian osiągnięć 35 6. Literatura 40 2

1. WPROWADZENIE Niniejszy poradnik będzie Ci pomocny w przyswajaniu wiedzy dotyczącej zarządzania zasobami ludzkimi za pomocą komputerowego systemu kadrowo-płacowego. Poradnik ten zawiera: wymagania wstępne, czyli wykaz niezbędnych umiejętności i wiedzy, które powinieneś mieć opanowane, aby przystąpić do realizacji jednostki modułowej, cele kształcenia jednostki modułowej, materiał nauczania (rozdział 4), który umożliwia samodzielne przygotowanie się do wykonania ćwiczeń i zaliczenia sprawdzianów. Wykorzystaj do poszerzenia wiedzy wskazaną literaturę oraz inne źródła informacji. Obejmuje on również: pytania sprawdzające wiedzę potrzebną do wykonania ćwiczenia, ćwiczenia, do których dołączone są wskazówki ich wykonania oraz wykaz materiałów, narzędzi i sprzętu potrzebnych do realizacji ćwiczenia, sprawdzian postępów, który zawiera zestaw pytań sprawdzających Twoje opanowanie wiedzy i umiejętności z zakresu całego rozdziału. Wykonując sprawdzian postępów powinieneś odpowiadać na pytanie tak lub nie, co oznacza, że opanowałeś materiał albo nie, sprawdzian osiągnięć zawiera test wielokrotnego wyboru, w którym tylko jedna odpowiedź jest prawidłowa. Do testu jest podana instrukcja jego wykonania oraz karta odpowiedzi. Zaliczenie tego testu jest dowodem osiągnięcia umiejętności praktycznych określonych w tej jednostce modułowej, wykaz literatury, z jakiej możesz skorzystać podczas nauki. Jeżeli masz trudności ze zrozumieniem tematu lub ćwiczenia, to poproś nauczyciela lub instruktora o wyjaśnienie i ewentualne sprawdzenie, czy dobrze wykonujesz daną czynność. Program kadrowo-płacowy służy do gromadzenia i przechowywania informacji o pracownikach z uwzględnieniem ich historii przebiegu zatrudnienia oraz systemu wynagrodzeń. Struktura programu ułatwia proces planowania i zarządzanie systemem kadrowopłacowym małych firm oraz średniej wielkości, o bardziej rozbudowanej strukturze organizacyjnej. W programie przechowywana jest pełna informacja o płacach, co pozwala na wyszukiwanie odpowiednich danych statystycznych i pomaga przy podejmowaniu decyzji. Komputerowy program kadrowo-płacowy, wspomaga zarządzanie płacami w firmie. Przyspiesza comiesięczne i coroczne rozliczenia, generując listy płac oraz wszystkie potrzebne zestawienia, sprawozdania i deklaracje. Uwzględnia różne sposoby wynagradzania. Zapewnia tajność informacji o płacach w firmie. Jednostka modułowa może być realizowana w różnych miesiącach roku kalendarzowego. Program jednak nie pozwala na wcześniejszą realizację zaplanowanych zdarzeń, czyli przed upływem konkretnej daty systemowej. W takiej sytuacji mógłby pojawić się problem z wykonaniem niektórych ćwiczeń. Nie zalecana jest jakakolwiek zmiana daty systemowej (nawet do nauki programu). W związku z tym można przyjąć daty zaproponowane w ćwiczeniach, można też bardziej zbliżyć się do bieżącej daty, zmieniając je w ćwiczeniach w odpowiedni sposób, a mianowicie: jeżeli rozpoczniesz naukę np. we wrześniu, to możesz sobie przyjąć jako okres wykonywania ćwiczeń, pierwsze półrocze bieżącego roku, ale jeżeli rozpoczniesz naukę w miesiącu z pierwszego półrocza, np. w styczniu, to do ćwiczeń powinieneś wybrać okres drugiego półrocza poprzedniego roku. Bezpieczeństwo i higiena pracy W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów bhp i higieny pracy oraz instrukcji przeciwpożarowych, wynikających z rodzaju wykonywanych prac. Przepisy te poznasz podczas trwania nauki. 3

Moduł 341[03].Z3 Zasoby ludzkie w przedsiębiorstwie handlowym 341[03].Z3.01 Prowadzenie polityki kadrowej w przedsiębiorstwie handlowym 341[03].Z3.02 Zastosowanie programu komputerowego kadrowo-płacowego 341[03].Z3.03 Prowadzenie korespondencji dotyczącej spraw osobowych w języku obcym Schemat układu jednostek modułowych 4

2. WYMAGANIA WSTĘPNE Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej Zastosowanie programu komputerowego kadrowo-płacowego, powinieneś posiadać odpowiedni zasób wiedzy z teorii dotyczącej organizacji i zarządzania systemami kadrowo-płacowymi oraz z obsługi komputera. Powinieneś umieć: posługiwać się aplikacjami systemu operacyjnego Windows, przełączać się w oknach otwartych aplikacji, wypełniać pola okien dialogowych, obsługiwać prosty kreator ułatwiający pracę, np. w aplikacjach Officea, korzystać z komputerowego systemu pomocy (helpu), posługiwać się terminologią z zakresu kadr i płac, korzystać z aktualnych przepisów dotyczących zatrudnienia, interpretować treści artykułów znajdujących się w Kodeksie pracy, interpretować treści przepisów znajdujących w Dziennikach Ustaw, korzystać z różnych źródeł informacji, rozróżniać składniki wynagrodzenia, obliczać składniki wynagrodzenia, obliczać wynagrodzenie netto i brutto dla pracownika, sporządzać listę płac, wypełniać deklaracje podatkowe. 5

3. CELE KSZTAŁCENIA W wyniku realizacji programu jednostki modułowej, powinieneś umieć: zainstalować program kadrowo-płacowy, odpowiedni do potrzeb przedsiębiorstwa handlowego, wprowadzić dane o pracownikach, sporządzić dokumenty pracownicze z wykorzystaniem systemu komputerowego, stworzyć schemat wynagrodzenia, obliczyć wynagrodzenie brutto i netto w różnych systemach, obliczyć składki ubezpieczeniowe i sporządzić deklaracje ubezpieczeniowe, obliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych i sporządzić deklaracje podatkowe, wydrukować dokumenty, raporty, analizy, sprawozdania, zestawienia, wykresy, formularze deklaracji podatkowych i ZUS, sporządzić listę płac, stworzyć archiwum danych. 6

4. MATERIAŁ NAUCZANIA 4.1 Instalacja i modyfikacja programu kadrowo-płacowego dla przedsiębiorstwa handlowego 4.1.1 Materiał nauczania Instalacja programu kadrowo-płacowego Zanim program zostanie zakupiony, należy zapoznać się z jego wymaganiami sprzętowymi i sprawdzić, czy komputer przeznaczony do pracy z programem spełnia te wymagania. Instalację należy przeprowadzić zgodnie z instrukcją znajdującą się w dokumentacji zakupionego programu. Najczęściej po włożeniu do stacji CD płyty instalacyjnej działa tak zwany autostart, który otwiera kreator prowadzący przez proces instalacji krok po kroku. W przypadku braku autostartu, należy kreator instalacyjny uruchomić plikiem instaluj.exe lub install.exe lub setup.exe. Rozpoczęcie pracy z programem kadrowo-płacowym Po pomyślnym zainstalowaniu, program komputerowy kadrowo-płacowym można uruchomić dwukrotnym kliknięciem w ikonę znajdującą się na pulpicie. W przypadku braku takiej ikony trzeba wybrać z paska zadań Start i otworzyć program tak jak każdą aplikację Windowsa. Założenie nowej firmy Po rozpoczęciu pracy z programem, należy założyć firmę (przedsiębiorstwo), czyli wprowadzić podstawowe dane firmy i pracodawcy. Podczas tworzenia firmy trzeba podać parametry dotyczące działalności firmy. Ustawienie parametrów dla programu i firmy Podstawą jest prawidłowe ustawienie parametrów drukarki. W komputerowych programach jest możliwość wykonania podglądu wydruku na ekranie. Do takiego oglądania wydruków drukarka nie musi być koniecznie podłączona do komputera, ale musi być ustawiony w systemie operacyjnym sterownik drukarki. Następnie koniecznie trzeba sprawdzić, czy program kadrowopłacowy widzi ten sterownik. Jeżeli nie, to należy go wprowadzić do programu w ustawieniach wydruków. Ważne są również zaokrąglenia wykonywanych obliczeń. Trzeba sprawdzić i ewentualnie zaktualizować zgodnie z przepisami. W programach kadrowo-płacowych należy sprawdzić zawartość słowników i dostosować je do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Słowniki przechowują definicje elementów wykorzystywanych w pracy z programem, np.: stanowisko pracy: księgowa, sprzedawca, magazynier, rodzaj pracy: sprzedaż, pakowanie, wykonywany zawód: technik handlowiec, sprzedawca, pakowacz. Należy również zaktualizować stałe parametry kadrowe w zależności od obowiązujących przepisów. Ustawienie okresu płacowego Podstawowy okres płacowy rozumiany jest jako miesiąc kalendarzowy. W każdym programie kadrowo-płacowym głównym narzędziem jest kalendarz, który umożliwia 7

prawidłową i ciągłą kontrolę zdarzeń związanych bezpośrednio z organizacją czasu pracy firmy i jej pracowników. Dzięki kalendarzowi istnieje możliwość planowania działań bieżących oraz długoterminowych. Poprawne ustawienie okresów płacowych zapewni prawidłowe rozliczenie płac w firmie. Jeżeli w programie kadrowo-płacowym nie ma zdefiniowanych okresów płacowych, to po utworzeniu firmy należy ustawić okresy płacowe począwszy od daty rozpoczęcia działalności firmy. Definiując okres płacowy, określa się, do jakiego miesiąca kalendarzowego program ma przypisać rozliczenie podatku dochodowego, a do jakiego ZUS. Umożliwia to dokonywanie wypłat w programie zgodnie z rzeczywistym wypłacaniem pracownikom ich wynagrodzeń, zachowując przy tym prawidłowe obliczenia deklaracji ZUS i PIT. W ustawionym okresie płacowym, każdemu pracownikowi firmy można przydzielić system wynagrodzeń obowiązujący w tym okresie. Zwykle po upływie okresu płacowego dokonuje się jego zamknięcia. Programy kadrowo-płacowe pozwalają na sporządzanie raportów, zestawień, np. listy płac za poprzedni okres płacowy. Natomiast na pewno nie pozwalają na wyprzedzenie bieżącej daty systemowej. 4.1.2 Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Co należy sprawdzić przy zakupie programu kadrowo-płacowego? 2. Jakie czynności należy wykonać, aby zainstalować program kadrowo-płacowego? 3. W jaki sposób uruchamiamy program? 4. W jaki sposób wprowadzamy dane nowej firmy? 5. W jaki sposób ustawiamy parametry drukarki do sporządzania wydruków w programie kadrowo-płacowym? 6. Jak dostosować zawartość słowników do potrzeb danego przedsiębiorstwa? 7. Jak sprawdzić i zaktualizować stałe parametry kadrowe w zależności od obowiązujących przepisów? 8. Co nazywamy podstawowym okresem płacowym? 9. Jaką funkcję spełnia okres płacowy? 4.1.3 Ćwiczenia Ćwiczenie 1 Zainstaluj program kadrowo-płacowy na swoim stanowisku pracy. Po zakończeniu procesu instalacyjnego uruchom program. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) zapoznać się z instrukcją wykonania instalacji tego programu, 2) włożyć płytę do stacji CD i poczekać na autostart lub w oknie Mój Komputer otworzyć stację CD, a następnie plik startowy setup.exe lub instaluj.exe lub install.exe, 3) krok po kroku zastosować się do poleceń zawartych w instrukcji programu instalacyjnego, 4) zakończyć proces instalacji programu i opróżnić stację CD, 5) uruchomić program dwukrotnym kliknięciem w ikonę znajdującą się na pulpicie; w przypadku braku takiej ikony wybrać z paska zadań Start i otworzyć program tak, jak każdą aplikację Windowsa. 8

Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, płyta CD z instalacją programu kadrowo-płacowego, instrukcja wykonania instalacji programu. Ćwiczenie 2 W komputerowym programie kadrowo-płacowym utwórz nową firmę, czyli wprowadź następujące dane: Dane firmy: Hurtownia Artykułów Biurowych MAGDA (osoba fizyczna) NIP: 786-789-45-02; REGON: 125936478; NKP: 6835; EKD: 6783; Urząd Skarbowy Łódź-Śródmieście; Oddział ZUS: Zakład Ubezpieczeń Społecznych; 94-632 Łódź ul. Zamenhofa 5; Bank: PeKaO S.A. I Oddział w Łodzi; Nr konta: 56 7809 1111 2532 1678 1009 1023. Konta firmy: Bank: PKO BP II Odział w Łódzi; Nr konta: 68 2365 1111 0000 2222 1047 2322. Organ rejestrowy: Dział Handlu i Usług Urząd Miasta Łódź-Śródmieście Rejestr: Ewidencja działalności gospodarczej nr 6789 Dane osobowe właściciela firmy: Zieliński Adam, Jan urodzony 1965-05-10 w Łodzi; syn Marka i Anny; PESEL: 6505104256; seria i numer dowodu osobistego: DB 1256789 Adres: 90-075 Łódź, ul. Kościuszki 45/8; telefon: 042 634-76-90 Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) przeczytać w instrukcji obsługi programu lub w komputerowym systemie pomocy tekst na temat zakładania nowej firmy, 2) utworzyć nową firmę, wybierając polecenie zakładania nowej firmy, odpowiednio z menu programu lub z ikony, 3) wprowadzić dane do odpowiednich pól okien dialogowych; w przypadku braku odpowiednich danych pole pozostawić puste, 4) zapisać wprowadzone dane. Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, instrukcja obsługi programu: podręcznik lub komputerowy system pomocy, program kadrowo-płacowy. Ćwiczenie 3 W komputerowym programie kadrowo-płacowym ustaw parametry drukarki. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) sprawdzić, czy w systemie operacyjnym jest zainstalowana drukarka w systemie Windows z paska zadań wybrać Start a następnie Drukarki i Faksy, 2) otworzyć utworzoną firmę MAGDA, 9

3) przeczytać w instrukcji obsługi programu lub w komputerowym systemie pomocy wiadomości dotyczące ustawienia parametrów drukarki, 4) odszukać w ustawieniach dla programu (konfiguracji programu) Parametry drukarki i sprawdzić, czy program kadrowo-płacowy widzi sterownik drukarki, jeżeli nie, to należy ten sterownik wprowadzić do programu, 5) zapisać wprowadzone ustawienia drukarki. Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, program kadrowo-płacowy, instrukcja obsługi programu: podręcznik lub komputerowy system pomocy. Ćwiczenie 4 W komputerowym programie kadrowo-płacowym ustaw w parametrach stałych aktualne zaokrąglenia: do celów ZUS np. 0,01 do podstawy opodatkowania np. 1,0 do zaliczki na podatek np. 1,0 Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) otworzyć założoną firmę MAGDA, 2) przeczytać w instrukcji obsługi programu lub w komputerowym systemie pomocy wiadomości na temat ustawienia parametrów stałych zaokrągleń, 3) odszukać w aktualnych przepisach informacje dotyczące wartości zaokrągleń, 4) odszukać w ustawieniach programu (konfiguracji programu) Zaokrąglenia i wprowadzić aktualne dane, 5) zapisać wprowadzone dane. Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, program kadrowo-płacowy, przepisy określające sposób zaokrąglania danych liczbowych oraz wykonywanych obliczeń. Ćwiczenie 5 W komputerowym programie kadrowo-płacowym sprawdź słowniki i dostosuj ich zawartość do potrzeb danego przedsiębiorstwa (firmy). Wprowadź następujące dane do uzupełnienia słowników w firmie MAGDA: stanowisko: kierownik, sprzedawca, księgowy, pakowacz, magazynier, operator wózków widłowych, sprzątaczka, dozorca, wykonywany zawód: technik handlowiec, księgowy, operator wózków widłowych, wykształcenie: podstawowe, zawodowe, techniczne zawodowe, licencjackie, wyższe, tytuł zawodowy: brak, robotnik, robotnik wykwalifikowany, technik, licencjat, magister, inżynier, jednostka miary: szt., ryzy, metr, paczki, pojemniki, powód nieobecności (przyczyna niewykonywania pracy): choroba, urlop wypoczynkowy, nb. nieusp., opieka, urlop bezpłatny, urlop macierzyński, urlop wychowawczy, służba wojskowa. 10

Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) otworzyć założoną firmę MAGDA, 2) przeczytać w instrukcji obsługi programu lub w komputerowym systemie pomocy wiadomości na temat Słowników, 3) odszukać w ustawieniach programu (konfiguracji programu) Słowniki i uzupełnić ich zawartość, 4) zapisać wprowadzone dane. Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, program kadrowo-płacowy, instrukcja obsługi programu: podręcznik lub komputerowy system pomocy. Ćwiczenie 6 W komputerowym programie kadrowo-płacowym ustaw w parametrach stałych aktualne wartości danych kadrowych i płacowych: (np. dla 2006r.) progi podatkowe: 0,00 37024,00 19% 37 024,00 74 048,00 30% 74 048,00 40% miesięczne koszty uzyskania przychodów: 102,25 miesięczna ulga podatkowa przychodów: 44,17 roczna ulga podatkowa: 530,08 maksymalna roczna podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowne: 72 690,00 wskaźnik procentowy składki na ubezpieczenie wypadkowe: 1,62 wskaźnik procentowy składki na ubezpieczenie społeczne emerytalne: 19,52 wskaźnik procentowy składki na ubezpieczenie społeczne rentowe: 13,00 wskaźnik procentowy składki na ubezpieczenie społeczne chorobowe: 2,45 zasiłek pielęgnacyjny: 144,00 zasiłek rodzinny na pierwsze dziecko: 43,00 zasiłek rodzinny na drugie dziecko: 43,00 zasiłek rodzinny na trzecie dziecko: 53,00 zasiłek rodzinny na kolejne dziecko: 66,00. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) otworzyć założoną firmę MAGDA, 2) przeczytać w instrukcji obsługi programu lub w komputerowym systemie pomocy wiadomości na temat konfiguracji programu oraz ustawienia parametrów stałych dla firmy, 3) odszukać z przepisów dotyczących zatrudnienia aktualne wartości kadrowo-płacowe, 4) wprowadzić w ustawieniach dla Firmy (w konfiguracji programu) do zestawów kadrowopłacowych wartości parametrów stałych zgodnie z aktualnymi przepisami, 5) zapisać wprowadzone dane. 11

Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, program kadrowo-płacowy, instrukcja obsługi programu: podręcznik lub komputerowy system pomocy, aktualne przepisy dotyczące danych kadrowo-płacowych. Ćwiczenie 7 W komputerowym programie kadrowo-płacowym sprawdź ustawienie okresów płacowych od daty założenia firmy MAGDA do bieżącego miesiąca. W przypadku braku zdefiniowanych okresów utwórz je. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) otworzyć założoną firmę MAGDA, 2) przeczytać w instrukcji obsługi programu lub w komputerowym systemie pomocy wiadomości dotyczące okresów płacowych, 3) w przypadku braku okresów utworzyć okresy płacowe od momentu założenia firmy MAGDA aż do bieżącego miesiąca. Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, program kadrowo-płacowy, instrukcja obsługi programu: podręcznik lub komputerowy system pomocy. 4.1.4 Sprawdzian postępów Czy potrafisz: Tak Nie 1) zainstalować program kadrowo-płacowy? 2) rozpocząć pracę z programem kadrowo-płacowym? 3) wprowadzić dane nowej firmy? 4) ustawić parametry drukarki w programie kadrowo-płacowym? 5) zaktualizować zaokrąglenia obliczeń w programie kadrowo-płacowym? 6) uzupełnić zawartość słowników w programie kadrowo-płacowym? 7) uaktualnić parametry stałe w zestawach kadrowo-płacowych w programie kadrowo-płacowym? 8) sprawdzić, jaki miesiąc jest ustawiony jako bieżący okres płacowy w programie kadrowo-płacowym? 9) ustawić bieżący okres płacowy w programie kadrowo-płacowym? 12

4.2 Przyjęcie pracownika do pracy 4.2.1 Materiał nauczania W komputerowym programie kadrowo-płacowym, za pracownika uważana jest każda osoba, która ma zdefiniowany system kadrowo-płacowy. W skład tego systemu wchodzą: dane personalne, adresy, stanowisko, czas pracy, indywidualny kalendarz. Dla pracownika można sporządzić kartę wynagrodzeń, czyli zestawienie wynagrodzeń w różnych okresach oraz listę płac, która stanowi dokument potwierdzający rozliczenie z pracownikami za dany okres. Pracownikiem niekoniecznie musi być osoba zatrudniona w firmie wyłącznie na podstawie umowy o pracę, może to być również osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub odbywająca praktykę zawodową. Wprowadzanie danych pracownika Podstawowe dane pracownika dotyczą jego personaliów, adresu, konta bankowego oraz urzędu skarbowego właściwego dla pracownika. Wprowadzone dane identyfikują pracownika oraz wykorzystywane są przy tworzeniu raportów i deklaracji. W programie kadrowo-płacowym dane pracowników przechowywane są w kartotekach. Pracownik wypełnia kwestionariusz osobowy potwierdzając dane własnoręcznym podpisem. Zatrudnienie pracownika Przyjęcie do pracy pracownika w programie kadrowo-płacowym polega na określeniu warunków zatrudnienia i stworzeniu dla każdego pracownika jego schematu wynagrodzeń. W skład schematu wynagrodzeń wchodzą następujące elementy: sposób zawarcia stosunku pracy, np.: etat, umowy cywilnoprawne, okres zatrudnienia, np.: okres próbny, czas nieokreślony, czas określony, rodzaj wynagrodzenia, np.: wynagrodzenie zasadnicze, akord, dniówka, stawka godzinowa, wysokość wynagrodzenia, stanowisko pracy, okres wypowiedzenia, ulga podatkowa, koszty uzyskania, progi podatkowe, sposób płatności, np.: gotówka, przelew, urlopy i zasiłki, potrącenia. Proces zatrudnienia pracownika jest zakończony sporządzeniem i podpisaniem umowy o pracę. Oznaczenie systemu i stawek wynagrodzenia w umowie o pracę jest istotne dla pracodawcy i pracownika. Stanowi zobowiązanie pracodawcy, którego realizacji może domagać się pracownik w razie konfliktu również na drodze sądowej. Warunki płacowe określone w umowie mogą być zmienione przez pracodawcę tylko na mocy wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. 4.2.2 Pytania sprawdzające Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń. 1. Jaki dokument musi wypełnić osoba ubiegająca się o przyjęcie do pracy? 2. Jak nazywa się miejsce przechowywania danych o pracownikach firmy w programie kadrowo-płacowym? 3. O czym powinien być poinformowany pracownik przed przystąpieniem do pracy? 13

4. Na czym polega zatrudnienie pracownika w świetle komputerowego programu kadrowopłacowego? 5. Z jakich składników zbudowany jest schemat wynagrodzenia pracownika? 6. Jaki dokument jest potwierdzeniem zatrudnienia pracownika? 4.2.3 Ćwiczenia Ćwiczenie 1 W programie kadrowo-płacowym w firmie MAGDA, wdrukuj pusty formularz kwestionariusza osobowego. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) w programie kadrowo-płacowym otworzyć założoną firmę MAGDA, 2) przeczytać w instrukcji programu lub w systemie pomocy, w jaki sposób wydrukować formularz kwestionariusza osobowego, 3) wydrukować formularz kwestionariusza osobowego. Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, program kadrowo-płacowy, instrukcja obsługi programu: podręcznik lub komputerowy system pomocy, papier do drukarki, drukarka. Ćwiczenie 2 W programie kadrowo-płacowym do kartotek firmy MAGDA wprowadź dane o pracownikach, odczytując je z dostarczonych kwestionariuszy osobowych: kwestionariusz 1 Kwestionariusz osobowy 1. Imię (imiona) i nazwisko: Alicja, Anna Kociniak 2. Nazwisko rodowe: Kociniak 3. PESEL: 74110312345 4. NIP: 726-454-90-23 5. Imiona rodziców i nazwisko rodowe matki: Konrad, Agnieszka Dominiak 6. Data i miejsce urodzenia: 1974-11-03 w Łodzi 7. Obywatelstwo: polskie 8. Stan rodzinny: panna 1) nazwisko i imię współmałżonka: data urodzenia: 2) nazwiska i imiona dzieci: data urodzenia: 9. Wykształcenie: 1) ukończone szkoły (w razie wykonywania pracy w okresie nauki należy podać okres nauki, a okres pracy wpisać w poz.11): - od 1988-09-01 do 1991-06-15 Zasadnicza Szkoła Zawodowa, zawód: sprzedawca, - Technikum Handlowe ukończone w 1994-06-15 w Łodzi z tytułem technika handlowca, - Wyższa Szkoła OLIMPUT w Lublinie, wydz. Zarządzanie i organizacja przedsiębiorstw, - data ukończenia: 2002-07-15 2) wykształcenie: wyższe zawodowe, 3) tytuł lub stopień naukowy: Licencjat o spec.: Zarządzanie i organizacja działu sprzedaży, 4) tytuł zawodowy: licencjat. 5) tytuł naukowy: 14

10. Wykształcenie uzupełniające (kursy, studia podyplomowe, data ukończenia lub data rozpoczęcia nauki w przypadku jej trwania): a) roczny kurs Szybkiej obsługi klienta Warszawa 2001 Ośrodek Doskonalenia Zawodowego. 11. Dodatkowe uprawnienia (terminy ważności i numery uprawnień), umiejętności, zainteresowania zawodowe, znajomość języków obcych, dorobek naukowy, opracowane wynalazki i wnioski racjonalizatorskie: a. język niemiecki w stopniu podstawowym. 12. Okres dotychczasowego ubezpieczenia społecznego: Łódzki Oddział Nazwa i adres zatrudniającego, rodzaj OKRES Stanowisko, rodzaj działalności gospodarczej, okresy ubezp. Społ. wykonywanych z innego tytułu, okresy pobierania zasiłku dla od do czynności bezrobotnych, okres służby wojsk. Itd. 2002-06-01 2003-05-31 1. Sklep wielobranżowy Łódź ul. Dobra 5. sprzedawca 2003-06-01 2003-12-31 2. Przedsięb.Hand.Usługowe TESCAL w kasjer - sprzedawca Łodzi ul Zagajnikowa 13. 2004-01-01 do dziś 3. Przedsięb. Handlowe OLEK Łódź ul. Boczna 45. kierownik działu sprzedaży wysyłkowej 4. 5. 6. 7. 8. 9. 13. Powszechny obowiązek obrony: 1) stosunek do powszechnego obowiązku obrony: 2) stopień wojskowy: nr specjalności wojskowej: 3) przynależność ewidencyjna do WKU: 4) nr wojskowej książeczki wojskowej: 5) przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP: 14. Informacje o pobieranych świadczeniach: 1) emerytura: numer emerytury: 2) renta: jestem inwalidą wojennym, wojskowym, kombatantem (inną osobą uprawnioną). numer renty: 3) stopień niepełnosprawności: 4) stopień niezdolności do pracy: 5) przeciwwskazania co do zatrudnienia: 15. Miejsce pobytu: 1) adres stałego zameldowania: Łódź ul. Narcyzowa 34/1, kod: 94-142 II Urząd Skarbowy Łódź Bałuty 2) adres czasowego zameldowania: 3) adres do korespondencji: Łódź ul. Narcyzowa 34/1, kod: 94-142 4) numery telefonów: 0502669005 16. Osoba, którą należy powiadomić w razie mojego wypadku: nazwisko i imię: Iwona Kociniak adres zamieszkania: Łódź ul. Rojna 7, kod 94 081, tel.: 654-90-45 17. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1-3, 5-8, 15 pkt 1) i 2) zgodne są z wpisami w następującym dowodzie tożsamości: dowodem osobistym seria i numer DB 1578321 wydany przez Prezydenta Miasta Łodzi a dane podane w pkt 4, 13, 14 zgodne są z treścią odpowiednich dokumentów. 18. Oświadczam, że pozostaję / nie pozostaję *) w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy. *) właściwe podkreślić Łódź 10.05.2006 (miejscowość i data) Alicja Kociniak (czytelny podpis osoby składającej kwestionariusz) 15

kwestionariusz 2 Kwestionariusz osobowy 1. Imię i nazwisko: Andrzej, Mateusz Pawlak 2. Nazwisko rodowe: Pawlak 3. PESEL: 79050465392 4. NIP: 258-987-36-25 5. Imiona rodziców i nazwisko rodowe matki: Tomasz, Dorota Polańczyk 6. Data i miejsce urodzenia: 7. Obywatelstwo: 1979-05-04 Łódź Polskie 8. Stan rodzinny: kawaler 1) nazwisko i imię współmałżonka: data urodzenia: 2) nazwiska i imiona dzieci: data urodzenia: 9. Wykształcenie: 1) Technikum Handlowe w Łodzi, data ukończenia: 20.06.2005 2) średnie 3) technik handlowiec 10. Dodatkowe uprawnienia: - prawo jazdy kat. C, - podstawowa znajomość języka rosyjskiego, - język angielski opanowany w stopniu dobrym w mowie i piśmie, - znajomość obsługi kasy fiskalnej 11. Okres dotychczasowego ubezpieczenia społecznego: Nazwa i adres zatrudniającego, rodzaj działalności OKRES Stanowisko, rodzaj gospodarczej, okresy ubezp. Społ. z innego tytułu, wykonywanych okresy pobierania zasiłku dla bezrobotnych, okres od do czynności służby wojsk. Itd. 01.10.1997 15.12.1998 1. Okres służby wojskowej 2. 3. 4. 5. 12. Powszechny obowiązek obrony: 1) przeniesiony do rezerwy 2) stopień wojskowy: kapral, nr specjalności wojskowej: 3257 3) przynależność do WKU: Opoczno 4) nr książeczki wojskowej: DC67543 5) przydział mobilizacyjny: JW. 128 13. Informacje o pobieranych świadczeniach: nie dotyczy 1) emerytura:- 2) renta:- 3) stopień niepełnosprawności:- 4) stopień niezdolności do pracy:- 5) przeciwwskazania co do zatrudnienia:- 14. Miejsce pobytu: 1) Łódź, ul. Piotrkowska 56/23, kod: 90-342 2) adres czasowego zameldowania:- 3) adres do korespondencji:- 4) tel. 634-98-08 15. Osoba, którą należy powiadomić w razie mojego wypadku: matka: Pawlak Dorota Łódź, ul. Rajdowa 27, kod: 91-048 tel.: 042-653-49-41 16. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1-3, 5, 6, 8, 14 pkt 1 i 2 zgodne są z wpisami w następującym dowodzie tożsamości: Dowód osobisty seria i numer GB8966543 wydany przez Prezydenta Miasta Łodzi a dane podane w pkt 4, 12, 13 zgodne są z treścią odpowiednich dokumentów: 16

17. Oświadczam, że pozostaję / nie pozostaję *) w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy. *) właściwe podkreślić Łódź 10.05.2006 (miejscowość i data) Andrzej Pawlak (czytelny podpis osoby składającej kwestionariusz) kwestionariusz 3 Kwestionariusz osobowy 1. Imię i nazwisko: Aleksandra Krysiak 2. Nazwisko rodowe: Kruczkowska 3. PESEL: 74101876892 4. NIP: 569-987-25-66 5. Imiona rodziców i nazwisko rodowe matki: Marek, Anna Mucha 6. Data i miejsce urodzenia: 7. Obywatelstwo: polskie 18.10.1974 Łódź 8. Stan rodzinny: 1) nazwisko i imię współmałżonka: Krysiak Marcin data urodzenia: 10.02.1970 2) nazwiska i imiona dzieci: Krysiak Jolanta, Anna data urodzenia: 07.10.1998 Krysiak Maciej, Jan data urodzenia: 20.12.1999 9. Wykształcenie: 1) ukończone szkoły (w razie wykonywania pracy w okresie nauki należy podać okres nauki, a okres pracy wpisać w poz.11): Technikum Handlowe ukończone w 1994-06-15 w Łodzi wykształcenie: technik handlowiec 2) tytuł lub stopień naukowy: - 3) tytuł zawodowy: technik handlowiec 10. Dodatkowe uprawnienia (terminy ważności i numery uprawnień), umiejętności, zainteresowania zawodowe, znajomość języków obcych, dorobek naukowy, opracowane wynalazki i wnioski racjonalizatorskie: prawo jazdy 11. Okres dotychczasowego ubezpieczenia społecznego: od 01.01 2000 Nazwa i adres zatrudniającego, rodzaj OKRES działalności gospodarczej, okresy ubezp. Społ. z innego tytułu, okresy pobierania od do zasiłku dla bezrobotnych, okres służby wojsk. Itd. 01.09.2000 30.09.2003 1. Sklep Biedronka, Łódź ul. Zgierska 23 01.10.2003 30.04.2005 2. Sklep TESCO Łódź-Bałuty, ul. Pojezierska 162 01.05.2005 do dziś 3. Sklep firmowy przy Zakładach Przemysłu Papierniczego KORAL w Łodzi ul. Sporna 34. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Stanowisko, rodzaj wykonywanych czynności sprzedawca sprzedawca-kasjer sprzedawca 17

12. Powszechny obowiązek obrony: 1) stosunek do powszechnego obowiązku obrony: ------ 2) stopień wojskowy: nr specjalności wojskowej: ------ 3) przynależność ewidencyjna do WKU: ------ 4) nr wojskowej książeczki wojskowej: ------ 5) przydział mobilizacyjny do sił zbrojnych RP: ------ 13. Informacje o pobieranych świadczeniach: 1) emerytura: ------ numer emerytury: ------ 2) renta: ------ jestem inwalidą wojennym, wojskowym, kombatantem (inną osobą uprawnioną). numer renty: ------ 3) stopień niepełnosprawności: ------ 4) stopień niezdolności do pracy: ------ 5) przeciwwskazania co do zatrudnienia: ------ 14. Miejsce pobytu: adres stałego zameldowania: ul. Kościuszki 6/35 92-350 Łódź adres czasowego zameldowania: - adres do korespondencji: ul. Kościuszki 6/35 92-350 Łódź numery telefonów: (042) 658-96-77 15. Osoba, którą należy powiadomić w razie mojego wypadku: nazwisko i imię: Marcin Krysiak adres zamieszkania: ul. Kościuszki 6/35 92-350 Łódź tel.: (042) 658-96-77 16. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1-3, 5, 6, 8, 14 pkt 1 i 2 zgodne są z wpisami w następującym dowodzie tożsamości: Dowód osobisty seria i numer NR GB 5699874 wydany przez Prezydenta Miasta Łodzi a dane podane w pkt 4, 12, 13 zgodne są z treścią odpowiednich dokumentów: 17. Oświadczam, że pozostaję / nie pozostaję *) w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy. *) właściwe podkreślić Łódź 10.05.2006 (miejscowość i data) A. Krysiak (czytelny podpis osoby składającej kwestionariusz) Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) w programie kadrowo-płacowym otworzyć firmę MAGDA, 2) przeczytać w instrukcji programu lub w systemie pomocy, w jaki sposób wprowadzić dane do kartotek pracowników, 3) otworzyć kartoteki pracowników do wprowadzania danych, 4) odczytać dane poszczególnych pracowników z ich kwestionariuszy osobowych, 5) wprowadzić dane poszczególnych pracowników do odpowiednich pól w kartotekach, 6) zapisać wprowadzone dane. Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, program kadrowo-płacowy, instrukcja obsługi programu: podręcznik lub komputerowy system pomocy. 18

Ćwiczenie 3 W programie kadrowo-płacowym zatrudnij przyjętych pracowników, a następnie wydrukuj ich umowy o pracę: 1. Panią Alicję, Annę Kociniak przyjmij do pracy na pełny etat, od 01 dnia miesiąca danego roku (z datą wsteczną, w taki sposób, żeby bieżący miesiąc był piątym miesiącem jej pracy), na czas nieokreślony z podstawowym wynagrodzeniem miesięcznym 2 000,00 zł na stanowisko kierownika działu sprzedaży. Szczegółowe dane kadrowe odczytaj z kwestionariusza osobowego zamieszczonego w ćwiczeniu 2 i wprowadź do odpowiedniego zestawu kadrowego. 2. Pana Andrzeja, Mateusza Pawlaka zatrudnij na etat, na okres próbny trzech miesięcy od 15 dnia miesiąca danego roku (z datą wsteczną, w taki sposób, żeby bieżący miesiąc był trzecim miesiącem jego pracy), z podstawowym wynagrodzeniem miesięcznym 1 500,00 zł na stanowisko magazyniera. Szczegółowe dane kadrowe odczytaj z kwestionariusza osobowego zamieszczonego w ćwiczeniu 2 i wprowadź do odpowiedniego zestawu kadrowego. 3. Panią Aleksandrę Krysiak zatrudnij na etat z dniem rok-(miesiąc)-01 (z datą wsteczną, w taki sposób, żeby bieżący miesiąc był piątym miesiącem jej pracy), na okres pół roku z wynagrodzeniem obliczanym wg stawki godzinowej: 9,50 zł na stanowisko sprzedawcy. Szczegółowe dane kadrowe odczytaj z kwestionariusza osobowego zamieszczonego w ćwiczeniu 2 i wprowadź do odpowiedniego zestawu kadrowego. Sposób wykonania ćwiczenia Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś: 1) w programie kadrowo-płacowym otworzyć firmę MAGDA, 2) przeczytać w instrukcji programu lub w systemie pomocy, w jaki sposób wypełnić zestawy kadrowe i płacowe pracowników, 3) otworzyć okna zestawów kadrowych pracowników do wprowadzania danych, 4) wprowadzić dane do odpowiednich pól, 5) zapisać wprowadzone dane, 6) przeczytać w instrukcji programu lub w systemie pomocy, w jaki sposób wykonać wydruk umowy o pracę, 7) wydrukować umowę o pracę dla każdego pracownika. Wyposażenie stanowiska pracy: stanowisko komputerowe, program kadrowo-płacowy, instrukcja obsługi programu: podręcznik lub komputerowy system pomocy, wypełnione formularze kwestionariuszy osobowych, papier do drukarki, drukarka. Ćwiczenie 4 W programie kadrowo-płacowym w firmie MAGDA zatrudnij pracownika na umowę zlecenie do zorganizowania promocyjnej wystawy artykułów. Praca będzie wykonana w okresie 2 tygodni. Za wykonanie zlecenia pracownik otrzyma wynagrodzenie brutto w wysokości 1 100,00 zł. Wprowadź dane pracownika, odczytując z dostarczonego formularza. 19