Projektowanie działań biblioteki na lokalnym rynku pracy Skrypt warsztatowy Katarzyna Bryczkowska Projekt RozPRACUJ to z biblioteką Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności jest wspierany przez sieć Fundacji Społeczeństwa Otwartego (Open Society Foundations). Realizatorem Projektu jest Fundacja Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego.
ISBN 978-83-61979-61-6 Warszawa 2013 Fundacja Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych Wszelkie prawa zastrzeżone. Materiały nie mogą być w jakikolwiek sposób kopiowane ani zmieniane bez pisemnej zgody wydawcy. Opracowanie graficzne: Mirosław Piekutowski w oparciu o projekt graficzny Frycz Wicha
Projektowanie działań biblioteki na lokalnym rynku pracy Skrypt warsztatowy Katarzyna Bryczkowska Podręcznik opracowany przez Fundację Inicjatyw Społeczno -Ekonomicznych w ramach projektu RozPRACUJ to z biblioteką
Spis treści 1 Wprowadzenie 7 2 Czym jest MYŚLENIE PROJEKTOWE? 8 1. Analiza, badanie i definiowanie potrzeb oraz problemów 9 2. Projektowanie 9 3. Wypełnienie wniosku projektowego 10 4. Realizacja projektu 10 5. Zamknięcie i podsumowanie projektu 10 3 WNIOSEK O PRZYZNANIE GRANTU NA REALIZACJĘ PROJEKTU 11 A.1. Tytuł projektu 12 A.2. Okres realizacji 13 B. Dane biblioteki i autorzy pomysłu, zmiany w Planie Rozwoju Biblioteki 13 C. Dlaczego projekt jest potrzebny? ANALIZA PROBLEMU/SYTUACJI 16 D. Co chcemy osiągnąć poprzez projekt? CEL OGÓLNY I CELE SZCZEGÓŁOWE PROJEKTU 18 E. Co i kiedy zrobimy, aby zrealizować cele projektu? DZIAŁANIA I HARMONOGRAM 20 F. Z kim zrealizujemy nasz projekt? LISTA PARTNERÓW I INFORMACJA, CZYM BĘDĄ SIĘ ZAJMOWAĆ 26 G.1. Jak przyciągniemy uczestników? ZAPROSZENIE I ZACHĘCENIE ODBIORCÓW PROJEKTU 28 G.2. Komu, jak i kiedy przekażemy informację o efektach projektu? PROMOCJA REZULTATÓW 30 H. Jakie będą korzyści z naszego projektu dla: ODBIORCÓW, BIBLIOTEKI, NAS SAMYCH I SPOŁECZNOŚCI LOKALNEJ (GMINY/POWIATU)? 32 I.1. Jak sprawdzimy, że projekt przebiega zgodnie z planem? MONITORING 34 I.2. Jak ocenimy efekty projektu? EWALUACJA 35 J. Co zrobimy, żeby spodziewane rezultaty projektu były trwałe/były kontynuowane? TRWAŁOŚĆ 36 K. Ile to będzie kosztować i skąd weźmiemy środki? BUDŻET PROJEKTU 38 L. Dodatkowe informacje 40 5
1 Wprowadzenie Projekty i ich realizacja zwykle kojarzą się z funkcjonowaniem dużych organizacji i z wydawaniem środków publicznych albo unijnych. Co więcej, często potocznym mianem projektu określa się po prostu wniosek, który został napisany przez ludzi biorących udział w konkursie. Tymczasem sam wniosek powinien być końcowym produktem wcześniejszego, dłuższego procesu. Procesu planowania i projektowania działań, jakie chcą podjąć osoby wnioskujące o dofinansowanie. Z tego względu w niniejszym skrypcie zachęcamy do MYŚLENIA PROJEKTOWEGO.
2 Czym jest MYŚLENIE PROJEKTOWE? Myślenie projektowe jest to podejście do zadań i rozwoju organizacji/ społeczności w sposób zakładający konkretne etapy. W podejściu tym przyjmuje się również, że zaplanowane działania mają swój cel, określony czas trwania i zaplanowane wcześniej fazy. Niektóre instytucje/organizacje na myśleniu projektowym opierają całą swoją filozofię funkcjonowania, ponieważ jest to podejście, które sprzyja efektywności działań, ułatwia monitoring i ewaluację, a także bywa bardziej motywujące dla wykonawców danych projektów łatwiej rozliczać się z efektów, cele są jasno określone i widać lepiej etapy zrobionej już pracy. W niniejszym podejściu praca realizatorów dzieli się na następujące etapy.
1. Analiza, badanie i definiowanie potrzeb oraz problemów którymi zamierzają zająć się realizatorzy projektu. Etap ten polega na krytycznym i analitycznym przyjrzeniu się lokalnej społeczności. Stosuje się tu niekiedy metody badawcze, takie jak obserwacja, wywiad, sondaż, badania fokusowe. Niekiedy łączy się ze sobą te metody. Wszystko po to, aby uzyskać dane, które pozwolą na jak najdokładniejsze zdefiniowanie problemów i obszarów do pracy projektowej. Etap ten powinien być zawsze uwzględniony, jeśli chcemy faktycznych zmian. Zastanówcie się: w jaki sposób Wy zamierzacie zbadać i przeanalizować potrzeby, na które przeznaczylibyście grant? 2. Projektowanie działań, które mogą w sposób efektywny zaspokoić zdefiniowane potrzeby. Projektowanie jest procesem, w którym wnikliwie analizuje się problemy, wytycza cele i z dużym rozmysłem planuje działania. Powinien być to etap dobrze przemyślany, warto pracować w zespole, przedyskutować wątpliwości, konsultować się ze specjalistami. Etap projektowania jest najważniejszy od niego zależy przyszłość całego projektu i jego powodzenie. W tej właśnie fazie podejmowane są decyzje dotyczące tego, jakie ZMIANY chcemy osiągnąć, co i w jaki sposób ma nam zagwarantować te zmiany w czasie trwania działań projektowych. W etapie projektowania niezwykle istotne są zatem następujące elementy: }} Nazwanie problemów i potrzeb. }} Zdefiniowanie możliwości i sposobów odpowiedzenia na problemy. }} Zdefiniowanie i nazwanie zmian, jakie chcemy uzyskać. }} Wytyczenie celów, jakie mają być zrealizowane podczas projektu PAMIĘTAJCIE: cel to zapis zmiany, którą chcemy osiągnąć. Powinien być formułowany w sposób konkretny, mierzalny, dokonany, określony w czasie (czyli sformułowany wg reguły SMART). O tej zasadzie przeczytacie w dalszej części skryptu. }} Zaplanowanie działań i ubranie ich w harmonogram. UWAGA warto dobrze i adekwatnie zaplanować promocję działań, ponieważ trudno jest zrealizować projekt, o którym nie wiedzą jego potencjalni odbiorcy. Równie ważna jest promocja 9
w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu, aby poinformować społeczność lokalną lub innych adresatów, co zostało osiągnięte. } Określenie osób odpowiedzialnych za realizację projektu. } Stworzenie budżetu projektu, zgodnie z działaniami i możliwościami. } Zaplanowanie sposobów efektywnego monitoringu przebiegu projektu oraz sposobów ewaluacji jego rezultatów. 4. Realizacja projektu Jest to satysfakcjonujący i jednocześnie często stresujący etap, w którym plany stają się rzeczywistością. To moment weryfikacji etapu projektowania. Jest to czas działania, monitoringu oraz elastycznego modyfikowania projektu. Jeśli wcześniej dobrze odrobiono lekcję, to realizatorzy mają mnóstwo satysfakcji obserwując zachodzące zmiany. Jednakże, jeśli projekt stworzono na kolanie, to rzeczywistość zacznie go boleśnie weryfikować. 3. Wypełnienie wniosku projektowego jeśli ubiegamy się o dofinansowanie lub grant. Jak widzicie jest to trzeci etap a nie pierwszy, jak się wydaje niektórym realizatorom projektów. Wniosek, który zastosowany będzie w projekcie RozPRACUJ to z biblioteką, omówiony jest poniżej. 5. Zamknięcie i podsumowanie projektu Jest to etap, w którym rozliczamy się z działań, efektów i środków. Warto wyciągnąć tu wnioski dla przyszłych planów. Często wnioski wygenerowane na tym etapie stają się podwaliną dla kontynuacji i kolejnych projektów. 10
3 WNIOSEK O PRZYZNANIE GRANTU NA REALIZACJĘ PROJEKTU Zachęcamy abyście zainspirowali się wstępem z tego skryptu i w sposób metodyczny zgodny z MYŚLENIEM PROJEKTOWYM podeszli do projektu. Zatem, zanim zaczniecie go wypełniać, koniecznie przejdźcie dwa pierwsze etapy związane z analizą i zdefiniowaniem potrzeb/ problemów oraz z projektowaniem. Jeżeli jesteście już po tych etapach, to wiecie dokładnie, co chcecie zrobić i na co spożytkujecie grant. Zapraszamy do zapoznania się z krótkim przewodnikiem, który ma ułatwić Wam napisanie wniosku.
A.1. Tytuł projektu Zastanówcie się, jaka nazwa byłaby najbardziej adekwatna i najbardziej chwytliwa dla Waszych odbiorców. Warto rozważyć różne wersje tytułu. Zastanówcie się, czy chcecie mieć krótką nazwę i rozwinięcie, czy też wolicie krótki aczkolwiek wymowny tytuł, który łatwo zapadnie w pamięć. Dobrze przemyślany tytuł (nazwa) projektu może ułatwić Wam jego promocję. Warto poświęcić mu zatem uwagę i kreatywnie podejść do tego etapu. Jeśli żadna satysfakcjonująca nazwa nie przychodzi Wam na myśl nie starajcie się tego robić na siłę. Wielu specjalistów od tworzenia projektów zaleca, aby nad tym punktem zastanowić się na końcu czasem dopiero wtedy, mając w głowach wszystkie szczegóły projektu, wpada się na najlepszy pomysł. 12
A.2. Okres realizacji Wpisujemy daty: od rozpoczęcia przygotowań do realizacji działań zaplanowanych w ramach projektu do złożenia końcowego raportu z realizacji. B. Dane biblioteki i autorzy pomysłu, zmiany w Planie Rozwoju Biblioteki W tym punkcie oprócz formalnych informacji typu imiona, nazwiska i adres, napiszcie krótkie notki na swój temat. Warto, aby notki były napisane w konwencji autopromocji to znaczy, że należy kreatywnie i odważnie podejść do informacji na swój temat. Przekonajcie nas, że jesteście osobami, którym uda się zrealizować założone cele. Prosimy, aby notki były ciekawe i zwięzłe (do 10 zdań nt. każdej z osób). Schowajcie skromność do kieszeni i pokażcie, że warto zainwestować w Wasze przedsięwzięcie przecież to Wy gwarantujecie jego sukces! Przygotowywany przez Was projekt ma wpisywać się w działania, zaplanowane i opisane przez Was w Planie Rozwoju Biblioteki. Opisuje on przecież obok misji i wizji biblioteki również obszary i odpowiednie dla nich działania, które planujecie realizować w ciągu kolejnych 3 lat. Jednak może zdarzyć się tak, że na etapie myślenia o konkretnym projekcie okazało się, iż Wasz obecny pomysł nie wpisuje się w działania zaplanowane wcześniej w ramach Planu Rozwoju Biblioteki. W takiej sytuacji zmodyfikujcie je tak, by Plan był rzeczywistym odzwierciedleniem zakładanych przez Was działań/projektów. (Przykład: w Planie zapisaliście działania adresowane do gimnazjalistów ostatnich klas, a teraz chcielibyście, by można nimi objąć także młode mamy, bez doświadczenia zawodowego; należy więc odpowiednio zmodyfikować zapisy Planu, by obejmowały te dwie grupy adresatów Waszych pomysłów). 13
14
15
C. Dlaczego projekt jest potrzebny? ANALIZA PROBLEMU/SYTUACJI Ten punkt to miejsce na przedstawienie uzasadnienia, dlaczego warto zrealizować Wasz pomysł. Powinny się tutaj znaleźć szczegółowe informacje z pierwszego etapu pracy nad projektem, tj. wnioski z badań i analizy potrzeb odbiorców i problemów, które chcecie rozwiązać za pomocą projektu. Informacje powinny być konkretne i pochodzić z wiarygodnych źródeł. Same źródła również warto wskazać, bo to podniesie Waszą wiarygodność. Jeśli stosowaliście analizę drzewa problemów, przytoczcie kluczowe dla projektu przyczyny i skutki. Jeśli Wasze wnioski wynikają z danych statystycznych, przedstawcie najważniejsze liczby. Jeśli przeprowadziliście ankietę lub wywiady z ludźmi, napiszcie, co z tego wynika itd. Grantodawca będzie miał pewność, że ktoś rzetelnie zbadał sytuację i chce mądrze wydać środki grantu, w odpowiedzi na faktyczne potrzeby konkretnych ludzi. Unikajcie jednak podawania informacji, które dla uzasadnienia projektu nie mają większego znaczenia. Dzięki temu łatwiej dostrzegalna będzie logika projektu. 16
17
D. Co chcemy osiągnąć poprzez projekt? CEL OGÓLNY I CELE SZCZEGÓŁOWE PROJEKTU Ten punkt jest bardzo ważny i dotyczy celów, które zrealizujecie w projekcie. Najlepiej, abyście zapisali je w punktach wykazując podział na cel/cele ogólne i szczegółowe, które zostaną zrealizowane. Grant jest stosunkowo niewielki i czas trwania projektu również, zatem dobrze przyjrzyjcie się Waszym celom pilnujcie, by nie doszło do przerostu formy nad treścią. Czasem warto zrobić mniej, dla mniejszej liczby osób, ale za to z większym skutkiem. Zatem podczas wytyczania celów stawiajcie na jakość, a nie na ilość! Dobrze, by cele sformułowane zostały wg zasady SMART (ang. smart sprytny). To oznacza, że powinny być: }} Skonkretyzowane jasno i konkretnie zapisane, }} Mierzalne dające się zmierzyć, policzyć, sprawdzić po osiągnięciu, }} Adekwatne czyli odpowiadające na potrzeby odbiorców i Ambitne dotyczące zmiany i działania w jej stronę, będące jakimś wyzwaniem, }} Realne mają być możliwe do osiągnięcia w danym czasie i przy określonych środkach, oraz }} Terminowe mają być określone i umiejscowione w czasie. Pamiętajcie również, że są one zapisem zmiany, której chcecie dokonać, a nie zapisem działań, jakie podejmiecie. 18
19
E. Co i kiedy zrobimy, aby zrealizować cele projektu? DZIAŁANIA I HARMONOGRAM Jest to miejsce, w którym prosimy o opisanie działań, jakie podejmiecie, aby osiągnąć cele, a następnie rozpisanie ich na konkretne zadania i rozmieszczenie na osi czasu. Warto podejść do tego w sposób szczegółowy i zapisać bardzo konkretnie co, kto i kiedy będzie robił. Dobrze ustawiony harmonogram wytycza rytm pracy oraz niweluje napięcia i stres podczas realizacji zadań. Możecie posłużyć się zamieszczoną na następnej stronie prostą tabelą tzw. diagramem Gantta. Ważne jest, aby harmonogram był czytelny i dobrze pokazywał czas pracy potrzebny do wykonania danego zadania. Pomocne może być także przypisanie osób do konkretnych zadań, pokaże to stopień zaangażowania osób w danym czasie. Opis działań 20
21
Harmonogram Lp. Zadanie Osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania 22
Czas realizacji (Każda kolumna może odpowiadać jednemu tygodniowi. Oznaczamy je datami lub w jakiś inny sposób, aby jasne było, kiedy co będzie robione). 23
Lp. Zadanie Osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania 24
Czas realizacji (Każda kolumna może odpowiadać jednemu tygodniowi. Oznaczamy je datami lub w jakiś inny sposób, aby jasne było, kiedy co będzie robione). 25
F. Z kim zrealizujemy nasz projekt? LISTA PARTNERÓW I INFORMACJA, CZYM BĘDĄ SIĘ ZAJMOWAĆ Zachęcamy do działań partnerskich, które wpływają na powstawanie lokalnego kapitału społecznego. Jeśli zakładacie w swoim projekcie współpracę z lokalnymi partnerami, pochwalcie się tym w niniejszym punkcie! Wpiszcie oficjalną nazwę partnera oraz co konkretnie będzie on robił w projekcie. Ważne, aby uwzględnić również partnerów nieformalnych, którzy w sposób przychylny umożliwią promocję projektu lub upowszechnianie jego efektów. Jeśli projekt będzie realizowany wspólnie z filią biblioteki, napiszcie o tym, wskazując jej nazwę. Także w tym właśnie punkcie możecie wspomnieć o wolontariuszach, których zaangażujecie do realizacji projektu. 26
27
G.1. Jak przyciągniemy uczestników? ZAPROSZENIE I ZACHĘCENIE ODBIORCÓW PROJEKTU W tym punkcie opiszcie, w jaki sposób będziecie docierać z informacją o projekcie do Waszej grupy docelowej (odbiorców). Jak przekażecie informację Waszym dotychczasowym użytkownikom, a jak dotrzecie do nowych osób, które do tej pory rzadko bywały w bibliotece (może nigdy)? Jak zachęcicie ich do udziału? Jest wiele kanałów informacji, z których możecie skorzystać: media lokalne, tablice informacyjne, zebrania wiejskie/miejskie, wykorzystanie rady gminy/miasta/powiatu oraz komórki odpowiadającej za promocję w urzędzie gminy/miasta lub w starostwie powiatowym, strony internetowe, portale społecznościowe, lokalne imprezy plenerowe, biblioteki w sąsiednich miastach i gminach... Które z nich, a może inne, będą najbardziej adekwatne do celów Waszego projektu? 28
29
G.2. Komu, jak i kiedy przekażemy informację o efektach projektu? PROMOCJA REZULTATÓW Jak będzie wyglądać promocja efektów projektu po jego realizacji? Jak poinformujecie społeczność lokalną, wójta/burmistrza, organizacje albo potencjalnych przyszłych sponsorów? Pamiętajcie, że dobra promocja może zaowocować łatwiejszym uzyskaniem środków na kolejne inicjatywy. 30
31
H. Jakie będą korzyści z naszego projektu dla: ODBIORCÓW, BIBLIOTEKI, NAS SAMYCH I SPOŁECZNOŚCI LOKALNEJ (GMINY/POWIATU)? Punkt ten wiąże się ściśle z analizą potrzeb, którą przeprowadzaliście na samym początku. Wymieńcie w konkretny i jasny sposób korzyści, jakie Waszym zdaniem przyniesie zrealizowany projekt. Należy pokazać je z różnych punktów widzenia, dlatego podzielcie korzyści na: }} korzyści dla odbiorców projektu, }} korzyści dla biblioteki, }} korzyści dla osób realizujących projekt, }} korzyści dla lokalnej społeczności. 32
33
I.1. Jak sprawdzimy, że projekt przebiega zgodnie z planem? MONITORING W tym punkcie opiszcie, na czym będzie polegało monitorowanie przebiegu zaplanowanych działań postarajcie się odpowiedzieć jak najbardziej konkretnie: czy będzie to obserwacja, rozmowy, bieżąca analiza realizowanych zadań. Monitoring pozwala na wyłapywanie trudności i szybkie rozwiązywanie problemów, dlatego warto go tak zaplanować, aby był adekwatny do zaplanowanych działań. 34
I.2. Jak ocenimy efekty projektu? EWALUACJA Ewaluacja mówi o stopniu, w jakim zaszła planowana zmiana, zrealizowane zostały cele. Napiszcie, w jaki sposób dokonacie ewaluacji Waszego projektu. Ważne, abyście zastosowali ewaluację adekwatną do Waszego przedsięwzięcia. Ewaluacja w sposób konkretny i na ile to możliwe mierzalny powinna pokazać poziom zrealizowania celów projektu. 35
J. Co zrobimy, żeby spodziewane rezultaty projektu były trwałe/były kontynuowane? TRWAŁOŚĆ Pokażcie, że grant zaprocentuje i nie będzie tylko chwilowym zastrzykiem finansowym. Co zrobicie, aby projekt był kontynuowany w przyszłości? (Oczywiście w tym zakresie, który się sprawdzi). Jak w przyszłości wykorzystacie to, co uda się wypracować? (Np. doświadczenie, materiały, programy, kontakty itp.). Jeśli nauczycie się tak patrzeć na podejmowane działania i tak je przedstawiać, przyszli sponsorzy chętniej będą Was wspierać. 36
37
K. Ile to będzie kosztować i skąd weźmiemy środki? BUDŻET PROJEKTU Ostatni element ale bardzo ważny to budżet. Wracając do wszystkich punktów wniosku, przemyślcie dokładnie, na co potrzebne będą środki finansowe. Wpiszcie też, z jakich źródeł będą pochodzić. Lp. Nazwa kosztu Kalkulacja (jak wyliczony został koszt całkowity, np. X godzin x Y zł = Z zł) Koszt całkowity (zł) Grant (zł) Źródła finansowania Wkład własny (zł) Wkład własny (forma)* 38
Lp. Nazwa kosztu Kalkulacja (jak wyliczony został koszt całkowity, np. X godzin x Y zł = Z zł) Koszt całkowity (zł) Grant (zł) Źródła finansowania Wkład własny (zł) Wkład własny (forma)* Razem * Finansowy, rzeczowy, usługowy lub praca wolontariuszy. 39
L. Dodatkowe informacje 40
41
42
Fundacja Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych (FISE) powstała w 1990 roku. Naszą misją jest działanie w sposób systemowy na rzecz wzrostu zatrudnienia. Stale poszukujemy nowych narzędzi aktywizacji zawodowej i wspierania rozwoju lokalnego. Od 2005 roku aktywnie angażujemy się w działania mające na celu wzmocnienie sektora ekonomii społecznej w Polsce. Nasi eksperci uczestniczą w pracach zespołów zajmujących się dostosowywaniem polskiego prawa do potrzeb przedsiębiorstw społecznych, bierzemy udział w konsultacjach ważnych z tego punktu widzenia dokumentów, na szczeblu krajowym i regionalnym, prowadzimy sekretariat Stałej Konferencji Ekonomii Społecznej, porozumienia organizacji działających na tym polu, najstarszej polskiej instytucji zajmującej się dialogiem z władzami publicznymi w zakresie ekonomii społecznej. Duża część naszej aktywności polega na szerzeniu wiedzy i zwiększaniu świadomości społecznej na temat możliwości, jakie stwarza ekonomia społeczna. W tym celu organizujemy debaty, konferencje, szkolenia, wydajemy publikacje, prowadzimy portal www.ekonomiaspoleczna.pl, który jest największym polskim źródłem wiedzy na temat przedsiębiorczości społecznej. Jesteśmy również organizatorami pierwszego ogólnopolskiego konkursu na najlepsze przedsiębiorstwo społeczne roku. FISE prowadzi także Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej, gdzie początkujący przedsiębiorcy społeczni mogą liczyć na kompleksowe usługi, które pozwolą im skutecznie działać w obszarze ekonomii społecznej. Cele statutowe realizujemy również przez działalność gospodarczą, prowadzoną przez wyodrębnioną organizacyjnie komórkę FISE Szkołę Przedsiębiorczości. Działamy z poszanowaniem zasad partnerstwa, z zachowaniem norm etycznych, w poczuciu odpowiedzialności za jakość i skutki realizowanych działań oraz z dbałością o środowisko naturalne. H Fundacja Inicjatyw Społeczno-Ekonomicznych 00-031 Warszawa, ul. Szpitalna 6 lok. 2/5 T: +48 (22) 537 02 00-02, F: +48 (22) 537 02 03 http: www.fise.org.pl, www.bezrobocie.org.pl www.ekonomiaspoleczna.pl, www.praca-enter.pl fise@fise.org.pl