Wielka ENCYKLOPEDIA MAŁEGO PRZEDSIĘBIORCY 8 Jak to zrobić... Rozliczanie kosztów Wydatki przedsiębiorców Jak ustalić, co jest kosztem podatkowym, dokumentować wydatki i wpisywać je do podatkowej księgi przychodów i rozchodów Amortyzacja Jak korzystnie wliczać odpisy w koszty działalności kiedy można stosować amortyzację ekspresową, a kiedy należy liniową czy degresywną Samochód w przedsiębiorstwie Jaki VAT można odliczyć kupując samochód fi rmowy, jak rozliczać wydatki na jego eksploatację i go amortyzować Wydatki na siedzibę firmy Jakie wydatki na wyposażenie siedziby przedsiębiorstwa można zaliczyć do kosztów podatkowych i jak je dokumentować Koszty finansowe Kto i jak może odliczać koszty przychodów z kapitałów pieniężnych, jak należy rozliczać różnice kursowe Rozliczanie wynagrodzeń Jakie obowiązki ma pracodawca, jak powinien ustalać koszty uzyskania przychodów pracowników i rozliczać wynagrodzenia w fi rmie Reprezentacja i reklama Jakie zmiany obowiązują od 2007 roku, co różni wydatki na reklamę od kosztów reprezentacyjnych i jak je rozliczać Podróże służbowe Od czego zależy sposób rozliczenia delegacji, jaki wyjazd przedsiębiorcy można uznać za podróż służbową, jakie diety zaliczyć do kosztów PIENIĄDZE UMOWY PROCEDURY PODATKI PRACOWNICY
2 zeszyt 8 1 Wydatki przedsiębiorców Jak ustalić, co jest kosztem podatkowym PODATKI Od początku 2007 roku w prawie podatkowym obowiązuje nowa definicja kosztu uzyskania przychodu. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w ustawie. Użyte w przepisach dotyczących kosztów uzyskania przychodów pojęcie wszelkich kosztów jest pojęciem szerokim. Obejmuje wszelkie wydatki ponoszone przy prowadzeniu działalności gospodarczej pod warunkiem jednak, że wydatki te zostały faktycznie poniesione oraz że pomiędzy wydatkami a przychodem zachodzi związek przyczynowo- -skutkowy tego typu, że poniesione wydatki mają wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu. UWAGA WYDATEK UZASADNIONY Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego bezpośredni związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Wydatek ten powinien być racjonalny i gospodarczo uzasadniony Podatnik ocenia sam Takiej oceny musi dokonać sam podatnik, decydując się na poniesienie określonych kosztów, bo to na nim w ostateczności spoczywa ciężar tego faktu, skoro wywodzi z niego określone skutki prawne w postaci zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów (definicje str. 23). Zgodnie z jednym z orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego, celowość przeznaczenia określonych składników majątkowych do prowadzenia działalności gospodarczej należy do prowadzącego tę działalność. Organ podatkowy może jedynie zakwestionować określone wydatki jako koszty uzyskania przychodów, stosując kryteria wynikające z przepisów prawa. i Dowód w rękach podatnika Na podatniku spoczywa ciężar dowodu, że między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem istnieje związek przyczynowy. LISTA OGRANICZEŃ Koszty, których nie można wliczyć w koszt prowadzonej działalności i to nawet wówczas, gdy istnieje ich ewidentny związek z prowadzoną działalnością można podzielić na dwie grupy: takie, które w pełnej wysokości nie mogą być wliczone, oraz takie, które za koszt uznać można, ale tylko do pewnych granic. Katalog ten ulega stałym modyfikacjom, dlatego każdy podatnik musi śledzić zmiany legislacyjne w ustawach podatkowych. Aktualnie składa się nań około 60 pozycji. Obecnie więc przy kwalifikowaniu wydatku w koszty podatkowe trzeba stwierdzić, czy spełniają one dwa następujące warunki: wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów oraz nie może to być wydatek wymieniony w zamkniętym katalogu negatywnym (art. 23 ustawy o PIT). Ustawodawca, choć poszerzył zakres wydatków uznawanych za koszty o dwa cele: zachowanie źródła przychodu i zabezpieczenie źródła przychodu, nadal nie posługuje się kategorią kosztów prowadzonej działalności, lecz wiąże pojęcie kosztu z pojęciem przychodu. Koszt jest wydatkiem i zaliczenie konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów zależy od wykazania jego bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością i odpowiedniego udokumentowania. Należy sądzić, że w tej sytuacji wciąż będzie działać utrwalony już w orzecznictwie pogląd, że przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek poza wyraźnie wskazanym w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia przychodu. A to oznacza, że jeśli nawet konkretny wydatek nie dotyczy kosztów wymienionych w art. 23, które z mocy prawa nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, to niejako automatycznie nie może on być uznany za koszt uzyskania przychodów. Muszą być zachowane dalsze istotne cechy, takie jak bezpośredni związek kosztu z prowadzoną działalnością, a jego poniesienie miało lub mogło mieć bezpośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu dla danego rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, albo w sposób oczywisty służyło zabezpieczeniu źródła przychodu czy zachowaniu źródła przychodu. Ciężar dowodu co do wykazania istnienia związku przyczynowego nadal jednak spoczywa na podatniku. Czego nie wlicza się do kosztów Wydatki, których nigdy nie można zaliczyć do kosztów, to: odsetki od własnego kapitału włożonego przez podatnika w źródło przychodów, wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej także małżonków i małoletnich dzieci wspólników, wierzytelności odpisane jako przedawnione, udzielone pożyczki, w tym stracone pożyczki, darowizny i ofiary wszelkiego rodzaju, podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn, jednorazowe odszkodowania z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych w wysokości określonej przez właściwego ministra oraz dodatkowa składka ubezpieczeniowa w przypadku stwierdzenia pogorszenia warunków pracy, koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań, grzywny i kary pieniężne orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetki od tych grzywien i kar,
JAK TO ZROBIĆ... Rozliczanie kosztów 3 kary, opłaty i odszkodowania oraz odsetki od tych zobowiązań z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska oraz niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych, naliczone, lecz niezapłacone albo umorzone odsetki od zobowiązań, w tym również od pożyczek (kredytów), odsetki, prowizje i różnice kursowe od pożyczek (kredytów) zwiększających koszty inwestycji w okresie realizacji tych inwestycji, kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług, opłaty sankcyjne, które zgodnie z odrębnymi przepisami podlegają wpłacie do budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego, dodatkowa opłata wymierzana przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, koszty uzyskania przychodów ze źródeł przychodów znajdujących się na obszarze Polski lub za granicą, jeżeli dochody z tych źródeł w ogóle nie podlegają opodatkowaniu albo są zwolnione od podatku dochodowego, straty z odpłatnego zbycia wierzytelności, jeśli wcześniej nie zostały one wliczone w przychody poniesione koszty zaniechanych inwestycji, składki na ubezpieczenie społeczne oraz Fundusz Pracy i inne fundusze celowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw od nagród i premii wypłaconych w gotówce lub papierach wartościowych z dochodu po opodatkowanie podatkiem dochodowym, odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych: nabytych nieodpłatnie, z wyjątkiem nabytych w drodze spadku lub darowizny, jeżeli nabycie to nie stanowi przychodu z tytułu nieodpłatnego otrzymania rzeczy lub praw lub dochód z tego tytułu jest zwolniony od podatku dochodowego, oddanych do nieodpłatnego używania, z wyjątkiem nieruchomości za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania, odpisy amortyzacyjne od wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych wniesionych do spółki JAK TO ZROBIĆ... PROBLEM: Przedsiębiorca poniósł wydatek w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jak stwierdzić, czy jest to koszt podatkowy? ROZWIĄZANIE: Najpierw analizujemy, czy potrafimy wykazać związek między poniesionym wydatkiem a prowadzoną działalnością, a konkretnie w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jeśli potrafimy ten związek wykazać, sprawdzamy, czy w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tzw. ustawa o PIT) nie jest on wymieniony jako ten, którego nie można wliczyć w koszty, albo można wliczyć na specjalnych zasadach (amortyzacja) lub w limitowanej wysokości (samochód osobowy). Gdy nie mamy wątpliwości, że wydatek można zakwalifikować do kosztów, sprawdzamy, czy posiadamy dokument potwierdzający poniesienie wydatku, który spełnia formalne wymagania dla księgowania go w koszty. I na koniec wydatek jako koszt ewidencjonujemy w księdze przychodów i rozchodów. w postaci wkładu niepieniężnego, stanowiących równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how), straty powstałe w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz koszty ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym, wydatki poniesione na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych do środków trwałych w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa, straty (koszty) powstałe w wyniku utraty dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków) w związku z niewykonaniem umowy, niewypłacone, niedokonane lub niepostawione do dyspozycji wypłaty, świadczeń oraz innych należności z tytułu umowy o pracę, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego, do wypłacania których jest zobowiązany pracodawca, nieopłacone do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składki, w części finansowanej przez płatnika składek (pracodawcę lub zleceniodawcę), koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (to nowość szerzej o tym w dalszej części poradnika). Wydatki częściowo zaliczane Wydatki, które przy zaliczaniu w koszty są limitowane, to: zakup środków trwałych i wartości prawnych oraz niematerialnych o wartości powyżej 3,5 tys. zł; w koszty można wliczać tylko za pośrednictwem amortyzacji, odpisy amortyzacyjne dotyczące samochodów osobowych w części przekraczającej 20 tys. euro, straty w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych w części pokrytej sumą odpisów amortyzacyjnych lub powstałe w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych, jeżeli środki te utraciły przydatność gospodarczą na skutek zmiany rodzaju działalności, odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika jeśli przepisy nie dają wyraźnego prawa do ich tworzenia i zaliczania w koszty, wydatki na spłatę pożyczek (kredytów), za wyjątkiem skapitalizowanych odsetek od tych pożyczek (kredytów), wierzytelności odpisane jako nieściągalne, z wyjątkiem takich wierzytelności nieściągalnych, które uprzednio zostały zarachowane jako przychody należne i których nieściągalność została uprawdopodobniona, składki na rzecz organizacji, do których przynależność podatnika nie jest obowiązkowa, z wyjątkiem składek na rzecz organizacji zrzeszających przedsiębiorców i pracodawców, działających na podstawie odrębnych ustaw do wysokości łącznie nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty odpowiadającej 0,15 proc. kwoty wynagrodzeń wypłaconych w poprzednim roku podatkowym, stanowiących podstawę
4 zeszyt 8 wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne; jeżeli przedsiębiorca nie wypłacał tych wynagrodzeń, kwota składek zaliczana do kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym nie może przekroczyć kwoty odpowiadającej kwocie 114 zł oraz wpłaty podatników prowadzących działalność gospodarczą w dziedzinie turystyki, wypoczynku, sportu i rekreacji na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej, wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, a w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, wydatki pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, podatek od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów: podatek naliczony, jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług oraz w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i Reprezentacja bez ulgi Wydatki na reprezentację np. na zakup żywności nie należą do kosztów podatkowych. i usług jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, podatek należny w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług; kosztem uzyskania przychodów nie jest jednak podatek należny w części przekraczającej kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług, która mogłaby stanowić podatek naliczony w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami, kwota podatku od towarów i usług, nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji lub dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi tej amortyzacji w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zmniejszenie podatku odliczonego zgodnie z przepisami ustawy o VAT. wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych, wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, składki opłacone przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników, z wyjątkiem umów dotyczących ryzyka grupy 1, 3 i 5 działu l oraz grupy 1 i 2 działu II, jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca i umowa ubezpieczenia w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy, możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy, wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie. Jak księgować wydatki w koszty firmy PODATKI Gdy mamy pewność, że dany wydatek możemy uznać za koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, możemy o wydatkowaną kwotę obniżyć dochód do opodatkowania. Wcześniej jednak wydatek trzeba zaksięgować, a będzie to możliwe tylko wtedy, gdy fakt jego poniesienia mamy udokumentowany w postaci dowodu księgowego. Aby wydatek poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą osoby fizycznej został zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi być zaewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dowody księgowe Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w ustawie o rachunkowości oraz w przepisach Ordynacji podatkowej i regulujących podatek od towarów i usług. Dowodami księgowymi są też inne dowody, stwierdzające dokonanie operacji gospodar- DOWÓD W WALUCIE OBCEJ Jeżeli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, podatnik posiadający ten dowód jest obowiązany przeliczyć walutę obcą na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie. Wynik przeliczenia należy zamieścić w wolnych polach dowodu lub w załączniku do dowodu sporządzonego w walucie obcej.
JAK TO ZROBIĆ... Rozliczanie kosztów 5 czej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie i zawierające co najmniej: wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty, przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych, UWAGA KOREKTA DOWODÓW Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych. Za dowody księgowe uważa się również: dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem; noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi; dowody przesunięć (definicje str. 23); dowody opłat pocztowych i bankowych; inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Treść dowodu musi być pełna i zrozumiała. Dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych. 0,5 proc. Dopuszczalne błędy Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Kiedy dowody wewnętrzne Na podstawie dowodów wewnętrznych (definicje str. 23) można dokumentować w księdze jedynie: zakupy, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt, zakupy od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych (PKWiU 01.11.91-00), jagód, owoców leśnych (PKWiU 01.13.23-00) i grzybów (PKWiU 01.12.13-00.43), wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika, zakupy w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych, koszty diet i inne należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, zakupy od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych, wydatki związane z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele, opłaty uiszczane znakami opłaty skarbowej oraz opłaty sądowe i notarialne, Takiej części przychodu nie mogą przekroczyć błędne kwoty w księdze. Inaczej będzie uznana za nierzetelną. WYDATKI NA DELEGACJĘ Dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet. PRZYKŁAD: BŁĄD W DOWODZIE Podatnik wystawił dowód wewnętrzny dokumentujący wydatki poniesione na zakup energii elektrycznej do części domu, w którym prowadzi działalność. Ustalając wysokość kosztu uzyskania przychodu, omyłkowo przemnożył przez ustaloną wcześniej stopę procentową kwotę brutto zamiast netto. Ponieważ jest płatnikiem VAT i odlicza podatek naliczony od należnego, musi skorygować wysokość kosztu, biorąc za podstawę kwotę netto. W związku z tym może wystawiony już dokument poprawić przez skreślenie złej kwoty i wpisanie obok kwoty właściwej (w cyfrach i słownie). Dodatkowo składa przy poprawce podpis i wpisuje datę dokonania poprawki. wydatki związane z parkowaniem samochodu, w sytuacji gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi wszystkich danych wymaganych od standardowego dowodu księgowego; podstawą do wystawienia dowodu wewnętrznego w takim przypadku jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu. Zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być potwierdzony paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupeł-
6 zeszyt 8 nić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. UWAGA KOREKTA DOWODÓW Dowody obce mogą być poprawione przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego (noty). Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego (noty) Księga rzetelna i niewadliwa Zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra finansów, podatnik jest obowiązany prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy. Za niewadliwą uważa się księgę prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru księgi. Księgę uważa się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Jednak księgę uznaje się za rzetelną również wtedy, gdy podatnik popełni drobne błędy. W szczególności gdy niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają łącznie 0,5 proc. przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy lub przychodu wykazanego w roku podatkowym do JAK TO ZROBIĆ... PROBLEM: Do księgi omyłkowo wpisano zaniżoną kwotę przychodu. Czy i jak można ten błąd naprawić? ROZWIĄZANIE: Podstawą do ustalenia właściwej wysokości dochodu z działalności gospodarczej, a w konsekwencji do prawidłowego wyliczenia podatku, jest wynik z rocznego zamknięcia księgi przychodów i rozchodów. Księga musi być prowadzona w sposób rzetelny. Oznacza to, że nawet jeśli podatnik popełnił błędy, musi je w porę i w odpowiedni sposób skorygować. Błędy w dowodach księgowych można poprawiać wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby, w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną, i wpisanie tekstu lub liczby właściwej. Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. Jednakże poprawiać w taki sposób nie można dowodów księgowych, dla których ustalono odrębnymi przepisami (np. o podatku od towarów i usług lub o akcyzie) zakaz dokonywania jakichkolwiek poprawek oraz do dowodów obcych. dnia, w którym naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej stwierdził te błędy. Podobnie rzecz się ma, gdy brak właściwych zapisów jest związany z nieszczęśliwym wypadkiem lub zdarzeniem losowym, które uniemożliwiło podatnikowi prowadzenie księgi, lub błędy spowodowały podwyższenie kwoty podstawy opodatkowania, z wyjątkiem błędów polegających na niewykazaniu lub zaniżeniu kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizny. Kontrola skarbowa uzna księgę przychodów i rozchodów za rzetelną także wówczas, gdy podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez organ kontroli skarbowej, lub błędne zapisy są skutkiem oczywistej omyłki, a podatnik posiada właściwe dowody księgowe, na podstawie których można je łatwo skorygować nawet podczas kontroli. Zasady powyższe mają zastosowanie w przypadku stwierdzenia braku zapisów lub błędnych zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodu. Wpisywanie kosztów do księgi PODATKI Podstawą do ustalenia dochodu z działalności gospodarczej i wynikającego z tego jest wynik rozliczeń w księdze przychodów i rozchodów. Wpisy w tej księdze muszą być dokonywane rzetelnie. Przedsiębiorca dokonuje wpisu wydatków w kolumnach 10-13 księgi przychodów i rozchodów, w zależności od ich charakteru. i Podpis pod poprawką Materiały i towary handlowe Kolumna 10 księgi jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu (definicje str. 23). Chodzi o zakupy związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością. Jeśli więc jej przedmiotem jest handel, są to towary nabyte w celu dalszej odsprzedaży. Gdy mamy do czynienia z działalnością produkcyjną, są to surowce, materiały, półfabrykaty, z których zostanie skompletowany gotowy produkt do odsprzedaży. Natomiast Poprawka dokonana w dowodzie księgowym musi być potwierdzona datą i podpisem osoby dokonującej poprawki. w przypadku usług, są to wszelkie rzeczy (inne usługi) nabyte w celu wykonania usługi finalnej. Nie wymaga zaksięgowania materiał powierzony przez zleceniodawcę. Jeżeli jednak podatnik nie może przedstawić dokumentu określającego zleceniodawcę, uważa się, że materiał został przez podatnika zakupiony bez udokumentowania. Otrzymanie materiałów podstawowych i pomocniczych oraz towarów handlowych musi być potwierdzone na dowodzie zakupu datą i podpisem osoby, która je przyjęła. Jeżeli materiał lub towar handlowy, którego zakup dokumentowany jest fakturami dostawców, został dostarczony do
JAK TO ZROBIĆ... Rozliczanie kosztów 7 zakładu lub dokonano nim obrotu przed otrzymaniem faktury, należy sporządzić szczegółowy opis otrzymanego materiału (lub towaru handlowego), podając imię, nazwisko (firmę) i adres dostawcy, ilość i rodzaj oraz cenę jednostkową i wartość materiału (lub towaru handlowego) i dokonać zapisu w księdze na podstawie opisu. Opis musi być potwierdzony datą i podpisem osoby, która materiał lub towar przyjęła oraz przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą. Ewentualna różnica w stosunku do wartości podanej w fakturze musi być wpisana do księgi (ewidencji) w dniu otrzymania faktury. Podatnik może jednak nie sporządzać opisu, jeżeli zakup udokumentowany jest specyfikacją dostawcy, pod warunkiem że specyfikacja spełnia wymogi określone dla opisu. Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych. UWAGA KONTROLA Kontrola skarbowa uzna księgę przychodów i rozchodów za rzetelną także wówczas, gdy podatnik uzupełnił zapisy lub dokonał korekty błędnych zapisów w księdze przed rozpoczęciem kontroli przez naczelnika urzędu skarbowego i Karty pracowników PRZYKŁAD: KOREKTA PRZYCHODU Podatnik wystawił fakturę dokumentującą sprzedaż usług na kwotę 1200 zł netto. W związku z tym w kolumnie 7 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (wartość sprzedanych towarów i usług) wpisał 1200 zł. Na sugestię odbiorcy usługi tydzień później udzielił mu 5-proc. rabatu, w związku z czym wystawił fakturę korygującą. Z datą jej wystawienia podatnik dokona drugiego wpisu do kol. 7 księgi. W zależności od przyjętej metody, zaksięguje tam na czerwono lub ze znakiem minus 60 zł. WYPŁATA WYNAGRODZEŃ Wpisu do księgi dotyczącego wypłaty wynagrodzeń dokonuje się: na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze w przypadku wypłaty wynagrodzenia w kasie, na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia na rachunek pracownika jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie. Koszty uboczne i wynagrodzenia Kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych, które mają wpływ na cenę nabycia (definicje str. 23) związanych z zakupem, np. kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. Kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Podatnicy wypłacający pracownikom należności ze stosunku pracy są obowiązani prowadzić indywidualne (imienne) karty przychodów pracowników. Karty przychodów powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko pracownika, Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL), miesiąc, w którym nastąpiła wypłata, sumę osiągniętych w danym miesiącu przychodów brutto (w gotówce i w naturze), koszty uzyskania przychodu, składkę na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe), podstawę obliczenia zaliczki w danym miesiącu, razem dochód narastająco od początku roku, kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy obliczonej zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, składkę na powszechne ubezpieczenie zdrowotne, należną zaliczkę na podatek dochodowy, datę przekazania zaliczki na rachunek urzędu skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego. Podatnik jest obowiązany wypełnić karty przychodów pracowników najpóźniej w terminie przewidzianym dla przekazania zaliczki na podatek dochodowy od tych przychodów na rachunek urzędu Karty przychodów pracowników muszą być wypełnione nie później niż w terminie przekazania zaliczek na podatek od ich wynagrodzeń. skarbowego, którym kieruje właściwy naczelnik urzędu skarbowego. W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów zlecenia i umów o dzieło. Inne koszty Kolumna 13 jest natomiast przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10-12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon, zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia. Także wydatki na promocję i reklamę publiczną, które nie są limitowane. Z praktycznego punktu widzenia, u osób zajmujących się świadczeniem usług jest to kolumna kluczowa, jeśli chodzi o liczbę zapisów z zakresu kosztów. Podobnie u osób, które zajmują się handlem. Tylko w przypadku działalności o charakterze produkcyjnym wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę rozkładają się co do ilości zapisów w księdze bardziej proporcjonalnie. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.