Spis treści I. Wstęp... 3 II. Cele działań informacyjnych i promocyjnych... 4 III. Grupy docelowe... 5 IV. Opis planowanych działań... 7 V. Opis systemu komunikacji... 17 VI. Monitoring... 23 VII. Ewaluacja... 24 VIII. Harmonogram działań... 26 IX. Plan finansowy... 28 Załącznik 1. Ankieta dotycząca oceny szkolenia... 29 Załącznik 2. Słowniczek pojęć i skrótów... 30 Łódź, 30 kwiecień 2009 r. 2
I. Wstęp Zgodnie z uregulowaniami prawnymi i przyjętymi rozwiązaniami systemowymi w zakresie wdraŝania Funduszy Europejskich zawartymi w: 1. Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006r, z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999; 2. Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; 3. Ustawie z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju; 4. Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 13 sierpnia 2007 r. w zakresie informacji i promocji. 5. Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007 2013, zatwierdzonej przez Komisję Europejską w dniu 15 października 2008 r.; 6. Regionalnym Programie Operacyjnym Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013; Zarządy Województw - Instytucje Zarządzające Regionalnymi Programami Operacyjnymi przygotowują Plany Komunikacji, które są podstawą dla prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych. Niniejszy Plan Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007 2013 (Plan Komunikacji), określa cele i metody realizacji działań informacyjnych i promocyjnych w procesie wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007 2013 (RPO WŁ). Zawiera on sposoby osiągnięcia celów, a takŝe instrumenty słuŝące wykonaniu podejmowanych działań informacyjnych. Harmonogramy i opisy działań informacyjnych i promocyjnych na dany rok kalendarzowy znajdą odzwierciedlenie w Rocznych Planach Działań Informacyjnych i Promocyjnych. 3
II. Cele działań informacyjnych i promocyjnych Cel strategiczny Wspieranie realizacji celów określonych w RPO WŁ poprzez zapewnienie informacji na temat moŝliwości uzyskania wsparcia w ramach RPO WŁ i NSS, upowszechnienie wśród potencjalnych i faktycznych odbiorców wiadomości na temat działań w obszarze EFRR, a takŝe uzyskanie powszechnej akceptacji mieszkańców Województwa Łódzkiego dla podejmowanych działań i efektów ich wdraŝania oraz kreowanie pozytywnego wizerunku UE i moŝliwości, jakie stwarza Polsce uczestnictwo w UE. Cele operacyjne Ze względu na długofalowy charakter działań oraz róŝnorodny stopień ich zaawansowania, osiągnięcie celu strategicznego uwarunkowane zostaje osiągnięciem wskazanych poniŝej celów operacyjnych: 1. Zapewnienie dostępu do pełnej, rzeczowej informacji na temat RPO WŁ dla moŝliwie największego grona beneficjentów i potencjalnych beneficjentów oraz ogółu społeczeństwa. 2. Podnoszenie wiedzy na temat dostępnych środków EFRR w ramach RPO WŁ. 3. Zapewnienie przejrzystości systemu zarządzania środkami EFRR w ramach RPO WŁ. 4. Promowanie FE dostępnych dla województwa łódzkiego oraz korzyści płynących z członkostwa w UE. 5. Aktywizowanie, motywowanie oraz szeroko rozumiane wsparcie beneficjentów i potencjalnych beneficjentów w procesie pozyskiwania środków, w celu moŝliwie pełnego wykorzystania środków dostępnych w RPO WŁ. 6. Upowszechnianie mechanizmów współpracy z partnerami społecznymi i gospodarczymi oraz środowiskami opiniotwórczymi na rzecz przejrzystego i efektywnego wykorzystania pomocy w ramach europejskiej polityki spójności. 4
III. Grupy docelowe Zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 działania informacyjne i promocyjne dotyczące polityki spójności UE będą kierowane przede wszystkim do ogółu społeczeństwa oraz beneficjentów FE. I. Ogół społeczeństwa ta grupa docelowa oznacza społeczeństwo w ujęciu lokalnym społeczność lokalną/ regionalną. Kluczową rolę we wdraŝaniu FE pełni skuteczne informowanie ogółu społeczeństwa o dostępności, wymiarze i przeznaczeniu pomocy ze strony UE oraz uświadomienie o roli UE i instytucji regionalnych i lokalnych w jej wykorzystaniu. Powszechna wiedza na temat działań związanych z wdraŝaniem oraz wykorzystaniem środków EFRR w ramach RPO WŁ słuŝyć będzie prezentacji korzyści płynących z członkostwa we Wspólnocie, budowaniu pozytywnego wizerunku podmiotów zaangaŝowanych w proces wdraŝania pomocy, jak równieŝ przyczyni się do propagowania inwestycji, których bezpośrednim odbiorcą będą mieszkańcy regionu. Z ogółu społeczeństwa na szczególną uwagę zasługują: młodzieŝ, która stanowi grupę przyszłych projektodawców, a takŝe przyszłych i obecnych odbiorców rezultatów, partnerów społecznych oraz pracowników instytucji zaangaŝowych we wdraŝanie funduszy. Grupa ta ma silny wpływ na pozytywne postrzeganie funduszy przez ogół społeczeństwa i perspektywy pozyskiwania FE w Polsce. odbiorcy rezultatów w tym: lokalne społeczności, grupy zawodowe, publiczność skupiona wokół zrealizowanego projektu oraz inne podmioty do których bezpośrednio lub pośrednio będą kierowane działania informacyjne i promocyjne. II. Główne grupy beneficjentów to grupy odbiorców obejmujące: beneficjentów programów współfinansowanych z EFRR; potencjalnych beneficjentów - podmioty uprawione do korzystania z pomocy w ramach RPO WŁ, w tym m.in. jednostki samorządu terytorialnego, administracja rządowa, zakłady opieki zdrowotnej działające w publicznym systemie ochrony zdrowia, jednostki naukowe i szkoły wyŝsze, instytucje kultury, organizacje pozarządowe, przedsiębiorcy. III. Inne grupy wyróŝnione z uwagi na silne oddziaływanie tych grup na ogół społeczeństwa: 5
media działania tej grupy wpływają bezpośrednio lub pośrednio na wszystkie pozostałe grupy docelowe, partnerzy społeczni i gospodarczy grupa ta, która zawiera w sobie zarówno niezaangaŝowanych liderów opinii, którzy mają duŝy wpływ na obraz FE w mediach, jak i samorządy zawodowe, izby gospodarcze, organizacje pozarządowe, które są potencjalnymi projektodawcami. W związku z powyŝszym grupa ta wywiera duŝy wpływ na ogół społeczeństwa. instytucje zaangaŝowane we wdraŝanie FE pracownicy instytucji zaangaŝowanych w proces wdraŝania FE (w tym prowadzący działania informacyjne i promocyjne), są podstawowym ogniwem łączącym instytucje z beneficjentami i potencjalnymi beneficjentami. Ich działania wpływają bezpośrednio na postawy, zachowania i opinie projektodawców oraz partnerów społecznych i gospodarczych oraz na opinie i informacje pojawiające się w mediach, decydenci i liderzy osoby m.in. podejmujące decyzje, które wpływają na sposób i poziom wykorzystania środków, środowiska opiniotwórcze czyli artyści, sportowcy, przedstawiciele branŝy reklamowej itp. jako grupa mająca wyjątkowo silny wpływ na kształtowanie poglądów i ocen w społeczeństwie a przez to cenny sprzymierzeniec w tworzeniu pozytywnego wizerunku UE. 6
IV. Opis planowanych działań Cele operacyjne działań informacyjnych i promocyjnych będą osiągane poprzez realizację określonych i opisanych poniŝej działań. Działanie te będą realizowane przez: - IZ - Urząd Marszałkowski w Łodzi Departament Polityki Regionalnej Wydział ds. Informacji i Promocji Al. Piłsudskiego 8 90-051 Łódź p. o. Naczelnika Wydziału ds. Informacji i Promocji Barbara Chmielarz bchmielarz@lodzkie.pl tel. 042 663-31-11 - IPII - Centrum Obsługi Przedsiębiorcy Zespół ds. Promocji ul. Roosevelta 15 90-056 Łódź p. o. Kierownika Zespołu ds. Promocji Małgorzata Szczepaniak m.szczepaniak@cop.lodzkie.pl tel. 042 230-15-88 - Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich na lata 2007-2013 ul. Roosevelta 15 90-056 Łódź Regionalny Program Operacyjny WŁ tel. (042) 663 31 07 e-mail: punktinformacyjny@lodzkie.pl - Punkty informacyjne w czterech Podregionach Województwa Łódzkiego Podregion Centralny Powiaty wchodzące w skład podregionu: brzeziński, łódzki wschodni, pabianicki, zgierski Starostwo Powiatowe w Brzezinach ul. Sienkiewicza 16 95-060 Brzeziny 7
tel: 046 874 31 54 e-mail: podregion@powiat-brzeziny.wici.pl Podregion Wschodni Powiaty wchodzące w skład podregionu: bełchatowski, opoczyński, miasto na prawach powiatu - Piotrków Trybunalski, piotrkowski, radomszczański, tomaszowski Urząd Miasta Bełchatowa ul. Kościuszki 1, I piętro, pokój nr 214 97-400 Bełchatów tel.: 044 733 51 44 e-mail: info_rpo@um.belchatow.pl Podregion Zachodni Powiaty wchodzące w skład podregionu sieradzki, łaski, pajęczański, poddębicki, wieluński, wieruszowski, zduńskowolski Urząd Miasta Sieradza ul. Plac Wojewódzki 1, II piętro pokój nr 46. 98-200 Sieradz tel: 043 826 61 46 e-mail: punktinformacyjny@umsieradz.pl Podregion Północny Powiaty wchodzące w skład podregionu: łowicki, kutnowski, łęczycki, rawski, miasto na prawach powiatu - Skierniewice, skierniewicki Stowarzyszenie Powiatów i Gmin Dorzecza Bzury ul. Pijarska 1, I piętro 99-400 Łowicz tel. 046 837 53 20 e-mail: spigdb@interia.pl 8
Działanie 1. Promocja i informacja W ramach tego działania będą wykorzystywane takie narzędzia informacyjno-promocyjne jak: publikacja dokumentów programowych, publikacja materiałów informacyjnych, publikacja biuletynu informacyjnego, wykonanie materiałów promocyjnych, prowadzenie punktów informacyjnych i infolinii, prowadzenie strony internetowej i newslettera, współdziałanie z mediami oraz prowadzenie kampanii informacyjnej. Współpraca z prasą, radiem i telewizją o zasięgu lokalnym, regionalnym i krajowym będzie jednym z podstawowych narzędzi realizacji Planu Komunikacji, w szczególności w odniesieniu do ogółu społeczeństwa z uwagi na siłę i zakres ich oddziaływania. Kontakty z mediami na poziomie krajowym będą prowadzone we współpracy i w uzgodnieniu z IK NSRO. Swoistego rodzaju serwisem informacyjnym będą równieŝ portale internetowe, redagowane odpowiednio przez Instytucję Zarządzającą RPO WŁ. Będą to szybkie, ogólnodostępne źródła informacji dla potencjalnych beneficjentów RPO WŁ, natomiast dla pozostałych grup docelowych, portale będą stanowiły kompleksowe źródło informacji o osiągnięciach programu i wsparciu ze strony UE na rzecz regionu łódzkiego. Punkt informacyjny przy Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi, obejmujący swoją polityką komunikacyjną cały obszar województwa stanowić będzie niezwykle waŝny element realizacji polityki informacyjnej. Ponadto przewiduje się moŝliwość utworzenia czterech innych punktów informacyjnych w porozumieniu z podregionami województwa łódzkiego: Centralnym, Wschodnim, Zachodnim, Północnym. Zadaniem punktów informacyjnych będzie upowszechnianie informacji o moŝliwościach uzyskania dofinansowania ze środków EFRR w ramach RPO WŁ. Materiały informacyjne i promocyjne będą umoŝliwiały w atrakcyjnej, przystępnej i łatwo rozpoznawalnej formie poszerzenie wiedzy na temat dostępnej pomocy ze środków EFRR w ramach RPO WŁ, jak równieŝ stanowić będą dodatkowe źródło wiedzy potrzebne do skutecznego aplikowania o te środki. Wydawane publikacje będą posiadały spójny system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności. Publikacje będą opatrzone informacją: egzemplarz bezpłatny. Opublikowane materiały będą dystrybuowane przede wszystkim przez punkty informacyjne. Realizacja tego działania będzie polegała przede wszystkim na: - informowaniu o moŝliwościach jakie stwarza EFRR w ramach RPO WŁ i o procedurach obowiązujących w zakresie realizacji programu; 9
- podnoszeniu świadomości na temat korzyści związanych z realizacją projektów finansowanych ze środków EFRR w ramach RPO WŁ; - budowaniu pozytywnego wizerunku UE - upowszechnianiu wiadomości na temat RPO WŁ; - relacjonowaniu waŝnych wydarzeń związanych z realizacją projektów i programu; - zamieszczaniu dokumentów programowych i aktów prawnych oraz aktualizacji tych dokumentów; - zamieszczaniu informacji na temat zasad aplikowania o środki, harmonogramów konkursów; wybranych do realizacji projektów itd.; - zamieszczaniu sprawozdań okresowych, rocznych i końcowych z realizacji RPO WŁ; - publikacji list beneficjentów na stronie internetowej www.rpo.lodzkie.pl przez IZ RPO WŁ oraz www.cop.lodzkie.pl przez IPII; - informacji nt. instytucji odpowiedzialnych za publikowanie list beneficjentów na stronie internetowej www.rpo.lodzkie.pl - informacji nt. kampanii informacyjno promocyjnej na stronie internetowej www.rpo.lodzkie.pl oraz www.cop.lodzkie.pl - bieŝącej aktualizacji danych dotyczących punktu informacyjnego. Podstawowymi narzędziami realizacji działania w szczególności będą: a) kampania informacyjna poświęcona uruchomieniu nowego programu operacyjnego; b) przynajmniej raz w roku, kampania informacyjna o szerokim zasięgu zgodnie ze strategią komunikacji poświęcona efektom jednego lub kilku programów operacyjnych w tym, w stosownych przypadkach, duŝych projektów. Kampania o szerokim zasięgu rozumiana jest jako przedsięwzięcie skierowane do więcej niŝ dwóch grup docelowych oraz realizowane przy uŝyciu nie mniej niŝ trzech narzędzi określonych w Planie Komunikacji; c) publikacje dokumentów programowych (co najmniej w wersji elektronicznej na stronie internetowej www.rpo.lodzkie.pl oraz www.cop.lodzkie.pl ), takich jak: RPO WŁ, Szczegółowy opis osi priorytetowych RPO WŁ (URPO WŁ), Wytyczne dotyczące promocji projektów UE dla beneficjentów RPO WŁ; d) publikacje materiałów informacyjnych w postaci: podręczników dla beneficjentów, broszur, ulotek, folderów, plakatów itd., które zapewnią skondensowaną informację na temat RPO WŁ dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów, a takŝe w postaci standów czy ścianek reklamowych, które będą popularyzować wiedzę na temat środków EFRR w ramach RPO WŁ podczas organizowanych imprez masowych, seminariów, spotkań, szkoleń czy konferencji; 10
e) publikacja Biuletynu Informacyjnego, który jak wynika z dotychczasowych doświadczeń cieszył się duŝym zainteresowaniem w poprzedniej perspektywie finansowej. W związku z powyŝszym w nowym okresie programowania planujemy wydawanie Biuletynu przynajmniej raz na kwartał; f) wykonanie materiałów promocyjnych podnoszących świadomość o FE, m.in.: wkładek do prasy (inserty), płyt CD kalendarzy, notesów, długopisów, smyczek, podkładek, pamięci zewnętrznych do komputera (pendrive), toreb ekologicznych, które będą wręczane jako rzeczowe środki promocji m.in. potencjalnym beneficjentom, w ramach prowadzonych działań informacyjnych i promocyjnych; g) punkt informacyjny przy Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi. Głównym jego zadaniem będzie zapewnienie beneficjentom oraz potencjalnym beneficjentom pełnej informacji odnośnie środków z EFRR w ramach RPO WŁ. Materiały informacyjne, jak równieŝ porady i informacje udostępniane i udzielane będą bezpłatnie przez przeszkolonych pracowników. Punkt informacyjny będzie posiadał spójny system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności, co umoŝliwi jego identyfikację przez grupy docelowe. Podobnie w przypadku czterech punktów informacyjnych utworzonych w podregionach: Centralnym, Wschodnim, Zachodnim, Północnym; Główny Punkt Informacyjny będzie obsługiwał kilka programów, aby zapewnić pełną informację w jednym miejscu. Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich na lata 2007-2013 mieści się w Łodzi przy ulicy Roosevelta 15, 90-056 Łódź i będzie informował o następujących programach: Regionalny Program Operacyjny WŁ tel. (042) 663 31 07, e-mail: punktinformacyjny@lodzkie.pl PO Kapitał Ludzki tel. (042) 663 33 92, e-mail: informacje_pokl@lodzkie.pl Program Odnowy Obszarów Wiejskich tel. (042) 663 34 60, e-mail: prow.platnosci@lodzkie.pl Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (III Oś priorytetowa RPO WŁ na lata 2007-2013) tel. (42) 230 15 55, (42) 230 15 56, e-mail: info@cop.lodzkie.pl h) punkty informacyjne utworzone w podregionach: Centralnym, Wschodnim, Zachodnim, Północnym; i) infolinia oraz adres mailowy pod którymi wszyscy zainteresowani będą mogli otrzymać informację na temat środków EFRR w ramach RPO WŁ 11
j) strona internetowa www.rpo.lodzkie.pl oraz www.cop.lodzkie.pl poświęcone tematyce RPO WŁ. Na stronie dostępne będą m.in.: dokumenty programowe; akty prawne oraz rejestr i opis zmian tych dokumentów; informacje szczegółowe (opis osi priorytetowych i działań RPO WŁ, przykładowe rodzaje projektów); harmonogram konkursów; aktualne informacje o terminach naborów wniosków wraz z danymi teleadresowymi instytucji prowadzących nabory lub przekierowanie do informacji znajdujących się na stronach instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie RPO WŁ; sprawozdania okresowe, roczne i końcowe z realizacji programu; bieŝące dane dotyczące wysokości dostępnych środków i stanu realizacji RPO WŁ; uproszczone opisy aplikowania o środki w ramach schematów konkursowych; wykaz beneficjentów, którzy otrzymali dofinansowanie, aktualizowany po kaŝdym rozstrzygniętym konkursie, wraz z podaniem wartości i tytułu projektu; aktualizowane na bieŝąco listy teleadresowe punktów informacyjnych; wytyczne dotyczące promocji projektów przez beneficjentów realizujących projekty; odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ). Strona będzie miała spójny system identyfikacji wizualnej, zgodny z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności. Na stronie umieszczone zostaną takŝe linki do strony Ministerstwa Rozwoju Regionalnego oraz stron poświęconych tematyce FE. Elementem składowym strony będzie newsletter. Pozwoli on na szybkie rozpowszechnianie wszelkich informacji dotyczących środków pomocowych, przeznaczonych dla róŝnych grup odbiorców. Zaletą newslettera jest jego dostępność dla kaŝdej osoby zainteresowanej polityką strukturalną Unii Europejskiej; k) współdziałanie z mediami (radiem, prasą i telewizją). Telewizja jest najlepszym przekaźnikiem informacji stąd działania informacyjne i promocyjne w ramach RPO WŁ będą oparte na telewizji regionalnej TVP 3 i lokalnej TOYA. Planowana jest realizacja odcinków cyklicznych rozszerzających wiedzę na temat środków EFRR w ramach RPO WŁ. W działaniach związanych ze współpracą z mediami planuje się równieŝ emisję programów informacyjnych w radiu i telewizji oraz publikację w prasie płatnych ogłoszeń. Ponadto planuje się emisję spotów reklamowych w radiu i telewizji informujących o naborach organizowanych w ramach RPO WŁ i moŝliwościach pozyskania środków na realizację projektów w ramach poszczególnych osi priorytetowych. BieŜąca współpraca ze środkami masowego przekazu opierać się będzie na cyklicznych konferencjach prasowych oraz organizacji briefingów prasowych, w których będą uczestniczyć pracownicy zajmujący się tematyką EFRR w ramach RPO WŁ. Przygotowywany będzie takŝe informacyjny materiał tekstowy dla wykorzystania przez dziennikarzy w mediach. 12
Spodziewanym rezultatem działania będzie przede wszystkim podniesienie wiedzy na temat FE w ramach RPO WŁ oraz zapewnienie czytelności i przejrzystości systemu zarządzania środkami EFRR w ramach RPO WŁ. Działanie 2. Szkolenia dla beneficjentów Organizowane konferencje, szkolenia oraz inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym będą słuŝyć przekazywaniu ogólnych informacji oraz szczegółowej wiedzy na temat moŝliwości wykorzystania środków z EFRR w ramach RPO WŁ a takŝe rozpowszechnianiu pozytywnych przykładów dobrych praktyk w zakresie wykorzystywania środków pomocowych w kontekście przygotowywania i realizacji projektów. NaleŜy nadmienić, Ŝe przy ustalaniu kierunków udzielania pomocy IZ RPO WŁ będzie rozpoznawać potrzeby beneficjentów m.in. poprzez: stronę internetową FAQ, punkt informacyjny, spotkania robocze oraz ankiety dot. oceny szkolenia. Realizacja tego działania będzie polegała przede wszystkim na: - upowszechnianiu informacji na temat celów RPO WŁ i zasad jego realizacji; - zapewnianiu dostępu do materiałów informacyjnych i dokumentów związanych z aplikowaniem o środki; - informowaniu o moŝliwościach uzyskania współfinansowania ze środków EFRR w ramach RPO WŁ; - informowaniu o kryteriach oceny i wyboru projektów oraz obowiązujących w tym zakresie procedurach; - informowaniu o procedurach dotyczących realizacji projektów, - informowaniu o pracach Komitetu Monitorującego. Podstawowymi narzędziami realizacji działania w szczególności będą: a) konferencje inaugurująca i podsumowujące - organizowane w trakcie realizacji programu (raz na rok) i na koniec realizacji programu. Konferencje będą miały na celu omówienie ogólnej tematyki związanej z realizacją RPO WŁ i będą im towarzyszyły kampanie informacyjne poświecone uruchomieniu i efektom RPO WŁ; b) szkolenia dla beneficjentów, potencjalnych beneficjentów mające na celu zaangaŝowanie w proces pozyskiwania dotacji oraz podnoszenie świadomości beneficjentów na temat korzyści związanych z aplikowaniem o środki EFRR w ramach RPO WŁ. Organizowane szkolenia będą pogłębiały wiedzę z zakresu: celów programu i zasad jego realizacji, zasad aplikowania o środki, zasad realizacji i rozliczania projektów, zarządzania projektami, uregulowań prawnych 13
z zakresu zamówień publicznych. Szkolenia będą kładły nacisk na umiejętność praktycznego wykorzystania zdobytej wiedzy; c) inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym, takie jak: seminaria, warsztaty, spotkania informacyjno-szkoleniowe, spotkania robocze, konferencje prasowe. Seminaria i warsztaty skierowane do osób posiadających wiedzę na temat RPO WŁ (m.in. członków komisji konkursowych, osób piszących wnioski itd.). Będą to spotkania kładące nacisk na praktyczne wykorzystanie zdobytej wiedzy, dla nieduŝej grupy osób, organizowane stosownie do potrzeb potencjalnych beneficjentów, ogłaszanych konkursów, w terminach spójnych z harmonogramem zawierania umów i ogłaszania konkursów. Spotkania informacyjne dla ogółu społeczeństwa mające na celu dostarczenie rzetelnych i zrozumiałych informacji na temat RPO WŁ oraz popularyzację idei FE. A takŝe specjalne spotkania informacyjne, kładące nacisk na poprawną terminologię unijną, przede wszystkim w zakresie tematyki RPO WŁ i EFRR. Spotkania te byłyby przede wszystkim przeznaczone dla tych przedstawicieli ogółu społeczeństwa, którzy mają za zadanie dalsze rozpowszechnianie informacji na temat FE. Spotkania robocze organizowane w zaleŝności od potrzeb dla indywidualnych beneficjentów (gmin, powiatów, innych małych grup docelowych, pojedynczych beneficjentów), zmierzające do wyjaśnienia i rozstrzygnięcia konkretnych problemów. BieŜąca współpraca ze środkami masowego przekazu opierać się będzie na cyklicznych konferencjach prasowych oraz organizacji briefingów prasowych, w których będą uczestniczyć pracownicy zajmujący się tematyką EFRR w ramach RPO WŁ. Przygotowywany będzie takŝe informacyjny materiał tekstowy dla wykorzystania przez dziennikarzy w mediach. Spodziewanym rezultatem działania będzie przede wszystkim zapewnienie wszystkim beneficjentom i potencjalnym beneficjentom dostępu do pełnej, rzeczowej informacji na temat obszarów wsparcia w ramach RPO WŁ. Działanie 3. Szkolenia dla pracowników Szkolenia adresowane będą w szczególności do pracowników instytucji zajmujących się wdraŝaniem funduszy europejskich. Organizowane szkolenia oraz inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym będą słuŝyć przekazywaniu szczegółowych informacji nt. celów programu i zasad jego realizacji (w tym wytycznych MRR dotyczących poszczególnych programów), a takŝe 14
informacji z zakresu ogólnej tematyki związanej z realizacją programów np. zarządzania projektami, profesjonalnej obsługi klienta. Realizacja tego działania będzie polegała przede wszystkim na: - upowszechnianiu wiadomości na temat RPO WŁ; - zapewnianiu dostępu do materiałów informacyjnych i dokumentów związanych z aplikowaniem o środki; - informowaniu o moŝliwościach uzyskania współfinansowania ze środków EFRR w ramach RPO WŁ; - informowaniu o kryteriach oceny i wyboru projektów oraz obowiązujących w tym zakresie procedurach; - informowaniu o procedurach dotyczących realizacji projektów, - informowaniu o pracach Komitetu Monitorującego. Podstawowymi narzędziami realizacji działania w szczególności będą: a) szkolenia dla pracowników instytucji zaangaŝowanych w realizację RPO WŁ będą miały na celu stałe podnoszenie kwalifikacji, wiedzy i umiejętności w/w osób. UmoŜliwi to wymianę doświadczeń pomiędzy poszczególnymi instytucjami a w rezultacie stworzenie profesjonalnych kadr zajmujących się wdraŝaniem programu. Oprócz tematyki dotyczącej: celów programu i zasad jego realizacji, zasad aplikowania o środki, zasad realizacji i rozliczania projektów, zarządzania projektami, uregulowań prawnych z zakresu zamówień publicznych szkolenia będą równieŝ obejmowały tematykę z zakresu profesjonalnej obsługi klienta oraz zasad kontaktów z mediami; b) inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym, takie jak: seminaria, warsztaty, spotkania informacyjne, spotkania robocze, konferencje prasowe Spodziewanym rezultatem działania będzie przede wszystkim podniesienie wiedzy na temat FE w ramach RPO WŁ, na temat samego RPO WŁ oraz zapewnienie czytelności i przejrzystości systemu zarządzania środkami EFRR w ramach RPO WŁ. 15
Tabela nr 1. Relacja załoŝonych celów do słuŝących ich osiągnięciu działań. Cele operacyjne Działanie 1 Promocja i informacja Działanie 2 Szkolenia dla beneficjentów Działanie 3 Szkolenia dla pracowników Cel operacyjny 1 x xxx xx Cel operacyjny 2 xxx xx xx Cel operacyjny 3 xxx x x Cel operacyjny 4 xxx xx x Cel operacyjny 5 xx xxx x Cel operacyjny 6 xxx xx xx Liczba znaków X oznacza jak istotne jest działanie dla osiągnięcia określonego celu. Im więcej znaków X, tym realizacja danego działania jest bardziej istotna dla osiągnięcia załoŝonego celu. 16
V. Opis systemu komunikacji 1. Koordynacja i wdraŝanie Podmiotami zaangaŝowanymi w proces zarządzania i wdraŝania funduszy unijnych w ramach RPO WŁ są: Komisją Europejska, IK NSRO, IZ RPO WŁ, IP II W celu poprawnego i skutecznego realizowania działań informacyjnych i promocyjnych konieczne jest koordynowanie podejmowanych działań oraz sprawna komunikacja pomiędzy podmiotami zaangaŝowanymi w proces. Spójność działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących Funduszy Europejskich będzie osiągnięta przede wszystkim poprzez przyjęty podział zadań pomiędzy instytucje zaangaŝowane w proces informowania i promocji. Na poziomie krajowym za koordynację działań informacyjnych i promocyjnych odpowiada minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego. Koordynacja na poziomie NSRO oraz przesyłanie informacji Komisji Europejskiej spoczywa na Instytucji Koordynującej NSRO właściwej do spraw informacji i promocji. Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego, w zakresie zapewnienia koordynacji działań informacyjnych i promocyjnych i ich monitorowania, w drodze zarządzenia, powołał Grupę Sterującą ds. Informacji i Promocji FE. W skład Grupy wchodzą: przedstawiciele komórki organizacyjnej realizujące zadania Instytucji Koordynującej RPO (na poziomie MRR) w zakresie informacji i promocji w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego; po jednym przedstawicielu Instytucji Zarządzających krajowymi i regionalnymi programami operacyjnymi; przedstawiciel IZ Regionalnymi Programami Operacyjnymi w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego oraz przedstawiciel komórki koordynującej programy międzynarodowe w urzędzie obsługującym ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego. Głównym celem działania Grupy jest wymiana doświadczeń i informacji na temat prowadzonych działań oraz uzgadnianie kierunków działań w zakresie informacji i promocji. Członkowie Grupy spotykają się w celu omówienia bieŝących planów i problemów związanych z realizacją działań informacyjnych i promocyjnych przynajmniej raz na 6 miesięcy. Raz w roku Grupa Sterująca spotka się w celu 17
podsumowania działań zrealizowanych w danym roku kalendarzowym oraz prezentacji lub aktualizacji Planów Komunikacji Instytucji Zarządzających Regionalnymi Programami Operacyjnymi na kolejny rok. Na poziomie regionu za wdraŝanie polityki informacyjnej i promocyjnej Planu Komunikacji odpowiada IZ RPO WŁ - Zarząd Województwa Łódzkiego. Do koordynacji i realizacji działań informacyjnych i promocyjnych w ramach IZ RPO WŁ wyznaczony został Departament Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi. Departament ten prowadząc działania informacyjno-promocyjne współpracuje z Departamentem ds. Regionalnego Programu Operacyjnego Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi a takŝe Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (COP) - IP II w zakresie osi priorytetowej III Gospodarka, innowacyjność, przedsiębiorczość, zgodnie z zakresem kompetencji tych jednostek. W obrębie RPO WŁ, dla koordynacji działań informacyjnych i promocyjnych IZ utworzy przy Urzędzie Marszałkowskim w Łodzi Grupę Roboczą ds. Informacji i Promocji RPO WŁ. W skład Grupy Roboczej będą wchodzić przedstawiciele departamentów zajmujących się wdraŝaniem RPO WŁ w regionie oraz Centrum Obsługi Przedsiębiorcy (IP II). Członkowie Grupy Roboczej będą się spotykać w celu omówienia bieŝących problemów związanych z realizacją działań informacyjnych i promocyjnych nie rzadziej niŝ raz na kwartał. Raz w roku Grupa spotka się w celu podsumowania działań w danym roku oraz prezentacji (aktualizacji) planów na kolejny rok. Przy realizacji swoich zadań Grupa będzie współpracować z innymi podmiotami istotnymi ze względu na proces informowania o funduszach, w tym z mediami, regionalnymi lub lokalnymi, partnerami społecznymi i gospodarczymi, decydentami i liderami, środowiskami opiniotwórczymi. Do głównych zadań IZ RPO WŁ naleŝeć będzie: przygotowanie, weryfikacja i aktualizacja Planu Komunikacji RPO WŁ, realizacja Planu Komunikacji RPO WŁ w zakresie - publikacji i dystrybucji materiałów informacyjnych i promocyjnych - udzielania informacji nt. moŝliwości uzyskania wsparcia ze środków EFRR w ramach RPO WŁ, - prowadzenia PIUM, - organizowania konferencji, seminariów, szkoleń itd. dotyczących moŝliwości wsparcia, wdraŝania i efektów RPO WŁ, - prowadzenia strony internetowej dotyczącej RPO WŁ, - współpracy z mediami, 18
ewaluacja realizacji Planu Komunikacji RPO WŁ, monitorowanie realizacji Planu Komunikacji RPO WŁ, przygotowanie sprawozdań z wykonania Planu Komunikacji RPO WŁ i przekazanie ich do IK NSRO, przygotowanie i realizacja rocznych planów działań informacyjno promocyjnych, przekazywanie właściwym instytucjom zaangaŝowanym w prowadzenie działań informacyjno promocyjnych szczegółowych zasad wypełniania obowiązków informacyjnych w zakresie projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej, przekazywanie beneficjentom oraz wykonawcom zasad wypełniania obowiązków informacyjnych w zakresie projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej, zapewnienie umieszczenia przed swoją siedzibą flagi UE na okres 1 tygodnia od dnia 9 maja kaŝdego roku. Do głównych zadań IP II naleŝeć będzie: współpraca z IZ RPO WŁ w zakresie przygotowania, weryfikacji i aktualizacji Planu Komunikacji RPO WŁ, współpraca z IZ RPO WŁ w zakresie realizacji działań informacyjnych i promocyjnych, współpraca przy tworzeniu i prowadzeniu punktu informacyjnego, w zakresie III osi priorytetowej, stosowanie spójnego systemu identyfikacji wizualnej, zgodnego z zasadami określonymi w Księdze Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności, przekazywanie beneficjentom oraz wykonawcom zasad wypełniania obowiązków informacyjnych w zakresie projektów finansowanych ze środków Unii Europejskiej, współpraca z IZ RPO WŁ w zakresie przygotowania sprawozdań z wykonania Planu Komunikacji RPO WŁ i przekazanie ich do IK NSRO, współpraca z IZ RPO WŁ w zakresie przygotowania i realizacji rocznych planów działań informacyjno promocyjnych, zapewnienie umieszczenia przed swoją siedzibą flagi UE na okres 1 tygodnia od dnia 9 maja kaŝdego roku. 19
Na poziomie regionalnym koordynację współpracy i wymiany informacji z innymi programami współfinansowanymi z FE zapewni Zarząd Województwa Łódzkiego poprzez powołanie Zespołu Zadaniowego ds. Koordynacji FE dostępnych dla województwa łódzkiego w latach 2007-2013, takich jak: Kapitał Ludzki, Program Rozwoju Obszarów Wiejskich, Europejska Współpraca Terytorialna. IZ RPO WŁ planuje współpracę z innymi programami współfinansowanymi z FE, m.in. poprzez wspólny punkt informacyjny i przedsięwzięcia medialne rozszerzające wiedzę ogółu społeczeństwa na temat funduszy. Ponadto, IZ RPO WŁ realizując Plan Komunikacji RPO WŁ współpracuje z podmiotami istotnymi ze względu na proces informowania o funduszach tj.: władzami krajowymi, regionalnymi lub lokalnymi oraz agencjami rozwoju, stowarzyszeniami handlowymi i zawodowymi, partnerami społecznymi i gospodarczymi, organizacjami pozarządowymi, organizacjami przedsiębiorców, centrami informacji europejskiej jak równieŝ przedstawicielstwem Komisji Europejskiej w Polsce, instytucjami oświatowymi. 2. Komunikacja wewnętrzna Prawidłowo przygotowany system komunikacji wewnętrznej to podstawowe zadanie jakie stoi przed Instytucją Zarządzającą RPO. Dla prawidłowej konstrukcji systemu komunikacji wewnętrznej niezbędne jest uwzględnienie następujących czynników: wzrostu liczby zadań związanych z zarządzaniem RPO; wzrostu liczby pracowników zatrudnionych do zarządzania Programem; wzrostu liczby informacji przekazywanych w ramach podmiotów pełniących obowiązki Instytucji Zarządzającej RPO i innych instytucji. Zgodnie z przyjętymi w zakresie komunikacji wewnętrznej standardami, w odniesieniu do zadań Instytucji Zarządzającej RPO, jej pracownicy powinni być informowani m.in. o: celach i zadaniach IZ RPO, planowanych przedsięwzięciach dotyczących zadań i organizacji IZ RPO, 20
zagadnieniach dotyczących współuczestnictwa i współdecydowania w zakresie wykonywanych kompetencji, oficjalnych stanowiskach kierownictwa IZ RPO nie tylko bezpośrednio związanych z realizacją zadań IZ RPO, ale równieŝ z inną działalnością organizacji, trudnościach i sytuacjach kryzysowych zaistniałych w IZ RPO, planach przyjmowania nowych pracowników, zmianach na stanowiskach, danych personalnych nowo przyjętych pracowników, itp. Podstawowymi narzędziami uŝywanymi przy komunikacji wewnętrznej, będą m.in: poczta elektroniczna/newsletter; pisma/publikacje; informatory/sprawozdania/raporty; spotkania/narady/dyskusje; spotkania nieformalne/imprezy integracyjne; ankiety/wnioski racjonalizatorskie. Szczegółowe rozwiązania w zakresie komunikacji wewnętrznej, uwzględniające ww. podział znajdują się w wewnętrznych dokumentach IZ RPO przygotowanych na potrzeby realizacji działań informacyjnych, promocyjnych i komunikacyjnych oraz zadań związanych z Pomocą Techniczną RPO. 3. Podstawowe komunikaty Prowadząc działania informacyjne i promocyjne na temat RPO WŁ, skierowane do poszczególnych grup odbiorców naleŝy opierać się na załoŝeniach idei przewodniej Funduszy Europejskich, która została określona w Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013, która w sposób szczególny podkreśla zasadę prowadzenia spójnej polityki informacyjnej w zakresie Funduszy Europejskich kładąc nacisk na konstruowanie przekazu według idei przewodniej: Fundusze Europejskie = Napęd Twórczych Przemian. Działania informacyjne i promocyjne będą opatrzone hasłem: Fundusze Europejskie - dla rozwoju regionu łódzkiego Realizując działania informacyjne i komunikacyjne ukierunkowane na określone grupy odbiorców naleŝy wykorzystywać podstawowe komunikaty charakteryzujące wykorzystanie EFRR poprzez RPO WŁ, takie jak:. 21
1. Dzięki funduszom Unii Europejskiej dostępnym w ramach RPO WŁ w latach 2007-2013 województwo łódzkie ma ogromną szansę na rozwój gospodarczy i społeczny. 2. Wykorzystując środki z funduszy Unii Europejskiej w ramach RPO WŁ poprawimy konkurencyjność gospodarczą oraz spójność społeczną, ekonomiczną i przestrzenną regionu łódzkiego. Tym samym moŝliwe będzie podniesienie poziomu Ŝycia mieszkańców naszego regionu. 3. Inwestycje współfinansowane ze środków Unii Europejskiej przyniosą korzyści kaŝdemu z nas, wszystkim mieszkańcom regionu łódzkiego. 22
VI. Monitoring IZ RPO WŁ prowadzi stały monitoring prowadzonych działań, dostosowując je, w razie potrzeby, do zmieniających się okoliczności. Instytucje zaangaŝowane we wdraŝanie RPO WŁ są zobligowane do regularnego przekazywania Instytucji Zarządzającej informacji o podejmowanych działaniach informacyjnych i promocyjnych stosownie do wewnętrznych dokumentów IZ RPO przygotowanych na potrzeby realizacji działań informacyjnych, promocyjnych i komunikacyjnych oraz zadań związanych z Pomocą Techniczną RPO. IZ RPO WŁ będzie dokonywać analizy prowadzonych działań informacyjnych i sporządzać informację na ich temat w ramach: a) sprawozdań okresowych, b) sprawozdań rocznych, c) sprawozdania na zakończenie programu, zgodnie z wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 7 maja 2007 r. w zakresie sprawozdawczości na lata 2007-2013. Sprawozdania, o których mowa powyŝej zawierają min. następujące elementy: - skrótowe przedstawienie aktualnego stanu wdraŝania Planu w stosunku do załoŝeń, - najwaŝniejsze działania podjęte w danym okresie, - wydatki w danym okresie, - najistotniejsze problemy i działania naprawcze, - najwaŝniejsze działania planowane w następnym okresie. 23
VII. Ewaluacja Zgodnie z art.4 ust.2 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006, na potrzeby sprawozdawczości dla KE, IK NSRO właściwa do spraw informacji i promocji przeprowadzi ewaluację realizacji Strategii Komunikacji przynajmniej dwukrotnie w trakcie okresu programowania: w roku 2010 i 2013. IZ RPO WŁ przeprowadzi ewaluację realizacji Planu Komunikacji dwukrotnie w trakcie okresu programowania: w roku 2010 i 2013. W razie potrzeby przeprowadzi równieŝ ewaluacje doraźne Przy prowadzeniu ewaluacji działań informacyjnych i promocyjnych będą brane pod uwagę podstawowe cele, jakie miała spełniać zakładana polityka komunikacyjna w odniesieniu do podstawowych grup docelowych. Formy ewaluacji muszą się róŝnić w zaleŝności od grupy docelowej komunikatu. W celu zapewnienia i kontroli wysokiej jakości kontaktów między przedstawicielami FE a grupami docelowymi IZ RPO WŁ planuje zbieranie, analizowanie i wykorzystywanie informacji zwrotnych. Dane w ramach systemu ewaluacji pozyskiwane będą przede wszystkim przy pomocy następujących narzędzi i metodologii: dokumentacja komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za informację i promocję programu, dane statystyczne dotyczące realizacji programu pochodzące z systemu sprawozdawczości, inne badania ewaluacyjne korzystające przede wszystkim z ilościowych i jakościowych metod badań społecznych, informacje uzyskane od mediów (radio, telewizja, prasa). Informacje na temat ewaluacji RPO WŁ będą rozpowszechniane poprzez: konferencje tematyczne organizowane po zakończeniu poszczególnych badań ewaluacyjnych, stronę internetową www.rpo.lodzkie.pl, na której są umieszczane bieŝące informacje na temat ewaluacji RPO WŁ, prezentację informacji o harmonogramie działań ewaluacyjnych na posiedzeniach Komitetu Monitorującego RPO WŁ. prezentację rezultatów juŝ przeprowadzonych działań ewaluacyjnych na posiedzeniach Komitetu Monitorującego RPO WŁ Dodatkowo wyniki kaŝdego badania ewaluacyjnego obejmującego działania komunikacyjne wykorzystywane będą przy sporządzaniu Rocznych Planów Działań oraz przy weryfikacji Planu Komunikacji RPO WŁ. Wskaźniki oceny działań informacyjnych i promocyjnych przedstawia Tabela nr 3. 24
Tabela nr 3. Wskaźniki oceny działań informacyjnych i promocyjnych. Działania Wskaźniki Źródło informacji Wartość docelowa Kampanie informacyjne Liczba zorganizowanych Dokumenty potwierdzające 8 kampanii kampanii informacyjnych przeprowadzenie kampanii Publikacje dokumentów programowych Liczba wydrukowanych egzemplarzy dokumentów Dokumenty potwierdzające ilość wydrukowanych dokumentów 57.500 szt. (57.000 IZ + 500 COP) Publikacje materiałów informacyjnych Publikacja Biuletynu Informacyjnego Wykonanie materiałów promocyjnych Punkty informacyjne i infolinie Strona internetowa i newsletter Współdziałanie z mediami Konferencje Szkolenia dla beneficjentów programowych Liczba wydrukowanych materiałów informacyjnych Liczba wykonanych nośników informacji Liczba tytułów publikowanych materiałów informacyjnych Liczba wydrukowanych egzemplarzy Biuletynu Informacyjnego Liczba wykonanych materiałów promocyjnych Liczba rodzajów wykonanych materiałów promocyjnych Liczba punktów działających w regionie Liczba osób korzystających z punktów Liczba konsultacji elektronicznych Liczba konsultacji telefonicznych Liczba wejść na stronę Liczba zarejestrowanych podmiotów, które otrzymują newsletter Liczba wysłanych newsletterow Liczba wyemitowanych programów, audycji oraz wydrukowanych artykułów Liczba zorganizowanych konferencji Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych szkoleń programowych Dokumenty potwierdzające ilość wydrukowanych materiałów informacyjnych Dokumenty potwierdzające ilość wykonanych nośników informacji Dokumenty potwierdzające ilość wydrukowanych egzemplarzy Biuletynu Informacyjnego Dokumenty potwierdzające ilość wykonanych materiałów promocyjnych Dokumenty potwierdzające ilość utworzonych punktów informacyjnych Statystyki dotyczące punktów informacyjnych 92.900 szt. (39.000 + 53.900 COP) 29 szt. (5 IZ + 24 COP) 35 84.000 szt. 520.050 szt. (464.800 IZ+ 55.250 COP) 10 5 punktów 27.720 osób (25.200 IZ + 2.520 COP) 11.570 konsultacji elektronicznych (9.240 IZ+ 2.330 COP) 55.430 konsultacji telefonicznych (42.700 IZ+12.730 COP) Statystyki strony internetowej 2.260.000 wejść (1.260.000 IZ + 1.000.000 COP) 2.650 osób (1.750 + 900 COP) Monitoring mediów Dokumenty potwierdzające liczbę wyemitowanych programów telewizyjnych, radiowych oraz wydrukowanych artykułów Listy obecności Listy obecności 503 szt (315 +168 COP) 529 szt. (350 + 179 COP) 8 konferencji 2.000 osób 280 szkoleń Inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych seminariów, warsztatów, spotkań informacyjnych, spotkań roboczych, konferencji prasowych 14.000 osób Listy obecności 244 spotkania (70 IZ + 143 spotkania + 31 konferencje prasowe COP) Szkolenia dla pracowników Liczba zorganizowanych szkoleń Listy obecności 605 szkoleń (455 IZ+ 150 COP) Inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym Liczba osób uczestniczących Liczba zorganizowanych seminariów, warsztatów, spotkań informacyjnych, spotkań roboczych Liczba osób uczestniczących Listy obecności 9.500 osób (8.400 IZ+ 1.100 COP) 8 (COP) 100 osób (COP) 25
VIII. Harmonogram działań Tabela nr 4. Ramowy harmonogram działań. NAZWA DZIAŁANIA Działanie 1 Promocja i informacja LATA 2007/2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Kampanie Informacyjne x x x x x x x x Publikacje dokumentów programowych x x x x x x Publikacje materiałów informacyjnych x x x x x x Publikacja Biuletynu Informacyjnego x x x x x x x x Wykonanie materiałów promocyjnych x x x x x x x x Punkty informacyjne x x x x x x x x Infolinia x x x x x x x x Strona internetowa x x x x x x x x Współdziałanie z mediami x x x x x x x x Działanie 2 Szkolenia dla beneficjentów Konferencja inaugurująca i podsumowujące x x x x x x x x Szkolenia dla beneficjentów x x x x x x x x Inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym x x x x x x x x Działanie 3 Szkolenia dla pracowników Szkolenia dla pracowników x x x x x x x x Inne działania o charakterze informacyjno-szkoleniowym x x x x x x x x
Tabela nr 5. Ogólny harmonogram podstawowych elementów, kierunków i etapów komunikacji w podziale na poszczególne lata. Lp. 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 II II II II II II II II II I sem. sem. I sem. sem. I sem. sem. I sem. sem. I sem. sem. I sem. sem. I sem. sem. I sem. sem. I sem. sem. 1. KW 2. PB 3. WPA 4. PBR 5. PE 6. MW 1. KW - komunikacja wewnętrzna nauczenie członków organizacji zaangaŝowanych we wdraŝanie RPO zasad komunikowania, uświadomienie im celów wynikających z PK. Przygotowanie niezbędnych dokumentów, planów, procedur i rozwiązań; 2. PB - powiadomienie beneficjentów i opinii publicznej o uruchomieniu realizacji; ukazanie związku między realizacją RPO, jego celami strategicznymi a długoterminowym rozwojem regionu; 3. WPA - wsparcie procesu aplikowania o środki zwiększanie zainteresowania Funduszami wśród potencjalnych beneficjentów, a tam, gdzie podaŝ składanych wniosków jest bardzo wysoka do składania jak najlepszych propozycji; wsparcie beneficjentów w procesie aplikowania o środki; 4. PBR - pomoc beneficjentom w realizacji projektów i rozliczaniu oraz propagowaniu ich efektów zgodnie z unijnymi wymogami; 5. PE.- prezentowanie efektów wdraŝania RPO; 6. MW - monitoring i weryfikacja. 27
IX. Plan finansowy Tabela nr 6. Plan finansowy tys. EURO Lata EFRR Wkład własny Razem 2007/2008 314 55 369 2009 634 112 746 2010 589 104 693 2011 589 104 693 2012 589 104 693 2013 589 104 693 2014 274 48 322 2015 212 38 250 Razem 3790 669 4459 Działania informacyjne i promocyjne są finansowane z OSI PRIORYTETOWEJ VII - Pomoc Techniczna w ramach RPO WŁ.
Załącznik 1. Ankieta dotycząca oceny szkolenia 29
Załącznik 2. Słowniczek pojęć i skrótów Beneficjent - osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, realizująca projekty finansowe z budŝetu państwa lub ze źródeł zagranicznych na podstawie decyzji lub umowy o dofinansowanie projektu. Briefing spotkania (głównie z dziennikarzami zajmującymi się daną tematyką) mające na celu dyskusję o konkretnych zdarzeniach, słuŝące wyjaśnieniu róŝnorodnych kwestii. COP Centrum Obsługi Przedsiębiorcy, jednostka budŝetowa podległa Zarządowi Województwa Łódzkiego, pełniąca funkcję IP II. Patrz IP II. EFRR - Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego jeden z funduszy strukturalnych, którego zadaniem jest zmniejszanie dysproporcji w poziomie rozwoju regionów naleŝących do Unii Europejskiej. EFRR współfinansuje realizację celów 1, 2 i 3 polityki spójności UE. W szczególności fundusz ten udziela wsparcia inwestycjom produkcyjnym, rozwojowi infrastruktury, lokalnym inicjatywom rozwojowym oraz małym i średnim przedsiębiorstwom. Ewaluacja (ocena) programu - oszacowanie oddziaływania pomocy strukturalnej wspólnoty w odniesieniu do celów oraz analiza jej wpływu na specyficzne problemy strukturalne. FE - Fundusze Europejskie fundusze strukturalne i Fundusz Spójności. Przez fundusze strukturalne rozumie się zasób finansowy UE umoŝliwiający pomoc w restrukturyzacji i modernizacji gospodarki krajów członkowskich drogą interwencji w kluczowych sektorach i regionach (poprawa struktury). Na fundusze strukturalne w okresie programowania 2007 2013 składają się Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego (EFRR) i Europejski Fundusz Społeczny (EFS). Fundusz Spójności (kohezji) jest to instrument ekonomiczno-polityczny Komisji Europejskiej nie naleŝący do funduszy strukturalnych i wdraŝany na poziomie wybranych państw, a nie regionów. Jego celem jest ułatwienie integracji słabiej rozwiniętych krajów poprzez budowę m.in. wielkich sieci transportowych oraz obiektów infrastruktury ochrony środowiska o duŝym obszarze oddziaływania. IK NSRO Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia. Insert materiał reklamowy w formie ulotki, katalogu, płyty CD lub inny wrzucony lub wklejony do gazety. Instytucje otoczenia biznesu - wszelkie instytucje ułatwiające funkcjonowanie przedsiębiorstw, w tym: jednostki systemu finansowo-ubezpieczeniowego, organizacje ułatwiające nawiązywanie kontaktów gospodarczych, wspierające rozwój gospodarczy etc. IP II - Instytucja Pośrednicząca II stopnia (zgodnie z ustawą o zasadach prowadzenia polityki rozwoju: 30
Instytucja WdraŜająca) podmiot publiczny lub prywatny, któremu na podstawie porozumienia lub umowy została powierzona, w ramach programu operacyjnego, realizacja zadań odnoszących się bezpośrednio do beneficjentów. Instytucja ta pełni funkcję instytucji pośredniczącej w rozumieniu art. 2 pkt 6 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083. IZ - Instytucja Zarządzająca w przypadku regionalnego programu operacyjnego, zarząd województwa, odpowiedzialny za przygotowanie i realizację programu operacyjnego. KE - Komisja Europejska. KK NSRO Komitet Koordynacyjny Narodowe Strategiczne Ramamy Odniesienia i Strategię Rozwoju Kraju Księga Identyfikacji Wizualnej, Narodowa Strategia Spójności - praktyczne wskazówki dla wszystkich instytucji związanych z funduszami co do sposobu wizualizacji (umieszczania logo i informacji o współfinansowaniu z UE) m.in. na tablicach informacyjnych, materiałach szkoleniowych, promocyjnych i na gadŝetach. Monitorowanie efektów wdraŝania - monitorowanie postępu realizacji programów i projektów poprzez system wskaźników określonych w dokumentach programowych. MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego MŚP Małe i Średnie Przedsiębiorstwa Newsletter elektroniczna forma biuletynu czasopisma rozsyłanego za pomocą poczty elektronicznej do prenumeratorów. NSRO - Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia 2007-2013 wspierające wzrost gospodarczy i zatrudnienie (Narodowa Strategia Spójności) podstawowy dokument strategiczny, określający krajowe priorytety, na które będą przeznaczone unijne fundusze w okresie programowania 2007-2013. NSS patrz NSRO Okres programowania okres 2007-2013, wieloletni okres, na który zaplanowany jest budŝet Wspólnoty Europejskiej. PIUM - Punkt Informacyjny Punkt Informacyjny Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi. Plan Komunikacji Plan Komunikacji dla Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Plan Komunikacji jest podstawą dla prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych w procesie wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Podregion obszar, którego statystyczne granice wyznaczone zostały na mocy Porozumienia o współpracy podpisanego z podregionami w dniu 11 września 2003 r. (centralny, północny, zachodni i wschodni). Jest on co do zasady spójny z załącznikiem do rozporządzenia Komisji (WE) nr 105/2007 z dnia 1 lutego 2007 r. zmieniające załączniki do rozporządzenia (WE) nr 1059/2003 Parlamentu 31