MANAGER Instrukcja użytkownika
Wprowadzenie Z usługi InPost Cross Border może korzystać każdy Klient InPost Paczkomaty. Klienci InPost typu PrePaid mogą wysyłać paczki zagraniczne z portalu bez konieczności podpisywania dodatkowych umów z InPost. W takim przypadku korzystają ze standardowego cennika przesyłek międzynarodowych publikowanego na stronach InPost. W przypadku Klienta typu PostPaid, aby skorzystać z usługi InPost Cross Border konieczne jest podpisanie odpowiedniego aneksu do umowy z handlowcem InPost. Jeśli jesteś zainteresowany podpisaniem umowy na usługę napisz do nas na adres cross.border@inpost.pl. Nadanie paczki możliwe jest jedynie w przypadku, gdy w portalu wprowadzone zostały wszystkie wymagane dane adresowe Klienta. W przypadku braku danych zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat. Nadanie paczki przez Klienta typu PrePaid możliwe jest tylko w przypadku, gdy posiada wystarczające środki do jej opłacenia. 1 Logowanie do portalu Cross Border Manager Portal Cross Border Manager dostępny jest pod adresem https://inpost.pl/crossborder. Aby zalogować się do portalu należy podać email oraz hasło do Managera Paczek InPost.
2 Widok po zalogowaniu (Dashboard) Po zalogowaniu użytkownika do portalu Cross Border Manager widoczny jest widok Dashboard. Na tym ekranie podsumowane są podstawowe dane statystyczne dotyczące liczby przesyłek w poszczególnych statusach. Po kliknięciu na przycisk zobacz listę, użytkownik przenoszony jest do listy przesyłek w określonym statusie. Dodatkowo, na ekranie Dashboard można wyszukać przesyłkę (podając jej pełny 24 cyfrowy numer) oraz podejrzeć szczegóły dotyczące ostatnich przesyłek (klikając na odpowiedni wiersz w tabelce). Po lewej stronie ekranu znajduje się menu pozwalające na realizację podstawowych akcji: Nowa przesyłka przygotowanie nowej przesyłki; Dashboard ekran podsumowania; Przesyłki ekran pozwalający na podgląd wszystkich przesyłek, ich filtrowanie i wyszukanie; Kurier podgląd zleceń zamówienia przyjazdu kuriera; Ustawienia informacje dotyczące konta, możliwość edycji danych konta oraz punktów odbioru przesyłek przez kuriera.
3 Tworzenie nowej przesyłki (Nowa przesyłka) Ekran Nowa przesyłka pozwala na utworzenie nowej przesyłki międzynarodowej. System automatycznie wypełnia dane nadawcy na podstawie informacji podanych w Managerze Paczek InPost (ulubiony Paczkomat nadawczy lub adres nadawcy). W pierwszej kolejności należy wybrać formę nadania przesyłki: w Paczkomacie lub u kuriera poprzez kliknięcie w odpowiedni przycisk.
Po wybraniu nadania w Paczkomacie automatycznie wskażemy Twój zdefiniowany Paczkomat nadawczy. Aby nadać paczkę w innym Paczkomacie należy kliknąć na pole z nazwą Paczkomatu i następnie wybrać na mapie preferowany Paczkomat. Na mapie możesz również skorzystać z opcji wyszukania Paczkomatu wpisując adres lub jego nazwę. Podczas nadawania w Paczkomacie trzeba podać dane nadawcy imię, nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu. Podanie nazwy firmy nie jest wymagane.
UWAGA: W celu poprawnego nadania przesyłki, Klient musi zdefiniować pełne dane adresowe w zakładce Ustawienia klikając na przycisk Zmień dane: Jeśli użytkownik nie będzie posiadał pełnych danych adresowych zostanie o tym poinformowany za pomocą komunikatu wyświetlanego u góry ekranu: W przypadku nadania przesyłki u kuriera oprócz imienia, nazwiska, adresu e-mail i numeru telefonu, należy także podać dokładny adres nadawcy - ulicę, numer budynku, kod pocztowy oraz miasto.
Analogicznie należy postępować w przypadku uzupełniania pól z odbiorcą. W pierwszej kolejności należy wybrać do jakiego kraju wysyłana będzie paczka. Dopiero wówczas będzie można zobaczyć, które opcje dostawy są dostępne (doręczenie na adres lub do Paczkomatów, czy tylko doręczenie na adres). W przypadku doręczenia na adres domowy, należy uzupełnić poniższe dane: W zależności od wybranego kraju dostawy formularz sprawdza poprawność wprowadzonego kodu pocztowego zgodnie z regułami adresowania obowiązującymi w danym kraju i wyświetla odpowiedni komunikat w przypadku wpisania niepoprawnego kodu: W krajach, do których realizowana jest dostawa obowiązują następujące ogólne zasady dotyczące poprawności kodu pocztowego: Austria: 4 cyfry, pierwszą cyfrą nie może być 0, np. 1901 Belgia: 4 cyfry, pierwszą cyfrą nie może być 0, np. 8840 Czechy: 5 cyfr, które może oddzielać spacja po trzeciej cyfrze; pierwszą cyfrą kodu nie może być 0, 8 ani 9, np. 122 22 lub 12222 Dania: 4 cyfry, pierwszą cyfrą nie może być 0, np. 1499 Finlandia: 5 cyfr, np. 00123 Francja: 5 cyfr, np. 75008 Hiszpania: 5 cyfr, pierwsza cyfra musi być z przedziału od 0 do 5; dodatkowo wykluczone są niektóre kombinacje o czym poinformuje odpowiedni komunikat, np. 51211
Holandia: 4 cyfry, spacja i następnie 2 litery; pierwszą cyfrą nie może być 0, np. 2595 AK Irlandia: brak obowiązującego standardu kodu pocztowego, ale możesz go podać Niemcy: 5 cyfr, np. 75008 Polska: 5 cyfr oddzielonych myślnikiem po 2 cyfrze, np. 00-871 Portugalia: 4 cyfry, pierwszą cyfrą nie może być 0; opcjonalnie po pierwszych 4 cyfrach mogą występować kolejne 3 cyfry oddzielone spacją lub myślnikiem, np. 1399 lub 1399-321 Słowacja: 5 cyfr, które może oddzielać spacja po trzeciej cyfrze; pierwszą cyfrą kodu pocztowego musi być 0, 8 lub 9, np. 922 22 lub 92222 Szwecja: 5 cyfr, które może oddzielać spacja lub myślnik po trzeciej cyfrze; pierwszą cyfrą kodu pocztowego nie może być 0, np. 92222, 922 22 lub 922-22 Wielka Brytania: od 6 do 8 znaków (cyfr lub liter) włącznie z obowiązkową spacją, która oddziela ostatnie 3 znaki; grupa początkowych 2 do 4 znaków zawsze zaczyna się od litery, a ostatnie 3 znaki zawsze zaczynają się od cyfry i następujących po niej 2 liter; dodatkowo wykluczone są niektóre kombinacje o czym w razie błędu poinformuje odpowiedni komunikat, np. EC1A 1BB, W1A 0AX, M1 1AE, CR2 6XH lub DN55 1PT W przypadku doręczenia do Paczkomatu, należy uzupełnić poniższe dane: W następnym kroku należy podać wymiary oraz wagę przesyłki: Maksymalne wymiary paczki nadanej z lub do paczkomatu wynoszą 64 x 41 x 38 cm, a paczki nadanej przez kuriera na adres domowy to 60 x 40 x 40 cm Maksymalna waga przesyłki nadanej z lub do paczkomatu wynosi 20 kg, a paczki nadanej przez kuriera na adres domowy to 25 kg
Dodatkowo można zakupić usługę ubezpieczenia przesyłki: UWAGA: waga i wymiary przesyłki definiują jej cenę w każdym kraju. Należy mieć na uwadze, że parametry nadanej paczki zostaną zweryfikowane przez InPost i w razie różnic paczka zostanie zwrócona lub z konta nadawcy zostaną pobrane dodatkowe środki. Szczegółowe informacje na te temat znajdują się w regulaminie usługi. Po uzupełnieniu danych nadawcy i odbiorcy paczki oraz jej parametrów, zostanie wyświetlona cena przesyłki oraz możliwe będzie jej wysłanie lub zapisanie w schowku (Przesyłki -> Do opłacenia) celem późniejszej wysyłki. Podczas nadawania paczki system weryfikuje stan płatności w celu naliczenia opłaty za nadawaną paczkę. Opłata jest automatycznie pobierana z konta lub naliczana jako saldo do konta z limitem stanu płatności.
UWAGA: Jeśli stan płatności jest niższy niż wymagana opłata za nadanie paczki, użytkownik nie może nadać paczki. Wówczas system pozwoli na zapisanie paczki w celu jej późniejszego wysłania oraz poinformuje o konieczności doładowania konta. Jeśli użytkownik nie będzie posiadał pełnych danych adresowych zostanie o tym poinformowany za pomocą komunikatu wyświetlanego u góry ekranu: 4 Podgląd przesyłek (Przesyłki) Ekran Przesyłki służy do podglądu stanu realizacji nadanych przesyłek. Ekran posiada 3 zakładki: opłacone do opłacenia pozostałe
Zakładka Opłacone prezentuje wszystkie przesyłki, które zostały opłacone i znajdują się w statusie przygotowania, gotowości do wysyłki lub znajdują się w transporcie do odbiorcy. Na ekranie tym można śledzić bieżący status przesyłki. Na ekranie istnieje możliwość filtrowania przesyłek znajdujących się w określonym statusie (zaznaczenie odpowiedniego filtra na górze ekranu)
lub przesyłek utworzonych w określonym przedziale czasowym Na ekranie dla każdej przesyłki istnieje możliwość: wydrukowania listu przewozowego podglądu szczegółów przesyłki skopiowania danych przesyłki na nową (przesyłka o identycznych danych adresowych jak kopiowana) W zakładce Do opłacenia wyświetlana jest lista wszystkich przesyłek, które nie zostały jeszcze opłacone przez użytkownika. Na ekranie istnieje możliwość kasowania przesyłek ze schowka lub zaznaczenie i opłacenie wybranych przesyłek.
W zakładce Pozostałe znajduje się lista wszystkich przesyłek, które zostały odrzucone przez przewoźnika np. z powodu błędnych danych adresowych lub gdy etykieta przesyłki uległa przeterminowaniu (dotyczy tylko przesyłek nadawanych w Paczkomacie).
5 Widok szczegółowy przesyłki (na ekranie Przesyłki) Po kliknięciu na ikonę szczegółów przesyłki wyświetla się ekran ze szczegółowymi danymi o przesyłce. Istnieje również możliwość wydruku etykiety oraz skopiowania jej danych na nowa przesyłkę.
6 Zamawianie kuriera (na ekranie Przesyłki) Na ekranie Przesyłki możliwe jest zaznaczenie przesyłek, do których chcemy zamówić kuriera. Zaznaczyć można jedynie przesyłki w statusie Gotowa do wysyłki, które jako formę nadania mają zaznaczoną opcję Kurier. Po zaznaczeniu przesyłek oraz kliknięciu na przycisk Zamów Kuriera pojawia się okno, na którym należy wybrać punkt odbioru (zdefiniowany wcześniej w ustawieniach) oraz podać datę i orientacyjną godzinę odbioru przez kuriera. Jeśli zamawiamy kuriera do godziny 13.00, istnieje możliwość zamówienia odbioru na ten sam lub następny dzień roboczy. W przeciwnym przypadku istnieje jedynie możliwość zamówienia kuriera na następny dzień roboczy. UWAGA: W przypadku zamówienia kuriera dla 4 lub mniejszej liczby paczek, zostanie doliczona dodatkowa opłata w wysokości 24,60 zł brutto. Nadanie 5 lub większej liczby paczek jest bezpłatne.
7 Zlecenia odbioru paczek przez kuriera (Kurier) Na ekranie Kurier prezentowany jest podgląd złożonych zleceń odbioru paczek. Na ekranie tym istnieje możliwość wydruku raportu potwierdzającego fakt nadania paczek 8 Podgląd stanu płatności (Płatności) W nagłówku Cross Border Manager widnieje informacja o stanie konta (Saldo), które w zależności od typu konta oznacza wartość doładowanych środków (PrePaid) albo wartość zobowiązania wobec InPost (PostPaid). Widok nagłówka dla Klienta PostPaid: Widok nagłówka dla Klienta PrePaid:
9 Doładowanie konta (Doładuj) Dla Klientów typu PrePaid dostępna jest funkcja doładowania swojego konta za pośrednictwem Cross Border Managera oraz Managera Paczek InPost (https://manager.paczkomaty.pl). Klikając w przycisk Doładuj, Klient zostanie przekierowany na ekran, w którym będzie miał możliwość zdefiniowana preferowanej kwoty doładowania: Po kliknięciu w przycisk Doładuj saldo Klient zostanie przekierowany na stronę Managera Paczek InPost, gdzie dokończy płatność. System sam przekieruje Klienta z powrotem na stronę Cross Border Managera.
10 Dane Klienta (Ustawienia) Na ekranie Ustawienia w zakładce Ogólne prezentowane są podstawowe dane Klienta (ustawione w Managerze Paczek InPost), które Klient ma możliwość zmienić za pośrednictwem przycisku Zmień dane. UWAGA: Po zapisaniu danych, zostaną one zmienione również w Managerze Paczek InPost.
11 Utworzenie punktu odbioru (Ustawienia) Na ekranie Ustawienia w zakładce Moje Punkty istnieje możliwość podglądu listy utworzonych punktów odbioru paczek (przy zamówieniu kuriera). Ekran pozwala tez na usunięcie istniejącego punktu lub dodanie nowego (punkt odbioru będzie aktywny po jego zaakceptowaniu przez pracownika InPost). Punkty odbioru można ręcznie odświeżać za pośrednictwem przycisku znajdującego się w prawym górnym rogu okna. Usunięcie lub dodanie nowego punktu odbioru zostanie również zarejestrowane w Managerze Paczek InPost. UWAGA: Próba utworzenia nowego punktu, którego nazwa jest taka sama jak nazwa istniejącego już punktu spowoduje wystąpienie błędu.
Dziękujemy za wybranie usługi InPost Cross Border. W razie jakichkolwiek pytań prosimy o skorzystanie z formularza kontaktowego: https://b2b.paczkomaty.pl/pl/cross-border/kontakt