Szkolenie w zakresie funkcjonalności platformy ekatalogi - Wykonawcy - Warszawa, 09/12/2014 Ewelina Kutyła www.eurodyn.com
Agenda 1. European Dynamics wykonawca systemu ekatalogi 2. Platforma ekatalogi wprowadzenie do systemu zakres, podstawowe funkcje użytkownicy (role, status aktywacji) strona domowa 3. Rejestracja wykonawcy 4. Nabory 5. Zarządzanie kartą produktu 6. Wyszukiwanie produktu 7. Zarządzanie zamówieniem 8. Zapytanie ofertowe 9. Korespondencja 2
European Dynamics wykonawca systemu ekatalogi Profil firmy Założona w 1993 r IT i aplikacje i usługi e- rządowe Klienci Organy rządowe Administracja publiczna Instytucje UE Organizacje międzynarodowe Zasoby Wielokulturowy 500 osobowy zespół inżynierów i naukowców IT Działalność w Belgii, Luksemburgu, Grecji, itd. Renoma Zrozumienie rynku Niezależny dostawca Innowacyjność i wysoka jakość 3
European Dynamics międzynarodowa obecność BIURA BELGIA, GRECJA, NIEMCY, HISZPANIA, LUKSEMBURG, CYPR, UK, SERBIA KLIENCI/ PARTNERZY BELGIA, FRANCJA, NIEMCY, UK, LUKSEMBURG, DANIA, HISZPANIA, WŁOCHY, CYPR, MALTA, SZWECJA, IRLANDIA, BUŁGARIA, HOLANDIA, POLSKA, RUMUNIA, AUSTRIA, FINLANDIA, JORDANIA, GRECJA, SERBIA, BOŚNIA, CHORWACJA, TURCJA, ARMENIA, itd. 4
Wprowadzenie do systemu
Platforma ekatalogi wprowadzenie Platforma ekatalogi umożliwia zamawiającym i wykonawcom przeprowadzenie procedury zakupu produktów poniżej progu stosowania ustawy Pzp. Obejmuje funkcje i narzędzia do zarządzania produktami umieszczonymi przez wykonawców w elektronicznym katalogu produktów oraz pozwalające na składanie zamówień przez zamawiających. 6
Użytkownicy role Wykonawca użytkownik z możliwością przeglądania naborów, zamieszczania ofert w postaci kart produktów, a także przyjmowania zamówień od zamawiających oraz odpowiadania na zapytania ofertowe. Zamawiający Role użytkownika Zamawiającego: Super Użytkownik Administrator Techniczny Administrator Merytoryczny Kupujący Wykonawca Odbiorca * Użytkownicy mogą mieć różne role w organizacji. Użytkownik Anonimowy 7
Użytkownicy status aktywacji Status aktywacji: Pasywny użytkownik zarejestrował się na platformie, ale nie podpisał danych rejestracyjnych przez epuap. Po 30 dniach dostęp do funkcjonalności zostaje ograniczony. Aktywny użytkownik podpisał dane rejestracyjne przez epuap. Dezaktywowany użytkownik wyrejestrował się. PASYWNY AKTYWNY DEZAKTYWOWANY 8
Pytania i odpowiedzi 9
Strona domowa ekatalogi (1) Główne panele: Nabory Produkty Sekcja główna: Logowanie Rejestracja 10
Strona domowa ekatalogi (2) Serwisy społecznościowe i aplikacja Android Rozmiar czcionki i język interfejsu Infolinia i Helpdesk Pozostałe: Instrukcje obsługi Dokumenty O platformie Regulamin Mapa strony Polityka prywatności Ważne informacje prawne Zastrzeżenia 11
Rejestracja wykonawcy
Proces rejestracji Wykonawcy 1 2 3 4 Wybór rodzaju rejestracji Formularz rejestracji Podpisanie oświadczeń i regulaminu Potwierdzenie adresu email Lokalnie Przez epuap Dane użytkownika Dane wykonawcy Oświadczenie i regulamin Profil zaufany na epuap Certyfikat kwalifikowany na epuap 13
Rejestracja Wykonawcy (1) 1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu email Rejestracja: Lokalnie nazwa użytkownika i hasło na ekatalogi. przez epuap nazwa użytkownika i hasło na ekatalogi. Dodatkowo, możliwość późniejszego logowania do ekatalogi przez epuap (SSO). 14
Rejestracja Wykonawcy (2) 1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu email Struktura formularza rejestracyjnego: 1. Dane użytkownika 2. Dane wykonawcy 3. Oświadczenie i regulamin platformy 15
1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji Rejestracja Wykonawcy (2) Dane użytkownika 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu email 16
1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji Rejestracja Wykonawcy (2) Dane wykonawcy 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu email 17
1 - Wybór rodzaju rejestracji Rejestracja Wykonawcy (2) Oświadczenie i regulamin platformy 2 - Formularz rejestracji 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu email 18
1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji Rejestracja Wykonawcy (3) podpis 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu email Podpisanie danych rejestracyjnych przez epuap (Konieczność posiadania konta na epuap): - Profil zaufany na epuap - Certyfikat kwalifikowany na epuap 19
1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji Rejestracja Wykonawcy (4) potwierdzenie adresu email 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu email Użytkownik klika na link otrzymany w wiadomości wysłanej na adres email użytkownika podany przy rejestracji. Użytkownik może się teraz zalogować. 20
Zarządzanie własnym kontem (1) Logowanie (lokalne, przez epuap) Resetowanie hasła 21
Zarządzanie własnym kontem (2) Moje konto 22
Zarządzanie własnym kontem (3) Mój profil Dezaktywacja (wyrejestrowanie) Wylogowanie 23
Nabory
Panel Nabory Nabór to publiczne zaproszenie do zamieszczania kart produktów (ofert) o określonym kodzie CPV na platformie. 25
Nabór 26
Pytania i odpowiedzi 27
Zarządzanie kartą produktu
Status karty produktu WERSJA ROBOCZA OCZEKUJĄCA NA ZATWIERDZENIE ZATWIERDZONA OPUBLIKOWANA Klonowanie ODRZUCONA Usunięcie USUNIĘTA WYGASŁA Klonowanie 29
Proces zarządzania kartą produktu WYKONAWCA 1 2 6 7 Utworzenie Wysłanie do zatwierdzenia Przedłużenie Usunięcie ADMINISTRATOR MERYTORYCZNY 3b Odrzucenie 3a Zatwierdzenie 4 Opublikowanie 5 Utrata ważności SYSTEM ZAMAWIAJĄCY 30
Proces zarządzania kartą produktu (1) 1 - Utworzenie 2 - Wysłanie do zatwierdzenia 3- Zatwierdzenie 4- Opublikowanie 5- Utrata ważności 6 - Przedłużenie 7 - Usunięcie 1. Użytkownik w opublikowanym naborze w zakładce Karty produktów, klika na przycisk Utwórz kartę produktu. 31
Proces zarządzania kartą produktu (1) 1 - Utworzenie 2 - Wysłanie do zatwierdzenia 3- Zatwierdzenie 4- Opublikowanie 5- Utrata ważności 6 - Przedłużenie 7 - Usunięcie 1. Użytkownik wybiera odpowiedni kod CPV dla karty produktu. 32
Proces zarządzania kartą produktu (1) 1 - Utworzenie 2 - Wysłanie do zatwierdzenia 3- Zatwierdzenie 4- Opublikowanie 5- Utrata ważności 6 - Przedłużenie 7 - Usunięcie Dane Karty produktu: Informacje o ofercie Informacje o produkcie Cechy charakterystyczne produktu Charakterystyka sprzedaży Warunki realizacji 33
Proces zarządzania kartą produktu (2) 1 - Utworzenie 2 - Wysłanie do zatwierdzenia 3- Zatwierdzenie 4- Opublikowanie 5- Utrata ważności 6 - Przedłużenie 7 - Usunięcie 2. Użytkownik klika na przycisk Wyślij do zatwierdzenia. 34
Proces zarządzania kartą produktu (3, 4, 5) 1 - Utworzenie 2 - Wysłanie do zatwierdzenia 3- Zatwierdzenie 4- Opublikowanie 5- Utrata ważności 6 - Przedłużenie 7 - Usunięcie 3. Zatwierdzenie Administrator Merytoryczny/System zatwierdza kartę. 4. Opublikowanie w dniu rozpoczęcia oferty karta zostaje opublikowana i zamawiający mogą składać zamówienia. 5. Utrata ważności w dniu zakończenia oferty karta traci ważność. 35
Proces zarządzania kartą produktu (6) 1 - Utworzenie 2 - Wysłanie do zatwierdzenia 3- Zatwierdzenie 4- Opublikowanie 5- Utrata ważności 6 - Przedłużenie 7 - Usunięcie 6. Użytkownik zmienia Datę zakończenia oferty w karcie produktu, aby przedłużyć ofertę. Kartę można przedłużyć jedynie, kiedy nabór jest opublikowany. 36
Proces zarządzania kartą produktu (6) 1 - Utworzenie 2 - Wysłanie do zatwierdzenia 3- Zatwierdzenie 4- Opublikowanie 5- Utrata ważności 6 - Przedłużenie 7 - Usunięcie 7. Użytkownik klika na przycisk Usuń aby usunąć kartę. Karty produktów w wersji roboczej system automatycznie usuwa po 30 dniach. 37
Wyszukiwanie produktów
Wyszukiwanie produktów (1) W Panelu Produkty znajdują się zakładki: Moje produkty wszystkie karty produktów wykonawcy we wszystkich dostępnych statusach, ze wszystkich naborów. Wszystkie produkty karty produktów wszystkich wykonawców w statusie Opublikowana, ze wszystkich naborów. 39
Porównywanie od 2 do 4 produktów Wyszukiwanie produktów (2) - porównywanie Ikona oznacza, że ta informacja nie jest dostępna dla użytkownika np. cena produktu innego wykonawcy. 40
Zarządzanie zamówieniem
Status zamówienia WERSJA ROBOCZA ZATWIERDZANE OCZEKUJĄCE NA AKCEPTACJĘ ZAAKCEPTOWANE ODRZUCONE WYSŁANE Legenda Zamawiający Wykonawca System ZATRZYMANE DOSTARCZONE 42
Proces zamówienia ZAMAWIAJĄCY 1 2 3 4 7 8 Przygotowanie zamówienia Zatwierdzenie Podpisanie Złożenie zamówienia Dostarczenie Wystawienie referencji WYKONAWCA 5b Odrzucenie 5a Zaakceptowanie i podpisanie 6 Wysłanie 43
Proces zamówienia (1-4) Krok 1-4 Zamawiający składa zamówienie 5a - Zaakceptowanie i podpisanie (5b-Odrzucenie) 6 - Wysłanie Zamawiający 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 1-4. Wykonawca zostaje powiadomiony o zamówieniu Oczekującym na akceptację. 44
Proces zamówienia (5a-5b) Krok 1-4 Zamawiający składa zamówienie 5a - Zaakceptowanie i podpisanie (5b-Odrzucenie) 6 - Wysłanie Zamawiający 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 5. Wykonawca może zamówienie: a) Zaakceptować b) Odrzucić 45
Proces zamówienia (5a) Akceptacja i podpisanie Krok 1-4 Zamawiający składa zamówienie 5a - Zaakceptowanie i podpisanie (5b-Odrzucenie) 6 - Wysłanie Zamawiający 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 5a. Wykonawca klika na przycisk Akceptuj zamówienie aby przyjąć zamówienie do realizacji i podpisuje zamówienie wraz z Oświadczeniem wykonawcy. Zamówienie może być podpisane przez: Certyfikat kwalifikowany na epuap 46
Proces zamówienia (5b) Odrzucenie Krok 1-4 Zamawiający składa zamówienie 5a - Zaakceptowanie i podpisanie (5b-Odrzucenie) 6 - Wysłanie Zamawiający 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 5b. Wykonawca może odrzucić zamówienie, klikając na przycisk Odrzuć zamówienie i wprowadzając obowiązkowo komentarz. 47
Proces zamówienia (6) Wysłanie Krok 1-4 Zamawiający składa zamówienie 5a - Zaakceptowanie i podpisanie (5b-Odrzucenie) 6 - Wysłanie Zamawiający 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 6. Wykonawca klika na przycisk Wyślij, aby poinformować zamawiającego, kiedy zamówienie zostało wysłane. 48
Proces zamówienia (7, 8) Krok 1-4 Zamawiający składa zamówienie 5a - Zaakceptowanie i podpisanie (5b-Odrzucenie) 6 - Wysłanie Zamawiający 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 7. Zamawiający oznacza zamówienie jako dostarczone. 8. Zamawiający wystawia referencje wykonawcy do zamówienia. Referencje wszystkich wykonawców są dostępne w panelu Wykonawcy. 49
Pytania i odpowiedzi 50
Zapytanie ofertowe
Proces zapytania ofertowego 1 2 3 4 Utworzenie nowego zapytania ofertowego Wybór rodzaju zapytania Odpowiedź wykonawców Zamawiający składa zamówienie Tekst Szablon karty produktu 52
Zapytanie ofertowe (1-2) 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania 3 - Odpowiedź wykonawców 4 Zamawiający składa zamówienie 1-2 Wykonawca zostaje powiadomiony o nowym zapytaniu ofertowym. 53
Zapytanie ofertowe (3) 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania 3 - Odpowiedź wykonawców 4 Zamawiający składa zamówienie 3. Wykonawca odpowiada na zapytanie ofertowe klikając na przycisk Odpowiedz na zapytanie ofertowe. Rodzaj zapytania: Tekstowe (wybór kodu CPV) 54
Zapytanie ofertowe (3) 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania 3 - Odpowiedź wykonawców 4 Zamawiający składa zamówienie 3. Wykonawca odpowiada na zapytanie ofertowe klikając na przycisk Odpowiedz na zapytanie ofertowe. Rodzaj zapytania: Szablon karty produktu 55
Zapytanie ofertowe (3) 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania 3 - Odpowiedź wykonawców 4 Zamawiający składa zamówienie Wykonawcy odpowiadają na zapytanie ofertowe do czasu kiedy, nie minie Termin na odpowiedź. Wykonawca nie może zmodyfikować informacji wprowadzonych przez zamawiającego. Zamawiający mogą składać zamówienia na produkt z oferty do czasu, kiedy nie minie Termin na zamówienie. 56
Korespondencja
Moje wiadomości Korespondencja Automatyczne powiadomienia: usuwane 7 dni po otrzymaniu wiadomości. Automatyczne powiadomienia związane z Zamówieniem: Wiadomości nie są usuwane. Wiadomości od innych użytkowników: usuwane 7 dni po potwierdzeniu wiadomości. 58
Korespondencja Kontakt z użytkownikami Wykonawcy mają dzienny limit wysyłanych wiadomości i limit odbiorców wiadomości. 59
Korespondencja Kontakt z Helpdeskiem formularz 60
Korespondencja Kontakt z Helpdeskiem Chat 61
Pytania i odpowiedzi 62
Dziękujemy za uwagę Ewelina Kutyła www.eurodyn.com