Szkolenie w zakresie funkcjonalności platformy ekatalogi. - Zamawiający -

Transkrypt

1 Szkolenie w zakresie funkcjonalności platformy ekatalogi - Zamawiający - Warszawa, 08/12/2014 Ewelina Kutyła

2 Agenda 1. European Dynamics wykonawca systemu ekatalogi 2. Platforma ekatalogi wprowadzenie do systemu zakres, podstawowe funkcje użytkownicy (role, status aktywacji, status akceptacji) strona domowa 3. Rejestracja zamawiającego 4. Zarządzanie użytkownikami 5. Nabory 6. Wyszukiwanie produktu 7. Zarządzanie koszykiem zakupów 8. Zarządzanie zamówieniem 9. Zapytanie ofertowe 10. Korespondencja 2

3 Profil firmy Założona w 1993 r IT i aplikacje i usługi e- rządowe European Dynamics wykonawca systemu ekatalogi Zasoby Wielokulturowy 500 osobowy zespół inżynierów i naukowców IT Działalność w Belgii, Luksemburgu, Grecji, itd. Klienci Organy rządowe Administracja publiczna Instytucje UE Organizacje międzynarodowe Renoma Zrozumienie rynku Niezależny dostawca Innowacyjność i wysoka jakość 3

4 European Dynamics międzynarodowa obecność BIURA BELGIA, GRECJA, NIEMCY, HISZPANIA, LUKSEMBURG, CYPR, UK, SERBIA KLIENCI/ PARTNERZY BELGIA, FRANCJA, NIEMCY, UK, LUKSEMBURG, DANIA, HISZPANIA, WŁOCHY, CYPR, MALTA, SZWECJA, IRLANDIA, BUŁGARIA, HOLANDIA, POLSKA, RUMUNIA, AUSTRIA, FINLANDIA, JORDANIA, GRECJA, SERBIA, BOŚNIA, CHORWACJA, TURCJA, ARMENIA, itd. 4

5 Wprowadzenie do systemu

6 Platforma ekatalogi wprowadzenie Platforma ekatalogi umożliwia zamawiającym i wykonawcom przeprowadzenie procedury zakupu produktów poniżej progu stosowania ustawy Pzp. Obejmuje funkcje i narzędzia do zarządzania produktami umieszczonymi przez wykonawców w elektronicznym katalogu produktów oraz pozwalające na składanie zamówień przez zamawiających. 6

7 Użytkownicy role Super Użytkownik zarządza użytkownikami w organizacji oraz danymi organizacji. Posiada uprawnienia zarówno roli Kupującego, jak i Odbiorcy. Domyślnie rola jest przypisana do użytkownika, który jako pierwszy zakłada konto instytucji zamawiającej. Kupujący posiada uprawnienia do zarządzania zamówieniami oraz ich dostawą. Odbiorca umożliwia zarządzanie procedurą dostawy. Zamawiający Role użytkownika Zamawiającego: Super Użytkownik Kupujący Odbiorca * Użytkownicy mogą mieć różne role w organizacji. Administrator Techniczny Administrator Merytoryczny Użytkownik Anonimowy Wykonawca 7

8 Użytkownicy status aktywacji Status aktywacji: Pasywny użytkownik zarejestrował się na platformie, ale nie podpisał danych rejestracyjnych przez epuap. Po 30 dniach dostęp do funkcjonalności zostaje ograniczony. Aktywny użytkownik podpisał dane rejestracyjne przez epuap. Dezaktywowany użytkownik wyrejestrował się. PASYWNY AKTYWNY DEZAKTYWOWANY 8

9 Użytkownicy organizacja Zamawiającego ORGANIZACJA jest to unikalna kombinacja Nazwy, Wydziału oraz numeru NIP. Wszystkie organizacje o tym samym numerze NIP, mają również tą samą nazwę. Super Użytkownik zarządza pozostałymi użytkownikami. Decyduje o akceptacji bądź odrzuceniu kolejnych użytkowników w organizacji. Odbiorcy Super Użytkownik Kupujący 9

10 Status akceptacji w organizacji: Użytkownicy status akceptacji w organizacji Oczekujący na akceptację użytkownik czeka na akceptację w organizacji przez Super Użytkownika. Zaakceptowany użytkownik został zaakceptowany w organizacji przez Super Użytkownika i ma dostęp do wszystkich funkcjonalności organizacji. Odrzucony użytkownik został odrzucony przez Super Użytkownika. OCZEKUJĄCY NA AKCEPTACJĘ ZAAKCEPTOWANY ODRZUCONY 10

11 Pytania i odpowiedzi 11

12 Strona domowa ekatalogi (1) Główne panele: Nabory Produkty Sekcja główna: Logowanie Rejestracja 12

13 Strona domowa ekatalogi (2) Serwisy społecznościowe i aplikacja Android Rozmiar czcionki i język interfejsu Infolinia i Helpdesk Pozostałe: Instrukcje obsługi Dokumenty O platformie Regulamin Mapa strony Polityka prywatności Ważne informacje prawne Zastrzeżenia 13

14 Rejestracja i zarządzanie użytkownikami

15 Proces rejestracji Zamawiającego Wybór rodzaju rejestracji Formularz rejestracji Podpisanie oświadczeń i regulaminu Potwierdzenie adresu Lokalnie Przez epuap Dane użytkownika Dane zamawiającego Oświadczenie i regulamin Profil zaufany na epuap Certyfikat kwalifikowany na epuap 15

16 Rejestracja Zamawiającego (1) 1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu Rejestracja: Lokalnie nazwa użytkownika i hasło na ekatalogi. przez epuap nazwa użytkownika i hasło na ekatalogi. Dodatkowo, możliwość późniejszego logowania do ekatalogi przez epuap (SSO). 16

17 Rejestracja Zamawiającego (2) 1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu Struktura formularza rejestracyjnego: 1. Dane użytkownika 2. Dane zamawiającego 3. Oświadczenie i regulamin platformy 17

18 1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji Rejestracja Zamawiającego (2) Dane użytkownika 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu 18

19 1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji Rejestracja Zamawiającego (2) Dane zamawiającego 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu 19

20 1 - Wybór rodzaju rejestracji Rejestracja Zamawiającego (2) Oświadczenie i regulamin platformy 2 - Formularz rejestracji 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu 20

21 1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji Rejestracja Zamawiającego (3) podpis 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu Podpisanie danych rejestracyjnych przez epuap (Konieczność posiadania konta na epuap): - Profil zaufany na epuap - Certyfikat kwalifikowany na epuap 21

22 1 - Wybór rodzaju rejestracji 2 - Formularz rejestracji Rejestracja Zamawiającego (4) potwierdzenie adresu 3 - Podpisanie oświadczeń i regulaminu 4 - Potwierdzenie adresu Użytkownik klika na link otrzymany w wiadomości wysłanej na adres użytkownika podany przy rejestracji. Użytkownik może się teraz zalogować. 22

23 Zarządzanie własnym kontem (1) Logowanie (lokalne, przez epuap) Resetowanie hasła 23

24 Zarządzanie własnym kontem (2) Moje konto 24

25 Zarządzanie własnym kontem (3) Mój profil Dezaktywacja (wyrejestrowanie) Wylogowanie 25

26 Zmiana statusu akceptacji w organizacji: Zaakceptuj Odrzuć Zarządzanie użytkownikami (Super Użytkownik) Zmiana statusu aktywacji: Aktywuj Dezaktywuj (wyrejestruj) 26

27 Nabory

28 Panel Nabory Nabór to publiczne zaproszenie do zamieszczania kart produktów (ofert) o określonym kodzie CPV na platformie. 28

29 Nabór 29

30 Pytania i odpowiedzi 30

31 Wyszukiwanie produktów i zarządzanie koszykiem zakupów

32 Wyszukiwanie produktów (1) 32

33 Porównywanie od 2 do 4 produktów Wyszukiwanie produktów (2) porównywanie 33

34 Dodawanie produktów do koszyka Dodawanie produktów do koszyka przez: Wyszukiwanie Porównywanie Zakładka Karty produktów w naborze Zapytanie ofertowe 34

35 Zarządzanie koszykiem zakupów (1) Wejście do koszyka zakupów Aktualizacja liczby produktu Usuwanie produktów z koszyka Przygotowanie zamówienia 1. Użytkownik wchodzi do panelu Koszyk. 35

36 1 - Wejście do koszyka zakupów 2 - Aktualizacja liczby produktu Zarządzanie koszykiem zakupów (2) 3 - Usuwanie produktów z koszyka 4 - Przygotowanie zamówienia 2. Użytkownik klika na liczbę produktu w koszyku i wprowadza nową liczbę. 36

37 1 - Wejście do koszyka zakupów 2 - Aktualizacja liczby produktu Zarządzanie koszykiem zakupów (3) 3 - Usuwanie produktów z koszyka 4 - Przygotowanie zamówienia 3. Użytkownik zaznacza produkty do usunięcia i klika przycisk Usuń. 37

38 1 - Wejście do koszyka zakupów 2 - Aktualizacja liczby produktu Zarządzanie koszykiem zakupów (4) 3 - Usuwanie produktów z koszyka 4 - Przygotowanie zamówienia 4. Użytkownik zaznacza produkty do zamówienia i klika na przycisk Przygotuj zamówienie. 38

39 Zarządzanie zamówieniem

40 Status zamówienia WERSJA ROBOCZA ZATWIERDZANE OCZEKUJĄCE NA AKCEPTACJĘ ZAAKCEPTOWANE ODRZUCONE WYSŁANE Legenda Zamawiający Wykonawca System ZATRZYMANE DOSTARCZONE 40

41 Proces zamówienia ZAMAWIAJĄCY Przygotowanie zamówienia Zatwierdzenie Podpisanie Złożenie zamówienia Dostarczenie Wystawienie referencji WYKONAWCA 5b Odrzucenie 5a Zaakceptowanie i podpisanie 6 Wysłanie 41

42 Proces zamówienia (1) 1 Przygotowanie zamówienia 2 Zatwierdzenie 3 Podpisanie 4 Złożenie zamówienia Wykonawca 5a-Zaakceptowanie 6-Wysłanie 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 1. Użytkownik w Koszyku zaznacza produkty do zamówienia i klika na przycisk Przygotuj zamówienie. 42

43 Proces zamówienia (1) 1 Przygotowanie zamówienia 2 Zatwierdzenie 3 Podpisanie 4 Złożenie zamówienia Wykonawca 5a-Zaakceptowanie 6-Wysłanie 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 1. Użytkownik wchodzi do panelu Zamówienia. - Moje Zamówienia - Zamówienia Organizacji 43

44 Proces zamówienia (2) 1 Przygotowanie zamówienia 2 Zatwierdzenie 3 Podpisanie 4 Złożenie zamówienia Wykonawca 5a-Zaakceptowanie 6-Wysłanie 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 2. Użytkownik wchodzi do szczegółów zamówienia i klika przycisk Zatwierdź zamówienie. - Dane Zamówienia - Produkty 44

45 Proces zamówienia (3) 1 Przygotowanie zamówienia 2 Zatwierdzenie 3 Podpisanie 4 Złożenie zamówienia Wykonawca 5a-Zaakceptowanie 6-Wysłanie 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 3. Użytkownik wchodzi do szczegółów zamówienia i klika przycisk Podpisz zamówienie. 45

46 Proces zamówienia (3) 1 Przygotowanie zamówienia 2 Zatwierdzenie 3 Podpisanie 4 Złożenie zamówienia Wykonawca 5a-Zaakceptowanie 6-Wysłanie 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji Zamówienie może być podpisane przez więcej niż jednego Zamawiającego danej organizacji. Zamówienie może być podpisane przez: Certyfikat kwalifikowany na epuap Zatwierdzone i/lub podpisane zamówienie może być przywrócone do wersji roboczej przez przycisk Powrót do wersji roboczej. 46

47 Proces zamówienia (4) 1 Przygotowanie zamówienia 2 Zatwierdzenie 3 Podpisanie 4 Złożenie zamówienia Wykonawca 5a-Zaakceptowanie 6-Wysłanie 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 4. Użytkownik wchodzi do szczegółów zamówienia i klika przycisk Złóż zamówienie. 47

48 Proces zamówienia (5,6) 1 Przygotowanie zamówienia 2 Zatwierdzenie 3 Podpisanie 4 Złożenie zamówienia Wykonawca 5a-Zaakceptowanie 6-Wysłanie 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 5. Wykonawca może zamówienie: a) Zaakceptować b) Odrzucić 6. Jeżeli Wykonawca zaakceptował zamówienie, w następnym kroku zamówienie jest Wysłane do zamawiającego. 48

49 Proces zamówienia (7) 1 Przygotowanie zamówienia 2 Zatwierdzenie 3 Podpisanie 4 Złożenie zamówienia Wykonawca 5a-Zaakceptowanie 6-Wysłanie 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 7. Użytkownik wchodzi do szczegółów zamówienia i klika przycisk Oznacz zamówienie jako dostarczone. 49

50 Proces zamówienia (8) 1 Przygotowanie zamówienia 2 Zatwierdzenie 3 Podpisanie 4 Złożenie zamówienia Wykonawca 5a-Zaakceptowanie 6-Wysłanie 7 Dostarczenie 8 Wystawienie referencji 8. Użytkownik wchodzi do szczegółów zamówienia i wystawia referencje wykonawcy. Referencje wszystkich wykonawców są dostępne w panelu Wykonawcy. 50

51 Raporty z zamówienia Eksportuj zamówienie - dane zamówienia - dane zamawiającego - dane wykonawcy - zamówione produkty Generuj raport zamówienia raport z przebiegu postępowania zamówienia: - dane zamówienia - dane zamawiającego - dane wykonawcy - zamówione produkty - porównywane/wyszukiwane produkty - zdarzenia z dziennika audytu 51

52 Pytania i odpowiedzi 52

53 Zapytanie ofertowe

54 Proces zapytania ofertowego Utworzenie nowego zapytania ofertowego Wybór rodzaju zapytania Odpowiedź wykonawców Dodanie do koszyka zakupów Tekst Szablon karty produktu 54

55 Zapytanie ofertowe (1) 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania 3 - Odpowiedź wykonawców 4 - Dodanie do koszyka zakupów 1. Użytkownik wchodzi do panelu Produkty do zakładki Zapytania ofertowe i klika przycisk Utwórz nowe zapytanie. 55

56 Zapytanie ofertowe (2) 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania 3 - Odpowiedź wykonawców 4 - Dodanie do koszyka zakupów 2. Użytkownik wybiera rodzaj zapytania: Tekstowe Szablon karty produktu Wykonawca nie będzie mógł zmodyfikować informacji wprowadzonych przez zamawiającego. 56

57 Zapytanie ofertowe (2) - tekstowe 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania 3 - Odpowiedź wykonawców 4 - Dodanie do koszyka zakupów 2. Rodzaj zapytania: Tekstowe 57

58 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania Zapytanie ofertowe (2) szablon karty produktu 3 - Odpowiedź wykonawców 4 - Dodanie do koszyka zakupów 2. Rodzaj zapytania: Szablon karty produktu (kod CPV) 58

59 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania Zapytanie ofertowe (2) szablon karty produktu 3 - Odpowiedź wykonawców 4 - Dodanie do koszyka zakupów 2. Rodzaj zapytania: Szablon karty produktu 59

60 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania Zapytanie ofertowe (3) szablon karty produktu 3 - Odpowiedź wykonawców 4 - Dodanie do koszyka zakupów 3. Wykonawcy odpowiadają na zapytanie ofertowe do czasu kiedy, nie minie Termin na odpowiedź. 60

61 Zapytanie ofertowe (4) szablon karty produktu 1 - Utworzenie nowego zapytania ofertowego 2 - Wybór rodzaju zapytania 3 - Odpowiedź wykonawców 4 - Dodanie do koszyka zakupów 4. Użytkownik po wejściu w szczegóły zapytania może: Zobaczyć odpowiedzi wykonawców. Dodać produkt do koszyka, jeżeli nie minął Termin na zamówienie. 61

62 Korespondencja

63 Korespondencja Moje wiadomości Automatyczne powiadomienia: usuwane 7 dni po otrzymaniu wiadomości. Automatyczne powiadomienia związane z Zamówieniem: Wiadomości nie są usuwane. Wiadomości od innych użytkowników: usuwane 7 dni po potwierdzeniu wiadomości. 63

64 Korespondencja Kontakt z użytkownikami 64

65 Korespondencja Kontakt z Helpdeskiem formularz 65

66 Korespondencja Kontakt z Helpdeskiem Chat 66

67 Pytania i odpowiedzi 67

68 Dziękujemy za uwagę Ewelina Kutyła