MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Krakowie Wydział Organizacji i Kontroli OK.V.0933-2-08 PROTOKÓŁ z kontroli sprawdzającej Rady Miejskiej w Krzeszowicach Kontrolę przeprowadził w dniu 29 sierpnia 2008 r. Maciej Krzanowski, inspektor wojewódzki w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na podstawie upoważnienia nr 197/2008 z dnia 28 sierpnia 2008 r. Przedmiotem kontroli była prawidłowość przyjmowania, ewidencjonowania oraz załatwiania przez Radę Miejską w Krzeszowicach skarg i wniosków w okresie od dnia 1 stycznia 2008 r. do dnia kontroli ze szczególnym uwzględnieniem sposobu realizacji zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym Wojewody Małopolskiego z dnia 27 czerwca 2007 r. (znak: KA.I.0932-20-07). W okresie objętym postępowaniem kontrolnym Przewodniczącym Rady była Pani Marta Sobczyk, wybrana na to stanowisko Uchwałą Nr I/1/06 Rady Miejskiej w Krzeszowicach z dnia 27 listopada 2006 r. W toku prowadzonych czynności kontrolnych, wyjaśnień odnośnie kontrolowanych zagadnień udzielała i dokumentację przedkładała Pani Maria Kucińska inspektor w Biurze Rady Miejskiej. Adres jednostki kontrolowanej: ul. Grunwaldzka 4, 32-065 Krzeszowice. USTALENIA KONTROLI I. Organizacja przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków Szczegółowy tryb przyjmowania i załatwiania skarg został ustalony Uchwałą Nr V/34/2003 Rady Miejskiej w Krzeszowicach z dnia 30 stycznia 2003 r. w sprawie określenia trybu rozpatrywania skarg na działalność Burmistrza oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Zgodnie z 2 ww. uchwały, Przewodniczący Rady upoważniony jest do zlecenia przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego przez Komisję Rewizyjną i przedstawienia Radzie pisemnej opinii wraz z wnioskami i uzasadnieniem. W myśl 3 Rada Miejska akceptuje lub odrzuca wnioski Komisji Rewizyjnej w głosowaniu, co zostaje odnotowane w protokole sesji. Przepis 4 obliguje Przewodniczącego Rady do udzielenia skarżącemu odpowiedzi na podstawie wyniku głosowania. W siedzibie Rady w widocznym miejscu zamieszczono informację o dyżurach Przewodniczącego Rady. Zgodnie z ww. informacją, Przewodniczący pełni dyżury w czwartki w godzinach od 15 00 do 17 00. Niezależnie od powyższego wywieszono również harmonogram przyjęć przez poszczególnych radnych.
II. Sposób realizacji zaleceń pokontrolnych Wojewody Małopolskiego Jak ustalono na podstawie rejestru skarg i wniosków, w okresie objętym kontrolą do Rady Miejskiej w Krzeszowicach wpłynęło 6 skarg i 5 wniosków, z czego 1 skarga i 1 wniosek w dniu kontroli pozostawały w toku rozpatrywania. Kontrolą objęto wszystkie sprawy zaewidencjonowane w przedmiotowym rejestrze. Zalecenie nr 1: Prowadzenie rejestru skarg i wniosków kierowanych do Rady w sposób zgodny z 20 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319). W toku kontroli przeprowadzonej w 2007 r. stwierdzono, że rejestr skarg i wniosków wpływających do Rady Miejskiej w Krzeszowicach prowadzony jest odrębnie dla każdej kadencji Rady, co było niezgodne z 20 ust. 6 cyt, instrukcji kancelaryjnej, który przewiduje prowadzenie rejestru w podziale na lata kalendarzowe. Obecna kadencja Rady kończy się w 2010 r., zatem brak było możliwości sprawdzenia prawidłowości realizacji ww. zalecenia. Zalecenie nr 2: Prowadzenie wspólnego rejestru dla skarg i wniosków wpływających do Rady. W toku kontroli przeprowadzonej w 2007 r. stwierdzono, iż rejestr prowadzony był w podziale na skargi i wnioski (z odrębną numeracją wpisów), co nie znajduje uzasadnienia w świetle przepisu 21 ust. 1 pkt 2 cyt. instrukcji. W wyniku obecnej kontroli stwierdzono, iż w 2008 r. skargi i wnioski ewidencjonowane są łącznie, według kolejności wpływu do Rady. Przyjęto natomiast dodatkowe oznaczenie wniosków (litera W ), co pozwala na jednoznaczne zidentyfikowanie, które pozycje rejestru dotyczą skarg, a które wniosków. Zalecenie należy zatem uznać za w pełni zrealizowane. Zalecenie nr 3: Zapewnienie zgodności hasła teczki 0561 z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt stanowiącym załącznik do cytowanego rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów. W toku kontroli przeprowadzonej w 2007 r. stwierdzono, iż teczka rzeczowa, w której gromadzona była dokumentacja skargowa (0561) oznaczona została hasłem niezgodnym z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt ( Skargi ). W wyniku obecnej kontroli stwierdzono, iż na 2008 r. założono prawidłowo oznaczone teczki, tzn.: BRM.0561 Rozpatrywanie skarg i BRM.0562 Rozpatrywanie wniosków. Zalecenie należy zatem uznać za w pełni zrealizowane. Zalecenie nr 4: Bezwzględne przedstawianie wpływających skarg i wniosków, w przypadku których nie zachodzą okoliczności uzasadniające ich pozostawienie bez rozpoznania, do rozpatrzenia przez Radę na sesji. W toku kontroli przeprowadzonej w 2007 r. stwierdzono 2 przypadki nierozpatrzenia przez Radę in gremio skarg zgodnie z posiadaną właściwością rzeczową. 2
W pierwszej z opisanych spraw Komisja Rewizyjna po zapoznaniu się z treścią skargi uznała ją za skargę ponowną bez wskazania nowych okoliczności, a Przewodniczący Rady poinformował wnoszącego o podtrzymaniu dotychczasowego stanowiska. W drugim przypadku Komisja uznała skargę za bezzasadną (w wyniku postępowania wyjaśniającego stwierdzono, iż przyczyna skargi została usunięta), o czym nie powiadomiono zainteresowanego. W wyniku obecnej kontroli nie stwierdzono przypadków nierozpatrzenia przez Radę skarg należących w sposób jednoznaczny do jej właściwości rzeczowej. Natomiast w przypadku skargi z poz. 3 rejestru (dotyczącej w szczególności postępowania pracownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Krzeszowicach) Przewodniczący Rady zwrócił się pismem z dnia 22 lutego 2008 r. do Kierownika Ośrodka o rozpatrzenie jej w zakresie zarzutów w stosunku do podległego pracownika. Następnie na posiedzeniu w dniu 6 marca br. Komisja Rewizyjna uznała, iż rozpatrzenie skargi nie leży w ogóle w kompetencjach Rady, o czym powiadomiono Kierownika Ośrodka. W aktach znajduje się kopia pisemnego zawiadomienia o sposobie rozpatrzenia skargi podpisanego przez Kierownika GOPS. Ponadto w przypadku skargi z poz. 9 rejestru (dotyczącej działań sołtysa) przekazanej do Rady przez Burmistrza Krzeszowic w oparciu o opinię radcy prawnego Urzędu, Komisja Rewizyjna nie podzieliła ww. stanowiska, skutkiem czego Przewodniczący Rady Miejskiej zwrócił skargę do Burmistrza z informacją, iż sprawa nie dotyczy zadań z zakresu administracji samorządowej. Jak ustalono, wyjaśnień skarżącej udzielił Burmistrz Krzeszowic. W aktach opisanych wyżej spraw brak jest dokumentów świadczących o zapoznaniu się z ww. skargami przez Radę. Należy uznać za zasadne, by decyzję odnośnie posiadania właściwości w przedmiocie rozpatrzenia skargi szczególnie w przypadkach niejednoznacznych - podejmowała Rada in gremio. Pogląd ten znajduje odzwierciedlenie w literaturze (H.Gajoch Rozpatrywanie skarg w komisji rewizyjnej [w:] Wspólnota wydanie monograficzne nr 8/858 z dnia 23 lutego 2008 r.). Ponadto - jak ustalono - żaden z 5 wniosków, jakie wpłynęły w kontrolowanym okresie, nie został rozpatrzony przez Radę. We wszystkich przypadkach wnioski były przedmiotem posiedzenia właściwej w sprawie komisji Rady, a pisemna informacja o zajętym przez komisję stanowisku była przekazywana wnioskodawcom przez Przewodniczącego Rady. Tym samym należy stwierdzić, iż wnioski nie zostały rozpatrzone przez organ właściwy w sprawie, jakim jest Rada in gremio. Zalecenie należy zatem uznać za niezrealizowane. Zalecenie nr 5: Zapewnienie bezzwłocznego podejmowania przez Komisję Rewizyjną czynności wyjaśniających dotyczących wpływających skarg i wniosków. W toku kontroli przeprowadzonej w 2007 r. stwierdzono, iż w 2 przypadkach Przewodniczący Rady dokonał przedłużenia terminu rozpatrzenia skarg ze względu na koniec kadencji. Jak ustalono, Komisja Rewizyjna zajęła się skargami na posiedzeniach zorganizowanych ponad miesiąc od daty ukonstytuowania się nowej Rady i powołania jej Komisji. W wyniku obecnej kontroli nie stwierdzono przypadków istotnej zwłoki w przekazaniu przez Przewodniczącego Rady skargi bądź wniosku do właściwych Komisji bądź zwłoki w jej rozpatrzeniu przez Komisje. 3
Skarga z poz. 9 rejestru została przekazana przez Przewodniczącego Rady do Komisji Rewizyjnej po upływie 17 dni od jej wpływu do Rady, jednak - jak ustalono - w opisywanym przypadku zwłoka wynikała z oczekiwania na stanowisko radcy prawnego w przedmiocie właściwości organów gminy do rozpatrzenia skargi. Mając powyższe na uwadze należy uznać zalecenie za zrealizowane. III. Pozostałe ustalenia kontroli Niezależnie od powyższych ustaleń, w toku obecnej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości w realizacji zadań z zakresu skarg i wniosków: 1. Numeracja pozycji w spisach spraw teczek 0561 i 0562 była nieprawidłowa, gdyż stanowiła powielenie odpowiednich pozycji z rejestru skarg i wniosków (teczka 0561 1, 3, 6, 8, 9 i 10; teczka 0562 2, 4, 5, 7, 11). Nieprawidłowo nadawano również sygnatury spraw rejestrowanych w ww. teczkach. 2. W sygnaturach spraw stosowano dodatkowe oznaczenie liczbowe kolejnych pism w danej sprawie, co stoi w sprzeczności z zasadami nadawania znaku sprawy określonymi w 18 instrukcji kancelaryjnej. 3. W przypadku skargi z poz. 8 rejestru pismem z dnia 8 maja 2008 r. (znak BRM.0561-8/3/2008) dokonano przedłużenia terminu załatwienia sprawy bez wskazania nowego terminu załatwienia, a więc z naruszeniem art. 36 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. 4. Zawiadomienia o sposobie załatwienia skarg przez Radę nie zawierają jak ustalono - uzasadnienia faktycznego i prawnego. Z treści ww. pism Przewodniczącego Rady wynika natomiast, iż załączano do nich każdorazowo uchwałę rady w przedmiocie rozpatrzenia skargi, brak jest jednak potwierdzenia załączenia uzasadnienia do uchwały, które czyniłoby zadość wymogowi wynikającemu z art. 238 1 k.p.a. 5. Odnośnie terminowości rozpatrywania skarg i wniosków stwierdzono przypadki przekroczenia terminów wynikających z przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (poz. 1, 7 i 8), przy czym tylko w przypadku skargi z poz. 8 rejestru dokonano przedłużenia terminu załatwiania (w sposób opisany w pkt. 3). W przypadku skargi z poz. 1 rejestru skarżący był jedynie pisemnie informowany o skierowaniu skargi do prac Komisji Rewizyjnej, a także o dacie i miejscu sesji Rady, na której skarga miała być rozpatrzona. Natomiast w przypadku wniosku z poz. 7 rejestru wnioskodawca przed upływem miesięcznego terminu wynikającego z art. 244 k.p.a. zawiadomiony został jedynie o skierowaniu jego wniosku do właściwych komisji Rady. Odpowiedzi na wniosek Przewodniczący Rady udzielił po upływie 2 miesięcy od jego wpływu. Na tym protokół zakończono. W związku z prowadzoną kontrolą dokonano stosownego wpisu w książce kontroli prowadzonej w Urzędzie Miejskim w Krzeszowicach pod pozycją nr 4 z 2008 r. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden, po podpisaniu, został przekazany Przewodniczącemu Rady Miejskiej w Krzeszowicach. 4
Radzie przysługuje prawo: - złożenia przeprowadzającemu kontrolę przed podpisaniem protokołu kontroli, pisemnych umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, - odmowy podpisania protokołu kontroli z jednoczesnym obowiązkiem złożenia na tę okoliczność, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania, pisemnych wyjaśnień dotyczących przyczyn tej odmowy. Kontrolujący Kontrolowany PRZEWODNICZĄCA Inspektor Wojewódzki RADY MIEJSKIEJ (-) mgr Maciej Krzanowski (-) mgr inż. Marta Sobczyk Kraków, dnia 02.10.2008 Krzeszowice, dnia 30 X 2008 r. 5