Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i 1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013 Rozliczanie projektów i

Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i 1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013 Rozliczanie projektów i weryfikacja płatności Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Definicje 1. Płatność przekazanie beneficjentowi środków stanowiących dofinansowanie projektu. 2. Dokumenty potwierdzające wydatki dokumenty potwierdzające zawarcie umów, dokumenty potwierdzające fakt poniesienia kosztów, dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty. 3. Wniosek o płatność wniosek według określonego schematu, zatwierdzonego przez MRR, składany w formie elektronicznej i papierowej w OPI. 4. Generator wniosków Generator Wniosków o Płatność, dostępny na stronach MRR, umoŝliwiający przygotowanie wniosku w formie elektronicznej. Aktualna wersja ma numer 18. 1 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Wniosek o płatność 1. Beneficjent składa wniosek w formie elektronicznej (generator wniosków o płatność) oraz papierowej. 2. Wniosek moŝe dotyczyć zaliczki, refundacji, rozliczenia zaliczki lub ich kombinacji. 3. Do wniosku naleŝy załączyć dodatkowe tabele (Tabela nr 1 zestawienie poszczególnych wydatków ujętych w danym wniosku o płatność w podziale na kategorie i zadania, Tabela nr 2 zestawienie kumulatywne wydatków w podziale na kategorie w ramach poszczególnych wniosków o płatność słuŝąca do analizowania poprawności realizacji umowy o dofinansowanie) 2 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Wniosek o płatność 4. Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosków o płatność co najmniej raz na kwartał, w terminie 10 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego (danego okresu), jeŝeli poniósł w nim wydatki i mogą one zostać w pełni udokumentowane. Jeśli Beneficjent nie poniósł wydatków w tym okresie, wtedy składa wniosek sprawozdawczy. 3 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Weryfikacja wniosku Instytucja WdraŜająca weryfikuje wniosek o płatność w terminie 30 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność. 4 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Uzupełnienie wniosku 1. W przypadku, gdy we wniosku o płatność wystąpią braki lub błędy Beneficjent, na wezwanie Instytucji WdraŜającej, jest zobowiązany do poprawienia i uzupełnienia wniosku. 2. Beneficjent ma 14 dni na dokonanie stosownej korekty. 5 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Ponowna weryfikacja wniosku 1. W przypadku konieczności dokonania korekt termin weryfikacji wniosku zaczyna się liczyć ponownie od momentu złoŝenia kompletnego wniosku. 2. Oznacza to, Ŝe Instytucja WdraŜająca ma ponownie 30 dni na weryfikację wniosku. 3. W razie zaistnienia takiej konieczności, Instytucja WdraŜająca moŝe dokonać ponownego wezwania do uzupełnienia dokumentów. 6 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Akceptacja i wypłata Instytucja WdraŜająca przekazuje środki na konto Beneficjenta w ciągu 14 dni od akceptacji wniosku o płatność. 7 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Weryfikacja dokumentów finansowych 1. Instytucja WdraŜająca moŝe wezwać Beneficjenta do złoŝenia pełnej dokumentacji finansowej dotyczącej wybranych wydatków. 2. Instytucja WdraŜająca moŝe zlecić weryfikację wniosku o płatność niezaleŝnemu ekspertowi wtedy termin weryfikacji moŝe ulec wydłuŝeniu. 8 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Poddziałanie 1.1.1 Wydatki kwalifikowane LP WYDATEK KWALIFIKOWANY 1 Wynagrodzenia wraz z pozapłacowymi kosztami pracy 2 Amortyzacja 3 Wkład niepienięŝny 4 Zakup wyposaŝenia laboratoryjnego 5 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 6 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 7 Nabycie dostępu do baz danych, innych odpłatnych źródeł informacji, nabycie profesjonalnych opracowań i innych publikacji 8 Wydatki na delegacje oraz opłaty za udział w konferencjach 9 Koszty opracowania analiz i raportów 10 Koszty organizacji paneli ekspertów 11 Zakup usług informatycznych 12 Promocja projektu 13 Koszty ogólne 14 Wydatki na obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy o dofinansowanie 15 Wydatki w zakresie audytu zewnętrznego 16 Podatek VAT 9 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Działanie 1.3 LP 1 Wynagrodzenia z pochodnymi 2 Amortyzacja 3 Wkład niepienięŝny Wydatki kwalifikowane WYDATEK KWALIFIKOWANY 4 Zakup wyposaŝenia laboratoryjnego (do 20 % wydatków kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) 5 Materiały i surowce, oprogramowanie i licencje 6 Usługi badawcze, ekspertyzy, analizy i raporty 7 Delegacje krajowe i zagraniczne 8 Wydatki na certyfikację rezultatów projektu 9 Wydatki na ochronę patentową wraz z doradztwem 10 Wydatki na promocję projektu (w tym rezultatów) 11 Koszty ogólne (w tym wynagrodzenie personelu zarządzającego, administracyjnego oraz finansowego do 20% kosztów kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) 12 Wydatki na obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy 13 Wydatki na usługi w zakresie audytu zewnętrznego 14 Podatek VAT 10 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 1. Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę (wraz z pochodnymi) Umowa o pracę/ oświadczenie o zatrudnieniu, zakres obowiązków * Dokumenty delegujące do prac w projekcie (np. polecenie dyrektora) * Indywidualne karty czasu pracy jeśli delegacja bez określenia % czasu pracy w projekcie * lista płac (jeśli są dodatkowe składniki, np. premie, nagrody wtedy naleŝy dosłać regulamin wynagrodzeń) * praca maksymalnie 8 godzin dziennie na pełnym etacie, chyba Ŝe przepisy stanowią inaczej jeśli pracownik przepracował więcej godzin, to naleŝy dołączyć dokumentację dotyczącą odbioru godzin (podanie pracownika/ zgoda/ rozliczenie następuje w miesiącu zapłaty) * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US oraz innych obciąŝeń * DRA * kalkulacja, zbiorcza karta czasu pracy Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników, zapłaty do ZUS i US oraz pozostałych obciąŝeń wynagrodzeń (ZFM, KZP itp.) 11 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY 2 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z własnym pracownikiem (wraz z pochodnymi) 3 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z osobą spoza jednostki (wraz z pochodnymi) DOKUMENTACJA PODSTAWOWA Umowa zlecenie/ o dzieło; zakres obowiązków i/lub oświadczenie dotyczące: *rozbieŝności zakresu ww. umowy z zakresem obowiązków pracowniczych *faktu, Ŝe czynności wynikające z ww. umowy wykonywane są poza godzinami pracy. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Umowa zlecenie/ o dzieło. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). DOKUMENTACJA KOSZTÓW * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US 4 Usługi obce podmiot prowadzący działalność gospodarczą Umowa. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktura, * protokół odbioru pracy. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 12 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 5 Amortyzacja Faktura źródłowa z potwierdzeniem zapłaty. OT, dokument przyjęcia środka trwałego na stan, tabela amortyzacyjna. Oświadczenie, Ŝe środek trwały nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu ostatnich 7 lat. Jeśli środek trwały był zakupiony jako sprzęt uŝywany dodatkowo oświadczenie o jego wycenie w kontekście cen rynkowych. 6 Wkład niepienięŝny 7 Zakup sprzętu / wyposaŝenia laboratoryjnego (do 20% kosztów kwalifikowanych) Dokumentacja opisowa wkładu niepienięŝnego. Wycena wkładu niepienięŝnego. Umowa z wykonawcą. Przyjęcie wyposaŝenia na stan. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Informacja o przekazaniu środka trwałego do projektu z wykazaniem związku z projektem, * dokumentacja księgowa wydzielone konto przypisane do projektu, * kalkulacja z wyjaśnieniem, jeśli sprzęt uŝywany jest jedynie częściowo. * Dokument wnoszący wkład do projektu, * oświadczenia, wyjaśnienia. * Jeśli częściowe rozliczenie to dołączenie kalkulacji z wyjaśnienie, * dokumentacja księgowa. * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest część faktury * wyjaśnienie związku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 13 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY 8 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji 9 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz DOKUMENTACJA PODSTAWOWA Umowa z wykonawcą. Dokument przyjęcia na stan. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Umowa z wykonawcą. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). DOKUMENTACJA KOSZTÓW * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest jedynie część faktury * wyjaśnienie związku z projektem. * Faktury, * protokoły odbioru prac. DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 10 Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku Umowa z wykonawcą. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenie o spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 14 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 11 Wydatki na delegacje i udział w konferencjach Dokument delegacji. Dokumenty dodatkowe np.: zaproszenie, agenda, korespondencja, materiały, certyfikaty, listy obecności Oświadczenia: o wyŝywieniu, przejazdach i dojazdach (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.). Samochód prywatny - umowa uŝyczenia (rozliczenie wg. limitu zg. z Rozp..) Samochód słuŝbowy karta przebiegu, faktura za paliwo, potwierdzenie zapłaty. Przy delegacjach zagranicznych dodatkowo naleŝy dołączyć informacje o kursie kosztu i wydatku (bank/data/kurs) * Rozliczenie delegacji (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.); dokumenty źródłowe (faktury za hotel, udział w konferencji, itp.; w przypadku płatności gotówkowych - potwierdzenia zapłaty, adnotacje na fakturach o zapłacie gotówką) * oświadczenie o spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Zapłata gotówką RK, KW, KP, kopia wyciągu bankowego potwierdzającego pobranie pieniędzy do kasy. 12 Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu Umowa z wykonawcą. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 15 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 13 Koszty organizacji paneli ekspertów Umowa z wykonawcą. Kopie/zdjęcia z przeprowadzonych spotkań, listy obecności. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Faktury, * protokół odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 14 Wydatki na promocję 1/ materiały promocyjne: Umowa. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Kopie/zdjęcia materiałów promocyjnych 2/ konferencje, spotkania: Umowa z wykonawcą (catering, sala itp.). Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Lista obecności, program, materiały 3/ publikacje: Umowa. Dokumentacja z wyboru wykonawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Kopie/zdjęcia 1/ Faktura; protokół odbioru pracy. 2/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 3/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 1/ Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 2/ Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 3/ Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę 16 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 15 Wydatki na ochronę patentową 16 Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu Świadectwo dokonania zgłoszenia patentowego Umowy, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). Wezwanie do zapłaty z Urzędu Patentowego * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. realizacją projektu publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). spójności wydatku z Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 17 Koszty ogólne (do 20% wydatków kwalifikowanych) 1/ wynagrodzenia personelu zarządzającego, administracyjnego itp. tak jak wynagrodzenia, 1/ tak jak wynagrodzenia, jeśli rozliczane przy pomocy metodologii, to naleŝy dosłać dokładne jej wyjaśnienie. Dokumentacja księgowa Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 2/ koszty powierzchni, media: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty (tylko, gdy w danym okresie w projekcie zatrudnieni są pracownicy na umowę o pracę) 2/ oświadczenia o uŝywalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. 3/ koszty telefonów: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty 3/ oświadczenia o uŝywalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. 17 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 18 Obsługa instrumentów zabezpieczających Umowy, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktury, * protokoły odbioru prac Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 19 Audyt zewnętrzny Umowa, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). 20 Podatek VAT *Oświadczenie o kwalifikowalności VAT. *VAT dotyczący nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu usług * Faktury, * protokoły odbioru prac *Faktury potwierdzone dla innych wydatków kwalifikowanych * Faktura źródłowa, faktura wewnętrzna naliczająca VAT, deklaracja VAT-7, ew. VAT-UE Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. * Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę faktur dotyczących wydatków kwalifikowanych. * Wyciąg bankowy lub potwierdzający zapłatę dla dostawcy, oraz wyciąg potwierdzający wpłatę do US 21 Koszty finansowe otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego projektu oraz koszty przelewów bankowych Wyciąg bankowy * Wyciąg bankowy. * dokumentacja księgowa. Wyciąg bankowy. 18 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 22 Leasing (kwalifikowana spłata kapitału) Umowa, dokumentacja z wyboru dostawcy zgodnie z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych i PZP (ZP-1, ZP-2). * Faktura/faktury, * rozliczenie rat kapitałowych, * jeśli konieczna metodologia to z dokładnym wyjaśnieniem Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. W przypadku rozliczenia zaliczki naleŝy dołączyć do przechowywanej dokumentacji wszystkie kolejne wyciągi bankowe danego okresu rozliczeniowego dotyczące rachunku bankowego otwartego na potrzeby projektu. 19 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Opis na fakturze Faktury lub inne dokumenty o równowaŝonej wartości dowodowej powinny zawierać w opisie: 1. numer umowy o dofinansowanie w ramach PO IG, 2. nazwę projektu lub/i numer projektu, 3. nazwę Programu, Działanie, Poddziałanie, nazwę Funduszu współfinansującego, 4. szczegółowy opis, nie budzący wątpliwości, dotyczący związku wydatku z projektem, 5. odniesienie do pozycji w Harmonogramie wydatków kwalifikowanych projektu zgodnie z umową o dofinansowanie - nazwa kategorii wydatku, numer zadania (jeśli jest rozbicie na klika kategorii/ zadań, to naleŝy je przedstawić w kilku pozycjach z podaniem konkretnych kwot przyporządkowanych do odpowiednich kategorii/ zadań) 6. potwierdzenie realizacji prac ujętych w dokumencie przez Kierownika Projektu lub Wykonawcę jeŝeli załączany dokument dotyczy realizacji prac, 7. informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, 8. podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r, Nr 19, poz. 177) - jeŝeli dany wydatek podlega pod ustawę Prawo zamówień publicznych, jeśli nie to zgodność z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych, 9. kwotę kosztu kwalifikowanego (w tym VAT). 20 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Podatek VAT Podatek VAT może być kosztem kwalifikowanym w części lub całości zgodnie z informacjami załączonymi do umowy. Rozliczenie VAT wymaga złożenia oświadczenia, że podlega on kwalifikacji. Analogiczne oświadczenia składają wszyscy konsorcjanci. Najlepszą praktyką byłoby uzyskanie wiążącej interpretacji podatkowej o braku możliwości odliczenia podatku VAT. 21 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Rozliczenia w ramach Konsorcjum Konsorcjum Naukowe, Konsorcjum Naukowo Przemysłowe Rozliczeń dokonuje Lider / Koordynator Konsorcjum. Lider dokonuje rozliczeń na podstawie umowy konsorcjum ( IP II rekomenduje zawieranie umowy na realizację zadań w ramach projektu z Konsorcjantami). Rozliczenie między Konsorcjantami odbywa się za pomocą faktur lub równoważnych dokumentów księgowych. We wniosku o płatność należy wykazać wszystkie wydatki kwalifikowane danego okresu(zarówno Lidera jak też konsorcjantów). 22 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Lider jest odpowiedzialny za pozyskanie pełnej dokumentacji od Członków Konsorcjum i przechowywanie jej u siebie w dokumentacji projektu. Jeśli projekt zostanie wylosowany do weryfikacji wybranych wydatków poniesionych w danym okresie, to Lider zobowiązany jest do złożenia pełnej dokumentacji finansowej dotyczącej tych wydatków (zarówno Lidera jak też konsorcjantów ) do IP II w celu rozliczenia. W Poddziałaniach nie przewiduje się przepływów pieniężnych do Przedsiębiorców Członków Konsorcjum. 23 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dochody w projekcie W każdym wniosku o płatność należy raportować dochody uzyskane w projekcie. Przez dochód rozumiemy różnicę między przychodem uzyskanym w ramach sprzedaży wyników projektu a kosztami operacyjnymi. Przez dochód rozumiemy również uzyskane odsetki od środków przekazywanych na realizację projektu w formie zaliczek i przechowywanych na rachunkach bankowych. 24 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Poddziałanie 1.1.1 Rozliczenie kosztów wniosku WNP_POIG (numer projektu) poniesionych do dnia.. TABELA 1 Kategorie wydatków Kumulacja wydatków wg kategorii Wydatki okresu rozliczeniowego np. 01.04.2009-30.06.2009 Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 4 Zadanie 5 suma wydatków w okresie rozliczeniowym z kwartalnego harmonogramu rzecz.-fin. 6 000 000,00 100 000,00 100 000,00 200 000,00 210 000,00 250 000,00 860 000,00 Wynagrodzenia wraz z pozapłacowymi kosztami pracy 1 000 000,00 Lista płac 1 2 000,00 1 000,00 8 000,00 9 000,00 Lista płac 2 1 000,00 1 500,00 11 000,00 Lista płac 3 500,00 1 000,00 5 000,00 Suma 3 500,00 2 500,00 9 000,00 9 000,00 16 000,00 40 000,00 Amortyzacja 500 000,00 FV/15 8 000,00 7 500,00 19 000,00 28 000,00 Suma 8 000,00 0,00 7 500,00 19 000,00 28 000,00 62 500,00 Zakup wyposaŝenia laboratoryjnego 1 500 000,00 FV/100/Z 4 000,00 6 000,00 FV/g/345 20 000,00 FV/78/2009 10 000,00 20 000,00 Suma 4 000,00 6 000,00 20 000,00 10 000,00 20 000,00 60 000,00 Zakup materiałów, surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 300 000,00 FV/100/78 1 000,00 6 000,00 FV/1/DG 10 000,00 FV/90/01 5 000,00 19 000,00 Suma 10 000,00 5 000,00 1 000,00 19 000,00 6 000,00 41 000,00 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 700 000,00 FV/349876 20 000,00 Suma 0,00 0,00 0,00 0,00 20 000,00 20 000,00 25 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Nabycie dostępu do baz danych, innych odpłatnych źródeł informacji, nabycie 100 000,00 profesjonalnych opracowań i innych publikacji Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 7/2009 700,00 Suma 0,00 0,00 0,00 700,00 0,00 700,00 Wydatki na delegacje oraz opłaty za udział w 300 000,00 konferencjach FV/kl/3 18 500,00 FV/109 5 500,00 18 000,00 Suma 0,00 0,00 18 500,00 5 500,00 18 000,00 42 000,00 Koszty opracowania analiz i raportów 50 000,00 PZ/875/78 10 000,00 20 000,00 Suma 10 000,00 0,00 0,00 20 000,00 0,00 30 000,00 Koszty organizacji paneli ekspertów 100 000,00 FV/CV/98 1 000,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 5 000,00 Suma 1 000,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 5 000,00 9 000,00 Zakup usług informatycznych 800 000,00 FV/77 2 000,00 FV/009/8 8 000,00 Suma 0,00 10 000,00 0,00 0,00 0,00 10 000,00 Promocja projektu 250 000,00 FV/45 2 000,00 2 000,00 11 000,00 FV/33333 20 000,00 30 000,00 Suma 2 000,00 2 000,00 11 000,00 20 000,00 30 000,00 65 000,00 26 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Koszty ogólne 400 000,00 FV/0004/3 10 000,00 10 000,00 20 000,00 20 000,00 20 000,00 Lista płac 48 10 000,00 10 000,00 WB 109/5/2009 100,00 Suma 10 100,00 10 000,00 20 000,00 30 000,00 30 000,00 100 100,00 Wydatki na obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy 0,00 Suma 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Wydatki na usługi w zakresie audytu zewnętrznego 0,00 Suma 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 SUMA kosztów kwalifikowanych projektu w danym okresie rozliczeniowym 48 600,00 36 500,00 88 000,00 134 200,00 173 000,00 480 300,00 Niewykorzystane środki w danym okresie rozliczeniowym 51 400,00 63 500,00 112 000,00 75 800,00 77 000,00 379 700,00 AGENDA TABELI 1 przewidziane wydatki w zadaniach z harmonogramu realizacji według kwartałów kategorie wydatków wg harmonogramu rzeczowo-finansowego suma przewidzianych wydatków w danej kategorii przez cały okres realizacji projektu kwota dofinansowania wg umowy suma poniesionych wydatków w danym okresie rozliczeniowym we wskazanej kategorii suma poniesionych wydatków w danym okresie rozliczeniowym we wskazanym zadaniu suma wszystkich wydatków w danym okresie rozliczeniowym równa kwocie wydatków kwalifikowanych z zestawienia 11 suma niewykorzystanych środków w danym okresie rozliczeniowym we wskazanym zadaniu suma wszystkich niewykorzystanych wydatków w danym okresie rozliczeniowym 27 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Rozliczenie kosztów projektu nr WNP-POIG.01.01.01-. poniesionych do dnia.. TABELA 2 Kategorie wydatków Kwota kategorii kosztów (w PLN) zgodnie z umową WNP nr.. od początku realizacji do.. Wydatki okresu rozliczeniowego WNP nr do.. WNP nr do. WNP nr do. WNP nr do. suma wydatków do pozostało Wynagrodzenia wraz z pozapłacowymi kosztami pracy 1 000 000,00 40 000,00 40 000,00 960 000,00 Amortyzacja 500 000,00 62 500,00 62 500,00 437 500,00 Zakup wyposaŝenia laboratoryjnego 1 500 000,00 60 000,00 60 000,00 1 440 000,00 Zakup materiałów, surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 300 000,00 41 000,00 41 000,00 259 000,00 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 700 000,00 20 000,00 20 000,00 680 000,00 Nabycie dostępu do baz danych, innych odpłatnych źródeł informacji, nabycie profesjonalnych opracowań i innych publikacji 100 000,00 700,00 700,00 99 300,00 Wydatki na delegacje oraz opłaty za udział w konferencjach 300 000,00 42 000,00 42 000,00 258 000,00 Koszty opracowania analiz i raportów 50 000,00 30 000,00 30 000,00 20 000,00 Koszty organizacji paneli ekspertów 100 000,00 9 000,00 9 000,00 91 000,00 Zakup usług informatycznych 800 000,00 10 000,00 10 000,00 790 000,00 Promocja projektu 250 000,00 65 000,00 65 000,00 185 000,00 Koszty ogólne 400 000,00 100 100,00 100 100,00 299 900,00 Wydatki na obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy 0,00 0,00 Wydatki na usługi w zakresie audytu zewnętrznego 0,00 0,00 SUMA kosztów kwalifikowanych projektu 6 000 000,00 480 300,00 0,00 0,00 0,00 0,00 480 300,00 5 519 700,00 28 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

TABELA 1 Kategorie wydatków Działanie 1.3 Rozliczenie kosztów wniosku WNP_POIG (numer projektu) poniesionych do dnia.. Kumulacja wydatków wg kategorii Wydatki okresu rozliczeniowego np. 01.04.2009-30.06.2009 Zadanie 1 Zadanie 2 Zadanie 3 Zadanie 4 Zadanie 5 suma wydatków w okresie rozliczeniowy m z kwartalnego harmonogram u rzecz.-fin. 6 000 000,00 100 000,00 100 000,00 200 000,00 210 000,00 250 000,00 860 000,00 Wynagrodzenia z pochodnymi 1 000 000,00 Lista płac 1 2 000,00 1 000,00 8 000,00 9 000,00 Lista płac 2 1 000,00 1 500,00 11 000,00 Lista płac 3 500,00 1 000,00 5 000,00 Suma 3 500,00 2 500,00 9 000,00 9 000,00 16 000,00 40 000,00 Amortyzacja 500 000,00 FV/15 8 000,00 7 500,00 19 000,00 28 000,00 Suma 8 000,00 0,00 7 500,00 19 000,00 28 000,00 62 500,00 Zakup wyposaŝenia laboratoryjnego (do 20 % wydatków kwalifikowanych 1 500 000,00 projektu włączając podatek VAT) FV/100/Z 4 000,00 6 000,00 FV/g/345 20 000,00 FV/78/2009 10 000,00 20 000,00 Suma 4 000,00 6 000,00 20 000,00 10 000,00 20 000,00 60 000,00 Materiały i surowce, oprogramowanie i licencje 300 000,00 FV/100/78 1 000,00 6 000,00 FV/1/DG 10 000,00 FV/90/01 5 000,00 19 000,00 Suma 10 000,00 5 000,00 1 000,00 19 000,00 6 000,00 41 000,00 Usługi badawcze, ekspertyzy, analizy i raporty 700 000,00 FV/349876 20 000,00 Suma 0,00 0,00 0,00 0,00 20 000,00 20 000,00 29 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Delegacje krajowe i zagraniczne 100 000,00 Polecenie wyjazdu słuŝbowego nr 7/2009 700,00 Suma 0,00 0,00 0,00 700,00 0,00 700,00 Wydatki na certyfikację rezultatów projektu 300 000,00 FV/kl/3 18 500,00 FV/109 5 500,00 18 000,00 Suma 0,00 0,00 18 500,00 5 500,00 18 000,00 42 000,00 Wydatki na ochronę patentową wraz z doradztwem 50 000,00 PZ/875/78 10 000,00 20 000,00 Suma 10 000,00 0,00 0,00 20 000,00 0,00 30 000,00 Wydatki na promocję projektu (w tym rezultatów projektu) 100 000,00 FV/CV/98 1 000,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 5 000,00 Suma 1 000,00 1 000,00 1 000,00 1 000,00 5 000,00 9 000,00 Koszty ogólne (w tym wynagrodzenie personelu zarządzającego, administracyjnego oraz finansowego, do 20 % 800 000,00 kosztów kwalifikowanych projektu włączając podatek VAT) Lista płac 48 10 000,00 10 000,00 Lista płac 49 10 000,00 10 000,00 FV/77 2 000,00 WB 109/5/2009 100,00 FV/009/8 8 000,00 Suma 100,00 10 000,00 10 000,00 20 000,00 10 000,00 50 100,00 Wydatki na obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy 250 000,00 FV/45 2 000,00 2 000,00 11 000,00 FV/33333 20 000,00 30 000,00 Suma 2 000,00 2 000,00 11 000,00 20 000,00 30 000,00 65 000,00 Wydatki na usługi w zakresie audytu zewnętrznego 400 000,00 FV/0004/3 10 000,00 10 000,00 20 000,00 20 000,00 20 000,00 Suma 10 000,00 10 000,00 20 000,00 20 000,00 20 000,00 80 000,00 SUMA kosztów kwalifikowanych projektu w danym okresie rozliczeniowym 48 600,00 36 500,00 98 000,00 144 200,00 173 000,00 500 300,00 Niewykorzystane środki w danym okresie rozliczeniowym 51 400,00 63 500,00 102 000,00 65 800,00 77 000,00 359 700,00 30 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

TABELA 2 Kategorie wydatków Działanie 1.3 Rozliczenie kosztów wniosku WNP_POIG (numer projektu) poniesionych do dnia.. Kwota kategorii kosztów (w PLN) zgodnie z umową WNP nr.. od początku realizacji do.. Wydatki okresów rozliczeniowych WNP nr do.. WNP nr do.. WNP nr do.. WNP nr do.. suma wydatków do.. pozostałe środki do końca realizacji projektu Wynagrodzenia z pochodnymi 1 000 000,00 40 000,00 40 000,00 960 000,00 Amortyzacja 500 000,00 62 500,00 62 500,00 437 500,00 Zakup wyposaŝenia laboratoryjnego (do 20 % wydatków kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) 1 500 000,00 60 000,00 60 000,00 1 440 000,00 Materiały i surowce, oprogramowanie i licencje 300 000,00 41 000,00 41 000,00 259 000,00 Usługi badawcze, ekspertyzy, analizy i raporty 700 000,00 20 000,00 20 000,00 680 000,00 Delegacje krajowe i zagraniczne 100 000,00 700,00 700,00 99 300,00 Wydatki na certyfikację rezultatów projektu 300 000,00 42 000,00 42 000,00 258 000,00 Wydatki na ochronę patentową wraz z doradztwem 50 000,00 30 000,00 30 000,00 20 000,00 Wydatki na promocję projektu (w tym rezultatów) 100 000,00 9 000,00 9 000,00 91 000,00 Koszty ogólne (w tym wynagrodzenie personelu zarządzającego, administracyjnego oraz finansowego do 20% kosztów kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) 800 000,00 50 100,00 50 100,00 749 900,00 Wydatki na obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy 250 000,00 65 000,00 65 000,00 185 000,00 Wydatki na usługi w zakresie audytu zewnętrznego 400 000,00 80 000,00 80 000,00 320 000,00 SUMA całkowitych kosztów projektu 6 000 000,00 500 300,00 0,00 0,00 0,00 0,00 500 300,00 5 499 700,00 AGENDA TABELI 2 kwota dofinansowania wg umowy suma wszystkich wydatków w danym okresie rozliczeniowym równa kwocie wydatków kwalifikowanych z zestawienia 11 pozostałe środki do wykorzystania w kolejnych okresach rozliczeniowych w danej kategorii pozostałe środki do wykorzystania w kolejnych okresach rozliczeniowych suma wydatków w danej kategorii we wskazanych okresach rozliczeniowych suma wszystkich wydatków poniesionych w danych okresach rozliczeniowych 31 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009

Dziękuję za uwagę! Ośrodek Przetwarzania Informacji Dział WdraŜania Działania 1.1 i 1.3 PO IG tel. 22 351 70 87 poig@opi.org.pl www.poig.opi.org.pl Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 32 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 15.10.2009