Akademia Młodego Ekonomisty Zarządzanie czasem własnym Wykład: Czas na naukę Dr Magdalena Rycerz Fiuk Wyższa Szkoła Ekonomii i Prawa w Kielcach 17 kwiecień 2013 r. Pamiętaj! Na studiach nie uczą najważniejszych, życiowych umiejętności, takich jak zarządzanie sobą w czasie czy wyznaczanie celów. Umiejętności te są kluczowe, jeśli chcesz osiągnąć w życiu sukces. 1
Czas upływa, masz go coraz mniej! Zarządzaj nim, nie marnuj go! 2
Kluczowe elementy zarządzania czasem Zarządzanie czasem Zarządzanie własnym czasem to konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w praktyce Pamiątaj: sprawdzonych technik pracy. Nigdy nie będziesz miał wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko, co jest do zrobienia. Jednak zawsze jest dość czasu, aby zrobić to, co jest najważniejsze. 3
Czas Czas jest naszym najcenniejszym aktywem. Niezależnie od naszej woli, zawsze płynie w tym samym kierunku. Nie można nim zarządzać, ani go zatrzymać. Natomiast zawsze możemy tak zarządzać sobą w czasie, aby zrobić jak najwięcej w jak najkrótszym okresie czasu. Możemy też zmienić subiektywnie prędkość, z jaką biegnie. c.d. To tak jak z żeglowaniem. Nie masz wpływu na wiatr, natomiast zawsze możesz ustawiać odpowiednio żagle, aby płynąć w pożądanym kierunku. 4
Kluczowe elementy zarządzania czasem c.d. Korzyści: Realistyczna ocena sytuacji zmniejsza poziom stresu i pośpiechu. Rezerwa czasu na nieprzewidziane sytuacje, koncentracja na pilnych i ważnych zadaniach oraz realizowanie ich w pierwszej kolejności zwiększa efektywność. Mniej błędów wynikających z presji czasu. Świadome zarządzanie czasem zwiększa zadowolenie z wykonywanej pracy. 5
Wielogodzinne oglądanie telewizji. Przeglądanie Internetu w celach rozrywkowych. Zła organizacja pracy. Brak jasno sformułowanych celów i priorytetów. Wykonywanie zbyt wielu czynności jednocześnie. Porzucanie zaczętych zadań. Nieplanowane rozmowy telefoniczne 6
Zbyt częste przerwy. Odkładanie pracy na później. Zbyt długie zebrania. Niezapowiedziani goście. Bałagan na biurku lub w komputerze. Zła segregacja dokumentów. Hałas. Brak asertywnej postawy wobec innych osób Pamiętaj! Rozpocznij świadome zarządzanie czasem od zidentyfikowania i wyeliminowania głównych pożeraczy Twojego czasu. Zastanów się, jakie straty i korzyści wiążą się z każdą z bezcelowych czynności, które wykonujesz. Zacznij działać i wprowadź zmiany mające na celu ograniczenie złodziei czasu. Bądź konsekwentny. 7
Określanie celów Wyznaczanie celów- mapa myśli 8
Określanie celów PROWADŹ KALENDARZ! 9
Koncepcja SMARTER Specific - szczegółowy, jednoznaczny. Measurable - mierzalny. Agreed - akceptowalny, osiągalny. Realistic - realny. Time-bound - określony w czasie. Ethical - zgodny z zasadami. Recorded - zapisany, zarejestrowany. Zasady i reguły skutecznego planowania Reguła 60/40: Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy - 60%. Możesz przeznaczyć ją na realizację zadań np. przygotowanie kwartalnego raportu lub oferty dla klienta. Pozostały czas należy zarezerwować na sytuacje nieoczekiwane i spontaniczne. 10
Sytuacje nieoczekiwane Niezapowiedziana wizyta współpracownika Niespodziewane zadanie Awaria drukarki Zasady i reguły skutecznego planowania Pamiętaj: W zależności od specyfiki pracy jaką wykonujesz proporcje 60/40 mogą ulec zmianie np. na 80/20 lub 50/50. Nigdy nie planuj jednak całego czasu, którym dysponujesz. Stosując zasadę 60/40 zmniejszasz poziom swojego stresu i zwiększasz szanse na planowe zakończenie zadań. 11
Reguła Pareto 12
13
Zasada Pareto Reguła Pareto = Zasada 80/20: Jedynie w ciągu 20% czasu przeznaczonego na działanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników. Oznacza to, że: nie należy na początku zajmować się zadaniami najłatwiejszymi lub wymagającymi najmniejszej ilości czasu, kolejność wykonywania zadań powinna być wyznaczona przez ważność i znaczenie tych zadań. Reguła Parkinsona Reguła Parkinsona mówi o tym, że czynność potrwa tyle, ile ma potrwać. Mamy tu wrażenie, że jesteśmy mistrzami w zarządzaniu naszym czasem, np. zakupy. 14
Reguła Parkinsona Planując pamiętaj o: tworzeniu pisemnego planu, czyli wymienieniu wszystkich czynności do wykonania, strategii małych kroków, czyli dziel złożone zadania na mniejsze, realistycznym planowaniu tzn. uwzględnianiu tylko takiej ilości zadań, która jest możliwa do zrealizowania, terminach wykonania - zawsze wyznaczaj ostateczne terminy realizacji zadań, wyznaczaniu priorytetów, wypracowaniu nawyku codziennego planowania. 15
Wyznaczanie priorytetów za pomocą metody ABC Opiera się na zasadzie Pareto Opiera się również na ważności określonych zasad. ABC Metoda ABC składa się z trzech kroków: KROK 1. Spisanie wszystkich zadań, które są pilne do wykonania. KROK 2. Uporządkowanie zapisanych działań według ważności poprzez przypisanie im jednej z trzech kategorii. 16
A Zadania typu "A Stanowią 15% wszystkich zadań, ale dają 65% wydajności. Czy to zadanie zbliża Cię do realizacji głównych celów zawodowych lub życiowych? Wykonanie którego zadania przyniesie największą korzyść dla Ciebie? Niewykonanie którego zadania oznacza największą stratę? Zadania typu "B" B Umiarkowanie ważne czynności. Stanowią ok. 20% ogólnej liczby zaplanowanych działań i mają wpływ na 20% wydajności. Czasami można zlecić ich wykonanie innej osobie. 17
C Zadania typu "C" Czynności mało ważne. Jest ich najwięcej. Wszystkie te działania są możliwe do delegowania. Stanowią aż 65% wszystkich Twoich działań, ale wpływają tylko na 15 % Twojej wydajności. Wyznaczanie priorytetów za pomocą metody ABC c.d. Metoda ABC składa się z trzech kroków: KROK 3. Zaplanuj dzień pracy. Zacznij od umieszczenia w planie zadań typu "A". Następnie wpisz zadania typu "B", których nie delegowałeś. Na końcu umieść w planie zadania typu "C". 18
ABC Jedną z lepszych metod ustalania priorytetów, jest metoda ABCDE, o której już wcześniej wspominałam (jeśli jeszcze jej nie wprowadziłeś w życie, masz kolejną okazję!). ABC A to zadania najważniejsze, coś czego wykonanie, lub niewykonanie będzie miało poważne skutki. Jeśli masz kilka takich czynności, uszereguj je jako A1, A2, A3 etc. B to zadania mniej ważne, coś co powinieneś zrobić. Ich wykonanie lub niewykonanie będzie miało pewne konsekwencje, lecz znacznie mniejsze niż skutki zadania A. Nie zabieraj się za zadania B, dopóki nie zakończysz wszystkich zadań A. 19
c.d. C to rzeczy, które dobrze byłoby zrobić, ale nie niosą ze sobą żadnych konsekwencji. Rozmowa z przyjacielem, wspólne wyjście do teatru, przeczytanie gazety to przykłady zadań z kategorii C. D oznacza delegację. To czynności, które najlepiej jest przekazać komuś innemu. Wszystko, co mija się z Twoimi kwalifikacjami lub jest w firmie/rodzinie osoba która może Cię w tym zastąpić. To jak popularny w firmach outsourcing, czyli zlecanie czynności firmom zewnętrznym. ABC E oznacza eliminację. To wszystko, co możesz usunąć ze swojego planu. To czynności, które nie mają wpływu ani na sukces życiowy lub zawodowy, ani na rodzinę, ani na zdrowie lub dobre samopoczucie. Przykład to oglądanie telewizji, zbyt częste sprawdzanie maili (niektórzy robią to kilkanaście razy dziennie, zamiast raz czy dwa razy), przebywanie na spotkaniach, które nic nie wnoszą, na których nie jesteś potrzebny. 20
Matryca Eisenhowera 21
22
Doświadczenie Postaw na stole dzban. Powkładaj do niego kamieni i zobacz, czy coś jeszcze można tam włożyć. Gdy stwierdzisz, że nic już nie wejdzie, do dzbana dołóż żwir potrząsając dzbanem. Zadaj kolejne, takie samo pytanie. Następnie wsyp piach. Na koniec dolej wody. Okazało się, że gdybyś zrobił odwrotnie, kamienie nie zmieściłyby się do dzbana Podsumowanie! A oto 10 pomysłów, jak w łatwy sposób można stracić swój drogocenny czas, lub zyskać go jeszcze więcej. Wszystko zależy tylko od Ciebie! 23
1. Wielozadaniowość Jak dowodzi wiele badań, skupianie się na wielu rzeczach na raz nie jest możliwe. To mit. Umysł potrafi koncentrować się tylko na jednej rzeczy. 2. Nie korzystanie z bloków czasu Jeśli nie planujesz swojego czasu i nie dzielisz zadań na bloki tematyczne, prawdopodobnie większość czasu stracisz na robieniu rzeczy których nie trzeba robić lub na drobiazgach. 3. Wykonywanie zbyt wielu czynności Na pewno słyszałeś o zasadzie Pareto, czyli 80/20. Mówi ona, że zaledwie 20% czynności które wykonujemy, wpływa na 80% rezultatów które otrzymujemy. Czyli jeśli w ciągu dnia wykonasz 10 zadań, tylko 2 z nich będą naprawdę ważne i istotne dla Ciebie. 24
4. Brak ustalania priorytetów Jedną z najważniejszych umiejętności ludzi sukcesu, jest ustalanie priorytetów zadań, które mają do wykonania. Najlepszą, a zarazem najłatwiejszą metodą ustalania priorytetów jest metoda ABCDE. Siła tej metody drzemie w jej prostocie. 5. Nie zapisywanie zadań do wykonania Dużo osób ma przekonanie, że dzięki dobrej pamięci wiedzą, co muszą zrobić danego dnia. Jednak to tak nie działa! Zawsze myśl z długopisem lub ołówkiem w ręku. Zapisując zadanie lub określając swój cel, staje się on realny. Tworzysz coś, co można zobaczyć i przekonujesz podświadomość, że jest to dla Ciebie ważne. 25
6. Brak planowania Z zapisywaniem zadań nierozłącznie wiąże się planowanie. O ile sprecyzowanie swoich potrzeb i celów oraz ich zapisanie to pierwszy krok, kolejnym jest wyznaczenie planu działania. 7. Odkładanie na później Później to jedyny dzień, który nigdy nie nadchodzi. Jeśli sporządziłeś już gotowy plan, natychmiast przejdź do działania! Zrób pierwszy krok w kierunku jego realizacji. Im wcześniej zaczniesz, tym wcześniej skończysz! 8. Brak przerw Pamiętaj, że zarówno umysł jak i ciało męczą się. Siedzenie kilka godzin nad jakimś zadaniem nie ma sensu. Po godzinie Twoja efektywność spada o połowę. Im dłużej wykonujesz jakąś czynność, tym bardziej się męczysz i nie zauważasz, że robisz to mniej skutecznie. 26
9. Praca w bałaganie Badania udowodniły, że osoby pracujące na nieuporządkowanym biurku, tracą przeciętnie półtorej godziny dziennie. Czas ten poświęcają na rozpraszanie swojej uwagi rzeczami zalegającymi na biurku, oraz na szukaniu potrzebnych przedmiotów. To stracone 7,5 godziny tygodniowo, czyli prawie cały dzień pracy! 10. Zbyt krótki sen Człowiek niewyspany to mało wydajny pracownik. Przemęczenie i niedosypianie zmuszają nas do częstego picia kawy, herbaty co tylko chwilowo poprawia wydajność organizmu. 27
POŻERACZE CZASU Czynniki przerywające pracę Mail, SMS, telefon, wiadomość na GG, kolega w pracy który szuka towarzystwa... Znajome, prawda? To wszystko powoduje, że tracimy koncentrację na naszym najważniejszym zadaniu i zajmujemy się sprawami błahymi. Pierwszym elementem sukcesu jest zabrać się do pracy, a drugim nie przerywać pracy Aby Zaoszczędzić Czas Zdobywaj Wiedzę Jak zaoszczędzić czas zdobywając wiedzę? Wiedza to potęga. Jesteśmy tego uczeni od najmłodszych lat. I bardzo dobrze, bo jest to prawda! Miliony ludzi na całym świecie osiągnęły sukces, poprzez zdobywanie wiedzy i jej stosowanie. 28
CZAS NA WIEDZĘ W setkach książek, autobiografii słynnych ludzi przeczytasz, że zaczynali od zera. Jednak poprzez czytanie, zdobywanie wiedzy i wprowadzanie jej w praktykę, osiągnęli sukces w swojej dziedzinie. Jedną z najważniejszych reguł jest to, że możesz nauczyć się wszystkiego, co jest Ci potrzebne, aby osiągnąć swoje cele. To podstawa sukcesu. Oznacza, że masz nieograniczone możliwości. Ogranicza Cię tylko czas i wyobraźnia, oraz Twoja własna aktywność lub jej brak. No dobrze... A jeśli nie mam czasu, aby się edukować? Brian Tracy Nieustannie zadawaj sobie pytanie, czy Twoje działania przynoszą maksymalny zwrot z zainwestowanego czasu Brian Tracy 29
WARSZTATY! ABC Zaplanuj kolejny dzień za pomocą metody ABC: Zacznij od stworzenia listy zadań. Następnie podziel czynności na działania A, B lub C. Zaplanuj kolejność wykonywania zadań. Zacznij realizację planu od działań typu A, potem B, a na końcu C. 30
ZŁODZIEJE CZASU! WSKAŻ 5 ZŁODZIEI CZASU, KTÓRE SPRAWIAJĄ CI NAJWIĘCEJ PROBLEMÓW OPRACUJ SPOSOBY RADZENIA SOBIE Z WYBRANYMI POŻERACZAMI CZASU. NASTĘPNIE ZASTANÓW SIĘ, Z CZEGO WYNIKAJĄ TE PROBLEMY I JAK MOŻESZ JE ROZWIĄZAĆ. DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ! DR MAGDALENA RYCERZ-FIUK 31