Kierujący zapytanie: Zapytanie ofertowe 9/2013/GSWB Warszawa, 04.04.2013 Stowarzyszenie MONAR Zarząd Główny ul. Nowolipki 9b 01-151 Warszawa KRS 0000139796 NIP 5261038205 Skład Zarządu: Jolanta Łazuga-Koczurowska Przewodnicząca ZG, Wojciech Fijałkowski Wiceprzewodniczący ZG, Robert Starzyński Sekretarz ZG, Danuta Wiewióra członek ZG, Marek Tadeusz Stefaniak członek ZG, Piotr Adamiak członek ZG, Mariusz Kowarski członek ZG, Jagoda Władoń - członek ZG Przygotowanie zapytania: Paweł Korliński, Marta Stefaniak-Łubianka, Marzena Prusiecka Komisja Konkursowa Paweł Korliński, Marta Stefaniak-Łubianka, Marzena Prusiecka zwane dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art. 70 1 70 5 Kodeksu cywilnego na organizację zagranicznej wizyty studyjnej na terenie Unii Europejskiej w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Wspólny Słownik Zamówień 55100000-1 Usługi Hotelarskie 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60112000-6 Usługi w zakresie publicznego transportu drogowego 60170000-0 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą 60410000-5 Usługi regularnego transportu lotniczego 63515000-2 Usługi podróżne 63520000-0 Usługi agencji transportowych
66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe 79540000-1 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych II. Przedmiot Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja zagranicznej wizyty studyjnej w Paryżu, w ramach której Wykonawca zobowiązuje się do: zapewnienia tłumacza, zakwaterowania, wyżywienia i biletów lotniczych, biletów komunikacji publicznej i/lub transportu osób na miejscu oraz do i z lotniska w Polsce oraz na miejscu, dla uczestników następującej wizyty studyjnej: 1. Wizyta Studyjna dla 11 osób w mieście Paryżu (Francja) w dniach od 13.05.2013 r. do 18.05.2013 r. III. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia 1. Zakwaterowanie a. Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rezerwacji i zakupu miejsc noclegowych dla uczestników wizyty, na cały czas trwania wizyty studyjnej. Zamawiający wymaga zakwaterowania uczestników w pokojach jedno, dwu, lub trzyosobowych, z łazienką, w standardzie hotelu co najmniej dwugwiazdkowego (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19.08.2004r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie tj. Dz. U. Nr 22 z 2006 r., poz. 169 z późn. zm.) zlokalizowanego w granicach administracyjnych odwiedzanego miasta, w jego dobrze skomunikowanej części. Hotel powinien znajdować w dzielnicach X lub XI. Oferta POWINNA ZAWIERAĆ NAZWĘ I ADRES HOTELU. b. Zamawiający wymaga, aby hotel znajdował się w odległości nie większej niż 1 km. od przystanku komunikacji publicznej. 2. Wyżywienie a. Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić pełne dzienne wyżywienie na miejscu wizyty zagranicznej obejmujące 3 posiłki (śniadanie, obiad, kolacja). W dniu wyjazdu oraz powrotu godziny posiłków powinny być dostosowane do godzin lotu. b. Obiady muszą być serwowane w restauracjach poza hotelem lub w hotelu w lokalizacji zgodnej z agendą pobytu, którą Zamawiający dostarczy Wykonawcy na 14 dni przed rozpoczęciem wizyty. c. Obiady powinny składać się z minimum dwóch dań ciepłych do wyboru (zupa oraz II danie), zestawu surówek oraz deseru i napoju/soku/kompotu. Śniadania i kolacje muszą zawierać minimum jedno danie ciepłe i minimum dwa dania podawane na zimno (do wyboru) oraz napój/sok/kompot, mogą być serwowane w postaci bufetu/szwedzkiego stołu.
3. Bilety lotnicze a. Wykonawca dokona rezerwacji i zakupu biletów lotniczych (klasa ekonomiczna) dla uczestników wizyty w zaplanowanym terminie. Wylot będzie odbywał się z lotniska w Warszawie lub w Modlinie. Uczestnicy wizyty będą podróżować liniami rejsowymi lub tzw. tanimi liniami lotniczymi. b. Zamawiający dopuszcza dostarczenie biletów lotniczych uczestnikom wizyty w formie biletu elektronicznego, na podany przez nich adres poczty email. Jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet elektroniczny, Wykonawca zaoferuje i dostarczy uczestnikom wizyty na adres przez nich wskazany bilet papierowy. Zamawiający zastrzega, iż wylot oraz powrót uczestników wizyty może następować w każdym roboczym dniu tygodnia (poniedziałek piątek), w terminie podanym dla wizyty studyjnej, z uwzględnieniem obowiązującego na danej trasie rozkładu lotów. Bilet lotniczy musi obejmować również ubezpieczenie osoby, ubezpieczenie bagażu na czas podróży oraz opłaty lotniskowe. 4. Transport Wykonawca zapewni transport dla uczestników wizyty busem na trasie Radom - Warszawa - Lotnisko Chopin w dniu wylotu z Polski, oraz na trasie Lotnisko Chopin - Warszawa - Radom w dniu przylotu do Polski. Wykonawca zapewni dla każdego uczestnika bilety komunikacji miejskiej lub inny środek transportu zapewniający komunikację z lotniska na miejsce noclegu i z powrotem oraz w granicach administracyjnych odwiedzanego miasta na cały okres pobytu grupy. 5. Tłumacz Wykonawca zapewni podczas każdej wizyty zagranicznej obecność tłumacza, ze znajomością języka kraju wizyty. Zamawiający na 14 dni przed wylotem poinformuje tłumacza o charakterze wizyty i dokładnym programie pobytu uczestników wizyty. Język kraju wizyty będzie ogólnie przyjętym językiem w kontaktach z wizytowanymi placówkami. Wykonawca zapewni tłumaczenie konsekutywne podczas oficjalnych spotkań i całego pobytu gości. Praca tłumacza będzie polegała na precyzyjnym przekładzie sensu wypowiedzi uczestników spotkań. Tłumacz powinien być dostępny dla uczestników przez cały okres trwania wizyty. 6. Ubezpieczenie uczestników wizyty Wykonawca zapewni obowiązkowe ubezpieczenie KL i NNW i utraty bagażu dla wszystkich uczestników wizyt studyjnych. Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia każdego z uczestników wizyty studyjnej od następstw nieszczęśliwych wypadków na kwotę co najmniej 20 tyś zł, jak również od kosztów leczenia na kwotę co najmniej 100 tyś zł. Ponadto zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 6 tyś zł.
IV. Uwagi ogólne. 1. Nie dopuszcza się składanie ofert częściowych. 2. W ramach wynagrodzenia dla Wykonawcy ujęte będą wszystkie koszty składników danej części zamówienia opisane w pkt. II niniejszego zapytania. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość nieznacznego zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników wizyt studyjnych. Zamawiający przekaże ostateczną imienną listę uczestników wizyt studyjnych w ciągu 14 dni po rozstrzygnięciu konkursu. 4. Ostateczne rozliczenie odbędzie na podstawie listy uczestników, o której mowa ww. w pkt.3. 5. Płatność nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie 14 dni od jej otrzymania. Zamawiający dopuszcza wypłacenie zaliczki w wysokości do 50% wartości umowy. 6. Wyznaczenie osoby do kontaktu w kwestii organizacji wizyty studyjnej. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia drobnych zmian w agendzie spotkania wizyt studyjnych spowodowanych okolicznościami nieznanymi w chwili jej sporządzania. 8. Oferta oraz wszelkie załączniki powinny być podpisane przez osobę /osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej firmy organizacyjnej Wykonawcy albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. 9. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez Wykonawcę lub osobę/osoby podpisujące ofertę. Poprawki powinny być dokonane w sposób czytelny oraz opatrzone datą ich dokonania. 10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty niezależnie od wyników postępowania. V. Oferta powinna zawierać: 1. Formularz ofertowy według dołączonego załącznika nr 2 z podaniem cen brutto w złotówkach. 2. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym według załącznika nr 1. 3. Oświadczenie, że Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Warunki realizacji zamówienia określone w Zapytaniu. b) Zmianę liczby uczestników w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 7 dni przed wyjazdem. c) Płatność za realizację usługi przelewem w terminie 14 dni po otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury, załącznik nr 3 4. Dane osób zaangażowanych w realizację wizyty studyjnej (personel) w postaci dokumentów: - Curriculum Vitae - Certyfikat bądź inny dokument potwierdzający znajomość języka
VI. Kryteria oceny ofert: 1. Cena łączna usługi dla 11 osób - zgodnie z Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia waga kryterium 100%. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium - oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 100 punktów, a każda kolejna otrzymuje punktację pomniejszoną w sposób proporcjonalny w następujący sposób: VII. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji Zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VIII. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres pkorlinski@monar.org; lub w biurze Zamawiającego ul. Nowolipki 9B, 00-151 Warszawa do dnia 18 kwietnia 2013r. do godziny 15.00. Decydująca jest data wpływu oferty. 1. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. 2. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. 3. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL EFS sztywno skalkulowane kwoty na realizację niniejszego zamówienia. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje dotyczące ceny z każdym Oferentem. Wynikiem negocjacji będzie wyznaczenie dodatkowego terminu, w którym wszyscy oferenci będą mogli złożyć oferty z nową niższą ceną.
Załączniki: 1. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym 2. Formularz ofertowy 3. Oświadczenie
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego 9/2013/GSWB.. dnia.. OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/oświadczamy, że na dzień złożenia oferty dotyczącej zapytania ofertowego nr 9/2013/GSWB nie zachodzi żadne z poniżej przedstawionych powiązań z Zamawiającym (czyli osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy): - uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego 9/2013/GSWB wzór Formularza Oferty. Oferta złożona w zapytaniu ofertowym na usługę: organizacja Wizyty Studyjnej dla 11 osób w mieście Paryżu (Francja) w dniach 13.05.1013r. do 18.05.2013r. w ramach projektu systemowego 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej 1. Zamawiający: Stowarzyszenie MONAR Zarząd Główny ul. Nowolipki 9b 00-151 Warszawa KRS 0000139796, NIP 5261038205, 2. Wykonawca: Niniejsza oferta zostaje złożona przez: Nazwa Wykonawcy: Imię i nazwisko osoby do kontaktu: Adres: Nr telefonu: Nr faksu: Adres e-mail: NIP Regon Miejsce realizacji usługi hotelowej: Adres: 3. Oferta cenowa: l.p. 1. Nazwa pozycji z cennika Wizyta Studyjna dla 11 osób w mieście Paryżu (Francja) w dniach 13.05.1013r. do 18.05.2013r. Cena jednostkowa / os. (brutto) Liczba 11 Razem (brutto) Suma
4. Oferent składając ofertę oświadcza, że: a) zapoznał się z treścią niniejszego zapytania, b) gwarantuje wykonanie całości zamówienia zgodnie z treścią zapytania; Data i Podpis osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy..
Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego 9/2013/GSWB.. dnia.. OŚWIADCZENIE Niniejszym oświadczam/y, że wyrażam/y zgodę na: a) Warunki realizacji zamówienia określone w Zapytaniu. b) Zmianę liczby osób mających skorzystać z usług hotelowych w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 7 dni przed przyjazdem. c) Płatność za realizację usługi przelewem w terminie 14 dni po zrealizowaniu zamówienia i otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury. Oświadczenie podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji