Małe jest piękne tworzę własną firmę Beneficjent : Gmina Strzelce Krajeńskie Projekt finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działanie 6.2 Wsparcie oraz promocja przedsiębiorczości i samozatrudnienia, Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Na podstawie umowy z dnia: 29 września 2009 r. podpisanej w Zielonej Górze Nr umowy: UND-POKL.06.02.00-08-030/09-00. Czas trwania projektu od 02.11.2009 r. do 30.11.2011r. Uwaga uczestnicy Projektu!!! W związku z licznie pojawiającymi się błędami podczas rozliczania środków finansowych przyznanych w ramach wsparcia pomostowego i środków w ramach wsparcia finansowego, poniżej zamieszczono istotne informacje dla uczestników korzystających z ww. środków: I. Instrukcja przygotowania i złożenia rozliczenia wsparcia pomostowego 1. Opisać oryginały faktur/rachunków zgodnie z przekazaną instrukcją (opisy). 2. Skserować faktury dwustronnie i stwierdzić za zgodność z oryginałem (stwierdzam zgodność z oryginałem, data, pieczątka firmowa i czytelny podpis). 3. Do każdej faktury zapłaconej przelewem należy dołączyć stwierdzoną za zgodność z oryginałem przez bank kopię wyciągu i wydruk wyciągu z internetu z pieczątką firmową i czytelnym podpisem. 4. Wypełnić tabelkę zestawienie faktur. 5. Do składanego ostatniego rozliczenia należy załączyć aktualne (nie starsze niż 14 dni) zaświadczenie z ZUS o nie zaleganiu z opłatami oraz oświadczenie o nie zaleganiu z opłatami w Urzędzie Skarbowym wzór na stronie. 6. Kompletne rozliczenie należy złożyć w biurze projektu w terminie wskazanym w umowie o udzielenie wsparcia finansowego. 7. O wynikach weryfikacji całkowitego rozliczenia wsparcia pomostowego Beneficjenci pomocy zostaną poinformowani pocztą elektroniczną na adresy e-mail wskazane w złożonych
dokumentach oraz listownie w terminie 30 dni roboczych od dnia złożenia ostatecznego rozliczenia wsparcia. II. Zasady rozliczania przyznanych środków krok po kroku : I. SPRAWDZENIE POPRAWNOSCI WYSTAWIONEJ FAKTURY 1. Data wystawienia faktury musi mieścić się w okresie realizacji inwestycji, czyli nie może być wcześniejsza niż dzień następujący po dniu podpisania umowy o wsparcie finansowe i nie może być późniejsza, niż ostatni dzień realizacji inwestycji wpisany do harmonogramu rzeczowo finansowego. 2. Należy sprawdzić, czy dane Uczestnika projektu widniejące na fakturze są poprawne i zgodne z wpisem do ewidencji działalności gospodarczej (pełna nazwa firmy, adres). 3. Należy sprawdzić, czy na fakturze nie występują błędy obliczeniowe. 4. Na pierwsze strony faktur (na oryginały) należy nanieść napis: Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa. 5. Należy sprawdzić, czy nazwy towarów na fakturze są tożsame z nazewnictwem podanym w Harmonogramie rzeczowo finansowym!!!!! 6. W sytuacji, kiedy następuje rozbieżność w nazewnictwie tego samego towaru pomiędzy fakturą a harmonogramem rzeczowo finansowym, Uczestnik projektu jest zobowiązany do złożenia Oświadczenia wystawionego przez sprzedawcę mówiącego o tym, że dana nazwa dotyczy tego samego towaru wykazanego w harmonogramie rzeczowo finansowym. 7. Na fakturze nie mogą znajdować się elementy, które nie występują w Harmonogramie rzeczowo finansowym. 8. Jeżeli w danej pozycji faktury sprzedawca wpisał Zestaw (np. wierteł) należy dołączyć protokół odbioru, w którym sprzedawca wyszczególni skład zestawu wykazanego w fakturze. 9. Należy sprawdzić, czy pomiędzy kwotą, na jaką wystawiono fakturę, a kwotą widniejącą na dokumencie potwierdzającym opłacenie faktury ( wyciąg bankowy) nie ma rozbieżności. III. DOKONYWANIE PŁATNOŚCI
9. Data zapłaty za fakturę (np. data przelewu) musi mieścić się w okresie realizacji inwestycji czyli nie może być wcześniejsza niż dzień następujący po dniu podpisania umowy o wsparcie finansowe i nie może być późniejsza, niż ostatni dzień realizacji inwestycji wpisany do harmonogramu rzeczowo finansowego. 10. Płatności za fakturę należy dokonywać w formie bezgotówkowej (przelew lub karta płatnicza) lub gotówkowej (potwierdzenie KP). 11. Płatności można dokonywać tylko i wyłącznie z tego rachunku, który Uczestnik projektu podał w umowie o wsparcie finansowe (zarówno pomostowe jak i inwestycyjne). 12. Każda faktura musi być zapłacona w całości. 13. W tytule przelewu należy wpisać zapłata za fakturę nr..(tu podajemy nr faktury za którą płacimy) 14. Przy samodzielnym wykonywaniu przelewu należy zwrócić szczególna uwagę na poprawność wpisywanej kwoty przelewu, numer rachunku odbiorcy oraz tytuł przelewu. IV. PRZYGOTOWANIE FAKTUR DO ROZLICZENIA 15. Wszystkie faktury niezbędne do rozliczenia inwestycji powinny być uprzednio zaksięgowane. 16. Pierwsze strony oryginałów faktur powinny posiadać numer księgowy oraz napis Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa. 17. Każda faktura niezbędna do rozliczenia powinna być właściwie opisana. 18. Opisy należy nanieść na oryginały faktur. Mogą być one sporządzone ręcznie. 19. Na odwrocie oryginału każdej faktury niezbędnej do rozliczenia inwestycji konieczny będzie specjalny opis. 20. Do rozliczenia dotacji należy złożyć kopie faktur. 21. Każdy kopiowany dokument musi zostać potwierdzony za zgodność z oryginałem (formułka potwierdzam za zgodność z oryginałem, data i podpis).
22. Faktury kserujemy dopiero wtedy, gdy upewnimy się, że posiadają one numery księgowe oraz właściwe opisy zarówno na przedniej stronie jak i na odwrocie. V. DOKUMENTY NIEZBĘDNE DO ROZLICZENIA DOTACJI 23. Wypełniony wniosek o płatność beneficjenta ostatecznego (formularz Word). 24. Załącznik nr 1 do wniosku (formularz WORD). 25. Kopie wszystkich faktur niezbędnych do rozliczenia (kopie faktur powinny być ręcznie ponumerowane ołówkiem). 26. Do każdej faktury powinna być dołączona kopia dokumentu potwierdzającego dokonanie zapłaty za nią (wyciąg bankowy papierowy lub elektroniczny). W przypadku miesięcznego wyciągu bankowego, na kopii dokumentu należy zaznaczyć właściwy przelew oraz wpisać przy nim numer porządkowy faktury, której dotyczy. 27. Oświadczenie o dokonaniu przesunięć pomiędzy poszczególnymi działaniami harmonogramu rzeczowo finansowego do wysokości nie przekraczającej 10% zakładanej wartości wydatku należy załączyć jeżeli dotyczy. 28. Deklaracja pochodzenia sprzętu w przypadku dokonania zakupu sprzętu używanego. 29. Wycena rzeczoznawcy w przypadku dokonania zakupu sprzętu używanego oraz 2 inne oferty na podobny sprzęt. 30. Protokół odbioru w sytuacji, kiedy występuje konieczność uszczegółowienia zapisów z faktury (np. przy zapisie na fakturze zestaw wierteł, w protokole sprzedawca wymienia, co znajduje się w zestawie). 31. Oświadczenie sprzedawcy jeżeli w nazewnictwie tego samego towaru występuje rozbieżność pomiędzy fakturą a harmonogramem rzeczowo finansowym. 32. Kosztorys powykonawczy jeżeli częścią inwestycji jest wykonanie remontu czy adaptacji lokalu. V. DODATKOWE INFORMACJE dot. składek ZUS: 34. Uczestnik projektu zobowiązany jest do przedstawiania co miesiąc (do 10 go każdego miesiąca) dokumentów potwierdzających m.in. opłatę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotnych oraz
poniesienia pozostałych wydatków zawartych we wniosku o wsparcie pomostowe (od tego zależy wypłata kolejnej transzy wsparcia finansowego). 35. W celu otrzymywania kolejnych transzy wsparcia pomostowego osoby pracujące przedstawiają co miesiąc 4 dokumenty: - kopię deklaracji RMUA z miejsca pracy, - oświadczenie pracodawcy mówiące o tym, że za konkretny miesiąc odprowadzono składki społeczne dotyczące konkretnej osoby np. Oświadczam, że odprowadzono składki społeczne za miesiąc np. grudzień za pracownika Jana Kowalskiego. - kopię deklaracji DRA, - kopię dokumentu potwierdzającego zapłatę za deklarację DRA. 36. W celu otrzymywania kolejnych transzy wsparcia pomostowego osoby nie pracujące przedstawiają co miesiąc 2 dokumenty: - kopię deklaracji DRA, - kopię dokumentu potwierdzającego zapłatę za deklarację DRA.