Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości INSTRUKCJA MODUŁU HOMEBANKING v1.3
Zmiany w wersji instrukcji 1.3: - Uszczegółowienie rozdz. 1 Wstęp - Dodanie rozdz. 4 Przelew na podstawie pro-formy - Dodanie rozdz. 5 Przelewy bez faktury i bez pro-formy - Dodanie rozdz. 6 Zwrot środków - Dodanie rozdz. 7 Wypłata wynagrodzenia 1) Wstęp Moduł Homebanking wprowadza możliwość opłacania faktur kosztowych oraz wypłaty wynagrodzeń do rachunków. Jest swego rodzaju nakładką integrującą usługi bankowe w ramach jednego systemu, bez przelogowywania się w inne miejsca. Z jednej strony moduł ten został stworzony w odpowiedzi na dostosowanie do zmieniających wymogów bezpieczeństwa banku w ramach bankowości korporacyjnej, z drugiej zaś strony niesie dla startupów wartość dodaną w postaci nowych funkcjonalności. Wyświetlane saldo jest synchronizowane z bankiem 3 razy dziennie, po każdej sesji przelewów przychodzących z banku. Lista płatności wychodzących jest bieżąca i zawiera zarówno operacje wykonywane przez Homebanking, jak i bezpośrednio przez mbank. Lista płatności przychodzących wyświetla transakcje za ostatni dzień roboczy i wcześniejsze. Transakcje przychodzące za dziś widoczne są w systemie kolejnego dnia roboczego. Statusy transakcji na liście płatności, tak jak i saldo, synchronizowane jest bankiem 3 razy dziennie, po każdej sesji przelewów przychodzących z banku. Sesje z bankiem - salda i transakcje są synchronizowane 3 razy dziennie w każdy dzień roboczy: Po 8:00 zaciąganie do SIAIP transakcji przychodzących oraz wychodzących (zleconych bezpośrednio w mbanku) za poprzedni dzień roboczy Po 11:05 Wysłanie transakcji wychodzących z Homebankingu w SIAIP do banku, aktualizacja salda w SIAIP, aktualizacja statusów transakcji znajdujących się w SIAIP Po 15:05 Wysłanie transakcji wychodzących z Homebankingu w SIAIP do banku, aktualizacja salda w SIAIP, aktualizacja statusów transakcji znajdujących się w SIAIP Po 17:35 Wysłanie transakcji wychodzących z Homebankingu w SIAIP do banku, aktualizacja salda w SIAIP, aktualizacja statusów transakcji znajdujących się w SIAIP 2) Lista Płatności jest to ekran, na którym Startup widzi odzwierciedlenie całego wyciągu bankowego (wszystkie przelewy, wpłaty, wypłaty)
Dostępne Statusy: W realizacji płatność, która jest w kolejce oczekującej na zrealizowanie Odrzucona płatność odrzucona przez bank, dyrektora, lub księgowość Zrealizowana płatność, która została pomyślnie wysłana na rachunek docelowy Status W realizacji dopiero po zautoryzowaniu przelewu w banku przez dyrektora czy pracownika regionu status zmieni się na zrealizowany. 3) Opłacenie faktury kosztowej a) Wejście do funkcjonalności dodawania nowej faktury sprzedażowej Usługi -> Finanse i Księgowość -> Akcje -> Nowy dokument kosztowy lub na ekranie Finanse i Księgowość -> Dodaj dokument (kosztowy) b) Wprowadzenie dokumentu kosztowego
Płatność ze środków AIP Jeżeli opcja jest odznaczona możliwy jest wtedy zwrot środków tytułem opłaconej faktury czyli zwrot na konto prywatne Startupu (konto prywatne musi być w systemie uzupełnione). W przypadku zaznaczenia będzie dostępna opcja do zapłacenia kontrahentowi. W polu konto należy podać nr rachunku kontrahenta, nie zaś swojego startupu
Przy dodawaniu konta przed numerem dodajemy PL Dostępne Statusy: Nowy -> Do akceptacji dyrektora -> Do akceptacji w księgowości -> Zaksięgowany Na podstawie tego dokumentu jeżeli faktura ma status Nowy, nie możemy utworzyć płatności ani dokonać zwrotu. Konieczna jest więc zmiana statusu dokumentu na Do akceptacji dyrektora Można to zrobić a) bezpośrednio na ekranie dodawania szczegółów faktury b) na liście faktur kosztowych poprzez zaznaczenie w pierwszej kolumnie chceckboxa przy danej pozycji -> Zmień status -> Do akceptacji dyrektora
Jeżeli status dokumentu został zmieniony na Do akceptacji dyrektora jest wówczas możliwość utworzenia płatności lub zwrot środków. W przypadku jeżeli startup pokrył fakturę w części ze środków prywatnych (przykładowo wpłacił zaliczkę 100zł, a różnicę opłacił ze środków zgromadzonych na subkoncie AIP) wówczas po wejściu na fakturę na statusie Do akceptacji dyrektora (lub Do akceptacji w księgowości lub Zaksięgowany) należy kliknąć Zwrot środków Pojawi się wówczas okienko, w którym w polu Kwota płatności należy wpisać kwotę zwrotu (nie większą niż kwota na fakturze), a także ewentualnie uzupełnić pole Tytuł. Kwota saldo jest automatycznie synchronizowana jako saldo na subkoncie rachunku bankowego.
Po kliknięciu tak płatność przechodzi do systemu bankowego, gdzie czeka na autoryzację. W tej chwili płatność przechodzi do systemu bankowego czyli nikt więcej ani dyrektor ani osoba z regionu AIP nie musi akceptować tej płatności. Startup wprowadza wszelkie płatności, przelewy na podstawie faktur czy rachunku do wynagrodzeń ale dodatkowo dla regionu nic się nie zmienia. Logujemy się do banku i autoryzujemy przelewy. Teraz tworząc płatność system podpowiada tym razem maksymalną kwotę 186,59 bo 100zł już wypłaciliśmy Status faktury wchodząc w listę dokumentów kosztowych w kolumnie Uwagi widzimy status zmieniony na: zielony - zapłacona żółty - częściowo opłacona czerwony - niezapłacona W filtrowaniu doszło kilka opcji: Status płatności oraz Możliwość zwrotu.
4) Przelew na podstawie pro-formy Jeśli kontrahent wymaga od startupowca wykonania przelewu na podstawie pro-formy, kroki powinny być wykonane takie same jak w przypadku opłacania tradycyjnej faktury. Różnica będzie tylko taka, że po otrzymaniu faktury startupowiec powinien skontaktować się z osobą rozliczającą z inkubatora w celu zaktualizowania numeru pro-formy o numer faktury. Dopiero po wprowadzeniu ostatecznego nr faktury, dyrektor będzie mógł zmienić status dokumentu z Do akceptacji dyrektora na Do akceptacji w księgowości. 1 3 4 Wystawienie pro-formy Wykonanie płatności Wystawienie faktury Kontrahent Wprowadzenie danych z pro-formy do systemu i ustawienie statusu Do akceptacji dyrektora 2 Startupowiec 5 Kontakt ws. aktualizacji nr pro-formy na nr faktury 6 Dokument do akceptacji w księgowości Dyrektor Księgowość 5) Przelewy bez faktury i bez pro-formy Na podstawie dokumentu wewnętrznego można utworzyć płatność na rzecz: a) Opłaty preinkubacyjnej b) Przelew na VAT c) Przelew między startupami d) Wypłaty wynagrodzenia (w przypadku rozliczenia umowy cywilno-prawnej na dotychczasowych zasadach, tj. wersji papierowej) e) Przelew na rzecz PIT oraz ZUS (w przypadku rozliczenia umowy cywilno-prawnej na dotychczasowych zasadach, tj. wersji papierowej) f) Startup Partners (np. OkSystem lub DPD) g) Przelew np. na DotPay lub Allegro, gdy faktura lub pro-forma nie jest wystawiana (należy załączyć wówczas dokument lub screen będący potwierdzeniem od kontrahenta, na podstawie którego przelew będzie mógł być wykonany) W module Finansowym z menu Akcje należy wybrać Nowy dokument kosztowy
Następnie jako Typ dokumentu wybieramy Dokument wewnętrzny (pkt 0)
(4) (1) (0) (2) (5) (3) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) 1) Numer dokumentu powinien być wpisany tytuł przelewu, który znajdzie się na fakturze, np. PIT/ZUS do umowy z dnia... Imię i Nazwisko nazwa firmy/miesiąc/inkubator a. Opłaty preinkubacyjnej np. Opłata preinkubacyjna luty 2015 startup ABC b. Przelew na VAT np. VAT za luty 2015 startup ABC c. Przelew między startupami np. przelew międzystartupowy od startupu ABC dla XYZ za realizację d. Wypłaty wynagrodzenia (w przypadku rozliczenia umowy cywilno-prawnej na dotychczasowych zasadach, tj. wersji papierowej) np. wynagrodzenie do umowy z dnia... Imię i Nazwisko, startup ABC e. Przelew na rzecz PIT oraz ZUS (w przypadku rozliczenia umowy cywilno-prawnej na dotychczasowych zasadach, tj. wersji papierowej) np. PIT/ZUS do umowy z dnia... Imię i Nazwisko f. Startup Partners (np. OkSystem lub DPD) np. OkSystem za luty 2015 Imię Nazwisko startup ABC np. DPD za luty 2015 startup ABC g. Przelew np. na DotPay lub Allegro np. przelew za... Imię i Nazwisko startup ABC +załącznik jako podstawa do wykonania przelewu (w postaci dokumentu lub screena)
2) Kategoria zakup ze środków firmowych (z konta startupu) 3) Sprzedawca kontrahent (sprzedawca usługi), czy po prostu odbiorca przelewu. Przy pierwszej płatności na rzecz danego kontrahenta wymagane będzie uzupełnienie pól. Można to zrobić albo w panelu kontrahenci (dostępne na górze) albo z poziomu dodawania dokumentu. Przy kolejnych transakcjach raz wprowadzeni kontrahenci będą potem dostępni do wyboru z listy. Po kliknięciu dodaj pojawi się poniższy formularz z polami. Należy uzupełnić pola wymagane, oraz niewymagane jeśli znamy. 4) Typ transakcji VAT zgodnie z daną transakcją, najczęściej będzie to Zakup krajowy 5) Status dokumentu - wybieramy Do akceptacji dyrektora 6) Data wystawienia/data wpływu w razie wątpliwości wpisujemy bieżącą datę 7) Kategoria wybieramy usł. Pozostałe 8) Wartość wpisujemy kwotę, która ma być przelana na rachunek kontrahenta 9) Płatność ze środków AIP zaznaczamy jeśli będzie to przelew z konta startupu 10) Konto kontrahenta jeśli nr kontrahenta był już wcześniej wprowadzony dla danego kontrahenta to wybieramy go z listy. Jeśli nie był to aby wprowadzić nr konta na który ma być zrealizowana płatność klikamy Dodaj Pojawi się poniższe okno w którym należy uzupełnić pola Nr konta nr konta kontrahenta, na który ma być zrealizowany przelew i który zostanie powiązany z danym kontrahentem. Nr konta powinien być wpisany w formacie z prefiksem PL w przypadku polskich kontrahentów Numer Swift w przypadku kontrahentów zagranicznych należy podać nr Swift Waluta jeśli jest to konto złotówkowe to należy wybrać PLN Konto domyślne należy zaznaczyć, jeśli to konto ma być w systemie domyślne dla danego kontrahenta
11) Uwagi / Dokument dotyczy należy wprowadzić krótki opis, czego dotyczy dana płatność 12) Załącznik należy dodać załącznik (dokument lub screen) będący podstawą do wykonania przelewu 13) Zapisz Po zapisaniu Dokumentu wewnętrznego pojawia się lista dokumentów kosztowych. Płatność można wykonać na 2 sposoby: a) Poprzez zaznaczenie wybranego dokumentu kosztowego (1) oraz kliknięcie Utwórz płatność (2) (2) (1) (3) b) Poprzez kliknięcie na dany dokument kosztowy (3), a następnie po otwarciu jego szczegółów kliknięcie przycisku Utwórz płatność (4), który się pojawił w momencie zapisania dokumentu ze statusem Do akceptacji dyrektora (4) Kliknięcie przycisku Utwórz płatność powoduje otworzenie okna ze szczegółami płatności (1) (2) W polu Tytuł (1) można dla przelewu wpisać dłuższą nazwę niż w ramach pola Numer dokumentu, na szczegółach dokumentu kosztowego Po kliknięciu Ok (2) pojawia się dodatkowy komunikat.
(3) Po zatwierdzeniu (3) płatność jest realizowana oraz pojawia się na liście płatności Rozdział 2. 6) Zwrot środków Aby zrealizować zwrot środków na rachunek prywatny należy wprowadzić do systemu z poziomu modułu Kadrowego szczegóły w instrukcji Dodanie pracownika w module Kadrowym. Zwrot środków jest realizowany na rzecz użytkownika, który jest aktualnie zalogowany. Tj. jeśli np. jest zalogowany właściciel startupu to będzie on mógł wykonać zwrot środków na swoje konto. Jeśli zwrot chce wykonać współwłaściciel startupu, to będzie on mógł go wykonać po zalogowaniu się na swoje konto do systemu SIAIP. Dane dodane na rzecz dodanego pracownika muszą być zaakceptowane przez dział Kadr, co w module Kadrowym jest oznaczone przez status Aktywny przy danym pracowniku. Od tej pory można realizować zwroty. W przypadku trudności należy się kontaktować z dyrektorem swojego inkubatora lub na adres kadry@przedsiebiorca.pl 7) Wypłata wynagrodzenia Wypłaty wynagrodzeń są realizowane poprzez wypełnienie kwestionariusza osobowego, umowy i rachunku w wersji papierowej otrzymanego od dyrektora inkubatora. Możliwość przejścia na wersję elektroniczną będzie stopniowo włączana w kolejnych inkubatorach. O aktualny sposób wypłaty wynagrodzenia należy pytać dyrektora swojego inkubatora.